sistem fail

3/28/2011

A.RAHIM / JNS/ PENINGKATAN

PROFESIONALISME

SISTEM FAIL

Oleh

NORAIDAH BINTI HJ OTHMAN

GURU KAUNSELING CEMERLANG

SM K ST FRANCIS KONVENT (M)

3/28/2011


PROFESIONALISME

OBJEKTIF CERAMAH

Di akhir ceramah ini peserta diharap akan

dapat:

• Memahami apa yang dimaksudkan

dengan sistem fail; dan

• Menggunakan pengetahuan ini untuk

mengurus ,menyediakan fail bersistem

yang betul dan piawai bagi penyimpanan

rekod dan dokumen.

3/28/2011


PROFESIONALISME

KEGUNAAN REKOD-,

• Sejarah-tamadun Cina(laksamana Cheng

Ho/Shih Hwang Ti dan Princess

Dowager);

• Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat

yang lama disimpan;

• Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;

• Rujukan, penyelidikan dan kajian

3/28/2011


PROFESIONALISME

DEFINISI SISTEM FAIL

• Proses menyimpan segala rekod dan

dokumen untuk simpan selamat atau satu

rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

• Satu proses

Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan

Dan Pelupusan Rekod supaya mudah

diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

3/28/2011


PROFESIONALISME

Sumber Rujukan Autentik

Sumber Sebenar

• Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memail;

• Sistem Fail Institut Aminuddin Baki; dan

• Sistem Fail Jabatan Pendidikan Negeri

3/28/2011


PROFESIONALISME

Ciri-ciri Sistem Fail

• Bersistem;

• Mudah dirujuk;

• Mudah diperolehi

• Selamat

Kes rujukan: HRD UiTM / SMM/ SKSL

3/28/2011


PROFESIONALISME

Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail

• Fail manila kad tidak banyak menggunakan

ruang;

• Mudah disedia dan mudah disimpan;

• Murah dan mudah diperolehi;

• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;

• Rekod mudah dicari bila diperlukan;

• Cross reference –maklumat berkaitan

dimasukkan dalam fail berkenaan.

3/28/2011


PROFESIONALISME

Pengkelasan Fail

Memberi Tajuk Fail:

• Kurikulum;

• Ko-kurikulum;

• Hal Ehwal Pelajar;

• Perjawatan dan Perkhidmatan

Kakitangan;

• Kewangan dan Akaun;

3/28/2011


PROFESIONALISME

Sambungan…………….

• Pentadbiran Am Sekolah

• Perhubungan Masyarakat;

• Kemudahan Fizikal;

• Asrama;

• Audit

3/28/2011


PROFESIONALISME

Sambungan……………..

A. Kurikulum

(i) Jadual Waktu / Latihan Mengajar;

(ii) Peperiksaan;

(iii) Laporan Jemaah Nazir Sekolah;

(iv) Alat Bantu Mengajar;

(v) Pengurusan Panitia Mata Pelajaran;

(vi) Pusat Sumber Sekolah/Perpustakaan

3/28/2011


PROFESIONALISME

Fail-fail Kokurikulum

(i) Persatuan Ikhtisas;

(ii) Pertubuhan Beruniform / sukarela;

(iii) Kelab Sukan;

(iv) Pameran;

(v) Kelas Tambahan

(vi) Sukan;

(vii) Hari Ucapan;

(viii)Majalah Sekolah

(ix) Koperasi Sekolah

3/28/2011


PROFESIONALISME

Fail fail Hal Ehwal Murid

(i) Disiplin;

(ii) Panduan dan Kerjaya;

(iii) Kesihatan;

(iv) Kemasukan Murid;

(v) Pertukaran Murid;

(vi) Berhenti Sekolah;

(vii)Lawatan

3/28/2011


PROFESIONALISME

Sambungan………………

• Pinjaman Buku Teks;

• Biasiswa;

• Keselamatan;

3/28/2011


PROFESIONALISME

Perjawatan Dan Perkhidmatan

Kakitangan

(i) Peribadi;

(ii) Surat Pekeliling;

(iii) Perlantikan Jawatan

3/28/2011


PROFESIONALISME

Tahap Fail : Mengikut Warna

Fail

• Putih : Terbuka dan terhad;

• Hijau: SULIT untuk fail individu (guru);

• Merah Jambu: Rahsia (maruah negara); dan

• Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA

Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit

3/28/2011


PROFESIONALISME

Perkara 53 © :FAIL TERHAD-

PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam

dokumen ini tidak boleh diberitahu secara

langsung atau tidak langsung atau tidak

kepada akhbar atau sesiapa yang tidak

dibenarkan

3/28/2011


PROFESIONALISME

Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn

Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi

makluman orang-orang yang perlu

mengetahui kandungannya dalam masa

menjalankan tugas-tugas rasmi mereka.

Maklumat yang terkandung dalam

dokumen ini tidak boleh diberitahu secara

langsung atau tidak kepada akhbar atau

sesiapa yang tidak dibenarkan

3/28/2011


PROFESIONALISME

53(a): RAHSIA BESAR

Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

3/28/2011


PROFESIONALISME

Kenyataan lain selain dari 53 (a)

(b) dan ©

• Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972

3/28/2011


PROFESIONALISME

Cara Membuka Fail

• Namakan Fail- MESYUARAT PANITIA;

• Nomborkan –bersistem SMSS 01/05/01;

• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk;

• Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan;

• Dokumen pertama sebelah kanan-sistem;

• Masukkan dalam lubang yg ditebuk-selamat;

• Masukkan dalam benang - selamat

3/28/2011


PROFESIONALISME

Pernomboran dokumen

• Dari kanan ke kiri;

• Surat keluar- pen biru/hitam;

• Surat masuk – pen merah;

• Catatkan di kertas minit – rujukan;

• Tulis ikut lajur bertajuk

3/28/2011


PROFESIONALISME

Tutup Fail

• 100 dokumen sehelai; atau tebal fail satu

inci;

• Nombor fail baru sama SMSS/01/05/01/01

tambah JLD.11

• Fail lama ikat dengan tali putih;

• Letak belakang fail baru

3/28/2011


PROFESIONALISME

Jangka Hayat Fail Lama

• Lima tahun –kajian keperluan

( simpan,pindah, musnah);

• Selepas 5 tahun tulis surat kepada Arkib

Negara;

• Jika tiada jawapan simpan selamat

ditempat khas untuk rujukan.

3/28/2011


PROFESIONALISME

Senarai Fail Panitia

• Minit Mesyuarat Panitia

• Surat-menyurat dan pekeliling-pekeliling

• Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran

• Rancangan pelajaran tahunan

• Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli panitia

• Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran

• Semakan kerja bertulis

• Kewangan dan inventori(daftar stok)

• Bank-bank soalan

• Program-program panitia

• Fail timbul

3/28/2011


PROFESIONALISME

Senarai Nama Ahli Panitia

• Nama Guru:

• Gred:

• Opsyen:

• Kelas-kelas Diajar:

• Kursus yang dihadiri:

3/28/2011


PROFESIONALISME

Isu-isu

• Tiada buku peredaran/pergerakan fail;

• Sistem tidak tekal;

• Fail berpindah bersama guru;

• Bawa balik ke rumah;

• Tiada pemantauan dokumen secara

berterusan;

• Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.

3/28/2011


PROFESIONALISME

Kepentingan Sistem Fail

Imej pengurusan sekolah yang berkualiti

DO IT RIGHT THE FIRST TIME

Beri implikasi positif

3/28/2011


PROFESIONALISME

Rumusan

Setiap organisasi memerlukan sistem

penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang

berkualiti adalah sekolah yang dapat

menampilkan imej pengurusan yang bermutu

tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan

rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria

kualiti yg mesti bersistem, mudah

dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.

3/28/2011


PROFESIONALISME

Jika ada pertanyaan sila hubungi:

JEMAAH NAZIR DAN JAMINAN KUALITI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

ARAS 3,4,5 & 6, BLOK E 15

KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL E

PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN

62604 PUTRAJAYA: Tel 03-88844161

3/28/2011


PROFESIONALISME

atau

JEMAAH NAZIR DAN JAMINAN KUALITI

SABAH,

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

TINGKAT 7, BLOK B, BANGUNAN KWSP

KOTA KINABALU.

TEL : 088-236191

3/28/2011


PROFESIONALISME

Soyah makan sirih

Sekian, terima kasih.

sistem fail

Education