sistema de manejo y publicación de las actividades de las organizaciones estudiantiles dentro de la...

1

I - Introducción

Bajo consenso en nuestro grupo de trabajo, decidido realizar nuestro proyecto dentro de la

Facultad de Administración de Empresas (FAE) del Recinto de Rio Piedras de la Universidad de

Puerto Rico (UPR). La Universidad de Puerto Rico, una corporación pública, es el sistema público

universitario y el sistema universitario más grande de Puerto Rico. La Misión de la Facultad de

Administración de Empresas es: “Desarrollar líderes gerenciales, empresariales y académicos,

profesionales y éticos, mediante una educación de excelencia e iniciativas de investigación y

servicio en el contexto de Puerto Rico y el mundo” y como Visión: “Ser una facultad de

administración y gestión empresarial reconocida por su excelencia en la educación e investigación

al servicio de Puerto Rico y su entorno en el Caribe y las Américas”.

Entre los servicios que el Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles de la FAE ofrece se

encuentra el apoyo a las organizaciones estudiantiles, dirigida por la Coordinadora de las organizaciones

de la FAE, Yorimar De Jesús Caraballo. La dirección de la oficina es PO Box 2332 San Juan, PR

00931-3332, localizada en el primer piso del edificio Ana María O’Neill, oficina 106 (AMO-106).

El número de teléfono es (787) 764-0000, ext. 3914.

A base de las experiencias obtenidas como miembros de las organizaciones estudiantiles

existentes dentro de la facultad, se determinó que sería de utilidad un sistema que utilice la

tecnología para crear un servicio nuevo que permita a estas organizaciones poder informar a los

estudiantes de sus actividades de manera más ágil y efectiva.

2

Descripción de la organización

El Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles (DAAE) cuenta con los servicios de un

Oficial de Asuntos Estudiantiles, Oficiales de Orientación y Asesoras Académicas y dos

Secretarias Administrativas bajo la dirección de la Decana Auxiliar de Asuntos Estudiantiles. El

área de interés en los servicios del Decanato fue el apoyo a organizaciones estudiantiles. Este

servicio costar de las funciones de tramitar las solicitudes para el uso de las facilidades físicas de

la Facultad así como la autorización de las actividades estudiantiles. Además, organizar en

coordinación con el Decanato de Estudiantes del Recinto el proceso eleccionario estudiantil para

el Consejo de Estudiantes de la Facultad. También, apoyar a las organizaciones estudiantiles en

sus vínculos con empresas y organizaciones sin fines de lucro (véase Anejo 1).

Para recopilar información sobre los procesos presentes que se llevan a cabo para cumplir

esta tarea de informar y conocer más sobre los funcionarios involucrados se entrevistó a la Sra.

Yorimar De Jesús Caraballo, la Oficial de Orientación (o Coordinadora) a cargo de la

administración de las organizaciones estudiantiles de la FAE (véase Anejo 1) y se determinó que

el sistema presente es uno manual. Para propósitos del diseño del sistema nuevo, se entrevistará al

técnico del DTAA (Division de Tecnologias Académicas y Administrativas) a cargo del

mantenimiento de la computadora del Oficial de Orientación que está conectada al sistema del

Recinto y poder obtener información adicional sobre el acceso necesario para hacer

modificaciones o instalaciones a la computadora. Se entrevistaron a miembros claves de la

directiva de tres organizaciones estudiantiles dentro de la Facultad de Administración de Empresas,

para obtener ideas y retroalimentación. Miembros clave fueron: Alexandra Maldonado, Vice

Presidenta de Administración y Membresía de la organización estudiantil AMA (American

Marketing Association), María Maldonado, Vice Presidenta de la organización estudiantil SHRM

http://fae.uprrp.edu/organizaciones-estudiantiles/index.htm

http://fae.uprrp.edu/organizaciones-estudiantiles/index.htm

3

(Students for Human Resources Management) y Fabián González, Vicepresidente de la

organización estudiantil AEC (Asociación de Estudiantes de Contabilidad). Además,

entrevistamos a Trixie de León, Presidenta de la organización AEESCI (Asociación de

Estudiantes de Estadística y Sistemas Computarizados de Información).

Interacción del grupo (trabajo en equipo)

Para lograr la realización de este proyecto de manera efectiva, la interacción positiva en el

equipo de trabajo fue un factor sumamente importante. La comunicación entre el equipo se llevaba

a cabo constantemente para completar las diferentes fases en el ciclo de desarrollo del sistema.

Esta comunicación se llevaba a cabo por teléfono, por e-mail, entre nuestras horas libres, y en

reuniones semanales coordinadas en antemano. Como grupo, se realizó más de una reunión por

semana, donde se planificaba las próximas tareas a realizarse, se distribuía el trabajo, se

intercambiaban nuevas ideas sobre el concepto y desarrollo del sistema, y se verificaba el trabajo

ya realizado para asegurarnos que estuviese libre de errores e inconsistencias materiales. Estas

reuniones regularmente se realizaban los domingos, aunque estas se podían posponer o anteponer.

4

II – Estudio Preliminar

Viabilidad Tecnológica

Como parte de la primera entrevista que se realizó con Yorimar de Jesús Caraballo, la

Coordinadora de las organizaciones de la FAE, pudimos identificar que esta tiene en poder un equipo

desktop provisto por la institución Universitaria para la realización de sus funciones. En esta entrevista,

Yorimar nos informó que para la configuración de esta o la instalación de cualquier programa o aplicación

en ella se requiere autorización de la DTAA (División de Tecnologías Académicas y Administrativas) y

estos cambios solamente pueden ser realizados por un técnico asignado de la DTAA.

Para determinar si hace falta la adquisición de un nuevo equipo, se requiere información sobre

restricciones en su uso la cual esperamos adquirir en nuestra futura entrevista con un oficial dentro del

DTAA, ya que con esta información se podrá determinar si se podrá usar el equipo que la Coordinadora

de Organizaciones de la FAE posee, o si hace falta la adquisición de un nuevo equipo. Sin embargo, los

siguientes son los requisitos tecnológicos que debe tener el equipo:

1. Software:

a. Sistema Operativo: Preferiblemente Windows XP en adelante. Se recomienda un

sistema operativo Windows ya que son más conocidos por una mayor cantidad de

usuarios y son más compatibles con diferentes sistemas. Se recomienda que la versión

sea XP en adelante, ya que estos son más compatibles con las aplicaciones actuales, y

son más “user friendly”.

b. Un sistema de manejo de Bases de Datos. Se recomienda la aplicación de Access 2013

ya que nuestro equipo de trabajo se siente cómodo con el uso de este y esta aplicación

es adecuada para el buen funcionamiento del sistema propuesto.

5

2. Hardware:

a. Almacenamiento para las bases de datos: Un mínimo de 50 GB de memoria. Esto se

debe a que la Coordinadora de las Organizaciones de la FAE, la Sra. Yorimas de Jesús,

nos informó que ella desea mantener evidencia de las actividades realizadas desde el

presente hasta cinco años hacia atrás. Ella desea que el sistema provea para que las

organizaciones puedan someter evidencia de las actividades que sea realizaron.

Nuestro equipo de trabajo decidió permitir el almacenamiento de hasta 10 imágenes

como evidencia, con un límite de 2MB por imagen. Yorimar de Jesús nos informó que

entre todas las asociaciones de la FAE, el total de actividades rondan entre las 100 y

150 actividades anualmente. Para ser conservadores, calcularemos el promedio de

actividades como 200 por año. Si tomamos en cuenta que se almacenará la evidencia

de las actividades hasta cinco años al pasado, tendríamos alrededor de 1,000

actividades, con un total de 20 MB máximos (10 imágenes, cada una hasta un máximo

de 2GB) para cada actividad en imágenes, totalizando 20GB. Además, en la

descripción de los actividades publicados, se le permitirá a cada subir una imagen como

parte de la descripción, principalmente los estudiantes de la FAE usuarios del sistema,

la cual tendrá un límite de 5MB. Estos 5MB por aproximadamente 1,000 actividades

equivaldrán a 5GB adicionales. Además, tenemos que tener en cuenta el

almacenamiento necesario para los textos almacenados, que aunque componen la

mayoría del sistema, componen una cantidad mínima de espacio de almacenamiento,

la cual se estima que será menos de 5GB para el total de los aproximadamente 1,000

actividades. Aunque el máximo total estimado es de 30GB, sugerimos 50GB de

almacenamiento en caso de que luego se decidan realizar cambios que requieren mayor

almacenamiento disponible.

b. Un almacenamiento Externo de 50GB para los resguardos de la base de datos del

sistema. Los resguardos se realizarán una vez a la semana.

6

c. Memoria Principal: Preferiblemente 4GB de RAM. Esto se debe a que se debería

reservar por lo menos 2GB de RAM solo para los procesos como servidor del sistema

ya que posiblemente haya hasta 50 personas accediendo el sistema a la misma vez.

d. Procesador: Preferiblemente un CPU dual-core de 2GHz o más para el funcionamiento

rápido como servidor de la base de datos.

e. Una impresora. Esta será necesaria para la impresión de informes por parte del

Coordinador de Organizaciones de la FAE. Actualmente, la oficina de este funcionario

tiene una impresora eficiente, marca HP y modelo Photosmart D716, además de que la

Oficina de Asuntos Estudiantiles de FAE tiene una impresora para el uso general de

todos los oficiales que pertenecen a tal oficina.

3. Otros:

a. Acceso al Internet. Será necesario para acceder el sistema, entrar los datos al sistema,

y poder producir los informes necesarios. Será necesario que el acceso sea continuo y

regularmente ininterrumpido (24/7) para mantener el sistema corriendo para todas las

partes en todo momento. Actualmente, el equipo asignado al Coordinador de

actividades de la FAE tiene acceso al internet.

b. El registro de un dominio y servicio de web hosting: Este será necesario para crear la

página y el sistema web que usarán los usuarios y para el mantenimiento de esta.

c. Medida de seguridad de acceso al sistema: Uso de username y password. Esto se debe

a que si las bases de dato se almacenan dentro del equipo del Coordinador de

Asociaciones de la FAE, hay que limitar el acceso del equipo ya que otro usuario

pudiese, accidentalmente o intencionalmente, alterar la base de datos que almacenará

la data dentro del sistema. Además, se recomendará que la contraseña sea de por lo

menos ocho caracteres, contenga por lo menos un número, contenga por lo menos un

carácter alfabético en mayúscula, y que la contraseña se renueve cada 3 meses.

7

En el caso de que se pueda usar el equipo que actualmente posee la Coordinadora de Organizaciones

de la FAE, no será necesario adquirir un nuevo equipo desktop ya que este cumple y en la mayoría de los

casos sobrepasa los requisitos mínimos del nuevo sistema. Sin embargo, sería necesario adquirir un

almacenamiento externo para los resguardos, y una aplicación para el manejo de base de datos en el caso

en que se decidiera no usar Microsoft Access. Además, habría que asegurar que se pueda reservar al menos

200 GB de la memoria secundaria para el uso de las Bases de Datos. Las especificaciones del equipo de la

Coordinadora son las siguientes:

1. Sistema Operativo: Windows 7

2. Procesador: Intel i5 Dual-Core de 3.30GHz

3. 8 GB de RAM

4. Memoria Secundaria de 465 GB, de los cuales 416 GB no se usan actualmente.

En el caso de los oficiales de las distintas organizaciones dentro de a FAE a cargo de la publicación

de información de las actividades dentro del sistema, estos no requerirán adquirir un nuevo equipo ya que

sus equipos no funcionarán como servidores o fuentes de almacenamiento. Sin embargo, si se les requerirá

lo siguiente:

1. Acceso al Internet para la publicación de información sobre las actividades. Actualmente, los

equipos asignados a las organizaciones tienen acceso al Internet. Aquellas organizaciones que

no poseen un equipo podrán entrar los datos a través de un equipo propio o un equipo del centro

de cómputos de la FAE.

2. Un compresor de imágenes. Este será necesario para cuando una organización desee subir

imágenes al sistema que excedan el límite de 2MB. En la Web hay muchos compresores de

imágenes disponibles gratuitamente. Recomendamos http://www.imageoptimizer.net/ debido

a que es eficiente y no requiere la instalación de ninguna aplicación en el equipo.

8

Viabilidad Económica

Para implantar el sistema, hay una serie de costos que se tendrán que incurrir. Todos estos costos

para la implantación del sistema son costos no-recurrentes, lo que significa que solo se incurrirán una vez

(al implantar el equipo) y el sistema no requerirá inversiones adicionales para seguir funcionando. Sin

embargo, existe una serie de costos recurrentes para ciertas cosas como suministro de papeles, y el

mantenimiento del equipo, que ya son asumidos y provistos por la Institución. El único costo recurrente

que habría que tomar en cuenta sería el de la compra del dominio en la Web. Entre los costos no recurrentes

se encuentra el costo del equipo, si fuese necesaria la compra de este, el costo del sistema de manejo de

base de datos, y el costo del almacenamiento externo para la realización de resguardos de la base de datos

del sistema. Entre los costos recurrentes, se encuentra el suministro de papel, el cual es necesario para la

impresión de informes, y el mantenimiento del equipo (ej. Reparaciones) para mantener al sistema

funcionando efectivamente.

Para el siguiente análisis de costo, se escogió un equipo económico cuyas especificaciones

tecnológicas están a la par o exceden aquellas que estimamos como requeridas para el funcionamiento del

sistema. La aplicación para el manejo de base de datos será Microsoft Access 2010 ya que nuestro equipo

de trabajando se siente cómodo trabajando con él.

Adquisiciones: Costos:

Acer AXC600-UR13:

Procesador – Pentium G2020 dual-core 2.90GHz

Memoria Secundaria - 500GB HDD

Memoria Primaria – 4GB

Sistema Operativo: Windows 8

$359.99

Seagate Expansion 500GB USB 3.0 Black Portable

Hard Drive.

$49.99

Microsoft Access 2013 $109.99

9

Alquiler de un dominio y WebHosting Service.

(www.justhost.com como ofrecedor del servicio

por un año)

$59.40

Costo de Labor:

200 horas X $7.25

$1,450

Costo Total: $2,029.37

En el caso de que se pueda utilizar el equipo actual para la implantación del sistema. Los costos

serían los siguientes:

Adquisiciones: Costos:

Seagate Expansion 500GB USB 3.0 Black Portable Hard Drive.

$49.99

Alquiler de un dominio y WebHosting Service.

(www.justhost.com como ofrecedor del servicio por un año)

$59.40

Costo de Labor:

200 horas X $7.25

$1,450

Costo Total: $1,559.39

El único costo recurrente que habría que tomar en cuenta para la implementación sería el costo del

Alquiler del dominio y Web Hosting Service. En el caso de que se use el servicio ofrecido por justhost.com,

el costo sería de $4.95 mensuales, el cual equivaldría $59.40 al año (se ofrecen contratos por dos, tres, y

cuatro años los cuales son más baratos en términos de costo mensual). Sin embargo, hay que tomar en

consideración que el costo del servicio pudiese cambiar.

10

Viabilidad Operacional

Luego de implantar el sistema, se le requerirá al Coordinador de Organizaciones de la FAE recibir

un adiestramiento del uso del sistema para que este lo pueda usar de manera efectiva. Este adiestramiento

se le dará a la persona a cargo de ese puesto cuando no solo cuando se implante el sistema, sino cuando

haya algún cambio significativo en el sistema, y cuando una nueva persona tome cargo del puesto. Además,

todos los años se le dará un adiestramiento a un oficial clave de cada asociación dentro de la FAE reconocida

en el sistema para que este también pueda usar el sistema de manera efectiva. Además de los adiestramientos,

se preparará un manual para el Coordinador de Organizaciones de la FAE, y para cada una de las

organizaciones reconocidas dentro de la FAE para que estos tengan una referencia escrita sobre el uso del

sistema.

El acceso a las funciones del sistema por el Coordinador de Organizaciones de la FAE será

controlado por un username y password que será creado por el administrador del sistema. El password será

de 8 o más caracteres alfa-numéricos, en el cual por lo menos un caracter debe ser un número, un carácter

debe ser una letra minúscula, y otro carácter debe ser una letra mayúscula. El administrador del sistema

tendrá que cambiar el password cada 3 meses, o cada vez que al actual Coordinador de Organizaciones de

la FAE se le relieve de su función. Además, el sistema proveerá un método de seguridad para que si hay

más de cinco attempts para lograr acceso a la cuenta en 24 horas, el sistema prohibirá el futuro acceso a esa

cuenta por 24 horas, como medida para contrarrestar un ataque bruteforce.

El acceso a las funciones del sistema de las Organizaciones también será controladas por un

username y password, los cuales serán generadas por el sistema a base de un algoritmo y de acuerdo a

ciertas reglas de seguridad, y serán enviadas vía e-mail al Presidente de la Organización (el cual le proveerá

a la Coordinadora antes de la creación de la cuenta de la organización dentro del sistema). Este password

generado por el sistema tendrá ocho o más caracteres, uno de ellos un número, otro de ellos una letra

mayúscula, y otro de ellos una letra minúscula. Al principio de cada semestre, se le cancelará a la

11

organización el username y password existente, y se le reenviará uno nuevo, ya que posiblemente cambien

los funcionarios de la directiva de la asociación.

Para mantener el sistema corriendo continuamente, se requerirá que el equipo donde se almacene

las bases de datos se mantenga prendido permanentemente. En el caso de que se tenga apagar el equipo

para algún propósito, se harán los planes para mover la base de datos de manera diligente a otro sistema y

conectarlo con el dominio de la página (el sistema) para que no se interrumpa las funciones del sistema por

mucho tiempo. Además, se recomienda que el equipo que contenga la base de datos este conectado a un

UPS (Uninterrupted Power System) para asegurar el continuo funcionamiento de este en caso de que se

corte la energía.

Para asegurar que la posible pérdida o corrupción de datos de la base de datos no sea un problema

significativo, se recomendará el resguardo de los datos de la base de datos semanalmente. Estas se realizarán

lo más temprano posible en el último día laboral de la semana para asegurar que ningún inconveniente

durante el día no permita el resguardo de los datos.

Finalmente, todo cambio o mantenimiento del sistema a nivel de dominio se realizará por el

administrador del sistema cuando sea necesario. En el caso del mantenimiento físico o del equipo, se

realizará por los técnicos correspondientes de la DTAA.

12

III – Análisis del Sistema Presente

Descripción del sistema presente

Las labores de la administración de las organizaciones estudiantiles de la FAE y de servir

de intermediario entre los estudiantes de las organizaciones y la Oficina de las Organizaciones

Estudiantiles del Decanato en el Recinto se llevan a cabo mediante un sistema manual, al presente.

El Oficial de Orientación se encarga de lo siguiente (véase Anejo 1):

1. Hacer mediación en el proceso de solicitar el reconocimiento o renovación de

organizaciones estudiantiles por el Decanato de Asuntos Estudiantiles del Recinto. Para

lograr esto, las organizaciones tiene que llenar una solicitud para ser reconocidas durante

el año académico (véase Anejo 2).

2. Reunirse con las organizaciones estudiantiles semestralmente para la presentación de los

nuevos cuerpos administrativos y hacer directorios con los datos personales de los mismos

(véase Anejo 3).

3. Distribuir la reglamentación a las organizaciones estudiantiles reconocidas del recinto.

4. Recibir y firmar los informes semestrales de las organizaciones estudiantiles.

5. Coordinar junto a las organizaciones estudiantiles un calendario anual para el desarrollo de

actividades dentro del Recinto. Esto incluye el manejo de documentos:

a. Solicitudes para el uso del Vestíbulo de la FAE (véase Anejo 4).

b. Solicitudes para la reservación o cambio de salón de la FAE (véase Anejo 5).

c. Solicitudes para el uso de los espacios reservados para hacer anuncios dentro de la FAE

(véase Anejo 6).

6. Documentar los detalles de las actividades realizados por cada organización estudiantil.

13

Análisis de los procesos y del flujo de datos del sistema presente

A continuación se describe los documentos u “output” que se producen como resultado de

las interacciones entre las organizaciones estudiantiles y el Oficial de Orientación.

Inicialmente, una organización estudiantil (sea nueva o no) debe comunicarse con el Oficial

de Orientación para comenzar el proceso de llenar la Solicitud de Reconocimiento para el año

académico y documentar información detallada sobre la organización (véase Anejo 1). El “input”

requerido es el siguiente: Propósito de la solicitud (sea renovación, nueva organización, activación

de la misma), nombre de la organización, dirección postal, correo de la organización, página

electrónica, categoría de la organización, número total de miembros, miembros que son estudiantes

regulares y no regulares, información de la directiva (con nombre, numero de estudiante, créditos

semestrales, número de teléfono, correo electrónico), fecha que se constituyó la directiva, firma

del presidente de la organización, descripción de la organización, propósitos y objetivos de la

organización, requisitos para admisión de miembros, descripción de cómo se ingresan miembros,

información de aportaciones económicas por miembro, fuentes de ingreso de la organización,

métodos de administración de fondos en la organización y una lista de afiliados a la organización.

También se obtienen datos sobre el coordinador como: su firma, correo electrónico, facultad y

departamento, número de teléfono, fecha en que se firmó (véase Anejo 2).

Esta solicitud llena se envía al Oficina de las Organizaciones Estudiantiles del Decanato

de Asuntos Estudiantiles del Recinto para su aprobada. Las organizaciones estudiantiles activas

deben reunirse con la oficial de orientación a principios del semestre, donde se obtendrán los datos

personales de sus representantes (véase Anejo 1). El “input” requerido es el siguiente: nombre de

la organización, oficina de la organización, nombre del presidente, dirección, extensión de la

14

oficina y correo electrónico (véase Anejo 3). Se le hace entrega del reglamento que debe seguir

toda organización estudiantil.

Las organizaciones estudiantiles deben coordinar un calendario anual de sus actividades

junto al Oficial de Orientación y rendir descripciones de cada actividad (incluyendo imágenes).

Para desarrollar y anunciar estas actividades hay que llenar los siguientes documentos y entregados

a la Oficial de Orientación:

Solicitud para vestíbulo: Edificio, fecha de la actividad, horario de inicio, horario de

finalización, descripción de la actividad, propósito de uso, auspiciadores, información de

coordinador de la actividad, equipo utilizado y visitantes de la actividad (véase Anejo 4).

Solicitud de reservación o cambio de salón: selección de reservar o cambiar de salón, días

de uso, semestre, hora, propósito de uso, nombre del solicitante, número del solicitante,

firma del solicitante, fecha de solicitud (véase Anejo 5).

Solicitud para el uso de tablones de anuncio en la FAE: Solicitante, descripción de la

actividad a promocionar, fecha de la actividad, lado del tablón de anuncios a utilizar, fecha

de inicio y finalización de su uso (véase Anejo 6).

Luego de que se completen las actividades las organizaciones deben rendir un informe de

su actividad y datos de la asistencia que hubo en la misma como: nombre de que asistió, su facultad,

concentración, número de estudiante, la hora de llegada. Toda organización estudiantil de be

presentar a la Oficial de Orientación informes semestrales que contengan la información sobre

cada actividad completada (véase Anejo 1).

15

Lista de problemas

1. La computadora disponible para el Oficial de Orientación tiene usos restringidos y por lo

tanto no permite hacer modificaciones ni instalarle aplicaciones al mismo.

2. No hay una base de datos que organice y almacene información nueva apropiadamente.

3. No hay herramientas para poder coordinar las actividades apropiadamente (por ejemplo,

facilitar salones y horarios disponibles para cada organización estudiantil).

4. El sistema actual no provee herramientas que faciliten la comunicación y el intercambio de

documentos de manera organizada entre el Oficial de Orientación y los representantes de

las organizaciones estudiantiles. Por ejemplo un directorio de los representantes de las

organizaciones estudiantiles que facilite la comunicación entre ambos a través de mensajes

por la web.

5. Existen dificultades en llevar cuenta del número de actividades hechas por organización y

los informes que fueron entregados por estas.

Lista de requerimientos

1. Una interfaz user-friendly fácil de usar donde los usuarios puedan entrar los datos al

sistema.

2. Dentro de la interfaz desarrollar las siguientes pantallas de entrada y salida de datos:

a. Pantalla que presente el directorio de los representantes de las

organizaciones.(Output)

b. Pantalla con un listado de las actividades por aprobar o por ocurrir (ya

aprobados).(Output)

c. Pantalla que permita ver los detalles de las actividades aprobadas. (Output)

16

d. Pantalla que presente un calendario de actividades por semana o mes. (Output)

e. Pantalla para la entrada de datos necesarios para producir el directorio de los

representantes de las Organizaciones Estudiantiles y del Oficial de Orientación.

(Input)

f. Pantalla donde las organizaciones estudiantiles pueden entrar los datos de las

actividades que desean proponer (incluyendo imágenes). (Input)

g. Pantalla que permita el envío de las solicitudes y los documentos propios de las

Organizaciones Estudiantiles hacia el Oficial de Orientación. (Input)

h. Pantallas que permitan subir evidencia y registro de participantes a cada una de las

actividades celebradas. (Input)

i. Pantallas que presente las distintas actividades al estudiantado de la FAE de

acuerdo a diferentes filtros y criterios. (Turnaround)

j. Pantalla que permita el almacenamiento e impresión de los documentos e informes

semanales y mensuales de las Organizaciones Estudiantiles. (Turnaround)

k. Pantalla que sirva como canal de comunicación que facilite la comunicación entre

el Oficial de Orientación y las Organizaciones Estudiantiles. (Turnaround)

3. El desarrollo de unas bases de datos que contengan datos permanentes (o por varios años)

de las organizaciones y las actividades. También datos temporeros de los representantes de

las organizaciones y sus mensajes.

4. Establecer los privilegios de acceso para los usuarios que accedan al sistema.

5. El sistema debe presentar un mensaje de aviso si dos o más actividades tiene conflicto en

sus horarios y fechas.

17

6. El equipo físico necesario para almacenar las bases de dato del sistema y para crear

resguardos periódicamente de esos datos.

7. Tener suficiente espacio de almacenamiento para almacenar los datos de las organizaciones,

como evidencia de las actividades estudiantiles, por 5 años.

8. Manuales que detallen el uso de las funciones del sistema y sus normas.

9. Medidas de seguridad para proteger el acceso indebido a las cuentas de los usuarios.

10. El adiestramiento necesario para ciertos usuarios del sistema (el Coordinador de

Organizaciones de la FAE y los Oficiales de las Organizaciones que publicarán datos en el

sistema).

18

Diagrama de Contexto del sistema presente

Diagrama Nivel Cero del sistema presente

Organizaciones Estudiantiles

Sistema de manejo y publucación de las actividades de las

organizaciones estudiantiles de la Fae

Oficial de Orientación

Oficina de las Organizaciones Estudiantiles

del Recinto

Solicitudes de Reconocimiento

Aprobadas o rechazadas


a EvaluarMensajes de Aprobación o Rechazo de

Solicitudes y/o Actividades

Propuestas de las Actividades

Solicitudes Completadas

Actividades y/o Solicitudes

Aprobados o Rechazadas

Solicitudes y/oActividades

a Evaluar

Solicitudes Vacías

Directorio de las Organizaciones

Estudiantiles

Informes Semestrales


Estudiantes

Anuncios de las Actividades

Solicitudes Vacías


19

IV – Diseño del nuevo sistema




del Recinto


Aprobadas o Rechazadas


a Evaluar

Mensajes de Aprobación o Rechazo de

Solicitudes y/o Actividades


Aprobados o Rechazadas

Solicitudes y/oActividades

a Evaluar

Solicitudes Vacías


Estudiantes


Solicitudes Completadas

1Enviar


Propuestas de las ActividadesDatos de las

Actividades Realizadas

3DesarrollarInformes

Semestrales

Datos de las Organizaciones del Recinto

Datos de lasOrganizaciones Estudiantiles

2Determinar

Solicitudes y/o Actividades Aprobadas


Estudiantiles

Documentos de las Organizaciones

Estudiantiles

Datos de las Actividades

20

Introducción al nuevo

Este nuevo sistema se ha diseñado con el fin de facilitar y mejorar el sistema actual de

manejo y publicación de Actividades dentro de la Facultad de Administración de Empresas de la

Universidad de Puerto Rico. Esto se logrará mediante la automatización de muchos de los procesos

actuales, y creando una base de datos de las actividades integrada a un sistema de páginas de web

que su objetivo principal será informar de manera más efectiva al estudiantado dentro de la FAE

sobre las actividades coordinadas por las distintas Organizaciones dentro de la facultad y

consiguientemente aumentar la participación estudiantil.

Este sistema tendrá una porción que estará accesible al público en general y se dirige hacia

el estudiantado de la FAE como usuario principal. El resto del sistema se dividirá en dos módulos

diferentes, uno accesible para las Organizaciones dentro de la FAE (y con acceso limitado a la data

relacionada con esa organización en específico) y otro accesible al Coordinador de Organizaciones

de la FAE (para ver que pantallas pertenecen a que módulo, refiérase a la Lista de Procesos en la

pág.57).

Este sistema constará de una base de datos que consiste de cuatro tablas; una para las

actividades, una para las organizaciones, una para los Presidentes de las organizaciones, y otra

para los mensajes del proceso de Comunicación (refiérase a las tablas presentadas desde la pág.60).

Notas:

1. El diseño no incorporó el requerimiento “g” (pág.16), porque el único documento que las organizaciones

tienen que desarrollar es el Informe Semestral y este debe ser entregado impreso.

2. El diseño no incorporó el requerimiento “h” (pág.16), porque los datos de la asistencia en las actividades

no es requerida para ningún output.

Diagrama del flujo de las pantallas del nuevo sistema

21

Los números en cada pantalla de este diagrama hacen referencia a los números en los títulos de

las descripciones de cada pantalla.

22

1Página para la búsqueda de

las actividades

3LogIn

Página para las organizaciones estudiantiles

Página para el Oficial de Orientación

7Directorio de las Organizaciones

2Detalles de las

Actividades

11Lista de las Actividades

6Com

unicación

14Crear Actividad

13Com

unicación

16Inform

e de las ActividadesSem

estrales

9Inform

e de lasActividades M

ensuales

8Inform

e de las Actividades Sem

anales

2Detalles de las

Actividades

15Directorio de las Organizaciones

12M

odificar Actividad

5Seleccionar

Comunicación

10Lista de

Actividades Pasadas

4Lista de las Actividades

23

Descripción de las pantallas

1. Pantalla Principal:

Usuarios: La pantalla es accesible al público, pero sus usuarios principales son los estudiantes

de la Facultad de Administración de Empresas.

24

Esta página servirá para que los estudiantes de la Facultad de Administración de Empresas

puedan ver aquellas actividades que han sido publicadas por las respectivas organizaciones dentro

de ella y han sido aprobadas por el Coordinador de Organizaciones de la FAE. Esta página es de

acceso público, y se accedería mediante la siguiente dirección de internet: http://www.mifae.org.

En esta pantalla, los usuarios podrán filtrar la búsqueda de actividades, como también podrán

acceder los detalles de estas presionando el nombre de la actividad dentro de los campos de la

columna “Nombre de la Actividad”. Además, las Organizaciones y el Coordinador de

25

Organizaciones de la FAE podrán acceder la página que permite que estos accedan sus respectivas

cuentas presionando el botón de “LOGIN”.

1. Botón de búsqueda de actividades– Con este botón, el usuario puede buscar actividades

que contengan en el nombre del título aquellas palabras que entre el usuario en el campo

de búsqueda a la izquierda del botón. En el caso de que el usuario no apreté el botón, o lo

apreten sin escribir nada en el campo de búsqueda, seguirán apareciendo todas aquellas

actividades que han sido aprobadas (refiérase a la panta pantalla “Coordinador – Lista de

Actividades” en la pág.29) y todavía no han finalizado, por orden de fecha/hora.

2. Botón para acceder la página de Login – Si el usuario presiona este botón, será dirigido a

la página de Login, donde el Coordinador y las Organizaciones autorizadas podrán entrar

a sus respectivas cuentas mediante el uso de Username y Password.

3. Listbox para filtrar las actividades por Organización – Con este Listbox, el usuario podrá

escoger de que organizaciones en específico desea ver las actividades aprobadas, o si desea

ver las actividades de todas las organizaciones (esta última seleccionada por defecto). Los

resultados también tomarán en cuenta la selección del Listbox para filtrar las actividades

por Clasificación.

4. Listbox para filtrar las actividades por su Clasificación – Con ese Listbox, el usuario podrá

escoger que tipo de actividades desea ver, o si desea ver actividades de todo tipo (esta

última seleccionada por defecto). Los resultados también tomarán en cuenta la selección

del Listbox para filtrar actividades por organización.

5. Tabla de actividades – En esta tabla se desplegarán todas las actividades que han sido

aprobadas (refiérase a la panta pantalla “Coordinador – Lista de las Actividades” en la

pág.29) y todavía no han finalizado. Estas estarán sorteadas principalmente por Fecha/Hora

26

de Comienzo y secundariamente por el nombre de la organización que la publicó. Esta

presenta columnas para los siguientes datos: Organización que publicó la actividad, el

nombre de la actividad, fecha y hora de comienzo, fecha y hora de terminación, lugar,

precio para los que no son miembros de la organización, y precio para los miembros.

6. Columna “Asociación” – En esta columna se desplegará aquella asociación que publicó la

actividad.

7. Columna “Nombre de la Actividad” – En esta columna se desplegará el nombre de la

actividad correspondiente. Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad

para acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refiérase a la

pantalla “Detalles de las Actividades” en la pág.25).

8. Columna “Fecha/Hora de Comienzo” - En esta columna se desplegará la fecha y hora de

comienzo de la actividad correspondiente.

9. Columna “Fecha/Hora de Terminación” – En esta columna se desplegará la fecha y hora

de terminación de la actividad correspondiente.

10. Columna “Lugar” – En esta columna se desplegará el lugar donde se celebrará la actividad

correspondiente.

11. Columna “Precio (Miembros)” – En esta columna se desplegará el precio de la actividad

para aquellos que sea miembros de la organización que la publicó. En el caso de que la

entrada sea gratis, el valor que desplegará será $0.00.

12. Columna “Precio (no miembros)” – En esta columna se desplegará el precio de la actividad

para aquellos que no sean miembros de la organización que la publicó. En el caso de que

la entrada sea gratis, el valor que se desplegará será $0.00.

27

2. Detalles de las Actividades:

Usuario: Estas pantallas son accesibles al público, y sus usuarios principales incluyen los

estudiantes, las Organizaciones, y el Coordinador de Organizaciones de la FAE

28

Esta página sire para que los estudiantes de la Facultad de Administración de Empresas

puedan ver los detalles de alguna Actividad que ha sido aprobada y no ha finalizado. Entre estos

detalles se encuentran una imagen de la actividad, el nombre de la actividad, la organización que

la publicó, la fecha/hora de comienzo, la fecha/hora de terminación, el lugar de la actividad, el

precio para los miembros de la organización que la publicó, el precio para aquellos que no sea

miembros, la clasificación de la actividad, y la descripción de esta. Para la base de datos de

actividades que almacena estos datos, refiérase a la pág.63. Para ver en que pantalla se recogen los

datos de las actividades, refiérase a la pantalla “14” pág.50.

29

1. Imagen de la Actividad – Aquí se despliega la imagen asociada a la actividad. En caso de

que la imagen en la base de datos tenga una resolución mayor de 800 pixeles de ancho o

600 pixeles de alto, será reducida proporcionalmente considerando estos límites al

desplegarse.

2. Nombre de la Actividad – Aquí se desplegará el Nombre de la Actividad.

3. Organización – Aquí se desplegará el nombre de la organización que publicó el evento.

4. Fecha/Hora de Comienzo – Aquí se desplegara la fecha (en formato dd/mm/yy) y hora en

que comenzará la actividad.

5. Fecha/Hora de Terminación – Aquí se desplegará la fecha (en formato dd/mm/yy) y hora

en que terminará la actividad.

6. Lugar – Aquí se desplegará el lugar en donde se celebrara la actividad.

7. Precio (miembros) – Aquí se desplegará el precio de la actividad para aquellos que sean

miembros de la organización que publicó la actividad ($0.00 en caso de que la entrada sea

gratis).

8. Precio (no miembros) - Aquí se desplegará el precio de la actividad para aquellos que no

sean miembros de la organización que publicó la actividad ($0.00 en caso de que la entrada

sea gratis).

9. Clasificación – Aquí se desplegará la clasificación de la actividad.

10. Descripción – Aquí se desplegará la descripción de la actividad.

3. Login:

Usuarios: Esta página es accesible a todos, pero su función está destinada hacia las

Organizaciones ya el Coordinador de Organizaciones de la FAE.

30

En página sirve para que las Organizaciones y el Coordinador de Organizaciones de la FAE

puedan entrar a sus cuentas y acceder sus respectivos módulos. La pantalla dos campos para que

el usuario provea su Username (el cual será una concatenación de: FAE + nombre de la

organización”) y el Password (el cual será generado por el sistema cuando se cree la cuenta de la

organización). Luego de proveerlos, presionaría el botón de LOGIN para validar el Username y

Password, y si es correcto, acceder su respectiva cuenta.

1. Campo de Entrada de Username – En este campo, el usuario (representante de una

organización, o el Coordinador de Organizaciones de la FAE) podrá entrar su Username.

31

2. Campo de Entrada de Password – En este campo, el usuario (representante de una

organización, o el Coordinador de Organizaciones de la FAE) podrá entrar su Password.

3. Checkbox “Acuérdate de mí” – Si este Checkbox se mantiene activo cuando el usuario entre

a su módulo del sistema, se guardará un cookie en el navegador de web del usuario para

este se acuerde del Username del usuario y auto-llene el campo de Username la próxima

vez que acceda esta página desde ese navegador.

4. Botón de Login – Cuando el usuario desee validar los datos de Username y Password que

entro para acceder a su módulo del sistema, presionará este botón.

4. Coordinador – Lista de las Actividades:

Usuario: Esta página solo es accesible al Coordinador de Organizaciones de la FAE.

32

Esta pantalla será la primera pantalla que accederá el Coordinador de Organizaciones de la

FAE automáticamente al acceder su módulo del sistema. En esta pantalla se presentarán aquellas

actividades que han sido creadas por las organizaciones (refiérase a la pantalla “Organizaciones –

Crear Actividad” en la pág.50). Estas incluirán actividades que han sido aprobadas por el

Coordinador, aquellas que han sido aprobadas, y aquellas que tengan que pasar de nuevo por el

proceso de aprobación por haber sido editadas. Además, esta pantalla le proveerá al Coordinador

las funciones de aprobar o eliminar una actividad.

33

1. Columna “Status” – En esta columna se presentará el “status” de cada actividad en la lista

a base de íconos. Los checkmarks verdes denotará que la actividad está aprobada. Los

íconos amarillos con el signo de exclamación denotará que la actividad había sido aprobada

previamente, pero luego fue editada por la organización que la publicó y requiere ser

aprobada otra vez. Aquellas que no presenten algún ícono significa que no han sido

aprobadas.

2. Columna “Organización” - En esta columna se desplegará aquella organización que

publicó la actividad.

3. Columna “Nombre de la Actividad” – Aquí se desplegará el Nombre de la Actividad.

Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad para acceder una pantalla con

los detalles completos de esta actividad (refiérase a la pantalla “Detalles de las Actividades”

en la pág.25).

4. Columna “Fecha/Hora” - En esta columna se desplegará la fecha y hora de comienzo de la

actividad correspondiente.

5. Columna “Lugar” - En esta columna se desplegará el lugar donde se celebrará la actividad

correspondiente.

6. Botón “Aprobar” – Cuando se presiona este botón, la actividad que se relaciona con este

será aprobada si no ha sido aprobada (en este caso, el botón aparece completamente verde),

o perderá su aprobación si estaba aprobada (en este caso, el botón aparece verde pero con

una cruz roja encima de este).

7. Botón “Eliminar” – Cuando se presiona este botón, la actividad que se relaciona con este

será eliminado.

34

5. Coordinador – Seleccionar Comunicación:


Esta pantalla servirá para que el Coordinador seleccione con que organización desea

comunicarse. Esta pantalla servirá de enlace para la Pantalla “Coordinador – Comunicación”

(refiérase a la pág.32) la cual permitirá que el Coordinador le envíe mensajes a la Organización

seleccionada en esta pantalla.

35

6. Coordinador – Comunicación:


Esta pantalla proveerá para que el Coordinador de Organizaciones de la FAE pueda

comunicarse a base de mensajes con las distintas organizaciones dentro del sistema. Esta página

proveerá una caja de texto para entrar los mensajes, y luego enviarlos presionando el botón de

“Mandar Mensaje”. Estos mensajes se guardarán en la base de datos de los mensajes de la

Comunicación (refiérase a la pág.60). En la pantalla, se desplegarán los últimos 10 mensajes que

36

se han enviado entre el Coordinador de Organizaciones de la FAE y la Organización seleccionadas,

aunque habrá unos Radio Buttons disponibles cambiar la cantidad de mensajes que puede ver en

la pantalla. Junto a cada mensaje que se desplegué, se encontrará la fecha y hora (Timezone: GMT

-04:00, Puerto Rico) en que se envió el mensaje. Aquellos mensajes enviados por una organización

se desplegarán dentro de una caja azul, mientras que aquellos enviados por el Coordinador se

desplegarán dentro de una caja verde.

1. Campo de entrada “Mensaje” – En este campo de entrada, el usuario entrará el mensaje

que desee enviar.

2. Botón “Mandar Mensaje”- Cuando el usuario presione este botón, se enviará el mensaje, y

este se guardará en la base de datos de Mensajes (refiérase a la página “xy”) para luego ser

desplegado con la fecha y hora en el que se envió el mensaje.

3. Estos Radio Buttons sirven para controlar la cantidad de mensajes que se desplegarán en la

pantalla. Por defecto, estará seleccionado “10 mensajes”

4. En esta área, se desplegarán los mensajes enviados.

7. Coordinador – Directorio de las Organizaciones:

Esta página solo es accesible para el Coordinador de Organizaciones de la FAE.

37

En esta pantalla, el Coordinador podrá acceder al Directorio que presentará la información

de contacto de las distintas organizaciones dentro de la FAE y de sus respectivos Presidentes.

Además, por esta misma página podrá crear las cuentas para las distintas organizaciones como

también eliminar alguna de las cuentas ya creadas.

1. Columna “Organización” - En esta columna, se desplegarán los nombres de las

organizaciones que tienen cuentas en el sistema.

38

2. Columna “Oficina” – En esta columna, se desplegará el salón donde se ubica la oficina de

la asociación.

3. Columna “Ext.” – En esta columna, se desplegarán los números de extensión de las

distintas organizaciones.

4. Columna “Presidente”- En esta columna, se desplegarán los nombres de los Presidentes de

las distintas organizaciones.

5. Columna “Tel. Móvil del Pres.” – En esta columna, se desplegarán los números de

teléfonos móvil de los Presidentes de las distintas organizaciones.

6. Columna “E-mail del Presidente”- En Esta columna, se desplegarán los e-mails de los

Presidentes de las distintas organizaciones.

7. Columna “E-mail de la Org.”- En esta columna, de desplegarán los e-mails de las distintas

organizaciones.

8. Botón “Eliminar”- Este botón servirá para eliminar alguna organización del sistema y por

lo tanto eliminar su cuenta.

9. Campo “Organización” - Este campo de entrada sirve para entrar el nombre de una

organización que se va a crear en el sistema.

10. Campo “E-mail de la Organización” – Este campo de entrada sirve para entrar el e-mail de

la organización que se va a crear en el sistema.

11. Botón “Crear Organización” – Con este botón, el Coordinador podrá crear una cuenta para

una organización. El nombre de esta será el nombre que se entró en el Campo

“Organización. Luego de crear la cuenta, el sistema le autogenerará un Username y

Password a la organización y la mandará al e-mail de la organización para que esta la pueda

usar.

39

8. Coordinador – Informe de las Actividades Semanales:


En esta pantalla se presentará las actividades aprobadas que se celebrarán en la semana

seleccionada (semana actual por efecto). Estas actividades se organizarán por los siete días de la

semana. Además, se podrá ver las actividades que se celebraron en semanas pasadas, o se

40

celebrarán en semanas futuras, presionando los botones en forma de flecha. También, presionando

el botón de “Versión Impresa”, podrá ver el documento en versión para imprimir.

1. En esta área se presentará el periodo que abarca el informe semanal. Además, presionando

los botones en forma de flecha podrá cambiar la fecha del informe semanal y se actualizará

la página con el informe de aquel nuevo periodo semanal que accediste.

2. Botón “Versión Impresa” – Cuando el usuario presiona este botón, podrá acceder una

versión imprimible del informe semanal respecto al periodo seleccionado.

3. Nombre de las Actividades – Estos se desplegarán para el día correspondiente en el cual se

celebrara la actividad. Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad para

acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refiérase a la pantalla

“Detalles de las Actividades” en la pág.25).

9. Coordinador – Informe de las Actividades Mensual:


41

En esta pantalla se presentará las actividades aprobadas que se celebrarán en el mes

seleccionado (mes actual por defecto). Estas actividades se organizarán por sus respectivos días

del mes. Además, se podrá ver las actividades que se celebraron en meses pasados, o se celebrarán

en meses futuros, presionando los botones en forma de flecha. También, presionando el botón de

“Versión Impresa”, podrá ver el documento en versión para imprimir.

42

1. En esta área se presentará el periodo que abarca el informe mensual. Además, presionando

los botones en forma de flecha podrá cambiar la fecha del informe mensual y se actualizará

la página con el calendario de aquel nuevo periodo mensual que accediste.

2. Botón “Versión Impresa” – Cuando el usuario presiona este botón, podrá acceder una

versión imprimible del informe mensual respecto al periodo seleccionado.

3. Nombre de las Actividades – Estos se desplegarán para el día correspondiente en el cual se

celebrara la actividad. Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad para

acceder una pantalla con los detalles completos de esta actividad (refiérase a la pantalla

“Detalles de las Actividades” en la pág.25).

43

10. Coordinador – Lista de las Actividades Pasadas:


Esta pantalla proveerá para proveer un informe de todas las actividades, incluyendo a todas

las organizaciones dentro del sistema, que han sido realizadas y canceladas en el semestre

seleccionado (por defecto estará seleccionado el semestre actual). Además, esta página proveerá

ciertos datos que pueden ser de uso para el Coordinador, como el número de actividades que se

44

han realizado, y el número de actividades que se han cancelado. También, la página proveerá un

botón para acceder una versión impresa del informe semestral.

1. En esta área, se desplegará el periodo semestral que abarca el informe. Además,

presionando los botones en forma de flecha podrá cambiar la fecha del informe y se

actualizará la página con aquellas actividades que pertenecen al periodo seleccionado.

2. Columna “Status” – En esta columna, se desplegará el status de cada una de las actividades

en la lista. Se desplegará “Realizada” para aquellas actividades que ya finalizaron y no

fueron canceladas, y se desplegará “Cancelada” para aquellas actividades que fueron

canceladas.

3. Columna “Organización” – En esta columna se desplegarán las organizaciones que crearon

las actividades en la Lista.

4. Columna “Nombre de la Actividad – En esa columna se desplegarán los nombres de las

actividades.

5. Columna “Fecha/Hora” – En esta columna se desplegarán la fechas y horas en que

comenzaron dichas actividades.

6. Columna “Lugar”- En esta columna se desplegarán el lugar donde se celebraron las

actividades.

7. Actividades Realizadas – En esta área se desplegará el total de actividades que han

finalizado y no fueron canceladas para el periodo seleccionado.

8. Actividades Canceladas – En esta área de desplegará el total de actividades que fueron

canceladas para el periodo seleccionado.

9. Actividades Totales – En esta área se desplegará el total de actividades que han sido

realizadas y canceladas.

45

10. Botón “Versión Impresa”- Cuando el usuario presiona este botón, podrá acceder una

versión imprimible del informe respecto al periodo seleccionado.

11. Organización – Lista de las Actividades:

Usuario: Esta página solo es accesible a las Organizaciones.

46

Esta pantalla servirá para que la Organización pueda ver aquellas actividades que han sido

creadas por la Organización dentro del proceso de creación de actividades (refiérase a la Pantalla

“Organización – Crear Actividad” en la pág.50) y que al momento no han finalizado. Esta pantalla

también señalará aquellas actividades que han sido aprobadas, aquellas que no han sido aprobadas,

y aquellas que fueron aprobadas pero luego fueron editadas y esperan la aprobación del

Coordinador de Organizaciones de la FAE. La lista de actividades dentro de esta pantalla proveerá

la siguiente información: “Clasificación de la actividad”, “Nombre de las Actividad”, “Fecha y

Hora de Comienzo de la Actividad”, “Fecha y Hora de Terminación de la Actividad” y “Lugar de

celebración de la actividad”. Además, esta lista proveerá botones para modificar o eliminar

cualquiera de estas actividades.

1. Columna “Status” – En esta columna se presentará el “status” de cada actividad en la lista

a base de íconos. Los checkmarks verdes denotarán que la actividad está aprobada. Los

íconos amarillos con el signo de exclamación denotará que la actividad había sido aprobada

previamente, pero luego fue modificada por la organización y requiere ser aprobada otra

vez. Aquellas que no presenten algún ícono significa que no han sido aprobadas.

2. Columna “Nombre de la Actividad” – Aquí se desplegará el Nombre de la Actividad.

Además el usuario podrá presionar el nombre de la actividad para acceder una pantalla con

los detalles completos de esta actividad (refiérase a la pantalla “Detalles de las Actividades”

en la pág.25).

3. Columna “Fecha/Hora” - En esta columna se desplegará la fecha y hora de comienzo de la

actividad correspondiente.

4. Columna “Clasificación” - En esta columna se desplegará la clasificación de la actividad

correspondiente.

47

5. Botón “Modificar” – Cuando se presiona este botón, el usuario podrá modificar los datos

de esta actividad (refiérase a la pantalla “Organización – Modificar Actividad” en la

pág.45).

6. Botón “Eliminar” – Cuando se presiona este botón, la actividad que se relaciona con este

será eliminada.

12. Organización – Modificar Actividad

48


Esta pantalla servirá para que la Organización pueda modificar los detalles de alguna

actividad que esta haya creado y todavía no haya finalizado. La Organización podrá modificar

cualquier dato que haya entrado cuando creo o cuando último modificó una actividad (estos datos

aparecerán dentro de los campos disponibles para entrar los datos). Al presionar del botón de

“Modificar Actividad”, los datos dentro de los campos reemplazarán los datos anteriores dentro

de la Base de Datos de las Actividades (refiérase a la pág.63), perderá su status de aprobado (lo

49

que significa que tendrá que pasar por la aprobación del Coordinador de Organizaciones de la FAE

nuevamente), y se marcará como editada en la misma base de datos (lo cual hará que aparezca con

un signo diferente en la pantalla accesible por el Coordinador llamada “Coordinador – Lista de las

Actividades” (refiérase a la página “42”).

1. Campo de entrada “Nombre de la Actividad – En este campo de entrada, el usuario podrá

modificar el Nombre de la Actividad

2. Campo de entrada “Lugar”- En este campo de entrada, el usuario podrá modificar el Lugar

donde se celebrará la actividad.

3. Date-Picker Box “Fecha de Comienzo” – Cuando el usuario presione esta caja, accederá

un calendario donde podrá cambiar la fecha seleccionada en que se celebrará la actividad.

4. Combo-Box “Hora de Comienzo”- En este Combo-Box, el usuario podrá cambiar la hora

seleccionada en que se celebrará la actividad (estarán disponibles en intervalos de 30

minutos).

5. Date-Picker Box “Fecha de Terminación” – Cuando el usuario presione esta caja, accederá

un calendario donde podrá cambiar la fecha seleccionada en que terminará la actividad.

6. Combo-Box “Hora de Comienzo”- En este Combo-Box, el usuario podrá cambiar la hora

seleccionada en que terminará la actividad (estarán disponibles en intervalos de 30

minutos).

7. Campo de Entrada “Precio (miembros)” – En este campo de entrada, el usuario podrá

modificar el precio de la actividad para aquellos estudiantes que sean miembros de la

organización. El valor nuevo se entrará sin el signo de dólar, y en el caso de que sea gratuita

para los miembros, entrará 0.00.

50

8. Campo de Entrada “Precio (no miembros)” - En este campo de entrada, el usuario podrá

modificar el precio de la actividad para aquellos estudiantes que no sean miembros de la

organización. El valor nuevo se entrará sin el signo de dólar, y en el caso de que sea gratuita

para los que no son miembros, entrará 0.00.

9. ListBox “Clasificación”- En este ListBox, el usuario podrá seleccionar y modificar la

clasificación de la actividad. Los valores disponibles serán “Recaudación de Fondos”,

“Académicas”, “Servicio Comunitario”, “Integración Mundo del Trabajo”, y “Sociales”.

10. Upload Box “Imagen” – En este Upload Box, el usuario podrá cambiar la imagen que se

desplegará con los detalles de la actividad en la pantalla “Ver Detalles de la Actividad”

(refiérase a la pág25). Estas no podrán exceder un límite de 2 megabytes y un límite de 800

pixeles de ancho y 600 pixeles de alto.

11. Capo de Entrada “Descripción” – En este campo de entrada, el usuario podrá modificar la

descripción de la actividad que se desplegará con los detalles de la actividad en la pantalla

“Detalles de las Actividad” (refiérase a la pág.25). Este campo tendrá un límite de 400

caracteres.

12. Botón “Modificar Actividad”- Cuando el usuario presione este botón, se validarán los datos

nuevos en los campos anteriores. Si estos pasan la validación, entrarán a la Base de Datos

de las Actividades, reemplazando los datos anteriores.

13. Organización – Comunicación


51

Esta pantalla proveerá para que las distintas Organizaciones puedan comunicarse a base de

mensajes con el Coordinador de Organizaciones de la FAE dentro del sistema. Esta página

proveerá una caja de texto para entrar los mensajes, y luego enviarlos presionando el botón de

“Mandar Mensaje”. Estos mensajes se guardarán en la base de datos de los mensajes de

Comunicación (refiérase a la pág.60). En la pantalla, se desplegarán los últimos 10 mensajes que

se han enviado entre el Coordinador de Organizaciones de la FAE y la Organización seleccionadas,

aunque habrá unos Radio Buttons disponibles cambiar la cantidad de mensajes que puede ver en

52

la pantalla. Junto a cada mensaje que se desplegué, se encontrará la fecha y hora (Timezone: GMT

-04:00, Puerto Rico) en que se envió el mensaje.

1. Campo de entrada “Mensaje” – En este campo de entrada, el usuario entrará el mensaje

que desee enviar.

2. Botón “Mandar Mensaje”- Cuando el usuario presione este botón, se enviará el mensaje, y

este se guardará en la base de datos de Mensajes (refiérase a la pág.60) para luego ser

desplegado con la fecha y hora en el que se envió el mensaje.

3. Estos Radio Button sirven para controlar la cantidad de mensajes que se desplegarán en la

pantalla. Por defecto, estará seleccionado “10 mensajes”

4. En esta área, se desplegarán los mensajes enviados.

14. Organización – Crear Actividad

53


Esta pantalla servirá para la creación de actividades dentro del sistema por parte de las

Organizaciones. Esta provee campos para llenar todos los detalles necesarios respecto a la

actividad los cuales se almacenarán en la base de datos de las actividades (refiérase a la “Base de

Datos de Actividades” en la pág.63). Estos datos terminarán desplegándose en la pantalla “Detalles

de las Actividades” (refiérase a la pág.25) y tendrán su rola en la funcionalidad de varios programas

dentro del módulo de el Coordinador y el módulo de las Organizaciones.

54

1. Campo de entrada “Nombre de la Actividad” – En este campo de entrada, el usuario entrará

el Nombre de la Actividad que desea crear en el sistema.

2. Campo de entrada “Lugar”- En este campo de entrada, el usuario entrará el Lugar donde

se celebrará la actividad.

3. Date-Picker Box “Fecha de Comienzo” – Cuando el usuario presione esta caja, accederá

un calendario donde podrá seleccionar la fecha en que se celebrará la actividad.

4. Combo-Box “Hora de Comienzo”- En este Combo-Box, el usuario podrá seleccionar la

hora en que se celebrará la actividad (estarán disponibles en intervalos de 30 minutos).

5. Date-Picker Box “Fecha de Terminación” – Cuando el usuario presione esta caja, accederá

un calendario donde podrá seleccionar la fecha en que terminará la actividad.

6. Combo-Box “Hora de Comienzo”- En este Combo-Box, el usuario podrá seleccionar la

hora en que terminará la actividad (estarán disponibles en intervalos de 30 minutos).

7. Campo de Entrada “Precio (miembros)” – En este campo de entrada, el usuario entrará el

precio de la actividad para aquellos estudiantes que sean miembros de la organización. Lo

entrarán sin el signo de dólar, y en el caso de que sea gratuita para los miembros, entrará

0.00.

8. Campo de Entrada “Precio (no miembros)” - En este campo de entrada, el usuario entrará

el precio de la actividad para aquellos estudiantes que no sean miembros de la organización.

Lo entrarán sin el signo de dólar, y en el caso de que sea gratuita para los que no son

miembros, entrará 0.00.

9. ListBox “Clasificación”- En este ListBox, el usuario podrá seleccionar la clasificación de

la actividad. Los valores disponibles serán “Recaudación de Fondos”, “Académicas”,

“Servicio Comunitario”, “Integración Mundo del Trabajo”, y “Sociales”.

55

10. Upload Box “Imagen” – En este Upload Box, el usuario podrá seleccionar una imagen

dentro de su equipo de computadora que se desplegará con los detalles de la actividad en

la pantalla “Detalles de las Actividades” (refiérase a la pág.25). Estas no podrán exceder

un límite de 2 megabytes y un límite de 800 pixeles de ancho y 600 pixeles de alto.

11. Capo de Entrada “Descripción” – En este campo de entrada, entrará la descripción de la

actividad que se desplegará con los detalles de la actividad en la pantalla “Detalles de las

Actividades” (refiérase a la pág.25). Este campo tendrá un límite de 400 caracteres.

12. Botón “Crear Actividad”- Cuando el usuario presione este botón, se validarán los datos

que entro el usuario en los campos anteriores. Si estos pasan la validación, entrarán a la

Base de Datos de las Actividades y por ende se creará la actividad en el sistema.

15. Organización – Directorio de las Organizaciones:


56

En esta pantalla, el las Organizaciones podrán acceder al Directorio que presentará la información

de contacto de las distintas organizaciones dentro de la FAE y de sus respectivos Presidentes.

Además, por esta misma página las Organizaciones podrán modificar los datos pertenecientes a su

organización (con excepción del nombre de la organización) y aceptar los cambios.

1. Columna “Organización” - En esta columna, se desplegarán los nombres de las

organizaciones que tienen cuentas en el sistema.

57

2. Columna “Oficina” – En esta columna, se desplegará el salón donde se ubica la oficina de

la asociación. El campo perteneciente a la organización del usuario será modificable.

3. Columna “Ext.” – En esta columna, se desplegarán los números de extensión de las

distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organización del usuario será

modificable.

4. Columna “Presidente”- En esta columna, se desplegarán los nombres de los Presidentes de

las distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organización del usuario será

modificable.

5. Columna “Tel. Móvil del Pres.” – En esta columna, se desplegarán los números de

teléfonos móvil de los Presidentes de las distintas organizaciones.

6. Columna “E-mail del Presidente”- En Esta columna, se desplegarán los e-mails de los

Presidentes de las distintas organizaciones. El campo perteneciente a la organización del

usuario será modificable.

7. Columna “E-mail de la Org.”- En esta columna, de desplegarán los e-mails de las distintas

organizaciones. El campo perteneciente a la organización del usuario será modificable.

8. Botón “Aceptar Cambios”- Este botón servirá para que el usuario pueda aceptar los

cambios que realizó en los diferentes campos modificables relacionados con su

organización. Al aceptar los cambios, estos reemplazarán los datos anteriores en las base

de datos de las Organizaciones (refiérase a la pág.61) y los datos en la pantalla se

actualizarán.

16. Organización – Informe de Actividades Semestrales


58

Esta pantalla proveerá para proveer un informe de todas las actividades que han sido

realizadas y canceladas en el semestre seleccionado (por defecto estará seleccionado el semestre

actual). Esta proveerá todos los detalles que son requeridos para el Informe Semestral que deben

rendir todas las Organizaciones dentro de la FAE al Coordinador de Organizaciones de la FAE

todos los semestres. Además, esta página proveerá ciertos datos que pueden ser de uso para la

Organización, como el número de actividades que se han realizado, y el número de actividades

59

que se han cancelado. También, la página proveerá un botón para acceder una versión impresa del

informe semestral.

1. En esta área, se desplegará el periodo que abarca este informe de actividades semestral.

Además, presionando los botones en forma de flecha podrá cambiar el periodo semestral

que abarca el informe y se actualizará la página con el los datos de aquel nuevo periodo

que seleccionaste.

2. Columna “Status” – En esta columna, se desplegará el status de cada una de las actividades

en la lista. Se desplegará “Realizada” para aquellas actividades que ya finalizaron y no

fueron canceladas, se desplegará “Cancelada” para aquellas actividades que fueron

canceladas, y aparecerá el campo en blanco si todavía no han finalizado y no han sido

canceladas.

3. Columna “Nombre de la Actividad – En esta columna se desplegarán los nombres de las

actividades.

4. Columna “Fecha/Hora” – En esta columna se desplegarán la fechas y horas en que

comenzaron dichas actividades.

5. Columna “Lugar”- En esta columna se desplegarán el lugar donde se celebraron las

actividades.

6. Columna “Clasificación” – En esta columna se desplegarán las clasificaciones de dichas

actividades.

7. Actividades Realizadas – En esta área se desplegará el total de actividades que han

finalizado y no fueron canceladas para el periodo seleccionado.

8. Actividades Canceladas – En esta área de desplegará el total de actividades que fueron

canceladas para el periodo seleccionado.

60

9. Actividades Futuras – En esta área se desplegará el total de actividades que han sido

creadas pero todavía no han finalizado en el periodo seleccionado.

10. Actividades Totales – En esta área se desplegará el total de actividades que han sido

realizadas, canceladas, y futuras en el periodo seleccionado.

11. Botón “Versión Impresa”- Cuando el usuario presiona este botón, podrá acceder una

versión imprimible del informe respecto al periodo seleccionado.

Lista de programas (procesos) del nuevo sistema

1. Login- valida el acceso del sistema basado en la autentificación del username y password.

2. Directorio – recibe el input y presenta en pantalla el directorio de los representantes

organizaciones estudiantiles (véase Anejo 3). Los datos presentados en el directorio varían

según los privilegios del usuario.

3. ManejoDeMensajes – Recibe y almacena el input de los mensajes de las organizaciones

estudiantiles y el Oficial de Orientación. También presenta una lista de los mensajes y

permite ver sus detalles las organizaciones estudiantiles y el Oficial de Orientación.

4. DatosdeActividades – permite a las organizaciones estudiantiles hacer input para la

creación de una actividad o modificar los datos de otras actividades.

5. BuscarActividad – recibe input hacer la búsqueda de las actividades. Son presentadas en

forma de lista y se permite ver sus detalles. Los privilegios del usuario limitan algunas de

sus funciones. Por ejemplo, permite dar aprobación de las actividades al Oficial de

Orientación.

6. Calendario – permite al usuario seleccionar y ver el calendario semanal o mensual de las

actividades aprobadas y completadas.

61

7. InformeSemestral – Genera informes semestrales de las actividades para las organizaciones

estudiantiles (véase Anejo 7).

Pseudocódigo de una parte del programa de InformeSemestral

El pseudocódigo a continuación hace lo siguiente:

1. Declara una estructura que pueda almacenar los records de la Tabla de Actividades.

2. Hace una búsqueda de los records según el campo “Tipo” de la Tabla de Actividades.

3. Devuelve un mensaje de error en el caso de que se detecte una inconsistencia en los datos

de una actividad.

'Estructura que representa los datos de las actividades. Structure Actividades 'Aqui van las variables que recogerán los datos de la tabla de actividades. Campo1 Campo2 . . . End Structure 'Termina la declaración de la estrctura. 'Arreglo que contendrá las actividades de la estructura "Actividades" Public ActDeInformeSemestral() As Actividades Function BuscarDatosParaInformeSemestral() 'Cuenta el número de records de cada actividad. intContarRecords = Length(TablaDeActividades) 'Acumulador para contar cuantos records de la tabla se leyeron. intAcumulador = 0 'Guardar todos los datos según el "Tipo" de actividad. While (intAcumulador > intContarRecords) If (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo = "Recaudacion") Then ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo3 = Dato3 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo4 = Dato4

62

ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo7 = Dato7 . . . intAcumulador = intAcumulador + 1 ElseIf (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo = "Viaje") Then ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo3 = Dato3 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo4 = Dato4 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo6 = Dato6 . . . intAcumulador = intAcumulador + 1 ElseIf (ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo != "Recaudación" Or ActDeInformeSemestral(Acumulador).Tipo != "Viaje") ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo3 = Dato3 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo4 = Dato4 ActDeInformeSemestral(Acumulador).Campo9 = Dato9 . . . intAcumulador = intAcumulador + 1 Else 'Mensaje de error MessageBox.show("Hay un error en los datos de la siguiente actividad: " & ActDeInformeSemestral(Acumulador).Título) End If End While End Function

Descripción y diseño de las tablas de la base de datos

Descripción de la tabla de Mensajes

63

El propósito de esta tabla es almacenar los datos relacionados a los mensajes enviados entre

las organizaciones estudiantiles y la Oficial de Orientación. Los datos que se almacenan son los

siguientes:

1. Organización y Número del Mensaje - es un campo clave concatenado con lo siguiente:

a. Organización - siglas de cada organización estudiantil que emita o reciba un mensaje.

b. Número del mensaje: Facilita el proceso de búsqueda y ordenamiento de los mensajes.

2. Fecha y Hora - para informar cuándo fue sometido el mensaje.

3. Mensaje - es el mensaje de texto que se envía.

4. Emisor - este dato determina quién fue el que envió el mensaje. (Falso = organización)

Metadato de la tabla de Mensajes:

Campo Tipo Largo Validación

Organización-Número del Mensaje

Texto 40 Asignación Automática

Fecha y Hora Texto 15 Asignación Automática

Mensaje Texto 350 Requerido

Emisor Booleana 40 Falso por defecto

Tabla de Mensajes:

Organización-Número Del

Mensaje

Fecha y Hora Mensaje Emisor

AEESCI 5 08132013 1300PM Recordatorio: mañana reunión.

Falso

AEESCI 6 08142013 810AM Estoy disponible desde ahora hasta las 11:30 AM.

Cierto

Descripción de la tabla de las Organizaciones

64

El propósito de esta tabla es almacenar es los datos básicos de localización y comunicación

con las organizaciones estudiantiles. Los datos que se almacenan son los siguientes:

1. Organización - es el campo clave compuesto por las siglas de cada organización estudiantil.

2. Oficinal - es el código que identifica el edificio y piso de la localización física de la

organización dentro de la FAE.

3. Extensión - es el número de extensión para comunicarse directamente con la organización

a través del número de teléfono de la Recinto.

4. Username – Nombres utilizados para identificar las cuentas registradas de los usuarios.

5. Password – contraseñas de cada organización registrada en el sistema.

Metadato de la tabla de las Organizaciones:


Organización Texto 10 Requerido

Oficina Texto 10 Requerido

Extensión Numérico 5 Requerido Numérico

Largo = 4 Or Largo = 5

Login Texto 15 Asignación Automática

Password Texto 8 Asignación Automática

Tabla de las Organizaciones:

Organización Oficina Extensión

Username Password

AEESCI O-116 2859 FaeAEESCI A1b2c_31

AMA O-212 3961 FaeAMA B2c3d_41

Descripción de la tabla de los Representantes de las Organizaciones

65

El propósito de esta tabla es almacenar los datos de los representantes de las organizaciones

para poder facilitar la preparación de su directorio y la comunicación de mensajes entre estos y el

Oficial de Orientación (véase Anejo 3). Los datos que se almacenan son los siguientes:

1. Organización, Número de Estudiante - es un campo clave concatenado para relacionar cada

representante con su organización a través de las siglas de la organización y el número de

estudiante.

2. Presidente – es el nombre del representante de la organización.

3. Teléfono Móvil – número telefónico para comunicarse directamente con el presidente.

4. E-mail del Presidente – correo electrónico para comunicarse directamente con el presidente.

5. E-mail de la Organización - correo electrónico general para comunicarse con la

organización.

6. Password – contraseñas para el “Login” de cada organización registrada.

Metadato de la tabla de los Representantes de las Organizaciones:


Organización-Número de Estudiante

Texto 20 Asignación Automática Lenght(número de Est.) = 9

IsNumeric(número de Est.) = True

Presidente Texto 50 Requerido

Teléfono Móvil Numérico 10 Requerido, Largo = 10

E-mail del Presidente Texto 40 Requerido

E-mail de la Organización Texto 40 Requerido

Tabla de los Representantes de las Organizaciones:


Presidente

Teléfono Móvil

E-mail del Presidente

E-mail de la Organización

AEESCI 801091100 Juan Rodríguez 787-777-7777 [email protected] [email protected]

66

AMA 801088001 Juana Díaz 787-888-8888 [email protected] [email protected]

Descripción de la tabla de Actividades

El propósito de esta tabla es almacenar los datos de las actividades de las organizaciones

para luego facilitar el proceso de su aprobación y comunicación a través del sistema nuevo. Los

datos que se almacenan son los siguientes:

1. Código – campo clave que es un número secuencial dado a cada actividad.

2. Fecha y Hora de Inicio- la fecha y hora de inicio de la actividad.

3. Organización – siglas de la organización que lleva a cabo la actividad.

4. Fecha y Hora de Finalización – Fecha y hora que determina cuando termina la actividad.

5. Lugar – Localización de donde se va a llevar a cabo la actividad.

6. Precio – Costo de entrada a la actividad.

7. Total – es el total de dinero recaudado en una actividad.

8. Tipo – es tipo de actividad (Ej. Conferencia, Recaudación de fondos).

9. Propósito – es el propósito de las actividades de “Tipo” recaudación y viajes.

10. Descripción – se describe detalladamente en lo que consiste la actividad.

11. Imagen – visuales que complementen la descripción de la actividad.

12. Aprobado – determina si la actividad ha sido aprobada por el Oficial de Orientación.

13. Editado – determina si los detalles de la actividad han sido cambiados luego de haber sido

sometidos al nuevo sistema.

14. Realizado – determina si la actividad fue completada o cancelada.

67

Metadato de la tabla de Actividades:


Código Numérico 3 Asignación Automática

Organización Texto 10 Asignación Automática

Título Texto 40 Requerido

Fecha y Hora de Inicio Numérico 13 Asignación Automática

Fecha y Hora de Finalización

Texto 20 Requerido

Lugar texto 20 Requerido

Precio G Numérico 7 Requerido si la actividad es de Tipo: Recaudación

Precio M Numérico 7 Requerido si la actividad es de Tipo: Recaudación

Tipo Texto 20 Requerido

Propósito Texto 50 Requerido si la actividad es de Tipo: Viaje o Recaudación

Descripción Texto 1000 Requerido

Imagen jpg, png 2,000,000

Aprobado Booleana 1 Falso por defecto

Editado Booleana 1 Falso por defecto

Realizado Booleana 1 Falso por defecto

70

Diagrama de las Relaciones de las Entidades

71

Diagrama de contexto del nuevo sistema

Leyenda

Relación Uno-a-Muchos

Relación Uno-a-Uno

Organización - Organización- Número del

Mensaje

Organización - Organización

Organización-Número del Mensaje

Mensaje

Emisor

Fecha y Hora

Título

Código

Organización

Fecha y Hora de Inicio

Fecha y Hora de Finalización

Lugar

Precio G

Tipo

Descripcción

Imagen

Aprobado

Realizado

Editado

Actividades Mensajes

Mensajes

Representantes de las Organizaciones


TeléfonoMóvil

E-mail del Presidente

E-mail de la Organización

Presidente

Mensajes

Organizaciones

Extensión

Username

Oficina

Organización

Password

Organización - Organización- Número de Estudiante

Precio M

Propósito

72


Sistema de manejo y publucación de actividades

de las organizaciones estudiantiles de la Fae



del Recinto




a Evaluar

Datos de actividades

Solicitudes y Documentos Completados

Solic

itude

s y

Doc

umen

tos

a ev

alua

r

Solicitudes vacías

Dire

ctor

io d

e la

s O

rgan

izac

ione

s Es

tudi

antil

es

Datossemestrales


Estudiantes

Descripcción delas actividades

Solic

itudes v

acías

Anuncios de las actividades

Calendario

de

Activi

dades


Info

rmes

Sem

estr

ales

Rev

isad

os

Mensa

jes

Mensajes

Información de

las organizaciones

Información de

los representantes

Informes SemestralesRevisados

Datos de búsqueda

Información de las actividades

Info

rmac

ión

de la

s ac

tivid

ades

Actividad

seleccionada

a evaluar

Directorio de las Organizaciones Estudiantiles

Informes

Semestrales

Revisados

Leyenda

Proceso automatizado

Proceso manual

73

Diagrama cero del nuevo sistema



Oficina de las Organizaciones

Estudiantiles del Recinto



Solicitudes y Documentosa Evaluar


Estudiantiles

Estudiantes

Descripcción delas actividades

Solicitudes vacías


Calendario de Eventos

Mensajes

13Repartir

anuncios de las actividades

Mensajes

Mensajes

Mensajes

Lista de Mensajes

7Guardar mensaje

8Leer

mensaje

Datos de mensajes enviados

Datos de mensajes guardados

17Enviar

informes Semestrales

2Enviar

Solicitudesd de Reconocimiento

3Enviar

solicitudes de Reconocimiento





a Evaluar

1Enviar

Solicitudes y Documentos

Solicitudes vacías

Solicitudes y Documentos Completados

5Guardar

datos de los representantes

4Guardar

datos de la organización

Organizaciones EstudiantilesMaster

Representantes

6Producir

directorio de las organizaciones

Información de las organizaciones

Información de losrepresentantes

Datos de las organizaciones Datos de las

organizaciones

Datos de losrepresentantes

Datos de losrepresentantes

Lista de Actividades



a Evaluar


16Producir Informes

Semestrales


14Ver

datalles de la actividad

Datos de actividades

9Crear

actividad

10Modificar actividad


15Seleccionar

tipo de calendario

Titulos de las actividades

Actividad nueva

Actividad modificada

11Ver

actividades por evaluar

Datos delas actividades

Datos de las actividades


Actividad evaluada

12Evaluar

actividad


Datos de búsqueda

Actividad seleccionada a

evaluar

Datos de las actividades

del semestre

Actividad publicada

Datos de los Directorios

Leyenda

Proceso automatizado

Proceso manual

D1

D2

D3

D4

74

Diagrama de Estado de las Actividades en el nuevo sistema

datos de las actividades sometidos

Actividades en Evaluacón

requerimientos completados

Actividades Aprobadas

datos de las actividades modificados

Actividades Publicadas

actividades añadidas al calendario

datos de las actividades modificados

actividades completadas

Actividades Realizadas

actividades añadidas al

informe semestral

75

V – Anejos

Anejo 1: Guía de preguntas para las entrevistas principales

Entrevista del Oficial de Orientación del Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles de la

FAE

1. ¿Cuál es su cargo/puesto y responsabilidades principales en relación con las asociaciones

estudiantiles de la FAE?

Tiene el puesto Oficial de Orientación a cargo de la administración de las organizaciones

estudiantiles de la FAE. Su responsabilidad es ser la mediadora entre la Oficina de las

Organizaciones Estudiantiles del Decanato en el recinto y organizaciones estudiantiles de

la FAE. También está a cargo de coordinar junto a las organizaciones estudiantiles toda

actividad a ser realizado anualmente y guardar documentación de los mismos. El cuerpo

directivo de las organizaciones debe reunirse con la coordinadora para acordar metas, objetivos y

el plan de trabajo para el año.

2. ¿Cómo surge y se efectúa la comunicación entre las asociaciones y usted?

La comunicación se efectúa a través de llamadas telefónicas, el correo electrónico o de

manera personal.

3. ¿Qué aspectos se tratan entre usted y las organizaciones estudiantiles?

Toda organización estudiantil que desee ser reconocida en la FAE debe comunicarse

primero con la coordinadora para llenar la solicitud. Toda organización estudiantil activa debe

reunirse semestralmente con la coordinadora para la presentación de los nuevos cuerpos

administrativos y hacer directorios con los datos personales de los mismos. Incluso estas

organizaciones deben recibir la aprobación de la coordinadora para poder anunciar sus actividades,

reservar el espacio físico para efectuar las mismas.

76

4. ¿Qué métodos utilizan las asociaciones para promocionar sus actividades?

Generalmente utilizan los tablones de anuncios de la facultad, página web de su

departamento u organización y el correo electrónico.

5. ¿Se produce algún tipo de documento que sea resultado de alguna interacción entre usted

y las asociaciones? ¿Dónde se guardan estos?

Se producen documentos de solicitudes para el reconocimiento de una organización

estudiantil, solicitudes para el uso del Vestíbulo de la FAE, solicitudes para la reservación o

cambio de salón de la FAE, informes semestrales de las actividades echas por las organizaciones.

Formar un directorio de los representantes de las organizaciones. Estos datos se almacenan por 5

años

6. ¿Qué acciones se llevan a cabo cuando alguna organización le avisa de alguna actividad?

Toda actividad a efectuar debe ser previamente aprobada por la Coordinadora y el Decano

Auxiliar de la FAE. La actividad debe incluir una descripción de la misma (incluyendo

una foto o imagen), la fecha y hora de comienzo, su duración y los invitados especiales.

7. ¿Qué tipo de sistema tiene en el presente? ¿Tiene algún problema o necesidad en la manera

en que lleva a cabo alguna labor con las asociaciones estudiantiles?

El sistema actual uno manual que dificulta la comunicación entre las organizaciones, la

organización de los mensajes y documento recibidos por correo electrónico o manualmente.

También es difícil estar pendiente que todas las organizaciones estén al día en la entrega

de estos documentos.

77

8. ¿Qué tipo de equipo tecnológico utiliza para este propósito? ¿Puede usarlo libremente o

tiene usos restringidos?

Tiene una disponible un desktop y una impresora multiuso simple. El sistema “Power

Campus” de la universidad tiene restricciones para hacer cualquier tipo de modificación en

la computadora. Solamente los técnicos del DTAA tienen el permiso para hacer cambios.

9. ¿Qué funciones le gustaría ver en un nuevo sistema diseñado para mejorar los procesos

actuales?

a. Tener un calendario que permita ver todas las actividades que se van hacer por

semana y mes durante el semestre. Luego se utilizan esto datos para determinar el

número de actividades y las horas benéficas de cada organización.

b. Presentar una lista de las actividades con sus detalles para poder facilitar su

evaluación. Tener una lista incluso de las actividades ya aprobados por si surge la

necesidad de hacer modificaciones a los mismos.

c. Un directorio de los representantes de las organizaciones estudiantiles que facilite

la comunicación entre ambos.

d. Un área para organizar y guardar documentos utilizados y generados por las

interacciones de las organizaciones y la coordinadora como: informes y

descripciones de las actividades, las solicitudes, los reglamentos e informes

semestrales.

78

Entrevista de las Organizaciones Estudiantiles

1. ¿Quiénes están a cargo de coordinar las actividades?

Generalmente son los estudiantes con los siguientes cargos:

a. Presidente y Vicepresidente: estos crean las actividades.

b. Relacionistas Públicos: se encargan de anunciar las actividades a través de correos

electrónicos, llamadas telefónicas y redes sociales como Facebook.

c. Director de Promociones: estos anuncian las actividades a través de la entrega de

“flyers” y papeles a la comunidad o el uso de los tablones de anuncios.

d. Coordinadores de actividades: se encarga de conseguir el espacio necesario para

hacer las actividades (salones o anfiteatros) y si es necesario coordinar con los

profesores que vallan a participar en las mismas.

2. ¿Cuáles el proceso que deben seguir para avisar al decanato que van hacer alguna

actividad?

Las actividades se deben anunciar 2 semanas antes como mínimo para así poder

pedir y llenar las solicitudes necesarias. Las solicitudes para ser aprobadas deben ser

firmadas por la Decana auxiliar de la Facultad. Luego se guarda copia de las solicitudes.

En el caso de la reservación de salones grandes y anfiteatros esto se debe pedir el

Decanato de la Facultad, no en el Decanato Auxiliar de Asuntos Estudiantiles.

3. ¿Qué métodos utilizan para promocionar sus actividades?

Se utilizan las redes sociales, correos electrónicos, mensajes de texto, flyers,

profesores que promocionen las actividades en sus clases y mensajes verbales.

79

4. ¿Cómo son generalmente sus actividades, exclusivas para los miembros o abiertas para la

comunidad?

La gran mayoría de las actividades hechas son dirigidas al público general y unas

pocas son exclusivas para los miembros.

5. ¿Han tenido alguna dificultad en el proceso de comunicar sus actividades al decanato o la

comunidad estudiantil?

Lista te problemas:

a. Lentitud del proceso para la aprobación de las actividades, esto incluye el proceso

de la llena de solicitudes. A esto se le atribuye la indisponibilidad del personal

necesario para tener acceso a las facilidades reservadas.

b. Dificultad en el proceso de verificar que las actividades no causen conflictos

porque son similares y/o son hechas en la misma fecha y hora.

c. La localización de algunos tableros de anuncios y la dificultad de reservar los

mismos afecto el proceso de anunciar las actividades.

d. Dificultad en la comunicación entre algunas otras organizaciones estudiantiles en

el proceso de coordinar actividades.

6. ¿Se le debe otorgar una cuenta de acceso para cada organización donde uno o más

miembros puedan acceder el sistema como la organización, o se deben repartir distintas

cuentas a diferentes miembros dentro de la organización?

Una sola cuenta para cada organización.

80

Anejo 2: Solicitud de Reconocimiento

89

Anejo 3: Directorio de los Representantes de las Organizaciones Estudiantiles

90

Anejo 4: Solicitud para uso del Vestíbulo

92

Anejo 5: Solicitud de Reservación o cambio de Salón

93

Anejo 6: Solicitud para el uso de Tablones de Anuncios en la FAE

94

Anejo 7: Informe Semestral de Actividades Realizadas por las Organizaciones

Estudiantiles Reconocidas

97

Universidad de Puerto Rico

Recinto de Rio Piedras

Facultad de Administración de Empresas

Instituto de Estadística y Sistemas Computadorizados de Información

Sistema de Manejo y Publicación de las Actividades

de las Organizaciones Estudiantiles dentro de la FAE

Guillermo Fuentes Valle

Edwin Franco Alicea

SICI-4025

Prof. María del Rosario Rodríguez Orellana

9 de Mayo de 2013

98

Tabla de Contenido

I – Introducción 1

Descripción de la organización 2

Interacción del grupo 3

II – Estudio Preliminar 4

Viabilidad Tecnológica 4

Viabilidad Económica 8

Viabilidad Operacional 10

III – Análisis del Sistema Presente 12

Descripción del sistema presente 12

Análisis del flujo de datos del sistema presente 13

Lista de Problemas 15

Lista de Requerimientos 15

Diagrama de Contexto del sistema presente 17

Diagrama Nivel Cero del sistema presente 18

99

IV – Diseño del nuevo sistema 19

Introducción al nuevo 19

Diagrama del flujo de las pantallas del nuevo sistema 20

Descripción de las pantallas 21

Lista de programas (procesos) del nuevo sistema 57

Pseudocódigo de una parte del programa de InformeSemestral 58

Descripción y diseño de las tablas de la base de datos 60

Diagrama de las Relaciones de las Entidades 66

Diagrama de contexto del nuevo sistema 67

Diagrama cero del nuevo sistema 68

Diagrama de Estado de las Actividades en el nuevo sistema 69

100

V – Anejos 70

Anejo 1: Guía de preguntas para las entrevistas principales 70

Anejo 2: Solicitud de Reconocimiento 75

Anejo 3: Directorio de los Representantes de las Organizaciones Estudiantiles 84

Anejo 4: Solicitud para uso del Vestíbulo 85

Anejo 5: Solicitud de Reservación o cambio de Salón 87

Anejo 6: Solicitud para el uso de Tablones de Anuncios en la FAE 88

Anejo 7: Informe Semestral de Actividades Realizadas por las Organizaciones 89

Estudiantiles Reconocidas

sistema de manejo y publicación de las actividades de las organizaciones estudiantiles dentro de la...

Documents