servizio amministrazione
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Responsabile Maria Teresa Ghirelli Francesca Firmani (Art. 15) Caterina Pedicini (Art.15). SERVIZIO AMMINISTRAZIONE. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Cura in conformità con la normativa vigente e le specifiche disposizioni dell’Istituto, la gestione
amministrativa-contabile dei Laboratori Nazionali e del Gruppo Collegato di Cosenza
Responsabile Maria Teresa Ghirelli
Francesca Firmani (Art. 15)Caterina Pedicini (Art.15)
Il servizio è dotato dei seguenti Uffici:
* Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
* Gare (Istruzione pratiche,supporto e verifica amministrativo/procedurale/contabile);
* Supporto amministrativo ai Responsabili del procedimento e relative nomine annuali;
* Gestione protocollo corrispondenza e fatture;
* Organizzazione corsi lingua estera;
* Compensi ospiti ricercatori (Seminari,TARl, FAI, MICIN, CSN e Comitato scientifico);
* Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Maria Luisa Bontempi
Andrea Quattrini
* Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
* Contratti di fornitura, lavori, servizi, manutenzioni;
* Tenuta partitario fornitori;
* Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Maria Elisa NapoleoniCaterina Pedicini (Art.15)
* Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
* Emissione ordini Esteri per forniture e servizi
* Cura l'Import-export, i rapporti con le autorità doganali e la tenuta partita IVA per gli scambi UE;
* Pratiche contratti UE e rendicontazione secondo la normativa europea;
* Rendicontazione cofinanziamenti PRIN - FIRB – MAE;
* Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Antonio ColucciCatia Conti
* Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
* Gestione del fondo economale;
* Certificazione ritenute d'acconto e compensi corrisposti al personale associato e professionisti vari;
* Cura l'autorizzazione e la liquidazione delle trasferte per il personale dipendente e associato;
* Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio
Responsabile Giuliana ZarattiDaniela Napoleoni
Marco Rizzo
* Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
* Contabilità degli impegni e liquidazione fatture;
* Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Antonella RomanelliGraziella Girardi
* Aggiornamento normativo per quanto di competenza;
* Rapporti con gli Organi centrali dell' Istituto;
* Supporta il Responsabile amm.vo nella predisposizione del bilancio di previsione delle spese generali di funzionamento;
* Supporta il Responsabile amm.vo nella gestione del bilancio (previsione, variazioni, assestamento, consuntivo e rendicontazioni periodiche);
* Contabilità pagamenti, emissione di mandati e reversali;
* Gestione del conto di tesoreria, pianificazione della spesa in relazione alla disponibilità di cassa;
* Gestione del patrimonio, inventariazione dei beni e ricognizione periodica;
* Gestione contabile dei prelievi effettuati dai Servi zi e dalle Divisioni del Funzionamento presso il magazzino;
* Gestione contabile fondi esterni;
* Gestione finanziamenti per convenzioni e accordi con Università e altri enti;
* Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio.
Responsabile Stefania MannettiFrancesca Tibaldi
Sergio Rossi (Art.15)
• Aumento del carico di lavoro dovuto a:• Carenza di personale;• Aumento del numero di finanziamenti esterni di media entità da gestire in bilancio;• Nuove disposizione di normative (richieste DURC, verifiche c/o EQUITALIA )• Nuove procedure da attuare ( es. intervento sostitutivo INPS – INAIL per DURC irregolari);• Eccessivo ricorso all’emissione di ordini per piccole quantità di materiale di uso frequente (es.
cancelleria accessori di materiale informatico, TONER ecc.);• Richieste mensili di storni di bilancio da sottoporre all’approvazione del Direttore Generale –
(assestamenti mensili oltre ai due principali di Giugno e Ottobre);• Avvio della nuova gestione della foresteria;• Avvio del MEPA e relative problematiche;• Nuovo obbligo di Legge predisposizione pagamenti a 30 gg d.r.f. (D.L. n.35 dell’ 8/04/2013).
• Sistema informativo, necessita ancora dopo tre anni in produzione di sostanziali modifiche ed aggiornamenti nonché della risoluzione di bug che intralciano quasi quotidianamente il lavoro;
• Informazioni scarse e poco esaustive da parte delle Direzioni Centrali competenti;
• Ridotte risorse destinate alla formazione del personale amministrativo;
• Personale precario.
* Sistema informativo:
si auspica la solerte risoluzione dei problemi più volte analizzati e segnalati a chi di competenza, ma ancora irrisolti come ad esempio:
- Portale per i seminari e le collaborazioni scientifiche
- Workflow documentale che accompagni l’RDA (oggi solo cartacea)
- Risoluzione dei problemi relativi all’anagrafica dei percipienti
- Aggiornamento e risoluzione dei problemi del Patrimonio
- Procedure di Stampa più funzionali.
Maggiore collaborazione del personale ricercatore e delle segreterie, nella programmazione e gestione della spesa, un razionale uso degli ordini e un più attento invio della documentazione.
Con la normativa in continua evoluzione è necessario formare adeguatamente il personale amministrativo, si rende quindi necessario aumentare i finanziamenti destinati alla formazione.
Come si rende necessario una più chiara e tempestiva informazione sulle direttive dell’Istituto.
Attuare iniziative volte, ad assumere nuovo personale a TD, a garantire una stabilità all’attuale personale precario, a motivare il personale in ruolo che da anni porta avanti un carico di lavoro sempre maggiore, con senso di responsabilità e collaborazione.
In conclusione:In conclusione:
-l’organizzazione del servizio può essere ottimizzata sulla base di quanto sopra esposto , fermo restando la compatibilità con la nuova organizzazione amministrativa a cui l’Ente si sta avviando .
-In altre parole, se venisse attuato l’accorpamento dell’Uffico approvvigionamenti e Patrimonio dell’Ammi.ne Centrale e della Presidenza, il carico di lavoro amministrativo gravante sui LNF sarebbe allo stato attuale insostenibile .