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XXVI Salón de INFORMÁTICA La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI Seminario de Planeación y Gobernabilidad TI Carlos A Florez S. Gerente [email protected]

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XXVISalón de INFORMÁTICALa gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y

reto para los directivos de TI

Seminario de Planeación y Gobernabilidad TI

Carlos A Florez S.Gerente

[email protected]

XXVISalón de INFORMÁTICA

La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Derechos de Autor• Esta presentación tiene contenido desarrollado por NETSAC S.A

durante sus 15 años de experiencia, donde adopta modelos metodológicos de gobernabilidad, conceptualización, gestión TI, consultoría y otros temas para dar correcto soporte a sus negocios.

• El material goza de derechos de morales de autor, usted podrá hacer uso, distribuir por cualquier medio impreso, electrónico o de tratamiento de datos conocido o por conocer para la re transmisión, divulgación o cualquier tipo de uso que considere con la única condición de dar crédito a NETSAC en el uso de este material.

• Este material es libre de utilización y sus modelos aquí contenidos son la adopción de diferentes metodologías, técnicas y la recopilación de experiencias por más de 15 años de labores.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Trayectoria

• Durante los 15 años de trayectoria, Netsac S.A. ha madurado su modelo de trabajo de tal manera que hoy se posiciona como “la mejor compañía en planeación, estrategia, arquitectura e integración de TI.”

• Nuestra misión es direccionar y ofrecer las soluciones a las necesidades de los clientes de acuerdo con su tipo de negocio y con la mejor tecnología disponible.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Entorno

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Alineación• Alineación del área de TI con el negocio

– Para donde Ir– Como ir– Con quién ir

• Determinar– Alcance tiempo y recursos de los

proyectos estratégicos.

• Gobernabilidad– Define los elementos de control y

gestión. • Indicadores• BSC• Definición de elementos de Medición

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reto para los directivos de TI

Objetivos

Seminario de Planeación y Gobernabilidad TI

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Objetivos Seminario

• Revisar las diferentes aproximaciones en gobernabilidad de TI.

• Dar bases, para generar espacios adecuados de planeación de TI en las organizaciones.

• Comprender el verdadero papel de la planeación de TI.

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reto para los directivos de TI

Temas

Seminario de Planeación y Gobernabilidad TI

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Temas

• Gobernabilidad de TI.

•El porqué?

•Herramientas

•Modelos – Metodologías – Buenas Prácticas

• Adopción de un Modelo

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Temas

• Planeación de TI

•Definición

•Retos

•Fases de Planeación

•Entendiendo el Negocio

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reto para los directivos de TI

Gobernabilidad TI

Definición

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Definiciones

• Gobernabilidad de TI:

“…Consiste en la capacidad para controlar la formulación y la implementación de la estrategia de TI a fin de alcanzar ventajas competitivas para la organización en su conjunto”

IT Governance Institute

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Elementos de Gobierno

• Mejores Prácticas / Modelos– Es la forma aceptada por la industria de hacer

algo que funcione.Aidan Lewes

• Metodología– Marco de trabajo, define qué, cuando y cómo

se ejecutan actividades en un proceso.

• Regulaciones– Da normas o directrices de obligatorio

cumplimiento

• Sentido Común– Basado en la experiencia y resultados.

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reto para los directivos de TI

Elementos de Gobierno

Mejores Prácticas

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Qué pretenden?

• Dar lineamientos para optimizar los procesos de administración de TI.

• Bien sea en:– Servicios– Desarrollo de Software– Control– Calidad

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Algunas Buenas Prácticas

• ITIL

• COBIT

• CMMi

• ISO

• PMI

• Otras

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reto para los directivos de TI

Elementos de Gobierno

Mejores Practicas

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

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reto para los directivos de TI

Otros Modelos

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Otros Modelos

• SAS 70

• IBM Yellow Book

• IBM Process Model

• Microsoft Operation Framework

• HP itSMF Reference Model

• Prince2

• BS15000

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reto para los directivos de TI

Elementos de Gobierno

Metodologías

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

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reto para los directivos de TI

Elementos de Gobierno

Regulaciones

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

MECI NTCGP 1000:2004

SOX

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reto para los directivos de TI

Elementos de Gobierno

Sentido Común

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Sentido Común

• Apoyado en el Ciclo de Deming – PHVA• Revela la experiencia del director de turno de TI

• Dificultades– Las acciones no son soportadas por medición– No se sabe si las acciones soportan al negocio con

certeza– Altamente dependiente de las habilidades de las

personas– No hay trazabilidad

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reto para los directivos de TI

Gobernabilidad

Resumen

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Elementos de Gobierno Resumen

XXVISalón de INFORMÁTICA

La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Elementos de GobiernoResumen

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reto para los directivos de TI

Adopción de un modelo

“Solamente aquel que construye futuro tiene derecho a juzgar el pasado”

Fiedrich Wilhelm Nietzsche

XXVISalón de INFORMÁTICA

La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

El por qué de la Gobernabilidad

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Cuál es el camino?

• Mejores prácticas

• Metodologías

• Regulaciones de la Industria

• Sentido Común

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Objetivos Comunes

• Común denominador es:– Minimizar Costos

– Maximizar el valor del negocio

• Se logra trabajando sobre los procesos:– Desarrollándolos.

– Usándolos

– Auditándolos

– Certificándoles

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Procesos TI y Negocio

• TI hace parte natural del negocio.• Deben cumplir con los objetivos del

negocio• Deben estar normalizados y

estandarizados• Deben ser usados y respetados.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Algunas Diferencias

• Las regulaciones de Industria•Enfocadas al resultado

• Las buenas prácticas•Enfocadas al cómo se logran•Proveen guías para la aceptación de los procesos.

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reto para los directivos de TI

Que Hacer?

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Adopción de Elementos Gobierno

• Adopción de elementos de cada uno de los modelos, para conformar un modelo propio, que responda a las necesidades particulares.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Ejemplo de Adopción

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Adopción

• Toma específicamente los elementos que son necesarios para cada una de las tareas de TI

• Determina el camino a seguir en cada uno de las actividades.

• Generación de un propio documento de gobierno, donde deje expresado los pasos a seguir en cada uno de los frentes.

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reto para los directivos de TI

Punto de PartidaPlaneación TI

Introducción

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El Marco de acción

• Objetivo– El negocio

• Como hacerlo– Tecnología

– Procesos– Personas

• Como hacerlo– Proyectos

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Retos del negocio

• Velocidad en el cambio de rumbo de negocios– Servicios de TI flexibles al negocio– Agilidad en la respuesta a necesidades

• Excesiva cantidad de variables a controlar– Prestación de servicios– Mitigación de riesgos– Avances constantes de nuevos proyectos

• Enfoque de la inversión– Primordialmente enfocada al Back (Infraestructura y

parte transaccional)– Poco al front y a la información

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Retos de la Tecnología

• Tecnologías heterogéneas• Evolución tecnológica vertiginosa• Áreas de TI enfocadas en el soporte del

día a día (infraestructura y toma pedidos de la organización)

• Infraestructura– Sistemas de alta disponibilidad

• Comunicaciones– Dependencia total y absoluta de la

presencia de canales• Software• Sistemas aislados v.s Integración, SOA,

etc..

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Retos de las personas

• Perfiles exigentes– Brechas Universidad v.s Industria– Roles complejos de satisfacer– Unión entre tecnología– Alta orientación al servicio

• Modelos de trabajo– In House– Outsorsing– Servicios

• Dificultades– Visibilidad– Contención del talento apropiado

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Retos de los Proyectos• Proyectos complejos altamente

interconectados en medio del día a día de la operación

• Las probabilidades de éxito (alcance, tiempo y recursos apropiados) son bajas (31.1%) luego hay que trabajar para estar en ese grupo

• Los proyectos tienden a estar– En mas tiempo– Con sobre costo– Sin la satisfacción total del usuario– Reinicios y replanteamientos

Estadísticas de Standishgroup

Reporte del Caos 2004

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Orden dentro del Caos

• El adoptar modelos de gobierno se torna fundamental

• El área de TI tiene un reto gigante :– Armonizar el mundo de negocios– Apoyar y liderar la organización para aprovechar y

apalancarse en la tecnología

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reto para los directivos de TI

Planeación TI

Definición

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Definición

• Planeación Estratégica– Proceso gerencial que consiste en desarrollar y mantener un

ajuste estratégico entre los objetivos y recursos de la empresa y sus oportunidades cambiantes de mercado.

• Planeación Táctica– Contiene los detalles para poner en práctica o implantar los

planes estratégicos en las actividades diarias o corto plazo.

• Planeación de TI– Proceso que permite garantizar un desarrollo eficiente, viable y

sistemático; alineando las acciones haciéndolas consistentes unas con otras, planea la asignación de recursos, controla proyectos, equilibra costos y beneficios.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Objetivos de Planeación de TI

• Clarificar el propósito del área TI y alinear las prioridades y recursos para cumplir estos propósitos.

• Identificar el impacto en el cumplimiento de los propósitos.

• Definición de la misión de TI y formulación de los objetivos específicos a través de la visión y desarrollo de acciones para cumplir los objetivos.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

A tener en cuenta

• Tiene que ver con todos los ambientes de la organización, se necesita tener un entendimiento claro de todas áreas y actores que intervienen en la organización y la naturaleza de las interacciones.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

A tener en cuenta

• Es necesario la asignación de recursos, algunas veces TI tiene que movilizar grandes cantidades de capital, capacidad y trabajo.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

A tener en cuenta

• Generalmente la planeación se ha concentrado en las actividades de largo plazo. Sin embargo, en TI es necesario concentrarse en las actividades de corto y mediano plazo para garantizar las de largo plazo.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

A tener en cuenta

• La planeación de TI debe ser responsabilidad no sólo del área de TI, debe tener el apoyo de todas las demás áreas que toman decisiones en la organización.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Aclarando Conceptos:Planeación Estratégica o

Táctica?• La Planeación Estratégica (PE) permite

establecer la vista general de las acciones para el cumplimiento de los objetivos.

• La implantación de un plan estratégico, se hace a través de acciones de muy corto plazo, donde se incluye detalles de alcance, tiempo y recursos.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Planeación Estratégica y Táctica

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Niveles de Planeación

• Alineación a los objetivos de negocio por la participación de todos los actores.

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Aplicar Planeación a TI

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Entregables de Planeación TI

• Misión• Visión (Corto y mediano plazo)• Objetivos (A largo plazo)• Inventario de Necesidades• Definición y Portafolio de proyectos• Road Map de Proyectos• Indicadores de gestión orientados al

cumplimiento de la visión (BSC)• Lineamientos de Gobernabilidad

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Misión / Visión

• Entregables– Misión área TI:

• Está orientada a describir los lineamientos del como presta su función para apoyar el negocio en general.

– Visión área de TI:• La visión fija una meta clara de cumplimiento de las acciones

de TI.

• Elementos de gobernabilidad utilizados.– ITIL – Planeación de TI– COBIT – Planeación y Organización

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Objetivos

• Entregables– Objetivos de Negocio y Objetivos de TI

– Indicadores de Medición de Objetivos

• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ITIL - Negocios

– COBIT – Domino Entrega de Servicios y Soporte.

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Inventario de Necesidades

• Entregable– Listado de necesidades por actores y procesos de negocios

• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ITIL - Gestión de Servicios – Provisión Servicios – Gestión de

niveles de servicio– COBIT – Dominio Planeación y Organización, Adquisición e

Implantación, Entrega de Servicios y Soporte, Monitoreo– CMMi – PA – REQM– PHVA – Planeación – IDEAL Model – Inicio y Diagnóstico– Six Sigma – DMAIC – Definición y DMADV – Definición

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Definición y Portafolio de Proyectos

• Entregable– Definición de proyectos, objetivos, objetivos

específicos, alcance, responsable

• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ITIL – Gestión de Aplicaciones– COBIT – Dominio Adquisición e

Implementación– CMMi – PA – PP

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Road Map - Proyectos

• Entregable– Road Map de Proyectos, secuenciados de una

manera lógica, según costos, inversión, importancia y relevancia al negocio

• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– COBIT – Planeación y Organización– CMMi – PA – PP– PMI – Gerencia del Alcance, Tiempo, Costo, Riesgo,

Financiera– Sentido Común - PHVA

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Indicadores de Gestión BSC

• Entregable– Indicadores de gestión de TI

• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ITIL – Gestión Servicio – Acuerdos Niveles de

Servicio– COBIT – Dominio – Entrega de servicios y soporte– CMMi – PA – PP – VER – VAL – PMI – Todas la áreas de Conocimiento– ISO – Indicadores de procesos– IDEAL Model – Aprendizaje

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Lineamientos de Gobernabilidad TI

• Entregable– Documentación con el detalle de las

disciplinas, prácticas, modelos, mejores prácticas utilizadas para los procesos de planeación y de control del área de TI.

• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ISO 9000 – Documentación procesos y

registros– ISO 20000 – Documentación procesos

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Por qué es importante?

• Es importante tenerla para fijar acciones, pero aún más es importante es mantenerla.

• No ceder bajo las presiones del entorno, hay que estar preparado para estas.

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Planeación TI

Retos

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Retos• Conocimiento del Negocio

• Alineación de todos los actores de negocio

• Participación dentro del proceso de negocio

• Visión compartida de negocio

• Enfoque de esfuerzos y recursos conjuntos de la organización para resolver problemas comunes.

• La primera actividad de TI alinear la misión y visión, los principios administrativos, los objetivos y las estrategias para que apoyen y sean parte de la estrategia de la organización.

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Conocimiento del Negocio

• Planeación a partir del negocio de hoy.– Alto Conocimiento de los procesos de

negocio.

• Identificación de Brechas

• Disminución de Brechas

• Gestión de Altos Riesgos– Desacoplada con la planeación del Negocio

– Mucho detalle en la planeación Estratégica

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Alineación / Visión Compartida

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Planeación TI

Fases Planeación

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Planeación de TI

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Conocimiento

• Conocimiento– Análisis del Entorno– Objetivos Corporativos– Misión / Visión

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Desarrollo

• Desarrollo

– Necesidades Estratégicas

– Valoración, Validación y Clasificación

– Estrategias basadas en proyectos

– Definición de Proyectos

– Secuenciación de Proyectos

– Definición de Presupuestos

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Divulgación

• Divulgación– Divulgación Plan Estratégico– Definición Indicadores de Cumplimiento– Mercadeo de TI

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Definición de Indicadores

• Apalancados del concepto de BSC.

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BSC de TI

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Tablero de Mando de TI• Gobierno de TI va de la mano del

Gobierno de la organización, donde es necesario tener objetivos, medición y acción. (Basados en COBIT)

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ALINEACIÓN DE PLANEACIÓN, COSTOS Y MERCADEO

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reto para los directivos de TI

Costos y riesgos de TI“Para que un mapa sirva es fundamental saber donde

se está, para poder seguir el camino.”

“Definamos nuestra problemática para saberhacia donde y como partir.”

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Despliegue de Costos• Descomposición del TCO

– Dirección y administración– Análisis y diseño– Adquisición

• HW, SW– Implementación

• Inhouse, Outsorsing MO, Servicios– Implantación

• Sensibilización, Capacitación– Soporte– Mantenimiento

• HW, SW– Actualización y renovación

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Focalización en costos• Matriz de costos de mayor impacto• Seleccionar cuales son importantes para la

organización• El costo inicial de inversión es una porción

mínima del costo total, la problemática esta en el soporte y mantenimiento

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Descomposición de Costos• Ejemplo de Descomposición.

• Determinación del Cambio

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Despliegue de Riesgos

• Riesgos que impactan el costo en el largo plazo– Análisis de riesgos

– Pérdida de conocimiento técnico

– Mala aproximación al modelo de negocio

– Selección de tecnologías de salida del mercado.

– Gestión de cambios y actualización con deficiencias en planeación.

• Es necesario identificar los riesgos por su impacto, probabilidad en una matriz de riesgos

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Impacto Y Probabilidad

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Gestión de Riesgos

RiesgosQue

Asume TI

PlanesContinge

nciaTI

Se conoce que va a suceder, hay que estar preparado

Mitigación

DelRiesgo

Eliminar el riesgo, se conoce la tendencia al

cambio.

NoInversiónCambio

de Rumbo

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Matriz de Riesgos

Clasificación

Probabilidad de Ocurrencia

Impacto al Negocio

Métodos de Control

Variables Controlables

Medición y Métricas

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Focalización en Riesgos

• Análisis de impacto y probabilidad para focalizarse en que aspectos trabajar

• Trabajar los que probabilidad-impacto son mas significativos

• El primer problema es lograr lo asertivo del proceso de negocio

• En segunda instancia hay que garantizar la mantenibilidad para un éxito mantenible.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Resumen de las problemáticas

• Costos :– Mantenimiento des - balanceado– Cambio de proveedores– Soporte Técnico

• Riegos :– Controles de cambio no controlados– Falta de documentación– Obsolescencia y cambio tecnológico– Insatisfacción del proceso y usuario

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reto para los directivos de TI

Mercadeo de TI

“No vasta hacer las cosas bien, hay que divulgar el impacto de

ellas en la organización”

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Definiciones• Mercadeo TI:

– Mercadeo de TI tiene como objetivo generar confianza a los usuarios de TI interno.

• Está orientado a mostrar:– Avances tecnológicos– Proyectos ejecutados– Actividades de mejoramiento– Indicadores de gestión.

• Está apoyado por ITIL en el libro de gestión de servicios –Gestión del Cambio.

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Por qué

• Es necesario que la organización conozca los proyectos de TI– Importancia– Inversión– Esfuerzo– Logros Técnicos– Beneficios– Ahorros – Mejoramientos de procesos

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Plan de Acción• Plan de Mercadeo de TI debe

contener como mínimo:– Niveles de Atención de TI por

área. A partir de Niveles de Servicio de ITIL.

– Road Map de Proyectos

– Definición de cada uno de los proyectos

– Flujos de caja de cada proyecto

– Plan de reuniones

– Plan de seguimiento.

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reto para los directivos de TI

Conclusiones“Obrar es fácil, pensar es

difícil; pero obrar según se piensa, es aún más difícil”

Goethe

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Conclusiones• La eficacia y eficiencia futuras de las compañías

dependen cada vez en mayor grado del funcionamiento y de los servicios de TI.

• TI debe gestionar los recursos de información de las organizaciones.

• La gestión de estos recursos debe ser planeada y alineada con las necesidades de negocio

• Se debe soportar sobre un modelo propio de gobernabilidad resultante de la adopción de diferentes modelos, metodologías o buenas prácticas

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Conclusiones

• El director de TI debe asegurarse un puesto en las juntas directivas y esto se logra teniendo una adecuada combinación de destrezas administrativas y técnicas, las cuales los elementos de gobernabilidad y la planeación las satisfacen completamente.

• El director de TI debe dar lineamientos de arquitectura teniendo como restricciones de capacidad y disponibilidad, usando adecuadamente los elementos financieros.

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reto para los directivos de TI

Fuentes

“El conocimiento es un bien que crece a medida que se comparte”

Mario Héctor Vogel

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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI

Resumen Bibliográfico• www.isaca.org• www.govtech.net• www.cio.com• www.coso.org• www.iso.org• www.itil.co.uk• www.itsmf.com• www.sas70.com• http://itresearch.forbes.com• Consultoría NETSAC • www.tablero-demando.com

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reto para los directivos de TI

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