sesion 01 - fundamentos de la planificacion y control presupuestario
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Diapositiva sobre los FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACION Y CONTROL PRESUPUESTARIOTRANSCRIPT
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CURSO: PRESUPUESTOS Carrera de Administracin
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FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN Y EL
CONTROL PRESUPUESTARIO
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Expectativas del curso
Normas de clase
Seleccin de delegado
Socializacin del slabo
PRESENTACIN Y BIENVENIDA:
Qu esperas lograr en el desarrollo del curso?
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Qu es la planeacin?
Cules son sus objetivos?
Qu actividades
realiza?
Qu es un presupuesto?
Cuntas clases
existen?
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QUE APRENDEREMOS HOY ?
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Sesin de Aprendizaje:
Logro: Al trmino de la sesin, el estudiante elabora un informe sobre planificacin y control presupuestario y
su importancia para las empresas.
FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN Y EL
CONTROL PRESUPUESTARIO
- Planeacin: Grafico , preguntas
- Definicin
- Proceso
- Importancia
- Caractersticas
- Presupuestos: Definicin
- Funciones
- Principios
- Ventajas
- Tipos
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Qu se quiere lograr? Objetivos
Cmo lograrlo? Planes de accin y recursos
Cmo vamos a llegar? Estrategias
La planeacin es fundamental para el xito de toda
empresa, ya que permite reducir la incertidumbre y
minimizar los riesgos.
Cundo ? Plazo temporal
PREGUNTAS
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DEFINICIN LA PLANIFICACIN
consiste en
DEFINIR LAS METAS DE
UNA ORGANIZACIN ESTABLECER UNA ESTRATEGIA
GENERAL PARA ALCANZARLAS
TRAZAR PLANES PARA
INTEGRAR Y COORDINAR EL
TRABAJO
Se ocupa tanto de los fines
Como de los medios Cmo hay que hacerlo?
Qu hay que hacer?
Es la primera etapa del proceso administrativo
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Los medios y recursos a utilizar
Donde se identifican los objetivos a lograr y
Es la primera etapa del proceso administrativo
Planeacin Organizacin
Direccin Control
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Anlisis de la situacin actual
Establecer objetivos.
Formular estrategias.
Disear programas o planes de accin.
PROCESO
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Sirve de base para las dems funciones.
Reduce la incertidumbre, minimiza los riesgos y
aprovecha oportunidades.
Genera compromiso y motivacin.
Propicia el desarrollo de la empresa y optimiza los
recursos.
Permite evaluar alternativas antes de tomar decisiones.
Establece metas claras y precisas.
IMPORTANCIA
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Utiliza racionalmente los recursos.
Permite hacer frente a las contingencias.
Mantiene mentalidad en el futuro.
Elimina la improvisacin.
Mejora los resultados.
Establece un esquema o modelo de trabajo: Plan
estratgico y Plan operativo
IMPORTANCIA
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CARACTERSTICAS
Es factible. Es precisa.
Es coherente Es evaluada constantemente.
Es flexible y permanente. Genera participacin y motivacin.
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Para marcar una direccin
Para alcanzar los propsitos
Para reducir la incertidumbre
Para preparar cursos de accin
eficaces
Para establecer los criterios de
control
Para promover la eficiencia.
Para prevenir contingencias
PARA QU PLANIFICAR?
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LA PLANIFICACIN TIENE BSICAMENTE DOS PROPSITOS
FUNDAMENTALES:
Afirmativo: incrementa el nivel de
efectividad organizativa y
productividad mediante la
coordinacin
Protector: minimiza riesgo e incertidumbre.
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PROPSITOS DE LA PLANIFICACIN
Propsitos de la
planificacin
Muestra una direccin.
Controla los efectos del
cambio.
Reduce actividades
redundantes.
Establece estndares de
control.
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La Planificacin se relaciona con mayores utilidades, mayor rendimiento ce los activos y otros resultados financieros positivos.
La calidad del proceso de planificacin y la puesta en marcha de los planes aportan aun mejor desempeo.
El tiempo es factor clave, las organizaciones necesitan por lo menos 4 aos de planificacin sistemtica para incluir en el desempeo.
PLANIFICACIN Y DESEMPEO
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Objetivos
Planificacin
Control
SISTEMA DE PLANIFICACIN Y CONTROL ORGANIZATIVO
Entorno Accin y resultados
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ELEMENTOS
ELEMENTOS
Misin
Objetivos
Planes
Polticas
Procedimientos y reglas
Programas y presupuestos
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Herramienta bsica para previsionar: PRESUPUESTO
Es la expresin de los estndares establecidos para los
diversos sectores de la Empresa
Planificacin
Proceso de anticipacin mediante la seleccin de alternativas que combinan un conjunto de acciones interdependientes de la empresa como una totalidad
Es proyectar un futuro deseado y los medios para conseguirlo
Previsionar
Es la determinacin - tan precisa como sea posible - de la importancia en cifras de las diversas actividades de la empresa, para un perodo dado, teniendo en cuenta la influencia de todos los factores que pudieron intervenir.
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RAZONES RELEVANTES PARA PRESUPUESTAR
Saber si se va a tener utilidades en el futuro.
Para mostrar ante el banco qu tan bien puede ir el negocio.
Se identifica qu parte del negocio puede mejorar.
El dinero que espera ingresar y egresar del negocio.
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Es la representacin monetaria de un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones. Se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.
Es una previsin de sucesos futuros cuantificada. La Contabilidad formaliza los planes a travs de los presupuestos. En ellos se concretan los objetivos a alcanzar.
DEFINICIN DE PRESUPUESTO
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FUNCIONES
permite el control financiero de la organizacin
Permite monitorear la ejecucin monetaria y fsica del avance de lo programado y tomar medidas correctivas en el tiempo.
Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de trabajo) y determinar las estrategias para cubrir dficit o colocar supervit
Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Facilitan que los miembros de la organizacin conozcan el desempeo de las tareas programadas
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CARACTERSTICAS
Seala que un presupuesto deber contener todos los ingresos y todos los gastos, identificados por categoras programticas.
Universalidad
Expresa que todos los ingresos deben formar un fondo nico para cubrir todos los gastos. Adems, el contenido y la forma del presupuesto debe responder a una poltica presupuestaria definida por los rganos competentes.
Unidad
Indica que un presupuesto debe considerar un perodo de tiempo definido, que se conoce como ejercicio econmico o financiero .
Periodicidad
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Significa que el presupuesto debe ser una anticipacin a los hechos, en el sentido de prever la percepcin de los ingresos y la realizacin de los gastos que demanda el cumplimiento de las metas previstas.
Previsin
Un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita modificrsele, sin que por ello el sistema quede daado.
Flexibilidad
Consiste en que el presupuesto no represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que adems represente todo un plan de accin cuidadosamente concebido.
Planificacin
CARACTERSTICAS
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Es el balance entre los ingresos y gastos del presupuesto bsicamente.
Equilibrio
El documento del presupuesto debe ser presentado de tal forma que no d lugar a dudas o interpretaciones personales y debe ser comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas tcnicas esenciales.
Claridad
Seala que un presupuesto debe contener un desglose que permita, por un lado que los responsables de su aplicacin puedan visualizar rpidamente la parte que les corresponde y por otro lado permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuarn.
Detalle
CARACTERSTICAS
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Expresa que un presupuesto debe ser un documento formal, autorizado y aprobado por la Junta Directiva del Ente y que debe ser publicado y distribuido convenientemente a todos los usuarios interesados.
Formalidad
El presupuesto debe prepararse con el mayor grado de exactitud, aproximndose al mximo a los ingresos por percibir y a las necesidades reales que derivan de la accin programada.
Exactitud
Consiste en seleccionar y ordenar las actividades y proyectos necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de metas, mediante la asignacin racional de los recursos disponibles y especificacin de los responsables.
Programacin
CARACTERSTICAS
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VENTAJAS
Uso eficiente del Capital de Trabajo (regula salidas en funcin de las entradas)
Ubica la responsabilidad de cada funcionario en la Empresa.
Promueve la coordinacin departamental.
Da mayor seguridad en la toma de decisiones (a nivel directivo).
Ayuda a la predeterminacin de polticas de Ventas, Produccin y Finanzas.
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VENTAJAS
Obliga a planificar el uso de materiales, mano de obra y gastos indirectos.
Obliga a la direccin a contar con un buen sistema contable y correcta informacin financiera.
Facilita el clculo del costo.
Detecta anticipadamente las necesidades de financiacin.
Constituye la BASE para detectar de inmediato los desvos y sus causas.
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PARA QU SIRVEN?
Presupuestos econmicos
Tiene por objeto planificar, para prever la Rentabilidad de la Empresa, a travs de los perodos a corto y/o largo plazo.
Incluye: Presupuesto de Ventas, Presupuesto de Produccin, Presupuesto de Costo de Produccin, Presupuesto de Aprovisionamiento, Presupuesto de Gastos de Administracin y de Ventas, Presupuesto de Inversiones de Capital de Trabajo, Presupuesto de Inversiones en Bienes de Uso, Presupuesto de Utilidad Neta, etc
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Presupuestos financieros
Muestra a la direccin de la empresa la situacin financiera por la que atraviesa, de acuerdo con el plan de accin previsto
Analiza las fuentes y empleos u orgenes y aplicaciones de fondos.
Asigna responsabilidades y mide los resultados con el fin de lograr las metas previstas.
(Herramienta comn: Cash Flow)
PARA QU SIRVEN?
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TIPOS
SEGN SU FLEXIBILIDAD
Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad.
Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.).
Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.
Rgidos, estticos,
fijos o asignados
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno.
Son de gran aceptacin en el campo de los presupuestos modernos.
Son dinmicos y adaptativos, pero complicados y costosos.
Flexibles o
variables
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SEGN EL PERIODO DE TIEMPO
A corto plazo
Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao.
Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias.
A largo plazo
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
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Del Sector Pblico
Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado.
Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones.
Del Sector Privado
Son los usados por las empresas particulares.
Se conocen tambin como presupuestos empresariales.
Buscan planificar todas las actividades de una empresa
SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA EN EL CUAL SE UTILIZAN
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CPC. Rossana Cancino Olivera
SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA
De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el
periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de
Resultados. Entre ellos podemos destacar:
Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos.
Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales.
Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados.
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SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA
Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance.
Hay dos tipos:
Presupuesto de Tesorera
Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.
Presupuesto de capital
Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
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PRESUPUESTO MAESTRO
Es un plan de negocios peridico que incluye un conjunto coordinado de programas de operacin y estados financieros detallados.
Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales.
Algunas veces los presupuestos maestros tambin se llaman estados proforma.
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Las partes principales de un presupuesto maestro son:
Presupuesto de operacin
Se enfoca en el Estado de Resultados.
Presupuesto financiero
Se enfoca en los efectos que el presupuesto de operacin y otros planes (presupuestos de capital e intereses) tendrn sobre el efectivo.
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Qu relacin existe entre la planificacin
y el control?
Diferencia entre plan operativo y
plan estratgico
TRABAJO EN EQUIPO
Investigar y debatir en clase
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Material elaborado para uso exclusivo de las sesiones
de aprendizaje del curso de Presupuestos, ao 2015.
Universidad Privada del Norte.