Sistem Informasi di Hero Supermarket Pajajaran Bogor

Teknologi sistem informasi yang digunakan Hero supermarket khususnya berbasis komputer yang dihubungkan dengan internet. Komponen-komponen yang terlibat di Hero Supermarket Pajajaran Bogor terdiri dari :

1. Hardware Perangkat hardware Giant Pajajaran terdiri dari satu buah server, modem, PC menggunakan system Point of Sales (POS), Bar Code, Optical Scanner. Komputer utama sebagai server dihubungkan dengan internet melalui telephone line untuk akses internet yang berfungsi untuk menerima dan mengirimkan informasi dua arah antara Giant Pajajaran dengan Giant Pusat. Dari server dihubungkan ke bank data komputer tempat semua data baik data penjualan, persediaan, nama barang, harga barang dan data lainnya berada. Bank data komputer terhubung dengan satu buah komputer untuk informasi dan administrasi pegawai termasuk untuk absensi pegawai dan 6 buah point of sales.2. Software Dalam pengoperasiannya software yang digunakan cukup sederhana. 3. Netware Sistem jaringan yang digunakan adalah LAN (Lokal Area Networks).4. Dataware Data yang digunakan adalah data penjualan barang, data persediaan barang, nama barang, harga barang, data pegawai dan sebagainya. Untuk data penjualan, barang yang dijual yang mempunyai bar code kemudian ketika terjadi transaksi pembelian di kassa, bar code diidentifikasi dengan menggunakan scanner optic untuk mengetahui sekaligus mengakses data bank mengenai nama barang dan harga barang. 5. Humanware Giant Pajajaran termasuk end user artinya pengguna sistem informasi, programmer hanya terdapat di Giant pusat dan diperlukan apabila terjadi kerusakan-kerusakan program. Semua pegawai di Giant Pajajaran mengenal dan mengetahui serta familiar dengan sistem informasi yang digunakan. Pihak manajemen mengharuskan semua pegawai untuk mengerti dan mengetahui serta menggunakan operasi komputer sederhana yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

Server

Phone line

Modem

Absensi dan kepegawaianData bank

POSPOSPOSPOSPOSPOS

Gambar 5. Alur Sistem Informasi di Hero Pajajaran Bogor

Sistem penyimpanan data (basis data) dimulai dengan proses input data, data processing, dan output. Input data didapat dari hasil transaksi penjualan di kassa antara pelanggan dengan kasir meliputi data penjualan barang, nama barang yang dijual, harga barang dan stok barang yang tersisa akan langsung terhitung. Proses penyimpanan data terjadi ketika kasir memasukan input data-data tersebut kemudian mengeksekusinya. Data akan langsung tersimpan secara otomatis di bank komputer. Output hasil penjualan atau persediaan barang dapat dilihat di monitor komputer dan dapat berupa hasil print out struck belanja. Untuk melihat bagaimana proses pemasukan dan penyimpanan data yang terjadi di Hero Pajajaran dapat dilihat pada Gambar 6.

Transaksi PenjualanPemasukan dataKontrolSales Transaction ProcessingDatabase UpdatesResponse Processing

POS

Bank data

Sales DatabaseCustomer DatabaseInventory Database

Gambar 6. Proses pemasukan dan penyimpanan data

Sebagai perusahaan ritel, Giant Supermarket Pajajaran mengadakan interaksi tukar-menukar informasi dengan Giant pusat melalui internet dan telepon dalam pelaporan keluar masuknya barang serta pemesanan barang seperti yang tampak pada Gambar 7, di bawah ini:

Hero PusatHero PajajaranGudangSupplier

Gambar 7. Alur Interaksi Giant Pajajaran dengan Giant Pusat, Gudang, dan Supplier

Alur interaksi Giant Pajajaran, Giant Pusat, Gudang dan Supplier selengkapnya dijelaskan sebagai berikut: Giant Supermarket Pajajaran berinteraksi dengan Giant Pusat di Jalan Gatot Subroto Jakarta Pusat setiap saat. Transfer data dilakukan setelah toko tutup (malam hari) untuk memberi dan menerima informasi mengenai jumlah penjualan, unit yang terjual, jenis barang yang terjual, jenis barang yang perlu dibeli dan perubahan harga barang. Data yang terkumpul dan tersimpan dalam basis data bank kemudian diakses dari komputer server yang selanjutnya dikirim ke Giant pusat dengan internet menggunakan telephone line. Sistem informasi terjadi dalam dua arah yaitu Giant Pajajaran ke Giant Pusat dan Giant Pusat ke Pajajaran. Informasi yang disampaikan berupa perubahan-perubahan harga yang terjadi ataupun informasi lainnya yang dibutuhkan oleh Giant Pajajaran. Giant Pusat berinteraksi dengan Pusat Gudang Giant, untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke tiap toko Giant di seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih tersedia di gudang dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli. Giant Supermarket Pajajaran berinteraksi timbal balik dengan Pusat Gudang Giant untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang perlu dikirim ke Giant Supermarket. Giant Supermarket Pajajaran berinteraksi dengan pihak supplier, dengan memberikan daftar barang yang akan dibeli (purchase order) Giant Pusat mendapatkan informasi tagihan dari Supplier atas pengiriman barang yang diperlukan atau dibeli oleh Giant Pajajaran. Supplier mengkomunikasikan perihal pemesanan barang oleh Giant dengan memberikan informasi jadwal pengiriman barang ke gudang milik Giant.

Sistem informasi yang terjadi antara Giant Pajajaran dan Giant Pusat serta Gudang Giant menggunakan jaringan internet sedangkan sistem informasi yang terjadi antara Giant Pusat dengan Supplier, Giant Pajajaran dengan Supplier dan Gudang Giant dengan Supplier menggunakan telepon.