BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis

mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena

itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara

efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan

merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam

pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat,

relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang

disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan.

Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting

untuk dilakukan.

Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk

kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli.

Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan

dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik.

Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian

bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang

mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan

1

perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian

intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan.

Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem informasi

produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan

persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat pada proses

produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang efektif, maka

kekacauan-kekacauan yang umum terjadi dalam bidang produksi seperti jadwal

produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinya kekurangan persediaan yang

terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan ditangani.

Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh

banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai

pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas,

pengendalian intern adalah semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan perusahaan

untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi memfokuskan pada aspek-

aspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan baku dan

perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas dan tenaga kerja untuk

memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan menguji produk dengan

jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang dianggarkan. Dengan kata

lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung fungsi produksi dan operasi

yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian

produksi barang dan jasa.

2

Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap

praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang dikelola dan

harus secara terus-menerus mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah

ditetapkan. PT. Philips Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

Manufacturing Lighting yang bermerk dagang produk lighting dengan kurang lebih

ada 700 items yang terdiri atas dua tipe yaitu Gelas Pijar dan VTL (Neon / TL).

Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi

semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian

pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu,

penulis tertarik untuk mengevaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan

produksi sebagai penyedia informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan

baku dan produksi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah maka permasalahan yang dibahas dapat

dirumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah

diterapkan di PT. Philips Indonesia?

2. Apakah evaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai

penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku

dan produksi pada PT. Philips Indonesia?

3

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang

telah diterapkan di PT. Philips Indonesia.

2. Untuk mengetahui apakah evaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan

produksi sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian

pembelian bahan baku dan produksi di PT. Philips Indonesia.

1.4 Manfaat Penelitian

Sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini, maka manfaat yang

diharapkan dapat diperoleh adalah:

1. Bagi Perusahaan

Penelitian ini akan memberikan suatu gambaran yang jelas akan pentingnya

pengendalian intern dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan

evaluasi diri dan mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki sistem

pengendalian intern yang ada saat ini.

2. Bagi Pembaca

Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan kajian ataupun study komparatif

dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern perusahaan pada umumnya.

Melalui penelitian ini diharapkan pembaca dapat memperoleh masukan yang

berarti dalam mengimplementasikan sistem pengendalian serta masalah-masalah

yang mungkin akan dihadapi.

4

3. Bagi Ilmu Pengetahuan,

Khususnya dalam bidang akuntansi, penelitian ini akan menambah

perbendaharaan karya ilmiah, khususnya mengenai aspek pengendalian, dengan

harapan akan bermanfaat sebagai bahan masukan berupa studi kasus yang dapat

dipelajari dan dipahami

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian sistem dan Prosedur

Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren

D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan

sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan

suatu sasaran yang tertentu”.

Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F.

Neuschel, didefinisikan sebagai berikut: “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang

tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus

dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana

mengerjakannya.

Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut:

a. Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur.

b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

c. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1990:3) adalah merupakan

urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau

6

6

lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi

yang sering terjadi.

2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah

kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah

data menjadi informasi.

Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu

komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa

dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan

kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-

pihak dalam (terutama manajemen ).

2.1.2.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntasi

Tujuan umum penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas,

ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut.

2. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang berarti

memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang

lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.

7

3. Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi.

Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan

suatu sistem informasi akuntansi, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu

tujuan yang terlewatkan.

2.1.2.3 Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem

informasi akuntansi

Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu

mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain:

1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu

sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan

cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..

2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem

informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang

berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut

harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.

2.1.3 Teknologi Informasi

Dalam era globalisasi informasi yang berkembang sangat pesat, sistem informasi

akuntansi mengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun terakhir ini. Penggunaan

teknologi komputer mendapat perhatian yang sangat besar karena memungkinkan

8

manajemen informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dengan cepat

dan tepat.

Untuk memahami Sistem informasi akuntansi berbasis komputer perlu

pengenalan terhadap struktur kemampuan dan operasi dari komputer.

2.1.3.1 Komponen Utama Suatu Komputer

Menurut Cushing (1992 : 110) ”Komputer adalah suatu alat elektronik

dengan kecepatan yang tinggi yang mampu melaksanakan serangkaian instruksi yang

akan mernungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan

manusia”.

Sistem komputer merupakan kombinasi yang terintegrasi dari empat komponen

yaitu hardware, software, procedure dan personnel.

Menurut Bordnar, George (2000 : 71) ”Sistem komputer merupakan kombinasi

terpadu dari perangkat keras (Hardware), Perangkat lunak (software), komunikasi,

sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan prosedur-prosedur pemrosesan”.

Mcleod (1995 : 109) menjelaskan tentang komponen komputer tersebut

sebagai berikut. Software adalah program-program dan prosedur-prosedur kerja yang

dibutuhkan untuk mengintruksikan hardware dalam melakukan fungsinya. Sedangkan

Hardware adalah peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan berbagai aktivitas

dari sistem yang berbasis komputer, adapun komponen hardware sebagai berikut :

a. Input Devices yaitu suatu alat atau media yang menerima input data untuk

diproses.

9

b. Central processing unit (CPU) yaitu bagian internal komputer yang

berfungsi sebagai pusat pengolahan dan pengendalian dari keseluruhan

sistem pemrosesan data CPU yang terdiri dari bagian-bagian yang

masing-masing mempunyai tugas sendiri, tetapi merupakan satu kesatuan

yang saling melengkapi.yaitu :

1. Control unit adalah bagian yang bertugas mengendalikan dan mengkoordinasikan

keseluruhan sistem kerja komputer.

2. Arithmetic Logic unit (ALU) adalah bagian yang bertugas melaksanakan

perhitungan arithmatika dasar, penyusunan data, pemindahan data serta

membandingkan data.

3. Primary Memory Unit adalah bagian yang menerima data dan program

dari input devices dan penampungan ini hanya bersifat sementara saja.

c. Output devices yaitu alat yang menerima hasil pengolahan dari CPU melalui

unit penyimpanan dan memberikan hasil pengolahan.

2.1.3.2 Files

Dalam memproses data dengan komputer dikenal istilah file, file itu

terdiri dari record-record yang menggambarkan kesatuan data yang sejenis,

empat kategori utama file menurut Cushing yang disadur oleh Kosasi (1992 : 69) Yaitu:

10

a. Master file (File Transaksi) : adalah suatu file permanent dari catatan-

catatan yang berisi data berjalan (Current) atau hamper berjalan yang secara

teratur dimutakhirkan (up date).

b. Transaction file (file transaksi) : adalah arsip catatan-catatan yang mencerminkan

aktivitas berjalan dalam suatu organisasi yang dipakai untuk memutakhirkan

suatu master file.

c. Table file (file meja) : adalah suatu master file mengenai data referensi biasanya

berupa angka/nomor yang dicari dan diperbaiki selama pengolahan data untuk

membantu kalkulasi atau tugas akhir.

d. Indeks file (file Indeks) : adalah suatu master file pengidentifikasian catatan dan

lokasi penyimpanan file.

2.1.3.3 Pengertian Proses Data Elektronik (PDE)

Pemrosesan secara electronic dalam suatu perusahaan bukanlah sesuatu

yang baru, karena banyak memberikan keuntungan pada perusahaan. Oleh sebab itu

Electronic Data Processing (EDP) merupakan dasar dari Sistem informasi

akuntansi di setiap perusahaan.

Pengertian Proses data Electronik (PDE) Menurut Bordnar (2000 : 4) adalah

”Pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data-data transaksi

dalam suatu organisasi”.

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pemrosesan data-data

dalam perusahaan akan lebih efisien apabila diproses secara komputerisasi,

11

mengingat beragam macam informasi dalam perusahaan menjadikan pihak

manajemen tidak lagi memanfaatkan sistem manual dikarenakan banyak

kekurangannya jika dibandingkan dengan sistem komputerisasi.

2.1.3.4 Sistem Pemrosesan Data

Menurut Cushing (1995 : 68) terdapat dua cara untuk memproses data

melalui terminal yaitu :

a. Batch processing (Sistem pengolahan data secara kelompok)

Pada sistem ini data termasuk dalam kelompok sejenis besar atau sampai pada

waktu yang telah ditentukan, barulah data yang telah dikumpulkan tersebut

diproses. Sistem ini tepat untuk digunakan pada aplikasi yang menyangkut

volume transaksi yang dibutuhkan bersifat periodik.

b. Online processing (Sistem pengolahan data secara langsung)

Metode ini mempunyai karakteristik yang tertentu, dimana setiap transaksi

yang terjadi secara langsung dan segera digunakan untuk memperbaharui file

indeks. Sistem ini tepat untuk diterapkan pada aplikasi yang

membutuhkan informasi yang baru bila setiap saat diperlukan. Misalnya

faktur penjualan yang telah kembali dari pelanggan dapat dimasukkan ke

komputer dan akan diproses kedalam file yang berhubungan seperti file master

piutang.

12

2.1.4 Sistem Pengendalian Intern

2.1.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (1993:165) sistem pengendalian intern meliputi struktur

organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi

dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak

dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian

pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang

mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun computer.

2.1.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi

Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahkan atau hancur karena

kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang

memadai.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk

menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh

manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern

13

dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan

menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal.

4. Mendorong efisiensi.

5. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu

atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah

penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.

6. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan

prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang

memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.

2.1.4.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Unsur –unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional

kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan

pokok perusahaan.

3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup

terhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang

memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena

14

itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi

terlaksananya setiap transaksi.

4. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur

pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak

diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.

5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang

sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya.

2.1.4.4 Flowchart

Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu

organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-

kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem.

Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuan-

ketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga

tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan

sistem. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan dari pihak-pihak

yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai untuk

menggambarkan bagan atau flowchart.

15

Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem

untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.

GAMBAR 2.1

Simbol Bagan Alir Dokumen

Simbol Nama KeteranganDokumen Digunakan untuk semua jenis dokumen.

yang merupakan formulir untuk merekam transaksi

Dokumen rangkap Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya

Berbagai dokumen Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bcrsama dalam satu paket

Catatan Menggambarkan caiatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen

Penghubung pada halaman yang sama

Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol penghubung yang memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama.

Penghubung pada halaman yang berbeda

Untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman.

Kegiatan manual Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti : menerima order, mengisi formulir,membandingkan dll

Keterangan/komentar Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas

16

13A

Arsip sementara Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen

Arsip permanen Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi

On-line computer process

Menggambarkan pengolahan komputer secara on-line

Keying, Typing Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal

Pita magnetik Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik

On-line storage Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer)

Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol |

Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data

Persimpangan garis alir

Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat melengkung

Pertemuan garis alir Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya

Mulai/berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi

Masuk ke sistem Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk ke dalam alir sistem

Keluar ke sistem lain Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar dari sistem

Sumber : Mulyadi. 1993 Sistem Akuntansi. Edisi 3. h. 60-63

17

Ya

Tidak

Dari pemasok

Ke sistem penjualan

2.1.5 Sistem dan prosedur pembelian bahan baku

2.1.5.1 Pengertian dan tujuan sistem dan prosedur pembelian bahan baku

Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua

pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari

sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah:

1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan

2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan.

3. Mencegah pembelian fiktif.

4. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.

2.1.5.2 Fungsi- fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku

adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab

untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian

sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang

telah diterima oleh fungsi penerimaan barang.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai

harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.

18

3. Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan

dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga

bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan

persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya

hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga

pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

2.1.5.3 Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi

pembelian bahan baku

Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian

bahan baku adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku

Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan

permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian

bahan baku kepada bagian pembelian.

2. Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran

harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk

19

mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang

lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan.

3. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit

organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan.

4. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai

jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian

membuat laporan penerimaan barang.

5. Prosedur Pencatatan Hutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau

mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang.

6. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian

untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

2.1.5.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian

bahan baku

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:

20

1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).

2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

3. Surat Order Pembelian (SOP).

4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).

5. Surat Perubahan Order (SPO).

6. Bukti Kas Keluar (BKK).

2.1.5.5 pengendalian intern sistem dan prosedur pembelian bahan baku

Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi

pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

1. Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan,

fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang.

2. Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang

berkaitan dengan pembelian, sistem otorisasi dan prosedur pembelian adalah

sebagai berikut:

a. Surat permintaan pembelian oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan

di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakaian barang, untuk barang yang

langsung dipakai.

b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang

lebih tinggi.

c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

21

d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih

tinggi.

e. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung

dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari

pemasok.

f. Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi

dengan fungsi akuntansi.

3. Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku.

a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban atas penawaran harga dari para

pemasok.

e. Barang hanya diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini

telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

22

g. Terdapat pengecekam terhadap harga, surat pembelian dan ketelitian perkalian

dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara periodik di

rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar.

i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran

guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.

j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi

pengeluaran kas setelah cek dikirim ke pemasok.

23

2.1.5.6 Flow chart sistem dan prosedur pembelian bahan baku

24

2.1.6 Sistem dan Prosedur Produksi

2.1.6.1 Pengertian Sistem dan Prosedur Produksi

Menurut Assauri (2001:75) proses produksi adalah cara, metode dan teknik

untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan

menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana yang ada).

Menurut Baroto (2002:13) Produksi adalah suatu proses pengubahan bahan

baku menjadi produk jadi. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk

pembuatan suatu produk, di mana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja,

bahan baku, mesin, energi, informasi, modal dan tindakan manajemen.

2.1.6.2 Fungsi-fungsi yang terkait Dalam Produksi

1. Bagian Order Penjualan

Bagian order penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari langganan

dan meneruskan order tersebut ke departemen produksi untuk diproses sesuai

dengan formulir yang disediakan. Bagian order penjualan melayani order dari

langganan berdasar persediaan produk jadi yang ada di gudang.

2. Departemen Produksi

Departemen produksi berfungsi untuk membuat perintah produksi bagi bagian-

bagian yang ada di bawahnya yang terkait dalam pelaksanaan proses produksi

dari bagian order penjualan. Departemen produksi biasanya dibantu oleh bagian

perencanaan dan pengawasan produksi dalam pembuatan order produksi tersebut.

25

Order produksi dituangkan dalam bentuk tertulis dalam dokumen order produksi

yang dilampiri dengan surat kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi.

3. Bagian Produksi

Bagian ini bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai surat order

produksi yang diterima dari departemen produksi dan daftar bahan serta daftar

kegiatan produksi yang melampiri surat order produksi tersebut.

4. Bagian Perencanaan dan Pengawasan Produksi

Bagian ini berfungsi sebagai staff pembantu departemen produksi dalam

merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi.

5. Bagian Gudang

Bagian ini bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan

penolong dan barang lain yang digudang. Selain itu bagian ini juga berfungsi

untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi.

2.1.6.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Produksi

1. Prosedur Order Produksi

Dalam prosedur ini surat order produksi dikeluarkan untuk mengkoordinasikan

pengolahan bahan baku menjadi barang jadi. Surat order produksi ini dikeluarkan

oleh departemen produksi berdasar order dari pembeli yang diterima fungsi

penjualan.

2. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Prosedur ini digunakan untuk meminta bahan dari gudang

26

3. Prosedur Pencatatan Jam Kerja Tenaga Kerja Langsung

Pelaksanaan kegiatan produksi memerlukan prosedur pencatatan jam tenaga kerja

langsung dalam hubungannya dengan order produksi yang bersangkutan.

4. Prosedur Produksi Selesai

Order produksi yang telah selesai dikerjakan perlu diserahkan dari fungsi

produksi ke fungsi gudang. Prosedur produk selesai merupakan prosedur

penyerahan produksi selesai dari fungsi produksi ke fungsi gudang.

2.1.6.4 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Produksi

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian produksi

menurut Mulyadi (2001:413) adala sebagai berikut:

1. Surat order produksi

Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen

produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses

pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara

produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu tertentu.

2. Daftar kebutuhan bahan

Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan

untuk memproduksi produk sesuai pesanan.

3. Daftar kegiatan produksi

Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang

diperlukan untuk memproduksi produk.

27

4. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk

meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi suatu produk.

5. Bukti pengembalian barang gudang

Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk

mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian

ini umumnya disebabkan karena adanya sisa bahan yang tidak dipakai dalam

proses produksi.

6. Kartu jam kerja

Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung.

7. Laporan produk selesai

Laporan produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan

selesainya produksi pesanan kepada fungsi perencanaan dan pengendalian

produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi persediaan dan

akuntansi biaya.

2.1.6.5 Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Produksi

Menurut Assauri (1993:148) pengendalian produksi adalah kegiatan untuk

mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan agar waktu penyelesaian yang telah

ditentukan dapat dicapai dengan efektif dan efisien.

Ada dua jenis pengendalian intern untuk produksi, yaitu:

28

1. Flow control, yaitu pengendalian produksi yang dilakukan terhadap arus

pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pekerjaan dimana suatu

tingkat hasil tetap. Jenis pengendalian ini dilakukan untuk proses produksi terus-

menerus yang memiliki arus yang relatif tetap, mesin yang digunakan khusus, dan

hasil produksinya mempunyai bentuk dan jenis yang sama dalam jangka waktu

tertentu. Dalam pengendalian arus dilakukan suatu koordinasi dari suatu arus

pekerjaan menurut cara yang telah ditentukan semula.

2. Order control, yaitu pengendalian pengerjaan pesanan di mana pengendalian

dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga dapat sesuai dengan

keinginan si pemesan baik mengenai bentuk, jenis, dan kualitasnya. Pada

pengendalian jenis ini digunakan pada proses produksi terputus-putus, dimana

mesin yang digunakan adalah mesin serbaguna dan barang yang diproduksi

mempunyai bentuk dan jenis yang berbeda-beda sesuai dengan pesanan.

Standar produksi dibuat dan diterapan pada setiap bagian pada proses produksi

secara keseluruhan. Dalam pengendalian produksi ada tiga standar yang harus

dipenuhi, yaitu: Standar waktu. Untuk menentukan standar waktu dibutuhkan

penelitian mengenai variasi dari waktu untuk setiap bagian dari proses produksi.

Standar waktu diwujudkan dalam skedul produksi.

1. Standar biaya. Standar biaya dibuat atas kerjasama dengan bagian akuntansi

biaya. Pengendalian biaya dilakukan untuk menjaga agar tidak terjadi

penyimpangan terhadap standar biaya.

29

2. Standar kualitas. Standar kualitas dibuat berdasarkan hasil penelitian terhadap

kualifikasi produk yang diinginkan oleh pelanggan. Standar ini diperlukan untuk

menilai apakah produk yamg dihasilkan sudah sesuai dengan kualifikasi yang

diinginkan pelanggan.

2.1.6.6 Flow Chart Sistem dan Prosedur produksi

30

Forecastsand orders

Production ordersand schedules

Productspecifications

Standard costs andoverhead rates

Materialsrequisitions

Productiondata

General

ledger

On-line productionInformation

system

Manufacturing

controlspecifications

CIMinterface

Instruction and

schedules

Factory workstations

SalesFactory Work

Stations InventoryCost

AccountingEngineeringProduction planning

Production cycle data base

Master production schedule

Work in-process

Production orders

InventoryOperation

ListBill of

materials

Production status report

Production status report

Cost analyses

Performance reports

Inquiry processing

system

Cost accounting

Production planning

Factory supervisors

Sales

Sumber : Marshall B. Romney & Paul John Steinbart, hal 525

BAB III

METODA PENELITIAN

3.1 Definisi Operasional

1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku

Sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku merupakan suatu kerangka

dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan

suatu skema yang menyeluruh, untuk dapat melaksanakan suatu kegiatan

pembelian bahan baku dalam rangka menyediakan bahan guna mencapai tujuan

perusahaan.

2. Sistem Informasi Akuntansi Produksi

Merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan

yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk dapat

melaksanakan suatu kegiatan produksi dalam rangka menghasilkan produk guna

mencapai tujuan perusahaan.

3. Sistem Pengendalian Intern

Adalah semua cara dan struktur organisasi serta alat-alat yang dikoordinasikan

yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk melakukan pengecekan

terhadap kekayaan yang dimiliki perusahaan dengan melakukan pemeriksaan

ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Selain itu juga untuk memajukan tingkat

efisiensi dalam operasi.

31

31

3.2 Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini adalah sistem informasi akuntansi

pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi produksi yang diterapkan oleh

PT. Philips Indonesia yang berlokasi di Jalan Brebek Industri I Kav 5-19 Sidoarjo

61256 sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian

bahan baku dan produksi. Lingkup penelitian ini hanya teratas pada pengevaluasian

sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi

produksi yang telah diterapkan di perusahaan. Diawali dengan meneliti sistem yang

sedang berjalan, kemudian berdasarkan penelitian tersebut peneliti mencoba

memberikan masukan untuk melengkapi kekurangan-kekurangan dari sistem

tersebut.Usulan ini daharapkan dapat membantu manajemen dalam perencanaan dan

pengendalian proses pembelian bahan baku dan produksi.

3.3 Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data primer dan data

sekunder yang dijelaskan sebagai berikut:

a. Data primer, data yang diperoleh langsung dari perusahaan meliputi observasi dan

wawancara langsung terhadap pihak manajemen dan karyawan perusahaan di

lokasi penelitian.

b. Data sekunder, data yang diperoleh dari hasil olahan yang sudah ada di lokasi

penelitian berupa dokumen-dokumen dan prosedur.

32

3.4 Prosedur Pengumpulan Data

Prosedur pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain:

1. Observasi langsung, melakukan pengamatan terhadap prosedur dan pengambilan

keputusan yang berkaitan dengan pengendalian pembelian bahan baku dan

produksi dengan jalan antara lain melakukan peninjauan dokumen dan catatan.

2. Wawancara, dilakukan kepada pihak terkait dalam pengendalian pembelian bahan

baku dan produksi.

3. Pengamatan, dilakukan apabila hasil wawancara masih belum menggambarkan

sistem informasi akuntansi secara jelas.

3.5 Teknik Analisa

Analisa permasalahan dilakukan berdasarkan data-data yang telah diperoleh dari

perusahaan untuk menemukan permasalahan yang ada, kemudian dibandingkan

dengan teori yang diperoleh dari berbagai literatur untuk selanjutnya ditarik

kesimpulan permasalahan. Langkah-langkah teknik analisa yang digunakan pada

penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang dipahami perusahaan.

2. Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern

pembelian bahan baku dan produksi yang diterapkan perusahaan.

3. Mengevaluasi struktur pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi

kemudian membandingkannya dengan teori-teori yang diperoleh dari literatur.

33

4. Menyimpulkan kelemahan dan menyarankan perbaikan terhadap sistem

pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang selama ini

dijalankan perusahaan.

34

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Sofjan. 1993. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi 4. Jakarta : Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Schulties, Robert. 1998. Management Information Systems : The Manager’s View. USA : Southern Illinois University.

Mulyadi, 1993. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta : Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN

Bodnar, George H. and William S. Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia. Terjemahan. Jakarta : Salemba Empat.

Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Kerangka Dasar. Surabaya : Penerbit Citra Media.

Yogianto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem. Edisi Keempat. Yogyakarta : Andi Offset.

Mcleod, Jr. Raymond dan George Schell. 2001. Management Information System. Edisi Ketujuh. New Jersey : Prentice Hall International Inc.

Gellinas, Ulric J. 2002. Accounting Information System. 5th Edition. USA: Southwestern Publishing.

Hartono, Jogiyanto. 2001. Sistem Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Edisi Kedua. Yogyakarta: Andi Offset.

McLeod, Jr, Raymond dan george Schell. 2001. Management Information System. 7th Edition. New Jersey: Prenctice Hall International Inc.

O’Brien, James. A. 2002. Management Information System: Managing Information Teknology In The Internet-Worked Enterprise. 4th Edition. USA: Shouthern Illinois University at Edwardsville.

35