SISTEME INFORMAȚIONALE CONTABILE I

STUDIU DE CAZ

PLAN STUDIU DE CAZ:

1. Identificarea proiectului:1.1. Descrierea organizarii intreprinderii ;1.2. Prezentarea principalelor resurse informatice existente;1.3. Proiecte informatice in curs de realizare sau propuse la nivelul organizației.

2. Inițierea proiectului de dezvoltare a sistemului informațional ales2.1. Identificarea principalelor sisteme informaționale financiar-contabile;2.2. Definirea ariei de intindere a sistemului ales.

3. Descrierea detaliata a sistemului informațional existent:3.1. Descrierea ieșirilor;3.2. Descrierea prelucrarilor;3.3. Descrierea intrarilor.

4. Modelarea sistemului informațional existent:4.1. Diagrama descompunerii funcționale;4.2. Diagrama fluxurilor de date;4.3. Diagrama entitate-relație;4.4. Depozitul datelor.

5. Determinarea cerințelor informaționale pentru noul sistem;5.1. Cerințele funcționale;5.2. Cerințele nefuncționale.

2

1. IDENTIFICAREA PROIECTULUI

1.1 DESCRIEREA ORGANIZARII INTREPRIDERII

OBIECT DE ACTIVITATE

SC.ATLASSIB SRL iși are sediul central in orașul Sibiu, este o societate cu capital privat inființat in 22 iulie 1993 de Ilie Carabulea și Corneliu Tanase, destinata transportului intern, internațional de calatori, transport marfa și post-curier rapid.Urmare efortului continuu depus de cei peste 1000 de angajati si a dorintei celor doi asociati de a fi cei mai buni, ATLASSIBeste, astazi, cel mai mare transportator internațional de calatori din Romania Prin Departamentul CURSE SPECIALE oferim spre inchiriere autocare moderne pentru transport spre orice destinație din lume.

La solicitarea pieței, ATLASSIB a dezvoltat și divizia de poșta-curier rapid deservita de 16 microbuze Iveco și Mercedes, care ofera posibilitatea trimiterii de colete si plicuri, in maxim 72 de ore, spre aproape toate colturile Europei. ATLASSIB dispune de: 65 agenții pe intreg cuprinsul Romaniei 10 agentii in Germania, 10 in Italia, 10 in Spania, 3 in Franța, una in Suedia, una in Austria, parc auto: 114 autocare, 38 microbuze,

32 autoutilitare, 62 autoturisme.

Dotare tehnica: hala moderna de intreținere si diagnosticare, cu patru canale, stand de probe pentru testarea instalației de franare, cu aparatura de verificare si reglare a direcției si farurilor, testare pentru emisia de noxe, aparatura pentru verificarea si repararea tahografelor si a sistemului de injectie. Incinta este incalzita cu ajutorul unei centrale termice proprii, iar iluminatul pe timpul de zi este natural.

Spalatorie ecologica acoperita, la care alimentarea cu apa din puturi proprii. La evacuarea apei reziduale, instalatia dispune de un separator apa-grasimi.

Unul dintre cele mai moderne ateliere de vopsitorie din Romania, dotat cu hala de pregatire, hala de vopsire instalatie computerizata pentru amestecul pigmentilor de culoare, instalatie de ventilatie cu filtre ce impiedica emisia de noxe in atmosfera. Cuptorul cu reglare digitala a temperaturii, permite uscarea unui autocar in cel mult 40 de minute.

FUNCȚIILE SOCIETAȚII

In cadrul firmei ATLASSIB se regasesc cele cinci funcții de baza ale unei intreprinderi, respectiv: cercetare-dezvoltare, producție, comerciala,finanzia-contabila, de personal.

-Perfecționarea continua a personalului propriu, astfel incat acesta sa faca fața standardelor europene impuse prin politica firmei.

- Extinderea si modernizarea permanenta a parcului auto prin achiziționarea de noi autocare in sistem leasing.

- Deschiderea de noi linii de transport, prin finanțare proprie.

- Deschiderea de noi agenții, atat in țara, cat si in strainatate.

- Dezvoltarea de noi produse, care sa vina in intampinarea necesitaților clienților sai.

3

Funcția de cecetare-dezvoltare asigura optimizarea fluxurilor de transport, imbunatațirea condițiilor de tran sport, perfecționarea permanenta a structurii organizatorice in toate filiale și agențiile din țara și strainatate. Obiectivele de devoltare ale firmei sunt:

Funcția de producție. Obiectivele funcției sunt:

- Utilizarea eficienta a resurselor firmei;

- Obținerea serviciilor de calitate;

- Satisfacerea clienților prin oferirea de servicii la timp și la costuri cat mai mici;

- Eliminarea pierderilor de timp.

Funcția comerciala implica activitați legate de aprovizionarea cu materii prime materiale, combustibil, cercetarea piețelor și a concurenților, activitate de promovare, publicitate și reclama, participarea la targuri și expoziții. Obiectivele firmei sunt:

- Asigurarea ritmicitații in aprovizionarea cu materii prime, materiale și combustibil;

- Onorarea la timp a serviciilor;

- Depistarea in timp util a noilor cerințe pe piața;

- Creșterea prestigiului firmei;

- Pastarea unor bune relații cu furnizorii și ceilalți parteneri de afaceri.

Aceasta funcție cuprinde urmatoarele birouri:

- Biroul de aprovizionare și desfacere desfațoara activitate de aprovizionare și desfacere a materiilor prime și materiale necesare, intocmirea listelor de stocuri pe computer, asigurarea aprovizionarii cu materiale contactand furnizorul obișnuit și asigurarea recepționarii materialelor, etc.

- Biroul directorului de marketing și vanzari asigura descoperirea de noi idei, sondeaza piața, participa la targuri și expoziții, se ocupa cu idei noi de pubicitate, inchiriaza autocarele pentru excursii interne a tuturor asociaților din țara, excursii școlare, etc.

Funcția financiar-contabila asigura elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli, evidența tranzacțiilor economice, urmarirea modului de obținere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinații a profitului,onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarilor creanțelor, organizarea contabilitații, etc. Obiectivele funcției sunt:

- Creștera profitabilitații;

- Creșterea patrimoniului;

- Utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei, etc.

Aceasta funcție cuprinde urmatoarele birouri:

- Birou contabilitate efectueaza activitați privind inregistrartea și evidența elementelor patrimoniale ale firmei, contabilitatea agențiilor de turism din țara, efectueaza inventare la schimbare de personal, predarea de catre gestionarii cisternelor de motorina a centralizatoarelor saptamanal, lunar și a proceselor de inventariere saptamanale, lunare, și a copiilor fișelor de alimentare individuala pe mașini.

- Birou caserie cuprinde activitați prin care se realizeaza incasarile și plațile efectuate in numerar, intocmește registrul de casa, etc.

- Economistul asigura prelucrarea primara a datelor și obținerea balanțelor de verificare

asigura relatiile de decontare cu bancile on-line, primește bilanțurile lunare de la filialele din strainatate.

Funcția de personal asigura determinarea necesarului forței de munca, acoperirea locurilor de munca cu personal cu pregatire corespunzatoare, selecția, angajarea, stabilirea responsabilitaților fiecarui post, stabilirea modului d salarizare, etc. Funcția este realizata in biroul de resurse umane care are ca atribuții realizarea activitaților privind forța de munca, calculul drepturilor salariale, etc.

4

ORGANIZAREA FIRMEI

Firma ATLASSIB are o structura organizatorica de tip geografic-funcționala. Sistemul de comunicare funcționeaza atat pe verticala cat și pe orizontala.

Componentele sistemului informațional sunt realizate astfel incat sa se asigure circularea informațiilor on-line, informații cu privire la rezervarile clienților pe autocare in zilele dorite, inregistrarea transporturilor de marfa și inregistrarea coletelor, plicurilor, pana la destinație. Acest sistem informatic on-line este folosit de toate agențiile din țara și strainatate.

Schematic organigrama este prezentata in fig. 1.1.

1.2 PREZENTAREA PRINCIPALELOR RESURSE INFORMATICE

Resurse software : - de baza, sistem de operare: Windows XP.

-aplicații economice: se utilizeaza un program financiar-contabil, folosit pentru inserirea tuturor cheltuielelor și incasarile firmei, pentru intocmirea balanțelor, a bilanțurilor;

-pentru gestionarea pompelor de motorina se folosește un program de inserire a datelor alimentarii fiecarii mașini.

Resurse umane specializate: personalul Departamentului informatic este format din : 1 analist de sisteme; 2 programatori iar fiecare filiala cate un tehnician intreținere sisteme.

1.3 PROIECTE INFORMATICE

In cadrul firmei ATLASSIB momentan in planul de dezvoltare a sistemului informatic nu sunt proiecte in curs.

2. INIȚIEREA ȘI PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 IDENTIFICAREA PRINCIPALELOR SISTEME INFORMAȚIONALE ECONOMICE DIN ORGANIZAȚIE

Principalele sisteme informaționale folosite in ATLASSIB, sunt sisteme orientate spre date, sisteme de prelucrare mixt, bazate pe web. Firma folosește un software de rețea personalizat on-line utilizat de agențiile de turism indiferent de oraș, necesar rezervarii biletelor, numerelor locurilor in autobuzele societații, a numelui clienților, a datelor bagajelor, precum ți locul plecarii și sosirii. Biruol de analize economice controleaza evenimentele care au avut loc, modalitate sigura de a determina care au fost rezultatele activitații desfașurate, analizarea datelor exacte fara erori. Fiecare agent de turism are o parola de intrare și un cont pe care lucreaza, la sfarșitul zilei inregistreaza orice cumparare de bilet pe care a efectuato in cursul zilei.

5

2.2 DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A SISTEMULUI DE GESTIUNE A STOCURILOR

COMPONENTELE ORGANIZATORICE CARE AU RESPONSABILITAȚI PE LINIE DE GESTIUNE A STOCURILOR

Directorul economic:

- Semneaza contracte economice cu furnizorii;

- Legaturi cu biroul avocatului, biroul contabilului expert autorizat, banca BCC, etc;

- Asigura coordonarea raportarilor statistice cu privire la profit și a evidențelor sintetice necesare elaborarii prognozelor, reparații, consumuri, și a luarii deciziilor.

- Are legaturi interne cu toate birourile firmei, legaturi externe cu furnizorii de combustibil, de piese de schimb, etc.

Biroul financiar-contabilitate:

Pentru activitatea de control de gestiune:

- Controlul documentelor (incheierea de contracte, plata furnizorilor cash sau virament bancar);

- Efectuarea inventarierelor periodice;

- Verificarea constituirii comisiilor de inventar și documentelor de inventar saptamanale și lunare a gestionarului de motorina;

- Verificarea inregistrarii in fișierele magaziei, documentele de intrare-ieșire a materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, piese de schimb și a materialelor cu caracter publicitar.

Pentru activitatea financiara:

- Primirea documentelor pentru livrarilor de la furnizori;

- Calculul, inregistrare și evidența TVA;

- Urmarirea plații furnizorilor;

- Controlul biletelor și a coletelor prin intocmirea de tabele excel pentru fiecare agent de turism;

- Controlul inregistrarii intrarilor monetare a fiecarei agenții catre banca;

- Intocmirea situației contului folosind extrasul de cont on-line, plata prin transfer on-line , etc.

- Are legaturi interne cu toate birourile firmei, iar legaturi externe cu banca, agențiile de turism, furnizorii de materiale consumabile, de motorina,etc.

- Realizarea operațiunilor legate de inventariere;

- Organizarea contabilitații sintetice și analitice a patrimoniului;

- Colectarea costurilor pe conturi sintetice și analitice din centralizatorul privind consumurile de materiale, motorina, obiecte de inventar, piese de schimb, prestari servicii, amortizare și salariale.

- Are legaturi cu toate birourile firmei, agențiile de turism.

Biroul aprovizionare și depozit:

- Aprovizionare cu materiale consumabile, material de natura obiectelor de inventar, piese de schimb și material publicitar;

- Asigurarea condițiilor de pastrare și depozitare a bunurilor materiale;

- Asigurarea inregistrarii in fisierul magaziei, a intrarilor-ieșirilor de bunuri;

- Valorificarea stocurilor;

7

- Aprovizionarea cu materiale consumabile, material publicitar și materiale de natura obiectelor de inventar, a tuturor agențiilor și filialelor firmei.

Biroul marketing:

- Participarea la acțiunile de negociere a prețurilor oferite pentru serviciile de inchiriere a mijloacelor de transport in țara și in strainatate;

- Evaluarea prețurilor biletelor și comisioanelor la kg de colet;

- Are legaturi interne cu toate birourile firmei și agențiile de turism, legaturile externe cu clienți, școli, instituții,etc.

Participanți externi și interni ai firmei ATLASSIB:

- SC. PETROM SA. pentru furnizarea motorinei necesare alimentarii mijloacelor de transport;

- Holding Atlassib: transport intern persoane: Transmixt, Transdara, Autotim, T.A.S.A. Suceava, Autogara Internaționala Rahova. Transport marfuri: Transcar, Comtram, Transcom;

3. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL EXISTENT

In urma studierii societații Atlassib, privind procesele interne care au loc in cadrul sistemului de gestiune a stocurilor SGS, avem urmatoarele transformari:

a) Aprovizionarea cu materiale consumabile, combustibil, materiale publicitare, materiale de natura obiectelor de inventar, care urmarește prelucrarea datelor privind comenzile de aprovizionare:

- Calculul necesar de materiale;

- Lansare comenzi de aprovizionare;

- Efectuarea recepțiilor.

b) Evidența operativa a tranzacțiilor cu materiale, combustibil, prin care se culeg, verifica și prelucreaza datele generate de urmatoarele operații economice:

- Intrari de materiale prin cumparare;

- Intrari de motorina prin cumparare;

- Consumuri de motorina;

- Consumuri de materiale;

- Dare in folosința a obiectelor de inventar;

- Transferul de materiale de la o gestiune la alta.

c) Inventarierea stocurilor, urmarește prelucrarea datelor obținute in urma desfașurarii inventarierei, avand in vedere trei tipuri de diferențe:

- Intrari de materiale din plusuri la inventar;

- Ieșiri de materiale din lipsuri de inventar;

- Ieșiri de motorina din lipsuri de inventar.

d) Actualizarea stocurilor, prin preluarea informațiilor din procesele de prelucrare anterioare, a centralizatorului saptamanal cu alimentarile de motorina, materiale, urmarindu-se impreuna cu comisia de inventariere, a proceselor verbale ale comisiei de inventariere, verificarea fișierelor de magazie pentru materiale consumabile.

8

DESCRIEREA PRELUCRARILOR

Am ales sa analizez sistemul informațional de gestiune a cisternei cu motorina, a societații ATLASSIB. Aceasta dispune de cisterne de motorina pentru alimentarea autovehicolelor proprii, acestea fiind localizate la filialele firmei. Gestiunea operativa (alimentare, cumparare motorina), are loc la fiecare sediu in parte, iar gestiunea contabila este facuta de Contabilitatea din Sibiu prin contabilul desemnat.

Fiecare sediu are desemnat un gestionar care are motorina in gestiune și raspunde de modul de gestionare. La fiecare sediu se va constitui o comisie de inventariere a motorinei.

Desfașurarea activitații: Gestionarul care are in primire motorina va efectua alimentarile dupa cum urmeaza: la pompa se prezinta șoferul cu mașina care va pregati foaia de parcurs și chilometrii de la bordul mașinii, va efectua alimentarea care va fi inregistrata in tabelul din anexa 1*, și pe fișa individuala de alimentare, anexa 2*, pe care o semneaza șoferul primitor, alimentarea va fi trecuta pe foaia de parcurs a mașinii și va fi semnata de gestionar.

La sfarșitul fiecarei saptamani, sambata, gestionarul intocmește centralizatorul saptamanal cu alimentarile conform anexei3*, iar impreuna cu comisia de inventariere va intocmi procesul verbal de inventariere care il trimite la contabilitate Sibiu (anexa 4*). Cantitatea alimentata in cursul lunii, gestionarul evidențiaza pe fiecare mașina in fișa individuala de alimentare inscriind obligatoriu nr. de inmatriculare a mașinii, data alimentarii, nr.foii de parcurs, cantitatea alimentata, semnatura șoferului. La șfarșitul fiecarei luni, gestionarul intocmește un centralizator conform anexei 5*, care il trimite la Coloana Sibiu, la Contabilitate și la Departamentul Norme Consumuri la Sibiu, pana in data de 2 a lunii succesive. Deasemeni gestionarul intocmește procesul verbal de inventariere lunar conform anexei 6*, semnat de comisia de inventariere,care și acesta va fi trimis la Coloana Sibiu, Contabilitate și Departamentul Norme Consumuri la Sibiu pana in data de 2 a lunii succesive.

La șfirșitul lunii gestionarul trebuie sa trimita copie de la fișele de alimentare individuala pe mașini catre Coloana Sibiu.

Responsabilitați: Gestionarul raspunde de gestionarea stocurilor de motorina, preda la timp contabilitații, coloanei și seviciului consumuri procesele verbale cerute. Comisia de inventariere efectueaza inventarul motorinei saptamanal, sambata, și la sfarșitul lunii, in ultima zi a lunii prin masurarea cu ajutorul jojei a situației faptice din cisterna.

Principalele procese de prelucrare sunt facute atat manual cat și cu ajutorul calculatorului, unde se introduc datele mașinii alimentate (nr. de inmatriculare, foaie parcurs, chilometraj, cantitate combustibil distribuita, ulei, data alimentarii).

Intrari de motorina prin cumparare

Descrierea documentelor primare/date de intrare.

In cazul cumpararii de motorina pentru alimentarea autovehicolelor firmei ATLASSIB, intervin urmatoarele documente: -factura primita de la furnizor, și avizul de insoțire a cantitații de motorina ceruta.

Gestionarul pompei de motorina constata nivelul scazut al motorinei, pompa prevazuta cu un ceas de nivel combustibil. Lanseaza comanda de aprovizionare cu motorina la furnizor, prin telefon,fax, sau email. Furnizorul trimite prin fax, telefon ,sau email oferta prețului de motorina/litru in perioada ceruta. Gestionarul intocmește un referat cu cantitatea necesara și oferta prețmotorina/litru, care il trimite spre aprobare la directorul general la Sibiu, prin fax.

8

Dupa aprobare, gestionarul contacteaza furnizorul, care trimite motorina la prețul oferit, copie dupa factura și avizul de insoțire a cantitații de motorina ceruta.

Furnizorul trimite factura originala prin poșta la sediul firmei, la biroul financiar-contabil la Sibiu. Dupa primirea facturii aceasta este supusa la urmatoarele prelucrari:

- Inscrierea datelor din factura in jurnalul pentru cumparaturi;

- Intocmirea centralizatorului facturilor pe filiale;

- Repartizarea pe conturi de cheltuieli (pentru cantitatea consumata) sau pe conturile de stocuri (pentru cantitatea aflata inca pe stoc).

Dupa clarificarea situației facturii și intocmirea recepției acesteia se realizeaza inregistrarea in contabilitate. Se inregistreaza și valoarea TVA in vederea intocmirii decontului TVA.

DESCRIEREA INTRARILOR

CENTRALIZATOR FACTURI FISCALE

MARTIE-2007

NrCrt.

Furnizor Factura Nr. Data Explicații Valoare Contract Cod

1. SC. PETROM SA.

08621409 5.03.2007 AprovizionarePompa cu motorina.5000l26,12/l

130600RON

1696/30.02.2004

64.15.08

2. SC.PROCONSSRL.

1360646 6.03.2007 CumparareCartușe XeroxPhaser 3116/ 10 buc

1936,5RON

15.07.03

3. SCATEC COPIERS SRL.

7654091 9.03.2007 CumparareAparatura birotica

2500RON

43.78.12

4. MODALEST SRL SIBIU

08721343 12.03.2007

Cumparare materiale curațenie

1325,8RON

35.76.09

5. SC.PRONCOSSRL.

0889250 14.03.2007

CumparareDistrugator de documente Dahle 20062

316,04RON

15.08.06

6. SC.PETROMSA.

08621413 29.03 2007 AprovizionarePompa cu motorina.6500l26,2/l

170300RON

1696/30.02.2004

64.15.12

7. SCTincob Construct SRL

6263609 30.03.2007

Cval. Consolidare filiala Bacau

31.852,32RON

84470/30.11.2006

57.15.04

DIRECTOR GENERAL DIRECTOR ECONOMIC

ING. CARABULEA ILIE ING. BUDAU VICTOR

4. MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

Pentru modelarea sistemului se vor folosi trei modele de baza, respectiv modelul descompunerii funcționale, modelul proceselor, modelul datelor.

4.1 Modelul descompunerii funcționale

Descompunerea funcționala a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina se realizeaza cu ajutorul diagramei de descompunere funcționala.

Sistemul de gestiune a stocurilor de motorina se descompune in urmatoarele procese și subprocese de prelucrare:

• Aprovizionare motorina cu urmatoarele subprocese:

- Stabilire necesar motorina;

- Generare situație comenzi pentru aprobare;

- Lansare comenzi motorina.

• Inregistrarea tranzacțiilor economice cu urmatoarele subprocese:

- Generare fișa alimentare mijloacele de transport;

- Inregistrare note contabile;

- Inregistrare documentelor de plata furnizori;

- Inregistrarea tranzacțiilor cu motorina.

• Actualizare stoc motorina cu urmatoarele subprocese:

- Operare stoc;

- Operare liste inventar;

- Obținere balanța analitica.

• Evidența furnizori

Diagrama descompunerii funcționale este reprezentata in Anexa 1.

4.2 Modelul proceselor

In procesul de modelare a proceselor am plcat de la diagrama descompunerii funcționale și de la descrierea orientata pe tranzacții/transformari a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina.

Diagrama de context este prezentata in Anexa 2, diagrama de nivel 0 este prezentata in Anexa 3. Descompunerea proceselor de prelucrare in subprocese este prezentata in DFD de nivel 1 Anexa 4 și 5, a subproceselor in module prin DFD de nivel 2 Anexa 6.

4.3 Modelarea datelor

La analizarea cerințelor informaționale și funcționale ale sistemului de gestionare a stocurilor de motorina pot fi identificate ca entitați de baza: furnizor, recepție, gestiune, etc.

Gestionarul pompei folosește și intocmirea de Bonuri de Consum pentru utilizarea de catre mijloacelor de transport a uleiurilor, apa distilata, etc,aflate in gestiunea mecanicului filialei. Se inscrie pe Bonul de consum toate datele mașinii, de la ce coloana face parte, și ce consuma.

10

5.DETERMINAREA CERINȚELOR INFORMAȚIONALE PENTRU NOUL SISTEM

5.1 CERINȚELE FUNCȚIONALE ALE NOULUI SISTEM

In cadrul firmei ATLASSIB , nu am obsevat nici o descentralizare a funcției contabile sau evidența analitica a furnizorilor. Totul este prezentat in regulamente speciale facute pentru fiecare gestionar in parte, luat la cunoștința imediat la angajare (avizat de Directorul General) și semnat de catre acesta precum și de inginerul responsabil cu protecția muncii.

5.2 CERINTELE NEFUNCȚIONALE ALE NOULUI SISTEM

La rețeaua centrala a unitații din cadrul firmei este asigurat un server de aplicații și un server de baze de date, precum și dezvoltata infrastructura fizica necesara comunicarii datelor in timp real de la și spre entitațile externe din cadrul firmei, intre filiale și intre agențiile de turism din toata țara. Este asigurata și securitatea datelor interne avand stabilit de niverluri, pasword-uri de acces pentru agenții de turism, contabili și gestionari. Fiecare agent poate intra numai la anumite aplicații necesare desfașurarii postului de munca, ex: rezervari bilete de transport intern și internațional, coletarie intern și internațional, precum și ordonarea biletelor și coletelor la rand, pe ora și minutele cand s-a facut vanzarea

11