sistem information kehadiran pegawai - ciptakarya.pu.go.idciptakarya.pu.go.id/dok/runtext/petunjuk...

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

Sistem Information Kehadiran Pegawai

Petunjuk Pengguna (Admin-unitkerja )

Panduan pengguna ini menunjukan gambaran dalam penggunaan aplikasi Attendance Information System yang merupakan Sistem Informasi Absensi pada Kementrian Pekerjaan Umum. Panduan Pengguna ini ditunjukan untuk Admin Unit Kerja.

Sistem Information Kehadiran Pegawai Kementrian Pekerjaan Umum

Hal.2

Pusdata @2013-NH

LOGIN

Gambar diatas merupakan tampilan halaman awal dari Attendance Information System, untuk masuk ke aplikasi, Admin Unit Kerja harus memasukan Username dan Password. Apabila Admin Unit Kerja salah memasukan Username atau Password, maka akan muncul pesan Error seperti pada gambar berikut.


Hal.3

Pusdata @2013-NH

DASHBOARD

Gambar berikut merupakan tampilan ‘Dashboard’ yang akan muncul setelah AdministratorUnit Kerja melakukan Login.

Terlihat seperti pada gambar, pada header sebelah kiri terdapat Logo Kementrian Pekerjaan Umum berikut dengan Judul dari Aplikasi, sedangkan di sebelah kanan terdapat informasi user yang login, yaitu Administrator Unit Kerja dan disampingnya terdapat tombol ‘Logout’.

Menu-menu dari Sistem Informasi Absensi ini, terdapat di body sebelah kiri, seperti yang ditunjukan petunjuk ‘1’ pada gambar.Menu-menu tersebut adalah:

• Data Karyawan • Berhalangan Hadir • Keluar Kantor • Lembur • Dispensasi • Editor Absensi • Rekap Data Absensi • Status Absensi Hari Ini • Import data absensi • Pusat Laporan • Ganti Password

Penggunaan menu-menu diatas akan dijelaskan pada halaman berikutnya.

1


Hal.4

Pusdata @2013-NH

DATA KARYAWAN

Gambar diatas akan muncul setelah Admin Unit kerja menekan tombol ‘Data Karyawan’ pada menu.

Pada halaman Data Karyawan, akan ditampilkan tabel daftar dari Karyawan yang sudah terdaftar pada sistem informasi absensi ini. Untuk melakukan pencarian karyawan, Admin Unit Kerja dapat mengetik nama karyawan yang ingin dicari setelah itu tekan tombol ‘Pencarian’(Petunjuk ‘1’), bila nama karyawan yang dicari terdaftar, maka akan muncul di tabel daftar karyawan.

• Tambah Karyawan

Untuk mendaftarkan karyawan yang baru, Admin Unit Kerja dapat menekan tombol ‘Tambah Karyawan’ yang ditunjukan petunjuk ‘2’ pada gambar halaman Data Karyawan. Setelah tombol ditekan, maka akan muncul halaman ‘Tambah Karyawan’ seperti pada gambar berikut.

2

3Edit

4Hapus

1

5Unit Kerja


Hal.5

Pusdata @2013-NH

Admin unit kerja dapat mengisi field ‘Nama Satminkal’ (petunjuk ‘a’) untuk menambah karyawan baru. Setelah itu tekan tombol ‘Simpan’ (petunjuk ‘b’) untuk menyimpan data karyawan baru, atau tekan tombol ‘Batal’ (petunjuk ‘c’) bila ingin membatalkan tambah karyawan baru.

• Edit Karyawan

Jika Admin unit kerja ingin mengubah data karyawan, Admin unit kerja dapat menekan tombol ‘Edit’(Petunjuk ‘3’) pada karyawan yang ingin diubah. Setelah tombol ditekan maka akan muncul halaman ‘Edit kayawan’ seperti pada gambar berikut.

a

b c

a b c


Hal.6

Pusdata @2013-NH

Admin unit kerja dapat mengubah gelar awal, nama, gelar akhir dan golongankaryawanbaru (petunjuk ‘a’) dengan nama satminkal yang baru. Setelah itu tekan tombol ‘Simpan’ (petunjuk ‘b’) untuk menyimpan data karyawan yang baru, atau tekan tombol ‘Batal’ (petunjuk ‘c’) bila ingin membatalkan edit karyawan baru.

• Hapus Karyawan

Sedangkan untuk menghapus data karyawan, Admin unit kerja dapat menekan tombol ‘Hapus’(Petunjuk ‘4’) pada karyawan yang ingin dihapus. Setelah tombol ditekan maka akan muncul kotak konfirmasi seperti pada gambar berikut.

Bila tombol ‘OK’ ditekan maka data karyawan yang dipilih akan terhapus, sedangkan bila tombol ‘Cancel’ ditekan maka data karyawan yang dipilih tidak terhapus dan tampilan akan kembali ke halaman Data Karyawan.

• Unit Kerja

Untuk perpindahan ke unit kerja lain apabila ada mutasi, maka Admin unit kerja dapat memindahkan karyawan dari unit kerja awal ke unit kerja yang lainnya dengan cara menekan tombol ‘Unitkerja’(Petunjuk ‘5’) pada karyawan yang ingin dipindahkan. Setelah tombol ditekan maka akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut.


Hal.7

Pusdata @2013-NH

Kemudian tekan/pilih ‘unit kerja baru’ setelah itu pilih unit kerja yang baru sesuai dengan mutasi, seperti pada gambar berikut ini.

Untuk ‘Jenis karyawan baru’ tidak ada perubahan tetap sebagai ‘Staff’, selanjutnya tekan ‘simpan’ secara otomatif karyawan yang dipilih akan berpindah ke unit kerja baru. Sedangkan untuk tombol ‘Shift’ digunakan untuk satpam yang bekerja shif (pagi/malam).


Hal.8

Pusdata @2013-NH

BERHALANGAN HADIR

Gambar diatas akan muncul setelah Admin Unit kerja menekan tombol ‘Berhalangan Hadir’ pada menu.

Pada halaman Berhalangan Hadir, akan ditampilkan tabel daftar Berhalangan Hadir yang akan dimasukan data karyawan yang tidak masuk kerja. Untuk melakukan pencarian karyawan yang berhalangan hadir, Admin Unit Kerja dapat mengetik nama/nik karyawan yang ingin dicari setelah itu tekan tombol ‘Pencarian’(Petunjuk ‘1’), bila nama/nik karyawan yang dicari ada, maka akan muncul di tabel Berhalangan Hadir. Untuk (petunjuk ‘2’) terdapat pilihan ‘Hapus’ yang berfungsi untuk menghapus izin jika ada kesalahan, ‘Tambah dokumen’ untuk menambahkan dokumen izin jika ada kemudian ‘Download’ untuk melihat surat izin yang di upload, seperti pada gambar berikut.

3 1

2


Hal.9

Pusdata @2013-NH

Untuk memasukan/menambahkan data berhalangan hadir, tekan tobol ‘Tambah Izin’(Petunjuk ‘3’), seperti pada gambar berikut.

Admin unit kerja dapat mamasukan/menabahkan izin karyawan yang berhalangan hadir dengan memasukan ‘NIK’ karyawan, ‘Tanggal Mulai izin’,’Tanggal Selesai’ izin kemudian pilih ‘Jenis’ ijin , tuliskan ‘alasan’ izin (petunjuk ‘a’), seperti pada gambar berikut.

setiap ada data berhalangan hadir, harus ada file dokumen yang sudah di scan (png,jpeg,pdf,gif,bmp) sebagai file pendukung (surat izin) harus di upload (petunjuk ‘b’). Setelah itu tekan tombol ‘Simpan’ (petunjuk ‘c’) untuk menyimpan data izin, atau tekan tombol ‘Batal’ (petunjuk ‘d’) bila ingin membatalkan izin.

a

c d

b


Hal.10

Pusdata @2013-NH

KELUAR KANTOR

Pada menu ‘Keluar Kantor’ proses pengisian sama seperti berhalangan hadir, namun bedanya karyawan kondisi hadir tetapi karyawan tersebut mempunyai tugas mengikuti acara seperti rapat (diluar/didalam lingkungan kantor beda divisi),workshop,sosialisasi dengan didukung oleh surat penugasan/mewakili acara tersebut.

Pada gambar diatas untuk memasukan data pilih ‘keluar kantor’, kemudian tekan ‘tambah izin’ (petunjuk ’a’), setelah itu muncul menu seperti dibawah ini.

Pada gambar diatas pengisian data sama seperti pengisian data sebelumnya, namun disini kita diminta memasukan ‘nik’, ‘tanggal’ penugasan dan ‘jam keluar’ pada saat kita meninggalkan ruangan kerja, kemudian memasukan ‘jam masuk kembali’ dll (petunjuk ‘b’) setelah selesai rapat dan kembali ketempat kerja. Untuk isian yang lain sama langkahnya seperti sebelumnya selanjutnya tekan tombol ‘simpan’

a

b


Hal.11

Pusdata @2013-NH

LEMBUR

Untuk menu pilihan ‘Lembur’ digunakan jika memang ada yang bersifat penting dan lembur dikerjakan harus dengan surat lembur yang ditandatangani oleh pejabat minimal eselon 4.

Pada gambar diatas setelah pilih ‘Lembur’ kemudian tekan tombol ‘surat lembur baru’ (petunjuk ‘a) setelah itu kita diminta memasukan data seperi pada gambar dibawah.

Pada pengisian data lembur langkahnya sama persis seperti sebelumnya namun kita diminta memasukan jam mulai/selesai lembur, dan nama ‘penanggung jawab’.

b

a


Hal.12

Pusdata @2013-NH

DISPENSASI

Pilihan menu dispensasi jika karyawan ada tugas yang mana tidak sempat absen seperti ke kantor KPN, ada bencana yang menghabat perjalanan, tidak absen pulang dikarnakan ada suatu yang penting, ada penugasan rapat diluar kantor sehingga tidak absen pulang dikarnakan lokasinya sangat jauh, namun semua itu harus disetujui oleh pejabat setempat yang memeberi surat dispensasi dan salah satu saksi, sehingga jam kerja terhitung penuh.

Pada gambar diatas untuk menambahkan dispensasi, tekan ‘tambah dispensasi’ (petunjuk ‘a’) maka akan muncul menu isian seperti pada gambar berikut.

Masukan nik dan tanggal, untuk koreksi jam masuk/keluar jika karyawan tidak absen, maka masukan jam kerja yaitu masuk (08:00:00) pulang (16:30:00) untuk hari biasa sedangkan untuk hari jumat (17:00:00), jika karyawan sudah absen masuk tetapi ada tugas yang memungkinkan

b

a


Hal.13

Pusdata @2013-NH

karyawan tidak absen pulang, maka yang dimasukan jam masuk adalah jam absen finger/mesin absen, sedangkan jam pulang masukan manual, begitu sebaliknya jika karyawan terlambat masuk karena ada bencana dijalan sehingga jam masuk menjadi siang, maka yang diganti hanya jam masuk sedangkan jam pulang masukan jam dari mesin finger.

EDITOR ABSENSI

Pada menu ini Admin Unit Kerja dapat melihat dan mengubah jam absensi, namun akan muncul keterangan pada kolom keterangan “bahwa data absen sudah diubah”, maka akan kelihatan adanya perubahan yang dilakukan oleh Admin dalam pengelolaan absen sehingga akan kena teguran kepada Admin mengenai jam kerja, jadi pada menu ‘editor absensi’ lebih jangan digunakan cukup hanya melihat saja.

masukan NIK, bulan dan tahun kemudian tekan tombol ‘lihat data’, maka akan muncul data jam absensi seperti gambar dibawah ini.

a


Hal.14

Pusdata @2013-NH

REKAP DATA ABSENSI

Rekap data absensi digunakan untuk membuat rekap kehadiran baik itu bulanan, mingguan cukup dengan memasukan tanggal awal dan akhir kemudian tekan tombol ‘saring’ (petunjuk ‘a’), maka data rekap akan muncul berupa grapik dan untuk melihat table tekan tombol ‘show/hide detail’ (petunjuk ‘b’) sesuai tanggal masukan seperti pada gambar berikut.

Setelah tombol ‘show/hide detail’ ditekan maka muncul table rekap absen seperti pada gambar berikut.

a

b

c


Hal.15

Pusdata @2013-NH

Untuk mencetak bisa menggunakan fasilitas dari setiap browsing yang digunakan pada menu pilih ‘file’ kemudian pilih ‘print preview’ dan untuk orientasi cetak pilih ‘landscape’ dan tekan ok. Untuk mencetak data absen per karywan, pilih detail (petunjuk ‘c’) pada karyawan yang dipilih, maka akan muncul data detail karyawan seperti pada gambar dibawah ini.

Untuk mencetaknya lakukan seperti mencetak rekap yang menggunakan fasilitas cetak pada browsing yang digunakan.


Hal.16

Pusdata @2013-NH

STATUS ABSENSI HARI INI

Pada menu ini, admin unit kerja dapat melihat status absen yang sudah terekam pada hari ini dan apabila data absen tidak terekam makan jaringan koneksi internet terputus, maka admin unit kerja melaporkan ke admin pusat untuk memproses data absen yang tidak masuk, seperti pada gambar berikut.

untuk karyawan selain admin unit kerja, dapat juga melihat status absen hari ini dengan cara masukan userid nya NIK dan password nya NIK, gunanya untuk mengkoreksi kehadiran ataupun ada tugas yang kemungkinan belum dimasukan datanya oleh admin unit kerja, sehingga karyawan dapat member informasi kepada admin unit kerja agar data berhalangan hadir segera diproses dan status absen tidak TK (tanpa keterangan).


Hal.17

Pusdata @2013-NH

GANTI PASSWORD

Gambar diatas akan muncul setelah Admin Unit Kerja menekan tombol ‘Ganti Password’ pada menu.

Pada halaman Ganti Password, akan ditampilkan form untuk mengganti/mengubah password (Petunjuk ‘1’).Untuk mengganti password, Admin unit kerja harus mengisi field ‘Password Lama’, ‘Password Baru’, dan ulangi ‘Password Baru’ setelah itu tekan tombol ‘Ganti Password’ (petunjuk ‘2’).

1

2


Hal.18

Pusdata @2013-NH

LOGOUT

Untuk keluar dari system absensi ini, Admin unit kerja harus menekan tombol ‘Logout’ yang berada di kanan atas halaman, seperti pada gambar berikut.

sistem information kehadiran pegawai - ciptakarya.pu.go.idciptakarya.pu.go.id/dok/runtext/petunjuk...

Documents