SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

TOKO 123 BABY AND KIDS

Hartika Djaona¹, Minarwati, S.T²

Sistem Informasi

Sekolah Tinggi Informatika dan Ilmu Komputer El Rahma Yogyakarta

Jln. Sisingamangaraja No.76 Yogyakarta

Email : era_dhita@yahoo.co.id¹, Minarwati@amikom.ac.id²

ABSTRAC

123 Baby and Kids store is a store that sells a wide range of baby equipment from the age of 0 to 3 years. Own sales using online and offline systems. With the manual recording system is still the owner and employee performance can not effectively and efficiently.

Management Information Systems 123 Baby and Kids store is built using Borland Delphi 7, WAMP5, and MySQL accordance sample data obtained directly from the store 123 Baby and Kids.

Shop Management Information System 123 Baby and Kids shaped teller application that can process data with good sales and purchases, accounts payable payment feature, and generate sales reports purchase, the balance of accounts payable, inventory, a list of resellers, memorandum shopping and payment accounts payable. Keywords: Information Systems 123 Baby and Kids shop, sale, purchase Borland Delphi7, WAMP5, MySql.

PENDAHULUAN

Tenologi Informasi dan Komputer saat ini sangat berperan penting dalam kehidupan

masyarakat, baik di negara maju maupun di negara berkembang seperti Indonesia. Seluruh aspek

keiatan kehidupan masyarakat tidak lepasdari dukungan teknologi informasi dan komputer.

(Kristianto, 2013).

123 Baby and Kids Shop adalah sebuah toko yang menjual berbagai macam perlengkapan

bayi mulai usia 0 sampai 3 tahun. Pertama kali di rilis oleh ibu Novi bersama suami pada

pertengahan tahun 2012 hingga kini omset penjualan mencapai 50 juta perbulan dengan reseller

sebanyak 50 orang dari dalam dan luar kota.

Penjualannya sendiri menggunakan sistem online dan offline dengan sistem pencatatan

yang masih manual. Toko ini dapat langsung di akses di Jl. Menteri Supeno No.18 Umbulharjo

Yogyakarta. Sedangkan untuk sistem online, mereka memanfaatkan fasilitas facebook dan BBM

(Blackberry Messenger).

Dengan sistem pencatatan yang manual tersebut, kinerja owner dan karyawan belum bisa

efektif dan efisien. Misalnya : karyawan kesulitan menghitung total belanja konsumen, karyawan

kesulitan mencari stok barang, karyawan dituntut harus menghafal banyak kode produk,

karyawan sering mengalami kesalahan dalam penghargaan, sering mengalami ketidakseimbangan

antara pendapatan dan jumlah barang yang keluar serta seringnya suplier dan konsumen mengeluh

atas ketidaksesuaian barang yang dipesan dengan barang yang diterima jika pemesanan dilakukan

dengan sistem online.

Oleh sebab-sebab tersebut maka penulis bermaksud membuat “Sistem Informasi

Manajemen Toko 123 Baby and kids” dengan harapan dapat membantu kinerja karyawan dan

mengurangi kesalahan yang sering terjadi sehingga bermanfaat untuk kemajuan toko tersebut.

Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan Borland Delphi 7, Wamp5, dan Mysql sebagai

database nya berdasarkan sample data yang diperoleh langsung dari Toko 123 Baby and Kids.

METODE PENELITIAN

Metodologi penelitian pada penelitian ini menggunakan System Development Life Cycle

(SDLC) atau sering disebut metode waterfall approach (pendekatan air terjun) yang terdiri dari

tahapan-tahapan sebagai berikut.

1. Perencanaan

Penyusunan rencana kegiatan penelitian dan solusi yang akan digunakan dalam

menyelesaikan masalah. Pada tahap ini diperlukan analisa kelayakkan dengan mencari data

atau melakukan proses information gathering kepada pengguna.

2. Analisis

Menganalisa kebutuhan yang diperlukan untuk penelitian, meliputi kebutuhan perangkat

keras maupun perangkat lunak dengan proses investigasi terhadap sistem yang sedang

berjalan sehinga akan didapatkan cara untuk membangun sistem yang baru.

3. Rancangan

Meliputi rancangan database menggunakan Mysql, rancangan analisis sistem menggunakan

Microsoft office Visio 2007 dan rancangan interface menggunakan Borland Delphi7

4. Pengolahan program

Hasil dari analisa dan rancangan akan dituangkan kedalam sistem melalui bahasa

pemrograman sehingga dapat dikenali oleh komputer atau biasa disebut dengan coding.

5. Implementasi dan uji coba

Proses pembangunan dan pengujian sistem setelah penulisan program selesai dan siap

dijalankan. Pada tahap ini dilakukan instalasi sistem dan dilakukan uji coba serta evaluasi

meliputi kesesuaian terhadap rancangan kemampuan sistem yang dihasilkan dan keberhasilan

sistem yang dilihat dari kelancaran antara pengguna dengan sistem tanpa ada kesalahan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Tampilan Menu Utama

Pada menu utama tersedia banyak menu yang bisa digunakan untuk mengakses form-

form lainnya, baik form login, form data, form transaksi, form pembayaran, form laporan, form

setting maupun form about. Untuk mengaktifkan semua tombol, user terlebih dahulu harus

melakukan login. Tampilan menu utama dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Tampilan menu utama

2. Tampilan Menu Login

Form login berfungsi sebagai syarat utama untuk bisa mengakses program aplikasi Sistem

Informasi Manajemen Toko 123 Baby and Kids. User tidak dapat mengakses keseluruhan

aplikasi tanpa login terlebih dahulu. Untuk tampilan menu login dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Tampilan menu login

3. Tampilan Menu Data

Menu data terdiri dari empat sub menu yaitu data kategori, data barang, data suplier

dan data reseller. Sub menu data kategori digunakan untuk mengakses form data kategori, sub

menu barang digunakan untk mengakses form data barang, sub menu suplier digunakan untuk

mengakses form data suplier dan sub menu reseller digunakan untuk mengakses form data reseller.

Adapun tampilan menu data dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 3. Tampilan menu data

a. Tampilan form sub menu data kategori

Pada form ini terdiri dua text field (id kategori dan nama kategori) dan tujuh tombol fungsi

(simpan, ganti, batal, hapus, keluar, cari dan refresh), tampilan form data kategori dapat dilihat pada

gambar 4.

Gambar 4. Tampilan form sub menu data kategori

b. Tampilan form data barang

Pada form ini terdiri dari 11 text field (id barang, id kategori, nama barang, jenis, bahan,

usia, ukuran, warna, harga jual, harga beli, stok) dan tujuh tombol fungsi ( simpan, ganti, batal,

hapus, keluar, cari dan refresh). Tampilan form data barang dapat dilihat pada gambar 5.

Gambar 5. Tampilan form sub menu data barang

c. Tampilan form sub menu data suplier

Pada form ini terdiri dari empat text field (id suplier, nama suplier, kota, telepon) dan tujuh

tombol fungsi (simpan, ganti, batal, hapus, keluar, cari, refresh). Tampilan form data suplier dapat

dilihat pada gambar 6.

Gambar 6. Tampilan form sub menu data suplier

d. Tampilan form sub menu data reseller

Pada form ini terdiri dari empat text field (id reseller, nama reseller, alamat dan telepon) dan

tujuh tombol fungsi (simpan, ganti, batal, hapus, keluar, cari dan refresh). Adapun tampilan form

reseller dapat dilihat pada gambar 7.

Gambar 7. Tampilan form sub menu data reseller

4. Tampilam Menu Transaksi

Menu transaksi terdiri dari dua sub menu yaitu penjualan dan pembelian. Sub menu

penjualan digunakan untuk mengakses form data penjualan dan sub menu pembelian digunakan

untuk mengakses form data pembelian. Tampilan menu data transaksi dapat dilihat pada gambar

8.

Gambar 8. Tampilan menu transaksi

a. Tampilan form penjualan

Form ini berfungsi untuk menginputkan dan memproses transaksi penjualan baik secara

tunai maupun secara kredit. Pada form ini terdiri dari tujuh text field (id jual, id reseller, jenis

transaksi, dp, diskon, hutang, tanggal) dan delapan tombol fungsi (tambah, anti, batal, hapus,

simpan clear, cari dan refresh). Tampilan form penjualan dapat dilihat pada gambar 9.

Gambar 9. Tampilan form penjualan

b. Tampilan form pembelian

Form ini berfungsi untuk menginputkan dan memproses transaksi pembelian baik secara

tunai maupun secara kredit. Pada form ini terdiri dari tujuh text field (id beli, id suplier, jenis

transaksi, dp, diskon, piutang, tanggal) dan delapan tombol fungsi (tambah, ganti, batal, hapus,

simpan clear, cari dan refresh). Tampilan form pembelian dapat dilihat pada gambar 10.

Gambar 10. Tampilan form pembelian

5. Tampilan Menu Pembayaran

Menu pembayaran terdiri dari dua sub menu, yakni sub menu pembayarn hutang dan sub

menu pembayaran piutang. Sub menu hutang digunakan untuk mengakses form data pembayaran

hutang dan sub menu piutang digunakan untuk mengakses form data pembayaran piutang.

Tampilan menu data pembayaran dapat dilihat pada gambar 11.

Gambar 11. Tampilan menu pembayaran

a. Tampilan sub menu pembayaran hutang

Form ini terdiri dari lima text field (notrans bayar, id beli, potongan, jumlah bayar, tanggal

transaksi) dan tujuh tombol fungsi (ganti, batal, hapus, simpan, dan keluar). Tampilan form

hutang dapat dilihat pada gambar 12.

Gambar 12. Tampilan form pembayaran hutang

b. Tampilan sub menu pembayaran piutang

Form ini terdiri dari lima text field (notrans terima, id jual, potongan, jumlah bayar, tanggal

transaksi) dan tujuh tombol fungsi (edit, batal, hapus, simpan, clear, cari dan refresh). Tampilan

form piutang dapat dilihat pada gambar 13.

Gambar 13. Tampilan form pembayaran piutang

6. Tampilan Menu Laporan

Menu laporan terdiri dari delapan sub menu yaitu laporan penjualan, laporan pembelian,

laporan stok barang, laporan reseller, laporan pembayaran hutang, laporan pembayaran piutang.

laporan saldo hutang dan laporan saldo piutang. Tampilan menu laporan dapat dilihat pada

gambar 14.

Gambar 14. Tampilan menu laporan

a. Tampilan laporan stok barang

Gambar 15. Tampilan form laporan stok barang

Gambar 16. Preview laporan stok barang secara keseluruhan

Gambar 17. Preview laporan stok barang per kategori

Gambar 18. Preview laporan stok barang per jenis

b. Tampilan laporan penjualan

Gambar 19. Tampilan laporan penjualan

Gambar 20. Preview laporan penjualan per periode

Gambar 21. Preview laporan penjualan per kategori

Gambar 22. Preview laporan penjualan per jenis barang

Gambar 23. Preview laporan penjualan per jenis transaksi

c. Tampilan laporan pembelian

Gambar 24. Tampilan form laporan pembelian

Gambar 25. Preview laporan pembelian per periode

Gambar 26. Preview laporan pembelian per kategori

Gambar 27. Preview laporan pembelian per jenis barang

Gambar 28. Preview laporan pembelian per jenis transaksi

d. Tampilan laporan hutang

Gambar 29. tampilan form laporan hutang

Gambar 30. Preview laporan pembayaran hutang per periode

e. Tampilan laporan piutang

Gambar 31. Tampilan form laporan pencatatan piutang

Gambar 32. Preview laporan pembayaran piutang per periode

f. Tampilan laporan reseller

Gambar 33. Tampilan form laporan reseller

Gambar 34. Preview laporan reseller secara keseluruhan

Gambar 35. Preview laporan reseller berdasarkan nama

g. Tampilan laporan saldo hutang

Gambar 36. Tampilan form laporan saldo hutang

Gambar 37. Preview laporan saldo hutang secara keseluruhan

Gambar 38. Preview laporan saldo hutang per nama suplier

h. Tampilan laporan saldo piutang

Gambar 39. Tampilan form laporan saldo piutang

Gambar 40. Preview laporan saldo piutang secara keseluruhan

Gambar 41. Preview laporan saldo piutang per reseller

7. Tampilan Menu Setting

Menu setting terdiri dari sub menu setting user. Tampilan menu setting dapat dilihat pada

gambar 42

Gambar 42. Tampilan form menu setting

a. Tampilan form sub menu user

Sub menu setting user digunakan untuk mengakses form setting user. ada form ini terdiri dari

dua text field (user dan password) dan lima tombol fungsi (simpan, ganti, batal, hapus, keluar)

adapun tampilan form user dapat dilihat pada gambar 43.

Gambar 43. Tampilan form user

8. Tampilan Menu About

Menu about terdiri dari dua sub menu yaitu programmer dan program. Sub menu

programmer digunakan untuk mengakses form programmer dan sub menu program digunakan untuk

mengakses form program. Adapun tampilan menu about dapat dilihat pada gambar 44.

Gambar 44. Tampilan form menu about

a. Tampilan form sub menu programmer

Form programmer berisi data diri pembuat program. Tampian form programmer dapat dilihat

pada ambar 45.

Gambar 45. Tampilan form programmer

b. Tampilan form sub menu program

Form program berisi tutorial ringkas mengenai Sistem Informasi Manajemen Toko 123

Baby and Kids. Adapun Tampian form program dapat dilihat pada gambar 46.

Gambar 46. Tampilan form program

KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari analisis Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and

Kids ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and kids ini belum mencapai tujuan pembuatan

yakni akurat, efektif, efisien dan mudah digunakan.

2. Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and kids ini kurang mampu memudahkan

kinerja admin maupun owner dalam menghitung jumlah total belanja dan jumlah hutang

piutang dikarenakan di Toko 123 Baby and Kids belum memiliki standar diskon untuk tiap

produknya sehingga admin tetap menghitung diskon per barang secara manual sesuai

keinginan owner.

3. Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and kids ini dapat menghasilkan informasi

berupa laporan stok barang, laporan jumlah reseller, laporan saldo hutang piutang , laporan

pembayaran hutang piutang , laporan penjualan dan laporan pembelian baik secara

keseluruhan, per kategori, per jenis maupun per periode.

4. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and Kids ini belum dilengkapi

fitur untuk mem backup data namun aktifitas penjualan dan pembelian di toko dapat

tersimpan di database secara otomatis sehingga mudah untuk dikontrol.

SARAN

Dalam pembuatan Sistem Infromasi Manajemen Toko 123 Baby and Kids ini, penulis

menyadari masih banyak kekurangan didalamnya diantaranya masih kurang lengkapnya form-

form dan laporan keuangan akuntansi pada umumya. oleh karena itu penulis menyarankan :

1. Sebaiknya pihak toko sudah memiliki standar penjualan baik dari segi harga dan diskon serta

konsisten dalam menetapkan harga untuk konsumen biasa atau reseller sehingga sistem yang

dibuat bisa lebih maksimal dalam bekerja.

2. Menambahkan transaksi retur.

3. Melengkapi dengan fitur absesnsi dan penggajian.

4. Menyempurnakannya dengan laporan keuangan.

5. menambah fitur untuk mem backup data sehingga admin maupun owner bisa mudah

menyimpan data tanpa harus membuka database.

Adapun untuk meminimalisir kesalahan pada program (program error), hendaknya user

mengikuti tutorial, dikarenakan masih sangat kurangnya validasi diantaranya seperti tidak

terdapatnya validasi untuk tipe data double sehingga pada text field yang bertipe data double atau

integer tidak boleh kosong. Sedangkan untuk kesalahan manusianya (human error) hendaknya user

diberikan trining terlebih dahulu.

DAFTAR PUSTAKA

Astuti, PD, 2013. Sistem Informasi Aplikasi Kasir Menggunakan Barcode Reader Pada Toko dan Jasa Widodo Komputer Ngadirojo Kabupaten Pacitan, Indonesia Jurnal on Computer Science- Speed- IJCSS-Volume 10 No.4, ijcss.unsa.ac.id

Fathansyah, 2004. Basis Data. Bandung : Informatika Bandung. Hariawan, Akto, 2014. Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Toko Setia Purnama Keramik, Skripsi

Program Studi Sistem Informasi STMIK AMIKOM , Purwekerto. Husni, 2003. Pemrograman Database dengan Delphi.Yogyakarta:Graha Ilmu.

Jamal, A, 2013. Rancang bangun Sistem Informasi Aplikasi Kasir Menggunakan Barcode Reader Pada Toko

dan Jasa Widodo Komputer Ngadirojo Kabupaten Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science – Speed – IJCSS – Volume 10 No.4, ijcss.unsa.ac.id.

Jogiyanto H.M, 2005, Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi Offset. Kristianto, Y, 2013. Peranan dan Manfaat Komputer Dalam Masyarakat.

http://yohanchris1307.blogspot.com//2012/11/peranan-dan-manfaatkomputer-dalam.html?m=1, 2 juni 2013, diakses 13 Agustus 2015.

Kadir, A.1998. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data.Yogyakarta:Andi Offset. Kadir, A, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, A, 2010. Dasar Aplikasi Database MySQL + Delphi.Yogyakarta : Andi Offset. Wahyuni, 2013. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan-Pembelian Dan Pencatatan Hutang CV.PRIMA

ARGO. Tugas Akhir Komputerisasi Akuntansi STMIK El Rahma.Yogyakarta.