www.NiallStrickland.com  

 

Visit www.NiallStrickland.com to download other Business Articles, to view Business Advice Videos or toDiscover the full range of products and services available 

Simple Business Tools that will Enhance Operational &  Financial Performance of Your Business   Summary/Description Smaller companies are often unaware of simple tools that can be used to  improve business performance. They are relatively cheap and easy to use. So what are they and what exactly do they do?  ______________________________________________________________________________________________  Some smaller businesses believe that business tools are only for larger companies. This could not be further from the truth. Proper use of a number of simple business tools can seriously affect business performance by increasing both operational efficiency  and profitability.  I would  recommend 4 different  tools, which  collectively  cost  about $500. They are intuitive and easy to use. So what are they?  

• Mind Maps • Business Health Check • Business Planning Tools • Microsoft Visio 

 Mind maps are computer based programs that you can purchase and download over the internet. They are a terrific management tool in that they allow you to summarize an enormous amount of detail on a single page. Consider all of the tasks you need to undertake  in a week or a month and you will find that there  is no way to keep on top of everything  if you  list  them  in a  traditional  linear  fashion  in a notebook or on  several sheets of paper. Mind maps allow you to keep track of all of the important issues including key assignments for staff, performance measurement, key account management, strategic development, milestone management,  to mention  just a  few. They also allow you to record details of meetings in a coherent and ordered way which facilitates excellent follow up. You may also use them to brainstorm ideas with your team.   A business health  check  tool allows you  to  step back  from your business and  to analyze  it  in detail using  several hundred well  targeted  questions.  A  good  one will  focus  on  every  aspect  of  your  business  including  leadership, management  style  and  capability,  operational  competence,  financial  management,  management  and  use  of information, IT infrastructure, quality and effectiveness of staff, business planning and many more key measures. It is similar to getting a management consultant to come  into your business and  look underneath the hood, except you can do the diagnosis yourself and it is much more cost effective. The advantage is that it gives you a deep insight into the here and now so that you can then plan your business’s future more coherently.  Business planning is often overlooked in small businesses. This can be a costly mistake. It makes little sense to allow your business to drift on a day‐to‐day basis and for you to be simply reacting to situations rather than anticipating and actively managing them. Every business needs a road map to keep it on track. A business plan allows you to build a strong team culture with a shared vision of the future. If the whole team has clarity of purpose and is pulling well 

       www.NiallStrickland.com  

 

together, then the business is going to perform substantially better. There are many business planning tools available on the internet and some are even free. The ones you pay for tend to offer you more.  Microsoft Visio is a simple drawing tool that anyone can learn with as little as half an hour on the computer. There are a multitude of uses  it can be put to  in your business from building marketing brochures and flyers to designing standard  forms and  stationery. My personal  favorite use of Visio  is  for drawing business process workflows.  It  is amazing to see with clarity how we go about doing things  in our businesses when  it  is shown  in a visual way on a piece of paper. All of a sudden you notice the redundancy in the way that even the simplest activities are carried out. This  facilitates changing your business processes and streamlining  them  to be more efficient.  It also allows you  to coherently document your processes so that is no ambiguity about the way in which your staff executes them. This can save you a lot of wasted time and money.   BIO Resource Box Niall Strickland  is an MBA with more than 20 years of business coaching and management consulting experience working with CEO’s  in small and medium businesses. He can provide additional  information about how to create efficiencies in your business at www.NiallStrickland.com.   This article has also been published on www.EzineArticles.com 

Visit www.NiallStrickland.com to download other Business Articles, to view Business Advice Videos or toDiscover the full range of products and services available 

Visit www.NiallStrickland.com to download other Business Articles, to view Business Advice Videos or toDiscover the full range of products and services available