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Intercommunal de Gestion Informatiquewww.sigi.lu

Edition n° 1 - 2011

macommune.lu vu par la ville de Dudelange ... page 3

La position du fonctionnaire se verra renforcée ... page 5

La fin de l’HP 3000 marque la naissance de ... page 6

macommune.lu vu par la ville de Dudelange

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Un des tous premiers articles de cette newsletter est apparu en Janvier 2008 et s‘intitulait « Construisons l’Avenir Ensemble ». Depuis cette date, beaucoup a été « construit », et ce qui à l’époque semblait trop complexe et avant-gardiste, aujourd’hui est devenu une réalité. Nous assistons à l’heure actuelle à un rapprochement marquant du citoyen vers son administration, du jamais vu dans l’histoire moderne de notre société de l’information.

Construction d’un projet national – macommune.lu

La construction du portail citoyen macommune.lu est une réalité à envergure nationale impliquant l’élu, le fonctionnaire et le citoyen. On parle bien de NOTRE projet macommune. C’est en effet le nôtre, sachant qu’il appartient à toutes les communes affiliées au SIGI.

Edition n°1 - 2011Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique

Conception et Layout: Niche Guardian | Photos: Luc Wies, Ville de Dudelange, Niche Guardian Photo Bank

Impression: Imprimerie Faber | Tirage: 1000 exemplaires

Egalement disponible sur www.sigi.lu (PDF)

Avec macommune.lu, nous Construisons l’Avenir Ensemble

SIGIEDITO

2 SIGIEDITOAvec macommune.lu, nous Construisons l’Avenir Ensemble

3 SIGISIMPLIFICATIONmacommune.lu vu par la ville de Dudelange

5 SIGISIMPLIFICATIONLa position du fonctionnaire se verra renforcée et valorisée

6 SIGIGESCOMLa fin de l’HP 3000 marque la naissance de nouveaux service

7 SIGIEVENTInvitation Foire de Printemps 2011

Un timing serré

En moins de trois ans seulement, le SIGI, avec l’appui du Bureau, du Comité, des décideurs communaux, élus et fonctionnaires a réussit à se réformer. Ceci a donné naissance au premier portail citoyen macommune.lu, véhicule phare de la simplification administrative communale, en date du 10.10.2010.

Après Dudelange et Hesperange, 20 communes offrent d’ores et déjà les télé-services macommune.lu à leurs citoyens. Ceci signifie que vers la fin du mois d’avril l’impact macommune aura atteint plus de 106.000 citoyens dans les communes déployées. Après la Foire de Printemps, macommune.lu sera déjà disponible à plus de 150.000 citoyens.

Je suis content de voir avec quel teneur les communes affiliées au SIGI approchent leur but avec succès sur le chemin de la simplification de la vie citoyenne.

Y.W.

Yves WENGLER | Président du SIGI

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macommune.lu vu par la ville de DudelangeEntretien avec Monsieur Alex Bodry, Bourgmestre de la Ville de Dudelange

SIGISIMPLIFICATION

Alex BODRY | Bourgmestre de la Ville de Dudelange

L’adhésion au projet macommune est la suite logique d’un important travail de fond effectué dans notre commune depuis un certain temps. Elle s’effectue en trois étapes.

En premier lieu, nous nous sommes concentrés, depuis quelques années déjà, sur l’élaboration d’un concept amorcé au sein de notre administration communale. Ce concept avait pour but de réformer notre administration, de la rendre plus efficace pour la voir se transformer en un établissement moderne de prestation de services destinés aux citoyens.

Le succès de ce projet est le résultat de travaux d’études menés par plusieurs groupes de travail qui se sont rencontrés régulièrement pour travailler sur la réforme et la simplification administrative de notre commune.

Rendre une administration efficace dans sa gestion

Les résultats de ces travaux nous ont permis d’entamer la deuxième étape, celle consistant à devenir un vrai prestataire de services efficaces, à valeur ajoutée, destinés aux clients de notre commune. Cette étape a été concrétisé par la mise en place d’un « Biegercenter», une sorte de « guichet unique » communal.

Pour parvenir à cette fin, nous avons dû réorganiser certains services internes, ce qui nous a permis de devenir plus performants et efficaces. L’informatisation de tous les services de la commune a été une étape très importante tout comme la mise en place d’un portail Intranet pour améliorer le flux des informations entre tous les collaborateurs. Enfin, la troisième étape qui concerne le citoyen et les services interactifs de macommune, vise à relier le citoyen, via Internet, à notre administration.

Le soutien du collège échevinal

Pour garantir le succès de l’initiative, le soutien sans équivoque du collège échevinal a été nécessaire.

La décision du conseil échevinal d’intégrer Sharepoint, le nouveau portail Intranet de notre commune, a constitué un élément important dans le cadre de ce projet.

Le fait de pouvoir effectuer ses démarches administratives via Internet permettra à un plus grand nombre de personnes de profiter des mêmes services simultanément sans devoir se déplacer à son Administration communale.

Alex BODRY | Bourgmestre de la Ville de Dudelange

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Le soutien des fonctionnaires

Une formation pour tous les fonctionnaires et employés de la commune a été rendue obligatoire. La formation en interne, bien accueillie par tous, a été nécessaire pour préparer les services concernés à ce nouveau système. Le nouveau portail Intranet nous a servi de base pour optimiser la communication et la collaboration entre les services communaux avant d’adresser la communication aux citoyens. Le programme de formation a ainsi permis aux fonctionnaires de se sentir à l’aise lors de l’utilisation des nouvelles applications SIGILIVE (Intranet SharePoint).

Avec macommune, notre commune est ouverte 24h/24 et 7j/7

Notre société moderne est devenue tellement complexe, qu’il devient de plus en plus difficile d’obtenir un retour des informations du citoyen sur sa vie quotidienne.

Avec le portail citoyen macommune, le citoyen se voit proposer une nouvelle forme de communication vers sa commune.

Le fait de pouvoir effectuer ses démarches administratives via Internet permettra à un plus grand nombre de personnes de profiter des mêmes services simultanément sans devoir se déplacer à son Administration communale.

macommune, fédérateur de transparence

Dans l’intérêt de la transparence, le citoyen pourra consulter ses factures en ligne. Toute une série d’informations complémentaires viendra s’ajouter à ce service, comme par exemple les détails de la consommation d’eau ou encore ceux de l’utilisation de l’antenne collective.

Administration Communale de Dudelange /// B.P 73 /// L-3401 Dudelange /// Tel. 51 61 21 -1

POUR PLUS D’INFORMATION : www.dudelange.lu

macommune.luSIMPLIFIEZ-VOUS LA VIE AVEC

VEREINFACHEN SIE SICH DAS LEBEN

La formation restera un service à valeur ajoutée

La ville de Dudelange a instauré, depuis 8 ans, des cours de formation sur l’utilisation d’Internet et des applications bureautiques. Plus de 2 000 certificats ont été décernés aux participants de ces cours. Nous continuerons à soutenir ces initiatives par la création de nouveaux cours de formation « macommune ». Nous voulons ainsi accompagner tous nos concitoyens dans l’utilisation aisée des différents téléservices mis en ligne via l’onglet « macommune » sur notre site Internet ou via le portail citoyen macommune.lu.

Conclusion : un bonus vers l’efficacité et la transparence

La nouvelle informatisation de notre commune, avec entre autres le portail Intranet, sms2citizen et macommune, nous a permis d’être plus efficaces dans la gestion qualitative des services de communication interne et d’être plus transparents envers nos concitoyens.

A.B.

Pour garantir le succès de l’initiative, le soutien sans équivoque du collège échevinal a été nécessaire.

La décision du conseil échevinal d’intégrer Sharepoint, le nouveau portail Intranet de notre commune, a constitué un élément important dans le cadre de ce projet.

Alex BODRY | Bourgmestre de la Ville de Dudelange

Service Relations Publiques | Ville de Dudelange

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SIGICASESTUDY

Joseph Schmit – La position du fonctionnaire se verra renforcée et valorisée

Avec 400 collaborateurs à gérer, nous sommes bien sûr demandeurs de toute solution de simplification et d’accélération des tâches administratives quotidiennes. SIGILive nous offre la possibilité de changer radicalement le déroulement et le fonctionnement de notre administration. Une solution adoptée sans retenue et qui sera implémentée étape par étape tout au long des mois à venir.

Comment peut-on aujourd’hui gérer de manière efficace et innovatrice une commune qui compte quelque �00 collaborateurs, avec un volet administratif énorme, tout en optimisant le service au citoyen ? La réponse réside forcément dans la simplification et l’accélération des tâches administratives et de la collaboration. L’informatisation s’avère nécessaire, exigeant un outil informatique adapté aux besoins des fonctionnaires et employés communaux.

Cette solution nous est maintenant proposée via SIGILive, qui engendrera un changement radical du fonctionnement de notre administration. Ceci nécessitera évidemment un certain temps de rodage, afin de permettre à tout le monde de se familiariser avec ce nouvel outil, qui une fois établi, ouvrira de nouvelles voies et sera un partenaire formidable qu’on aura tous attendu sans s’en rendre compte.

L’accent sera mis sur la collaboration. La création d’espaces de travail qui permettront de travailler simultanément à plusieurs sur un même projet. On peut prendre l’exemple de la construction d’une école, un projet majeur. Cet outil nous offre la possibilité de travailler par étapes, tout en gardant une certaine hiérarchie dans les tâches, en évitant les oublis ou les retards. Une certaine fluidité des démarches permettra une plus grande efficacité. Pour cela on créera aussi des mécanismes qui automatiseront certains processus et entraîneront une productivité accrue.

Insistons ensuite sur la communication. Il faut faire en sorte que chaque employé et fonctionnaire communal soit tenu au courant de la vie politique au sein de sa commune. Il faut inclure tout le monde dans les décisions du collège des bourgmestre et échevins et du conseil communal. Pas en tant que participant actif bien sûr, mais il faut donner à tout le monde le moyen de suivre l’évolution des décisions afin de mieux comprendre le pourquoi et au besoin de pouvoir même défendre ces décisions auprès de contestataires potentiels.

Vient ensuite l’administration virtuelle. Certaines démarches administratives pourront bientôt se faire en ligne. Le citoyen a désormais le choix de se connecter sur son PC à domicile, ou de se déplacer à la commune; une mobilité et une flexibilité nécessaires de nos jours. Le lancement du portail citoyen macommune.lu sera un grand pas en direction de cette administration virtuelle.

Les acteurs du SIGI nous accompagneront dans l’implémentation de cet outil, dans la création de structures et d’espaces personnalisés, pour mener à bien cette « entreprise » novatrice en matière de gestion communale. J’ai de grandes attentes, et je suis persuadé que le SIGI répondra rigoureusement à celles-ci au fur et à mesure qu’on avancera.

Joseph Schmit

Joseph Schmit | Secrétaire Communal

La position du fonctionnaire se verra renforcée et valoriséeEntretien avec Monsieur Joseph Schmit, Secrétaire communale de la Ville de Dudelange

Avec 400 collaborateurs à gérer, nous sommes bien sûr demandeurs de toute solution de simplification et d’accélération des tâches administra-tives quotidiennes. SIGILive nous offre la possibilité de changer radicalement le déroulement et le fonctionnement de notre administration. Une solution adoptée sans retenue et qui sera im-plémentée étape par étape tout au long des mois à venir.

Comment peut-on aujourd’hui gérer de manière efficace et innovatrice une commune qui compte quelque 400 col-laborateurs, avec un volet administratif énorme, tout en optimisant le service au citoyen ? La réponse réside forcément dans la simplification et l’accélération des tâches administratives et de la collabora-tion. L’informatisation s’avère nécessaire, exigeant un outil informatique adapté aux besoins des fonctionnaires et employés communaux.

Cette solution nous est maintenant proposée via SIGILive, qui engendrera un changement radical du fonctionnement de notre administration. Ceci nécessitera évidemment un certain temps de rodage, afin de permettre à tout le monde de se familiariser avec ce nouvel outil, qui une fois établi, ouvrira de nouvelles voies et sera un partenaire formidable qu’on aura tous attendu sans s’en rendre compte.

L’accent sera mis sur la collaboration. La création d’espaces de travail qui per-mettront de travailler simultanément à plusieurs sur un même projet. On peut prendre l’exemple de la construction d’une école, un projet majeur. Cet outil nous offre la possibilité de travailler par étapes, tout en gardant une certaine hiérarchie dans les tâches, en évitant les oublis ou les retards. Une certaine fluidité des démarches permettra une plus grande efficacité. Pour cela on créera aussi des mécanismes qui automatiseront certains processus et entraîneront une productivité accrue.

Insistons ensuite sur la communication. Il faut faire en sorte que chaque employé et fonctionnaire communal soit tenu au courant de la vie politique au sein de sa commune. Il faut inclure tout le monde dans les décisions du collège des bourg-mestre et échevins et du conseil commu-nal. Pas en tant que participant actif bien sûr, mais il faut donner à tout le monde le moyen de suivre l’évolution des décisions afin de mieux comprendre le pourquoi et au besoin de pouvoir même défendre ces décisions auprès de contestataires potentiels.

Vient ensuite l’administration virtuelle. Certaines démarches administratives pourront bientôt se faire en ligne. Le citoy-en a désormais le choix de se connecter sur son PC à domicile, ou de se déplacer à la commune; une mobilité et une flexibilité nécessaires de nos jours. Le lancement du portail citoyen macommune.lu sera un grand pas en direction de cette adminis-tration virtuelle.

Les acteurs du SIGI nous accompagneront dans l’implémentation de cet outil, dans la création de structures et d’espaces personnalisés, pour mener à bien cette « entreprise » novatrice en matière de gestion communale. J’ai de grandes attentes, et je suis persuadé que le SIGI répondra rigoureusement à celles-ci au fur et à mesure qu’on avancera.

J.S.

Joseph SCHMIT | Secrétaire Communal

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SIGIGESCOM

La fin de l’HP 3000 marque la naissance de nouveaux servicesEntretien avec Monsieur Claude HastertProject Management Office - Population

Un des plus fidèles compagnons des communes, tout au long des 25 dernières années, nous a quittés le 31 décembre 2010. Ses proches et ses supporters lui rendent hommage dans cet article écrit en sa mémoire.

Ce mini-ordinateur a été présent dans 97 communes à travers tout le pays pendant 25 ans. Au service des administrations communales dans les années 80 et 90, il a été largement sollicité et a mené à bien sans jamais se plaindre des centaines de milliers de transactions. L’on a hélas assisté, au cours des dernières années, à son déclin progressif et à sa fin inéluctable.

De plus en plus gourmand en énergie et en entretien, il avait, en 2001 déjà, été déclaré à la retraite par son patron Hewlett-Packard. Pourtant, ses amis les plus fidèles ont continué à le soutenir tout au long des années qui lui restaient à vivre. Un soutien dans le plus grand respect de la dignité qui était la sienne. Compte tenu des lourds coûts d’entretien annuel - dans presque chaque commune il avait une résidence et du personnel à son service - on envisagea, dès 2003, la passation de pouvoirs et le transfert de ses tâches à une nouvelle génération de cerveaux électroniques plus performants qui desserviraient leurs clients depuis un site centralisé. Ce fut donc un arrachement pour ses plus fidèles alliés qui assistèrent impuissants au départ de leurs bien-aimés HP3000 remplacés sans état d’âme par une nouvelle génération de groupies « savants » qui ne pensent qu’au rendement et au profit économique.

La nouvelle génération issue de notre maître à tous fait néanmoins un excellent travail grâce aux efforts consciencieux engagés au cours des dernières années de vie de l’HP3000 et qui permirent de transférer les connaissances et l’expérience stockées pendant près de 30 ans dans l’HP3000 vers de jeunes cerveaux dynamiques, multitâches, au service des communes.

Déjà en 2001, HP avait annoncé la fin de la production du mini-serveur de la série 3000. Dans les années qui suivirent, le SIGI assura une transition en douceur tant des données que des fonctionnalités présentes dans GESCOM. Le 31 décembre 2010 sonna définitivement le glas de l’ancien support technique.

Comment la continuité de GESCOM a-t-elle été assurée et que sont devenues les données résidentes des HP3000 ?

GESCOM 2.2 tourne aujourd’hui depuis un centre de calcul ultramoderne, ce qui suppose de nombreux avantages ne serait-ce qu’en termes d’économies d’échelle dues à une moindre consommation d’énergie. À l’heure où l’on parle beaucoup de Green-IT, en voici un exemple concret; en effet, non seulement le SIGI mutualise la capacité de services et de fonctionnalités en optant pour une approche centralisée, mais il fait définitivement sienne l’éthique de l’économie d’énergie.

Le nombre de HP3000 a chuté au cours des 3 dernières années. Si en 2000 on comptait environ 97 systèmes

répartis dans tout le pays (soit presque un dans chaque commune), en avril 2008, 11 seulement étaient encore en fonctionnement et en décembre 2008, 3. Finalement le 31 décembre 2010, la dernière machine a été déconnectée.

La facturation constituait un des derniers ensembles de données restées sur les différentes unités de HP3000 résidant sur les sites des communes. Les communes pourront dorénavant accéder à l’historique des données, reculant plusieurs années en arrière. Grâce à une application spécialement développée à cet effet, une commune peut consulter rapidement ses factures par année et par adresse sans faire recours au HP3000. Avec une grande facilité, les communes pourront, si elles le souhaitent, retrouver et visualiser une facture datant de plusieurs années. Les bénéficiaires de ce service seront non seulement les fonctionnaires, mais aussi les citoyens qui, occasionnellement, s’adressent à leur commune pour ce genre de demande. Désormais donc, plus besoin de longues recherches; quelques clics suffiront pour donner satisfaction au citoyen.

C.H.

HP 3000R.I.P.

1983 - 2010

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POUR FÊTER150 000 CITOYENS…Invitation à la Foire de Printemps 2011

SIGIEVENT

Afin de célébrer les 150 000 citoyens ayant désormais accès au site de téléservices en ligne macommune.lu dans leur propre ville, le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI) a le plaisir de vous inviter à le rejoindre

du 14 au 22 mai 2011à la Foire du Printemps,

Luxexpo, stand 8C71

Les fonctionnalités du site, sesdéveloppements futurs ainsi queles perspectives de partenariat vousseront présentés lors de sessionsindividualisées.

Pour bénéficier d’une rencontrepersonnalisée sur notre corner VIP,

contactez-nous au:(+352) 350099-312 oupar e-mail: christian.hilbert@sigi.lu

Votre demande sera prise en charge parnos équipes.

Luxexpo10, circuit de la Foire InternationaleL-1347 Luxembourg-Kirchberg

Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI)6, rue de l’Etang L-5326 Contern

Stand 8C71

Foire de Printemps 2011

8D

8C

8B

8AAccèsLa manifestation est accessible par les entrées Nord et Sud de Luxexpo. Des navettes gratuites circuleront pendant toute la durée de la manifestation entre l’entrée Sud et les 3 parkings.

Yves Wengler Président

Carlo GambucciDirecteur

Madame, Monsieur,

Afin de célébrer les 150 000 citoyens ayant désormais accès au site de téléservices en ligne macommune.lu dans leur propre ville, le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI) a le plaisir de vous inviter à le rejoindre

Dans l’espoir de vous rencontrer sur notre stand, veuillez croire, Madame, Monsieur, en l’expression des sentiments distingués de tous les acteurs du SIGI.

du 14 au 22 mai 2011 à la Foire du Printemps, Luxexpo, stand 8C71

Les fonctionnalités du site, ses développements futurs ainsi que les perspectives de partenariat vous seront présentés lors de sessions individualisées.

Pour bénéficier d’une rencontre personnalisée sur notre corner VIP, contactez-nous au: (+352) 350099-312 ou par e-mail: christian.hilbert@sigi.luVotre demande sera prise en charge par nos équipes.

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6, rue de l’Etang L -5326 ConternTél. +352 35 00 99 Fax +352 35 00 98www.sigi.lu

Avec mes téléservices en ligne 24h/24 et 7j/7:

MA COMMUNE ME SIMPLIFIE LA VIE

Administration Communalede Steinfort 4, square Patton | L-8401 Steinfort Tél: 39 93 13-1 | Fax: 39 00 15 www.steinfort.lu

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