sistem seleksi cpns nasional 018 - ipakri...tata cara penggunaan aplikasi 5 a. login aplikasi 5 b....

2019

BUKU PETUNJUK PENGGUNA UNTUK PEJABAT FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA | JALAN MAYJEN SUTOYO NO. 12 CILILITAN, JAKARTA TIMUR

Aplikasi e-DUPAK Buku Petunjuk Pengguna | versi 01.00

Hal.1 dari 29

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

BUKU PETUNJUK PENGGUNA

APLIKASI DUPAK

JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN


Hal.2 dari 29

NAMA DOKUMEN : BUKU PETUNJUK PENGGUNA APLIKASI DUPAK

VERSI : 01.00

TANGGAL : AGUSTUS 2019

DAFTAR ISI

I. MAKSUD DAN TUJUAN 3

II. RUANG LINGKUP 3

III. ALUR APLIKASI DUPAK 3

Gambar 1 : Flowchart Aplikasi DUPAK 3

Gambar 2 : Workflow Aplikasi DUPAK Terintegrasi 3

IV. TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI 5

A. LOGIN APLIKASI 5

B. SETTING PARAMETER ATASAN LANGSUNG 9

C. INVENTARISASI KEGIATAN 10

D. PENCETAKAN REKAPITULASI KEGIATAN BULANAN 15

E. PENCETAKAN SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN KEGIATAN 17

F. PENCETAKAN DAFTAR USUL PENETAPAN ANGKA KREDIT (DUPAK) 20

G. PENGIRIMAN USUL DUPAK 23

H. MONITORING USUL DUPAK 24

I. PROFIL 26


Hal.3 dari 29

I. MAKSUD DAN TUJUAN

Buku Petunjuk Pengguna Aplikasi Daftar Usul Penilaian Angka kredit (DUPAK) Jabatan

Fungsional Kepegawaian (JFK) dimaksudkan sebagai pedoman bagi User (Pengguna)

Instansi yaitu Pejabat Fungsional Kepegawaian agar dapat menginventarisasi kegiatan

dan mengajukan pengusulan DUPAK.

Tujuan pembuatan aplikasi ini agar mempermudah proses pengajuan usul DUPAK JFK

yaitu Analis Kepegawaian, Auditor Kepegawaian dan Assessor SDM Aparatur dalam

proses pengajuan usul DUPAK serta penilaian dan penetapan angka kreditnya .

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup penggunaan aplikasi ini adalah untuk Pejabat Fungsional Kepegawaian

yaitu Analis Kepegawaian, Auditor Kepegawaian dan Assessor SDM Aparatur semua

jenjang jabatan untuk instansi baik Pusat atau Daerah.

III. ALUR APLIKASI e-DUPAK

Gambar 1 : Flowchart Aplikasi DUPAK


Hal.4 dari 29

Gambar 2 : Workflow Aplikasi DUPAK Terintegrasi


Hal.5 dari 29

IV. TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI UNTUK PEJABAT FUNGSIONAL

KEPEGAWAIAN

A. LOGIN APLIKASI

Gambar 3 : Tampilan Menu Login Aplikasi DUPAK

http://edupak.bkn.go.id

1. Pejabat Fungsional Kepegawaian (Analis Kepegawaian, Auditor Kepegawaian dan Assessor

Kepegawaian) harus melakukan login pada portal diatas menggunakan username dan

password masing-masing yang sudah dibuatkan oleh admin dengan format awal sebagai

berikut :

a. Username : NIP + jft

Contoh : 198505022008122001jft

b. Password : NIP

Contoh : 198505022008122001

http://edupak.bkn.go.id/


Hal.6 dari 29

2. Jika berhasil akan muncul tampilan berikut ini :

Gambar 4 : Tampilan Menu Login Aplikasi DUPAK (Capcha)

3. Silahkan masukkan kode yang tertera pada layar kemudian klik tombol LOGIN

4. Jika berhasil LOGIN maka, akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Pejabat Fungsional

Kepegawaian harus melakukan ganti username dan password.

Gambar 5 : Tampilan Menu Ubah Username dan Password


Hal.7 dari 29

5. Masukkan username yang ingin dibuat kemudian klik

Klik berfungsi untuk melakukan pemeriksaan apakah username tersebut sudah

digunakan atau belum.

6. Jika username bisa di gunakan maka akan tampil keterangan “username valid” seperti

gambar dibawah ini :

Gambar 6 : Tampilan Notifikasi Jika Username Valid

7. Kemudian masukkan/input password baru yang Anda inginkan

8. Setelah itu klik tombol

9. Setelah klik tombol , otomatis tampilan akan kembali ke menu login, silahkan login

kembali dengan username dan password yang sudah Anda buat kemudian klik

10. Setelah itu isi Capcha yang tampil pada layar monitor Anda.

11. Jika berhasil login, maka akan tampil Menu Utama sebagai berikut :

Gambar 7 : Tampilan Halaman Utama Aplikasi e-Dupak


Hal.8 dari 29

Pada Aplikasi Dupak terdapat 2 (dua) menu utama, yaitu :

a. Menu Dokumentasi Kegiatan, yang terdiri dari :

Gambar 8 : Tampilan Pilihan Menu Dokumentasi Kegiatan

- Sub Menu Tambah Kegiatan

Penjelasan : Sub Menu ini digunakan untuk melakukan inventarisasi seluruh kegiatan

Pejabat Fungsional Kepegawaian

- Sub Menu Daftar Kegiatan

Penjelasan : Sub Menu ini digunakan untuk melihat hasil inventarisasi kegiatan yang

telah di input, User dapat melihat secara keseluhan apa saja yang sudah diinput maupun

melakukan penyortiran melalui tanggal, bulan atau tahun yang sudah diinput.

b. Menu Manajemen DUPAK, terdiri dari :

Gambar 9 : Tampilan Pilihan Menu Manajemen DUPAK

- Sub Menu Dupak

Penjelasan : Sub Menu Dupak digunakan untuk melakukan pengunduhan dupak dan

pengiriman dupak ke Tim Penilai


Hal.9 dari 29

- Sub Menu Surat Pernyataan

Penjelasan : Sub Menu Surat Pernyataan digunakan untuk membuat surat pernyataan

inventarisasi kegiatan yang telah dilakukan/diinput

- Atur Parameter

Penjelasan : Sub Menu Atur Parameter digunakan untuk melakukan setting parameter

yang akan melakukan pendatanganan usul dupak

- Cek Status

Penjelasan : Sub Menu Cek Status digunakan untuk melakukan setting pemeriksaan

secara mandiri sudah sejauh mana proses usul dupak yang telah user kirimkan ke Tim

Penilai. Akan ada 3 (tiga) keterangan yaitu : “Belum Diproses” , “Sedang Diproses” ,

“Sudah Diproses”

B. SETTING PARAMETER ATASAN LANGSUNG

Sebelum melakukan inventarisasi kegiatan, yang pertama kali harus dilakukan oleh

Pejabat Fungsional Kepegawaian adalah melakukan setting parameter atasan langsung

melalui menu , pilih ATUR PARAMETER seperti gambar dibawah ini :

Gambar 10 : Tampilan Pilih Sub Menu Atur Parameter


Hal.10 dari 29

Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut ini :

Gambar 11 : Tampilan Pilih Sub Menu Atur Parameter

Atur Parameter ini dilakukan guna mengisi nama penandatangan pada Usul DUPAK yang

sedang kita buat.

Setelah semua kolom di lengkapi klik tombol

C. INVENTARISASI KEGIATAN

Setelah melakukan Atur Parameter, Pejabat Fungsional Kepegawaian dapat langsung

melakukan inventarisasi kegiatan dengan Klik Menu , kemudian pilih

TAMBAH KEGIATAN seperti pada tampilan berikut ini :


Hal.11 dari 29

Gambar 12 : Tampilan Pilihan Tambah Kegiatan

Kemudian akan tampil seperti berikut ini :

Gambar 13 : Tampilan Halaman Sub Menu Tambah Kegiatan

Keterangan :

1. Nama kegiatan diisi dengan cara memasukkan kode kegiatan atau mengetik nama

butir kegiatannya

2. Volume kegiatan diisi berapa banyak Volume Kegiatan dari nama kegiatan yang

sudah kita input di poin 1

3. Tanggal Pelaksanaan diisi tanggal dari pelaksanaan butir kegiatan yang sudah kita

input di poin 1


Hal.12 dari 29

4. Tambah Catatan dengan cara klik/centang pada pilihan tambahkan catatan jika

dirasa perlu untuk memberikan catatan untuk Tim Penilai seperti gambar berikut ini :

Gambar 14 : Tampilan Tambahkan Catatan

5. Setelah diisi maka klik tombol , kemudian akan muncul tampilan berikut ini :

Gambar 15 : Tampilan Halaman Unggah Bukti Kegiatan


Hal.13 dari 29

Klik Tombol , kemudian pilih bukti kegiatan anda hingga muncul tampilan

Seperti gambar dibawah ini :

Gambar 16 : Tampilan Halaman Unggah Bukti Kegiatan

Kemudian, klik

User juga dapat melakukan unggah bukti kegiatan nanti, dengan cara klik check list

“unggah bukti fisik nanti” , kemudian klik , seperti gambar dibawah ini :

Gambar 17 : Tampilan Halaman Unggah Bukti Kegiatan Nanti

Setelah user selesai melakukan Tambah Kegiatan, maka user dapat melihat seluruh kegiatan

yang sudah diinputkan melalui menu kemudian pilih Daftar Kegiatan :


Hal.14 dari 29

Gambar 17 : Tampilan Pilihan Sub Menu Daftar Kegiatan

Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Gambar 18 : Tampilan Daftar Kegiatan

Klik Tombol maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Gambar 19 : Tampilan Daftar Kegiatan


Hal.15 dari 29

Keterangan :

1. Tombol digunakan untuk melihat bukti kegiatan yang sudah di unggah

2. Tombol digunakan untuk edit kegiatan seperti mengganti, kode kegiatan, volume

atau bukti kegiatan

3. Tombol digunakan untuk menghapus kegiatan

D. PENCETAKAN REKAPITULASI KEGIATAN BULANAN

Selanjutnya pada menu daftar kegiatan user diminta untuk unduh rekapitulasi kegiatan

bulanan dengan cara sebagai berikut :

Gambar 20 : Tampilan Unduh Rekapitulasi Kegiatan

Keterangan :

1. Pilih Bulan yang akan di unduh

2. Pilih Tahun yang akan di unduh

3. Klik cari, maka akan muncul tampilan berikut ini :


Hal.16 dari 29

Gambar 21 : Tampilan Unduh Rekapitulasi Kegiatan

4. Kemudian klik tombol , maka hasil Rekapitulasi bulanan akan

terunduh dalam bentuk file excel seperti gambar berikut ini :

Gambar 22 : Tampilan Hasil Unduh Rekapitulasi Kegiatan

Catatan :

- Rekapitulasi Kegiatan bulanan di unduh di setiap bulan periode penilaian yang

diajukan

- Contoh : Periode Penilaian Januari s.d. Juli 2019, maka yang di unduh yaitu

Rekapitulasi Bulan Januari, Februari, Maret, April, Mei dan Juni 2019


Hal.17 dari 29

E. PENCETAKAN SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN KEGIATAN

Setelah Melakukan Dokumentasi Kegiatan maka user dapat melakukan pencetakan surat

pernyataan melaksanakan kegiatan dengan klik menu pilih Surat

Pernyataan :

Gambar 23 : Tampilan Pilihan Surat Pernyataan

Maka akan muncul tampilan berikut ini :


Catatan :

- Silahkan di klik semua untuk kegiatan yang ada dipilihan Surat Pernyataan

- Jika ada kegiatan yang termasuk dalam unsur kegiatan yang dipilih, maka File Surat

Pernyataan akan terunduh dengan bentuk file excel, seperti gambar berikut ini :


Hal.18 dari 29


Hasilnya akan seperti gambar dibawah ini :


Hal.19 dari 29

Gambar 26 : Tampilan Hasil Unduh Surat Pernyataan


Hal.20 dari 29

- Namun jika tidak ada kegiatan dalam unsur kegiatan yang dipilih maka akan muncul

tampilan seperti dibawah ini :


F. PENCETAKAN DAFTAR USUL PENETAPAN ANGKA KREDIT (DUPAK)

Langkah selanjutkan setelah user melakukan unduh Surat Pernyataan dari Aplikasi

DUPAK adalah unduh Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) dengan cara sebagai

berikut :

Gambar 28 : Tampilan Unduh DUPAK


Hal.21 dari 29

Kemudian klik tombol seperti gambar dibawah ini :

Gambar 29 : Tampilan Unduh DUPAK

File DUPAK akan terunduh dengan format excel seperti gambar berikut ini :

Gambar 30 : Tampilan DUPAK (1)


Hal.22 dari 29



Hal.23 dari 29


G. PENGIRIMAN USUL DUPAK

Jika sudah berhasil unduh DUPAK, user/Pejabat Fungsional Kepegawaian harap

mengajukan Rekapitulasi Kegiatan Bulanan, Surat Pernyataan setiap Unsur dan Daftar

Unsur Penetapan Angka Kredit (DUPAK) untuk di tanda tangani oleh pimpinan.

Setelah ditanda tangani pimpinan dan dilengkapi dengan surat pengantar usul DUPAK

dan PAK Lama, Berkas Fisik pengusulan DUPAK dikirim ke tim penilai user juga harus

melakukan pengiriman DUPAK melalui aplikasi DUPAK dengan cara check list pilihan

“Saya Ingin Mengirim Nilai” lalu klik di aplikasi DUPAK seperti pada gambar

dibawah ini :


Hal.24 dari 29

Gambar 34 : Tampilan Kirim DUPAK

Jika sudah melakukan pengiriman maka, user akan mendapatkan kode pengiriman yang

dapat digunakan untuk melakukan monitoring usul Dupak.

Gambar 35 : Tampilan Halaman Kode Pengiriman DUPAK

H. MONITORING USUL

Menggunakan Aplikasi e-Dupak, user menjadi lebih mudah untuk melakukan monitoring,

sudah sampai mana proses usul yang dikirimkan dengan cara klik

kemudian pilih Cek Status seperti gambar dibawah ini :


Hal.25 dari 29

Gambar 36 : Tampilan Pilihan Cek Status

Setelah tampil halaman Cek Status, silahkan mengisi kode pengiriman DUPAK yang saudara

terima kemudian klik maka akan tampil sebagai berikut :

Gambar 37 : Tampilan Cek Status Kode Pengiriman

Jika Penilaian sudah dilakukan, maka user dapat melihat hasil penilaian yang sudah dilakukan

oleh tim penilai dengan cara klik tanda seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 38 : Tampilan Cek Status Penilaian


Hal.26 dari 29

Maka hasilnya seperti gambar berikut ini :

Gambar 39 : Tampilan Cek Penilaian

I. PROFIL

Menu Profile pada e-Dupak memiliki tiga Fitur yaitu :

a. Biodata;

Fitur ini digunakan untuk melihat Biodata User JFK, cara nya dengan klik Nama User

disebelah kanan tampilan e-Dupak kemudian klik pilihan Biodata seperti gambar

dibawah ini :


Hal.27 dari 29

Gambar 40 : Tampilan Cek Biodata

Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 41 : Tampilan Cek Biodata

b. Ubah Password; dan

Fitur ini digunakan untuk melakukan ubah password user JFK, caranya dengan klik

Nama User disebelah kanan tampilan e-Dupak kemudian klik pilihan Ubah Password

seperti gambar dibawah ini :


Hal.28 dari 29

Gambar 42 : Tampilan Ubah Password

Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 42 : Tampilan Ubah Password

Keterangan :

1. Masukkan Password lama anda

2. Masukkan Password baru anda

3. Klik

c. Log Out.

Fitur ini digunakan untuk melakukan keluar dari e-Dupak, caranya dengan klik Nama

User disebelah kanan tampilan e-Dupak kemudian klik Log Out seperti gambar

dibawah ini :


Hal.29 dari 29

Gambar 43 : Tampilan Log Out

Mengetahui, Penyusun,

Kepala Bidang Pengolahan Data

Dan Informasi JFK

Dra. Sri Hanna, MM Astri Ireka Murtanti

NIP. 196311021991032001 NIP. 198505022008122001

sistem seleksi cpns nasional 018 - ipakri...tata cara penggunaan aplikasi 5 a. login aplikasi 5 b....

Documents