DOKUMEN USULAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUKPROYEK PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN SARANADAN PRASARANAPERPUS PPKB (PRESTASI DAN PEMERATAAN KESEMPATAN BELAJAR )

Anggota Kelompok :

1. Mohhamad Setiawan (12.12.0019)

2. Anjar Prasetyo (12.12.0040)

3. Ika Septiana (12.12.0045)

4. Try Suryanto (12.12.0052)

5. Wahyu Nurfian (12.12.0062)

RUANG LINGKUP SISTEM INFORMASI

Meneliti prosedur, kegiatan dan laporan yang berhubungan dengan aktifitas ruang baca.

Menganalisis operasi,kegiatan dan laporan yang berhubungan dengan aktifitas ruang baca.

Mendesain SI yang dapat mendukung semua operasi,aktifitas ruang baca.

Mengintegrasikan SI dengan SI yang lain.

Membuat program komputer untuk proyek SI ini.

Menerapkan dan mengetes sistem sampai dapat dioperasikan.

SASARAN PROYEK SISTEM INFORMASI Dapat memberikan layanan kepada

pengunjung dengan lebih baik. Meningkatkan minat kunjungan

mahasiswa ke ruang baca. Menyediakan buku-buku untuk

referensi bagi para mahasiswa/menambah koleksi buku.

 

PERMASALAHAN

1. Buku yang ada tidak dapat dipinjam. 2. Koleksi tidak tertata rapi sehingga

mempersulit pencarian buku yang kita inginkan.

3. Tidak adanya katalog online.

KEBUTUHAN INFORMASI PEMAKAI SISTEM

Kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah sebagai berikut:

Laporan resmi yang berupa: a) Laporan peminjaman buku. b) Laporan Pengembalian. c) Laporan Jenis buku. d) Laporan Jumlah buku. e) Laporan Inventarisasi ruang baca

. KEGIATAN PENGEMBANGAN YANG AKAN DILAKUKAN

1. Menganalisis sistem. 2. Mendesain sistem. 3. Menerapkan sistem

PENDEKATAN PENGEMBANGAN YANG AKAN DIGUNAKAN

Pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini adalah pendekatan Down-up approach,System approach.Yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Down-top approach Pendekatan bawah naik yang dimulai dari level bawah yaitu dimulai dengan melihat kenyataan yan terjadi di lapangan.

2. System approach Pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan yang utuh,terintegrasi dengan semua kegiatan lain yang menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan organisasi,tidak hanya memperhatikan sasaran sistem informasi saja.

Metode pengembangan sistem yang diusulkan

Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi,metode ini dipilih karena nantinya akan menjadikan hasil dari sistem informasi ini akan lebih optimal dan juga akan lebih up to date dengan perkembangan teknologi sekarang.Dan lagi pengoperasiannyapun sangat mudah.

 

Metodologi pengembangan yang akan di gunakan Sistem informasi ini akan dikembangkan dengan

menggunakan metodologi pengembangan sistem yang sudah terbukti keunggulannya ,yaitu Analisis Dan Desain Terstruktur(Stuctured analisys and design).Metode ini menggunakan alat-alat terstruktur sebagai berikut:

Diagram arus data(Data flow diagram) Kamus data(Data dictionary). Bagan terstruktur(Structure chart). Pseudo code dan diagram IPO.

KENDALA-KENDALA PROYEK SISTEM INFORMASI

Kendala yang dihadapi selain dari faktor luar tapi juga datang dari lembaga PPKB sendiri/peraturan yang mengikat.Kendala ini meliputi:

1.Penggunaan/ketersediaan dana.Ketersediaan dana yang sangat minim untuk pengembangan sistem yang tidak boleh melebihi 10 Juta.

2.Waktu. Semua proyek sistem informasi yang

direncanakan harus sudah selesai pada akhir tahun 2008.

XI BIAYA PENGEMBANGAN PROGRAM SISTEM INFORMASI

Besarnya biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1.Biaya pengadaan.

No Transaksi Tahun 0

1 Pembelian Buku Rp.2.000.000

2 Biaya Manajemen dan Staff Rp.1.000.000

Total Rp.3.000.000

2.Biaya proyek: a. Konsultan

b. Tahap Desain

NO Transaksi Jumlah

1 Analisis

2 Programer

3 Akomodasi

No Transaksi Jumlah

1 Pengumpulan Data

2 Rapat Koordinasi

3 Manajemen dan Staff

4 PembelianKertas /ATK

c. Tahap penerapan sistem

3.Biaya operasi dan perawatan sistem.

No Transaksi Jumlah

1 PembuatanKatalog Online

2 Konversi data

3 Manajemen dan Staff

No Transaksi Jumlah

1 Overhead(listrik, dll)

2 Perawatan Investor kantor

3 Manajemen dan staff

XII. MANFAAT PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Besarnya manfaat yang akan dihasilkan oleh sistem adalah sebagai berikut:

Keuntungan tak berujud:

Keuntungan Tahun 0 Tahun 1

Peningkatan Pelayanan

Peningkatan Kepuasan Kerja

Peningkatan keputusan management

Total :

Keuntungan berujud:

Keuntungan Tahun 0 Tahun 1

Laporan yang terorganisir

Ketepatan dalam pelayanan

Lebih efisien dalam pengerjaan tugas yang ada

XIII. PENILAIAN KELAYAKAN SISTEM INFORMASI

A.Kelayakan Teknik

B.Kelayakan operasi

Item penilaian keterangan

Ketersediaan teknologi dipasaran

Mudah/ada

Kemudahan pengoperasian

ada

Item penilaian keterangan

Kemampuan personil mampu

Kemampuan sistem menghasilkan informasi

baik

Efisiensi sistem Baik

Kemampuan pengendalian sistem

C. kelayakan jadwal

D.Kelayakan Hukum.

Pengembangan sistem informasi ini tidak melanggar kaidah-kaidah hukum yang ada,baik yang di tetapkan oleh pemerintah maupun peraturan internal lembaga PPKB.

Item penilaian

Kendala Alternatip

Waktu pengembangan sistem

10 Minggu 9 minggu

Probabilitas selesai

- 95%

XIV. KEBUTUHAN TENAGA PELAKSANA

Banyaknya tenaga yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat dalam proyek ini juga didasarkan pada pekerjaan yang harus ditangani diproyek ini. Tenaga pelaksana ini kami pilihkan sesuai dengan keahlian dan pengalaman mereka dibidangnya masing-masing yang ada hubungannya dengan proyek ini.

 XV. KEBUTUHAN PERANGKAT KERAS

Karena ruang baca yang akan dikembangkan tidak terlalu luas,dan juga sudah tersedianya komputer untuk proses pengolahan data,tidak di butuhkan lagi komputer.

 XVI. JADWAL PELAKSANAAN

  Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas maka ,waktu yang akan kami gunakan menggunakan tiga acuan:(Ai)Waktu optimis,(Mi)Waktu tengah,(Bi)Waktu pesimis.Kode

Kegiatan

Nama Kegiatan Ai Mi Bi

An1 Analisis System 10 8 6

Ds1 Desain system 6 4 2

Pb1 Pengadaan barang

6 4 2

Pp1 Pembuatan Program

1 1 1

Pp2 Pemasangan dan pengetesan program

10 8 6

Pf1 Pengoprasian program

3 2 1

 XVII PEMECAHAN ALTERNATIP

Alternatip 1 Direct Processing : Pemakai tunggal (single user) untuk masing-masing

departemen yang terlibat, yaitu sebanyak 4 buah departemen.Setiap departemen menggunakan sebuah komputeer mikro tersendiri yang dilengkapi dengan hard disk dan dot matrix printer.Proses yang dilakukan oleh tiap departemen adalah sebagai berikut:

Memproses order langganan dilakukan di Departemen order langganan. Proses mencetak laporan (Departemen Langganan). Proses mengevaluasi kredit dilakukan dibagian kredit. Proses merekamkan transaksi penjualan dibagian billing.   Alternatip 2 Direct Processing : Menggunakan perangkat keras yang menggunakan

teknologi DDP Network dengan topology berbentuk star network. File server akan diletakkan di bagian akuntansi dan masing-masing workstation diletakkan pada tiap-tiap departemen yang membutuhkannya,sebanyak 4 workstation.