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Estudio de Caso: SENA Servicio Público de Empleo Colombianos Trabajando

www.colombianostrabajando.sena.edu.co

SENA

Servicio Público de Empleo Colombianos Trabajando


PRESENTADO A: PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD

POR: UNION TEMPORAL SIGMA DOS - DDB

Bogotá D.C., diciembre de 2008

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RESUMEN EJECUTIVO

El servicio público de empleo – Colombianos Trabajando – es un servicio público gratuito e indiscriminado que busca acercar a los empresarios que requieren llenar las vacantes disponibles en sus empresas con las personas que buscan vincularse a alguna compañía, es un portal de servicios a través del cual el SENA pone a disposición del sector productivo una herramienta que facilita el proceso de consecución de empleo. En el año de 1989 le fue asignado al SENA la función de promoción y ejecución de la gestión de intermediación pública y gratuita de empleo. Desde entonces cuenta con un sistema de información, transparente y oportuno dirigido a la población desempleada y a los empresarios que ofrecen oportunidades laborales. El propósito fundamental es que el Sistema de Información para el Empleo -SIP- sirva como orientador para la oferta educativa que impartía el SENA, ya que el sistema de información de empleo básicamente lo que hacía era cruzar las ofertas laborales, que existían de hojas de vida con la demanda que tenían las empresas para captar trabajadores; en ese entendido se podía identificar cuáles eran las ofertas más demandadas, las menos demandadas, las características de las vacantes, los requerimientos de las empresas, entre otros. 1. ANTECEDENTES

Antecedentes del servicio “El sistema de información de empleo existe porque la Organización Internacional del Trabajo –OIT- cuyos principales objetivos son mejorar las condiciones de trabajo, promover empleos productivos, acelerar el desarrollo social y mejorar el nivel de vida de las personas en todo el mundo; estableció la necesidad de crear un sistema público de información de empleo, en el entendido que hay problemas de desempleo que se desencadenan por desinformación, ya que las personas no saben en donde están los puestos de trabajo y los empresarios no saben donde están los candidatos”1. Adicionalmente, un sistema de información de empleo existe porque se considera que los individuos nacen con diferencias, básicamente porque unos tienen más ventajas que otros en información, de formación y de contactos, por lo tanto hay que crear un estado de derecho que busque el bienestar de sus conciudadanos y hay que tratar de implementar elementos que permitan que las personas tengan igualdad de condiciones. En cuanto a los aspectos relevantes para el diseño del aplicativo un funcionario entrevistado recordó: “Comenzamos con la experiencia que venía acumulada, además se hizo una revisión de experiencias internacionales de contratación laboral y se revisaron sistemas de servicio

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público a nivel internacional tratando de encontrar similitudes, este trabajo se hizo al interior del SENA con dineros propios y funcionarios SENA, en la parte final del proceso para este proceso se contrató una forma especializada bajo los términos de nuestra referencia”2. A través de esta herramienta el SENA contribuye a disminuir el desempleo funcional, ocasionado por la falta de comunicación entre la oferta laboral y la demanda. Este sistema en línea capta la información sobre necesidades de personal requerido con los respectivos perfiles ocupaciones de aquellos cargos disponibles en los diferentes niveles:

• Elementales, • Calificados, • Técnicos, • Profesionales • Directivos.

La siguiente imagen muestra la página de inicio del Portal Servicio Público de Empleo en donde se aprecian las diversas ofertas de servicios para empresarios y para los ciudadanos:

3 Figura 1: Entrada al Portal Colombianos Trabajando

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Tiempo de implementación En al año de 1995 el Servicio Público de Empleo se logro establecer a nivel nacional. Era un sistema de información como su nombre lo indica estaban más orientados hacia brindar información de empleo a las personas que buscan vincularse a una institución. En el año 2002 se dieron cuenta que habían problemas en la parte de cruce de ofertas y demandas. Igualmente se enfrentaron a otros problemas pues cada vez que existían vacantes interesantes los buscadores de empleo tenía que madrugar, dejar a los hijos, desplazarse hasta los centros públicos de empleo, enfrentarse a grandes filas, tenía problemas de transporte para poder llegar al lugar, en fin un sin número de problemas que los pusieron a pensar en el sistema público de empleo como algo diferente. Por lo anterior, llegaron a la conclusión que debían pasar de un sistema de información para empleo a un servicio más agresivo a un sistema público de empleo más enfocado a la gestión, pero como el proceso era manual, el sistema de información era limitado e identificaron problemas en el cruce de la oferta y la demanda de empleos, además la gestión no era eficiente pues los aspirantes debían hacerla personalmente desplazándose hasta los centros de información de empleo, por esto “pensamos en un cambio radical, pasando de servicio público de empleo como un sistema de información a un sistema de gestión en donde los vinculados obtuvieran respuestas concretas y efectivas y es en donde estamos en este momento”4. Escala- Cobertura Geográfica El sistema de información de empleo, tiene una cobertura a nivel nacional, funciona a través de la red y en las oficinas del SENA en diferentes ciudades del país. “El servicio se presta de forma gratuita a través de 142 puntos de atención dentro de los cuales 65 se encuentran ubicados en los Centros de Formación del SENA y a través de la página Web del SENA www.sena.edu.co”5. De la Dirección General del SENA dependen las 33 oficinas principales que funcionan en cada capital del país y un número de cerca de 100 oficinas satélites en centros del SENA o a través de convenios con otras instituciones.

Antioquia Caldas Cundinamarca Meta Santander Casanare Guaviare Atlántico Caquetá Choco Nariño Sucre Putumayo Vaupés

Bogotá D.C Cauca Huila N. Santander Tolima San Andres Vichada Bolívar Cesar Guajira Quindío Valle Amazonas Boyacá Córdoba Magdalena Risaralda Arauca Guainía

6 Tabla 1: En esta tabla se pueden apreciar los lugares en donde se encuentran las oficinas del SENA

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Promotores clave Los promotores de este servicio son la organización OIT que busca promover empleos y el SENA que es quien lidera y promueve el servicio. Estrategias de mercado y promoción Para la divulgación se realizo un evento de lanzamiento del aplicativo. Además, se ha realizado un despliegue por los diferentes medios de comunicación, como radio y televisión. OBJETIVOS Objetivo General

• Consolidar el Servicio Público de Empleo – SPE y el Observatorio Laboral y Ocupacional Colombiano, como instrumentos estratégicos de las políticas de Estado en materia de empleo y formación, y de esta manera contribuir al crecimiento económico y a la equidad social, a través de la gestión e intermediación pública y gratuita de empleo, el análisis del mercado laboral y ocupacional, la orientación de la oferta de formación profesional y de los programas especiales de empleabilidad

Objetivos Específicos

• Ampliar el espectro empresarial del SPE, involucrando segmentos de mayor tamaño empresarial y mayores niveles educativos de la oferta de recurso humano disponible para cubrir las vacantes que determina el mercado. En últimas, convertir el SPE en el canal formal más importante del país en la búsqueda y consecución de empleo.

• Incorporar una visión prospectiva y estratégica en el marco del desarrollo humano, económico y social del país, a los estudios y al procesamiento de información sobre la dinámica del mercado laboral, potenciando la capacidad del Observatorio Laboral y Ocupacional.

• Desarrollo, cualificación y ampliación de la red geográfica, sectorial, por cadenas productivas y clústeres empresariales y regionales, de los Servicios de Información para el Empleo.

• Consolidar la Clasificación Nacional de Ocupaciones - CNO como referente estatal para la gestión del recurso humano en todos sus componentes: educación y formación profesional, inserción laboral, desempeño laboral, actualización, fundamentación del diseño de programas de Formación Profesional; validación y certificación de competencias laborales.

• Uso de múltiples canales de información además de los virtuales y la web, entre otros: atención personalizada, clasificados y anuncios de prensa, los medios de TV y

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participación de los empleadores organizados, gremios y agrupaciones empresariales sectoriales.

• Vinculación de los gobiernos locales al desarrollo de la infraestructura y a la ejecución de programas de información para el empleo en municipios y departamentos.

• Diseñar estrategias y mecanismos para el mejoramiento continuo, la evaluación y seguimiento de los programas de atención a las poblaciones especiales; y la sistematización y divulgación de las mejores prácticas en este campo a nivel nacional e internacional.

• Diseñar y ejecutar programas especiales de atención y asistencia a la población económicamente activa cuyas expectativas laborales se concretan o realizan a nivel internacional, fomentando nuevos acuerdos de flujos migratorios con España y otros países.

• Contribuir activamente en la generación y procesamiento de información especializada sobre el mercado laboral dirigida especialmente a la actualización y al diseño de los nuevos programas de aprendizaje del SENA.

3. PRODUCTOS Y SERVICIOS Lo que hace el Servicio Público de Empleo –SPE- es informar a los ciudadanos donde están los puestos de trabajo y donde están las capacitaciones y a los empleadores les dan abren un espacio para que las empresas puedan cubrir las vacantes. “También tiene como objetivo atender el convenio para la de Regulación y Ordenación de flujos migratorios laborales de trabajo firmado entre los gobiernos de España y Colombia en el año 2001. A través de sus Centros de oficinas del Servicio Público de Empleo en el país, ofrece gratuitamente a los colombianos interesados en estas ofertas laborales, la información y orientación ocupacional para su preparación y alistamiento para las entrevistas y pruebas técnicas que realizan los empresarios Ibéricos”7. El SPE cumple su misión a través de los siguientes servicios: Intermediación Laboral, Orientación Ocupacional y Formación Ocupacional, por esto al población objetivo es la económicamente productiva con interés en formación y en ingresar al mercado laboral y los empresarios interesados en su contratación.. Para el desarrollo se fortalecieron 4 elementos fundamentales:

1. Orientación Ocupacional

Para mejorar los niveles de empleabilidad los desempleados inscritos en el sistema reciben talleres de orientación ocupacional para realizar una adecuada búsqueda de empleo que culmine con la inserción laboral, los cuales se dictan en los Centros de Servicios Público de Empleo – CSPE-

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En estos talleres orientan a los desempleados en las formas de presentar una hoja de vida, como se presenta una entrevista, temas sobre presentación personal, hasta llegar a definir el perfil profesional de una persona.

2. Formación Ocupacional

En los centros de CSPE también se analizan los perfiles de los buscadores de empleo, y de acuerdo con los requerimientos el sector productivo los CSPE remiten a las personas para que reciban formación ocupacional en los centros de formación del SENA o a otros institutos de formación ocupacional.

Lo que se pretende es que a los desempleados se les dan formación sobre cosas muy específicas que mejoren su perfil laboral, como por ejemplo a un auxiliar contable le dictan un curso de 180 horas y lo actualizan en paquetes contables con el fin de que tenga un mejor desempeño laboral.

3. Análisis de información Es tomar la información que está y que sirva realmente de orientación para los usuarios, con el fin de realizar análisis del mercado laboral, su oferta, características y tendencias para que sirva de soporte en la toma de decisiones tanto del sector público como privado.

4. Intermediación Laboral

El SPE facilita el cruce entre la oferta y la demanda del mercado laboral Colombiano, ya

que es una herramienta que permite tanto a trabajadores como empresarios acceder a información específica por sectores, perfiles profesionales, y áreas geográficas

Adicionalmente el sitio Web de Colombianos Trabajando ofrece otros servicios como: Información estadística: Información acerca del desarrollo del Servicio Público de Empleo, estadísticas y registros desde la perspectiva de la oferta y la demanda del mercado laboral Observatorio Laboral “El observatorio Laboral y Ocupacional del SENA, es el grupo de profesionales que vigila el comportamiento de las ocupaciones, partiendo de diversas fuentes de información del mercado laboral. Provee información a nivel nacional, que contribuye a la orientación de acciones de formación y empleo”8. La siguiente imagen muestra la página inicial del sitio Web del Laboratorio Laboral:

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9 Figura 2: Pagina inicial del sitio Web Laboratorio Laboral de Colombianos Trabajando Aspectos relevantes Para poder implementar el servicio lo primero que se analizó fueron los problemas enfrentados anteriormente en el servicio público de empleo.

1. Base de datos regionalizadas eso implicaba que si una persona en Tunja se inscribía y nuevamente lo hacía en Bogotá se contaba con 2 registros independientes de una misma persona

2. Los sistemas y recursos no eran óptimos 3. Las personas tenían que desplazarse a unos centros de servicio público y hacer filas

gigantes, entre otros.

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Hoy en día la inscripción se realiza vía Internet desde cualquier lugar y el registro queda automáticamente a nivel nacional. Actualmente el SPE es más agresivo, más potente, más ágil y óptimo

La siguiente gráfica muestra el Desarrollo del Sistema Público del Empleo entre los años 2002 y 2008, en donde se puede comparar el número de inscritos por año frente a las vacantes, o las personas colocados frente a las orientadas en las capacitaciones.

SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO CONSOLIDADO AÑOS 2002 A 2008

10 Gráfica1: Consolidado del servicio público de empleo desde el año 2002 hasta el año 2008, De igual manera se puede apreciar el desempeño de los canales de consulta y colocación de trabajadores, presencial (oficinas) o Internet, y se puede apreciar el crecimiento sostenido e esta herramienta electrónica La siguiente gráfica muestra el comportamiento de Inscritos en Internet frente a los inscritos personalmente en las oficinas:

INSCRITOS EN INTERNET VS. OFICINAS

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11 Gráfica 2: Comportamiento de Inscritos al SPE entre agosto 2006 y nov. 2008

VACANTES EN INTERNET VS. OFICINAS

12 Gráfica 3: Comportamiento de oferta de vacantes al SPE entre agosto 2006 y nov. 2008

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COLOCADOS EN INTERNET VS. OFCINAS

13 Gráfica 4: Personas colocadas a través de Internet vs en las oficinas, es importante destacar el

crecimiento sostenido de los colocados por Internet El crecimiento del los índices de colocación son significativos cuando se combinan los dos procedimientos, el presencial y el Internet como lo muestra la siguiente Tabla:

Año Inscritos Vacantes Colocados 2002 237.816 106.760 43.462 2003 320.113 130.632 59.615 2004 407.673 153.160 77.146 2005 409.892 178.493 83.627 2006 678.897 149.773 73.260 2007 664.489 166.975 75.085 2008 748.312 158.208 81.295

14 Tabla 2: Uso del Servicio Público de Empleo

Herramienta – Página Web

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Es importante mencionar que cuando se accede a la página por un buscador como Google o Firefox se eligieron palabras de fácil recordación como son Colombianos Trabajando, con el fin de que sea rápida y fácil la búsqueda. Respecto a la efectividad y eficiencia del Servicio Público de Empleo en el sitio Web un funcionario entrevistado manifiesta: “creo que eso debe evaluarse desde el punto de vista de los servicios, nosotros hemos hecho una evaluación de impacto de satisfacción frente al usuario, entonces por tiempo nos ha ido muy bien y la aplicación debe ser mucho mas ambiciosa, sabemos que nos falta mucho por hacer aspiramos llegar al 65% porque estamos en un 50%”15. Para los usuarios que buscan oportunidades de trabajo el servicio es efectivo y han tenido experiencias favorables “A mi me ha ido bien, yo soy usuaria desde hace algunos años, ahora estoy buscando trabajo, lo consulto casi todos los días por Internet”16

Inscripción al servicio

El interesado debe entrar e inscribirse, para esto debe llenar un formulario en donde se les pregunta

• Datos básicos (teléfono, dirección, No. De libreta militar, Sexo, No. De Hijos, edad) • Educación • Capacitación • Idiomas • Experiencia laboral • Aspiración salarial, entre otros

Posteriormente, el sistema le arroja una clave que por lo general son los 4 últimos dígitos de su Cedula de Ciudadanía, esto es importante porque cuando una persona se inscribe el sistema le envía la clave como en el sistema bancario y él es el único responsable de la administración de la hoja de vida, lo conveniente es cambiar la clave. Es importante tener en cuenta que el usuario es el único que decide en que quiere postularse. Empresas:

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En el caso de las empresas igualmente se llena un formulario con sus requerimientos para la búsqueda de empleados y la institución decide el número de empleados que quieren revisar para cubrir las vacantes existentes. Los desempleados se postulan y hasta ahí llega el proceso con el SENA, ya la decisión de contratación o no está a cargo de la empresa. El empresario debe responder si logro hacer la contratación o no pero al parecer esto no se cumple a cabalidad, pues hay muchas empresas que no le informan al SENA, esto se debe posiblemente a que una vez cubierta la vacante la empresa pierde interés en informar al SENA pues ya cubrió su necesidad. Al parecer se deben buscar estrategias que permitan culminar el caso exitosamente para ambas partes. Características que se tuvieron en cuenta para el diseño de la solución:

• La experiencia acumulada en el proceso • Confrontación con experiencias internacionales, se revisaron sistemas de servicios

públicos de empleos a nivel internacional

Vale la pena señalar que uno de los mayores valores es que todo el aplicativo se realizó internamente dentro del SENA, con funcionarios e ingenieros de sistemas del SENA. Lo poco que se sub-contrató al final se realizo con supervisión y con los términos del referencia del SENA. Problemas desarrollando los aplicativos:

• El tema de la oferta y la demanda de empleos requirió de muchos afinamientos • Las hojas de vida y la corroboración de los documentos al inicio también tuvo problemas

Las necesidades de prestar este servicio por el sitio web, se determino por:

• Las amplias colas para presentarse a una convocatoria • La venta de turnos de personas ajenas al SENA que tenia montado un negocio

alrededor de evitar colas y madrugadas a los que se querían inscribirse o postularse alguna vacante.

• Las madrugadas de las personas para poder acceder a la aplicación • El deseo del director por la necesidad de la modernización y visualización de las

comunicaciones. Cifras:

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• El sistema ayuda a intermediar entre 85.000 a 90.000 personas al año en puestos de

trabajo • Orienta a cerca de 160.000 personas al año mediante talleres • Remite a Capacitación a 120.000 personas al año • Vincula alrededor de 20.000 empresas nuevas al año

Interacción y retroalimentación

17 Figura 3: Acceso a la quejas, reclamos y sugerencias del servicio El sitio Web cuenta con la posibilidad de interactuar a través de un contáctenos, en ella puede opinar acerca del servicio y a la vez pueden formular sus preguntas e inquietudes, como se puede observar en la grafica anterior. Igualmente, a través del teléfono se resuelven dudas y se asesora con respecto a los diferentes temas. Las principales solicitudes de los usuarios se relacionan con el uso del aplicativo como: olvido de la clave, no saben cómo postularse o cosas como no encuentro el campo para ingresar mi ocupación. Todos los correos se contestan a la mayor brevedad posible y se hace seguimiento a cada uno. Los tiempos de respuesta máximo disminuyeron a 3 días.

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6. ELEMENTOS CLAVE Beneficios al ciudadano Los beneficios para el ciudadano son a todo nivel

• Económicos ( reducción de fotocopias, entre otros) • Tiempo (desplazamientos, entre otros)

Aunque en el momento no se han cuantificado esos beneficios es evidente el ahorro para el ciudadano. A través de los medios electrónicos se ha mejorado la relación del ciudadano con el estado porque es poder tener un estado más cerca más accesible y amigable para las personas en general. Retos El SENA desea lanzar en el futuro a través del sitio web colombianos trabajando los siguientes servicios:

1. Servicios especializados: Esta servicio busca solucionar problemas inmediatos a los usuarios como por ejemplo: Si es domingo y necesita un electricista para un trabajo puntual, pagínale sitio web los tiene a disposición, personas que son avaladas por el SENA y certificados por el SENA.

2. Servicios de subcontratación: “Si una empresa necesita contratar ciertos procesos de servicios o producción de cualquier elemento y necesita subcontratar alguna empresa que tenga esos elementos o que los produzca el sitio Web registra a las empresas convirtiéndose en punto de contacto entre las empresas o las perronas naturales que ofrecen servicios productos”18.

Lecciones Aprendidas De esta experiencia las lecciones aprendidas son:

• “Tenemos la capacidad suficiente para diseñarlo, pensarlo y crearlo. • “Tenemos la capacidad para apropiar las herramientas de tecnología y comunicaciones

a todo nivel, tanto los funcionarios de la entidad como los ciudadanos del común”19.

Elementos exitosos

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Dentro de las cosas exitosas de este caso vale la pena destacar:

• El Uso del Internet • La búsqueda de la transparencia • La garantía de un mejor acceso • Haber cambiado el sistema de información por una herramienta más agresiva

Logros y dificultades Los principales logros son:

• Disminución de costo para todos los usuarios en desplazamientos y tiempos • Disminución de costo frente a la impresión de hojas de vida • Mayor claridad frente a la vacante • Mayor transparencia porque es la persona quien se envía y quien se postula • Se puede hacer seguimiento directo • Menor obstáculo para entrar al mercado laboral porque todos pueden entrar por Internet • Mayor y efectivo acercamiento del estado hacia el ciudadano del común

Los principales obstáculos se relacionan con:

• El cruce entre oferta y demanda, aunque ya se ha ido afinando • Lograr un compromiso mayor de las empresas para que utilicen mas el servicio

REFERENCIAS Documentos Consultados: Webs:

• http://www.sena.edu.co/portal • http://colombianostrabajando.sena.edu.co • http://actualicese.com

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Documentos:

• Informe de Gestión SENA 2008, Bogotá, Enero de 2009 • Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de

Colombia, Bogotá, Mayo de 2008 Entrevistados: Segmento Entrevistados Entidad Cargo Fecha Funcionarios Pedro Monroy SENA Coord. Ser. Público de Empleo 21/11/08

Carlos Garzón C. Ciudadano Ciudadano 21/12/08 Judith Gómez Ciudadano Ciudadano 2/12/12 Alba Corredor Alcor E. U. Propietaria 15/12/08 Juan C. Gómez Ciudadano Ciudadano 15/12/08

Usuarios

Lorena Montoya Ciudadano Ciudadano 12/0808 1 Entrevista a Pedro Monroy, Funcionario del SENA 2 Entrevista a Pedro Monroy, Funcionario del SENA 3 Portal colombianos trabajando http://colombianostrabajando.sena.edu.co Consultado 26. Nov. / 08 4 Entrevista a Pedro Monroy, Funcionario del SENA 5 http://colombianostrabajando.sena.edu.co Consultado 26. Nov. / 08 6 Fuente Pagina web http://colombianostrabajando.sena.edu.co, Consultado 26. Nov. / 08 7 Entrevista a Pedro Monroy Funcionario del SENA 8 http://observatorio.sena.edu.co/ Consultado 16. Mar. / 09 9 http://observatorio.sena.edu.co/ Consultado 16. Mar. / 09 10 Ibídem Consultado 26. Nov. / 08 11 http://colombianostrabajando.sena.edu.co/Entrada/GestionSPE.html 12 Ibídem 13 Ibídem Consultado 26. Nov. / 08 14 Estadísticas SENA http://200.21.18.166:8080/SenaIndi/ServletIndiServiEmp Consultado 16. Mar. / 09 15 Entrevista a Pedro Monroy Funcionario del SENA 16 Entrevista a Judith Gómez, usuaria del servicio 17 Ibídem Consultado 16. Mar. / 09 18 Ibídem 19 Entrevista a Pedro Monroy Funcionario del SENA

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