session 6 xavier fort and fernando mateos sport facilities maintenance planning

LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO EN UN EQUIPAMIENTO DEPORTIVO EUROFITNESS

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO EUROFITNESS

15 de octubre de 2011Xavi Fort

Fernando Mateos


INTRODUCCIÓN

Este documento tiene por objeto reflejar, de manera general, las principales líneas de actuaciónque viene desarrollando desde hace unos años el Departamento de Mantenimiento del grupoEurofitness ( a partir de ahora DM) en materia de “Gestión del mantenimiento y conservación de los edificios y equipamientos” que actualmente dirige como grupo, gestionando en la actualidad11 centros deportivos, con un impacto anual de más de 4 millones de usos.


Podemos decir, que los principales bloques entorno a los cuales se desarrolla y gira la totalidad de la actividad de “conservación y mantenimiento” que diariamente se aplica en nuestros centros, son los siguientes cuatro conceptos:

1. EL MANUAL DE MANTENIMIENTO2. EL PLAN DE MANTENIMIENTO3. LA GESTIÓN DOCUMENTAL4. DOCUMENTOS Y PLANTILLAS

1. MANUAL DE MANTENIMIENTO

MANUAL DE MANTENIMIENTO

¿PARA QUE SIRVE EL “MANUAL DE MANTENIMIENTO”?

� MANTENER EN PERFECTAS CONDICIONES LAS INSTALACIONES DEPORTIVAS

� PROTEGER LA INVERSIÓN REALIZADA

� PROLONGAR SU VIDA ÚTIL

� GARANTIZAR LA SEGURIDAD Y CONFORTABILIDAD DE DEPORTISTAS Y USUARIOS

� RECOGER LAS OPERACIONES DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO COTIDIANAS


¿CUAL ES EL “RETO” DEL DM?

� VELAR POR UNA BUENA CONSERVACIÓN DEL CENTRO

� APLICAR UN CORRECTO MANTENIMIENTO A LA INSTALACIÓN DEPORTIVA Y MATERIAL ADSCRITO A ELLA.

� GARANTIZAR DURANTE EL PERIODO DE VIDA ÚTIL LA POSIBILIDAD DE PRESTACIÓN DE SERVICIO PARA EL QUE FUERON CONSTRUIDAS


¿QUÉ CONTIENE EL MANUAL?

� NORMAS TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN COMUNES A TODAS LAS INSTALACIONES GESTIONADAS POR EL GRUPO EUROFITNESS.

¿PARA QUE SIRVE?

� DE BASE PARA ELABORAR EL PLAN DE MANTENIMIENTO ESPECÍFICO DEL EDIFICIO.

� DE REFERENCIA PARA LLEVAR A CABO LOS TRABAJOS DE MANTENIMIENTO, CON MEDIOS PROPIOS Y AJENOS.

� CUMPLIR CON LA NORMATIVA VIGENTE.� GARANTIZAR LA SEGURIDAD DE

EMPLEADOS Y USUARIOS� INCREMENTAR LA VIDA ÚTIL DEL CENTRO

MANUAL DE MANTENIMIENTOIMPORTANTE:

� EL MANUAL NO COMPRENDE TODAS LAS PARTES DE LA INSTALACIÓN. � SÍ LAS MÁS COMPLEJAS, QUE AFECTAN A LA SEGURIDAD O SON

CARACTERISTICAS DE UNA INSTALACIÓN DEPORTIVA.

¿CUÁLES SON LAS MÁS IMPORTANTES?

Cabe destacar tres tipos de elementos e instalaciones por encima del conjunto, las piscinas, la maquinaria de fitness y las instalaciones con riesgo de legionela,como elementos de la instalación deportiva que genera los mayores problemas de mantenimiento, por su incidencia tan directa sobre la salud del usuario y las fuertes exigencias en cuanto a calidad.


¿QUIÉN REALIZA LAS OPERACIONES DE MANTENIMIENTO?

OPERACIONES BÁSICAS OPERACIONES COMPLEJAS

PERSONAL PROPIO DEL CENTRO EMPRESAS AUTORIZADAS Y ESPECIALIZADAS

2. PLAN DE MANTENIMIENTO

PLAN DE MANTENIMIENTO

� Para llevar a cabo un buen mantenimiento en los centros que gestionamos, se realizar una planificación, y posteriormente se plasma en un documento que tiene en cuenta las características específicas de cada material o equipo , así como las propias específicas de la instalación deportiva donde están ubicados (edificio, climatología, modelo de gestión, etc.). Este documento que analiza y planifica el mantenimiento es el “Plan de Mantenimiento”.

PLAN DE MANTENIMIENTO ( Fases)

� ¿CUALES SON LAS FASES DE UN PLAN DE MANTENIMIENTO?

1. ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DEL PLAN2. IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO

� Como consecuencia de esta ultima, el DM de forma regular y a través de sus técnicos especialistas, realiza visitas a los centros para chequear y comprobar el nivel de cumplimiento del conjunto de operaciones enmarcadas en dicha planificación. También de forma “no presencial” y complementaria a la acción anterior, desde los servicios centrales se puede ver “on line” el estado de todos los documentos y registros utilizados en el día a día del mantenimiento, tanto del personal propio como ajeno,sin necesidad de desplazamiento físico a la instalación.

PLAN DE MANTENIMIENTO ( Fases)

¡¡¡¡ IMPORTANTÍSIMO !!!!

Es evidente que en las dos fases se debe imprimir el mismo esfuerzo, ya que la una sin la otra no hará que llevemos a buen puerto nuestras aspiraciones. Un buen documento de planificación de mantenimiento de una instalación sin su implantación correcta se queda en papel mojado, haciendo que algo que necesita que sea contundentemente práctico se quede simplemente en lo utópico. Y es necesario enfatizar que tanto en una fase como en la otra, contar con la colaboración y opinión de todos los agentes involucrados (operarios, encargados, directores, técnicos, etc.) es fundamental para tener una visión global de los problemas a solucionar

PLAN DE MANTENIMIENTO ( 1ª fase de elaboración)

¿QUÉ DEBEMOS TENER EN CUENTA EN LA FASE DE ELABORACIÓN?

1. IDENTIFICAR ELEMENTOS2. CONOCER SUS CARACTERISTICAS INTRÍNSECAS3. CONOCER SU ENTORNO ( EL CLIMA, LA GESTIÓN, EL EDIFICIO,..)

¿UNA VEZ RECOPILADA ESTA INFORMACIÓN?

1. ESTABLECEREMOS LAS OPERACIONES DE CADA MATERIAL O EQUIPO2. ASIGNAREMOS LA METODOLOGIA, FRECUENCIA Y RECURSOS MATERIALES Y

HUMANOS3. TODA ESTA INFORMACIÓN QUEDARÁ SINTETIZADA EN UNA FICHA DE

MANTENIMIENTO DE FACIL COMPRESIÓN


� Las operaciones que contiene el Plan de Mantenimiento en cada uno de nuestros centros deportivos, las dividimos según su tipología en tres conceptos de mantenimiento. Son las siguientes:

1. MANTENIMIENTO CONDUCTIVO2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO3. MANTENIMIENTO CORRECTIVO


El mantenimiento conductivo. También llamado “Rondas de Mantenimiento diarias”, tienen por objetivo:

1.-Protocolarizar el encendido y apagado de aquellos equipos que se activan manualmente ( al inicio y al final de la jornada)2.- Validar los valores de los equipos ( temperatura de calderas, acumuladores de agua caliente sanitaria, etc) que nos indican que los sistemas funcionan correctamente.3.-Obligar a los operarios de la instalación a pasar por todas las dependencias principales ( salas técnicas, espacios deportivos, vestuarios, servicios públicos, etc) para detectar averías o problemas, y sobretodo para avanzarnos a éstos (ej: fluorescente parpadeando, ruidos extraños, goteras o fugas de agua que el día anterior no existían, etc)


El mantenimiento preventivo.� prevenir un deterioro o una merma en las características del

material, equipo o instalación.� mantenimiento técnico-legal (que es aquel que obligatoriamente

hay que realizar por la prescripción de normativas de obligado cumplimiento)

� la limpieza (fase muy importante, ya que interviene y afecta a aspectos tan relevantes como la salubridad, la conservación de materiales, y la propia estética de la instalación, que es uno de los aspectos que más valoran los usuarios).

PLANIFICACIÓN ANUAL DE CONSERVACIÓN

• ESTE DOCUMENTO REFLEJA TODAS LAS OPERACIONES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y DE CONSERVACIÓN DE CADA CENTRO DE TRABAJO ( CONTENIDO Y CONTINENTE).


El mantenimiento correctivo. Son aquellas operaciones de mantenimiento consistentes en la reparación o reposición de un daño o merma de alguna de las características de un material, equipo o instalación, que ya se ha producido.

PLAN DE MANTENIMIENTO ( 2ª fase de implantación y seguimiento)

Con el fin de obtener el mayor existo en la implantación, el DM de Eurofitnesstiene muy en cuenta los siguientes aspectos:

� Una distribución del Plan de Mantenimiento� El nombramiento de responsables� Formación del personal

Elaboración de fichas de seguimiento de las operaciones periódicas (preventivo) y de las operaciones de mantenimiento correctivo más usuales, que hagan más operativo el control, que ayude a gestionarlo. Si se facilita la labor del control, reduciendo el tiempo que se invierte, se garantizará que éste se realice adecuadamente.

PLAN DE MANTENIMIENTO

CONCLUSÍÓN

� El Grupo Eurofitness tiene claro, que si se logra hacer cumplir estas pautas, podremos tener un alto porcentaje de éxito en la conservación de nuestras instalaciones deportivas, para que se garantice que las prestaciones que se ofrecen el primer día de apertura sigan vigentes en el futuro.

PLAN DE MANTENIMIENTO ( Contenido)

El contenido principal del plan de mantenimiento queda acotado dentro de los siguientes subsistemas:

1. Pavimentos2. Equipamiento deportivo3. Instalaciones técnicas4. Limpieza, desinfección y control microbiológico5. Vestuarios6. piscinas


1. Pavimentos� De tierra� Césped natural� Artificial� Hormigón y resinas� Material plásticos y linóleos� Madera� Pétreos� cerámicos


2. Equipamiento deportivo� Genérico� Deportes de sala� Equipamientos exteriores� Piscinas


3. Instalaciones Técnicas� Instalaciones eléctricas� Fontanería� Saneamiento� Ventilación� Instalaciones térmicas y energías renovables� Protección contra incendios� Aparatos elevadores� Grupos electrógenos


4. Limpieza, desinfección y control microgiológico� Superficies� Ambiente� Estudio de aguas ( piscinas)� Prevención y control de la legionelosis


5. Vestuarios� Instalaciones� Mobiliario y accesorios� superficies


El contenido principal del plan de mantenimiento es el siguiente:

6. Piscinas� Operaciones de mantenimiento� Sistema de recirculación y tratamiento de aguas� Parámetros de referencia para aguas de piscina

PLAN DE MANTENIMIENTO ( EJEMPLO)

Una vez repasada la totalidad de subsistemas, y a titulo de ejemplo para poder hacernos una idea del nivel de planificación en cuanto a operaciones programadas se refiere de cada uno de los elementos anteriormente citados, pasamos a describir y especificar las relacionadas con el apartado, 2 Equipamiento Deportivo., por su alto nivel de exposición al uso y por su consiguiente desgaste prematuro.

OPERACIONES PREVENTIVAS APLICADAS AL EQUIPAMIENTO DEPORTIVO

Como norma general y pudiéndose extrapolar perfectamente a otros subsistemas debido a la amplísima gama de productos y equipos en el mercado, el criterio del DM a la hora de planificar y confeccionar el conjunto de operaciones aplicables al volumen de material deportivo, hace distinción en tres grandes grupos:

� Equipamiento de sala� Equipamientos exteriores� Equipamiento de Piscinas



Dentro de este grupo se engloba el equipamiento que se utiliza en el interior de pabellones salas deportivas que tienen la característica común de estar protegidos contra los agentes atmosféricos y los actos vandálicos o, al menos, en mayor medida que los que se encuentran en el exterior.Entre ellos se pueden enumerar los más comunes:

–– Porterías–– Canastas–– Redes, cortinas de separación–– Espalderas–– Colchonetas–– Aparatos de Gimnasia–– Marcadores–– Máquinas de Fitness




AnualLubricado de partes móviles

Cada cinco años o cuando exista un deterioro de la capa protectora superior al 10%

Pintura de elementos metálicos

SemestralCosido y tensado de redes de protección

Cada diez años o cuando exista un deterioro de la capa protectora superior al 10%

Lijado y barnizado de elementos de madera

DiarioComprobación de estabilidad

FrecuenciaOperaciones

Planificación de operaciones de mantenimiento preventivo:Equipamiento de Sala

3. LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.Gestión administrativa de les operaciones de mantenimiento 2.Informatización del mantenimiento3.Carpetas informáticas de información4.Gestión del inventario5.Gestión de los protocolos de calidad relacionados con el departamento 6.Gestión de revisiones obligatorias por normativa legal7. Servicio de mantenimiento de máquinas de fitness8. Gestión de contractos y otros documentos 9. Gestión Energética10. Contrato con proveedores, administración, etcétera11.Seguimiento de los Planes de Mantenimiento Preventivos (personal propio y subcontratado) 12.Establecimiento y seguimiento de indicadores del proceso de mantenimiento 13.Comunicación y entrega de normativas legales aplicables 14.Auditorías técnicas de gestión 15.Asesoramiento en fase de anteproyectos de nuevas instalaciones 16.Confección de planes anuales de mejora y conservación 17. Licencias medio ambientales

LA GESTIÓN DOCUMENTAL


1. El DM gestiona actualmente toda la parte “administrativa” de las operaciones de mantenimiento como pueden ser: compras, reparaciones, inversiones, etc

– Introducción de presupuestos, contratos y facturas

– Seguimiento de aprobaciones

– Tramitación de las operaciones y supervisión de la finalización de las mismas

– Reclamación a los proveedores de toda la documentación resultante de las operaciones ejecutadas (fichas técnicas, esquemas de principio, manuales, planosas built, actas, etc.)


OBJETIVOS A CORTO PLAZO:

1. Minimizar al máximo el número de reparaciones urgentes (sin presupuesto previo)

2. Mejorar el seguimiento de los históricos de equipos y maquinaría de de mantenimiento y fitness.

3. Vincular las incidencias detectadas en las Auditorías de gestión, en las revisiones ordinarias y en las revisiones legales (ECA / ICICT).


2. INFORMATIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO:

ANTES: Todos los operarios trabajaban con papel

AHORA: Desde 2008, todos los operarios trabajan con PC.

¿QUE SE HA CONSEGUIDO?

• Garantizar la labor de supervisión de las operaciones a realizar por parte del DM

• Mejorar la circulación de información

4. DOCUMENTOS Y PLANTILLAS

CONTROL DEL GASTO

• EL DM PROCESA MENSUALMENTE TODAS LAS FACTURAS DE SERVICIOS O COMPRA DE MATERIAL DE MANTENIMIENTO, GENERANDO AUTOMATICAMENTE INFORMES DE EVOLUCIÓN DEL GASTO.

LIBRO TRIMESTRAL PREVENTIVO (GENÉRICO DE EQUIPOS)

• LOS OPERARIOS DE MANTENIMIENTO DE LOS CENTROS EJECUTAN LAS TAREAS DE CONSERVACIÓN DE LOS DIFERENTES EQUIPOS Y SISTEMAS, EN BASE A LAS GAMAS DE OPERACIONES DISEÑADAS POR EL DM.

PARAMETROS DE CONFORT

• LOS OPERARIOS DE CENTRO, REGISTRAN DIARIAMENTE TODOS LOS PARAMETROS DE CONFORT DE LOS DIFERENTES ESPACIOS ( HUMEDAD Y TEMPERATURA), CON EL OBJETO DE PODER DETECTAR CUALQUIER INCIDENCIA ANTES DE QUE SE PRODUZCA LA “QUEJA DEL USUARIO”

PLAN PREVENTIVO DE INSTALACIONES DE RIESGO DE LEGIONELOSIS

• LOS OPERARIOS DE MANTENIMIENTO DE LOS CENTROS EJECUTAN LAS TAREAS DE CONSERVACIÓN DE LOS DIFERENTES EQUIPOS Y SISTEMAS CON RIESGO DE PROLIFERACIÓN DE LEGIONELOSIS, COMO SON LOS SISTEMAS DE AGUA CALIENTE SANITARIA Y BAÑERAS DE HIDROMASAJES

HISTORICO DE EQUIPOS

TODOS LOS EQUIPOS DE LOS DIFERENTES SUBSISTEMAS, DISPONEN DE UNA FICHA INDIVIDUAL DONDE APARECEN EL CONJUNTO DE AVERIAS QUE HA SUFRIDO EL ELEMENTO A LO LARGO DE SU VIDA ÚTIL Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS CORRESPONDIENTES OPERACIONES CORRECTIVAS

CONTROL DE SUMINISTROS

• MENSUALMENTE EL DM CRUZA Y CONTRASTA LAS LECTURAS EFECTUADAS EN LAS RONDAS CONDUCTIVAS DIARIAS REALIZADAS POR NUESTROS OPERARIOS, CON LOS DATOS QUE APARECEN EN LAS FACTURAS DE LA COMPAÑÍA SUMINISTRADORA.

CONTROL DE SUMINISTROS

CONTROL DEL GASTO

• EL DM FILTRA DE MANERA CONTINUA TODAS LAS INTERVENCIONES, Y EN DEFINITIVA, TODAS LOS GASTOS DERIVADOS DE OPERACIONES DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO

INFORMES DE ASISTENCIA EN MÁQUINAS DE FITNESS

• EL DM, REALIZA PERIODICAMENTE VISITAS PROGRAMADAS A LOS CENTROS, CON EL OBJETO DE ASESORAR Y FORMAR A LOS OPERARIOS DE LOS CENTROS. TAMBIÉN SUPERVISAR EL ESTADO DE FUNCIONABILIDAD Y CONSERVACIÓN DE TODA LA MAQUINARIA, ENTREGANDO A POSTERIORI AL CENTRO EL CORRESPONDIENTE INFORME.

CONTROL DE ASISTENCIA DE PROVEEDORES EXTERNOS

• El RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO O EN SU DEFECTO LA PROPIA DIRECCIÓN DEL CENTRO, QUEDA CONSTANCIA DE CADA UNA DE LA VISITAS PROGRAMADAS DE LAS EMPRESAS CONTRATADAS POR EUROFITNESS

DESPIECE DE MAQUINARIA

• UN 70% DE LOS EQUIPOS, DISPONEN DE INFORMACIÓN DETALLADA DE TODOS SUS COMPONENTES.

PLAN DE AUTOCONTROL PISCINAS

• EL PLAN DE AUTOCONTROL ES EL DOCUMENTO QUE RECOGE TODAS LAS OPERACIONES DE MANTENIMIENTO QUE SE REALIZAN EN LAS PISCINAS

INFORMES MICROBIOLÓGICOS

• PERIODICAMENTE Y CONFORME A LA NORMATIVA VIGENTE, SE REALIZAN CONTROLES POR UN LABORATORIO, CON EL OBJETO DE GARANTIZAR EL ESTADO HIGIENICO SANITARIO DE TODOS NUESTROS CENTROS.

REGISTRO DIARIO PARAMETROS PISCINA

• ESTE DOCUMENTO CONTIENE TODA LA INFORMACIÓN DIARIA RECOPILADA POR NUESTROS OPERARIOS, EN LAS RONDAS DE CONTROL Y SUPERVISIÓN DEL AGUA DE BAÑO Y SU EQUIPOS DE DEPURACIÓN.

RONDA DE MANTENIMIENTO DIARIA ( MANTENIMIENTO CONDUCTIVO)

• ESTE DOCUMENTO SIRVE DE GUIA PARA CUALQUIER OPERARIO, HABITUADO O NO AL CENTRO, EN LAS FRAJAS HORARIAS DE APERTURA Y CIERRE DE LA INSTALACIÓN. INDICANDO LOS PUNTOS DE REVISIÓN

CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DE MEDIDA( TERMÓMETROS Y PHOTÓMETROS)

• LOS EQUIPOS DE MEDIDA UTILIZADOS POR NUESTRO PERSONAL PARA EL REGISTRO DE PARAMETROS DE CONFORT Y FÍSICO QUÍMICOS DE AGUA DE BAÑO, SON SOMETIDOS A PERIODICOS AJUSTES DE CALIBRACIÓN POR UN LABORATORIO AUTORIZADO.

PLANOS ARQUITECTURA

• TODOS NUESTROS EDIFICIOS DISPONEN DE INFORMACIÓN GRÁFICA. IMPRESCINDIBLE COMO BASE PARA LA CONFECCIÓN DE CUALQUIER PLAN DE CONSERVACIÓN QUE SE PRECIE.

FICHA TÉCNICA DEL PRODUCTO

• TODOS NUESTROS PRODUCTOS QUÍMICOS UTILIZADOS, DISPONEN DE SU CORRESPONDIENTE FICHA DE SEGURIDAD

INFORMES ASISTENCIA EMPRESAS EXTERNAS

• CUALQUIER EMPRESA CONTRATADA DE SERVICIOS, EMITE UN INFORME DE REVISIÓN POSTERIOR A LA VISITA EFECTUADA EN EL CENTRO

REGISTRO DE TRABAJOS DIARIOS( PERSONAL PROPIO)

• UNA VEZ FINALIZADA LA JORNADA DIARIA, CADA OPERARIO ANOTA EN FORMA DE RESUMEN LOS TRABAJOS REALIZADOS EN TRES CONCEPTOS:

– FAENAS PREVENTIVAS– RESOLUCIÓN DE AVERIAS– OTROS

REGISTRO DE INCIDENCIAS

• ESTE DOCUMENTO SE UTILIZA PARA EL REGISTRO DE CUALQUIER INCIDENCIA O AVERÍA. SIENDO SU CONTENIDO, LA DESCRIPCIÓN DE ÉSTA Y SU RESOLUCIÓN UNA VEZ CERRADA.

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