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SEMINÁRIO - TALLER “AUDITORIA DE SERVICIOS Y

PROCESOS DE ATENCION VETERINARIA”

¿ QUE ES UNA AUDITORÍA? : FILOSOFÍA, ESTRUCTURA Y PROBLEMAS

CÉLIO FAULHABERcfaulhaber@agricultura.gov.br

GUILHERME ANTÔNIO DA COSTA JÚNIORguilherme@agricultura.gov.br

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CONCEPTOS BÁSICOS

VALIDACIÓN

CONSTATACIÓN DE QUE LOS ELEMENTOS DEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SON

EFETIVOS.

CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS CUYO OBJETIVO

ES ASEGURAR QUE TODOS LOS PROBLEMAS

(PELIGROS) SEAN CORRECTAMENTE

IDENTIFICADOS POR EL EQUIPO QUE EJERCE LA

GESTIÓN Y QUE PUEDAN SER CONTROLADOS DE

MANERA EFICAZ POR EL PROGRAMA PROPUESTO.

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¿ QUIÉN PUEDE EJECUTAR LA VALIDACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD?

• EL EQUIPO DE GESTIÓN.

• INDIVIDUO(S) CUALIFICADO(S) POR ENTRENAMIENTO Y EXPERIENCIA.

¿ QUÉ ACTIVIDADES COMPONEN LA VALIDACIÓN?

• UNA REVISIÓN CIENTÍFICA Y TÉCNICA DEL EMBASAMIENTO PARA CADA UNA DE LAS PARTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN, DESDE EL ANÁLISIS DE LOS PROBLEMAS (PELIGROS) HASTA LA ESTRATEGIA PARA VERIFICACIÓN DE CADA PUNTO/ETAPA CONSIDERADA FUNTAMENTAL (CRÍTICA).

VALIDACIÓN (2)

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VERIFICACIÓN

ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE

COMPROBACIÓN PARA CONFIRMAR

QUE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD FUNCIONA EFICAZMENTE, A

TRAVÉS DE UNA SUPERVISIÓN

INTERNA DEL SISTEMA, DE MANERA

RUTINARIA POR EL EQUIPO DE

GESTIÓN

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¿QUE ES UNA AUDITORÍA?

S.f. 1. Cargo u empleo de auditor. 2. Local u oficina donde el auditor ejerce sus funciones.

AUDITOR ?S.m. 1. Aquel que oye; oidor.

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¿QUE ES UNA AUDITORÍA? (2)

SEGÚN EL CODEX ALIMENTARIUS:

La auditoría es un examen sistemático e independiente para determinar se las actividades y sus resultados están conformes con los objetivos planeados

¿QUE ES UNA AUDITORIA? (3)

Según la ISO 19011:2002 Proceso sistemático,

independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva com el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.

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¿QUE ES UNA AUDITORIA? (4)

“INFORME DEL 2 CICLO DE AUDITORÍA DE LOS PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA DEL CONO SUR- CUENCA DEL PLATA”

ITEN 2- RESUMEN

Estado de Paraná; Brasil: “del 09 al 13/09, siendo el equipo de Auditoria integrado por los Dres. M. Barboza de Paraguay, W. Kleist de Uruguay y F. Muzio por PANAFTOSA. ...”

¿QUE ES UNA AUDITORIA? (5)

En la práctica, AUDITORÍA puede ser definida como:

El procedimiento sistemático, independiente y documentado que permite uma validación, verificación o reevaluación de um sistema de gestión de la calidad.

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¿ QUIÉN DEBE HACER LA AUDITORÍA ?

•La indústria (el “processador”); el país que implementa el sistema, etc. - auditoria interna

•Un comprador, un servicio técnico externo, la “autoridade competente nacional”, etc. - auditoria externa

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OBJETIVOS PRINCIPALES

VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO FUE ELABORADO CON BASE CIENTÍFICA

VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ SIENDO APLICADO EN LA PRÁCTICA

VERIFICAR SI LA APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ ALCANZANDO LAS METAS AMBICIONADAS

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OBJETIVOS PRINCIPALES (2)

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA”II- OBJETIVO

“EL OBJETIVO DE LAS AUDITORÍAS ES EVALUAR SI LA ESTRUCTURA, FUNCIONAMIENTO Y PROCESOS DE ATENCIÓN VETERINARIA DESARROLLADOS EN LOS PAÍSES O ZONAS AUDITADAS, ES COMPATIBLE CON LAS METAS PROPUESTAS EN EL PLAN DE ACCIÓN 2002-2009 DEL PHEFA Y EN LOS RESPECTIVOS PROGRAMAS NACIONALES, ASÍ COMO SU INFLUENCIA EN EL CONTEXTO REGIONAL, DOTANDO A LAS ACCIONES EN LA MACROREGIÓN DE LA TRANSPARENCIA REQUERIDA PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL PROPÓSITO DE ERRADICACIÓN DE LA FIEBRE AFTOSA.”

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LA AUDITORÍA NO DEBE SER

Una forma de espionaje Una inquisición Una forma de ejercer presión Un control de resultados Una situación de

confrontación/incomodidad

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LAS AUDITORÍAS PUEDEN SER CLASIFICADAS DE LA SIGUIENTE FORMA:

En cuanto al tipo: Auditoría de Adecuación Auditoría de Conformidad

En cuanto a la empresa, Servicio Oficial: Interna Externa

CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

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PLANEAMIENTO

EJECUCIÓN

INFORME

EL CICLO DE VIDA DE LA AUDITORÍA

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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA

PROGRAMACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

Elegir las empresas, países, zonas que van a ser auditadas, considerándose:

Tipo de producto elaborado (Riesgos)Importancia de países, zonas, con relación al problema (peligro) objeto del controlMercado de Destino

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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA (3) ORGANIZACIÓN DEL

EQUIPO DE AUDITORÍA Siempre que sea posible, auditores de otras regiones

Especialidad y aspectos comportamentales

Contar con, por lo menos, un auditor que tenga experiencia práctica en otras auditorías.

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ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORÍA (2)

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Y EVALUACIÓN DE PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA”

“ARTICULO II INTEGRACIÓN DE LOS GRUPOS DE TRABAJO”

“LOS GRUPOS DE TRABAJO QUE REALIZARÁN LAS TAREAS DE AUDITORÍA, ESTARÁ, INTEGRADOS POR TÉCNICOS DE LOS SERVÍCIOS OFICIALES DE LOS PAÍSES DEL CONVENIO......Y COORDINADO POR PROFESIONALES DE PANAFTOSA.”

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ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORÍA (3)

ASPECTOS COMPORTAMENTALES

PERFIL DEL AUDITOR CAPACITACIÓN TÉCNICA

EQUILÍBRIO PSICOLÓGICO PARA ENFRENTAR DIFICULTADES

SER RECONOCIDO Y RESPETADO POR SU CONOCIMIENTO

FLEXIBILIDAD Y HABILIDAD EN EL TRATO CON PERSONAS

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PERFIL DEL AUDITOR (2)

ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PARA CONDUCIR UNA REUNIÓN (AUTO-LIDERAZGO)

HABILIDAD EN LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA

ORGANIZACIÓN Y PUNTALIDAD

HUMILDAD.

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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA

COMUNICACIÓN EFECTIVA

1. JUICIO/EVALUACIÓNNo evalúe sin conocer perfectamente los HECHOS

2. INTERFERENCIA NO CRÍTICANo agregue conclusiones, pensamientos, ideas, además de aquellas informadas DURANTE LA AUDITORÍA

3. INTERFERENCIA EN LAS IDEAS

No atribuya sus propios PENSAMIENTOS o IDEAS a su interlocutor

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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA

COMUNICACIÓN EFECTIVA (2)

4. ATENCIÓN

NO DISTRAIGA el pensamiento, ni pierda la atención en relación a lo que está siendo dicho o mostrado

5. ACTITUD

Esté siempre ABIERTO Y RECEPTIVO a los otros.

6. DESEO DE ESCUCHARESCUCHE lo que fue dicho e intente estimular el discurso de su interlocutor.

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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA (3)

8. DIGA SOLAMENTE LO NECESARIONO SE ENTUSIASME con el sonido de su propia voz o la demostración de su conocimiento.

7. INTERPRETAR CORRECTAMENTENo interprete palabras o frases de modo diferente del PROFERIDO por el interlocutor.

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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA (3)

10. CORAGENo tenga miedo de CAMBIAR.

9. HUMILDADRecuerde que SIEMPRE HAY ALGO QUE APRENDER CON LOS OTROS. No se considere tan bueno que no pueda aprender algo con los otros.

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NO DEBE DEBE

AUDITAR SIN COMUNICAR COMUNICAR

AUDITAR SIN PLANEAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN ADEQCUADA

PLANIFICAR Y DOCUMENTAR

SOLAMENTE VERIFICAR FALLAS(ASPECTOS NEGATIVOS)

PROCURAR VERIFICAR HECHOS(ASPECTOS NEGATIVOS Y POSITIVOS)

CONCENTRAR LAEVALUACIÓN EN ASPECTOS DEPOCA IMPORTANCIA

CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN PUNTOS CRÍTICOS, CON ENFASIS EN EL SISTEMA.

CENTRALIZAR LAS ACCIONES SUPERVISIONAR LAS ACCIONES

EL AUDITOR

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EL AUDITOR DEBE...

“INFORME DEL 2 CICLO DE AUDITORÍA DE LOS PROGRAMAS DE FIEBRE AFTOSA DEL CONO SUR- CUENCA DEL PLATA”“PRINCIPALES CONCLUSIONES DE CADA AUDITORIA

POR ITEM: 1 - ORGANIZACIÓN INSTITUCIONALPAÍS 1: SE CONSTATO LA CREACIÓN EN EL

ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN......, DE LA COORDINACIÓN......CON 24 SUPERVISIONES REGIONALES, QUE SON ESPECÍFICAS PARA SANIDAD ANIMAL, LO QUE RESULTA UN AVANCE TENIENDO EN CUENTA QUE ANTERIORMENTE ESTAS INSTANCIAS ERAN COMUNES A SANIDAD ANIMAL Y VEGETAL...”

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ACTIVIDADES DE PRE-AUDITORÍA (4)

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

Disponibilidad de los auditores (número, respectivas especialidades, aspectos comportamentales)

Disponibilidad de los auditados (vedas, cursos, feriados, etc)

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PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA (2)

Conocer puntos relevantes de auditorías anteriores (internas y externas) y documentación relevante

Establecimiento de métodos y técnicas de trabajo

Preparación de los documentos de trabajo

El auditor-líder representará oficialmente al equipo auditor junto al auditado

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PROBLEMAS COMPORTAMENTALESEN LAS AUDITORIAS

ANSIEDAD

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PROBLEMAS

ANSIEDAD

FORMA DEDETECTAR

AUDITADOS SE DESCONTROLAN Y CONMIEDO, NO PRESENTANINFORMACIONESCONFIABLES

SOLUCIONES

EVITAR LA PRESENCIADE MUCHAS PERSONASDURANTE LASENTREVISTAS, PARA NOINTIMIDAR

PROBLEMAS COMPORTAMENTALESEN LAS AUDITORÍAS (2)

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PROBLEMAS COMPORTAMENTALESEN LAS AUDITORÍAS (3)

BÚSQUEDA DE RESPONSABLES

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PROBLEMAS FORMA DEDETECTAR SOLUCIONES

BÚSQUEDA DERESPONSABLES

AUDITADO BUSCARESPONSABLES PARALAS FALLAS QUE ESTÁNBAJO SU RESPONSABILIDAD

NO BUSCAR RESPONSABLES,SEÑALANDOCLARAMENTE LOSDEFECTOS

PROBLEMAS COMPORTAMENTALES

EN LAS AUDITORÍAS

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LEA Y REFLEXIONE

ESTA ES UNA HISTORIA INVOLUCRANDO CUATRO PERSONAS:

TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERAY NADIE

HABÍA UN IMPORTANTE TRABAJO A SER REALIZADO Y TODO EL MUNDO ESTABA SEGURO DE QUE ALGUIEN LO HARÍA.CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE LO HIZO.

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LEA Y REFLEXIONE

ALGUIEN SE ENOJÓ PORQUE ERA UN TRABAJO DE TODO EL MUNDO.

TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE IMAGINÓ QUE

TODO EL MUNDO DEJASE DE HACERLO.

AL FINAL, TODO EL MUNDO CULPÓ A ALGUIEN CUANDO NADIE HIZO LO QUE CUALQUIERA PODRÍA HABER HECHO.

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““PASO A PASO” DE LA PASO A PASO” DE LA AUDITORÍA” -AUDITORÍA” - ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE CONFORMIDAD

1. Reunión de Apertura2. Verificación del “Layout” y Confirmación del Diagrama de Flujo3. Auditoría de los Pre-requisitos4. Auditoría de los Puntos Críticos de Control - PCC’s5.Auditoría de los Procedimientos de Registro6. Preparación del Informe de Auditoría7.Reunión de Cierre

CONCLUSIONES

Ofrece evidencia documentada, de las acciones ejecutadas para garantizar la gestión de la calidad.

Ofrece um examen independiente y objetivo de la adecuación y efectividade del sistema.

Genera confianza en el sistema.

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CONCLUSIONES (2)

Identifica hechos negativos y positivos.

Refuerza la credibilidad de la gestión de la calidad.

Obtiene fundamentos para eliminar sistemas de control obsoletos.

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CONCLUSIONES (3)

Torna posible una verificación sistemática comparable (Medición de “performance”).

Reduz el riesgo de opiniones personales

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CONCLUSIONES (4)

Los resultados pueden servir como parte de un mecanismo de certificación

Facilita acuerdos de equivalencia y el reconocimiento de la eficacia de la evaluación

CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ESTÁN SERVICIOS ESTÁN BAJO CONTROLBAJO CONTROL