sihteerin tehtävät

•Lions Clubs International•MD 107 Finland

KLUBISIHTEERI lyhyt versio

Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa:WWW.lions.fi

Jäsenille TietoluolaKoulutusmateriaalit

•11.4.2011 •1•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

Sihteerin tehtävät

Valmistelut ennen toimintakautta

Tarkasta, että

- uusi halitus on rekisteröity

- kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset on tehty

- alkavan kauden virkailijat on ilmoitettu kotimaan jäsenrekisteriin



• suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin www.prh.fi

tai

• lomakkeella 3 kappaleena

• kuitti maksusta (10 €) mukaan

• tehdään kesäkuussa

yhdistysrekisteriin

Nimenkirjoittajien muutos



http://www.lions.fi/rekisteri

• Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä)

• Salasana on kv. jäsennumerosi

• Sihteeri tai presidentti voivat tilata salasanan

•Raportoi heti kokouksen jälkeen. Viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä

Jäsen- ja virkailijailmoitukset jäsenrekisteriin



Liiton rekisteriin

Päivitetään klubin ja jäsenten tiedot suoraan liiton rekisteriin ennen 31. toukokuuta

•Rekisteristä otetaan tiedot vuosikirjaan ja LION-lehden jakelulistaan

•Käyttäjätunnuksen ja salasanan saa liiton toimistosta

www.lions.fi/rekisteri/


•Lions Clubs International•MD 107 FinlandLC Vasa-Vasabygden

Läsnäololuettelo 2008-2009 L = läsnä, P = poissa, K= korvaus

Jäsen 09 10 11 12 01 02 03 04 05 100% Aura Arthur Brink Stig Ekman Erik Frans Oili-Elisabet Frans Rafael Ingberg Ulf Köhler Bruno Lax Arne Lax Gunne Majors Olof Mangs Mats Mattbäck Peter Nåhls Stefan Näsman Kurt Pada Bernt Sandberg Lars Thomasfolk Per Victorzon Olle Ainaisjäsen Levi Ludén Etuoikeutetut Andila Carl-Gustaf Backman Ingmar Palm Nils Skur Bernhard



•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011 •7

Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan

kuluessa –21 pv ennen kokousta, 21 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista:1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous2. Oman klubin hallituksen kokous tai toimikunnan kokous.3 Oman klubin jokin muu kokous4. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti5. Jokin muu lionskokous, lionstilaisuus tai lionsvierailu6. Jos lion on poissa kokouksesta hallituksen hyväksymän syyn

perusteella, hänelle voidaan myöntää hyvitys poissaolosta ilman poissaolon korvaamista.

7. Jos lionin ammatti tai työ edellyttää, että hän joutuu pitkähkön ajan oleskelemaan seudulla, jossa on vaikea osallistua lionstoimintaan, hän voi anoa ulkojäsenyyttä määräajaksi.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

•7



Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.)

Läsnäoloprosentin laskentakaava(L + K) X 100 = läsnäolo-% T

L = kokouksessa läsnäolevat lionitK = poissaolonsa korvanneet lionitT = klubin toimivien lionien kokonaismäärä

Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun

Läsnäoloprosentin laskeminen

•8


Jäsen- ja virkailijailmoitukset

• Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa

•Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin

• Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk

• Ilmoituksen on oltava kotimaan jäsenrekisterissä kuukauden viimeisenä päivänä

Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset




Syys-lokakuu

• Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta

• Muut vuosikokousvalmistelut


•11.4.2011 •10


•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011

Tammikuu

15.1. mennessä hoidettavat asiat:

Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet,

Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta varapiirikuvernööriehdokkaasta

seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus

Klubin aloitteet piirikokoukselle

Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä


•11•11



Helmikuu

Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu,

ehdollepanotoimikunta




Maaliskuu

• Tarkasta nyt viimeistään tiedot Lions-liiton jäsenrekisterissä

• Osallistu lohkosi 3. PNAT- kokoukseen

• Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin




• Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta

•Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen

•Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille

•Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen

•Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen

•Kuukausittain suoritettavat tehtävät•Maalis- huhtikuu


•11.4.2011 •15

Toukokuu

• Muutostiedot yhdistysrekisteriin

• Palkintojen anominen

• Perhejäsenyyden ilmoittaminen kotimaan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä


•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF


•11.4.2011 •16

Kesäkuu

• Sihteerin arkisto ajan tasalle

• Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu

•Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta

• Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten

• Tehtävien luovuttaminen seuraajalle

• Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty


•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF


• Olet presidentin oikea käsi

• Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi •Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin

Sinun jälkesi näkyy !

SIHTEERI, klubin tärkein virkailija?



• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen

• Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito

• Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain

Klubin sisäiset tehtävät




• Ilmoitusten teko

•Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan

• Klubin kirjeenvaihdon hoito

• Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin

Ulkoiset




Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa

• Nimilista läsnäolon toteamiseksi

•Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet

Ennen kokousta





• Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa

• Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen

- Lions–vuosikirja

- klubin voimassaolevat säännöt

- toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat

- piirikuvernöörin tiedotteet, ym

Ennen kokousta




• Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa)

• Pidä pöytäkirjaa

•Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms.

• Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä

•Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan

Kokouksen aikana




• Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen).

• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos

• Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan

kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa.

Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja”

Pöytäkirjan pito


sihteerin tehtävät

Documents