sistem informasi skpi uin syarif...
TRANSCRIPT
1
SistemInformasiSuratKeteranganPendampingIjazah(SKPI)UniversitasIslamNegeriSyarifHidayatullahversion1.0PedomaniniberisipenggunaanAplikasiAcademicInformationSystem(AISModulSKPI)PusatTeknologiInformasidanPangkalanDataMaret2018
2
KATAPENGANTAR
Alhamdulillah puji syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala
rahmat dan karunia-Nya sehingga Buku Sistem Informasi Surat Keterangan
Pendamping Ijazah (SKPI) Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah ini dapat
diwujudkan.AdanyasisteminimerupakanbuktiakantekaddariPimpinanUniversitas
IslamNegeri SyarifHidayatullahuntukmeneingkatkan tatakelola teknologi informasi
sehinggadapatmeningkatkanlayanansisteminformasi.
Sesuai dengan arah pengembangan sistem informasi Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullahyangterintegrasi,makasemuadataSKPIjugaterintegrasidengandataE-
Campus (Academic Information System/ AIS) Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah.
Buku Pedoman Pengelolaan Sistem Informasi SKPI ini dibuat secara lengkap
berdasarkan role/ group pengguna, agar masing-masing pengguna bisa melihat dan
memahami apa yangmenjadi tugas dan fungsinya. Group pengguna SKPI Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah terdiri dari 3 yaitu Mahasiswa, Dosen, dan Admin.
SedangkankategoripenggunaAdmindibagilagimenjadiAdminProdi,AdminFakultas,
danAdminUniversitas(BagianAkademikdanBagianKemahasiswaandanAlumni).
Akhirnya dengan ini kami mengharapkan buku ini dapat dijadikan petunjuk,
memberikanmanfaatdandipergunakandengansebaik-baiknya.
Jakarta, 12April2018
KepalaPusatTeknologiInformasidanPangkalanData(Pustipanda)
UniversitasIslamNegeriSyarifHidayatullah
NashrulHakiem,Ph.D
3
DAFTARISI
KATAPENGANTAR............................................................................................................................2DAFTARISI..........................................................................................................................................31. Pendahuluan..............................................................................................................................42. AdminUniversitas(Akademik)...........................................................................................42.1. KategoriCapaianPembelajaran......................................................................................43. AdminFakultasdanProgramStudi(Akademik)...........................................................63.1. CapaianPembelajaran........................................................................................................63.2. LaporanSKPIMahasiswa...................................................................................................84. Dosen..........................................................................................................................................104.1. VerifikasiPrestasiMahasiswa.......................................................................................105. Kemahasiswaan......................................................................................................................115.1. MasterTingkatPrestasi...................................................................................................115.2. MasterJenisPrestasi.........................................................................................................135.3. MasterKategoriPrestasi.................................................................................................145.4. ProsesPrestasiMahasiswa.............................................................................................166. Mahasiswa.................................................................................................................................176.1. PrestasiMahasiswa...........................................................................................................17
4
1. PendahuluanSurat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) merupakan dokumen tambahan penting
yangditerbitkansebagaipendampingijazahdantranskripakademiksebuahperguruan
tinggi. SKPI memuat identitas lulusan beserta penghargaan/ prestasi, keahlian/
kompetensi,danpengalamanlainnyaselamastudi.Selainitujugamemuatidentitasdan
kualifikasi program studi, fakultas, serta perguruan tinggi. Sertifikat ini juga berisi
kategori capaian pembelajaran berupa kemampuan kerja, penguasaan pengetahuan,
dansikapkhususlulusan.SKPIUniversitasIslamNegeriSyarifHidayatullahdituangkan
dalamKeputusanRektorNomor722Tahun2016.
Kategori/grouppenggunaSKPIUniversitasIslamNegeriSyarifHidayatullahterdiridari
3yaituMahasiswa,Dosen,danAdmin.SedangkankategoripenggunaAdmindibagilagi
menjadi Admin Prodi, Admin Fakultas, danAdminUniversitas (BagianAkademik dan
Bagian Kemahasiswaan dan Alumni). Alur proses dimulai dari Mahasiswa yang
memasukkan data penghargaan/ prestasi, keahlian/ kompetensi, dan pengalaman
lainnya selama pendidikan. Selanjutnya, data tersebut diverifikasi oleh Dosen
PembimbingAkademikdanAdminProgramStudi.Validasidataterakhirdilakukanoleh
BagianAkademiksampaidenganpencetakanSuratKeteranganPendampingIjazahdan
Bagian Kemahasiswaan dan Alumni pendataan penghargaan prestasi mahasiswa dan
sebagainya.
Sesuai dengan arah pengembangan sistem informasi Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullahyangterintegrasi,makasemuadataSKPIjugaterintegrasidengandataE-
Campus (Academic Information System/ AIS) Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah.
2. AdminUniversitas(Akademik)2.1. KategoriCapaianPembelajaranPada menu kategori Capaian Pembelajaran admin dapat menentukan kategori yang
nantinya akan dimasukkan sub kategori capaian pembelajaranmahasiswa UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Pendataan &
Utility,Civitas,CapaianPembelajaran,kemudianKategoriCapaianPembelajaran.
Sepertipadagambarberikut:
5
kemudianakanmunculhalamanberikut:
Pada gambar tersebut masih terdapat 3 Kategori Capaian Pembelajaran. Berikut
beberapafungsiyangadapadaModulKategoriCapaianPembelajaran:
a) Tombol untuk Admin mengubah Kategori Capaian Pembelajaran yang
sudahdiinput.
b) Tombol untuk Adminmenghapus Kategori Capaian Pembelajaran yang
sudahdiinput.
c) Tombol untukAdminmencariKategoriCapaianPembelajarandengan
sebelumnyamengisiNamaID/EN/ARmakaakanmunculKategoriCapaian
Pembelajaransesuaidengannamayangingindicari.
d) Selain itumodul ini jugadapat menambahKategoriCapaianPembelajaran
dengan cara mengklik tombol kemudian akan muncul form
TambahKategoriCapaianPembelajaransepertigambarberikut:
6
silahkanisiNamaKategoriCapaianPembelajaranberdasarkanbahasa:ID(Indonesia),
EN(English),AR(Arabic),setelahituklik untukmenyimpanatauklik
untukmembatalkan,jikamembatalkanmakaotomatisformakanhilang.
3. AdminFakultasdanProgramStudi(Akademik)3.1. CapaianPembelajaranPada menu kategori Capaian Pembelajaran admin dapat menentukan kategori yang
nantinya akan dimasukkan sub menu Capaian Pembelajaran mahasiswa UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Pendataan &
Utility, Civitas, Capaian Pembelajaran, kemudian Capaian Pembelajaran. Seperti
padagambarberikut:
kemudianakanmunculhalamanberikut:
7
Pada gambar tersebut masih terdapat beberapa Capaian Pembelajaran yang telah di
inputolehadminfakultas/prodi.BerikutbeberapafungsiyangadapadaModulCapaian
Pembelajaran:
a) Tombol untuk Admin mengubah Capaian Pembelajaran yang sudah di
input.
b) Tombol untuk Adminmenghapus Capaian Pembelajaran yang sudah di
input.
c) Tombol untuk Admin mencari Capaian Pembelajaran dengan
sebelumnya mengisi Nama ID maka akan muncul Kategori Capaian
Pembelajaransesuaidengannamayangingindicari.
d) Selain itumodul ini juga dapat menambah Capaian Pembelajaran dengan
cara mengklik tombol kemudian akan muncul form Tambah
KategoriCapaianPembelajaransepertigambarberikut:
8
silahkan Pilih Fakultas, Program Studi, Kategori, kemudian isi Nama Capaian
Pembelajaranberdasarkanbahasa : ID (Indonesia), EN (English), AR (Arabic), setelah
itu klik untuk menyimpan atau klik untuk membatalkan, jika
membatalkanmakaotomatisformakanhilang.
3.2. LaporanSKPIMahasiswaPadamenu Laporan SKPI Mahasiswa dapat Mencari untuk kemudian Mencetak SKPI
mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah yang nantinya akan diberikan kepadaMahasiswa
yangbersangkutan.UntukmengaksesmenuinisilahkanklikMenu,Laporan,Laporan
PDF,Akademik,SKPIMahasiswaSepertipadagambarberikut:
kemudianakanmunculhalamanberikut:
Klik tombol cari untukmencari namamahasiswa yang akan dicetak SKPInya atau
SuratKeteranganPendampingIjazah.Setelahituakantampilformberikut:
9
Silahkan Masukkan NIM, Nama, Tahun Angkatan, dan Pilih Fakultas, Program Studi,
Status.Kemudiankliktombol CarisetelahituakanpilihMahasiswatersebutdengan
klik (Select)kemudiandisampingakanmunculSKPIMahasiswayangbersangkutan.
SilahkandownloadterlebihdahuluSKPIMahasiswadenganklikpilihanformatBahasa
tersedia . (menggunakanBahasa Indonesia/English), kmudianpilih format
fileyangdibutuhkandengancaraklik (Dengan
FormatPDF,XLS,DOCX,PPTX,ODT,ODS,TXT,CSV,danHTML).
UntuklebihjelasnyaberikutmerupakancontohSKPIMahasiswadengaFormatPDF:
10
Setelahdicetakbisadiberikankepadamahasiswayangbersangkutan,untukdilengkapi
denganfotokemudianditandatanganiolehPembantuRektorBidangAkademik.
4. Dosen4.1. VerifikasiPrestasiMahasiswaPadamenuLaporanVerifikasiPrestasiMahasiswadosendapatmemverifikasiPrestasi
Mahasiswa yang nantinya akan masuk pada Laporan SKPI Mahasiswa yang
bersangkutan.UntukmengaksesmenuinisilahkanklikMenu,Dosen,DataMahasiswa
Bimbingan,VerifikasiPrestasiMahasiswaSepertipadagambarberikut:
11
kemudianakanmunculhalamanberikut:
KarenamasihkosongbelumadaMahasiswayangakandiverifikasinya.
MakaSayaCukupkansekiandanterimakasih.
5. Kemahasiswaan5.1. MasterTingkatPrestasiPadamenu ini bagian kemahasiswaan dapatmenentukan Tingkat prestasimana saja
yang akan di inputkan oleh mahasiswa, Misalnya International, lokal dan Nasional.
Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Kemahasiswaan, Prestasi, Master,
TingkatPrestasi.Sepertipadagambarberikut:
12
kemudianakanmunculhalamanberikut:
Padagambar tersebutmasih terdapatbeberapaMasterTingkatPrestasi yang telahdi
inputolehadminbagianKemahasiswaan.BerikutbeberapafungsiyangadapadaModul
MasterTingkatPrestasi:
a) Tombol untukAdminmengubahTingkatPrestasiyangsudahdiinput.
b) Tombol untukAdminmenghapusTingkatPrestasiyangsudahdiinput.
c) Tombol untuk Admin mencari Tingkat Prestasi dengan sebelumnya
mengisi Nama Posisi maka akan muncul Master Tingkat Prestasi sesuai
dengannamayangingindicari.
d) Selain itu modul ini juga dapat menambah Tingkat Prestasi dengan cara
mengkliktombol kemudianakanmunculformTambahTingkat
Prestasisepertigambarberikut:
silahkan input Nama Tingkat Prestasi dan Keterangannya setelah itu klik
untuk menyimpan atau klik untuk membatalkan, jikamembatalkanmakaotomatisformakanhilang.
13
5.2. MasterJenisPrestasiPadamenuinibagiankemahasiswaandapatmenentukanJenisprestasimanasajayang
akan di inputkan olehmahasiswa, Misalnya Bahasa Arab, Bahasa Inggris dan Bidang
Agama. Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Kemahasiswaan, Prestasi,
Master,JenisPrestasi.Sepertipadagambarberikut:
kemudianakanmunculhalamanberikut:
PadagambartersebutmasihterdapatbeberapaMasterJenisPrestasiyangtelahdiinput
oleh admin bagian Kemahasiswaan. Berikut beberapa fungsi yang ada pada Modul
MasterJenisPrestasi:
a) Tombol untukAdminmengubahJenisPrestasiyangsudahdiinput.
b) Tombol untukAdminmenghapusJenisPrestasiyangsudahdiinput.
c) Tombol untuk Admin mencari Jenis Prestasi dengan sebelumnya
mengisiNamaPosisimakaakanmunculMasterJenisPrestasisesuaidengan
namayangingindicari.
14
d) Selain itu modul ini juga dapat menambah Jenis Prestasi dengan cara
mengklik tombol kemudian akan muncul form Tambah Jenis
Prestasisepertigambarberikut:
silahkan input Nama Jenis Prestasi, Pilih Kategori Prestasi dan isi
Keterangannya setelah itu klik untuk menyimpan atau klikuntuk membatalkan, jika membatalkan maka otomatis form akan
hilang.
5.3. MasterKategoriPrestasiPadamenu ini bagiankemahasiswaandapatmenentukanKategoriprestasimana saja
yang akan di inputkan olehmahasiswa,Misalnya Bahasa International, Kerja Praktek
Magang danKompetensi keagamaan. Untukmengaksesmenu ini silahkan klikMenu,
Kemahasiswaan,Prestasi,Master,KategoriPrestasi.Sepertipadagambarberikut:
15
kemudianakanmunculhalamanberikut:
PadagambartersebutmasihterdapatbeberapaMasterKategoriPrestasiyangtelahdi
inputolehadminbagianKemahasiswaan.BerikutbeberapafungsiyangadapadaModul
MasterKategoriPrestasi:
e) Tombol untukAdminmengubahKategoriPrestasiyangsudahdiinput.
f) Tombol untukAdminmenghapusKategoriPrestasiyangsudahdiinput.
g) Tombol untuk Admin mencari Kategori Prestasi dengan sebelumnya
mengisi Nama Posisi maka akan muncul Master Kategori Prestasi sesuai
dengannamayangingindicari.
h) CheckboxuntukmenentukanKategoriPrestasiAktifatauTidak
i) Selain itumodul ini juga dapat menambah Kategori Prestasi dengan cara
mengklik tombol kemudian akan muncul form Tambah
KategoriPrestasisepertigambarberikut:
silahkaninputNamaKategoriPrestasi,Keterangannya,danCheckStatusnya
untuk aktif setelah itu klik untuk menyimpan atau klik untukmembatalkan,jikamembatalkanmakaotomatisformakanhilang.
16
5.4. ProsesPrestasiMahasiswaPadamenuinibagiankemahasiswaandapatMemprosesPrestasiMahasiswamanasaja
yangtelahdiinputkanolehmahasiswa.UntukmengaksesmenuinisilahkanklikMenu,
Kemahasiswaan,Prestasi,Proses,PrestasiMahasiswa.Sepertipadagambarberikut:
kemudianakanmunculhalamanberikut:
Padagambar tersebutmasih terdapatbeberapaProsesPrestasiMahasiswayang telah
di input oleh Mahasiswa, Prodi, Maupun Bagian Akademik. Berikut beberapa fungsi
yangadapadaProsesPrestasiMahasiswa:
j) Tombol untukAdminmengubahPrestasiMahasiswayangsudahdiinput.
k) Tombol untukAdminmenghapusPrestasiMahasiswa.
l) Tombol untukAdminmencariPrestasiMahasiswadengansebelumnya
Mencari data mahasiswa dengan menu pencarian seperti gambar berikut
untukkemudianmemilihnya:
17
SelainitumodulinijugadapatmenambahPrestasiMahasiswadengancara
mengklik tombol kemudian akan muncul form Tambah
PrestasiMahasiswasepertigambarberikut:
silahkan input Nama Prestasi Mahasiswa Keterangannya, dan Check
Statusnya setelah itu klik untuk menyimpan atau klik untukmembatalkan,jikamembatalkanmakaotomatisformakanhilang.
6. Mahasiswa6.1. PrestasiMahasiswaPada menu Laporan Prestasi Mahasiswa, mahasiswa dapat mengajukan Prestasi
Mahasiswayangsudahdidapatolehmahasiswanantinyaakandiverifikasiolehdosen
pembimbing akademik kemudian masuk pada Laporan SKPI Mahasiswa yang
bersangkutan. Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Mahasiswa,Wisuda,
PrestasiMahasiswaSepertipadagambarberikut:
18
kemudianakanmunculhalamanberikut:
Terdapat beberapa Fitur dari Prestasi Mahasiswa pada Akun Mahasiswa yaitu
Menambahkan Prestasi yang pernah didapat oleh mahasiswa yang bersangkutan
dengan cara klik tombol kemudian akan muncul Form untuk Input
PrestasiMahasiswasepertiberikut:
19
Silahkan Upload Bukti Prestasi seperti sertifikat atau piagam, kemudian isi Nama
Prestasi,PilihKategoriPrestasi,PilihJenisPrestasi,PilihTingkatPrestasi,Tanggal,Nilai,
Keterangan.Setelahituklik Untukmenyimpanagarnantinyadiverifikasioleh
Dosen pembimbing akademik atau klik klik untuk membatalkan, jika
membatalkanmakaotomatisformakanhilang.