SGI Archivo Documental

Automatiza la clasificación y el archivo en formato digital de los documentos de SAP quegeneran mayor volumen de papel, agilizando los procesos administrativos de compras yventas aportando funciones de vinculación, búsqueda, reconocimiento óptico y fotomontaje.

OBJETIVO

Software Certificado por la Agencia tributaria para digitalización

Substitución de archivos físicos en papel por archivos digitalizados

Vincular dichos archivos digitales a los documentos de marketing de SAP optimizando el flujo de procesos

Agilizar los procesos de contabilización de facturas de compra

Dar mejor servicio al cliente

Disminuir los tiempos de aceptación de facturas y cobro al asociar los albaranes de entrega firmados en un fotomontaje en la factura.

Poder acceder a la consulta de documentos desde cualquier lugar

Integrar imágenes con el módulo SGI Impresión Avanzada

Integración de soluciones contrastadas del mercado

• Gestión completa

• Conocimiento procesos

• Flexibilidad consultas

• Personalizable

• Archivo documental

• Reconocimiento óptico

• Consulta web documentos

• Configurable

Sectores

Empresas que gestionan gran cantidad de documentos en papel

Empresas que necesitan archivar partes de trabajo, albaranes firmados

Materiales de construcción

Instaladoras

Ferretería

Alimentación y congelados

Autoventa

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ServidorIMG

Dimensión DISCO

ServidorImpresion

Servidor SAP

PC con Cliente IMGEscaner

Impresora Térmica

PC de ConsultaSAPP+ IE

PC ImpresiónCompras

PC de ConsultaSAP+ IE

Ventajas de utilización

Marketing

• Permite fotomontaje

Mejora de procesos

• Acceso inmediato a imágenes de documentos

• Acorta el proceso de facturación

• Acorta el proceso de aprobación de facturas de proveedor

Gestión de papeleo y archivo

• Optimización del uso del papel

• Archivado papel por fecha de escaneo

• Los originales no se deterioran

• En proceso de certificación por la Agencia Tributaria. Sustituye los archivos en papel

Consulta de imágenes desde otras aplicaciones

• Clientes consultan facturas o albaranes desde extranet

Proceso de Ventas

Generación albaranes• Albarán impreso con código de barras de identificación

• Imagen del albarán impreso en IMG

Incorporación de albaranes firmados por cliente• Imagen de albarán firmado sustituye a imagen albarán impreso

• Imagen de albarán firmado sin asociar a ninguna factura

• Registro de albarán en SAP marcado como escaneado

Impresión de facturas• Imágenes de factura en IMG

• Facturas foto-montadas impresas

Consulta de albaranes• Imágenes de albaranes disponibles desde SAP

Proceso de Compras

Mecanización de albaranes• Albaranes de compras mecanizados en SAP con referencia al código de barras del

documento

• Albarán en papel con pegatina pegada con su código de barras

Escaneo de albaranes• IMG detecta el código de barras y archiva el documento clasificándolo

• Desde SAP el documento ya se puede consultar

Mecanización de facturas de proveedor• Factura mecanizada en SAP con referencia a código de barras

• Factura en papel con pegatina pegada con código de barras listo para escanear

• Digitalización certificada aprobado por la Agencia Tributaria. Permite eliminar las facturas de proveedor en papel.

Escaneo de facturas de proveedor• IMG detecta el código de barras y archiva el documento clasificándolo

• Desde SAP el documento ya se puede consultar

Documentos digitales desde los documentos de marketing

Impresión de etiquetas desde el albarán de compra

• Impresión de etiquetas de códigos de barras que se pegan sobre las facturas de compras para ser escaneadas.

• El fichero es automáticamente vinculado al documento de SAP

Visualización de documentos en entorno Web

• La recuperación de documentos se hace de forma sencilla desde cualquier lugar, sin necesidad de visitar el archivo físico, gracias su interface Web.

• IMG supone un importante ahorro de tiempo en todo el proceso de manejo de información de clientes y proveedores

Visualización de documentos en entorno Web

Fotomontaje de albaranes firmados con la factura

• Acelera el proceso de aceptación de facturas y pago, ofreciendo al cliente un visión inequívoca de los albaranes aceptados.

• Una vez escaneados, los documentos en papel son reciclados