sistem informasi kerja praktek dan tugas ... - … fileiii abstrak denik oktaningrum, 2007 sistem...
TRANSCRIPT
i
SISTEM INFORMASI
KERJA PRAKTEK DAN TUGAS AKHIR
TEKNIK INDUSTRI UNS
Oleh :
DENIK OKTANINGRUM
NIM M3304008
TUGAS AKHIR
Ditulis dan diajukan untuk memenuhi sebagian persyaratan
Memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Komputer
PROGRAM DIPLOMA III ILMU KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2007
ii
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI
KERJA PRAKTEK DAN TUGAS AKHIR
TEKNIK INDUSTRI UNS
Disusun Oleh
DENIK OKTANINGRUM
M3304008
Dibimbing oleh
telah dipertahankan didepan Dewan Penguji
Pada hari Jumat, tanggal 13 Juli 2007
dan dinyatakan telah memenuhi syarat
Disahkan oleh
Pembimbing II ,
Rosihan Ari Y, S.Si, M.KomNIP. 132 300 015
Pembimbing I,
Umi Salamah,M.KomNIP. 132 162 555
Anggota Tim Penguji :1. Umi Salamah, M.Kom
2. Abdul Azis, S.Kom
Tanda Tangan1.
2.
Ketua Program D3 Ilmu Komputer
Irwan Susanto, DEANIP. 132 134 694
Fakultas MIPADekan
Prof. Drs. Sutarno, M.Sc,PhDNIP. 131 649 948
iii
ABSTRAK
Denik Oktaningrum, 2007 SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTEK DAN TUGASAKHIR TEKNIK INDUSTRI UNS, Teknik Komputer, Diploma III Ilmu KomputerFakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas MaretSurakarta.
Bagian tata usaha Teknik Industri UNS yang juga bergerak dalam layanankepada mahasiswa dan penyediaan data mahasiswa serta dosen juga memerlukanadanya sistem informasi berbasis komputer yang dapat membantu segala pekerjaandibidangnya khususnya dalam masalah kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa.Sistem informasi KP dan TA yang masih digunakan masih sederhana sehinggamenyulitkan pihak-pihak yang bersangkutan termasuk pegawai tata usaha itu sendiri,maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu, sehingga dapatmeningkatkan kinerja semua pihak yang terlibat.
Metode penelitian yang dilakukan dalam laporan ini adalah metode observasi,metode interview dan studi pustaka guna memperoleh data-data yang diperlukanuntuk menunjang laporan ini.
Hasil penelitian yang diperoleh adalah aplikasi sistem informasi kerja praktekdan tugas akhir Teknik Industri UNS yang diharapkan dapat memberikanpenyelesaian dari permasalahan yang ada karena menggunakan cara manual.
iv
MOTO
Harta yang paling menguntungkan ialah SABAR. Teman yang paling akrab adalah
AMAL. Pengawal peribadi yang paling waspada DIAM. Bahasa yang paling
manis SENYUM. Dan ibadah yang paling indah tentunya KHUSYUK.
Dalam kerendahan hati ada ketinggian budi. Dalam kemiskinan harta ada kekayaan jiwa.
Dalam kesempitan hidup ada kekuasaan ilmu.
Setiap jiwa yang dilahirkan telah tertanam dengan benih untuk mencapai keunggulan hidup.
Tetapi benih itu tidak akan tumbuh seandainya tidak dibajai dengan keberanian
v
PERSEMBAHAN
1. Ayah dan Ibuku tercinta, terimakasih atas semua kasih
sayang, kesabaran serta doa yang selalu tercurahkan yang
menjadi kekuatanku selama ini.
2. Kedua kakakku yang tercinta, mbak Lies dan mas Aan
yang selalu mendukung, memberi dorongan dan yang
menjadi inspirasi hidupku.
3. Semua sahabatku Dewi, Ninik, Isti, Endah, Ningsih,
Tri, Septi, Miranti, Ida, Anik dan Dewi ndut,
terimakasih untuk tali persahabatan dan segala kenangan
indah selama ini, I love u All.
4. Kedua teman karibku, Indri dan Lia terimakasih atas
jalinan persahabatan yang tak pernah putus selama ini.
5. Teman-teman Teknik Komputer 2004, terimakasih
untuk semua hal yang telah kalian berikan selama ini dan
untuk semua kenangan yang tak terlupakan.
vi
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah dan inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Laporan Tugas Akhir dengan judul “Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir
Teknik Industri UNS”. Laporan ini dibuat untuk memenuhi persyaratan yang harus
ditempuh dalam melaksanakan studi di Program Studi DIII Ilmu Komputer Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan laporan ini penulis mendapatkan bantuan, dorongan dan
bimbingan dari berbagai pihak sehingga laporan ini dapat selesai dengan baik. Untuk
itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak
membantu dalam penulisan laporan ini. Penulis ingin mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Bapak Irwan Susanto, S.Si, DEA sebagai Ketua Program D3 Ilmu
Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
2. Ibu Umi Salamah, M. Kom sebagai Dosen Pembimbing I yang telah
banyak memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis sehingga
tersusunnya laporan ini.
3. Bapak Rosihan Ari Yuana, S.Si, M.Si sebagai Pembimbing II yang telah
meluangkan waktu dalam memberi pengarahan dan bimbingan.
4. Bapak I Wayan Suletra, ST, MT sebagai ketua jurusan Teknik Industri
UNS dan bapak Wahyudi Sutopo, ST, MSi sebagai dosen yang berwenang
yang telah memberi ijin untuk penelitian.
5. Kedua Orang Tua yang telah memberikan dukungan dan dorongan baik
mental maupun materi kepada penulis.
vii
Mengingat keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis tentu masih
banyak kekurangan yang terdapat dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, oleh
karena itu penulis harapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan
laporan ini.
Surakarta, 2007
Penulis
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ………………………………………………....... i
ABSTRAK ……………………………………………………………... iii
KATA PENGANTAR …………………………………………………. vi
DAFTAR ISI …………………………………………………………... viii
DAFTAR TABEL ……………………………………………………... x
DAFTAR GAMBAR …………………………………………………... xi
BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………… 1
1.1. Latar Belakang Masalah …………………………………... 1
1.2. Rumusan Masalah …………………………………………. 2
1.3. Batasan Masalah …………………………………………... 2
1.4. Tujuan Penelitian ………………………………………….. 2
1.5. Manfaat Penelitian ………………………………………… 3
BAB II LANDASAN TEORI ………………………………………….. 4
2.1. Konsep Dasar Sistem ……………………………………... 4
2.1.1. Pengertian Sistem ……………….…………………. 4
2.1.2. Karakteristik Sistem …………….………………….. 4
2.2. Data dan Informasi ……………………………………….. 6
2.2.1. Pengertian Data …………………………………….. 6
2.2.2. Pengertian Informasi .................................................. 6
2.2.3. Kualitas Informasi ..................................................... 6
2.3. Konsep dasar Sistem Informasi ........................................... 7
2.4. Konsep Basis Data ............................................................... 7
2.4.1. Definisi Basis Data .................................................... 7
2.4.2. Karakteristik Basis Data ............................................ 8
2.4.3. Kamus Data ............................................................... 8
2.4.4. SFD (System Flow Diagram) ..................................... 9
ix
2.4.5. DFD (Data Flow Diagram) ....................................... 9
2.4.6. ERD (Entity Relationship Diagram) ......................... 10
2.4.7. HIPO (Hierarki Input Process Output) ..................... 11
2.5. Borland Delphi ..................................................................... 11
2.5.1. Sekilas Borland Delphi .............................................. 11
2.5.2. Lingkungan Kerja Delphi .......................................... 12
2.5.3. ADO (ActiveX Data Object) ...................................... 13
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ................................................ 14
3.1. Jenis Data dan Informasi .................................................... 14
3.2. Metode Pengumpulan data ................................................. 14
3.3. Analisis Sistem ................................................................... 15
3.4. Perancangan Sistem ............................................................ 16
3.5. Implementasi Sistem ........................................................... 16
3.6. Evaluasi ............................................................................... 16
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................. 17
4.1. Analisa Sistem …………………………………………… 17
4.1 Identifikasi Masalah ………………………………….. 17
4.2. Sistem yang Diharapkan …………………………….. 17
4.2. Desain Sistem …………………………………………….. 18
4.3. Desain Tampilan ………………………………………….. 33
4.8 Evaluasi ……………………………………………………. 51
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ……………………………….. 52
5.1. Kesimpulan ………………………………………………... 52
5.2. Saran ………………………………………………………. 52
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………….. 53
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Simbol Kamus Data …………………………………………... 9
Tabel 2.2 Simbol DFD ………………………………………………….. 10
Tabel 2.3 Simbol-simbol Entity Relationship Diagram ………………… 10
Tabel 4.1 Tabel Mahasiswa ……………………………………………... 28
Tabel 4.2 Tabel KP ……………………………………………………… 28
Tabel 4.3 Tabel Seminar KP ……………………………………………. 29
Tabel 4.4 Tabel TA ……………………………………………………… 29
Tabel 4.5 Tabel Seminar TA ……………………………………………. 30
Tabel 4.6 Tabel Sidang TA ....................................................................... 30
Tabel 4.7 Tabel Dosen ............................................................................... 31
Tabel 4.8 Tabel Instansi ………………………………………………… 31
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 System Flow Diagram ……………………………………... 18
Gambar 4.2 Context Diagram …………………………………………... 19
Gambar 4.3 DFD level 0 ........................................................................... 20
Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses Pendataan KP ………………………... 21
Gambar 4.5 DFD Level 2 Proses Survey ……………………………….. 22
Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Pendataan TA ....................................... 23
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Bimbingan KP dan TA ......................... 25
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram ……………………………… 26
Gambar 4.9 Relasi Antar Tabel …………………………………………. 32
Gambar 4.10 HIPO ……………………………………………………… 33
Gambar 4.11 Menu Utama ……………………………………………… 34
Gambar 4.12 Form Pengajuan KP tab Permohonan KP ............................ 35
Gambar 4.13 Form Pengajuan KP ............................................................. 35
Gambar 4.14 Form Pengantar KP ............................................................. 36
Gambar 4.15 Form Pengantar KP tab Pelaksanaan KP ............................. 36
Gambar 4.16 Form Pendaftaran Seminar KP ............................................ 37
Gambar 4.17 Form Seminar KP ………………………………………… 38
Gambar 4.18 Form Pengajuan Proposal Skripsi ........................................ 39
Gambar 4.19 Form Bimbingan ………………………………………….. 40
Gambar 4.20 Form Pendaftaran Seminar Skripsi ...................................... 40
Gambar 4.21 Form Seminar Skripsi …………………………………….. 41
Gambar 4.22 Form Pendaftaran Sidang Skripsi ………………………… 42
Gambar 4.23 Form Sidang Skripsi ……………………………………… 42
Gambar 4.24 Form Dosen tab Pertama ..................................................... 43
Gambar 4.25 Form Dosen tab Tabel Dosen .............................................. 43
xii
Gambar 4.26 Form Mahasiswa Bimbingan KP ......................................... 44
Gambar 4.27 Form Mahasiswa Bimbingan TA ........................................ 44
Gambar 4.28 Form Data KP …………………………………………….. 45
Gambar 4.29 Form Data TA …………………………………………….. 46
Gambar 4.30 Formulir Pengajuan KP ....................................................... 47
Gambar 4.31 Surat Permohonan KP ......................................................... 48
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi sekarang ini kesibukan orang semakin banyak dan rumit
sehingga orang akan sangat kesulitan apabila pekerjaan hanya ditangani oleh tenaga
manusia, serta setiap lembaga yang dituntut untuk dapat menyajikan informasi
dengan cepat dan dengan ketelitian yang tinggi, sehingga mendorong orang untuk
mencari jalan dengan alat bantu yang sesuai. Komputer merupakan alat bantu yang
dapat digunakan untuk menghasilkan informasi yang dapat disiapkan secara tepat,
cepat dan akurat.
Diberbagai bidang fasilitas komputer sudah banyak diterapkan untuk
membantu pekerjaan manusia agar dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga.
Dengan adanya fasilitas tersebut diharapkan mampu memudahkan masyarakat dalam
mengakses informasi – informasi secara cepat dan akurat serta lengkap sehingga
pekerjaan tidak lagi tertunda dan terbebani oleh tuntutan akan waktu dan kesalahan
apabila hanya mengandalkan tenaga dan jasa manusia.
Perkembangan teknologi komputer memperkenalkan adanya sistem informasi
yang lebih efisien sehingga lebih memudahkan pekerjaan. Salah satu penerapannya
menggunakan bahasa pemrograman visual seperti Delphi. Dengan aplikasi ini
pengisian dan pencarian data dapat lebih mudah dan praktis.
Bagian tata usaha Teknik Industri UNS yang juga bergerak dalam layanan
kepada mahasiswa dan penyediaan data mahasiswa serta dosen juga memerlukan
adanya sistem informasi berbasis komputer yang dapat membantu segala pekerjaan
dibidangnya khususnya dalam masalah kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa.
Sistem informasi KP dan TA yang masih digunakan masih sederhana sehingga
menyulitkan pihak-pihak yang bersangkutan termasuk pegawai tata usaha itu sendiri,
maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu, sehingga dapat
2
meningkatkan kinerja semua pihak yang terlibat. Sistem informasi kerja praktek dan
tugas akhir diharapkan dapat membantu dalam penyediaan surat-surat kerja praktek
dan tugas akhir bagi mahasiswa dan tata usaha serta membantu dosen untuk
mengetahui daftar anak bimbing dan data tentang kerja praktek dan tugas akhir
mahasiswa.
1.2 Rumusan Masalah
Permasalahan yang muncul dari latar belakang dalam pembuatan Sistem
Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir adalah bagaimana membuat Sistem
Informasi yang lebih efisien, akurat dan sesuai dengan kebutuhan ?
1.3 Batasan Masalah
Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir Teknik Industri UNS
merupakan aplikasi untuk memanajemen data serta memberikan output berupa surat-
surat yang diperlukan untuk KP dan TA. Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas
Akhir Teknik Industri UNS diletakkan pada satu komputer yang dapat digunakan
oleh mahasiswa, Tata Usaha dan dosen pembimbing yang membutuhkan, sistem
informasi yang dibuat bersifat stand alone.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang dicapai terkait dengan masalah yang dibahas adalah:
Dapat membuat Sistem Informasi Kerja Praktek dan Tugas Akhir yang efektif dan
efisien sehingga mempermudah bagian Tata Usaha dalam pengisian data dan
pencarian data. Serta mempermudah layanan kepada mahasiswa dan dosen berkaitan
dengan surat-surat serta data tentang kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa.
3
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk :
1. Bagi Penulis
Dapat menambah pengetahuan dan melatih untuk membuat sistem
informasi serta dapat lebih menguasai pemrograman basis data Borland
Delphi 7.0 sehingga sistem informasi yang dibuat dapat berguna dan
mengefisienkan pekerjaan dalam instansi.
2. Bagi Instansi
Sistem informasi yang dibuat dapat membantu Teknik Industri
dalam Kerja Praktek dan Tugas Akhir mahasiswa sehingga meringankan
tugas pegawai tata usaha serta mempermudah pencarian data.
4
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto,2001).
Sistem adalah sekumpulan komponen yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
Sistem adalah sebuah tatanan ( keterpaduan ) yang terdiri atas sejumlah
komponen fungsional ( dengan satuan fungsi/ tugas khusus ) yang saling
berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/
pekerjaan tententu ( Fathansyah, 2001 ).
Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan kegiatan atau
elemen yang saling bekerja sama atau dihubungkan dengan suatu cara tertentu
sehingga membentuk satu kesatuan yang dapat menjalankan suatu fungsi sehingga
tecapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem menurut Jogiyanto ( 2001 ) adalah :
a. Mempunyai Komponen ( Components )
Adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem
dapat berupa benda nyata atau abstrak dan disebut sebagai subsistem.
b. Mempunyai Batas ( Boundary )
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan
sistem yang lain atau antara sistem dengan lingkungan (environment). Batas
sistem ini juga dapat digunakan untuk menjelaskan suatu sistem serta digunakan
untuk membuat batasan tinjauan terhadap sistem.
5
c. Mempunyai Lingkungan ( Environment )
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luas sistem yang mempengaruhi
kinerja sistem.
d. Mempunyai Penghubung ( Interface ) antar komponen
Penghubung ( interface ) merupakan media penghubung antara subsistem yang
satu dengan yang lainnya. Secara umum, penghubung adalah segala sesuatu yang
bertugas untuk menjembatani hubungan antara komponen dalam sistem. Dengan
penghubung ini setiap komponen dapat saling berinteraksi dan berkomunikasi
dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing.
e. Mempunyai Masukan ( Input )
Masukan adalah segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai
bahan yang akan diolah untuk menghasilkan keluaran ( output ).
f. Mempunyai Pengolahan ( Processing )
Pengolahan merupakan komponen sistem yang bertugas untuk mengolah
masukan agar dapat menghasilkan suatu keluaran yang berguna. Dalam hal ini
pengolahan adalah berupa program aplikasi.
g. Mempunyai Keluaran ( Output )
Keluaran merupakan segala sesuatu yang dihasilkan dari proses pengolahan.
Dalam hal ini keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi.
h. Mempunyai Sasaran ( Objectives ) dan Tujuan ( Goal )
Sasaran merupakan segala sesuatu yang ingin dicapai oleh sistem dalam jangka
waktu yang relatif pendek, sedangkan tujuan adalah hasil akhir yang ingin dicapai
oleh sistem dalam jangka waktu yang relatif lebih panjang.
i. Mempunyai Kendali ( Control )
Supaya setiap komponen yang berada pada sistem tetap bekerja sesuai tugasnya
masing-masing, maka dibutuhkan pengkontrol atau pengendali sebagai penjaga
setiap sistem tersebut. Bagian kontrol ini bertugas menjaga agar setiap proses atau
tugas dalam sistem dapat berjalan secara normal.
j. Mempunyai Umpan Balik ( Feed Back )
6
Umpan balik ini dibutuhkan sebagai pengecek bila terjadi suatu kesalahan atau
penyimpangan yang terjadi dalam sistem dan mengembalikannya ke keadaan semula.
2.2 Data dan Informasi
2.2.1 Pengertian Data
Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian –
kejadian nyata atau fakta–fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu
yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat berupa
catatan–catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data.
(Sutanta, 2004).
2.2.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang
penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga
atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta, 2004)
Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara
umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah
saluran komunikasi dan sebagainya. Tetapi ada beberapa gagasan yang mendasari
pemakaian istilah informasi dalam sistem informasi : Informasi memperkaya
penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau merangkap sesuatu yang penerimanya tidak
tahu atau tidak tersangka.
Definisi umum untuk informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah
sebagai berikut :
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yamg berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau
mendatang”.(Davis, 1984).
7
2.2.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari informasi tergantung pada tiga syarat, yaitu :
1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya.
2. Tepat, yang dimaksud adalah tepat pada waktunya berarti informasi yang datang
pada penerima tidak boleh terlambat atau tersedia pada waktu saat dibutuhkan
karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan suatu keputusan.
3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajeman di dalam
pengambilan keputusan. Informasi di dapat dari sistem atau disebut juga dengan
Information Processing System. Menurut Davis (1984) sistem informasi didefinisikan
sebagai : “ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-
laporan yang ditentukan pihak luar tertentu”.
2.4 Konsep Basis Data
2.4.1 Definisi Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya (Jogiyanto, 1997). Database merupakan
salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis
dalam menyediakan informasi bagi para pemakai.
Untuk membentuk suatu database diperlukan jenjang data. Jenjang data
dimulai dari :
8
a. Characters : merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter
numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang
membentuk suatu item data / field.
b. Field : merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu
item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya.
Kumpulan dari field membentuk suatu record.
c. Record : kumpulan dari field membentuk suatu record. Record
menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari
record membentuk suatu file.
d. File : file terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis.
e. Database : kumpulan dari file / tabel membentuk suatu database.
2.4.2 Karakteristik Basis Data
Menurut Kristanto ( 2002 ) basis data yang baik memenuhi karakteristik
sebagai berikut :
a. Basis data merupakan kumpulan data terhubung (interelated data) yang
disimpan bersama tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk
duplikasi data ( data redudancy ).
b. Kumpulan data dalam basis data dapat dipergunakan oleh sebuah program
aplikasi atau lebih secara optimal.
c. Data disimpan sedemikian rupa sehingga bebas dari program aplikasi yang
menggunakannya.
d. Penambahan data, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat
dilakukan dengan mudah dan terkontrol.
2.4.3 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah suatu hasil referensi data mengenai data-data (meta data)
yang diciptakan oleh penganalisis sistem berdasarkan atas diagram aliran data
9
(Kendall, 2002). Kamus data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai
berikut :
1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.
2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran.
3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.
4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran.
5. Mendeskripsikan hubungan detail antar penyimpanan yang akan menjadi titik
perhatian dalam ERD.
Notasi-notasi yang digunakan dalam kamus data terdapat pada tabel berikut :
Tabel 2.1 Simbol Kamus Data
Simbol Keterangan
= Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan
menjadi, artinya.
+ Dan
( ) Opsional (boleh ada boleh tidak)
{ } Pengulangan
[ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif,
seleksi
** Komentar
@ Identifikasi atribut kunci
| Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara
simbol [ ]
2.4.4 System Flow Diagram (SFD)
Sistem Flow Diagram adalah garis besar atau gambaran singkat mengenai
arus data secara keseluruhan dari sistem yang akan dikembangkan(Kendall, 2002).
10
2.4.5 DFD (Data Flow Diagram)
Kristanto (2002) mendefinisikan DFD sebagai suatu model logika data atau
proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan ke mana tujuan
data yang keluar dari sistem, di mana data tersimpan, proses apa yang menghasilkan
data tersebut dan interaksi antar data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada
data tersebut. Sementara pengertian DFD Leveled menurut Kristanto (2002) adalah
sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu dengan yang lain
dengan aliran dan penyimpanan data.
Dalam menyusun DFD, terdapat beberapa perbedaan teknik dasarnya. Berikut
merupakan simbol yang digunakan dalam menyusun DFD menurut Kristanto (2002).
Tabel 2.2 Simbol DFD
Entitas
Proses yang dilakukan komputer
Penyimpanan data
Aliran data
2.4.6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram merupakan gambaran relasi dari dua file atau dua
table yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, yaitu satu-satu, satu-
banyak, dan banyak-banyak. ERD merupakan dasar untuk pengembangan kamus
data. Tiap atribut pada ERD dapat didokumentasikan dengan suatu entry kamus
elemen data (Fathansyah, 2001).
ERD menggunakan sejumlah notasi dan symbol untuk menggambarkan struktur
dan hubungan antar data. Berikut ini adalah simbol-simbol dari ERD:
11
Tabel 2.3 Simbol-simbol ERD
Entity
Entity adalah suatu objek yang dapat didefinisikan
dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi
pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat
Atribut
Atribut berfungsi untuk mendeskripsikan karakter
entity. Setiap ERD biasanya terdapat lebih dari satu
atribut.
Hubungan
Asosiasi antar entitas. Dalam hubungan harus
dibedakan antara hubungan antar entity dengan isi dari
hubungan itu sendiri.
Garis
Digunakan untuk menghubungkan entity dengan
entity maupun entity dengan atribut.
2.4.7 Hierarchi Input Process Output (HIPO)
Hierarchi Input Process Output adalah data dokumentasi program yang
digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi, dalam siklus pengembangan
sistem paket HIPO sering disebut IPO (Input Process Output).
2.5 Borland Delphi
2.5.1 Sekilas Borland Delphi
Borland Delphi merupakan sarana pemrograman aplikasi visual. Bahasa
pemrograman yang digunakan adalah bahasa pemrograman pascal atau yang
12
kemudian juga disebut bahasa pemrograman Delphi. Delphi merupakan generasi
penerus dari Turbo Pascal. Turbo Pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 dirancang
untuk dijalankan pada sistem operasi DOS (yang merupakan sistem operasi yang
paling banyak digunakan pada saat itu). Sedangkan Delphi yang dilluncurkan pertama
kali tahun 1995 dirancang untuk beroperasi di bawah sistem operasi Windows.
Delphi memiliki sarana yang tangguh untuk pembuatan aplikasi, mulai dari
sarana untuk pembuatan form, menu, toolbar, hingga kemampuan untuk menangani
pengelolaan basis data yang besar. kelebihan-kelebihan yang dimiliki Delphi antara
lain karena pada delphi, form dan komponen-komponennya dapat dipakai ulang dan
dikembangkan, mampu mengakses VBX, tersedia template aplikasi dan template
form, memiliki lingkungan pengembangan visual yang dapat diatur sesuai kebutuhan,
menghasilkan file terkompilasi yang berjalan lebih cepat, serta kemampuan
mengakses data dari bermacam-macam format (Wahana Komputer, 2003).
2.5.2 Lingkungan Kerja Delphi
Lingkungan kerja menyediakan seluruh sarana yang diperlukan untuk
merancang, membangun, mencoba, mencari atau melacak kesalahan, serta
mendistribusikan aplikasi. Sarana-sarana inilah yang memungkinkan pembuatan
prototipe aplikasi menjadi lebih mudah dan waktu yang diperlukan untuk
pengembangan aplikasi menjadi lebih singkat (Wahana Komputer, 2003).
1. Form Designer, atau form, adalah window kosong tempat merancang antarmuka
pemakai (user interface) aplikasi. Pada form inilah ditempatkan komponen-
komponen sehingga apliksi dapat berinteraksi dengan pemakainya.
2. Komponen pallete, berisi ikon-ikon komponen visual dan nonvisual yang dapat
digunakan untuk merancang antarmuka bagi pemakai aplikasi. Component palete
terdiri atas beberapa page yang dipakai sebagai pengelompok jenis komponen.
3. Object Inspector, untuk menentukan dan mengubah properti(atribut) dan even
objek. Juga untuk memilih komponen melalui Object Inspector.
13
4. Object TreeView untuk menampilkan dan mengubah hubungan logis
antarkomponen di dalam objek. Dari sinilah dapat melihat dengan jelas
bagaimana hirarkhi komponen-komponen yang ada di dalam form aplikasi.
5. Code editor, berfungsi untuk menulis dan menyunting kode program. Lokasi code
editor ada di belakang form. Untuk melihatnya bisa dendan menggeser form yang
menghalanginya, atau menggunakan tombol F12. Code editor juga akan tampil
ketika akan mengklik dua kali salah satu nama event handler di Object Inspector.
2.5.3 ADO (ActiveX Data Objects)
Delphi menyediakan komponen-komponen yang disebut dengan dbGo atau
lebih dikenal dengan komponen-komponen ADO. Komponen-komponen
menggunakan teknologi ADO (ActiveX Data Objects), yaitu objek yang
dikembangkan oleh Microsoft yang ditujukan untuk mengakses database server
seperti Microsoft SQL Server ataupun database server yang lain seperti Oracle.
Dengan menggunakan ADO, database Access pun bisa diakses (Kadir, 2005).
14
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Data dan Informasi
Dalam penelitian ini data dan informasi sangat dibutuhkan dalam menyusun
Tugas Akhir ini. Jenis data dan informasi yang digunakan dalam penelitian di Teknik
Industri UNS adalah sebagai berikut :
a. Data primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari obyek penelitian dengan
cara wawancara secara langsung dengan pihak Teknik Industri UNS yaitu dengan
pihak yang terkait dengan masalah yang diteliti seperti pegawai tata usaha dan
perwakilan dosen yang berwenang.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dengan cara tidak langsung dari suatu
sumber atau obyek yang sedang dilakukan penelitian, tetapi mempunyai
hubungan atau berkaitan secara erat sebagai pelengkap data primer. Dalam
penelitian ini data sekunder diperoleh dari buku pedoman kerja praktek dan tugas
akhir teknik industri UNS yang telah ada serta dari buku besar kerja praktek dan
tugas akhir yang berisi data kerja praktek dan tugas akhir mahasiswa Teknik
Industri UNS.
3.2 Metode Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data untuk menyusun Tugas Akhir penulis menggunakan
metode-metode sebagai berikut:
a. Observasi
Metode observasi adalah metode penelitian yang dilakukan dengan cara
mengamati sistem pendataan kerja praktek dan tugas akhir sebelumnya,
sehingga dapat memperoleh data yang benar-benar akurat sesuai dengan
kebutuhan sistem yang akan dibuat.
15
b. Interview
Metode interview adalah metode penelitian yang dilakukan dengan cara
wawancara langsung kepada pegawai tata usaha serta dosen yang terkait
mengenai data-data yang dibutuhkan dalam rancangan sistem yang akan
disusun.
c. Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan metode pengumpulan data dari membaca buku-buku
atau literatur yang ada hubungannya dengan permasalahan yang dijadikan
objek penelitian.
3.3 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
kedalam bagian-bagian komponennya, untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
semua permasalahan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan. Sehingga dapat menemukan hal-hal yang harus diperbaiki agar menjadi
lebih baik.
Dalam membangun sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir ini
diperlukan perencanaan yang baik agar sistem yang dihasilkan dapat berjalan dengan
baik dan optimal sehingga sesuai dengan tujuan awal pembuatan. Perencanaan sistem
terbagi dalam dua tahap yaitu :
1. Menentukan tujuan pembuatan sistem informasi
Tujuan pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai media untuk input
data dan pengolahan data kerja praktek dan tugas akhir di Teknik Industri
UNS.
2. Menentukan siapa yang akan menjadi pemakai
Perancangan sistem informasi ini diperuntukkan untuk pegawai tata
usaha, mahasiwa dan dosen Teknik Industri UNS.
16
3.4 Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang optimal diperlukan dalam pembuatan program dan
untuk pembuatan sistem informasi yang baik. Perancangan sistem secara terperinci,
dilakukan dengan cara :
a. Context Diagram
b. Data Flow Diagram (DFD)
c. Entity Relationship Diagram (ERD)
d. Kamus Data / Data Dictionary
e. Mendesain Input
f. Mendesain Output
g. Flow Chart Program.
3.5 Implementasi Sistem
Tahap implementasi sistem merupakan kegiatan mengimplementasikan
rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Tahap ini mencakup pengkodean program
serta pengujian program yang dibuat. Pembuatan Sistem Informasi Kerja Praktek dan
Tugas Akhir ini menggunakan Borland Delphi 7 dengan database Microsoft Office
Access.
3.6 Evaluasi
Tahap yang terakhir yaitu tahap evaluasi yang terdiri dari pengujian sistem
dan memastikan sistem tersebut sudah benar sesuai dengan alur sistem secara
keseluruhan sehingga program dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
17
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisa Sistem
4.1.1 Identifikasi Masalah
Sistem yang dianalisis adalah sistem pendataan serta pembuatan surat-
surat untuk kerja praktek dan tugas akhir Teknik Industri UNS. Sistem yang telah
ada di Teknik Industri masih bersifat manual. Mahasiswa yang membutuhkan
surat-surat seperti surat pengajuan kerja praktek dan tugas akhir sampai berita
acara seminar atau sidang membuat sendiri dengan contoh dari tata usaha dan
diisi sendiri menurut data mahasiswa. Dengan cara seperti itu pegawai tata usaha
menjadi kesulitan dalam mendapatkan data-data tentang kerja praktek dan tugas
akhir, sehingga dalam mendapatkan data-data kerja praktek dan tugas akhir maka
mahasiswa harus mengisi sendiri di buku data base kerja praktek dan tugas akhir,
selain itu pegawai tata usaha juga harus mencari dan mengolah data dari surat-
surat kerja praktek dan tugas akhir yang dikumpulkan oleh mahasiswa agar
menjadi data yang siap pakai dan disimpan untuk arsip tata usaha. Kesulitan juga
dialami oleh dosen yang membutuhkan data seluruh mahasiswa bimbingannya
baik kerja praktek maupun tugas akhir. Pengisian dan pencarian data yang rumit
menyulitkan mahasiswa, pegawai tata usaha serta dosen.
4.1.2 Sistem yang Diharapkan
Untuk mengatasi masalah yang ada maka perlu adanya sistem informasi
yang dapat membantu , dimana mempermudah pegawai tata usaha dan mahasiswa
juga mempermudah dosen dalam mencari data mahasiswa bimbingan. Dari
masalah yang ada maka sistem dibuat agar mahasiswa tinggal mengisi form dari
sistem dan mendapatkan surat-surat yang diperlukan dari printout sistem,
sementara pegawai tata usaha mendapatkan data kerja praktek dan tugas akhir
18
dari input mahasiswa serta dapat menambahkan data yang diperlu ditambahkan
untuk kelengkapan data. Dosen yang terkait juga dapat melihat data mahasiswa
bimbingan kerja praktek serta tugas akhir dengan mudah dari data yang telah ada
di sistem.
4.2. Desain Sistem
Desain sistem memberikan gambaran yang terinci kepada user tentang
system. Desain sistem yang dipakai adalah :
a. SFD
System Flow Diagram pada sistem informasi Kerja Praktek dan tugas
akhir Teknik Industri UNS adalah sebagai berikut :
M ahasisw a Pegaw aiTata Usaha Dosen
123
Instansi
4
756
Gambar 4.1 System Flow Diagram
Keterangan gambar :
1. Mahasiswa memberikan data kerja praktek ke bagian tata usaha.
2. Mahasiswa mendapatkan surat-surat kerja praktek yang
diperlukan.
3. Mahasiswa magang di instansi.
4. Instansi memberikan nilai kepada mahasiswa.
5. Mahasiswa memberikan data tugas akhir mulai pengajuan proposal
skripsi sampai sidang skripsi.
6. Bagian tata usaha memberikan surat-surat yang dibutuhkan untuk
tugas akhir.
7. Dosen mendapatkan data tentang kerja praktek dan tugas akhir.
19
b. Diagram Konteks
Diagram konteks system informasi kerja praktek dan tugas
akhir Teknik industri UNS adalah sebagai berikut :
Nilai
M ahasisw aPegaw ai Tata
Usaha
Dosen
Data KP dan TAReport
Report
Data KPdan TA
Instansi
Data KP dan TA
Surat-surat KP
Nilai
SI Kerja Praktek danTugas Akhir Teknik
Industri UNS
Gambar 4.2 Context Diagram
Dari Context Diagram dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Mahasiswa memberikan data ke sistem berupa data KP dan
TA, dari sistem mendapatkan repoprt berupa surat-surat KP
dan TA yang diperlukan.
2. Pegawai tata usaha memberikan data KP dan TA dan
mendapatkan report berupa laporan data KP dan TA.
3. Pembimbing dan penguji memberikan nilai dan
mendapatkan data KP dan TA seperti mahasiswa yang
dibimbing dan data yang lain.
4. Instansi mendapatkan surat-surat KP dan memberikan nilai
pelaksanaan KP.
20
c. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah alat dipakai untuk
mendokumentasikan proses dalam sistem. DFD menekankan pada
fungsi-fungsi didalam sistem, cara menggunakan informasi yang
tersimpan dan pemindahan informasi antar fungsi didalam sistem.
1. DFD level 0
M ahasisw a
2
PendataanTA
1
PendataanKP
3
Bim binganTA dan KP
Pegaw ai TataUsaha
Dosen
Data KP
Data TA
D1 DataM ahasisw a
D2 Data KP
D4 Tb. TA
D3 DataSem inar
D5 Sem inarTA
D6 Sidang TA
D7 Tb Dosen
Data KP dan TA
Data Dosen
Data KP
Data TA
D8 DataInstansi
Nilai
Nilai
Instansi Nilai
Surat-surat KP
Gambar 4.3 DFD Level 0
Dari gambar DFD level 0 diatas dapat diuraikan sebagai berikut :
a) Mahasiswa memberikan data KP mulai dari pengajuan KP
sampai seminar KP, data tersimpan ke database (tabel
mahasiswa, tabel KP, tabel instansi dan tabel seminar KP).
21
b) Mahasiswa memberikan data, mulai dari pengajuan proposal
TA sampai sidang TA, data tersimpan ke database (tabel TA,
tabel seminar TA dan tabel sidang TA).
c) Pegawai tata usaha memberikan data KP dan TA ke proses
pendataan KP dan Proses pendataan TA.
d) Dosen memberikan data dosen ke proses bimbingan KP dan
TA yang tersimpan dalam tabel dosen, dari proses
mendapatkan data KP dan TA berupa mahasiswa bimbingan.
2. DFD level 1 Proses Pendataan KP
Dosen
M ahasisw a
D3 DataSem inar
D1 DataM ahasisw a
Record DataSeminar
Instansi
D2 Data KP
Record Data Mahasiswa
Record Data KP
Surat KPData KP
Data Seminar
Surat KP
Nilai
Report
Report
Nilai
1.1
Survey
1.2
M agang
1.3
Sem inar
D8 DataInstansi
Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses Pendataan KP
Dari gambar DFD level 1 proses pendataan KP diatas dapat
dijelaskan sebagai berikut :
a) Mahasiswa memasukkan data KP ke proses survey dan
memperoleh report berupa surat-surat pengajuan dan pengantar
22
KP yang kemudian diserahkan ke instansi tempat KP
dilaksanakan. Data yang dimasukkan tersimpan ke tabel
mahasiswa, tabel KP dan tabel instansi
b) Pada proses magang, mahasiswa menyerahkan surat-surat
pengantar ke instansi setelah mendapatkan persetujuan magang
dari instansi yang terkait. dari instansi menyerahkan nilai
pelaksanaan KP.
c) Pada proses seminar mahasiswa memberikan data seminar
seperti waktu seminar dan penguji seminar, pada proses ini
data yang digunakan adalah data mahasiswa dan data KP.
3. DFD level 2 Proses Survey
D2 Data KP
M ahasisw aInstansiSurat
Pengajuan KP
Pengantar KP
record
1.1.3
Pengantar KP
1.1.2
SurveyPerusahaan
1.1.1
Pengajuan KP
D1 DataM ahasisw a
Record
Record
Data KP
Data KP
Data KP
D8 DataInstansiRecord
G
ambar 4.5 DFD Level 2 Proses Survey
Dari gambar DFD level 2 proses survey diatas dapat diuraikan
sebagai berikut :
a) Pada proses pengajuan KP mahasiswa memberikan data KP
berupa nama, NIM, PA, Jumlah SKS yang dicapai untuk
23
mengajukan KP, pembimbing KP, nama dan alamat
perusahaan tempat KP mahasiswa. Data tersimpan dalam tabel
mahasiswa, tabel KP dan tabel instansi.
b) Pada survey perusahaan mahasiswa memberikan surat-surat
pengajuan KP ke instansi.
c) Pada proses pembuatan pengantar KP mahasiswa memberikan
kepastian tempat KP dan waktu KP serta menggunakan data
mahasiswa dan data KP dengan output surat-surat pengantar
KP yang kemudian diserahkan kepada instansi tempat KP.
4. DFD level 1 Proses Pendataan TA
M ahasisw a
2.1
PengajuanSkripsi
2.2
PendataanBim bingan
2.3
PendataanSem inar TA
2.4
PendataanSidang TA
D1 DataM ahasisw a
D4 Tb. TA
D5 Sem inarTA
D6 Sidang TA
Data TA
Report
Data TA
Report
Data TA
Report
Data TA
Report Record
Record
Record
TU
Dosen
Nilai
Nilai
Data TA
Data TA
Data TA
Gambar 4.6 DFD Level 1 Proses Pendataan TA
Penjelasan dari gambar diatas adalah sebagai berikut :
a) Mahasiswa memasukkan data TA ke proses pengajuan skripsi
berupa judul skripsi dan pilihan dosen pembimbing. Dari
24
proses mendapatkan output berupa surat pengajuan proposal
skripsi dengan menggunakan data mahasiswa.
b) Mahasiswa pada proses pendataan bimbingan TA memberikan
data pembimbing pertama dan kedua serta judul skripsi yang
tersimpan pada tabel TA dan menggunakan tabel mahasiswa,
dengan output formulir kontrol kemajuan dan nilai bimbingan
skripsi.
c) Pada proses pendataan seminar TA, mahasiswa dan pegawai
tata usaha memberikan data seminar TA seperti judul skripsi
akhir, waktu seminar TA dan dua dosen penguji yang
tersimpan dalam tabel seminar TA, dengan menggunakan data
mahasiswa dan data TA proses memberikan output formulir
pendaftaran seminar TA dan surat-surat yang diperlukan untuk
seminar TA. Pada pendataan seminar TA dosen memberikan
data berupa nilai seminar setelah seminar selesai yang
tersimpan dalam data seminar TA.
d) Pada proses pendataan sidang TA, mahasiswa dan pegawai tata
usaha memberikan data seminar TA seperti periode wisuda,
penguji dan waktu sidang TA. Data tersimpan dalam tabel
sidang TA, dengan menggunakan data mahasiswa dan data TA
proses memberikan output formulir pendaftaran sidang TA dan
surat-surat yang diperlukan untuk sidang TA. Dosen
memberikan data berupa nilai sidang setelah sidang selesai
yang tersimpan dalam data sidang TA.
25
5. DFD Level 1 Proses Bimbingan KP dan TA
D1 DataM ahasisw a
D2 Data KP
D4 Tb. TA
D3 DataSem inar
D5 Sem inarTA
D6 Sidang TA
D7 Tb Dosen
3.1
PendataanDosen
3.2
M elihatBim bingan KP
dan TA
D8 DataInstansi
Dosen
Data Dosen
Data KP dan TA
Gambar 4.7 DFD Level 1 Proses Bimbingan KP dan TA
Dari gambar DFD level 1 proses bimbingan KP dan TA diatas
dapat diuraikan sebagai berikut :
a) Dosen memberikan data dosen pada proses pendataan dosen
yang tersimpan dalam tabel dosen.
b) Dari data yang telah tersimpan, dosen melihat data mahasiswa
bimbingannya baik KP maupun TA.
26
d. ERD
M AHASISW A DOSEN
Sidang TA
Sem inar KP
KP Di
Sem inar TA
Instansi
TA
NIM
NAM A
PA
JUDUL
ALAM AT_PERUSAHA
AN
NAM A_PERUSAHAAN
TGL_SELESAI
JM L_SKS
TGL_M ULAI
PENYERAHAN_LAPTGL_SEM INAR
NILAI
KODE_DOSEN
NIP
NAM A
TELP
EM AIL
NILAI_SIDANG
TGL_SIDANG PENYERAHAN_LAP
TGL_SEM INARNILAI
JUDUL
M N
N M
KODE_INSTANSI
N MTAHUN
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram
27
e. Kamus Data
Membuat informasi tentang data, tabel dan database dilakukan dalam
kamus data. Kamus data pada sistem informasi Kerja Praktek dan
Tugas Akhir Teknik Industri UNS dirancang sebagai berikut :
a) Data Mahasiswa tbMhs = @NIM + Nama + PA + Tahun.
b) Data Kerja Praktek tbKP = @NIM + Jml_SKS + Kode_instansi
+ Tgl_mulai + Tgl_selesai + Judul + Pembimbing_KP.
c) Data Seminar Kerja Praktek tbSeminarKP = @NIM + Hari +
Tgl_seminar + Jam + Penguji + Nilai.
d) Data Tugas Akhir tbTA = @NIM + Judul_TA + Pembimbing_I
+ Pembimbing_II + Penyerahan_lap
e) Data Seminar TA tbSeminarTA = @NIM + Hari + Tgl_seminar
+ Jam + Penguji_I + Penguji_II + Nilai
f) Data Sidang TA tbSidangTA = @NIM + Hari + Tgl_sidang +
Jam + Nilai
g) Data Dosen tbDosen = @NIP + Kode_Dosen + Nama_dosen +
Telepon + Email
h) Data instansi tbInstansi = @Kode instansi + Nama_perusahaan
+ Alamat_perusahaan.
f. Struktur Data
1. Tabel data mahasiswa
Nama tabel : tbMhs
Digunakan : Untuk menyimpan data mahasiswa
Primary Key : NIM
28
Tabel 4.1 Tabel Mahasiswa
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
NIM * Text 7 Nomor induk mahasiswa
Nama Teks 30 Nama mahasiswa
PA Teks 5 Pembimbing akademik
Tahun Number Tahun Angkatan Mahasiswa
2. Tabel data kerja praktek mahasiswa
Nama tabel : tbKP
Digunakan : Untuk menyimpan data kerja praktek mahasiswa
Primary Key: NIM
Tabel 4.2 Tabel KP
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
NIM ** Text 7 Nomor induk mahasiswa
Jml_SKS Number 3 Jumlah SKS mahasiswa saat mengajukan KP
Kode_Instansi ** Text 10 Kode instansi tempat KP mahasiswa
Tgl_mulai Date/time Tanggal mulai melaksanakan KP
Tgl_selesai Date/time Tanggal selesai pelaksanaan KP
Judul Text 120 Judul laporan KP
Pembimbing_KP Text 5 Kode dosen pembimbing KP
Penyerahan_Lap Text 5 Penyerahan laporan sudah atau belum
3. Tabel seminar KP
Nama tabel : tbSeminarKP
Digunakan : Untuk menyimpan data seminar KP mahasiswa
Primary Key : NIM
29
Tabel 4.3 Tabel Seminar KP
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
NIM ** Teks 7 Nomor induk mahasiswa
Hari Teks 7 Hari seminar KP
Tgl_seminar Date/Time Tanggal seminar KP
Jam Date/Time Jam seminar KP
Penguji Teks 5 Kode dosen penguji KP
Nilai Number 3 Nilai seminar KP
4. Tabel Tugas Akhir
Nama tabel : tbTA
Digunakan : Untuk menyimpan data tugas akhir mahasiswa
Primary Key : NIM
Tabel 4.4 Tabel TA
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
NIM ** Teks 7 Nomor induk mahasiswa
Judul_TA Teks 120 Judul Tugas Akhir
Pembimbing_I Teks 5 Kode dosen pembimbing TA pertama
Pembimbing_II Teks 5 Kode dosen pembimbing TA kedua
Penyerahan_lap Teks 5 Penyerahan laporan sudah atau belum
5. Tabel seminar TA
Nama tabel : tbSeminarTA
Digunakan : Untuk menyimpan data seminar TA mahasiswa
Primary Key : NIM
30
Tabel 4.5 Tabel Seminar TA
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
NIM ** Teks 7 Nomor induk mahasiswa
Hari Teks 7 Hari seminar TA
Tgl_seminar Date/Time Tanggal seminar TA
Jam Date/Time Jam seminar TA
Penguji_I Teks 5 Kode dosen penguji TA pertama
Penguji_II Teks 5 Kode dosen penguji TA kedua
Nilai Number 4 Nilai seminar TA
6. Tabel sidang TA
Nama tabel : tbSeminarTA
Digunakan : Untuk menyimpan data sidang TA mahasiswa
Primary Key : NIM
Tabel 4.6 Tabel Sidang TA
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
NIM ** Teks 7 Nomor induk mahasiswa
Hari Teks 7 Hari siding TA
Tgl_sidang Date/Time Tanggal sidang TA
Jam Date/Time Jam sidang TA
Nilai Number 4 Nilai sidang TA
7. Tabel dosen
Nama tabel : tbDosen
Digunakan : Untuk menyimpan data dosen
Primary Key : Kode_Dosen
31
Tabel 4.7 Tabel Dosen
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
NIP Number 9 Nomor induk pegawai
Kode_Dosen * Text 5 Kode dosen
Nama_dosen Text 30 Nama dosen
Telepon Number 13 Nomor telepon dosen
Email Text 20 Alamat email dosen
8. Tabel data instansi
Nama tabel : tbInstansi
Digunakan : Untuk menyimpan data instansi tempat KP
Primary Key : kode instansi
Tabel 4.8 Tabel Instansi
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
Kode_instansi * Text 10 Kode instansi tempat KP
Nama_perusahaan Text 60 Nama perusahaan tempat KP
Alamat_perusahaan Text 100 Alamat perusahaan tempat KP
32
g. Hubungan Antar Tabel
Seminar_TA
NIMHariTgl_seminarJamPenguji_IPenguji_IINilai
Mahasiswa
NIMNamaPATahun
Sidang_TA
NIMHariTgl_sidangJamPenguji_IPenguji_IINilai
Dosen
NIPKode_DosenNama_dosenTeleponEmail
KP
NIMJml_SKSKode_InstansiTgl_mulaiTgl_selesaiJudulPembimbing_KP
TA
NIMJudul_TAPembimbing_IPembimbing_IIPenyerahan_lap
Seminar_KP
NIMHariTgl_seminarJamPengujiNilai
Instansi
Kode_instansiNama_perusahaanAlamat_perusahaan
Gambar 4.9 Relasi Antar Tabel
33
h. HIPO
M enu Utam a
TU M ahasisw a About Exit
Dosen KP TA KP TA
Pengajuan KPPengantar KP
Pendaftaran Sem inar KpSem inar KP
Pengajuan proposal SkripsiBim bingan
Pendaftaran Sem inar SkripsiSem inar Skripsi
Pendaftaran Sidang SkripsiSidang Skripsi
Input DataData TA
Input DataData KP
Gambar 4.10 HIPO
4.3 Desain Tampilan
Sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir Teknik Industri UNS di
implementasikan menggunakan software pemrograman Borland Delphi 7 dan
menggunakan database Microsoft Access. Tampilan form-form dari aplikasi
system informasi kerja praktek dann tugas akhir dapat digambarkan sebagai
berikut :
34
1. Desain Halaman Utama
Gambar 4.11 Menu Utama
Pada halaman utama telah terdapat halaman login yang digunakan
untuk membatasi hak akses sebagai bentuk usaha keamanan data untuk
melindungi data dari pihak-pihak yang tidak berwenang. Login dapat
dimasuki dengan dua user yaitu untuk mahasiswa dan pegawai tata usaha.
Untuk user mahasiswa hanya diperbolehkan menggunakan menu mahasiswa,
sedangkan untuk user pegawai tata usaha dapat memasuki menu mahasiswa
dan TU. Halaman Utama terdiri dari tiga menu yaitu TU, Mahasiswa dan
Exit. Menu TU terdiri dari tiga submenu yaitu Dosen, KP dan TA. Submenu
TA terdiri dari Input Data dan Data TA, sedangkan submenu TA terdiri dari
Input Data dan Data TA. Menu Mahasiswa terdiri dari dua submenu, yaitu KP
dan TA. Submenu KP masih dibagi beberapa submenu lagi, yaitu Pengajuan
KP, Pengantar KP, Pendaftaran Seminar KP dan Seminar KP. Sedangkan
submenu TA juga mempunyai submenu lagi yaitu Pengajuan Proposal
Skripsi, Bimbingan, Pendaftaran Seminar Skripsi, Seminar Skripsi,
35
Pendaftaran Sidang Skripsi dan Sidang Skripsi. Menu about terdiri atas
informasi program dan author. Menu Exit digunakan untuk keluar dari
aplikasi.
2. Desain Form Pengajuan KP
Gambar 4.12 Form Pengajuan KP tab Permohonan KP
Gambar 4.13 Form Pengajuan KP
Pada Form Pengajuan KP,mahasiswa memasukkan data sesuai dengan
inputan yang disediakan setelah itu menggunakan tombol simpan untuk
menyimpan, Preview untuk melihat hasil output, tombok reset digunakan
untuk membersihkan tempat input data, sedangkan tombol Close untuk
36
menutup form. Output dari form permohonan KP adalah formulir pengajuan
kerja praktek yang digunakan mahasiswa saat mengajukan kerja praktek
dengan persetujuan dari pembimbing akademik, sedangkan pada tab yang
kedua outputnya adalah proposal kerja praktek dan surat permohonan KP dari
jurusan yang ditujukan untuk instansi yang digunakan mahasiswa untuk
mengajukan kerja praktek di instansi sebagai permohonan kepada instansi
sebagai tempat kerja praktek mahasiswa. Apabila mahasiswa tersebut
diterima di instansi yang dimaksud maka langkah selanjutnya dapat memasuki
Form Pengantar KP untuk konfirmasi tempat KP dan untuk meminta surat-
surat pengantar KP untuk instansi.
3. Desain Form Pengantar KP
Gambar 4.14 Form Pengantar KP
37
Gambar 4.15 Form Pengantar KP tab Pelaksanaan KP
Pada Form Pengantar KP tab pelaksanaan KP mahasiswa mengisi data
NIM untuk mengetahui apakah datanya sudah ada, kalau telah tersimpan dan
ternyata perusahaan yang dimaksud telah memberikan persetujuan sebagai
tempat KP mahasiswa memasukkan data ada tab yang pertama. Untuk
menyimpan perubahan menggunakan tombol edit, untuk menampilkan output
dan mengeprintnya digunakan tombol Print Preview. Output dari Form
Pengantar KP tab pertama adalah pengantar kerja praktek sedangkan tab
pelaksanaan KP adalah surat keterangan KP dari instansi dan form penilaian
pelaksanaan KP. Ketiga output tersebut diserahkan kepada instansi tempat
kerja praktek.
4. Desain Form Pendaftaran Seminar KP
Gambar 4.16 Form Pendaftaran Seminar KP
38
Form Pendaftaran Seminar KP digunakan mahasiswa untuk
mendaftarkan seminar kerja praktek. Tombol simpan untuk menyimpan data
dan tombol preview untuk melihat output form untuk kemudian dapat di print.
Untuk mengosongkan tempat input digunakan tombol reset. Output dari form
ini adalah formulir pendaftaran seminar KP.
5. Form Seminar KP
Gambar 4.17 Form Seminar KP
Form Seminar KP digunakan mahasiswa saat akan mengikuti seminar
KP setelah pengumuman waktu pelaksanaan seminar dari jurusan. Dengan
kata kunci NIM data yang telah tersimpan akan keluar. Melihat output dengan
tombol preview, mengosongkan form dengan tombol reset. Output dari form
ini adalah berita acara seminar KP, daftar hadir peserta seminar KP dan Form
penilaian KP yang digunakan saat seminar KP.
39
6. Form Pengajuan Proposal Skripsi
Gambar 4.18 Form Pengajuan Proposal Skripsi
Form Pengajuan Proposal Skripsi digunakan mahasiswa saat akan
mengajukan proposal skripsi dengan memasukkan data berupa judul skripsi,
kode dosen yang dipilih sebagai pembimbing skripsi dan tanggal pengajuan.
Tombol simpan untuk menyimpan dan tombol preview untuk menampilkan
output dan reset untuk mengosongkan form. Output dari form ini adalah surat
pengajuan proposal skripsi yang diajukan bersama proposal skripsi sebagai
lampirannya. Surat pengajuan proposal skripsi diajukan setelah memperoleh
tanda tangan keempat dosen yang bersangkutan sebagai bukti memberikan
persetujuannya sebagai pembimbing skripsi, yang kemudian dirapatkan oleh
para dosen hingga dipilih dua dosen pembimbing mahasiswa.
40
7. Form Bimbingan
Gambar 4.19 Form Bimbingan
Form Bimbingan digunakan setelah mahasiswa mengetahui
pembimbing skripsi dari hasil rapat dosen. Output dari form ini adalah form
kontrol kemajuan bimbingan skripsi dan form nilai bimbingan skripsi.
8. Form Pendaftaran Seminar Skripsi
Gambar 4.20 Form Pendaftaran Seminar Skripsi
41
Form ini digunakan saat mahasiswa akan mendaftarkan seminar
skripsi dengan output formulir pendaftaran seminar skripsi. Dengan kata
kunci NIM maka data yang tersimpan akan tampil. Untuk melihat output
dengan tombol preview selanjutnya dapat dicetak.
9. Form Seminar Skripsi
Gambar 4.21 Form Seminar Skripsi
Form seminar digunakan saat akan mengikuti seminar skripsi setelah
mengetahui waktu seminar dan dosen penguji. Output dari form ini adalah
berita acara seminar skripsi, form nilai seminar, rekapitulasi nilai seminar dan
form perbaikan seminar skripsi. Tombol yang tersedia sama dengan form-
form sebelumnya.
42
10. Form Pendaftaran Sidang Skripsi
Gambar 4.22 Form Pendaftaran Sidang Skripsi
Form ini digunakan mahasiswa untuk mendaftarkan sidang skripsi
dengan output formulir pendaftaran sidang skripsi dengan fungsi tombol yang
tersedia sama dengan form-form sebelumnya.
11. Form Sidang Skripsi
Gambar 4.23 Form Sidang Skripsi
Form ini digunakan saat akan mengikuti sidang skripsi, dengan output
berita acara ujian skripsi/tugas akhir, rekapitulasi nilai sidang skripsi dan
format perbaikan sidang skripsi.
43
12. Form Dosen
Gambar 4.24 Form Dosen tab Pertama
Gambar 4.25 Form Dosen tab Tabel Dosen
44
Gambar 4.26 Form Mahasiswa Bimbingan KP
Gambar 4.27 Form Mahasiswa Bimbingan TA
Form Dosen tab pertama digunakan untuk mencari data dosen atau
merubah dan menambah dosen, serta terdapat tombol Bimbingan yang
berfungsi untuk melihat daftar mahasiswa bimbingan dosen yang dicari, form
tampilan ditunjukkan pada gambar 4.26 dan gambar 4.27. Form dosen tab
kedua digunakan untuk melihat semua data dosen.
45
13. Form Data KP
Gambar 4.28 Form Data KP
Form Data KP digunakan oleh pegawai tata usaha untuk melihat daftar
KP mahasiswa perorangan yang telah tersimpan dalam data KP maupun untuk
melihat laporan Kerja praktek mahasiswa perangkatan.
14. Form Data TA
Gambar 4.29 Form Data TA
46
Form Data TA digunakan oleh pegawai tata usaha untuk melihat data
TA mahasiswa Teknik Industri, fasilitas yang ada seperti pada Form Data KP.
Sehingga memudahkan pencarian data .
15. Form Input Data KP
Gambar 4.30 Form Input Data KP tab Bimbingan
Gambar 4.31 Form Input Data KP tab Seminar
Gambar 4.32 Form Input Data KP tab Nilai
47
Form input data KP digunakan untuk menambah data-data KP yang
diisi oleh pegawai tata usaha, data yang ditambahkan antara lain pembimbing,
penguji waktu seminar serta nilai seminar KP dan status penyerahan laporan.
16. Form Data TA
Gambar 4.33 Form Input Data TA tab Bimbingan
Gambar 4.34 Form Input Data TA tab Seminar TA
48
Gambar 4.35 Form Input Data TA tab Sidang TA
Gambar 4.36 Form Input Data TA tab Nilai TA
Form input data TA digunakan oleh pegawai tata usaha untuk mengisi
data-data TA, antara lain pembimbing, penguji dan waktu seminar maupun
sidang TA serta nilai dan penyerahan laopran. Terdiri dari tab bimbingan,
seminar, sidang TA dan nilai.
49
17. Tampilan Contoh Output
Gambar 4.37 Formulir Pengajuan KP
Gambar 4.38 Surat Permohonan KP
50
18. Form About
Gambar 4.39 Form About Program
Gambar 4.40 Form about Author
Form about berisi tentang penjelasan program dan tentang Author.
Pada program menjelaskan fungsi masing-masing form dalam aplikasi sistem
informasi.
51
4.4 Evaluasi
Pada pembuatan sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir ini
terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan di antaranya adalah :
1. Kelebihan
a) Sistem informasi ini mudah dioperasikan
b) Dilengkapi dengan fasilitas pencarian data, sehingga mempermudah
proses pencarian data.
2. Kekurangan
a) Sistem informasi ini masih bersifat stand alone, sehingga hanya dapat
digunakan pada satu komputer saja.
b) Pada sistem ini belum terdapat fasilitas Backup & Restore.
52
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dengan dibuatnya sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir secara
komputerisasi proses pengarsipan menjadi lebih baik, efisien, akurat dan sesuai
dengan kebutuhan. Pengisian data yang lebih memudahkan pegawai tata usaha dan
pencarian data yang lebih mudah dari sebelumnya, dimana menggunakan kata kunci
NIM, kode dosen serta dapat melihat data mahasiswa dari tiap angkatan dengan
mudah. Pegawai tata usaha dapat dengan mudah melakukan perubahan data yang
kurang lengkap atau salah penulisan dalam data yang sudah ada.
Diharapkan dari dibuatnya sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir
Teknik Industri UNS, dapat digunakan untuk pengoptimalisasi pekerjaan dalam
pengolahan dan manajemen data KP dan TA Teknik Industri UNS.
5.2 Saran
Sistem informasi kerja praktek dan tugas akhir yang masih stand alone
sebaiknya dikembangkan menjadi client-server agar lebih mudah dalam pengolahan
data. Untuk mengantisipasi kehilangan data sistem ini juga perlu ditambah dengan
fasilitas Backup & Restore.
53
DAFTAR PUSTAKA
Davis, G.B. 1984. Sistem Information manajemen. PT. Pustaka Binaan Pressindo.
Fathansyah. 2001. Basis Data. Bandung: Informatika
Jogiyanto, 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer edisi 2. Yogyakarta: BPFE-
Yogyakarta.
Jogiyanto, HM. 2001. Pengantar Database. Yogyakarta: Andi Yogya
Kadir, A.Pemrograman Database dengan Delphi 7 Menggunakan Access dan ADO.
Yogyakarta:Andi Off.
Kendall. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Prenhallindo
Komputer, Wahana. 2003. Pemrograman Borland Delphi 7.0. Yogyakarta: Andi
Jogja.
Kristanto, H. 2002. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta : Andi
Yogyakarta.
Kristanto A, 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta:
Gava Media.
Sutanta, E, 2004, Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu,
Yogyakarta.