sistema de seguimiento a proyectos...

SISTEMA DE

SEGUIMIENTO A PROYECTOS

(SISEP)

Resumen de carga de Proyectos y Reportes

Noviembre 2011

Sistema de Seguimiento a Proyectos (SISEP)

Resumen de carga de proyectos/reportes

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Índice de contenido I. INGRESAR AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS (SISEP)……………..……….…… 3 II. REGISTRO AL SISEP………………………………………………………………………………………………… 3 III. HERRAMIENTAS DEL SISEP …………………………………………………………………………….……… 4 IV. CARGA DE PROYECTOS …………………………………………………………………………………..…….. 4

V. CARGA DE REPORTES ……………………………………………………………………….....……………... 13

VI. ANEXO ………………………………………………………………………………………………………………... 17



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I. INGRESAR AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS (SISEP).

1. Ir a la página http://www.fmcn.org/

2. En el menú de la derecha, hacer clic en la liga > SISEP y posteriormente en el Acceso al

SISEP.

O bien ingresar directamente a la dirección http://sisep.org.mx/

3. Si ya es un usuario registrado, ingrese al SISEP con sus datos, de lo contrario, regístrese

como usuario.

II. REGISTRO AL SISEP.

Al elegir la opción “Registrarme como usuario” aparecerá un formulario.

Una vez llenado de clic en “Aceptar”. Se le enviará un correo a la cuenta de correo

electrónico proporcionada, en el cual se le indicará la cuenta de correo registrada (que

en adelante funcionará como su usuario) y una contraseña temporal.

Para activar su cuenta de SISEP deberá dar clic en el vínculo que aparece en el correo.

Se abrirá la página de inicio del SISEP. Deberá ingresar con la contraseña temporal

proporcionada por el sistema; una vez que haya ingresado podrá cambiarla por la

contraseña de su preferencia.

http://www.fmcn.org/�

http://sisep.org.mx/�



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III. HERRAMIENTAS DEL SISEP.

Antes de comenzar a utilizar el Sistema de Seguimiento a Proyectos es importante que

conozca las herramientas con las que cuenta y cuyo propósito es facilitar el proceso de

carga de Proyectos y Reportes:

a) Cuadros informativos y listas desplegables:

b) Íconos de ayuda:

Se encuentran a lo largo de las fases de carga y despliegan una ventana adicional

con información de utilidad.

c) Ventanas emergentes:

En algunos casos los pasos requieren ventanas emergentes, es decir que se abrirá una

nueva ventana, por lo que es importante que configures tu navegador (Internet

Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc) para que permita la aparición de estas

ventanas.

IV. CARGA DE PROYECTOS

Para subir una propuesta dar clic en el icono “Elaborar propuesta en línea” que aparece en la

página principal. Se abrirá una primera ventana denominada “Registro de proyectos”. En ésta

deberá anotar en los espacios correspondientes la información de su proyecto. El proceso

consiste de 10 fases (Puede ir guardando los pasos conforme se avanza de manera que si no es

posible concluir la carga en el momento puede continuarse más adelante):



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Fase 1.

En ésta deben incluirse los siguientes datos:

• Convocatoria en la que someterá su propuesta (a elegir del menú desplegable)

• Programa: El FMCN cuenta con cuatro programas: Áreas Naturales Protegidas, Bosques,

Cuencas y ciudades, y Mares y costas.

• Institución: puede elegir alguna de las que aparecen en el menú desplegable.

En caso de no encontrarse en la lista, puede agregar una nueva institución mediante la opción

Agregar y completando la información solicitada (Domicilio fiscal, RFC, teléfono, Director de la

institución, correo electrónico, domicilio y teléfono)

• Título y Objetivo General del proyecto.

• Georeferencia: para cargar las coordenadas geográficas del proyecto hacer clic en “Editar

georeferencia”. Aparecerá una ventana emergente con un mapa. En la parte inferior izquierda

del mapa aparece la opción “Agregar un pin”, al hacer clic sobre este botón aparecerá una

marca en el mapa, que puede arrastrase hasta el sitio deseado (puede modificar el nivel de

acercamiento al mapa o zoom con la barra que aparece en la esquina superior izquierda del

mapa). Cierre la ventana.

Debe dar clic en la opción “Actualizar” para que se carguen las

nuevas coordenadas.



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• Ubicaciones: en este apartado debe seleccionar del menú desplegable el estado, municipio

y de ser posible localidades donde se desarrollará el proyecto. Una vez que ha elegido el

Estado, Municipio y localidad(es) debe dar clic en el botón “Aceptar”. Puede elegirse más de

una localidad; los nombres de éstas corresponden a los registrados en el Servicio Postal

Mexicano; si la totalidad del municipio está incluida en el proyecto, escoja la opción del menú

desplegable “Todo el municipio”.

Seleccionar también el Área Protegida, fecha de inicio, de elaboración y la duración en meses

del proyecto. Después de haber elegido el Área protegida dar clic en el botón “Aceptar”.

• Información de la institución: Este formulario se llena automáticamente con los datos de la

institución seleccionada en la sección “Institución”.

• Responsable técnico: Este formulario se llena automáticamente con los datos del usuario

que está utilizando para cargar la propuesta.

• Responsable administrativo: en este campo debe escribirse el correo de la persona que

dará seguimiento administrativo al proyecto. Esta persona debe estar registrada también en el

SISEP.

Finalice la fase 1 guardando lo registrado y pasando a la siguiente fase.

Fase 2.

En esta fase debe anotar:

• Título completo del proyecto.

• Objetivo general.

• Resumen del proyecto (máximo 500 palabras).

• Descripción del proyecto (máximo 4,000 palabras).



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• Marco lógico: en este apartado deberán introducirse uno por uno los resultados

esperados

del proyecto. Para esto debe anotarse el resultado en el espacio destinado para esto y

posteriormente seleccionar la opción “Aceptar”. Repetir la operación las veces que sea

necesario hasta haber cargado todos los resultados (los cuales el sistema ordenará

automáticamente añadiendo el prefijo R1, R2, R3, etc. conforme se agregan).

Indicadores: Para cada resultado deberá elegir al menos un indicador de los utilizados por el

FMCN, los cuales se encuentran en la lista desplegable. Para utilizar un indicador distinto a los

del FMCN seleccionar “Otro indicador” (en este caso aparecerá un espacio en blanco debajo de

la opción para que anote la descripción).

Para cada indicador debe anotarse la línea base y la meta

Fase 3.

. Hay además un espacio para agregar

comentarios.

Especificar las actividades que se realizarán para cada resultado e indicador. Para esto

despliegue el menú “Resultados”, en este aparecerán los resultados que haya indicado en la

fase anterior. Para cada resultado deberá describir la o las actividades y su respectiva meta.




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Una vez seleccionado un resultado y anotado la actividad y meta dar clic en el botón

“Aceptar”.

En la parte inferior de la página se creará de manera automática una tabla donde se indica

cada Resultado con sus actividades y metas. En caso de haber alguna corrección puede dar clic

en la opción “Editar” que aparecerá en la tabla junto a la columna de “Comentario”.

Fase 4.

En esta página se anexarán los documentos solicitados. Para esto, seleccionar del menú

desplegable el tipo de archivo que va a cargar:

Cartas de apoyo

Convenios de colaboración

Copia del RFC de la Institución

Currícula del (los) responsable(s) del proyecto

Información opcional (mapas, etc.)

Otros documentos




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Dar clic en “Subir archivo”.

Aparecerá un campo en el cual podrá “Seleccionar archivo”, una vez que el nombre aparezca

en el espacio correspondiente “Aceptar”.

Deben aparecer los archivos que subió de este modo:

Fase 5.

Presupuesto de gasto de personal técnico y de campo:

Para considerar el porcentaje de impuestos aplicables sobre la nómina se debe seleccionar del

menú desplegable el Estado correspondiente. En la casilla a la izquierda aparecerá el

porcentaje aplicable al Estado seleccionado.

En el apartado “Cuenta contable”, desglosar el tipo de contrataciones de personal que se

realizarán. Existen tres tipos: sueldos y salarios brutos, Honorarios asimilables a salarios

(brutos) y/o profesionales (brutos más IVA), y Jornales.

Una vez especificado el tipo de contratación y llenado los campos: Nombre del puesto,

Porcentaje del tiempo total que la persona destinará al proyecto, Nombre de la persona,

Descripción de sus responsabilidades y el monto total que se le pagará al año (Importe anual),

dar clic en “Aceptar”. Se generará una tabla con toda la información. Recuerde que para el

caso de los Sueldos y Salarios el sistema agregará automáticamente un 35% adicional a lo

presupuestado para cubrir las prestaciones respectivas al personal asalariado (IMSS, Infonavit,

crédito al salario etc.)

En la tabla aparecen también las opciones “Eliminar” y “Editar”, en caso de ser necesarias

modificaciones.



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*En el caso de los Programas Operativos Anuales este apartado no debe llenarse.

Presupuesto por Resultado:

En este apartado se desglosan los gastos por Cuentas y Sub-cuentas contables (ver anexo):

Para cada resultado debe indicarse el monto total que se destinará de cada cuenta y sub-

cuenta. Seleccionar un resultado del menú desplegable en el cual estarán cargados los

resultados capturados anteriormente. Seleccionar una cuenta y sub-cuenta contable, asignar el

monto y dar clic en “Aceptar”. Repetir el proceso hasta completar el desglose del presupuesto

por resultado. En la parte inferior de la pantalla se cargará automáticamente una tabla con los

datos proporcionados.



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Fase 6.

En esta fase podrán agregar los montos requeridos para la continuidad en caso de recibir

financiamiento por más de un período. Estos datos servirán únicamente como referencia en

caso de haber una renovación del proyecto. Los montos deben ingresarse sin comas ni puntos.

Una vez ingresados se deberá dar clic en el botón “Guardar” para guardar los cambios, de

modo contrario, los cambios se perderán.

* En el caso de los Programas Operativos Anuales este apartado no debe llenarse.

Fase 7.

Distribución trimestral de presupuesto:

En este apartado aparecerá una tabla con los datos ingresados en la Fase 5 en el apartado

Presupuesto de gasto de personal técnico y de campo. Dar clic en “Distribuir presupuesto” y

anotar para cada trimestre el porcentaje que se destinará. El SISEP calculará las cifras

automáticamente.

Fase 8.

Aplicación de presupuesto por resultado:

En este apartado aparecerá una tabla con los datos ingresados en la Fase 5 en el apartado

Presupuesto por Resultado. Dar clic en “Distribuir presupuesto” y anotar para cada trimestre el

porcentaje que se destinará. El SISEP calculará las cifras automáticamente.

Información adicional del presupuesto:

En este apartado aparecerá una tabla generada a partir de los datos anotados en la fase 5.

En ésta aparecerá en la parte derecha la opción “Agregar desglose” para el caso de las cuentas

2000: Servicios profesionales (externos a la institución) y 3000: Adquisiciones.



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Deberá especificar para cada una el concepto e importe (en caso de existir más de un concepto

por cuenta y sub-cuenta; por ejemplo distintas asesorías).

La información agregada en el desglose generará automáticamente una tabla en la parte

inferior de la página.

Fase 9.

En este apartado se deberán indicar las contrapartidas y especificar si estas serán en efectivo o

en especie. En caso de ser en efectivo anotar el monto, y en caso de ser en especie anotar el

valor aproximado del donativo.

En el caso de los Programas Operativos Anuales deberán considerar como contrapartida el

monto asignado en el Presupuesto fiscal otorgado por CONANP. En caso de recibir

aportaciones de otras fuentes (PROCODES, PET, PROACC, Fundaciones, Agencias

Internacionales, etc), favor de incluirlas también.

Fase 10.

Esta es la fase final. Sugerimos antes de enviar la propuesta revisarla utilizando los botones

“Visualizar propuesta” y “Visualizar presupuesto”. Utilizando estas opciones podrá además

guardar una copia en archivo Excel o PDF, dando clic en la opción “Export” que aparece en la

parte superior derecha de la ventana emergente.

Podrá modificar el proyecto las veces que sea necesario, en distintas sesiones siempre y

cuando esté dentro del periodo de convocatoria y no haya sido enviado. Para continuar, al

iniciar la sesión debe hacer clic en el icono “Seguimiento a proyectos” y en la página que se

abre en el icono “Consulta de proyectos”. Esto le permitirá ver todas las propuestas que haya

creado y guardado. En esta pantalla puede eliminar propuestas (en caso de estar repetidas por

ejemplo); Ver la ficha técnica del proyecto (se abre una ventana emergente en donde puede



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visualizar los avances de su propuesta, utilizando los signos [+] para desplegar la información.

Dando clic en “Modificar propuestas” puede realizar los cambios que sean necesarios.

Una vez que haya quedado conforme con los datos agregados puede enviar su propuesta

(Fase 10). Una vez enviada la propuesta no podrá modificarse. Al momento de registrar la

propuesta el SISEP le enviará un email de confirmación.

V. CARGA DE REPORTES

Una vez que el proyecto ha sido evaluado y aceptado, se crearán los reportes de manera

automática. Éstos deben completarse con los datos de avance acumulado

Una vez identificado el proyecto que le corresponde haga clic en “Elaborar reportes”.

El primer paso es elegir el Periodo que va a reportar. En el caso de los proyectos semestrales

únicamente se utilizarán Primer y Segundo Periodo (reporte parcial y final respectivamente);

mientras que los trimestrales utilizarán los cuatro periodos.

del período.

Ingrese al SISEP con su nombre de usuario y contraseña.

A continuación de clic en la opción “Seguimiento a Proyectos”

Posteriormente haga clic en el vínculo “Elaboración de Reportes”

Busque el Proyecto que le corresponde utilizando uno o más espacios o menús desplegables.

Ejemplo: conservación berrendo

Utilice los menús desplegables para elegir una opción



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Una vez elegido el periodo el SISEP lo dirigirá a la sección de Reporte de Actividades.

La primera fase se refiere al Avance de las Actividades. En la pantalla aparecerá una tabla con

los Resultados, Actividades y Metas incluidas en la Planeación Estratégica. Deberá anotar en la

columna correspondiente el Porcentaje de Avance de cada actividad. En la columna

Comentario puede añadir información que considere relevante.

Una vez que completó todos los porcentajes de avance, al final de la página de clic en

.

A continuación se ilumina la siguiente fase , reporte de indicadores. En esta

fase deben anotarse las cantidades de hectáreas, personas, especies, proyectos, etc., logrados

en el periodo. El SISEP calculará automáticamente el porcentaje de avance. En la columna

Comentario puede añadir información que considere relevante.

Una vez que completó todos los avances por indicador, al final de la página de clic en

.



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En la fase 3 de reporte deberá ingresar un reporte narrativo que describe los

principales resultados, impactos y en su caso obstáculos en el desempeño del proyecto.

Para subir su informe, de click en la flecha de “Tipo de archivo”, seleccione “Anexo” y presione

Escriba el nombre del archivo, posteriormente de clic en para localizar la

ubicación del archivo que desea anexar. Una vez seleccionado oprima .

Para finalizar, la fase 4 del reporte hace referencia al consolidado financiero

del Proyecto. En el caso de los Programas Operativos Anuales este apartado no debe llenarse.

Para realizar los Reportes Administrativos deberá descargar el archivo Excel en

Este formato deberá llenarse y enviarse por correo al administrador del FMCN que da

seguimiento al proyecto junto con los insumos correspondientes (estados de cuenta, cheques,

facturas, etc.) para su revisión.

Una vez que el Reporte haya sido aprobado deberá capturar en el SISEP los montos del

Consolidado Financiero. Para ello seleccione el periodo de reporte que corresponda; se

desplegará una tabla:



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Observa que la tabla contiene las mismas columnas que el Reporte Financiero Consolidado de

tu archivo Excel. Únicamente deberás capturar la columna “Total de Gastos por Periodo”.

El sistema efectuará los cálculos aritméticos necesarios para obtener el gasto total del

proyecto, así como el saldo disponible.

Cargue el archivo Excel al SISEP anexándolo de la misma manera como lo hizo en el paso

anterior. Una vez cargado el consolidado financiero y éste se vea reflejado en la página, de clic

en “Enviar reportes”.

Recuerde que una vez que esté cargado al sistema NO podrá realizar modificaciones, por lo

que le sugerimos lo revise cuidadosamente antes de dar clic en el botón Someter reporte.



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ANEXO

Cuentas y Sub-cuentas: 2000 – Servicios profesionales (externos a la institución) 2001. Consultorías 2002. Servicios legales 2003. Otros servicios profesionales (especificar) 3000 – Adquisiciones 3001. Equipo de cómputo y software 3002. Mobiliario y equipo de oficina 3003. Equipo técnico (> $5,000) 3004. Medios de transporte 4000 – Costos directos 4001. Papelería, insumos de cómputo y artículos de oficina 4002. Mensajería y correo 4003. Gastos de representación 4004. Comisiones bancarias 4005. Otros (especificar) 5000 – Gastos de personal de la Institución ejecutora

5001. Viáticos para participación en talleres y seminarios (transportación terrestre, hospedaje, alimentos)

5002. Transportación aérea 5003. Cuotas de inscripción a talleres y seminarios 6000 – Gastos de campo 6001. Viáticos de campo (hospedaje, alimentación, combustibles,

transportación terrestre) 6002. Transportación aérea

6003. Material e insumos de campo 6004. Comunicación, difusión y promoción 6005. Mantenimiento de vehículos y de equipo técnico 6006. Otros (especificar)

7000 – Costos indirectos (máximo el 15% del presupuesto total solicitado) 7001. Costos indirectos (máximo el 15% del presupuesto total solicitado) 8000 – Impuestos. 8001. Impuestos

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