TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIKLUS PENGGAJIAN BERASA BAKERY

Oleh

Bena Johanna (115020307111005)

Ratna Raissa (115020307111039)

Safira Felicia (115020307111041)

Akuntansi CA

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Brawijaya

Malang

2013

Pengenalan perusahaan

PT berasa bakery berdiri di malangsejak tahun 1993, bergerak dalam bidang industri

makanan khususnya roti. Perusahaan yang pada awalnya merupakan perusahaan keluarga

yang turun menurun diwariskan, dan telah berkembang menjadi sebuah perusahaan besar

dalam negri yang berdiri sebagai perusahaan manufaktur.

Memiliki 270 pegawaitetaptermasukasisten, direktur dan direktur utama dan memiliki

400 pegawai kontrak sebagai buruh pabrik, supir, OB dansatpam. Perusahaan memiliki 5

departemen utama yang masing- masing memiliki tujuan dan fungsi masing- masing, yaitu

departemen personalia, departemen produksi, departeme nkeuangan, departemen marketing,

dan departemen design. Berikut merupkan profile lengkap perusahaan:

Nama Perusahaan : PT Berasa Bakery

Tahun Berdiri : 1993

Bangunan: gedung perkantoran memilii 4 lantai, lantaipertama adalah tempat informasi dan

ruang tunggu dan departemen design, lantai kedua departemen personalia dan departemen

marketing , lantai ke tiga departemen keuangan dan lantai ke empat untuk direktur utama dan

general manajer dan ruang pertemuan.

Pabrik yang memiliki luas 1,5 hektar dan memiliki 2 lantai. Lantai pertama merupakan

tempat memroduksi barang yang telah terbagi- bagi dalam beberapa divisi yang memproduksi

jenis produk yang berbeda. Sedangkan lantai dua untuk tempat departemen produksi berada.

Pegawai : 670 pegawai, 270 pegawai tetap dan 400 yang merupakan pegawai kontrak

Departemen : 5 departemen

Produk : roti tawar, roti isi, dan selai

Struktur organisasi yang dimiliki oleh perusahaan dapat dilihat sebagai berikut:

Perusahaan Berasa Bakery bergerak di sektor manufaktur pembuatan roti , perusahaan ini

memilikki 5 departemen besar yaitu :

- Departemen Personalia :

Terdiri dari beberapa subdepartemen yaitu : bagian penerimaan pegawai, pemberian

training, dan sallary group

- Departemen Keuangan

Terdiri dari beberapa subdepartemen yaitu bagian administrasi, divisi keuangan,dan

divisi akuntansi

- Departemen Produksi dan perencanaan manajer

Terdiri dari subdepartemen yaitu divisi gudang, customer service,manajemen

perencanaan, analisis produk,dan manajemen produk, manajeen produk sendiri

memilikki 3 kepala bagian yaitu : kepala bagian roti tawar, kepala bagian roti isi, dan

kepala bagian selai

- Departemen Marketing

Terdiri dari divisi market analisis dan sales & market

- Departemen Desain

Terdiri dari divisi desain dan divisi animasi

Dalam system penggajian atau pengupahan dalam perusahaan. Terdapat beberapa dokumen-

dokumen yang diperlukan untuk menunjang system yang telah dibuat tersebut, sehingga tidak

terjadi kesalahan ataupun kecurangan.

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang

bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru,

kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.

2. Kartu jam hadir

Digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di

perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula

berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja

Berbeda dengan kartu jam hadir, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang

digunakan oleh tenaga kerja langsung untuk perusahaan manufaktur. Misalnya untuk

pekerja yang lembur dan juga untuk buruh yang dibayar perjam.

4. Daftar gaji dan daftar upah .

Berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa

PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan

daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.

Walaupun terkesan sama dengan daftar gaji dan upah tetapi dokumen ini dibuat sebagai

catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap

karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.

7. Amplop gaji dan upah

Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama

karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan

dalam bulan tertentu.

8. Bukti kas keluar.

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi

kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima

dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Terdapat pola atau siklus dalam proses penggajian tersebut. Apabila digambarkan dalam

diagram siklus penggajian dalam perusahaan dapat digambarkan secara umum sebagai

berikut.

Data report gaji

Data kehadiran

Kartu Hadir Data Kartu hadir

Data Jam Kerja

Kartu jam kerja

Data Kartu jam kerja Data terperiksa

Database Penggajian

Data terperiksa

Data perhitungan gaji

Data daftar gaji

Data pembayaran gaji

Dari gambaran umum yang diatas dapat dilihat bahwa seluruh data yang ada yang

mempengaruhi keputusan pembayaran gaji diperiksa terlebih dahulu, pada akhirnya

keseluruhan keputusan yang akan diperiksa oleh bagian keuangan yang nantinya baru akan

disalurkan kepada karyawan. Untuk lebih lengkap dan detailanya akan dijelaskan dalam

flowchart.

Karyawan

Proses pemerikasaan daftar hadir karyawan

Proses Pemerikasaan daftar jam kerja

Proses perhitungan gaji karyawan

Proses pembayaran

Bagian Keuangan

Dalam Flowchart system penggajian terdapat lima bagian yang memiliki fungsi dan

tujuan masing- masing dan saling berhubungan.terdapat dua system yakni penggajian dan

pengupahan. Berikut flowchart perusahaan dalam hal penggajian dan pemberian upah.

Flowchart Penggajian:

1. Manajemen Personalia :

Dalam bagian ini manajemen membuat data karyawan dan mencatat absensi, jam

lembur, dan prestasi karyawan

2. Departemen Akuntansi :

Memeriksa daftar data absensi, lembur, dan tunjangan dan kemudian menghitung dan

membuat daftar rencana gaji. Dan yang terkahir membuat surat perintah pemindahan

kas ke rekening karyawan. Setelah gaji dibayarkan dan bukti transasksi telah diterima

kemudian membuat laporan pembayaran gaji.

3. Manajemen Keuangan:

Disini manajemen keuangan hanya memeriksa daftar rencana gaji lalu kemudian

dishakan dan diserahkan kembali ke bagian akuntansi.

4. Bank : 

Tugas bank adalah mengecek saldo perusahaan, memindahkan kas, dan terkahir

membuat Bukti Transfer

5. Pegawai :

Menerima gaji

6. Pimpinan :

Pimpinan akan mengecek dan mengesahkan laporan pembayaran gaji.

Flowchart Pengupahan:

1. Bagian Personalia :

Sama dengan system penggajian manajemen personalia akan membuat data karyawan

dan kemudian mencatat absensi karyawan.

2. Bagian Akuntansi :

Setelah mendapat data dari personalian maka akuntansi akan melakukan penghitungan

upah dan kemudian membuat laporan pembayaran upah. Setelah mendapat laporan

dari bagian kas maka baagian akuntansi akan membuat laporan keuangan.

3. Manajer Keuangan :

Memeriksa laporan keuangan dan kemudian mengsahkannya lalu diberikan kepada

bagian kas.

4. Bagian Kas :

Membuat bukti pengeluaran kas dam membuat catatan pembayaran upah yang

kemudian akan dilaporkan ke bagian akuntansi.

5. Karyawan :

Menerima uang dan menandatangani surat bukti pembayaran upah

6. Pimpinan : 

Pimpinan yang terakhir akan mengesahkan Laporan Keuangan yang telah dibuat oleh

bagian akuntansi.

Dalam dua system tersebut terdapat perbedaan dalam penyaluran gaji. System penggajian

digunakan untuk pegawai tetap yang system penngajiannya ditransfer langsung melalui bank.

Sedangkan untuk pekerja kontrak yang mana terikat terhadap jam kerja atau shift system yang

digunakan adalah pengupahan yang mana gaji diberikan secara langsung kepada karyawan.

Pengendalian Penggajian dan Pengupahan:

Otorisasi transaksi

Dokumen-dokumen yang dibuat oleh bagian personalia seperi daftar hadir /absen, kartu jam

hadir, kartu jam kerja dan sebagainya memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam

sistem penggajian. Dokumen –dokumen ini mencegah penipuan dengan cara mengidentifikasi

karyawan yang diotorisasi, sehingga hanya karyawan –karyawan yang tecantum datanya saja

yang bisa mengisi dokumen-dokumen tersebut. Dokumen-dokumen ini juga memungkinkan

departemen penggajian menyimpan daftar karyawan yang terbaru atau uptodate.

Pemisahan Tugas

Dalam perusahaan ini terdapat pemisahan tugas yang dipisahkan melaui berbagai macam

departemen, funsi di setiap lini departemen memilikki tugas yang berbeda beserta tanggung

jawab yang berbeda pula. Dalam prusahaan ini contohnya khusus untuk departemen personalia

memilikki tugas untuk membuat dokumen-dokumen kerja yang diperlukan dalam penggajian,

sedangkan departemen lain tidak boleh ikut mengerjakan apa yang dilakukan oleh departemen

personalia. Dengan adanya pemisahan tugas ini, informasi yang di hasilkan hanya akan ada

satu departemen saja yang berhak mengetahuinya, sehingga kerahasiaanya terjaga, dengan

begitu karyawan yang tidak berkepentingan tidak dapat melakukan penipuan.

Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian dalam perusahaan ini adalah

1. Kartu waktu , kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar

2. Informasi jurnal yang berasal dari rangkuman atau rekapituasi dari data absensi, lembur,

dan tunjangan

3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan erbagai akun

pengeluaran

4. Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji

Pengendalian Akses

Pengendalian akses departemen bagian akuntansis dan bagian produksi tentu berbeda, dalam

perusahaan ini, karyawan yang dibagian departemen akuntansi memilkki akses luas di ruang

lingkup sebatas bidangnya saja yaitu bagian akuntansi, karyawan yang memilikki akses di

bagian akuntansi tidak memilkki akses ke bagianproduksi, sehingga keamanan dan

kerahasiaan dokumen terjaga dan mencegah tindakan penipuan yang akan dilakukan oleh

karyawan tersebut.

Verifikasi independen

Dalam flow chart perusahaan diatas menunjukkan bahwa dokumen-dokumen yang dibuat oleh

bagian personalia mulai dari data karyawan ,data absensi, jam lembur, dan prestasi karyawan

selalu akan melaui proses verifikasi ke manajer keuangan dan kepala departemen tertentu,

setelah di cek dan diotorisasi baru dokumen-dokumen tersebut diproses lebih lanjut. , dan pada

akhirnya akan disahkan oleh pimpinan perusahaan.

Pengendalian yang disarankan :

Untuk sistem pengupahan:

Dalam sistem pengupahan pengendalian internal perusahaan ini masih cenderung

kurang , dilihat dari sisi kelengkapan dokumen sudah baik dan sistematis namun tidak adanya

supervisi yang bertugas untuk mengamati dan menjaga prosedur pengabsenan contohnya,

masih kurang, hal ini merupakan daerah yang rawan sekali berisiko , sebab banyak sekali

ditemui karyawan yang memasukkan kartu absensi atau kartu jam kerja karyawan lain,

sehingga tindak kecurangan dapat dilakukan dengan mudahnya.Maka dari itu perusahaan

mungkin dapat memperbaikki pengendalian internalnya salah satunya mungkin dengan

otomatisasi sistem pengabsenan menggunakan komputerisasi dan sebagainya

Sudah diketahui bahwa sistem Pengupahan dalam perusahaan ini berbeda dengan

sistem penggajiannya, sistem pengupahan ini menggunakn sistem pembayaran langsung uang

tunai ke buruh atau karyawan tidak tetap berdsarkan jam kerjanya, hal ini juga rawan sekali

terjadi tindak kecurangan, apalagi di dalam perusahaan ini jumlah buruh atau pegawai tidak

tetapnya lebih banyak dibanding pegawai tetapnya ,dikhawatirkan uang yang akan dibayarkan

akan disalahgunakan, datanya bisa dimanipulasi dan dananya dapat dikorupsi, untuk itu

perusahaan perlu menata kembali sistem pengendalian inernal sistem pengupahannya

mungkin denganmenggunakan otomatisasi sistem penggajian untuk pengupahan sehingga data

ratusna buruh dapat lebih terkoordinir dan terlacak jika terjadi kecurangan. Dan untuk

mencegah supaya pengambilan gaji tidak ricuh, mungkin perusahaan bisa membuat sistem

atau jadal pengambilan upah, agar tidak semuanya berebut.

Untuk sistem Penggajian:

Hampir sama dengan sistem pengupahan, tidak adanya pengawasan langsung dari pihak

internal perusahaan masih menjadi kendala sistem pengendalian internal perusahaan ini, tidak

adanya pengawasan secara langsung memilikki kecenderungan adanya penyimpangan yang

dilakukan oleh karyawan, sehingga erusahaan perlu merekrut orang yang ditugasi sebagi

pengawas, atau menggantinya dengan sistem komputerisasi yang lebih canggih misalnya

dengan alat finger print, sehingga praktik krcurangan tidak bisa dilakukan.

Berikut ini Ancaman dan Pengendalian sistem penggajian yang secara umum terjadi di dalam

perusahaan Berasa Bakery :

Pemeriksaan data kehadiran

Ancaman Pengendalian

Tidak berfungsinya media (alat) yang

digunakan

Dilakukan pemeriksaan atau perawatan

berkala

Terjadi pemadaman listrik Disediakan dokumen manual

Perhitungan gaji karyawan

Ancaman Pengendalian

Adanya Kesalahan dalam perhitungan upah

atau gaji yang akan dibayarkan ke karyawan

Sebaiknya dilakukan double cross-check

sebelum gaji akan dibayarkan

Pembayaran gaji karyawan

Ancaman Pengendalian

Pencurian uang Selalu simpan uang di tempat yang

aman,semisal brankas

Adanya kesalahan memasukkan uang dalam

amplop

dilakukan double cross-chek

Adanya keterlambatan dalam pembayaran gaji dipastikan dahulu dua atau tiga hari akan

ketersediaan uang di bank

Hilangnya bukti tanda terima pembayaran gaji Bag. Keuangan harus mengarsip secara

tersendiri kumpulan bukti tanda terima

pembayaran gaji

Kesimpulan :

Perusahaaan Roti Berasa Bakery telah cukup memilikki departemen-departemen standar

yang secara umum telah dimilkki perusahaan manufaktur pada umumnya.Siklus pengeluaran

yang terjadi dalam perusahaan ini salah satunya adalah Siklus penggajian dan Siklus

pengupahan . Dilihat dari flow chartnya tahapan siklus penggajian melewati beberapa

departemen dibawah ini hingga gaji atau upah tersebut diterima oleh karyawan, hanya saja

yang menjadi perbedaan antara gaji dan upah adalah gaji diterima oleh pegawai tetap yang

sistem pembayarannya ditransfer lewat bank, sedangkan upah diterima oleh pegawai tidak

tetap yang sistem pembayarannya secara langsung atau tunai.

- Manajemen Personalia :

Dalam bagian ini manajemen membuat data karyawan dan mencatat absensi, jam

lembur, dan prestasi karyawan

- Departemen Akuntansi :

Memeriksa daftar data absensi, lembur, dan tunjangan dan kemudian menghitung dan

membuat daftar rencana gaji. Dan yang terkahir membuat surat perintah pemindahan

kas ke rekening karyawan. Setelah gaji dibayarkan dan bukti transasksi telah diterima

kemudian membuat laporan pembayaran gaji.

- Manajemen Keuangan:

Disini manajemen keuangan hanya memeriksa daftar rencana gaji lalu kemudian

dishakan dan diserahkan kembali ke bagian akuntansi.

- Bank : 

Tugas bank adalah mengecek saldo perusahaan, memindahkan kas, dan terkahir

membuat Bukti Transfer

- Pegawai :Menerima gaji

- Pimpinan :

Pimpinan akan mengecek dan mengesahkan laporan pembayaran gaji.