2012

Manual de Usuario Sistema Administración de Bienes

SIBINET

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Contenido Introducción ........................................................................................................................... 3

Glosario de Funciones de los botones ................................................................................... 4

Ingreso a Sibinet ..................................................................................................................... 5

Menú del Sistema: ................................................................................................................. 6

Mantenimientos de Dependencias ....................................................................................... 8

a. Incluir una nueva Dependencia ................................................................................. 8

b. Modificar una Dependencia existente ...................................................................... 10

c. Eliminar una Dependencia ....................................................................................... 12

Mantenimiento de Funcionarios ...........................................................................................15

a. Incluir un nuevo Funcionario: ...................................................................................15

d. Modificar un Funcionario ......................................................................................... 17

c. Eliminar un Funcionario ........................................................................................... 19

Administración de Bienes..................................................................................................... 21

a. Búsqueda de un Bien ................................................................................................. 21

b. Inclusión de un Bien ................................................................................................. 25

b. Exclusión de un Bien ................................................................................................. 28

c. Modificación de un Bien ........................................................................................... 29

Traslados ............................................................................................................................... 32

a. Traslado por Ubicación Física o Presupuestaria ...................................................... 32

b. Traslado por Responsable Institución ...................................................................... 34

c. Traslado por Responsable Bien ................................................................................. 35

e. Trasladar Funcionarios: ............................................................................................ 37

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Introducción

El presente manual tiene el objetivo de guiar al usuario de SIBINET en el uso del sistema; en él sesintetiza el funcionamiento del Sistema Registro y Control de Bienes de la Administración Pública.

Esta aplicación muestra el procedimiento para registrar los movimientos que se realizan sobre losbienes públicos que tienen bajo su administración en las instituciones que conforman el GobiernoCentral, mantener el registro de los bienes, brindar la información necesaria para realizar losinventarios físicos e informar al Ministerio de Hacienda sobre la variación en esta información. Enel presente manual se describen los principales componentes transaccionales del sistema, presentael conjunto de pantallas del mismo, la descripción de su funcionalidad así como sus característicasprincipales.

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Glosario de Funciones de los botones

Nombre del botón

Figura Descripción

Agregar o crear

Se utiliza para la inclusión de un nuevo registro en el sistema.

Cancelar

Regresa a la pantalla anterior sin modificar los datos.

Editar

Se utiliza para realizar modificaciones en el registro seleccionado.

Borrar

Inicia la eliminación del registro actual (sobre el que se está posicionando)

Ejecutar

Se utiliza para ejecutar procesos

Guardar

Se utiliza para guardar un movimiento.

Ver detalle

Se utiliza para consultar el registro seleccionado. No se permite la modificación de información.

Filtrar

Permite visualizar toda o parte de la información contenida de acuerdo a los parámetros definidos.

Ocultar Filtro Oculta la ayuda para filtrar información.

Buscar Despliega los datos de acuerdo con los parámetros establecidos en el filtro.

Lista de Valores

Se activa cuando el campo sobre el que se está posicionado tiene asociada una lista de valores. Al presionarlo se muestra la lista respectiva permitiendo seleccionar uno de los registros que se muestran en ella.

Páginas Muestra el número de páginas, permite desplazarse por las mismas.

Check Indica que la opción esta activa.

Asterisco Indica que se debe completar la información.

Arriba

Se utiliza para desplazarse hacia arriba de los registros.

Abajo Se utiliza para desplazarse hacia abajo de los registros.

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Ingreso a Sibinet

En el navegador de internet utilizado, ingresar a www.hacienda.go.cr

Una vez en el portal de Hacienda: Digitar el usuario del portal. Digitar la contraseña. Clic en el botón Aceptar. Ir al menú Oficina Virtual, Submenú sistemas y Consultas.

Clic en la opción “Sistema SIBINET”.

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Clic en la opción “Presiona aquí para acceder al Sibinet”.

Menú del Sistema:

A continuación se muestra el menú principal del Sistema y describe la funcionalidad de cada uno.

Inicio:Permite el regreso a la pantalla principal desde cualquier opción del sistema.

Parámetros:Esta opción del menú se utiliza para definir, actualizar o cambiar los parámetros propios del Sistema, También permite consultar la información de los parámetros como estado físico, estado de utilización, tipos de identificación, tipos de bienes, tipos de placa, tipos de concesión y entre otros.

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Ésta información es definida e incorporada en el SIBINET por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, por lo que el contenido de la misma no se desarrolla en este manual.

Mantenimientos: Permite definir, actualizar o cambiar los parámetros propios del sistema, como lo son los ministerios, el catálogo de mercancías, la asignación de perfiles. Las responsabilidades de este menú están compartidas ya que hay opciones, como por ejemplo Programa, Subprograma, Clasificación de clases y perfiles, que son administradas propiamente por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y otras, como por ejemplo, Dependencias y Funcionarios, por el Usuario Administrador de la Institución.

Bienes: Esta funcionalidad permite proporcionar mantenimiento (consultar, modificar, incluir yexcluir, trasladar) a los registros de los bienes. En ella se lleva el control de los bienes.

Reportes:Se encuentran todos los reportes contenidos en el sistema,

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Mantenimientos deDependencias

Esta opción permite incluir, modificar y eliminar dependencias pertenecientes a la institución. Ir al menú Mantenimientos. Ministerios. Dependencias.

a. Incluir una nueva Dependencia

Seleccionar el año presupuestario vigente (2012). Seleccionar programaen el cual se incluirá la dependencia. Seleccionar Subprograma en el cual se incluirá la dependencia.

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Una vez realizado seleccionados los pasos anteriores se despliega las dependencias asociadas a la estructura seleccionada.

Digitar el código de la nueva dependencia. Digitar la descripción de la nueva dependencia. * Es importante indicar que el check de la columna “Activo” siempre debe estar seleccionado de lo contrario la dependencia quedara inactiva y no será posible asignarle funcionarios.

Solamente si la dependencia pertenece a una institución adscrita se debe seleccionar con el check de la columna Adscrita, de lo contrario quitar el check. Clic en el botón “Guardar”.

El sistema indicara que la información fue actualizada exitosamente. Clic en el botón “Aceptar”.

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b. Modificar una Dependencia existente

Seleccionar el año presupuestario vigente (2012). Seleccionar programaen el cual se modificará la dependencia.

Seleccionar Subprograma en el cual se modificará la dependencia. Clic en “Filtrar”.

Digitar el código de la dependencia a modificar o el nombre de la dependencia según corresponda. *Se pueden filtrar tanto dependencias activas como inactivas, además de dependencias adscritas.

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Clic en el botón “Buscar”.

Clic en el botón “Editar”.

Efectuar la modificación de la descripción de la dependencia, según corresponda. Clic en el botón “Guardar”.

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Es importante indicar que en esta modificación solamente puede variarse el nombre de la “Dependencia”, en el caso del “Código”, el mismo corresponde a un campo llave del sistema, el cual debe mantenerse invariable.

Clic en el botón “Aceptar”.

c. Eliminar una Dependencia

Seleccionar el año presupuestario vigente (2012). Seleccionar programaen el cual se modificará la dependencia. Seleccionar Subprograma en el cual se modificará la dependencia. Clic en “Filtrar”.

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Digitar el código de la dependencia a modificar o el nombre de la dependencia. Clic en el botón “Buscar”.

Clic en el botón “Eliminar”.

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Clic en al botón “Aceptar” si realmente se quiere eliminar la dependencia o “Cancelar” si no se desea eliminar.

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Mantenimiento de Funcionarios

Esta opción permite incluir, modificar y eliminar usuarios pertenecientes a la institución.

Ir al menú Mantenimientos. Ministerios. Funcionarios.

a. Incluir un nuevo Funcionario:

Clic en el botón “Buscar”.

Clic en el botón “Nuevo Funcionario”.

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Se despliega la pantalla que a continuación es explica. En esta pantalla debe incorporarse la siguiente información:

Seleccionar el “Tipo de identificación”. Digitar el número de “Identificación”. Digitar “Nombres”. Digitar los “Apellidos”. Seleccionar el “Programa”, “Subprograma” y “Dependencia” en el cual se va a incluir al funcionario. Clic en el botón “Guardar”.

Si desea ingresar otro funcionario, dar clic en el botón “Aceptar” de lo contrario dar clic en el botón “Cancelar”.

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d. Modificar un Funcionario

Clic en “Filtrar”.

Con esta opción se puede filtrar a un funcionario por cualquiera de los siguientes filtros:

Programa, Subprograma, Dependencia.

Identificación.

Nombre.

Para este ejemplo se filtrara por identificación. Seleccionar el “Tipo de identificación”. Digitar el número de “Identificación” del funcionario a buscar. Clic en el botón “Buscar”.

A continuación se despliega el resultado de la búsqueda. Clic en el botón “Editar”.

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Importante: Se debe tener presente que si la Modificación afecta la estructura presupuestaria (Programa, Subprograma y Dependencia), todos los bienes que tenga al funcionario asignado, se trasladaran a la nueva ubicación, por esta razón si el cambio de la estructura presupuestaria solo afecta al funcionario se deben trasladar primero los bienes a otro funcionario.

Sí realmente procede el cambio,Clic en el botón “Aceptar”.

Se modifican los campos en los que se requiere el cambio. Clic en el botón “Guardar”.

Clic en el botón “Aceptar”.

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c. Eliminar un Funcionario

Importante: Se debe tener presente que para eliminar un Funcionario el mismo no puede tener bienes asociados, los bienes se deben trasladar antes de ejecutar este procedimiento.

Clic en la opción “Filtrar”.

Con esta opción se puede filtrar a un funcionario por cualquiera de los siguientes filtros:

Programa, Subprograma, Dependencia.

Identificación.

Nombre.

Para el ejemplo se filtrara por identificación. Seleccionar el “Tipo de identificación”. Digitar el número de “Identificación” del funcionario a buscar. Clic en el botón “Buscar”.

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A continuación se despliega el resultado de la búsqueda.

Clic en el botón de “Eliminar”.

Clic en el botón “Aceptar” si realmente desea ejecutar la acción o en cancelar si no se desea eliminar.

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Administración de Bienes

Esta opción permite incluir, modificar y eliminar los bienes asociados a una institución. Ir al menú “Bienes”. “Administración”.

a. Búsqueda de un Bien

Digite el “Número de Placa” del bien O si desconoce el número de placa Digite la “Descripción” del Bien (en caso de que desconozca del número de placa). Seleccione el año presupuestario al que pertenece el bien (si lo desconoce seleccione todos). Seleccione la opción “Si” si el bien estaActivo en el sistema y la opción “No” si el bien se encuentra Inactivo(si lo desconoce seleccione NO FILTAR). Clic en el botón “Buscar”.

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Para visualizar todos los campos asociados con el bien seleccionado dar clic en el botón “Ver detalles del bien”.

Esta opción permite visualizar todos los campos asociados con el bien seleccionado.

Datos Generales (Descripción y Catálogo). La siguiente pestaña muestra entre otras cosas la descripción del bien, el año catálogo que le corresponden según la fecha de compra así como la clase, subclase y descripción genérica en que fue clasificado el vienen según catálogo de mercancías.

Ubicación Física:Esta pestaña muestra tanto la ubicación física del bien a nivel geográfico como nivel institucional (programa, subprograma y

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dependencia), detallando quién es el Responsable del bien directamente y quién es el Responsable del mismo ante la institución.

Otros:Esta pestaña muestra los datos de compra del bien así como la información contable de la misma.

Especificaciones: Esta pestaña muestra las diferentes características físicas propias de cada bien, las mismas varían en cantidad y diversidad dependiendo del tipo de bien que se trate. Regresar a la administración de Bienes.

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Es importante indicar que existen 3 opciones adiciones que se detallan a continuación.

Contratros: Esta opción permite incluir los datos sobre contratos de garantía y mantenimiento de un bien. Este campo es solamente informativo.

Préstamos: Esta opción permite incluir los datos de los prestatarios del bien. Este campo es solamente informativo

Concesiones: Permite incluir los datos sobre concesiones públicas y privadas de un bien.Este campo es solamente informativo

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b. Inclusión de un Bien

Seleccione el “Año presupuestario”en donde se va a incluir el bien. Clic en el botón “Buscar”.

Seleccionar el “Tipo de Movimiento”: Inclusión. Seleccionar el “Desglose”: Para el ejemplo vamos a utilizar por Compra Los tipos disponibles son: Adquisición por comiso, Adquisición por expropiación, Aparición de bienes dados de baja, compra, adiciones o mejoras, donación, fabricación, inventario inicial, reclasificación, y para algunas instituciones particulares nacimiento por semoviente y compras en el exterior.

Para el caso de las inclusiones el campo justificación no es necesario.

Clic en el botón “ejecutar movimiento”.

Digitar “número de placa”(máximo 6 dígitos) y la “descripción del bien”.

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Seleccionar la partida presupuestaria (Clase, Subclase y DescripciónGenérica) correspondiente al bien a incluir. Clic en la pestaña Ubic. Física.

Seleccionar la ubicación Física del Bien (País, Provincia, Cantón, Distrito). Seleccionar al funcionario “Responsable del Bien”, automáticamente el sistema muestra la ubicación presupuestaría del bien. Seleccionar el nombre del “Responsable ante la Institución”. Clic en la pestaña Otros.

Seleccionar solamente el “Tipo de Patrimonio”: Patrimoniable. Seleccionar el “Estado de Utilización”: Para el ejemplo vamos a utilizar por Uso.

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Los tipos disponibles son: Desuso, Muerte, Prestado, Reparación, Uso. Seleccionar el “Estado Físico”: Para el ejemplo vamos a utilizar por Excelente. Los tipos disponibles son: Bueno, Excelente, Malo, Regular. Digitar los datos de la factura (Orden Compra, Nº de Factura, Nº Póliza, Folio Real, Valor de Adquisición, Fecha de la Adquisición). Clic en la pestaña Especificaciones.

Digitar las características correspondientes al bien. Clic en el botón “Guardar”.

Clic en el botón “Aceptar”.

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Clic en el botón aceptar si se va a subir un bien con las mismas características del que se acaba de incluir o clic en cancelar si no se va a incluir más bienes o el bien tiene características distintas.

b. Exclusión de un Bien

Digitar el “Número de Placa” del bien a excluir. Se selecciona el “Año Presupuestario” al que se va a excluir el bien. Clic en el botón “Buscar”.

Seleccionar el “Tipo de Movimiento”: Para el ejemplo vamos a utilizar por Exclusión. Seleccionar el “Desglose”: Para efectos el ejemplo vamos a utilizar por Donación,

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Tipo de desglose (tipos disponibles son: Canje, Desarme, Destrucción, Donación, Perdida, Placa Duplicada, Reclasificación, Robo o hurto, Venta o en algunas instituciones muerte de semoviente. Seleccionar la línea del bien. Clic en el botón ejecutar movimiento.

Si realmente desea eliminar el bien, clic en “Aceptar”, de lo contrario clic en “Cancelar”.

Clic en el botón “Aceptar”.

c. Modificación de un Bien

Digitar el “Número de Placa” del bien a modificar. Se selecciona el “Año Presupuestario” al que se le va a excluir el bien.

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Clic en el botón “Buscar”.

Seleccionar el bien a modificar. Seleccionar el “Tipo de Movimiento”: Modificación. Seleccionar el “Desglose”: Para el ejemplo se utilizara el desglose“Datos de Compra”. Los tipos de movimientos disponibles: Datos de compra, Fecha Adquisición, Placa Errónea, Reclasificación, Responsable ante la Institución, Responsable del Bien, Ubicación Física, Ubicación Presupuestaría, Valor de Adquisición. Para llevar a cabo un Movimiento de “Modificación”, es necesario completar

el campo “Justificación”, el cual debe ser llenado de manera concisa y

razonable, para lo cual se dispone de 150 caracteres.

Clic en el botón “ejecutar movimiento”.

Modificar los datos de compra correspondientes. Clic en el botón “Guardar”.

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Clic en el botón “Aceptar”.

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Traslados

Esta opción permite trasladar los bienes por Ubicación Física o Presupuestaria, Responsable ante la Institución, Responsable del Bieno Traslado de Funcionarios.

a. Traslado por Ubicación Física o Presupuestaria Ir al menú Bienes. Traslados. Ubicación Presupuestaria.

Seleccionar “Año Presupuestario” al que pertenecen los bienes a trasladar. Seleccione la ubicación presupuestaria al que pertenece el bien (Programa, Subprograma y Dependencia).

Se seleccionan uno a uno los bienes a trasladar o si se deben pasar todos los bienes se selecciona la opción “Seleccionar todos”. * También se puede buscar el bien por medio del filtro.

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Seleccione el “Funcionario Receptor” perteneciente a la nueva ubicación presupuestaria. Seleccione el nuevo“Responsable ante la institución”. Clic en el botón “ejecutar”.

Clic en el botón “Aceptar”.

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b. Traslado por Responsable Institución

Ir al menú Bienes. Traslados. Responsable Institución.

Seleccionar “Año presupuestario” al que pertenecen los bienes a trasladar (2005 o anterior, 2006 o posterior). Seleccione el “Responsable Actual” ante la Institución. Clic en el botón “Buscar”.

Se seleccionan uno a uno los bienes a trasladar o si se deben pasar todos los bienes se selecciona la opción “Seleccionar todos”. Seleccione el “Nuevo responsable” ante la institución. Clic en el botón “Ejecutar”.

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Clic en el botón “Aceptar”.

c. Traslado por Responsable Bien

Ir al menú “Bienes”. “Traslados”. “Responsable Bien”.

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Seleccionar “Año Presupuestario” al que pertenecen los bienes a trasladar (2005 o anterior, 2006 o posterior). Seleccione el “Responsable de los Bienes”actual. Se seleccionan uno a uno los bienes a trasladar o si se deben pasar todos los bienes se selecciona la opción “Seleccionar todos”.

Se selecciona el nuevo “Responsable Receptor” del bien, debe tomar en cuenta que este responsable debe encontrarse en la misma dependencia, de lo contrario cambiaria los bienes de ubicación. Seleccionar el “Responsable ante la institución”. Clic en el botón “Trasladar”.

Clic en el botón “Aceptar”.

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e. Trasladar Funcionarios

Clic en la opción de “Traslado de funcionarios”.

Se selecciona el “Programa”, “Subprograma” y “Dependencia” destino (lugar donde se van a trasladar los funcionarios).

Se deben seleccionar los funcionarios a trasladar según la estructura seleccionada. Clic en el botón “Ejecutar”.

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Clic en el botón “Aceptar”.

Importante: Se debe tener presente que este Traslado afecta la estructura presupuestaria (Programa, Subprograma y Dependencia), por lo que los bienes que tenga al funcionario asignado, se trasladaran a la nueva ubicación, por esta razón si los bienes no se van a trasladar se deben trasladar primero los bienes a otro funcionario.

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Las demás opciones que tiene este menú como Bienes Privados, Inventarios, Revertir movimientos y Carga de Datos XML, mismas que actualmente son inoperantes fueron opciones que en su momento fueron creadas respondiendo a necesidades de la Administración, de manera que para los efectos de este manual no se considera necesario exponerlas. Elaborado por Operaciones Tecnológicas: Sandra Solis Barboza Revisado por Dirección General de Informática: Seidy Martinez Rodríguez Revisado Dirección Control y Supervisión: Arlene Cruz Barboza Nancy Rojas Castillo Rodolfo Jiménez Murillo Flor Gómez Torres Visto Bueno: Patricia Navarro Vargas Fecha de actualización: 24 de abril del 2012