BAB VI

PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Pengantar

Pemrosesan transaksi beragam aktivitas perusahaan yang harus dilakukan untuk mendukung operasi sehari-hari. sehari-

1

Arus transaksi perusahaan manufaktur141131

Shipping 10 1 2Sales Order

Warehouse

127

17 13

Purchasing

19

Receiving 22

20

8

Production 18

21

24

Vendor23 25

3Customer

4

Billing5Accounts Receivable

9

15

16 Payroll28 Accounting27

Accounts Payable

Production Schedule

Employee

26

29

6

30

Siklus transaksi dan sistem aplikasi

Tidak ada dua organisasi yang memproses transaksi dengan cara yang benar-benar benarsama, tetapi sebagian besar organisasi mengalami dan memproses arus transaksi yang serupa.

2

Siklus transaksi dan sistem aplikasi

Arus transaksi operasional dapat dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis. Siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan.

Siklus transaksi dan sistem aplikasiKlasifikasi arus transaksi berdasarkan siklus transaksiproses Pendapatan Pengeluaran Produksi 1-7 17 8-9 10-11 19-24 12-13 14 26-28 15-16 31 18 Keuangan 25 29-30

3

KomponenKomponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

KomponenKomponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi meliputi: inputs processing storage outputs

KomponenKomponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

JenisJenis-jenis input: customer orders sales slips invoices purchase orders employee time cards

4

KomponenKomponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

Processing mencakup penggunaan jurnal dan register untuk menyajikan catatan input secara permanen dan kronologis. Journals digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan. Registers digunakan untuk mencatat tipe data lain yang tidak berhubungan langsung dengan akuntansi.

KomponenKomponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

Special journals digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis dan terusterus-menerus. Contoh : sales journal purchase journal cash receipts journal cash disbursements journal

5

KomponenKomponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksiSource Documents

Cash Receipts Journal

Cash General Purchases Disbursements Journal Journal Journal

Sales Journal

KomponenKomponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

Buku besar dan file menyediakan Simpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi. Buku besar menyediakan ringkasan suatu transaksi keuangan perusahaan. File kumpulan data yang terorganisir. transaction file master file reference or table file

6

KomponenKomponen-komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi

Output, adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem Contoh output: trial balance financial reports operational reports paychecks

Teknik sistem

Flowchart adalah suatu diagram simbolik yang menunjukkan arus data dan urutan operasi dalam suatu sistem. Flowcharts barangkali merupakan teknikteknikteknik sistem yang paling umum.

7

SimbolSimbol-simbol dasarInput/Output Process Flowline Annotation

Simbol khusus Input/Output

Punched Card On-Line Storage

Punched Tape

Magnetic Disk Magnetic Tape

8

Simbol khusus Input/OutputDocument Manual Input Off-Line Storage Display Communication Link

Sismbol khusus ProsesDecision Predefined Process Preparation Manual OperationAuxiliary Operation (pembantu)

Arsip sementara Arsip tetap

Collate/pembandingan

Sort

9

Additional SymbolsConnector Off-page Connector Transmittal Tape

Terminal Parallel Mode

Penggunaan simbol dalam Flowcharting

Simbol digunakan dalam flowchart untuk mewakili fungsi informasi atau jenis lain dalam suatu sistem. Arah arus normal dimulai dari kiri ke kanan atau atas ke bawah. Anak panah terbuka harus ditempatkan ditempat sebaliknya dari garis arus

10

Penggunaan sismbol dalam flowchartingArah arus normal InvoiceTelaah dan setujui

Invoice disetujui

Arus terbalik ditunjukkan dengan anak panah Invoice disetujuiTelaah dan setujui

Invoice

Penggunaan simbol dalam FlowchartingPenggunaan simbol penghubung pada halaman yang sama Purchasing Stores Requisition A

A

Requisition

11

Penggunaan simbol dalam FlowchartingPenggunaan simbol penghubung pada halaman yang berbeda Purchasing StoresA

Requisition

A

Requisition

Pengunaan simbol dalam FlowchartingArus dua arah ditunjukkan dengan anak panah RequisitionPrepare Purchase Order and Update Vendor Files

Vendor Files Purchase Order

12

IPO and HIPO Charts

Bagan ini terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem. Sebagian besar tingkat umum analisis, hanya hubungan input-proses-output input-prosesdalam sistem yang menjadi perhatian. IPO menyajikan sangat sedikit rincian, sehingga akan dilengkapi dengan HIPO.

IPO ChartSystem: penggajian Pembuat: Mr. Foxx Nomor bagan: 3.1 Input Catatan gaji karyawan Master file gaji Description: kalkulasi Gaji kotor ProcessAkumulasikan jam kerja

Date: 6/9/0X Output

Catata gaji kotor master file Cari tarip gaji yg benar penggajian Hasil-hasil Hitung pembayaran kesalahan hitung gaji kotor

13

HIPO chart1.0 Payroll System

2.0

3.0

4.0

Data Preparation

Processing

Review

3.1

3.2

Calculate Gross Pay3.11Accumulate Hours Worked

Calculate Net Pay3.13

3.12 Find Correct Pay Rate

Compute Gross Pay

Bagan arus sistem dan program

Bagan arus sistem (System flow Chart) mengidentifikasikan keseluruhan atau jangkauan arus operasi dalam sistem. Bagan arus sistem difokuskan pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci. Bagan arus program (Program flow-Chart) lebih rinci flowdalam hal fungsi-fungsi pemrosesan dibanding fungsibagan arus sistem.

14

Diagram Arus Data logisData Flow Diagram (DFD) digunakan trutama oleh pengembang Analisis sistem. DFD merupakan diagram yang menggunakan Notasi simbol yang menggambarkan arus dari data sistem. DFD legih ditekankan pada proses logis dari pada proses fisik. Dua tujuan DFD yaitu: analisis arus data, dan desain logis.

Terminator

Data Flow

Process

Data Store

Diagram Arus Data

Timekeeping

Process Payroll Data

Employees

Payroll Data

15

Diagram Arus DataStatus terkiniData penggajian

Employee Data

Timekeeping

Verify Payroll Data P1

Keabsahan data

Valid Payroll Data

Data Flow DiagramEmployee DataNet Pay and Deductions Paychecks

Data to Process Valid Payroll Data

Calculate Pay P2

Employees

Net Pay and Deductions

Update Employee Files

Current

Amounts

Process Payroll Journal

Details

Journal Data

Compute Net Pay

16

Data Flow DiagramUpdate Employee FilesCurrent

Net Pay and Deductions

Amounts

Process Payroll Journal

Details

Journal Data

EmployeesPaychecks

Compute Net Pay

Analytic flowchart mengidentifikasikan pemrosesan yang penting dalam sebuah aplikasi , menekankan pada tugas-tugas tugaspemrosesan yang menerapkan pengendalian. Arus pemrosesan digambarkan dengan simbolsimbol-simbol yang dihubungkan dengan garis arus.

Analytic Flowcharts, Document Flowcharts, and Forms Distribution Chart

17

Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts

Document flowchart serupa dalam hal format dengan analitic flowchart tetapi memuat lebih sedikit rincian mengenai fungsi-fungsi fungsipemrosesan dalam setiap entitas yang digambarkan dalam bahan. SatuSatu-satunya simbol yang digunakan adalah simbol dokumen. Simbol lain digunakan hanya untuk memperjelas proses.

Analytic, Document, and Forms Distribution Flowcharts

Forms distribution chart mengilustrasikan distribusi formulir rangkap ganda dalam perusahaan. Tekananannya lebih pada siapa menerima formulir apa dari pada bagaimana formulir ini diproses.

18

Analytic FlowchartPurchasingApprove Vendor List Select Vendors Request for Quotation

Suppliers

Prepare Quotation Request for Quotation

Analytic FlowchartPurchasingQuotations Prepare Purchase Order Purchase Order Purchase Order

SuppliersQuotations

Select Bid

19

Document FlowchartController Vice President Manufacturing

Accounts Payable Purchasing Agent Receiving Stores Purchase Purchase Purchase Requisition Requisition Requisition 1 1 2 2 Purchase Order Purchase To Vendor 3 Order 1 2 Purchase Purchase 34 Order Order 5 5 4

Forms Distribution ChartPurchasing Inventory Payables Production Accounting Purchase Order Copy 1 2 3 4 5 4 1 2 1 2 3

20

Bagan Arus Dokumen Prosedur Penjualan (manual)(Nugroho Widjajanto) KreditOrder Penjualan Pesanan Pelanggan Order Penjualan Order Penjualan Pesanan Pelanggan

Pelangga nPesanan Pelanggan

PenjualanPesanan Pelanggan

Penagihan

Piutang

Buku Besar

GudangOrder Penjualan Pesanan Pelanggan

Pengirima nOrder Penjualan

Pesanan Pelanggan

N

DFaktur Pesanan Pelanggan Faktur Faktur

N

N

Voucher jurnal Pernyataan Piutang Pernyataan Piutang

Pernyataan Piutang Pesanan Pelanggan

Voucher jurnal

N

D

Hukum Sandwich

Setiap simbol proses harus berada diantara simbol input dengan output. Process Payroll Data

Timekeeping

Employees

Payroll Data

21

Teknik Uraian tertulis (Narrative Techniques)

Teknik narrative seringkali bermanfaat terutama dalam tahap penemuan fakta dalam analisis sistem. Contoh: Pertanyaan atau wawancara terbuka dan tertutup Menelaah dokumenend

22