sistema informativo aziendale -...
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SISTEMA INFORMATIVOAZIENDALE
Definizione, classificazioni
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IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE
• A cosa serve una definizione?
• Esistono diverse prospettive …
– tecnica, organizzativa, della comunicazione
• … e quindi diverse definizioni
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SISTEMAINFORMATIVOAZIENDALE
Fenomeni e realtàdi interesse per l’azienda
dati
Utilizzatori
Dati -informazioni
. . . bilancio . . .
. . . programmaz. della produzione . . .. . . contabilità dei costi. . .
Disciplineeconomico-gestionali
modelli di interpretazioneed elaborazione dei dati
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Una definizionesistema informativo:
insieme ordinato di elementi diversi cheraccolgono, elaborano, scambiano e archivianodati relativi a fenomeni economici e attivitàgestionali dell’azienda.
Lo scopo è di produrre e distribuire informazioninel momento e luogo adatto ai soggetti che nehanno bisogno
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DATI E INFORMAZIONI
• DATO: misura o caratteristica di un fenomeno,evento, oggetto, ecc.
• INFORMAZIONE: dato o insiemi di dati che hannoun significato e sono associati a un contenuto
23,24 € -- ENI -- 11.24 17/01/08
il prezzo di mercato delle azioni ENI era di 23,24 €alle 11.24 del 17.1.08
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sistemainformatico
sistemainformativo
organizzazione(impresa)
ambienteesterno
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I componenti di un sistemainformativo
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DATI
PRINCIPIISPIRATORIE OBIETTIVI
DEL SISTEMA
PROCEDUREDI
ELABORAZIONE
PERSONEMEZZI
TECNICIFenomenidi interesse
Utilizzatori
. . . bilancio . . .. . . programmaz. della produzione . . .
. . . contabilità dei costi. . .
Disciplineeconomico-gestionali
SISTEMA INFORMATIVO
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TIPI DI SISTEMI INFORMATIVI
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ERP...
Business Intelligence ...
Cruscotti gestionali...
Workflow management system...
Decision Support System...
EDI...
Transaction processing system...
Sales force automation...
CRM...
ERP II ...
MIS...
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DUNQUE:COME METTERE ORDINE?
Classificazione dei sistemi informativi
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CRITERI DI TIPO ORGANIZZATIVO
• Sulla base del tipo di attività supportata:
• Sulla base dell’area funzionale interessata
• Sulla base dei processi aziendali
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SISTEMI INFORMATIVI IN BASE ALTIPO DI ATTIVITA’ SVOLTO IN
AZIENDA
I modelli di Anthony e Simon
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La piramide di Anthony: le diverse attività in azienda
PROCESSI FISICIE OPERATIVI
FUNZIONAMENTO DIUNA LINEA PRODUTTIVA
PROCESSI DECISIONALIPROGRAMMATI
ASSEGNAZIONECARICO MACCHINE
PROCESSI DECISIONALINON PROGRAMMATI
APERTURA DI UN NUOVOSTABILIMENTO
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Il grado di strutturazione delle attività
• Attività e decisioni strutturate:– Ripetitività
– Dati (abbastanza) certi
– Compiti privi di ambiguità
• Attività e decisioni poco o non strutturate– Non ripetitività; occasionalità
– Elevata incertezza
– Obiettivi indeterminati
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(cfr. Simon)
Attivitàoperative
Attivitàtattiche
Attivitàstrategiche
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Fabbisogni di informazione dei vari tipi di attività
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Quali sono i fabbisogni di elaborazionedelle informazioni in funzione del grado
di strutturazione delle attività?
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• Attività molto strutturata:
– dati standardizzati, quantitativi, elevati volumi
– elaborazione può essere automatizzata
SOSTITUZIONE DEI PROCESSI MANUALI!
– Obiettivi del sistema: AUTOMAZIONE - EFFICIENZA
ESEMPIO:
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• Attività poco o per nulla strutturata:
–dati indeterminati, anche qualitativi, di tipo variabile
–Obiettivi del sistema:
• FORNIRE SUPPORTO INFORMATIVO
• FLESSIBILITA’
ALTRO ESEMPIO:
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CATEGORIE DI SISTEMI INFORMATIVIin base al modello di Anthony & Simon
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• Sistemi di supporto alle attività operative
• Obiettivo: automazione di processi manuali– risparmi, rapidità
(SISTEMI EDP - Electronic Data Processing System)
– es. calcolo paghe e stipendi, contabilità e fatture, ecc.
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• Sistemi direzionali(obiettivo: fornire informazione)– MIS (Management Information System)
– DSS (Decision Support System)
– BUSINESS INTELLIGENCE
–Esempi:• produzione di rapporti per la direzione
• Simulazioni e proiezioni di vendita
• Ecc…
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CLASSIFICAZIONE SULLA BASEDELLA FUNZIONE AZIENDALE
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• Ad ogni funzione aziendale il “suo” sistema informativo
• Approccio “storico” e “classico” ai S.I. aziendali
• Sistemi “funzionali” o “dipartimentali”
ResponsabileAcquisti
Linea ALinea B
ResponsabileStabilimento
DirettoreProduzione
DirettoreVendite
DirettoreAmministrazione
.......
Direttoregenerale
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Quali vantaggi?
• Riscontro con la struttura organizzativa
• Le diverse funzioni aziendali hanno:
– fabbisogni informativi e procedure diverse
– autonomia (di contenuto, operativa, decisionale)
– limitata interconnessione
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• Quando si richiede elevata interazione tra funzioni,uffici, reparti, diversi
• Quando l’impresa non ha una struttura funzionale
• Quando ci sono mutamenti nella struttura organizzativa
Quali limiti e problemi?
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SISTEMI INFORMATIVIPER LE AREE FUNZIONALI
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AREA FUNZIONALE esempi di funzioni deisottosistemi informativi
esempi di tipiche applicazioni informatizzate
Ricerca e sviluppo - progr. e controllo- ricerca di info tecnico-scientifiche
- sistemi di project management- banche dati scientifiche
Produzione - progettazione- programmazione e controllodella produzione
- sistemi CAD, ecc.- gestione dati tecnici- programmazione della produzione; lancio delle lavorazioni- gestione documenti di lavorazione- controllo avanzamenti- programmazione interventi di manutenzione
Logisticae approvvigionam.
- Acquisti- Gestione magazzini- Trasporti e consegne
- gestione dei fornitori- emissione ordini di acquisto- controllo delle scorte e gestione dei magazzini- gestione dei trasportatori- emissione documentazione di trasporto- controllo delle consegne
Marketinge vendite
- gestione vendite- marketing
- acquisizione ordini- evasione ordini- acquisizione informazioni sui mercati- elaborazione dei dati di vendita
Amministrazionee controllo
- sistema contabile- sistema extra-contabile
- contabilità generale e analitica- rilevazioni e statistiche non contabili
Finanza - gestione risorse finanziarie - proiezione delle entrate e delle uscite- calcolo fabbisogni di finanziamento
Gestionedel personale
- remunerazione delleprestazioni
- gestione e sviluppo risorseumane
- rilevazione delle presenze- misurazione delle prestazioni- paghe e stipendi- elaborazione obblighi fiscali e contributivi- gestione del database del personale- sistemi di valutazione
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Per capire come funziona o come siprogetta un dato sistema
• Gli obiettivi (a cosa serve)
• Su quali principi e modelli gestionali si basa
• Chi lo usa e chi lo gestisce
• Quali sono i dati di input e da dove vengono presi
• Cosa produce (output)
• Come funziona (procedure, modalità dielaborazione, sistemi)
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UN ESEMPIO:il sistema informativo amministrativo-contabile
• Storicamente uno dei primi sistemi informativiintrodotti nelle aziende e oggi largamente diffuso
• Le applicazioni raggiungono ormai un buonlivello di automazione
• I dati elaborati e immagazzinati presentanospecifiche problematiche e criticità
• Possibile un’interdipendenza con altri sistemiinformativi
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Per capire come funziona o come siprogetta il sistema:
• Gli obiettivi (a cosa serve)
• Su quali principi o modelligestionali si basa
• Chi lo usa
• Quali sono i dati di input e dadove vengono presi
• Cosa produce (output)
• Come funziona (procedure emodalità di elaborazione)
-gestione amministrativa-bilancio- rapporti contabili
-principi contabili (codice civile)-norme fiscali-metodi di contabilità aziendale
- contabili- direzione amministrativa- utenti esterni (es. commercialisti)
-transazioni economiche (es. fatture)-registrazioni aziendali (es. scorte dimagazzino, budget)
-documenti amministrativi (es. fatture, ordini)-schemi ufficiali di bilancio-rapporti per la direzione (es. budget)
- procedure di registrazione amministrativa(es. fatture- produzione di schemi contabili (bilanci)- modalità di creazione di tabelle e rapporti
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A COSA SERVE IL S.I. AMMINISTRATIVO-CONTABILE:
• A supportare le attività operative di contabilità eamministrazione– OBIETTIVI: maggiore efficienza del lavoro impiegatizio
• rapidità, precisione, minori errori
• A produrre informazioni di sintesi per attività direzionali(controllo dello stato della contabilità, decisioni digestione)– OBIETTIVI: più efficace controllo del funzionamento dell’azienda;
verifica scostamenti dal budget; possibilità di interventi correttivi
• A produrre informazioni “istituzionali” per soggetti esterni(- ad es. per il bilancio di esercizio)– OBIETTIVI: maggiore efficienza e precisione
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SU QUALI PROCEDURE E PRINCIPIMANAGERIALI SI BASA?
• Regole della contabilità (disciplinecivilistiche-fiscali)
• Approccio gestionale adottato in azienda
– ad es.: tipo di contabilità; modalità diproduzione dei rapporti sull’attività aziendale;modalità di fissazione dei budget, ecc…
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CHI HA ACCESSO AL SISTEMAO NE USA I DATI?
• UTENTI INTERNI– ATTIVITA’ OPERATIVE:
• addetti alla contabilità, al bilancio di esercizio, ecc.
– ATTIVITA’ DIREZIONALI:• Direzione amministrativa
• Direzione generale
• UTENTI ESTERNI– fornitori di servizi (es. commercialisti)
– utenti istituzionali (stakeholders) e ufficiali(presentazione del bilancio)
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QUALI DATI VENGONO USATI COME INPUT?
• DATI CONTABILI RELATIVI ALLE“TRANSAZIONI”
– ESTERNE: fatture passive/attive, note dipagamento, note di accredito/addebito, ecc.
– INTERNE: ad es. carico e scarico magazzini
• DATI NON CONTABILI
– AD ES.: budget, volumi di vendita, ecc.
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COSA PRODUCE IL SISTEMA? (OUTPUT)
• INFORMAZIONI PER EFFETTUAREOPERAZIONI AMMINISTRATIVE (ad es.emettere una fattura)
• SCHEMI “UFFICIALI” DI CONTABILITA’ (es.conto economico e stato patrimoniale civilistici)
• RAPPORTI PER LA DIREZIONE
• INFORMAZIONI SPECIFICHE RICHIESTEANCHE OCCASIONALMENTE
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QUALI PROCEDURE SONO TIPICAMENTEINFORMATIZZATE?
• Rilevazione dei dati elementari e immissioneinput– ad es.: procedure di fatturazione; procedure di annotazione
del carico/scarico dei magazzini, ecc.
• Elaborazione dei valori:– Contabili (bilancio)
– Extracontabili (verifiche di scostamenti rispetto al budget,ecc.)
• Generazione di rapporti– rapporti istituzionali/ufficiali
– rapporti direzionali
– rapporti operativi
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SISTEMI INFORMATIVIPER PROCESSI
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AZIENDA COME INSIEME DI PROCESSI
• PROCESSO: insieme di attività finalizzate alraggiungimento di un obiettivo in termini di uncerto output (materiale, informativo, monetario),sulla base di determinati input (dati, risorse)
input OutputPROCESSO
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Azienda come insieme di processi
input output
acquisti produzione vendite
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La “catena del valore” di Porter
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Processi e sottoprocessi(fasi, attività, operazioni)
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ESEMPI DI PROCESSI (e di sottoprocessi)AZIENDALI (classificazione APQC 1996)
– Progettazione di nuovi prodotti
– Elaborazione degli ordini
– Pianificazione e acquisizione delle risorse produttive
– Conversione degli input in prodotti
– Consegne
– Fatturazione al cliente
– ….
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vendite
amministrazione
produzione
raccoltaordine
invioordine
controllocredito
approvaz.credito
fattura
assembl.prodotto
consegna
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S.I. PER I PROCESSI AZIENDALI
• ogni S.I. progettato per i fabbisogni di informazione edelaborazione del singolo processo
• Approccio più recente, con un numero crescente disostenitori
• Anche in combinazione con la scomposizione funzionale
– Ad es. si identificano i processi critici all’interno di ciascunafunzione
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VANTAGGI
• Risolve il problema dell’interdipendenza tra funzioni
• Approccio meno rigido rispetto ai SI per area funzionale
• Alcune imprese sono focalizzate su “processi critici”
• Ad es.: un’azienda che lavora su commessa
• Il concetto di processo consono alla progettazione
informatica
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LIMITI E PROBLEMI
• Complesso isolare e identificare un processo
• Approccio oneroso per aziende rigorosamenteorganizzate per funzioni
• Adatto alle attività operative (assai meno aquelle direzionali)
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Classificazioni combinate
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acquisti produzione vendite
direzacquisti
direzproduz.
direzvendite
processo
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INTEGRAZIONE TRA PROSPETTIVE
• Informazioni e attività sono condivise da funzionidiverse
• I dati elaborati da un sistema possono costituirel’input di altri sistemi funzionali
• il concetto di “processo” utilizzato perprogettare parti di sistemi informativifunzionali
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APPROCCIO ERP
• ERP (Enterprise Resource Planning) o SistemiGestionali
– integrazione in un unico sistema di applicazioni perfunzioni, processi e attività diverse in azienda
– diversi (sotto)sistemi informativi condividono dati e(in qualche caso) applicazioni
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mainframe – serverelaboratore centrale(dati condivisi)
acquistiproduzione
vendite personale
… … …
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CENTRALIZZAZIONE E CONDIVISIONE DEI DATI NEGLI ERP:esempio di scheda cliente
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RIASSUNTO• Una definizione organizzativa (“gestionale”) di SI
• Le componenti di un SI
• Varietà di SI e necessità di una classificazione– Sulla base del tipo di attività (Anthony-Simon)
• Attività direzionali e operative
• Attività strutturate e non strutturate
– Sulla base della funzione aziendale• SI funzionali o dipartimentali
– Sulla base dei processi aziendali• SI progettati intorno a uno o più processi
– Prospettive integrate: ERP/Sistemi gestionali