siege social asso soc et médico sociale
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LA CREATION D’UN SIEGE SOCIAL
Aurélie CAMROUXMarc CLOUVEL
Experts comptables – Commissaires aux comptes
Blog AXIOME D.I.S. (actualité règlementaire secteur S.M.S.)
http://flash.info.sms.over-blog.com
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PLAN
INTRODUCTION
TITRE I : Enjeux et Intérêts d’un Siège Social
TITRE II : Comment obtenir l’autorisation ?
TITRE III : Procédures de contrôle interne et outils de pilotage
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INTRODUCTION
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Evolution du secteur Social Médico-Social
Des contraintes économiques fortes
…et des besoins nouveaux
Une modification progressive des modalités de financement (logique d’enveloppe, de facturation à la personne)
INTRODUCTION
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Volonté politique Réponse aux besoins nouveaux (ONDAM 2012 + 4,2%) Maîtrise des dépenses sur l’existant Responsabilisation des gestionnaires Des moyens encadrés
Règles d’autorisation de fonctionnement, extension, transformation
Règles budgétaires comptables et financières Des outils à mettre en place (budget, C.A., PPI, indicateurs…)
INTRODUCTION
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Tendance du secteur Regroupements, fusions, rapprochements … :
nécessité de création des sièges sociaux (coordination, stratégie, aide aux administrateurs bénévoles …)
Siège associatif Siège inter-associatif
Avantages indéniables…mais difficultés et contraintes dans la mise en place
INTRODUCTION
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INTRODUCTION Règlementation
Applicable aux E.S.M.S. mentionnés à l’article L.312-1 du CASF Décret 2003-1010 : procédure d’autorisation (CASF R.314-87 s.) Décret 2006-422 : renforc. et élarg. du rôle et des missions des sièges
sociaux Circulaire DGAS 18/05/2006 Circulaire DGAS 26/03/2007
Depuis 2006 Rôle déterminant dans l’association Missions techniques, globales, stratégiques Instrument dynamique de partenariat entre pouvoirs publics et les
associations
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TITRE I
LES ENJEUX ET INTERETS D’UN SIEGE SOCIAL
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ARCHITECTURE TITRE I
Révision des politiques managériales internes
Les missions du Siège
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Révision des politiques managériales Une réflexion sur la répartition des pouvoirs
Risque accru de déséquilibre et de jeu de pouvoirs entre les acteurs (Administrateurs / Siège / Etablissements et Services)
Les règles de gouvernance doivent être précisées et éclairées Statuts et règlement intérieur doivent définir le pouvoir de
décision / d’exécution / de contrôle Délégations de pouvoirs à mettre en place Document Unique de Délégation (D.U.D.)
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Révision des politiques managériales
Le type d’organisation choisi peut avoir des incidences importantes sur la gestion des établissements !
Remise en cause partielle ou totale de l’organisation existante !
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Révision des politiques managériales Quel type d’organisation choisir ?
Organisation centralisée
Organisation décentralisée
développant la subsidiarité
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Révision des politiques managériales
Org
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isatio
n
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tralis
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Avantages / Oppportunités Recherche des coûts Recentrer les établissements sur leur mission
sociale en les déchargeant de la lourdeur administrative
Risques / Inconvénients Déresponsabilisation des établissements Refus des établissements du pouvoir du siège Siège social éloigné de la réalité du terrain
(résidents, activité, personnel…)
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Révision des politiques managériales
Org
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isatio
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décen
tralis
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Avantages / Opportunités Etablissement au centre du dispositif
Pouvoir de décision proche de l’usager Siège = fonction support stratégique
(développement, procédures, qualité…)
Inconvénients / Risques Siège trop « tête dans les nuages » Pas de réduction des coûts
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Les missions du Siège Social Méthodologie de répartition des charges communes
Critique du système de répartition sans Siège Social (clé de répartition à définir …)
Une participation équitable des services aux charges communes De façon règlementaire Charges communes comptabilisées sur un dossier unique Répartition au prorata des charges brutes d’exploitation du
dernier exercice clos Meilleure lisibilité et transparence financière
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Les missions du Siège Social Les prestations et missions confiées au Siège
Le siège doit justifier une mission spécifique Art.R.314-87 C.A.S.F. : Les prestations autorisées
Elaboration du projet d’établissement Amélioration de la qualité du service rendu Amélioration des systèmes d’information Mise en place de procédures de contrôle interne Conduite d’études diverses (action de coopération et
coordination, …)
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Enjeux et intérêts du siège social Des missions de plus en plus globales et
stratégiques
Mise en œuvre du projet associatif Participation aux réflexions sur les services publics Elaboration des schémas Réalisation de prestations de services (gestion
comptable, budgétaire, gestion du personnel, informatique…)
Réponse aux appels à projets
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Les missions du Siège Social Des missions de plus en plus globales et
stratégiques
Décret n°2006-422 apporte 2 nouveaux éléments :
Des E.S.M.S. ayant des personnes morales distinctes peuvent créer et gérer un service commun
Extension des missions (prestations de services ou études qui concourent à des économies d’échelles, des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens)
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TITRE II
COMMENT OBTENIR L’AUTORISATION ?
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Le cadre règlementaire de l’autorisation L’autorité compétente
Autorise, fixe, répartit les Q.P. de frais de siège Celle qui finance le + l’association (+ de la moitié des
financements) Méthode : additionner pour le dernier exercice
clos, les recettes de la tarification de tous les établissements gérés.
Directeur Agence Régionale de Santé / Préfet de région / Président du C.G.
Durée de l’autorisation = 5 ans
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Le cadre règlementaire de l’autorisation Le contenu de la demande
Un dossier complet doit être présenté à l’autorité compétente
Présentation de l’organisme gestionnaire Statuts, bilan, compte de résultat, bilan financier Conventions règlementées Présentation des établissements et services Règles de délégation et procédures de contrôle interne Présentation du Siège
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Le cadre règlementaire de l’autorisation Le contenu de la demande
Organigramme et fonction du personnel du siège Présentation des services rendus
• Prestations techniques• Prestations d’animation du réseau
Budget prévisionnel Tableau de répartition des charges et produits communs Répartition des Q.P. de frais de siège
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Le cadre règlementaire de l’autorisation Le budget du siège
Etablir le périmètre du Siège
Définir une stratégie : But ? Objectifs ? Organisation ? Etablir la liste des services rendus par le siège aux
services Identifier toutes les charges Recenser tous les moyens nécessaires au
fonctionnement
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Le cadre règlementaire de l’autorisation Montage du budget
Forme identique au budget normalisé des E.S.M.S.
Une fois le périmètre établi : Chiffrer les charges de personnel Identifier les investissements à réaliser Répartir les charges budgétées en 3 groupes fonctionnels Identifier les mesures de reconduction (transfert
établissements) et les mesures nouvelles
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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les modalités de répartition des frais de siège
Méthode de répartition 1 Les charges affectées au budget Siège sont soustraites
des budgets des établissements (mesures nouvelles négatives)
Répartition du montant global des dépenses selon une clef de répartition au compte 655 « frais de siège » de chaque service
Règle : « Au prorata des charges brutes d’exploitation du dernier exercice clos »
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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les modalités de répartition des frais de siège
Dérogation pour certains établissements E.S.A.T. BAPC Base : valeur ajoutée ou total des
charges – compléments de rémunération T.H. F.A.M. Calcul sur la totalité des charges mais imputé
uniquement sur la partie Hébergement E.H.P.A.D. idem Activités non pérennes pertinence de faire supporter
des frais de siège ???
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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les modalités de répartition des frais de siège
Méthode de répartition 2 Procédure simplifiée de fixation des frais de siège Pourcentage fixe des charges d’exploitation des
établissements Pour la durée de l’autorisation Suppression de la demande et négociation annuelle de
fixation des frais
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28 Stand 114
Le cadre règlementaire de l’autorisation Les conditions de financement et de contrôle
Procédure annuelle de fixation des frais Budget et documents obligatoires à transmettre au
31/12 Avant le 31/12, le préfet ou P. C.G. envoi courrier motivé
sur montant et répartition des frais retenus 8 jours pour réponse en observations à défaut
approbation
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Le cadre règlementaire de l’autorisation Les conditions de financement et de contrôle
Règles comptables et financières applicables au Siège Une comptabilité propre au Siège Plan comptable des E.S.M.S applicable Budget / Compte administratif Affectations de résultats :
Libre si taux négocié pour 5 ans Décidé par A.T. si négociation annuelle des frais
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30 Stand 114
Le cadre règlementaire de l’autorisation Durée et conséquences de l’autorisation
Autorisation donnée pour 5 ans
Permet aux budgets des établissements de présenter une quote part des dépenses relatives aux frais de Siège Social
Pas de délai pour l’autorité de tarification pour délivrer son accord
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TITRE III
PROCEDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET OUTILS DE
PILOTAGE
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Une nécessité ? Pourquoi ? Procédures à mettre en place pour obtenir
l’autorisation (règlementation)
Justifier et démontrer que le Siège est source d’efficacité pour l’organisation
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33 Stand 114
x Définition du contrôle interne
Ensemble de dispositifs ayant pour but d’assurer : La protection et sauvegarde du patrimoine La qualité de l’information L’application des instructions de la direction De favoriser l’amélioration des performances
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34 Stand 114
x Les objectifs du contrôle interne
Volonté d’une meilleure efficacité et maîtrise interne
Un bon vecteur d’image Un moyen d’optimisation des règles de
gouvernance Un outil d’évaluation interne
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35 Stand 114
x Les procédures de contrôle interne les
facteurs de réussite du projet
Une démarche organisée Transversalité et mobilisation des acteurs Un effort de communication Définir les règles de gouvernance : la répartition
des pouvoirs
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36 Stand 114
LA FORMALISATION DU CONTROLE INTERNE Réalisation d’un manuel de procédures
Analyse de l’existant et des risques Tenir un planning Contenu du manuel :
Présentation de l’organisation et objectifs du contrôle interne Description des process comptables et système d’information
Organisation comptable Cycles : achats, trésorerie, personnel …. Diffusion de l’information, informatique, classement, archivage
Fiches de poste – Fiches de fonction Amélioration et maintenance de l’outil
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37 Stand 114
LA FORMALISATION DU CONTROLE INTERNE Réalisation d’un manuel de procédures
Description des procédures par cycle Respect du principe de séparation des fonctions
(ordonnateur, comptable, liquidateur)
![Page 38: Siege social asso soc et médico sociale](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061210/548f698bb47959543e8b4587/html5/thumbnails/38.jpg)
38 Stand 114
L’ENJEU DES OUTILS DE PILOTAGE Répondre aux exigences de la loi 2002-2
Transparence et qualité de l’information La convergence tarifaire
Piloter les établissements S’informer Anticiper Prises de décision efficaces
![Page 39: Siege social asso soc et médico sociale](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061210/548f698bb47959543e8b4587/html5/thumbnails/39.jpg)
39 Stand 114
L’ENJEU DES OUTILS DE PILOTAGE Un rôle majeur pour le siège
Fait partie des missions autorisées Permet l’obtention de l’autorisation Le siège dispose de la meilleure place pour créer et
piloter ce dispositif
![Page 40: Siege social asso soc et médico sociale](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061210/548f698bb47959543e8b4587/html5/thumbnails/40.jpg)
40 Stand 114
UNE DEMARCHE ORGANISEE EN AMONT Constituer un comité de pilotage Principes à retenir
Fiabilité à ne pas confondre avec recherche de perfection
Reporting limité aux indicateurs clés de gestion Fixer les indicateurs en fonction des destinataires Sensibiliser et former le personnel chargé de la
réalisation Prévoir une veille et une mise à jour des outils
![Page 41: Siege social asso soc et médico sociale](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061210/548f698bb47959543e8b4587/html5/thumbnails/41.jpg)
41 Stand 114
DIFFUSION DE L’INFORMATION Obtenir les informations nécessaires
Informations uniquement pertinentes Fixer la périodicité de diffusion – délais et
échéances Uniformiser et harmoniser les méthodes de travail
des établissements Définir les intervenants
![Page 42: Siege social asso soc et médico sociale](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061210/548f698bb47959543e8b4587/html5/thumbnails/42.jpg)
42 Stand 114
DIFFUSION DE L’INFORMATION Savoir présenter les résultats
Lecture facile, rapide et pertinente Présentation aéré et claire Vision sur tendance générale (graphiques …) Moyens de présentation divers (réunions, mails,
bureau, en fonction des résultats…)
![Page 43: Siege social asso soc et médico sociale](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022061210/548f698bb47959543e8b4587/html5/thumbnails/43.jpg)
43 Stand 114
LES OUTILS DE GESTION L’existant : les outils règlementaires
Budget Compte administratif Plan pluriannuel d’investissement Bilan financier Indicateurs nationaux
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44 Stand 114
LES OUTILS DE GESTION A créer : outil de contrôle et de pilotage des
écarts
Analyse des écarts entre budget accordé et réalisé Analyse des indicateurs clés : activité, résultat,
trésorerie Indicateurs associatifs