Recordsmanagement & governance

in Microsoft SharePoint

Eric Burger IDMdenhaag conferentie 10-04-2015 eric burger document management

Wie is Eric Burger?

Informatie-governance en recordsmanagement specialist

25 jaar actief in vakgebied

Van Nationaal Archief, via gespecialiseerde consultancies naar zelfstandig gevestigd adviseur

Sinds tien jaar ‘eric burger document management’. Sinds zeven jaar gevestigd te Aalten (Gld.)

Onafhankelijk, deskundig, snel, gestructureerd, betrokken

Activiteiten:

• Projectmanagement, procesondersteuning, advies en training op het terrein van digitaal werken en digitale archivering

• Gespecialiseerd in vraagstukken van functionele inrichting van document management- & recordsmanagement systemen, in het bijzonder van SharePoint

Eric blogt over SharePoint, recordsmanagement en governance op http://www.ericburger.nl/site/blog/

eric burger document management

Flexibiliteit & keuze

De informatie-consument van vandaag verwacht

dezelfde keuzevrijheid op het werk als thuis

Techniek verandert, principes blijven

InformatiemanagementRecordsmanagement VeiligheidCompliance vs.FlexibiliteitSnelheidGemak

Wacht even! Dit gaat over… ons

Meer verandering:

Introductie van Enterprise Content ManagementVerlaten van aparte document management

systemenOntbrekende of tekort schieten RM

functionaliteit Beperkte betrokkenheid RM en IM kennis in

projecten‘Laten we recordsmanagement voor de 2e fase

bewaren’- projecten

Druk van bovenaf:Sneller veranderen!Naar de cloud!Out-of-the-boxAct now think later

Solves all document related problems!

Cloud based!Pay per use!

Fast implementation!No extras needed – no fuss!

Recordsmanagers’ hemel?

Aan de + kant:• RM kern functionaliteiten: “you can do

recordsmanagement in SharePoint” • e-discovery en compliance functionaliteit,

inmiddels ook voor e-mail in Exchange• Verschillende RM scenario’s mogelijk: (in-place

records, metadata-gebaseerd, contenttype-gebaseerd)

Recordsmanagers’ hemel? Of niet?

Aan de - kant: Heeft ontwerp en configuratie nodig

Heeft meestal (extra) workflow mgt nodig Heeft RM governance nodig

Heeft (mogelijk) custom rapportage nodig Maar vooral: heeft RM/DM/IM experise nodig

vanaf de start!

Dit is waar de recordsmanager binnen komt!

Betrokken vanaf de tekentafel In het governance-team vanaf dag 1Omdat metadata er wel toe doetOmdat records geen 2e fase

probleem zijn, maar aanwezig zijn vanaf de start

Compliance &

security

Office 365 met SharePoint Online beschikt over:• Data loss prevention• Information rights

management• Records center• Retention phases• Audit trail• E-discovery• Encryption

Te besturen via het:• Compliance Center: taak

voor de recordsmanager!

Om de discussie te stimuleren:

1. LIEVER SHAREPOINT dat breed wordt gebruikt dan een NEN 2082 gecertificeerd DMS voor de DIV

2. SHAREPOINT Implementaties zonder betrokkenheid van de recordsmanager zijn GEDOEMD

3. GOVERNANCE begint vanaf de tekentafel fase, niet vanaf productie fase

ericburger.nl