siseministeeriumi valitsemisala juhtimiskultuuri uuring 2018 · 2019. 1. 3. · smit ska sim ppa...

Siseministeeriumi valitsemisala juhtimiskultuuri uuring 2018

Teostaja: TripodMait MetelitsaMaria Veltmann

94% (15)

69% (85)

36% (179)

55% (12)

56% (19)

82% (18)

61% (135)

30% (620)

18% (861)

63% (126)

46% (99)

53% (154)

48% (11)

61% (161)

36% (156)

37% (124)

46% (1030)

16% (841)

45% (328)

25% (1995)VA meeskonna hinnangud (AH)

VA enesekohased hinnangud (EKH)

Esmatasandi juhid - AH

Keskastme juhid - AH

Tippjuhid - AH

Esmatasandi juhid - EKH

Keskastme juhid - EKH

Tippjuhid - EKH

SMIT - AH

SKA - AH

SIM - AH

PPA - AH

PÄA - AH

HÄK - AH

SMIT - EKH

SKA - EKH

SIM - EKH

PPA - EKH

PÄA - EKH

HÄK - EKH

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

VA kokku

Esmatasandi juhid

Keskastme juhid

Tippjuhid

SMIT

SKA

SIM

PPA

PÄA

HÄK

Vastamismäärad (sulgudes vastanute arv)

Avatud kommentaarid

Politsei- ja piirivalveamet (üksikkommentaare kokku 3073)

Vastajad on tunnustanud üleminekut grupijuhtide põhisele juhtimisele: see on vähendanud juhi

ja alluvate vahelist distantsi.

Arengukohana grupijuhtide põhise ja teenusepõhise juhtimise ühitamine.

Samas on kommentaarides rõhutatud vajadust otsuseid ja muudatusi rohkem põhjendada ja

selgitada.

Töötajad ootavad suuremat kaasamist, nt et ette antaks vaid siht või eesmärk, kuid selle

saavutamise viisi ja tempo asjus saaksid töötajad rohkem ise kaasa rääkida.

Vastajad on kriitilised ülemääraste ja läbimõtlemata muutuste tegemise suhtes (liigne

„õhinapõhisus“), mis mõjuvad demotiveerivalt ja kasvatavad niigi suurt töökoormust.

Päästeamet (üksikkommentaare kokku 2031)

Positiivsena on ära märgitud pädevaid juhte, nende arendamist ja tegelemist juhtimiskultuuriga.

Juhtide puhul tunnustatakse püüet viia strateegiaid meeskonnani ja luua ühist infovälja, toetust

meeskonnaliikmete karjääripüüdlustele, suuremat avatust organisatsioonis ja valitsemisalas. Juhtide

vahetumine on viinud töötajate suurema väärtustamiseni.

Arenguruumi nähakse ühise eesmärgi tajumises teenusevaldkondade vahel. Kohati oodatakse juhtidelt

siiski rohkem selgitamist ja meeskonna motiveerivat kaasamist muudatustesse.

Kommentaarides on mainitud liigset aruandluskohustust ja vajadust IT-lahendusi tõhusamalt ära

kasutada.

Juhi ametikohtade täitmisel täheldatakse teatavat erapoolikust, mida saaks leevendada kohustusliku

rotatsiooniga.

Siseministeerium (üksikkommentaare kokku 414)

Vastajad on andnud kiitvat tagasisidet tugevale meie-tundele ja juhi rollile (kantslerile) selle loomisel.

Esile on toodud info liikumise paranemist ning üldist usalduse ja inimesele orienteerituse kasvu

töökeskkonnas.

Töö korraldus on muutunud paindlikumaks ja tõhusamaks, kuid juhi tööd protsesside tõhustamisel

raskendavad välised tegurid (nt osakondade koostöö tasand) ja üldine kõrge koormuse foon.

Teatav segadus on seotud sellega, kes eelkõige peaks tegelema juhtimispõhimõtete juurutamisega –

kas juht või meeskond.

Tähelepanu on juhitud sellele, et muutusi tasub teha vaid siis, kui see parandab tulemust.

Huvigruppide puhul on probleemiks nendega otsekontakti puudumine ning nende eesmärkide ja

soovide paljusus, mis hajutab fookust. Vaja on leida parem tasakaal „pehmete väärtuste“ ja

sisuteemade vahel.

Allasutused ootavad poliitika kujundamisel ministeeriumil selgemat algatust.

SMIT (üksikkommentaare kokku 503)

Tunnustatud on juhtide head tööd eesmärkide selgitamisel: nende selgust ja ühtsust mainitakse SMITi

ühe tugevusena. Küll aga on suhteliselt keeruline ühitada suuri eesmärke igapäevatööga.

Sarnaselt ministeeriumiga komplitseerib tööd huvirühmade ja nende soovide paljusus. Klientidelt

oodatakse arvestamist SMITi töövaldkonnast tulenevate piirangutega.

Arenguvajadustega seoses mainitakse värbamist: juhtide kiiret vahetumist ja hoidumist sobimatuks

osutuvate inimeste värbamisest. Töötajate puudus avaldab tööle negatiivset mõju. Samas on uued juhid

suurendanud konstruktiivsust ja teotahet.

Paranenud on töötingimused ja info liikumine, ehkki juhtimistasandite lisandumine kipub seda

aeglustama.

Vähenenud on konkurents asutuste vahel, koostöö on paranenud.

Sisekaitseakadeemia (üksikkommentaare kokku 287)

Positiivsena on esile tõstetud akadeemilise meeskonna ühtsust.

Samas takistavad piiratud ajaressurss ja kõrgemalt tulnud suunised meeskonna tasandil paindlikkuse

ja tõhususe saavutamist.

Juhtimiskultuur on muutunud avatumaks ning juhtimisotsused on kiiremad ja läbimõeldumad.

Infovahetus valitsemisalas ja asutuse sees on paranenud.

Arengukohana on mainitud, et töötajatele autonoomia andmisega ei tohiks kaduda huvi nende

käekäigu vastu.

Uuendused ei tundu alati piisavalt läbi kaalutud, aja survel tehakse otsuseid ja muutuseid ennatlikult.

Häirekeskus (üksikkommentaare kokku: 366)

Kiitvat tagasisidet on saanud avatus, juhtide arendamine ja töötajate suurem kaasamine.

Samas on aga arengukohana mainitud just juhtide ja töötajate vahelist distantsi, eelkõige kesk- ja

kõrgema astume juhid ei tea reatöötajate igapäevaseid probleeme. Vastajad ootavad, et nendega

arvestataks rohkem ja neid väärtustataks isiklikumalt, otsuseid tehtaks vähem „ette otsustaud viisil“.

Kommentaarides on piiranguna välja toodud, et esmatasandi juht töötab suuresti talle „ülevalt ette antud“

raamistikus, mistõttu ta ei saa alati protsesse (sh personaliotsuseid) või tööd soovitud määral mõjutada.

Vaja on strateegilisi eesmärke rohkem selgitada ja igapäevatööd nendega rohkem siduda.

Tegelikkus ei lähe alati kokku sõnades väljaöelduga. Samas nimetatakse selgeid eesmärke, struktuuri ja

avalikku imagot just Häirekeskuse tugevustena.

Valitsemisala ülesed tähelepanekud

Suurim muutus: vahetut juhti ja tema lähedust kirjeldatud pigem siseministeeriumi valitsemisala

peamise tugevusena.

Peamine arenguvajadus: otsuste täpsemat selgitamist ja töötajate sisulist kaasamist:

• enamasti on probleemkohaks just muutuste juurutamise „ette ära otsustatud“ viis ja see, et

tegelikku töökonteksti arvestatakse vähe;

• muutusi tuleks põhjalikumalt selgitada ja dialoogi pidada;

• arendamist vajaks vigade avatud arutelude ja kommunikatsiooni temaatika;

• organisatsiooni tasandi ettekirjutused ja piirangud vahetu juhi tööle sedavõrd tugevad, et tal puudub

võimalus oma meeskonnas edasiviivaid muudatusi ellu kutsuda.

SIISKI: Arutelude sisuline kvaliteet on kahe aasta jooksul läbi teinud suure edasimineku.

Vanusega seotud temaatikad:

• juhi ametikohtade rotatsiooni küsimus;

• küsimus põlvkonnavahetusest;

• kuidas staažikamaid töötajaid rohkem muudatustesse kaasata viisil, mis suurendaks nende tööindu

uuendustega kaasa tulla?

Põhisõnum

Keskenduda rohkem muudatuste selgitamisele, jättes esmatasandile

maksimaalse võimaluse ise mõistetud ja omaks võetud muutuste eesmärkidest

lähtudes kujundada vahetut töökeskkonda ja meeskonna tööpraktikaid ümber.

Mõtteainest: uuemad juhtimisteooriad ja organisatsioonilise õppimise mudelid

(nt job crafting, SECImudel).

Tulemused nelja juhtimispõhimõtte lõikes

HÄ

KP

ÄA

PP

ASIM

SKA

SMIT

VA

kokku

3.5 4 4.5

HÄK - AH 2016HÄK - AH

HÄK - EKH 2016HÄK - EKH

PÄA - AH 2016PÄA - AH

PÄA - EKH 2016PÄA - EKH

PPA - AH 2016PPA - AH

PPA - EKH 2016PPA - EKH

SIM - AH 2016SIM - AH

SIM - EKH 2016SIM - EKH

SKA - AH 2016SKA - AH

SKA - EKH 2016SKA - EKH

SMIT - AH 2016SMIT - AH

SMIT - EKH 2016SMIT - EKH

VA alluvate hinnangud (AH) 2016VA meeskonna hinnangud (AH)

VA enesekohased hinnangud (EKH) 2016VA enesekohased hinnangud (EKH)

HÄK

PÄA

PPA

SIM

SKA

SMIT

VA kokku Enesekohased hinnangud (EKH) Alluvate hinnangud (AH)

Siseturvalisuse terviklik juhtimine (STJ)

Tipp

juh

idK

eskastme ju

hid

Esmatasan

di ju

hid

VA

kokku

3.5 4 4.5

Tippjuhid - AH 2016

Tippjuhid - AH

Tippjuhid - EKH 2016

Tippjuhid - EKH

Keskastme juhid - AH 2016


Keskastme juhid - EKH 2016


Esmatasandi juhid - AH 2016


Esmatasandi juhid - EKH 2016


VA alluvate hinnangud (AH) 2016

VA meeskonna hinnangud (AH)

VA enesekohased hinnangud (EKH) 2016


Tippjuhid Keskastme juhid Esmatasandi juhid VA kokku Enesekohased hinnangud (EKH) Alluvate hinnangud (AH)

Siseturvalisuse terviklik juhtimine ametigruppides (STJ)

HÄ

KP

ÄA

PP

ASIM

SKA

SMIT

VA

kokku

3.5 4 4.5















HÄK

PÄA

PPA

SIM

SKA

SMIT


Keskendumine ühiskonna vajadustele (KÜV)

Tipp

juh

idK

eskastme ju

hid

Esmatasan

di ju

hid

VA

kokku

3.5 4 4.5

Tippjuhid - AH 2016

Tippjuhid - AH


Tippjuhid - EKH














Keskendumine ühiskonna vajadustele ametigruppides (KÜV)

HÄ

KP

ÄA

PP

ASIM

SKA

SMIT

VA

kokku

3.5 4 4.5 5















HÄK

PÄA

PPA

SIM

SKA

SMIT


Paindlikkus ja tõhusus (PTÕ)

Tipp

juh

idK

eskastme ju

hid

Esmatasan

di ju

hid

VA

kokku

3.5 4 4.5

Tippjuhid - AH 2016

Tippjuhid - AH


Tippjuhid - EKH














Paindlikkus ja tõhusus ametigruppides (PTÕ)

HÄ

KP

ÄA

PP

ASIM

SKA

SMIT

VA

kokku

3.5 4 4.5 5















HÄK

PÄA

PPA

SIM

SKA

SMIT


Inimeste väärtustamine (VRT)

Tipp

juh

idK

eskastme ju

hid

Esmatasan

di ju

hid

VA

kokku

3.5 4 4.5

Tippjuhid - AH 2016

Tippjuhid - AH


Tippjuhid - EKH














Inimeste väärtustamine ametigruppides (VRT)

Juhtimispõhimõte: SISETURVALISUSE TERVIKLIK JUHTIMINE

STJ.1STJ.2

STJ.3STJ.4

3.5 4.0 4.5

Lähtumine siseturvalisuse eesmärgist japõhimõttest koostöös loome turvalisust

Meie-tunde loomine

Siseturvalisuse strateegiate muutminetöötajatele mõistetavaks

Ühise eesmärgi saavutamist soodustavainfovälja loomine

HÄK - EKH PÄA - EKH PPA - EKH SIM - EKH SKA - EKH SMIT - EKH

Siseturvalisuse terviklik juhtimine (STJ) - EKH

Enesekohased hinnangud arenguvajaduste maatriksis

STJ.1

STJ.2

STJ.3

STJ.4

TugevusedArenguvajadused

ReservLisa arenguvajadused3.7

3.9

4.1

4.3

4.5

4.7

4.9

5.1

3.6 3.8 4 4.2 4.4 4.6 4.8 5Rahuloluhinnangud

Olu

lisu

shin

nan

gud

Alaskaalasse kuuluv väide Alaskaalasse mittekuuluv väide (MUU VÄIDE)

MUU VÄIDE STJ.1 STJ.2 STJ.3 STJ.4

STJ.1: Minu vahetu juht lähtub oma

otsustes järjekindlalt siseturvalisuse

arengukava eesmärgist ja

põhimõttest koostöös loome

turvalisust

STJ.2: Minu vahetu juht loob ühise

eesmärgi nimel meie-tunnet

STJ.3: Minu vahetu juht teeb

riigiülesed ja siseturvalisuse

strateegiad töötajatele mõistetavaks

ning aitab näha igaühe osa tervikus

STJ.4: Minu vahetu juht loob oma

meeskonnas/asutuses ühiste

eesmärkide täitmiseks sobiva

infovälja

STJ.1STJ.2

STJ.3STJ.4

3.50 3.75 4.00 4.25 4.50

Lähtumine siseturvalisuse eesmärgist japõhimõttest koostöös loome turvalisust

Meie-tunde loomine

Siseturvalisuse strateegiate muutminetöötajatele mõistetavaks

Ühise eesmärgi saavutamist soodustavainfovälja loomine

HÄK - AH PÄA - AH PPA - AH SIM - AH SKA - AH SMIT - AH

Siseturvalisuse terviklik juhtimine (STJ) - AH

Meeskonna hinnangud arenguvajaduste maatriksis

STJ.1

STJ.2

STJ.3

STJ.4



3.8

4

4.2

4.4

4.6

4.8

5

3.2 3.4 3.6 3.8 4 4.2 4.4 4.6Rahuloluhinnangud

Olu

lisu

shin

nan

gud







turvalisust










infovälja

Enesekohaste ja meeskonnaliikmete tagasiside võrdlus

STJ.1

STJ.2

STJ.3

STJ.4

Jagatud tugevusedPeidetud arenguvajadused

Peidetud tugevusedJagatud arenguvajadused3.6

3.8

4

4.2

4.4

4.6

4.8

5

3.2 3.4 3.6 3.8 4 4.2 4.4 4.6Alluvate tagasiside (5p)

Enes

eko

han

e ta

gasi

sid

e (5

p)







turvalisust










infovälja

Juhtimispõhimõte: KESKENDUMINE ÜHISKONNA VAJADUSTELE

KÜ

V.1

KÜ

V.2

KÜ

V.3

KÜ

V.4

3.75 4.00 4.25 4.50 4.75 5.00

Dialoogi soodustamine huvirühmadega

Oma vastutusalas huvirühma vajadustegaarvestamine

Eeskuju andmine tegevuses ja otsustesseoses põhimõttega koos loome

turvalisust

Kliendikeskse mõtteviisi toetamine


Keskendumine ühiskonna vajadustele (KÜV) - EKH


KÜV.1

KÜV.2

KÜV.3KÜV.4



3.9

4.1

4.3

4.5

4.7

4.9

5.1


Olu

lisu

shin

nan

gud


MUU VÄIDE KÜV.1 KÜV.2 KÜV.3 KÜV.4

KÜV.1: Minu vahetu juht peab ja

julgustab dialoogi huvirühmadega,

mõistmaks nende ootusi ja

vajadusi

KÜV.2: Minu vahetu juht leiab oma

vastutusalas parimad lahendused.

Vastab lahenduse valikul

küsimusele: kas see vastab

huvirühma vajadustele?

KÜV.3: Minu vahetu juht aitab oma

tegevuse ja otsustega elanike

mõtteviisi mõjutada - igaüks loob

turvalisust. On oma käitumisega

eeskujuks

KÜV.4: Minu vahetu juht kujundab

meeskonnas mõtteviisi - meie

oleme inimeste jaoks, mitte

vastupidi

KÜ

V.1

KÜ

V.2

KÜ

V.3

KÜ

V.4

3.8 4.0 4.2 4.4

Dialoogi soodustamine huvirühmadega

Oma vastutusalas huvirühma vajadustegaarvestamine

Eeskuju andmine tegevuses ja otsustesseoses põhimõttega koos loome

turvalisust

Kliendikeskse mõtteviisi toetamine


Keskendumine ühiskonna vajadustele (KÜV) - AH


KÜV.1KÜV.2

KÜV.3

KÜV.4



3.8

4

4.2

4.4

4.6

4.8

5


Olu

lisu

shin

nan

gud






vajadusi










eeskujuks




vastupidi


KÜV.1

KÜV.2

KÜV.3

KÜV.4



3.8

4

4.2

4.4

4.6

4.8

5


Enes

eko

han

e ta

gasi

sid

e (5

p)






vajadusi










eeskujuks




vastupidi

Juhtimispõhimõte: PAINDLIKKUS JA TÕHUSUS

PTÕ

.1P

TÕ.2

PTÕ

.3P

TÕ.4

PTÕ

.5

4.0 4.5

Ressursside kasutamine eesmärgi suhtesparimal viisil

Oma valdkonna/teenuste tööprotsesside jatööviiside tõhususe analüüs

Rutiinide murdmine ja uute tööviiside jastandardite kujundamine

Parima teadmise, kogemuse ja praktikaleidmine ning juurutamine

Lihtsustamine, vältimaks topelttööd jaülereguleerimist


Paindlikkus ja tõhusus (PTÕ) - EKH


PTÕ.1

PTÕ.2

PTÕ.3

PTÕ.4

PTÕ.5



3.9

4.1

4.3

4.5

4.7

4.9

5.1


Olu

lisu

shin

nan

gud

MUU VÄIDE

PTÕ.1

PTÕ.2

PTÕ.3

PTÕ.4

PTÕ.5


PTÕ.1: Minu vahetu juht kasutab oma

käsutuses olevaid ressursse

lõppeesmärki silmas pidades parimal

viisil

PTÕ.2: Minu vahetu juht analüüsib ja

hindab oma valdkonna/teenuste

tööprotsesside ja tööviiside tõhusust

PTÕ.3: Minu vahetu juht murrab rutiine

ning kujundab uusi tööviise ja

standardeid

PTÕ.4: Minu vahetu juht leiab üles

parima teadmise, kogemuse ja

praktika ning rakendab seda

PTÕ.5: Minu vahetu juht aitab kaasa

tööprotsesside ja tegevuste

lihtsustamisele. Vähendab topelttööd

ja/või ülereguleerimist

PTÕ

.1P

TÕ.2

PTÕ

.3P

TÕ.4

PTÕ

.5

3.6 3.8 4.0 4.2

Ressursside kasutamine eesmärgi suhtesparimal viisil

Oma valdkonna/teenuste tööprotsesside jatööviiside tõhususe analüüs

Rutiinide murdmine ja uute tööviiside jastandardite kujundamine

Parima teadmise, kogemuse ja praktikaleidmine ning juurutamine

Lihtsustamine, vältimaks topelttööd jaülereguleerimist


Paindlikkus ja tõhusus (PTÕ) - AH


PTÕ.1PTÕ.2

PTÕ.3

PTÕ.4

PTÕ.5



3.8

4

4.2

4.4

4.6

4.8

5


Olu

lisu

shin

nan

gud

MUU VÄIDE

PTÕ.1

PTÕ.2

PTÕ.3

PTÕ.4

PTÕ.5





viisil






standardeid









PTÕ.1

PTÕ.2

PTÕ.3

PTÕ.4

PTÕ.5



3.8

4

4.2

4.4

4.6

4.8

5


Enes

eko

han

e ta

gasi

sid

e (5

p)

MUU VÄIDE

PTÕ.1

PTÕ.2

PTÕ.3

PTÕ.4

PTÕ.5





viisil






standardeid








Juhtimispõhimõte: INIMESTE VÄÄRTUSTAMINE

VR

T.1V

RT.2

VR

T.3V

RT.4

VR

T.5

4.0 4.5

Usaldusliku tööõhkkonna loomine

Inimeste väärtustamine ning erinevusteaktsepteerimine

Alluvates omanikutunde tekitamineoma töö suhtes ja tööalase autonoomia

tagamine

Alluvate arengu ja karjääripüüdlustetoetamine

Eesmärkidest lähtuvad õigeaegsedpersonaliotsused


Inimeste väärtustamine (VRT) - EKH


VRT.1

VRT.2

VRT.3VRT.4

VRT.5



3.9

4.1

4.3

4.5

4.7

4.9

5.1


Olu

lisu

shin

nan

gud

MUU VÄIDE

VRT.1

VRT.2

VRT.3

VRT.4

VRT.5


VRT.1: Minu vahetu juht loob

usaldusliku tööõhkkonna ja

koostöövormi

VRT.2: Minu vahetu juht väärtustab

iga inimest ja tema tööd ning

aktsepteerib erinevusi

VRT.3: Minu vahetu juht kujundab

alluvates omanikutunnet oma töö

suhtes, võimaldades neil oma

vastutuse piires iseseisvalt tegutseda

ja otsustada

VRT.4: Minu vahetu juht toetab

töötajate arengut ja karjääripüüdlusi

VRT.5: Minu vahetu juht teeb

õigeaegseid personaliotsuseid seatud

eesmärkidest lähtuvalt

VR

T.1V

RT.2

VR

T.3V

RT.4

VR

T.5

3.8 4.0 4.2 4.4

Usaldusliku tööõhkkonna loomine

Inimeste väärtustamine ning erinevusteaktsepteerimine

Alluvates omanikutunde tekitamineoma töö suhtes ja tööalase autonoomia

tagamine

Alluvate arengu ja karjääripüüdlustetoetamine

Eesmärkidest lähtuvad õigeaegsedpersonaliotsused


Inimeste väärtustamine (VRT) - AH


VRT.1

VRT.2VRT.3

VRT.4VRT.5



3.8

4

4.2

4.4

4.6

4.8

5


Olu

lisu

shin

nan

gud

MUU VÄIDE

VRT.1

VRT.2

VRT.3

VRT.4

VRT.5




koostöövormi








ja otsustada







VRT.1VRT.2

VRT.3

VRT.4

VRT.5



3.8

4

4.2

4.4

4.6

4.8

5


Enes

eko

han

e ta

gasi

sid

e (5

p)

MUU VÄIDE

VRT.1

VRT.2

VRT.3

VRT.4

VRT.5




koostöövormi








ja otsustada






TÄNAN KUULAMAST!

siseministeeriumi valitsemisala juhtimiskultuuri uuring 2018 · 2019. 1. 3. · smit ska sim ppa...

Documents