Revisionssichere Prozesse auf Basis von SharePoint

Florian LaumerTechnical Sales Managerd.velop AG / ecspand

florian.laumer@ecspand.de www.ecspand.de

Enterprise Content Services für Microsoft Technologien

Sind wir denn „Compliant und

revisionssicher“ ?!?!

Basel II

Sarbanes-Oxley Act

e-Discovery

8. EU-Richtlinie

GDPDU

AO

HGB

FSG, Federal Sentencing Guidelines

GOBS

EURO SOX

HIPAA

EHUG

Alle Gesetze und Regeln der Papierwelt gelten auch in der elektronischen Welt.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Compliance“?

Übereinstimmung mit und Erfüllung von gesetzlichen und regulativen Vorgaben.

ECM Hersteller können und dürfen keine Rechtsberatung im Einzelfall durchführenSchon allein deshalb nicht, weil derartige Aufgaben per Gesetz den Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern vorbehalten sind (Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) beachten ab Mitte 2008).

Zu vielen rechtlichen Fragen gibt es auch im Juristenkreisen unterschiedliche Auffassungen. Nicht zuletzt unterliegen die Gesetze, ihre Auslegung und die Rechtsprechung einem stetigen Wandel, gerade auch als Reaktion auf den rasanten technischen Fortschritt.

Zur Absicherung konkreter Entscheidungen sind in einzelnen Projekten auf jeden Fall die Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer des jeweiligen Anwenders hinzuzuziehen.

ECM- Produkte erfüllen diese steuer- und handelsrechtlichen Bestimmungen von der technischen Seite her; für den gesetzeskonformen organisatorischen Betrieb ist der Anwender verantwortlich.

Revisionssicherheit nach HGB, GoBS:

Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens

http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

SharePoint und Revisionssicherheit

MOSS 2007 Receives U.S. Department of Defense 5015.2 Certificationhttp://www.microsoft.com/presspass/press/2007/may07/05-29SharePointDoDPR.mspx

Der SharePoint Server ermöglicht revisionssicheres Content Management.

Revisionssicherheit ist nicht nur eine Technologiefrage, sondern betrifft den gesamten Prozess.

Enterprise Content Services für SharePoint

Formatkonvertierung in normierte Formate (z.B. PDF/A )

Gesamtübersicht durch Mehrfachansichten und prozessbezogene Visualisierung

Annotationen für Dokumente inkl. Rechtevergabe

Voransichten (Thumbnails)

ecspandImage Service (Viewing) und Rendition

ecspand Service Imaging

ecspand Service Imaging

ecspand Service Rendition

SnapShot Rendition!!!

Architektur ecspand Service Rendition

SQL Server / Fileserver

Web Service / SOAP

Rendition Service Module

Server / Workstation(Load Balancing)

Sharepoint

Sharepoint Server

Rendition Service Webservice

Rendition Service Module

Custom API

Server / Workstation

Interaktive Archivierung von SharePoint-Objekten

Regelbasierte Archivierung von SharePoint-Objekten

Universelle Archivierungsmöglichkeiten: Kopieren, Link

Direkt auf eine revisionssichere Plattform

Unterstützung unterschiedlichster zertifizierter Compliance-Plattformen (NetApp, IBM, Centera, d.cas)

d.cas

ecspand Service Compliance

KPMG Zertifikat ecspand Storage Manager

http://www.kpmg.de/bescheinigung/dvelopAG/storage_manager_cas.html

http://www.kpmg.de/bescheinigung/dvelopAG/storage_manager.html

ecspand Service Compliance

ecspand Service Compliance

ecspand Crawler

Architektur ECSpand Service Compliance

Die revisionssichere Archivierung mit ecspand erfolgt OHNE zusätzlichen Dokumentenserver oder klassischen Archivserver!

Der SharePoint Server bleibt mit ecspand das führende und verwaltende System! Einem ganzheitlichen Informationsmanagemenet (EIM) steht somit nichts mehr im Wege!

ecspand bietet eine gesamte Prozessbetrachtung.

Die Herausforderung Revisionssicherheit mit SharePoint wird durch ecspand vollumfänglich gelöst.

Ois klar und Compliant?