SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA PT.PELNI CABANG SEMARANG

Deskripsi Kegiatan PT.PELNIPT.PELNI merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang penyedia jasa transportasi laut. Dalam menjalankan usahanya agar berjalan efektif harus memperhatikan pengolahan yang menyangkut segala aktifitas dan kegiatan perusahaan diantaranya mengenai pengeluaran kas. Penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT.PELNI diharapkan dapat menangani dan mengatur lajunya arus kas keluar yang digunakan untuk membiayai kebutuhan perusahaan itu sendiri seperti pembayaran gaji dan upah karyawan, pembayaran pembatalan tiket kapal, pembayaran biaya-biaya atas pengeluaran perusahaan.

Sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT.PELNI menerapkan sistem pembayaran biaya-biaya atas pengeluaran perusahaan dengan menggunakan sistem voucher (Cash Bank Voucher) dibayar tunai untuk semua pengeluaran kas baik yang jumlah nominalnya besar maupun relatif kecil. Prosedur pengeluaran uang kas perusahaan juga diterapkan agar semua uang kas yang telah dikeluarkan oleh perusahaan dapat diketahui dan ditelusuri sehingga penyelewengan, dan penggelapan uang kas dapat dicegah.

`

1.Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Sistem Voucher

A. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1) Bukti Kas Keluar

B.CATATAN YANG DIGUNAKAN

1) Register Bukti Kas Keluar (voucher register)

2) Register Cek ( check voucher )

C.FUNGSI YANG TERKAIT

1) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Setelah fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan cek ke fungsi akuntansi (bagian utang), maka bagian utang akan membuat 11 bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

2) Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek dan memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek ke kreditur melalui via pos atau membayarkanya langsung ke kreditur

3) Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas :

`

a) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. Fungsi ini berada ditangan bagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya.

b) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Fungsi ini berada ditangan bagian jurnal.

c) Pembuatan bukti kas keluar, bertanggung jawab untuk melakukan verivikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Dalam metode pencatatan utang tertentu (full-fledget voucher system) fungsi akuntansi juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file) yang berfungsi sebagai buku pembantu utang perusahaan. Fungsi ini berada ditangan bagian utang.

D. Pengendalian intern Adapun pengendalian internadalah sebagai berikut :

Organisasi a. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi yang lain.

Prosedur Pencatatan a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.

b. Pembukuan dan penutupan rekening Bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.

`

c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas ( atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register check ) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan pendukung yang lengkap.

Praktik yang sehat

a. Saldo yang ditangan harus dilindungi dari kemunginan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.

b. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.

c. Penggunaan koran Bank ( Bank statement ), yang merupakan informasi dari pihak ketiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern ( internal audit function) yang merupakan fungsi yang terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dengan imprest system.

f. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan Akuntansi.

g. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada diperjalanan (cash out tansit) diasuransikan dari kerugian.

`

h. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance) .

i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register check, almari besi, dan strong room).

j. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas.

`

Menurut teori

1. SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

DESKRIPSI KEGIATAN

pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karna jumlah nya relative kecil) dilaksanakan melalui dana kas kecil yang di selenggarakan dengan salah satu diantara dua system: fluktuating- fund-balance system dan inprest system.

Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:

1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. Dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.

2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank yang secara periodik mengirimkan rekening Koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya

3. Jika system perbankan mengembalikan cancelled chek kepadacheck issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan

`

manfaat tambahaan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya canceled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. Dengan digunakan nya checkdalam pengeluaran kas, check issuer akan secara otomatis menerima tanda penerimaan kas dari pihak yang menerima pembayaran.

1. Dokumen yang Digunakan:1. Bukti kas keluar

2. Cek

3. Permintaan cek (check request)

2. Catatan Akuntansi yang Digunakan

1. Jurnal pengeluaran kas(cash disbursement journal)Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan system jurnal pembelian dan untuk mencatatat pengeluaran kas digunakan jurnalpengeluaran kas.

2. Register cek(check register)Digunakan untuk mencatat cek cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran parakreditur perusahaan atau pihak lain.

3. Fungsi yang Terkait

a. Fungsi yang memerlukan pengeluran kas

`

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Fungsi ini biasanya mengajukan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) jika memerlukan pengeluaran kas untuk suatu kepentingan perusahaan. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system maka bagian utang membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

b. Fungsi kasFungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisis cek, memintakan otorisasi cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan secara langsung kepada kreditur atau melakukan pemindahbukuan melalui jasa perbankan.

c. Fungsi akuntansiFungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas (a) pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan sediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokuemen tersebut.

 4. Fungsi Pemeriksa Intern

 Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu, fungsi ini juga melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi secara periodic

`

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Berikut merupakan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek:

a. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Tidak Memerlukan Permintaan Cek.

Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan kirimkan ke fungsi akuntansi sebagai dasar pembuatan BKK.

b. Prosedur Pengeluaran Kas dengan Memerlukan Permintaan Cek.

Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian , dokumen pendukung seperti kontrak pembelian jasa berada di tangan fungsi yg memerlukan jasa tersebut

c. Prosedur Pembuatan BKK Dalam prosedur ini, bagian utang (Fungsi akuntansi) membuat BKK. BKK ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sejumlah yang tercantum pada dokumen cek dan mengirimkan cek kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen cek tersebut.

d. Prosedur Pembayaran KasDalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat berwenang dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum BKK.

e. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas ke dalam jurnal pengeluaran kas dan register cek

f. Prosedur Permintaan Cek

`

Dalam prosedur yg memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek . dokumen ini diminta otorisasi dari kepala fungsi yg bersangkutan dan dikirim ke fungsi akuntansi.

UNSUR PENGENDALIAN INTERN

Dalam mengawasi kas perusahaan dengan cara sebagai berikut :1. Semua Penerimaan kas harus di setor penuh ke bank pada hari yg sama

dengan penerimaan pada hari kerja berikutnya.2. Semua Pengeluaran kas dilakukan dengan cek 3. Pengeluaran kas yg tidak dapat dilakukan dengan cek

Penjelasan Unsur Pengendalian Intern

ORGANISASI

Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi . agar data akuntansi yg dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya . Dalam fungsi kas , fungsi penyimpanan kas yg di pegang bagian kas harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi kas yg di pegang oleh bagian jurnal , yg menyelenggarakan register cek atau jurnal pengeluaran kas dan jurnal penerimaan kas.

Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri oleh Bagian Kas Sejak Awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan dari Fungsi lain.Unsur pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap traksaksi oleh lebih dari fungsi agar tercipta internal check. Bagian kas adalah pemegang fungsi penerimaan kas , dan fungsi penyimpanan kas.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang.

Pembukaan dan Penutupan rekening Bank harus mendapat persetujuan dari pejabat berwenang.

`

Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan atas bukti kas keluar yg telah mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang dan di lampiri dokumen pendukung yg lengkap.

Saldo kas yg ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yg tidak semestinya.

Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “LUNAS”

Penggunaan rekening koran bank.

Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran.

Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah kas kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yg akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.

Diadakan pencocokan jumlah fisik yg di tangan dengan jumlah kas menurut catatan.

Kas yg ada di tangan dan kas yg ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian.

Kasir diasuransikan.

Kasir dilengkapi dengan alat yg mencegah terjadi nya pencurian terhadap kas yg ada di tangan.

`

Semua nomor cek harus di pertanggungjawabkan oleh bagian kas.BAGAN ALIR PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi 4 macam :

1. Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam Account Payable System2. Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam Voucher Payable System

a. One-Time Voucher Payable System dengan cash basis.b. One-Time Voucher Payable System dengan accrual basis.c. Built-Up Voucher Payable System.

Bagan Alir Dokumen Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek dalam Accout Payable System

`

Bagan Alir Dokumen One-Time Voucher Payable System dengan Cash Basis

`

Bagan Alir Dokumen One-Time Voucher Payable System dengan Accrual Basis

`

Bagan Alir Dokumen Built-Up Voucher Payable System

`

2. SISTEM DANA KAS KECIL

Deskripsi Kegiatan:

`

Sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika terjadi pengeluaran dengan nominal kecil.  Sistem ini dilakukan dengan dua cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dan sistem saldo tetap (imprest system). Flowchart  pengeluaran kas dengan dana kas kecil disajikan dalam lampiran. Penyelenggaraan dana kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil sehingga setiap saat saldo rekening berfluktuasi3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

Dalam sistem saldo tetap, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya kecuali jika saldo yang ditetapkan telah dinaikkan atau dikurangi.2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (rekening Dana Kas Kecil tidak dikredit). Bukti-bukti mengenai pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.Berikut dokumen, catatan akuntansi, fungsi terkait dan jaringan prosedur yang membentuk sistem dana kas kecil :

1. Dokumen yang DigunakanDokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil antara lain:

a) Bukti Kas Keluar

`

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum. Dokumen ini diperlukan saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

b) CekCek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak / orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.

c) Permintaan pengeluaran kas kecilDokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya dana kas kecil bagi pemegang dana kas kecil dan selanjutnya diarsip menurut nama pemakai dana kas kecil.

d) Bukti pengeluaran kas kecilDokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap, bukti dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali, sedangkan dalam sistem saldo berfluktuasi, dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.

e) Permintaan pengisian kembali kas kecilDokumen ini dibuat oelh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utnag agar membuat BKK untuk pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap maka jumlah pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem saldo berfluktuasi, pengisian kembali didasarkan sesuaikebutuhan pengeluran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.

`

2. Catatan Akuntansi yang DigunakanCatatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil diantaranya :

a) Jurnal Pengeluaran KasJurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil.

b) Register CekCatatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

c) Jurnal Pengeluaran Dana Kas KecilJurnal ini merupakan jurnal khusus untuk mencatat pengeluaran dana kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini digunakan hanya dalam sistem saldo berfluktuasi.

3. Fungsi TerkaitFungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah :

a. Fungsi KasFungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisisan kembali dana kas kecil.

b. Fungsi AkuntansiFungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil dan pembuatan BKK yang

`

memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

c. Fungsi Pemegang Dana Kas KecilFungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan kembali dana kas kecil.

d. Fungsi yang Memerlukan Pembayaran TunaiFungsi ini mengajukan permintaan untuk melakukan pembayaran tunai yang menggunakan dana kas kecil.

e. Fungsi Pemeriksa InternFungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodic dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas.

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk SistemJaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas antara lain:

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas KecilProsedur dalam sistem saldo tetap dan berfluktuasi tidak berbeda jauh. Bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil dengan mendebet Dana Kas Kecil dan mengkredit BKK yang akan dibayar. BKK tersebut dilampiri dengan Seurat keputusan pembentukan dana kas kecil yang diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa. Selanjutnya bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan otorisasi. Cek tersebut kemudian diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan BKK diserahkan kepada bagian jurnal stelah dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa. Bagian jurnl selanjutnya mencatat pengeluaran kas dalam register cek.

`

b. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil.

Prosedur dana kas kecil yang menggunakan sistem saldo tetap sedikit berbeda dengan sistem saldo yang berfluktuasi. Pada sistem saldo tetap, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi, pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas kecil. Pada sistem saldo berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil.

c. Prosedur Pengisian Kembali Kas KecilProsedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem saldo tetap berbeda dengan sistem saldo berfluktuasi. Perbedaannya adalah dalam saldo tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil sedangkan dalam saldo berfluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.

`

`

`

`

`

`