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SISTEMA DE GESTÃO

DE RECURSOS

HUMANOS

MANUAL DE PROCEDIMENTOS II

MÓDULO DE INTEGRAÇÃO

Revisão: 07 Versão: 7.9.109

JM Soft Informática

Março, 2015

Manual de Procedimentos Analisa Sistema de Gestão de Recursos Humanos

Versão do Manual: 07 Versão ANALISA: 7.9.109

Data de Revisão: 02/03/2015 Página: 3 de 31

SUMÁRIO

MÓDULO DE INTEGRAÇÃO ............................................................................................... 5

1 MENU CADASTROS ........................................................................................................... 5

1.1 PARÂMETROS ................................................................................................................... 6

1.2 EMPRESAS ......................................................................................................................... 6

1.3 CADASTRO DOS ESTABELECIMENTOS ...................................................................... 7

1.4 GERAIS ................................................................................................................................ 7

1.4.1 Cadastro de Países ........................................................................................................... 7

1.4.2 Cadastro de Estados ........................................................................................................ 8

1.4.3 Cadastro de Cidades ........................................................................................................ 8

1.4.4 Cadastro de Bancos ......................................................................................................... 8

1.4.5 Situações do Funcionário ................................................................................................ 9

1.4.6 Vínculo Empregatício ...................................................................................................... 9

1.4.7 C.B.O .............................................................................................................................. 11

1.4.8 Sindicatos ........................................................................................................................ 12

1.4.9 Estado Civil .................................................................................................................... 12

1.5 LOTAÇÕES ....................................................................................................................... 12

1.5.1 Área de Atuação ............................................................................................................ 12

1.5.2 Níveis ............................................................................................................................... 12

1.5.3 Turnos ............................................................................................................................. 13

1.5.4 Lotações .......................................................................................................................... 13

1.6 IMPORTAÇÕES ................................................................................................................ 15

1.6.1 Layout de Arquivos ....................................................................................................... 15

1.7 INDICAÇÕES .................................................................................................................... 17

1.7.1 Indicação de Gestor por Funcionário .......................................................................... 17

1.7.2. Indicação de Gestor por Lotação ................................................................................ 17

1.7.3. Indicação de Gestor Colaborativo .............................................................................. 18

2 MENU INTEGRAÇÃO ...................................................................................................... 19

2.1 EQUIVALÊNCIA DE EMPRESAS .................................................................................. 19

2.2 INTEGRAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS ............................................................................. 20

2.3 EXCLUSÃO DE FUNCIONÁRIOS .................................................................................. 23

2.4 INTEGRAÇÃO DE GESTORES ....................................................................................... 24




2.5 INTEGRAÇÃO DE HISTÓRICO...................................................................................... 24

2.6 INTEGRAÇÃO DE HORAS TRABALHADAS .............................................................. 25

2.7 CARREGAR ARQUIVOS DE E-MAIL ........................................................................... 25

2.8 EXPORTAÇÃO BASE DE DADOS 8.0 ........................................................................... 25

2.9 IMPORTAÇÃO DE MAPAS ............................................................................................. 26

2.10 IMPORTAÇÃO DE MAPAS DE CARREIRA ............................................................... 26

2.11 CURSOS ........................................................................................................................... 26

3 MENU RELATÓRIOS ....................................................................................................... 26

3.1 PARÂMETROS ................................................................................................................. 26

3.2 GERAIS .............................................................................................................................. 27

3.3 LOTAÇÕES ....................................................................................................................... 27

3.4 TROCA DE GESTOR EFICÁCIA .................................................................................... 28

3.5 INDICAÇÕES .................................................................................................................... 28

3.5.1 Indicações de Gestor ...................................................................................................... 28

4.1 ATUALIZAÇÕES DE GESTOR DA AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA ............................. 29

4.2 IMPORTAÇÃO QUADRO DE LOTAÇÃO ..................................................................... 29

4.3 CORREÇÕES DO HISTÓRICO DE FUNCIONÁRIOS .................................................. 29

ANEXOS ................................................................................................................................. 30

LAYOUT FOLHA DE PAGAMENTO ................................................................................ 30

LAYOUT DE INTEGRAÇÃO DOS CARGOS ................................................................... 31

LAYOUT DE INTEGRAÇÃO DA ESTRUTURA DE LOTAÇÃO .................................. 31

LAYOUT DE INTEGRAÇÃO DE E-MAILS ..................................................................... 31




MÓDULO DE INTEGRAÇÃO

O Módulo de Integração carrega informações da folha de pagamento e atualiza os

dados da base Analisa RH.

Este módulo é, assim como o módulo de usuários, um dos "alicerces" do ANALISA,

pois é no módulo de integração que são mantidos os cadastros básicos para o correto

funcionamento dos demais módulos.

1 MENU CADASTROS

Antes de descrever o funcionamento das rotinas, será apresentada a barra de botões e

campo de novo registro/pesquisa registro, que compõem as telas do módulo de integração,

com as informações básicas de funcionamento de cada botão:

BOTÃO GRAVAR: Grava as informações inseridas ou alteradas da tela;

BOTÃO VOLTAR: Permite voltar para a tela inicial;

BOTÃO EXCLUIR: Permite excluir um registro;

BOTÃO FECHAR: Fecha a tela;




BOTÃO ENVIAR: Envia o relatório por e-mail;

BOTÃO LIMPAR: Limpa as informações digitadas na tela;

BOTÃO FILTRAR: Filtra as informações;

BOTÃO VISUALIZAR: Emite o relatório;

BOTÃO EXPORTAR: Exporta as informações do relatório para um arquivo Excel;

BOTÃO PROCESSAR: Processa as informações da tela;

BOTÃO SELECIONAR: Seleciona as informações escolhidas da tela.

1 - CAMPO CÓDIGO: Neste campo será visualizado o código dos registros.

2 - BOTÃO PESQUISA: Ao clicar neste botão será exibida a tela de pesquisa dos registros

inseridos no sistema;

3 - BOTÃO NOVO: Esse botão possibilita a inserção de um novo registro no sistema;

4 - CAMPO DESCRIÇÃO: Neste campo será visualizada a descrição do registro.

1.1 PARÂMETROS

Na tela de parâmetros serão configurados e definidos os parâmetros do sistema para o

módulo de integração.

1.2 EMPRESAS

Realiza o cadastro das empresas.




1.3 CADASTRO DOS ESTABELECIMENTOS

Realiza o cadastro dos estabelecimentos.

1.4 GERAIS

Nos cadastros gerais estão contidos os cadastros básicos para o módulo.

1.4.1 Cadastro de Países




1.4.2 Cadastro de Estados

1.4.3 Cadastro de Cidades

1.4.4 Cadastro de Bancos




1.4.5 Situações do Funcionário

Nesta tela é realizado o cadastro da situação do funcionário, possuindo os tipos:

Funcionário Normal: Funcionário que está ativo;

Funcionário de Férias;

Funcionário Afastado;

Funcionário Demitido.

1.4.6 Vínculo Empregatício

Nesta tela são cadastrados os vínculos empregatícios do funcionário. Também pode

ser configurada nessa tela a opção do funcionário participar ou não da avaliação de

competências e se o funcionário conta ou não como um funcionário ativo.

OBS: O campo descrição deverá ser preenchido sempre em português e é um campo

obrigatório. Já o campo Descrição em espanhol não é obrigatório. Deve ser preenchido caso

seja necessário rodar o Analisa na versão espanhol;




Cadastro de Estagiários no Analisa

Para realizar o cadastramento de estagiário, podemos cadastrá-los com matrículas

negativas. Assim eles terão os mesmos dados cadastrais de um funcionário registrado e como

não constam na folha, ao serem cadastrados com matrícula negativa, seus dados não serão

perdidos quando há uma nova importação.

Um detalhe importante é que eles não são diferenciados nos relatórios. Sendo assim,

eles constarão em todos os relatórios do analisa.

Um exemplo disso é no relatório de horas de treinamento. Caso haja um estagiário que

participou de um treinamento, as horas realizadas por ele constarão no relatório, e não tem

como diferenciar dos funcionários cadastrados normalmente com matricula positiva.

Para realizar esse cadastro, primeiramente deve-se criar o vínculo empregatício para os

estagiários. Na tela de Vínculo Empregatício, deve-se criar um novo registro. Para que o

estagiário tenha as mesmas configurações de um trabalhador CLT, deve-se selecionar os

campos “participa da avaliação de competências?” e “É contado como funcionário ativo?”,

conforme figura abaixo:




Após configurar o vínculo, deve-se ir ao módulo de Gestão de Pessoas – Gestão de

Pessoas – Funcionários e na tela de manutenção de funcionários cadastrar um novo

funcionário. Esse cadastro deve ser realizado com uma matrícula negativa, para que os dados

desse funcionário não sejam perdidos em uma nova importação. No cadastro, deve-se

preencher os dados e o campo vínculo deve ser preenchido com o vínculo criado

anteriormente no módulo de integração, conforme figura abaixo:

Após criação de um novo cadastro de funcionário, deve-se realizar a integração do

gestor com esse novo funcionário, no Módulo de Integração- Integração de Gestores.

1.4.7 C.B.O




1.4.8 Sindicatos

1.4.9 Estado Civil

1.5 LOTAÇÕES

1.5.1 Área de Atuação

Nessa tela são cadastradas as áreas de atuação da organização.

1.5.2 Níveis

Nesta tela, criam-se os níveis hierárquicos da estrutura de gestão organizacional.




1.5.3 Turnos

Nessa tela são cadastrados os horários dos turnos disponíveis na empresa.

1.5.4 Lotações

Nesta tela é possível visualizar toda a estrutura organizacional, dividida e organizada

pelos níveis hierárquicos e quantidade de pessoas existentes em cada um.

Para inserir uma lotação, deve-se clicar no botão “Novo”. Irá surgir a tela de cadastro

da lotação. Esta tela é dividida em três abas: Lotação, Centro de Custo e Código de

Integração.

Lotação: Nessa aba estarão as características da lotação que está sendo criada, como seu

nome (Descrição), Área de atuação, Nível da lotação, Lotação Pai (onde esta nova lotação

estará ligada e aos quais os funcionários irão se reportar).




Centro de Custos: Nessa aba é registrado(s) o(s) centro(s) de custo da lotação.

Códigos de Integração: Nessa aba é identificada a lotação pelo código de integração. O

código de integração é um dado presente no arquivo da folha de pagamento.




Após o preenchimento dos campos, deve-se clicar no botão Gravar, salvando assim as

informações. Uma mensagem de “Lotação gravada com sucesso” irá surgir na tela. Para

visualizar a nova lotação, deve-se verificar a lotação pai na árvore de lotações. Abaixo dela

estará a lotação criada.

1.6 IMPORTAÇÕES

1.6.1 Layout de Arquivos

Realiza a verificação do local aonde a base da folha de pagamento tem que estar para

realizar a importação das informações para o analisa.




Layout de Folha de Pagamento – Anexo 4.1

Layout de Integração dos Cargos – Anexo 4.2

Layout de Integração da Estrutura de Lotação – Anexo 4.3

Clicando sobre as linhas do campo descrição, irá abrir uma janela para configuração do

campo:

OBS: Esta configuração deverá estar de acordo com o arquivo gerado pelo sistema da folha

de pagamento




1.7 INDICAÇÕES

1.7.1 Indicação de Gestor por Funcionário

Essa rotina é utilizada para indicar manualmente um gestor para avaliar um ou mais

colaboradores. Depois de feito este procedimento é necessário executar uma Atualização de

Gestores (2.6).

1.7.2. Indicação de Gestor por Lotação

Essa rotina é utilizada para indicar manualmente um gestor para avaliar uma ou mais

lotações. Depois de feito este procedimento é necessário executar uma Atualização de

Gestores (2.6).




1.7.3. Indicação de Gestor Colaborativo

Esta configuração faz com que o gestor colaborativo escolhido tenha a mesma

visualização dos gestores adicionados na lista, assim o gestor colaborativo poderá visualizar a

própria equipe mais a equipe dos outros gestores também.




2 MENU INTEGRAÇÃO

2.1 EQUIVALÊNCIA DE EMPRESAS

Nessa tela é realizado o link entre a empresa cadastrada no Analisa e o código da empresa

cadastrada na folha de pagamento.




2.2 INTEGRAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS

Após criação da estrutura de lotação, é necessário realizar a importação de funcionários.

Na tela de integração de funcionários, clica-se no botão “Novo”, localizado na barra de

pesquisa Integração. Nos campos, selecionar o layout de integração.

Após esses passos, clicar no botão importar.

Após o término da importação, os campos Equivalências de Cargos e Estrutura de Gestão

serão preenchidos com as inconsistências encontradas no sistema. Neste caso, deve-se clicar

no botão Processar, para visualizar quais foram os erros ocorridos.




Situação de Cargos: O sistema Analisa, nos permite conferir as informações antes de

atualizar o sistema, para evitar problemas. Clicando na opção “Processar” abre uma nova tela

com as inconsistências de cargos. Ex: na folha de pagamento esta cadastrada uma

nomenclatura e no Analisa outra. Neste momento é que é possível alinhar os dois sistemas.




Caso houver alguma alteração de cargo na folha, será visualizada a alteração do lado direito

da tela.

Situação de Lotação: Os colaboradores presentes nessa tela estão com divergência na sua

lotação. O colaborador pode ter sido trocado de lotação ou ser um novo funcionário.

Para adicionar o colaborador na lotação a qual pertence, deve-se:

1 - Selecionar a lotação clicando sobre ela, na árvore de lotação;

2 – Selecionar o colaborador clicando sobre o quadrado da coluna Sel.;

3 – Clicar no Botão Adicionar.




Após adicionar o colaborador, ele aparecerá na tela superior (Funcionários), juntamente com

os demais colaboradores da lotação.

2.3 EXCLUSÃO DE FUNCIONÁRIOS

Essa tela permite excluir um funcionário da importação. Os funcionários inseridos nessa

tela não serão atualizados na integração.




2.4 INTEGRAÇÃO DE GESTORES

Atualiza a estrutura de gestores.

2.5 INTEGRAÇÃO DE HISTÓRICO

Essa rotina é necessária para as empresas que não possuem integração com a folha de

pagamento. Ao executar essa rotina, serão geradas informações para o histórico. Como não há

integração com a folha, é aconselhado realizar essa rotina pelo menos uma vez ao mês.

OBS: Executar essa rotina apenas empresas que não possuem integração com folha de

pagamento.




2.6 INTEGRAÇÃO DE HORAS TRABALHADAS

Esta rotina realiza a integração das horas trabalhadas através de um arquivo de integração.

2.7 CARREGAR ARQUIVOS DE E-MAIL

Essa rotina realiza a carga de e-mails para os funcionários, conforme a matrícula, através de

um arquivo de importação.

Layout de Importação do Arquivo de E-mail – Anexo 4.4

2.8 EXPORTAÇÃO BASE DE DADOS 8.0

Essa rotina realiza a exportação da base de dados do Analisa.

No campo “Arquivo que está sendo gerado” é o caminho onde estará o arquivo exportado

após a finalização da rotina.




2.9 IMPORTAÇÃO DE MAPAS

Realiza a importação dos mapas.

2.10 IMPORTAÇÃO DE MAPAS DE CARREIRA

Realiza a importação dos mapas de carreira.

2.11 CURSOS

Esta rotina realiza a integração de cursos para alunos externos.

3 MENU RELATÓRIOS

3.1 PARÂMETROS

Possibilita o usuário definir a ordem de impressão dos relatórios.




3.2 GERAIS

A tela de relatórios gerais traz os relatórios as informações cadastrais dos Estados,

Cidades, Bancos e Situações dos Funcionários.

3.3 LOTAÇÕES

A tela de Relatório de Lotações traz as informações de Grupo, Níveis, Turnos e Lotações.

Nela é possível visualizar e imprimir os dados cadastrados referentes às Lotações.




3.4 TROCA DE GESTOR EFICÁCIA

Este relatório traz todas as trocas de avaliações de eficácia, ou seja as avaliações que

estavam pendentes e passaram para o novo gestor.

3.5 INDICAÇÕES

3.5.1 Indicações de Gestor

Este relatório traz todas as indicações que foram feitas, tanto de gestor para lotação,

quanto de gestor para funcionário.




4 FERRAMENTAS

4.1 ATUALIZAÇÕES DE GESTOR DA AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA

Esta rotina quando executada transfere as avaliações de eficácia que estão abertas para

o gestor anterior, para o gestor atual.

4.2 IMPORTAÇÃO QUADRO DE LOTAÇÃO

4.3 CORREÇÕES DO HISTÓRICO DE FUNCIONÁRIOS




ANEXOS

Layout Folha de Pagamento




Layout de Integração dos Cargos

Layout de Integração da Estrutura de Lotação

Layout de Integração de E-mails

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