siecle extractions personnalisées - publipostage...

__________________________________

SIECLELes Extractions personnalisées

___________________________________

Les éditions d’étiquettes dans Word 2007Le Publipostage

Mise à jour : Février 2013

SOMMAIRE

► EXTRAIRE UN FICHIER POUR ÉDITER DES ÉTIQUETTES SOUS WORD................................3

1. Choix des critères de sélection - Qui ? :....................................................................................................3

2. Choix des rubriques à afficher - Quoi ? :..................................................................................................4

3. Choix du tri-compteur - Comment ? :........................................................................................................4

4. Enregistrer l'extraction personnalisée........................................................................................................5

5. Exporter l’extraction vers Excel................................................................................................................5

6. À quel endroit enregistrer le fichier ?........................................................................................................5

► PUBLIPOSTAGE DES ÉTIQUETTES DANS WORD...........................................................................6

1. Type de document......................................................................................................................................6

2. Sélection des destinataires.........................................................................................................................7

3. Disposition des étiquettes...........................................................................................................................9

4. Mise à jour de toutes les étiquettes..........................................................................................................10

5. Aperçu des étiquettes...............................................................................................................................11

6. Fin de la fusion.........................................................................................................................................12

► EXTRAIRE UN FICHIER POUR ÉDITER DES ÉTIQUETTES SOUS WORD

Au préalable, créer dans le dossier "Mes documents", un répertoire nommé "Extraction personnalisée".

1. CHOIX DES CRITÈRES DE SÉLECTION - QUI ? :

Exemple pour des étiquettes Affectation :

On recherche les élèves scolarisés ET

Uniquement les élèves de 3ème

La séléction du MEF "commence par" : "3" permet d'extraire tous les élèves du niveau 3ème (3G, 3EME EUROPEENNE, 3EME MUSIQUE, 3EME SEGPA …).

On peut également lancer cette extraction pour une seule division :

BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 3 / 12

2. CHOIX DES RUBRIQUES À AFFICHER - QUOI ? :

Thème Identification de l'élève : Nom, Prénom1, INE, Date naissance, Sexe

Thème Bourses Type de Bourses Nat, Type de Bourse Clg

Thème Scolarité actuelle : MEF, Division, Option1, Option2, Option3

Thème Resp Légal 1 Nom resp. légal1, Prénom resp. légal1, Tél maison resp. légal1, Ligne Adresse 1 à 4,

Code postal, Commune

3. CHOIX DU TRI-COMPTEUR - COMMENT ? :

Les élèves seront d’abord triés par division puis par ordre alphabétique sur leur nom et prénom.

Cliquer sur , la liste s’affiche à l'écran.


4. ENREGISTRER L'EXTRACTION PERSONNALISÉE

5. EXPORTER L’EXTRACTION VERS EXCEL

Après avoir enregistré l'extraction, cliquer sur le bouton

La fenêtre de téléchargement de fichier s’ouvre :

6. À QUEL ENDROIT ENREGISTRER LE FICHIER ?

Dans le dossier préalablement créé, c'est-à-dire : "Extraction personnalisée" dans "Mes documents".

Sortir de SIECLE - Entrer dans Word


Cliquer sur Enregistrer

Sélectionner Enregistrer le fichier

Le nom peut être gardé à l'identique ou modifié par exemple en "Etiquettes_affectation"

Puis cliquer sur OK

► PUBLIPOSTAGE DES ÉTIQUETTES DANS WORD

Les écrans ci-dessous peuvent être sensiblement différents suivant la version du logiciel Word utilisée.

Cliquer sur le bouton Office / Nouveau / Document vierge Sélectionner le menu Publipostage Cliquer sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage Puis cliquer sur Étiquettes

1. TYPE DE DOCUMENT

La fenêtre suivante s’affiche :


2-Sélectionner le format des étiquettes à utiliser

1-Sélectionner Étiquettes

3-Cliquer sur OK

À titre d’exemple, pour SIECLE les formats L7162, L7159, L7163 ont été préconisés.

2. SÉLECTION DES DESTINATAIRES

Sélectionner le fichier "exportCSVExtraction.csv" (ou "Etiquettes_affectation.csv" s'il a été renommé) placé dans le répertoire "Mes Documents\Extraction personnalisée").


4-Cliquer sur le fichier Etiquettes_affectation.csv

3-Sélectionner "tous fichiers (*.*)"

5-Cliquer sur Ouvrir

1-Cliquer sur Sélection des destinataires

2-Choisissez Utiliser la liste existante

La fenêtre suivante peut apparaître :


10-À utiliser éventuellement

7-Cliquez sur "OK"

8-Cliquer sur Modifier la liste de destinataires

11-Cliquer sur OK

6-Choisir codage "Windows"

9-Sélectionner les destinataires :- Décocher la case permet de désélectionner

tous les destinataires, et permet d'en sélectionner seulement quelques-uns

- Cocher la case permet de sélectionner tous les destinataires et éventuellement d'en désélectionner seulement quelques-uns

3. DISPOSITION DES ÉTIQUETTES

La fenêtre suivante s’affiche :

Pour voir le résultat, cliquer sur Aperçu des résultats :


3-Sélectionner un champ et refaire l’opération pour chacun des champs à insérerPenser à sélectionner les champs dans l'ordre des rubriques devant apparaître sur l'étiquette

1-Vérifier que le curseur est bien positionné au début du document

2-Cliquer sur Insérer un champ de fusion

Exemple de mise en forme :

Pour plus de clarté, mettre 2 ou 3 espaces entre le champ "Nom" et le champ "Prénom 1". Insérer un retour à la ligne après le champ "Prénom_1", après le champ "INE" en appuyant sur la

touche Entrée. Pour modifier le choix de la taille et du style de la police, sélectionner le champ et faire un clic droit :

La fenêtre suivante s’affiche, cliquer sur Police Sélectionner la police, le style et la taille souhaités

4. MISE À JOUR DE TOUTES LES ÉTIQUETTES


5-Après avoir fait la mise en forme de la 1ère étiquette, cliquer sur le bouton "Mette à jour toutes les étiquettes".

La première étiquette a été recopiée sur toute une page d'étiquette. "Enregistrement suivant" est indiqué sur chaque étiquette SAUF sur la première.

4-Faire la mise en forme de l’étiquette obtenue

Cliquer sur OK

5. APERÇU DES ÉTIQUETTES

Aperçu pour l'exemple "Étiquettes affectation" :


6-Cliquer sur Aperçu des résultats

Si l’aperçu n'est pas satisfaisant :- Re-cliquez sur "Aperçu des résultats"- Revoir la mise en forme de la Première

étiquette- Puis, cliquer sur le bouton "Mettre à

jour les étiquettes"

6. FIN DE LA FUSION

Sinon, il est possible, soit de : modifier le document que Word a nommé "Etiquettes 1". fermer tous les documents sans sauvegarder et recommencer un nouveau publipostage suivant la même

procédure.

Pour faire un publipostage avec une lettre-type, il faut :

1. Composer une lettre type en incluant les champs (nom de l’élève, adresse, responsable, ...) au bon endroit.

2. Fusionner avec un fichier issu de SIECLE.3. Puis imprimer les courriers "type". Par exemple à tous les parents d’une division, d’un Mef ou de

tout l’établissement.


1-Si l’aperçu est satisfaisant, cliquer sur Terminer & fusionner

3-Cliquer sur OK

2-Cliquer ensuite sur le bouton Modifier des documents individuels

4-Les étiquettes sont prêtes à être impriméesCliquer sur Terminer & fusionner

5-Cliquer ensuite sur le boutonImprimer les documents

6-Cliquer sur OK pour terminer