servicios para empresas expositoras

ExpoConsultores TM, C.A. • RIF J-30950186-0 • P.O. Box 69157, Altamira. Caracas 1062-A, Venezuela Teléfono +58 (416) 621-6666 • [email protected] • www.expoconsultores.com

presenta sus servicios dirigidos a empresas e instituciones

Asesoría integral para la participación en exposiciones

Introducción

Las exposiciones profesionales representan uno de los medios más efectivos y eficientes para lograr la comunicación directa con profesionales involucrados en procesos de toma de decisiones dentro de mercados corporativos especializados. Con una inversión moderada, su empresa puede conectarse con los profesionales más activos de industrias específicas, obteniendo resultados fuera de serie si logra manejarse convenientemente.

Esta es la forma de mercadeo más directo que existe, y se presta para desarrollar simultáneamente una amplia variedad de estrategias beneficiosas para el desarrollo de su negocio, ya que este contacto permite interactuar con su grupo objetivo sin intermediarios, demostrar en vivo las características de sus productos y medir todas las reacciones de los visitantes de la exposición.

La concentración de la oferta y la demanda en los dos a cuatro días que dura una exposición atraen a los visitantes de una manera muy similar al funcionamiento de un centro comercial especializado, y su actitud es particularmente receptiva hacia los mensajes de los expositores, ya que vienen con el claro objetivo de actualizarse profesionalmente y evaluar inversiones en tecnología, productos y servicios.

Resultados esperados

Para lograr la máxima efectividad, las empresas deben prepararse apropiadamente, tanto conceptual como operativamente para manejar la complejidad que implica la participación en exposiciones, y el servicio que se ofrece a continuación facilitará que su empresa logre sus objetivos, al apoyarse en la asesoría profesional de especialistas que le ayudarán a definir sus metas e implementar las acciones para alcanzarlas.

Los beneficios concretos que obtienen las empresas que utilizan estos servicios son:

Máxima efectividad de su participación en las exposiciones a través de:

o Adecuada planificación e implementación, apoyada por profesionales del área.

o Adiestramiento del personal de atención con técnicas y herramientas específicas.

o Seguimiento a contactos, potenciales clientes y usuarios regulares.

Metas y objetivos medibles, apoyados con instrumentos ajustados a la tarea y soporte profesional.

Estabilidad de sus operaciones al no desviar la atención de su personal interno en eventos puntuales.

Propuesta de servicios

El paquete de asesoría incluye la preparación integral de su empresa para participar en una exposición profesional. Este apoyo debe ser interactivo y enfocado, involucrando al personal de la compañía para lograr los mejores resultados de esta oportunidad de contacto directo con el mercado objetivo.

Definición de los objetivos de la empresa en su participación

Planteamiento de los objetivos estratégicos de acuerdo a las metas generales de la empresa y el ciclo de vida de sus principales productos.

Análisis del marco filosófico y estratégico de la empresa, sus mercados y productos.

o Matriz DOFA.

o Análisis competitivo. o Misión, visión, valores.


Expresión de los objetivos y sus indicadores de acuerdo a los entes involucrados.

o Casa matriz.

o Empresa local.

o Departamentos participantes.

o Productos específicos a exhibir.

Estudio de objetivos generales, potencial y capacidad de generación de actividades en la exposición.

o Ventas directas e indirectas.

o Relación con los clientes.

o Desarrollo de canales.

o Investigación de mercados.

o Construcción de marca.

o Relaciones públicas.

Jerarquización de objetivos para la exposición.

o Medición de prioridades.

o Mecanismos de evaluación y control.

Selección de los espacios y acondicionamiento del stand

Apoyo en la decisión de ubicación, área y diseño del stand, de acuerdo a los objetivos establecidos para la participación en la exposición.

Evaluación de las exhibiciones y demostraciones a presentar.

Apoyo para la importación temporal o definitiva de piezas y equipos.

Soporte en el diseño y distribución de los espacios para maximizar el aprovechamiento del stand.

Evaluación de proveedores para construcción y decoración.

Definición del portafolio de productos

Interacción con la empresa para la selección de los productos a exhibir en base a las prioridades definidas.

Definición de la cantidad de estaciones de atención, según el portafolio, el personal y el stand.

Medición de las jerarquías de acuerdo a las capacidades de relación interactiva en la exposición.

Generación de directrices para el plan de atención.

Determinación de mensajes y medios

Interacción con ventas y mercadeo para definir los mensajes y las herramientas de comunicación a utilizar.

Establecer un mensaje principal para el evento y los correspondientes a estaciones de atención.

Recomendación de los medios más efectivos y eficientes para comunicar los mensajes de la exposición.

o Previos a la exposición: Mercadeo directo, publicidad, invitaciones, distribución de pases.

o En el stand: Volantes, folletos, catálogos, muestras, promocionales, obsequios, atenciones.

o Medios propios de la exposición: Directorio, patrocinios, muestreos y publicidad fuera del stand.

o Eventos dentro del evento: Entrenamientos, conferencias, charlas comerciales, presentaciones.

Revisión de campañas permanentes de la empresa y evaluación de oportunidades para apoyar el evento.


Programación de actividades a realizar durante la exposición

Asesoría en la selección y programación de las actividades a desarrollar, de acuerdo a los objetivos planteados.

Desarrollo de un menú estratégico y selección de las actividades a realizar.

Definir horarios para demostraciones, presentaciones, charlas y conferencias.

Preparación de turnos para el personal de atención y el libro de actividades del stand.

Plan de montaje, decoración y desmontaje.

Definición del equipo de atención al público

De acuerdo con la disponibilidad de personal interno y la conveniencia de incorporar personal externo.

Evaluación cruzada del personal y sus capacidades contra los objetivos.

Medir la necesidad de personal externo, definir cantidad y perfil ideal.

Apoyo en la selección del equipo de atención, reclutamiento.

Definición de la imagen visual y funcional del grupo, uniformes y herramientas personales.

Entrenamiento especializado del equipo seleccionado

Capacitación del personal para manejar las distintas facetas de la promoción en el stand.

Comunicación de metas generales, qué se exhibe, cómo se exhibe y objetivos personales.

Apoyo en el diseño y comunicación de planes de incentivos para el equipo de atención al público.

Adiestramiento en técnicas de ventas adaptadas a la promoción ferial y a los objetivos definidos.

Producción de herramientas de apoyo, medición y control.

Preparación de herramientas, plan de seguimiento y evaluación

Apoyo en la recolección de datos y acciones de seguimiento.

Diseño de material para la captura de datos en el stand.

Propuestas para el manejo de los datos recolectados.

Sugerencias para la evaluación de su participación en el evento.

Soporte general

Seguimiento a las actividades que regularmente son parte de la labor de la empresa expositora, llegando a ofrecer soluciones “llave en mano”.

Ubicación de proveedores y presupuestos.

Reclutamiento y selección de personal externo para la atención del stand.

Negociación de paquetes de patrocinio, medios y oportunidades de comunicación.

Coordinación del diseño y producción del stand, impresos, material gráfico y obsequios promocionales.


Metodología prevista Actividades Participan Plazo Momento apropiado Observaciones

Discusiones preliminares Dirección y gerencia de la empresa

Asesor

3 horas Ideal: Antes de decidir la participación, hasta 18 meses antes del evento

Límite recomendado: 9 a 3 meses antes

Revisión de directrices generales, calendarios de actividades, enfoque, presupuesto estimado

Se establece la dirección preliminar y los parámetros básicos de trabajo

Entrega del cuestionario inicial

Briefing inicial Dirección y gerencia de la empresa

3 a 5 días hábiles

Ideal: Antes de decidir la participación

Límite recomendado: 9 a 3 meses antes

Cuestionario suministrado por el asesor, respondido por gerentes de la empresa

Material de inicio para la discusión, enviado al asesor

Preparación de propuestas preliminares

Asesor 2 a 5 días hábiles

Al recibir el cuestionario Recomendaciones en tipo de exposición, ubicación, tamaño y acondicionamiento del stand, establecimiento de metas y medición de resultados

Colaboración con agencias y otros asesores del cliente

Discusión del briefing y las propuestas preliminares

Dirección y gerencia de la empresa

Asesor

3 horas Ideal: Antes de decidir la participación

Típico: 6 a 3 meses antes, para poder implementar la pre promoción

En base a los resultados el asesor prepara propuestas de mensajes, diseño, medios y actividades


Afinación de propuestas preliminares

Preparación de propuestas comunicacionales


Luego de la discusión del briefing y las propuestas preliminares

Formalización de pautas básicas

Recomendaciones específicas de planes, mensajes, medios y canales de comunicación


Discusión de planes comunicacionales

Empresa

Asesor


Típico: 6 a 3 meses antes

En base a los resultados el asesor prepara propuestas de actividades, personal y herramientas

Colaboración con agencias y otros asesores

Afinación de planes comunicacionales

Preparación de plan de actividades


Luego de la discusión del briefing

Formalización de pautas básicas

Recomendaciones específicas de planes, mensajes, medios y canales de comunicación

Colaboración con agencias y otros asesores

Programación de actividades

Estrategia de personal

Herramientas de apoyo

Empresa

Asesor


Típico: 4 a 2 meses antes

Actividades de promoción, demostraciones, adiestramiento, charlas y conferencias

Cantidad y calidad de los integrantes del equipo de atención del stand

Herramientas para recolección de datos y control de la operación

En base a los resultados el asesor adapta el programa de adiestramiento

Programa definitivo de actividades

Adaptación del curso de adiestramiento


Luego de la discusión del programa y la selección de personal

Ajustes del curso de adiestramiento al programa específico

Preparación e impresión de manuales

Adiestramiento del personal de atención del stand

Todo el equipo de atención del stand

Asesor

4 horas Ideal: entre una semana y un día antes de la apertura

En las oficinas de la empresa o en local externo

Se recomienda que la gerencia esté representada en el stand y en el curso


Paquetes sugeridos

El cliente podrá seleccionar los servicios de acuerdo a sus expectativas y necesidades específicas para definir el alcance del proyecto. Solicite una cotización sin compromiso.

Paquete sugerido 1: Plan Integral, consultoría + adiestramiento

Paquete de servicios de 20 horas de consultoría particular y la preparación de herramientas según las necesidades específicas de la empresa, incluyendo la adaptación de contenidos y desarrollo / producción de materiales para una sesión de adiestramiento de 4 horas con el personal de atención al público.

Servicios incluidos en el plan integral:

o Informes de contacto y seguimiento del proyecto.

o Carpeta con los planes operativos específicos desarrollados para el cliente.

o Archivos de las herramientas de recolección de datos y control de la operación.

o Carpeta de coordinación de las actividades relacionadas con la exposición.

o Material de apoyo del curso hasta 10 participantes: manuales y certificado.

o Coordinación logística de espacios, equipos y refrigerios, en caso de que el curso se realice fuera de las oficinas del cliente.

Servicios no incluidos

o Salones, equipo audiovisual y refrigerios de los cursos, si se dictan en salones externos.

o Copias adicionales del manual del curso de adiestramiento.

o Desplazamiento, alojamiento y gastos fuera la ciudad de Caracas.

Paquete sugerido 2: Adiestramiento del equipo de atención al público

Sesión de 4 horas de capacitación para el personal de atención al visitante, sin el paquete de consultoría estratégica. Incluye una sesión de briefing con el cliente, la recolección de información, la adaptación del curso, y el desarrollo y producción del material de apoyo para 10 participantes.

Otros servicios

Coordinación de suministros y servicios: Aplicable a la negociación de alquiler de espacios y mobiliario, servicios de alimentación y bebidas, material de apoyo para los cursos o para la exposición. Importe equivalente al 10% del valor neto de las compras manejadas, contra factura de proveedores.

Términos de contratación de servicios

La contratación de los servicios se hará en base a los siguientes parámetros

El convenio será directamente entre la empresa contratante y la firma ExpoConsultoresTM, representada por José Antonio Maldonado, en calidad de director de proyectos.

Los servicios adicionales coordinados por ExpoConsultores – diseño y producción gráfica, acondicionamiento de stands, medios y material publicitario, personal de apoyo y otros servicios – serán aprobados y autorizados por un representante de la empresa y pagados directamente al proveedor.

A continuación la propuesta típica de formalización de contratación y manejo financiero:

Inicial de 40% a la aprobación de la propuesta para comenzar el desarrollo de la propuesta específica.

Un pago intermedio de 30%, y un pago final de 30%, acompañado de los gastos adicionales aprobados, previo a los cursos de adiestramiento y la entrega de la carpeta de control.

Comisiones de coordinación de compras, al momento la cancelación al proveedor.

servicios para empresas expositoras

Business