seminario de formación certificación y control poctefa · • cada beneficiario (incluido jdf)...

Seminario de formación certificación y control POCTEFA

Pamplona, el 17 de octubre de 2012

1

Séminaire de formation sur la certification et le contrôle POCTEFA

Pampelune, le 17 octobre 2012

UE - FEDER

CONTROLES, REGLA N+2 Y

CALENDARIO DE

CERTIFICACIÓN EN POCTEFA

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CERTIFICACIÓN EN POCTEFAElena HOYOS

Directora POCTEFA

Les Contrôles sur POCTEFA

Plusieurs niveaux de contrôles sur POCTEFA car plusieursacteurs sur le contrôle:

� Autorité de Gestion (AG): c’est la CTP, basé à Jaca

� Le contrôleur de 1er niveau : entreprise KPMG,désignée par les Autorités Nationales (AN) :

� Autorité Nationale espagnole: Ministerio deHacienda y Administraciones públicas

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Hacienda y Administraciones públicas

� Autorité Nationale française: Conseil RegionalAquitaine

� Autorité d’Audit (AA): IGAE (Intervención General de laAdministración del Estado)

� Autorité de Certification (AC) Ministerio de Hacienda yAdministraciones públicas

� La Commission Européenne. DG Regio

Contrôles sur POCTEFA (liste non exhaustive) (1)

Type de contrôle

Qui effectuele contrôle?

Objectifprincipal

Portée Référence

1er niveau : “administratif”

KPMG sous la responsabilitéAG+AN

Vérifie toutesles dépensessur pièceavant envoi à

100% des dépensesdéclarées par les

Art.13 Reg.CE nº 1828/2006

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la CE bénéficiaires.

1er niveau Insitu ouvérificationsur place

KPMG sous la responsabilitéAG+AN

Vérifie la réalité des dépensesdéclarées.

Échantillon(+/- 5 op/ antous les bénéficiaires

Art13-2 b) Reg. CE nº1828/2006


Type de contrôle


Objectifprincipal

Portée Référence

2nd niveau GrantThornton,sous la responsabilitéde l’Autorité

Contrôle sur place des dépensesenvoyées à la CE

Échantillond’opérationannuel sur la base des dépenses

Art.16 Reg. CE nº 1828/2006

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de l’Autoritéd’Audit (IGAE)

la CE dépensesenvoyées à la CE l’annéeprécédente

Audit CE DG Regio Contrôle sur place des dépensesenvoyées à la CE

Échantillond’opération

Art. 72 Reg. CE nº 1083/2006


Type de contrôle


Objectifprincipal

Portée Référence

ContrôleCour des compteseuropéenne

Cours des compteseuropéenne

Contrôle sur place. Contrôle les finances de

Echantillon Art. 287 du traité de fonctionnement de

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la CE l’UE

Contrôlequalité

AN espagnole

Contrôle de rapportscontrôle 1er niveau

Échantillon de rapportscontrôle 1er niveaubénéficiairesespagnols

Descriptiondes Systémesde Gestionet contrôlePOCTEFA


Type de contrôle


Objectifprincipal

Portée Référence

Contrôlequalité

AN française Contrôle de rapportscontrôle 1er niveau

100% de rapportscontrôle 1er niveau

Descriptiondes Systémesde Gestion

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bénéficiairesfrançais

et contrôlePOCTEFA

Contrôle de 1er niveau

– Le contrôle administratif (sur base documentaire)• le contrôle de 1er niveau effectue un contrôle de l’intégralité

des documents transmis et vérifie:• la réalité des dépenses:

⇒La preuve de la réalité des actions conduites⇒l’effectivité du paiement de la dépense⇒La transmission complète des pièces au moment de la

UE - FEDER

⇒La transmission complète des pièces au moment de ladéclaration découlant de la mise en place de l’archivage

• La réalité des recettes et cofinancements– La Visite sur Place (in Situ) :

• Les bénéficiaires du programme pourront faire l’objet d’unevisite sur place du contrôleur de 1er niveau sur la base d’uneméthode d’échantillonnage validée par les Autorités duprogramme

N+2: Article 93 du règlement (CE) 1083/2006

• « La part d’un engagement qui n’a pas été régléepar l’acompte ou pour laquelle aucune demande depaiement

• … n’a été présentée à la Commission à l’issue de ladeuxième année suivante celle de l’engagement

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deuxième année suivante celle de l’engagement

• …est dégagée d’office par la Commission… »

Les crédits dégagés le sont définitivement

Objectif N+2

AnualidadObjetivo

N+2Objetivo N+2 acumulado

2007 - -

2008 - -

2009 - -

2010 13.697.572 13.697.572

Plan de financement 2007-

2013

Coût total 257,3 €

UE - FEDER

2011 26.805.524 40.503.096

2012 27.647.948 68.151.044

2013 28.514.895 96.665.939

2014 29.273.942 125.939.881

2015 42.701.604 168.641.485

Coût total 257,3 €

FEDER 168,6 €

Modalités application de la règle N+2

• Pour être recevable les déclarations dedépenses doivent comporter des dépenses:

� Réalisées (l’action a eu lieu)� Payées (à la date de la déclaration)

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� Payées (à la date de la déclaration)� Certifiées (par l’autorité compétente)

Comment éviter le dégagement d’office

� Sélectionner et programmer les projets

� Faire démarrer les projets

� Certifier les dépenses

UE - FEDER

� Certifier les dépenses

� Remonter les justificatifs des dépenses

Sélectionner et programmer les projets

• 266 dossiers déposés depuis 2008

• 133 projets approuvés par le Comité deProgrammation

UE - FEDER

Programmation

• Pour un coût total de 248,49 millions d’euros

Faire démarrer les projets

• Engager les contreparties nationales

• Signer l’accord de partenariat

• Signer la convention de subvention FEDER

• Lancer les actions

UE - FEDER

• Lancer les actions

• Respecter le calendrier de réalisation

• Informer les partenaires sur les risques

Certifier les dépenses

• Une procédure claire dans les 2 Etats Membres(pour la vérification des dépenses de chaquepartenaire)

• Un guichet unique le Secrétariat TechniqueConjoint (pour les demandes de remboursement

UE - FEDER

Conjoint (pour les demandes de remboursementdéposés par le Premier bénéficiaire/Chef de file)

• Un calendrier établi

• Un objectif commun et connu de tous

Remonter les justificatifs des dépenses

• Une seule procédure de vérification s’applique:un contrôleur unique pour le POCTEFA

• Des documents uniques générés pour laplupart automatiquement dans SIGEFA(Système d’Information et de Gestion du

UE - FEDER

(Système d’Information et de Gestion duPOCTEFA) pour déclarer les dépenses

• Une déclaration unique du Chef de file auSecrétariat Technique Conjoint pour l’ensemblede l’opération

Remonter les justificatifs des dépenses

• Le Chef de file joue un rôle clé:

� doit fixer des règles et des procéduresinternes au projet avec ses partenaires

� chaque bénéficiaire doit être informé:

UE - FEDER

� chaque bénéficiaire doit être informé:� Des procédures qui lui sont applicables� Du calendrier et des dates clés� Des conséquences possibles d’un dégagement

Conséquences d’un dégagement

• Les crédits dégagés le sont définitivement

• L’enveloppe FEDER pourra être réduite

1. Pour les projets en cours

UE - FEDER

1. Pour les projets en cours2. Pour les appels à projets futurs

Calendario certificación POCTEFA

• Cada beneficiario (incluido JdF) presentará comomáximo 2 certificaciones al año

• El Jefe de Fila consolidará los gastos validadospara todos sus socios como máximo 2 veces alaño

UE - FEDER

• La Autoridad de Certificación realizará 3solicitudes de fondos al año a la CE

• Toda operación tiene 3 fechas a elegir para llevara cabo la solicitud de reembolso FEDER (a travésde la consolidación)

Calendario certificación POCTEFA

Todos los beneficiarios:

Transmisión de las declaraciones de

gastos/financiación al Controlador 1er Nivel

Jefes de fila: Transmisión de la consolidación de gastos al STC

POCTEFA

Solicitud de Fondos por parte de la

Autoridad de Certificación a

la CE

UE - FEDER

Controlador 1er Nivel la CE

15 ENERO 30 MARZO 15 MAYO

8 MAYO 25 JULIO 8 SEPTIEMBRE

7 SEPTIEMBRE 25 NOVIEMBRE 31 DICIEMBRE

Calendario orientativo y fechas aproximadas

GRACIAS POR SU ATENCIÓNSi necesitan más información:

Consorcio de la Comunidad de Trabajo de los Pirineos

POCTEFA 2007-2013

UE - FEDER

POCTEFA 2007-2013Avda. Juan XXIII nº17

22700 Jaca (HUESCA) – ESPAÑATel: 974 36 31 00

Visite nuestro foro en www.poctefa.eu

CIRCUITO DE

CERTIFICACIÓN POCTEFA

Y SIGEFA

UE - FEDER

Y SIGEFAJavier OLITE Emilie LALANNETécnico financiero Técnico financiero y de control STC y de control AG

ÍNDICE DE LA PRESENTACIÓN

� El circuito de certificación en POCTEFA

� La certificación en SIGEFA:

� Documentos oficiales del POCTEFA para la

certificación

ÍNDICE

UE - FEDER

� Tareas a realizar en SIGEFA

La certificación del beneficiario: Anexos B (Beneficiarios)

La certificación del jefe de fila: Anexos O (Operación)

EL CIRCUITO DE LA CERTIFICACIÓN

Agente Plazo Acción

Socio 1 mes - Introducción de gastos en SIGEFA- Enviar al controlador de 1er nivel:o Formulario de gastos + Formulario de financiacióno Copias de facturas y justificantes de pago

Control 1er

Nivel2 meses Certificación + Fase contradictoria

El circuito de certificación en POCTEFA (1)

UE - FEDER

Jefe de fila 15 días Consolidación de la operación

AG/STC 21 días Control Coherencia + Solicitud fondos a AC

AC 1 mes Solicitud de fondos a la CE

Comisión 2 meses Pago a la AC

AC 2 meses Intervención y Pago al beneficiario: Verificacióncumplimiento obligaciones tributarias y S.Social

Jefe de fila 1 mes Redistribuye los fondos entre los socios

DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓN

Tarea en SIGEFA Estado del gasto

Ficha Nº1: Introducir gastos en SIGEFA Alta Sistema

Ficha Nº2: Efectuar una certificación del beneficiario

Asociado a la certificación

Ficha Nº2: Efectuar una certificación del beneficiario. Beneficiario declara

Declarado

El circuito de certificación en POCTEFA (2)

UE - FEDER

Controlador de 1er nivel o AG pueden abrir la certificación para subsanar algún elemento

Abierta para subsanar

Controlador 1er nivel valida los gastos Certificada

Ficha Nº8: Certificación de la operación (consolidación JdF)

Consolidada

STC/AG realiza el control de coherencia Validado AG

AG realiza la petición de fondos a la AC Conforme

ANEXOS B: BENEFICIARIOS (Certificación)

Anexo B-1: Formulario de gastos del beneficiario

Anexo B-2: Formulario de financiación del beneficiario

Anexo B-3: Informe intermedio de ejecución del beneficiario

Anexo B-4 Informe final de ejecución del beneficiario

DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNDocumentos oficiales en la certificación

UE - FEDER

ANEXOS O: OPERACIÓN-JEFES DE FILA (Consolidación)

Anexo O-1: Formulario de gastos de la operación

Anexo O-2: Formulario de financiación de la operación

Anexo O-3: Informe intermedio de ejecución de la operación

Anexo O-4: Informe final de ejecución de la operación

Anexo O-5: Estado financiero del FEDER recibido

Documento SIGEFA (Ficha Nº -)


Ficha Nº1: Introducir gastos en

SIGEFA

Ficha Nº2: Efectuar una certificación

(Beneficiario)

Asociar gastos a la certificación

Anexo B-2: Formulario de Ficha Nº2: Efectuar una certificación

DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNLa certificación del beneficiario: Anexos B

UE - FEDER



(Beneficiario)

Introducir ingresos y cofinanciaciones



(Beneficiario)

Asociar el documento a la

certificación

- Copia de facturas

- Justificantes del gasto (nóminas, etc.)

� Recapitula los gastos pagados en detalle

� Se envía al Controlador 1er nivel firmado


DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNLa certificación del beneficiario: Anexo B-1

UE - FEDER

- Justificantes del gasto (nóminas, etc.)

- Justificante medidas tomadas en

publicidad (folletos, fotos, etc.)

- Justificantes mercado público

Extracto bancario, tarjeta crédito, libro de caja

Documentos justificativos

(ver guía controlador

1er nivel)

Prueba

del gasto

Prueba

del pago

Hoja principal: Consolidación-resumen gastos del socio

- Rble. legal- Rble. financieroFirmado por



UE - FEDER

Si es un tercero cualificado (interventor,

auditor de cuentas

No pruebas de pago (extractos…)

Resto de hojas: Gastos clasificadospor categoría



UE - FEDER

No firmar estos

detalles



1 Entrar en el menú “Gastos pagados”

Introducir los gastos: Rellenar los campos siguientes

2

Ficha nº1 Introducir gastos en SIGEFA (1)

UE - FEDER

Gastos rechazados



Los gastos se quedan registrados

Buscador de gastos

Ficha nº1 Introducir gastos en SIGEFA (2)

UE - FEDER

Buscador de gastos

1 Entrar en el menú “Certificaciones”

Cumplimentar datos del Responsable financiero

DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNFicha Nº2 Efectuar la certificación (1)

2


UE - FEDER

Señalar si se trata de

un 3º cualificado

3 Asociar/incluir gastos a la certificación

Podemos eliminar gastos o editarlos

DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNFicha Nº2 Efectuar la certificación (2)


UE - FEDER

Vista del menú “Certificaciones”

El beneficiario y el jefe de fila ven en tiempo real el estado de su certificación

- Justificante cofinanciación

(documento oficial)

Documentos


� Recapitula las cofinanciaciones e ingresos en detalle � Se envía al Controlador 1er nivel

Certificación del beneficiario: Anexo B-2

Prueba de la cofinanciación

o ingreso


UE - FEDER

- Justificante ingresos

Extracto bancario/libro caja

Documentos justificativos

(ver guía controlador

1er nivel)

o ingreso

Prueba del cobro

Hoja principal: Resumende cofinanciaciones e ingresos

- Rble. legal- Rble. financieroFirmado por




UE - FEDER

- Rble. financiero

No pruebas de ingreso

(extractos…)

Si es un tercero cualificado (interventor, auditor de cuentas

Resto de hojas: Categoría de la financiación




UE - FEDER

No firmar estos

detalles


1 Entrar en el menú “Certificaciones” - Ingresos -

DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNFicha nº2 Efectuar la certificación (3)

UE - FEDER

2 Incluir ingresos en la certificación

Asociamos la acción



3 Entrar en el menú “Certificaciones” - Cofinanciaciones públicas -

4 Incluir cofinanciaciones en la certificación

UE - FEDER

Seleccionamos el concepto del pago


� Presenta el estado de

avance físico y financiero

de las acciones a realizar

por el beneficiario


Ficha nº2 Efectuar la certificación (5)

UE - FEDER

(indicadores, etc.)

� Completar según modelo

en Word y adjuntar a

SIGEFAÓ Anexo B-4 en el caso que se trate de

la última certificación


Anexo B-3 o B-4 : Informe intermedio/Final de ejecución del beneficiario

Ficha nº2 Efectuar la certificación (6)

5 Entrar en el menú “Certificaciones”

6 Adjuntar el Anexo B-3

UE - FEDER

Verificar Anexo B1 y B2

Declarar: Pulsar sobre


Últimos pasos antes de terminar la certificación

UE - FEDER

Firmar por Responsable legal Responsable financiero

Enviar Anexo B1 y firmadosjunto con documentos justificativosal controlador de 1er nivel

Vista del menú “Certificaciones”

DOCUMENTOS OFICIALES PARA LA CERTIFICACIÓNCertificación del beneficiario: Ctrl. 1er Nivel

Una vez validada la declaración de gastos por el controlador de primer nivel (KPMG auditores)…

El controlador informa por

UE - FEDER

El controlador informa por e-mail que los informes resultado

del control 1er nivel se encuentran en SIGEFA

Refleja los montantes validados y rechazados por el controlador de

primer nivel

La certification de l’opération: Annexes OAnnexes SIGEFA (Fiche Nº -)

Annexe O-5: Etat Financier du FEDER reçu

FICHE Nº7 Effectuer la tâche «Répartition de l’aide FEDER » et « FEDER reçu par le Chef de File »

1.FEDER reçu par le chef de file2.Répartition du FEDER aux

bénéficiaires du projet

Annexe O-1: Le formulaire de FICHE Nº 8 Effectuer une

UE - FEDER

Annexe O-1: Le formulaire de dépenses de l’opération.

FICHE Nº 8 Effectuer une Certification d’Opération (Consolidation Chef de File)

Annexe O-2 Le formulaire de Financement de l’opération.

FICHE Nº 8 Effectuer une Certification d’Opération (Consolidation Chef de File)

Annexe O-3 ou O-4: Le Rapport Intermédiaire (ou Final) d’Exécution de l’Opération

FICHE Nº 8 Effectuer une Certification d’Opération (Consolidation Chef de File

ANNEXE O-5: ETAT FINANCIER DU FEDER REÇU

- Représentant légal- Responsable financierSignature par:

Plusieurs vocations :- Demande de remboursement FEDER- Déclaration du FEDER reçu- Déclaration du FEDER redistribué- Certifie la véracité et l’exactitude des annexes O-1, O-2 et O-3

Certification de l’opération: Annexe O-5

UE - FEDER

Si c’est un tiers qualifié (expertcomptable, comptable public…)

Il n’est pas nécessaire de fournir les justificatifs d’encaissement et de

versement.

ANNEXE O-5: ETAT FINANCIER DU FEDER REÇU 0

1Entrer dans le menu “Tâche du projet” et ajouter la tâche FEDER reçu

2

Fiche nº7.1 FEDER reçu par le chef de file

UE - FEDER

Saisir le montantFEDER

reçu par le CdF

2


1Entrer dans le menu “Tâche du projet” et ajouter la tâche “Répartition de l’aide FEDER entre partenaire”

Fiche nº7.2 Répartition du FEDER (1)

UE - FEDER

Saisir la nature du versement aux partenaires2


3 Dans le menu “tâche du projet”, Editer la tâche“répartition de l’aide FEDER”

Saisir le montant du 4

5

Enregistrer et

Fiche nº7.2 Répartition du FEDER (2)

UE - FEDER

versement aux partenaires4 Enregistrer et Finaliser la tâche.

L’annexe O-5 à signer devra êtregénérée une foisles annexe O-1,

O-2 et O-3 effectuée.

Feuille principale: Consolidation et synthèse des dépenses de l’opération

ANNEXE O-1: Formulaire de Dépense de l’Opération

Axe prioritai re :

Objectif operationnel:

Intitulé du projet:

Taux d'exécution financière

(accumulé, en

Acronyme du projet:

ANNE XE O-1: FORMU LAIRE DE DÉPENSES DE L’OPÉRATION

Nº du projet:

Calendrier approuvé dans la convention FEDER:

Consolidation nº :1

Synthèse financ ière des certificat ions des dépenses validés par le contrôleur de 1er niveau

Catégorie de dépenseTableau des coûts Convention FEDER

(a)

Dépenses validées de la certification en cours

(b)

CUMULÉ(c )=

b+ somme des dépenes validées lors

Date d'Edition du document (date de finalisat ion de la tâche certification de l'opération)

Certitication de l’opération: Annexe O-1

Fichier Excel à générer

Annexe O-1: Le formulaire de dépenses de l’opération

UE - FEDER

Autres feuilles:Consolidation et synthèse des dépenses des partenaires

(accumulé, en %)

0,00

15,42

119,67

74,30

42,15

46,46

20,36

18,24

33,20

80,94

0,00

40,14

(a) (b)dépenes validées lors

de certifications antérieures

Investissements physiques 0,00 0,00 0,00

Consomm ables 15.830,00 2.441,57 2.441,57

Biens d'equipem ent 11.500,00 13.762,41 13.762,41

Moyens humains internes 92.870,00 69.005,20 69.005,20

Ressources Humaines recrutées spécifiquem ent

96.530,00 40.684,65 40.684,65

Prestation de service 108.624,00 50.469,40 50.469,40

Missions déplacements hébergemen t 223.466,00 45.500,85 45.500,85

Formation 19.460,00 3.549,33 3.549,33

Communication 64.880,00 21.537,65 21.537,65

Frais généraux 17.640,00 14.277,29 14.277,29

Autres 0,00 0,00 0,00

TOTAL (sans déduction des recettes , le cas échéant)

650.800,00 261.228,35 261.228,35

Fichier Excel à générer dans SIGEFA , mais il

n’est pas nécessaire de l’imprimer et de le signer

Feuille principale: Consolidation et synthèse des cofinancements et recettes de l’opération

ANNEXE O-2: Formulaire de Financement de l’Opération

Axe priorita ire:

Objectif operationnel:

Intitulé du projet:

ANNEXE O-2 FOR MULAIRE DE FIN ANCEM ENT DE L’OPÉR ATION

Nº du proje t:

CUMULÉ

Acronyme du proje t:

Calendrier approuvé dans la convention FEDER:

Consolidation nº :1

Synthèse financière des justificatifs transmis au Service de Contrôle

Synthèse financière des justificatifs transmis au Service de Contrôle

Validation du Service de Contrôle

Date d'Edition du Document (date de Finalisation de la tâche certification de l'opération)

Certitication de l’opération: Annexe O-2

Fichier Excel à générer

Annexe O-2: Le formulairede financement de l’opération

UE - FEDER

F rance

3.000,00

0,00

24.220,00

15.000,00

12.500,00

0,00

0,00

0,00

Montant perçu et payé par

l’organisme co-f inanceur lors de

cette certification

colonne b

CUMULÉ

colonne c =

( b) + somme des

cofinan cements certifiés

auparavant

% payé

cumulé

(d)= c/a

France Espagne Franc e Espagne

Type de financement et recettes

prévues

Cofinancements et recettes

prévus de la convention

F EDER

colonne a

État Français. 0,00 1.000,00 0,00 1.00 0,00 0,00 66,67

Espagne

0,00 85,78

Gobierno de Aragón 122.580,00 0,00 35.000,00 0,00 35.000,00

0,00 0,00 0,00 0,00

57,11

Conseil Régional Aquitaine 0,00 10.387,50 0,00 10.38 7,50

0,00

Autre France (Collectivités Territoriales, …)

0,00 7.500,00 0,00 7.50 0,00 0,00 120,00

Conseil Général des Pyrénées-Atlantiques

0,00

Autre Espagne (Com arca ,…)5.000,00 0,00 1.000,00 0,00 1.000,00

Autre Espagne España- Ayto de Canfranc

5.000,00 0,00 1.000,00 0,00 1.000,00

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

40,00

40,00

37.000,00 29,84

Recettes

Total 54.720,00 132.580,00 18.887,50 37.000,00 18.88 7,50

Fichier Excel à générer dans SIGEFA , mais il

n’est pas nécessaire de l’imprimer et de le signer.

Autres feuilles:Consolidation et synthèse des cofinancements et recettes des partenaires

ANNEXE O-3 ou O-4: Rapport Intermédiaire ( ouFinal) d’Exécution de l’opération

Le rapport se renseigne

directement en ligne, et son

modèle est différent selon qu’il

Certitication de l’opération: Annexe O-3 ou 4

UE - FEDER

modèle est différent selon qu’il

s’agisse d’une certification

intermédiaire ou finale.EFAXX/XX “PROJET TEST”

“Nom du Chef de File”

0.000.000,00€0.000.000.00€JJ/MM/AAAA

Fichier pdf à générer dans SIGEFA , mais il n’est pas

nécessaire de l’imprimer et de le signer

LA CERTIFICATION d’OPERATION SOUS SIGEFA

1Dans le menu “tâche du projet”, ajouter la tâche“Certification de l’opération”

2Dans le menu “Certification des partenaires”, cliquer

Fiche nº8: Effectuer la certification d’opération (1)

UE - FEDER

2Dans le menu “Certification des partenaires”, cliquersur “inclure certification”


3 Sélectionnerles certificationdes partenaires à inclure dansla certificationde l’opération.

Vous pouvez


UE - FEDER

4Vous pouvezsupprimer les certifications des partenaires à exclure.Nb: elles pourrontêtre prise en compte dans une certificationpostérieure.


Générer l’annexe O-1 formulaire de Dépense de l’opération en cliquant sur

Générer l’annexe O-2 formulaire de financement de l’opération en cliquant sur

5

6


UE - FEDER

financement de l’opération en cliquant sur

Générer l’annexe O-3 (ou o-4 ) Rapportintermédiaire d’exécution

7


Dans le menu“Détail CertificatOpération”, saisir

les champssuivants:

9


UE - FEDER

Générer l’annexe O-5 Etat Financier du FEDER reçu en cliquant sur Imprimer le document.

Une fois l’exactitude de toute les annexes vérifiée, finaliserl’opération en cliquant sur FIN

11

10


Envoyer l’annexe O-5 datée et signée au:

Consorcio de la Comunidad de Trabajo de los PirineosAutorité de Gestion du programme POCTEFA 2007-


12

UE - FEDER

Autorité de Gestion du programme POCTEFA 2007-2013Avda. Juan XXIII nº17

E.-22700 Jaca (HUESCA) - ESPAÑA



POCTEFA 2007-2013

UE - FEDER




RECOMENDACIONES STC

POCTEFA EN LA

CERTIFICACIÓN

UE - FEDER

CERTIFICACIÓNJavier OLITE

Técnico financiero y de control del STC

� Todos los beneficiarios del proyecto certifiquen a la vez (enlos mismos periodos de certificación).

� Los montantes de gasto declarados deben sersignificativos.

� El STC cursará dos solicitudes de subvención al año (si unproyecto participa en los tres periodos de certificación del

Recomendaciones generales (1)

UE - FEDER

proyecto participa en los tres periodos de certificación delaño, el jefe de fila consolidará los gastos un máximo de dosveces).

� Responsable financiero que firma los formularios de gastosy financiación: Conviene sea un tercero cualificado paraevitar aportar los justificantes de pago (libro de caja,extractos bancarios…)

� Conforme los socios del proyecto declaran sus gastos: elJefe de fila debe velar por que la desviación entre losmontantes programados y los efectivamente declaradospor el beneficiario por categoría de gasto no exceda elsiguiente límite:

Máxima flexibilidad 10% del coste del proyecto entretodos los socios.


UE - FEDER

todos los socios.

� Cuidado con los gastos realizados fuera del territorioelegible: Demostrar impacto en la zona elegible

� IVA: ¿Recuperamos o no?: Imputar parte no recuperamos

Los gastos incluidos en una declaración de

gastos del beneficiario deben:

� Estar pagados y debidamente justificados

� Ligados al proyecto de manera demostrable

� Realizados dentro del periodo elegible: fechas de


UE - FEDER

� Realizados dentro del periodo elegible: fechas decomienzo y de finalización marcadas en el ConvenioFEDER:

Se pueden incluir gastos de preparación con doscondiciones

1. Han sido previstos en la candidatura del proyecto

2. Son posteriores al 01/01/2007

Categoría “ingresos”:

� Existen dos posibilidades:

1. Ingreso bruto: Todos los gastos que generan el ingresoson los incluidos en el coste del proyecto y se declaranpor tanto como gastos del proyecto.

2. Ingreso neto: Cuando existen otros gastos que generanel ingreso que no han sido incluidos en el coste del


UE - FEDER

el ingreso que no han sido incluidos en el coste delproyecto. En este caso:

Ingreso Neto: Ingreso bruto – gastos de explotación

� Gastos de explotación: Gastos relacionados con losingresos generados distintos de los gastos declarados en elproyecto

Categorías de gasto:

� Inversiones físicas (Obras) � Consumibles� Bienes de equipo� Recursos Humanos internos� Recursos Humanos contratados específicamente para el

Recomendaciones por tipología de gasto (1)

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proyecto� Prestación de servicios� Viajes, alojamientos, traslados� Formación� Comunicación� Gastos generales� Otros

Inversiones físicas/ bienes de equipo

� Respetar la reglamentación de contratación nacional ycomunitaria.

� Respetar obligaciones de publicidad art 8-9 Regl. CE1828/2006 modificado por el Regl.846/2009

Recursos Humanos


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Recursos Humanos

� Asegurarnos podemos proporcionar todos los justificantesrequeridos: Nóminas, TC’s, IRPF

� Hoja de tiempo obligatoria: Si trabajador imputado a < del100%

� Justificantes de pago (dificultad en entidades públicas):Aportar extractos del sistema de gestión de pagos

Dietas y Gastos de desplazamiento

� Fichas detalladas: Motivo, pruebas de participación, vinculocon el proyecto (especialmente cuando el destino está fueradel territorio elegible e incluso fuera de los países delPOCTEFA).

Gastos generales / costes indirectos


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Gastos generales / costes indirectos

� Proporcionar todos los justificantes (facturas, contabilidadfinanciera o analítica)

� Método de imputación claro y coherente para todas lasdeclaraciones.

� No imputar gastos de personal (secretari@...)

Prestación de servicios

� Respetar la reglamentación de contratación nacional ycomunitaria.

� ATENCIÓN: En el caso que un socio lance el procedimientode contratación para el conjunto de socios:

� Existencia de un convenio de partenariado claro


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� Existencia de un convenio de partenariado claro

� Publicidad a ambos lados de la frontera

Formación , Comunicación (eventos…)

� Cumplir con la reglamentación europea/nacional

� Incluir logos y menciones en todo el material (kitcomunicación)

Gastos financieros (sólo elegibles) art.49 R.1828/2006

� Transacciones, apertura/gestión cuentas, notarias y expertos

Obligación transversal publicidad: Art. 8-9 Regl. CE 1828/2006caso de obligación de realizar

licitaciones de contratación pública


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licitaciones de contratación pública

� Incluir mención cofinanciación europea y POCTEFA encontratos, pliegos de clausulas técnicas y administrativas,anuncios de licitación y adjudicación…

� Si la contratación se ha realizado antes de su programaciónen POCTEFA publicar en los medios al alcance delbeneficiario (web del proyecto o del beneficiario…)

Reglamentos Comisión Europea:

� CE1080/2006� CE1083/2006 + modificaciones…� CE1828/2006

Contratación Pública:

FRANCIA: ESPAÑA:Code Marché Public 2006 Real Decreto Legislativo 3/2011 Ordonnance du 6/06/2005 Ley 38/2003 (Ley Gral. Subvenciones)

Documentos de referencia

Disponibles en:www.poctefa.eu –

Guías

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Ordonnance du 6/06/2005 Ley 38/2003 (Ley Gral. Subvenciones)Décret 2005-1742Consultez: http://www.economie.gouv.fr/daj/conseil-aux-acheteurs

Programa operativo del POCTEFA

Certificación de gastos:� Guía documentación justificativa de gastos Controlador de 1er Nivel� FAQ seminarios de certificación y control

Guía de comunicación POCTEFA



POCTEFA 2007-2013

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EL INFORME DE

EJECUCIÓN

EN POCTEFA

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EN POCTEFAPilar MAZA

Gestor de proyectos STC

¿Cuándo? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? (1)

�En el momento de la certificación de cada beneficiario:1 informe por beneficiario

�En el momento de la consolidación de la

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�En el momento de la consolidación de la certificación:1 informe por operación


� Certificación de beneficiario: modelo B3 y B4 Formulario a rellenar en archivo formato Word (.doc)

� Certificación de la operación: modelo on

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� Certificación de la operación: modelo online a rellenar en la extranet POCTEFA para el Informe Operación intermedio o final.


�Modelos de informes B3 y B4 disponibles en www.poctefa.eu

�A elaborar en un solo idioma.

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�A introducir en la extranet. (No es necesario enviarlo en papel)

Funcionamiento del formulario .doc

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Informe de ejecución del beneficiario

� 2 partes :

� Balance de ejecución física y financiera

� Información y publicidad.

� Ejecución física y financiera:

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� Ejecución física y financiera:

� En general.

� Por acción. Modelo con 11 acciones máx.

Informe de ejecución de la operación (1)

� 5 partes :

1. Balance de ejecución física y financiera.

2. Participación en la realización de los indicadores definidos en el POCTEFA.

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3. Información y publicidad

4. Evoluciones encontradas en la vida del proyecto

5. Dificultades y comentarios

Informe intermedio de la operación (2)

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Informe final de la operación (8)

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Y sobre todo…

� Resumen claro y conciso del desarrollo delproyecto.Mención a realizaciones y resultados delproyecto en relación con los objetivos del PO yde las prioridades comunitarias.

� Descripción de cada acción, cumplimiento de

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� Descripción de cada acción, cumplimiento de objetivos y resultados.

� Información y publicidad:Especificar claramente si se cumple la normativa en vigor, y qué se ha realizado exactamente.



POCTEFA 2007-2013

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OBLIGACIONES EN MATERIA

DE COMUNICACIÓN Y

PUBLICIDAD EN POCTEFA

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PUBLICIDAD EN POCTEFASonia AIZPURU

Responsable comunicación

La communication, un axe essentiel des projets POCTEFA

Votre projet a été programmé dans le POCTEFA et reçoit donc un cofinancement de 65% de

Communication et publicité

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et reçoit donc un cofinancement de 65% de fonds FEDER

=> L’Union européenne est le premier partenaire de votre projet

� Promouvoir la contribution de l’UE/FEDER;

� Augmenter la notoriété du ProgrammePOCTEFA;

� Informer le public du projet et pour promouvoir

Pourquoi communiquer? (1)

UE - FEDER

� Informer le public du projet et pour promouvoirl’image du projet;

� Divulguer les résultats obtenus et les bonnespratiques

� Promouvoir la coopération territoriale et sesbénéfices sur le territoire

La communication doit clairement faire partie du

plan de travail et à travers le projet, il s’agit

clairement d’organiser des actions pour diffuser :

� le projet,

Pourquoi communiquer? (2)

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� le projet,

� le Programme,

� le soutien financier de l’Union européenne.

� Faire connaître l’action de l’UE aux citoyens

� Faire prendre conscience aux citoyens que l’Europeest proche d’eux, impliquée dans leur quotidien.

� En tant que bénéficiaire, vous devenez un véritableambassadeur des programmes européens.

Promouvoir la contribution de l’UE/FEDER

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ambassadeur des programmes européens.

⇒obligations en matière de communication et de publicité

Cf. Kit de communication sur le site www.poctefa.eu

� POCTEFA : un programme spécifique.

� Valoriser l’action du programme opérationnel européenEspagne France Andorre ainsi que la coopérationtransfrontalière.

� Identifier quel programme cofinance votre projet

Augmenter la notoriété du POCTEFA

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� Identifier quel programme cofinance votre projet

=> En signant la convention FEDER vous vousengagez à respecter ces obligations

Cf. Kit de communication sur le site www.poctefa.eu

Chaque porteur de projet doit pouvoir fournir lapreuve du respect des obligations en matièrede communication et de publicité lors de lademande de paiement de la subvention et lagarder en cas de contrôle (photo ou tout autresupport adéquat témoignant de la mesure prise).

Rappel

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support adéquat témoignant de la mesure prise).

Le non-respect de l’obligation de publicité peutentraîner l’annulation ou le reversement de lasubvention européenne.

Rappel (1)

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Rappel (2)

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Rappel (3)

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� Renforcer l’image de votre projet grâce àl’Europe

� Renforcer votre communication grâce au

Informer le public du projet

UE - FEDER

� Renforcer votre communication grâce ausoutien financier de l’Europe

=> Une opportunité pour votre projet

� Démontrer les bénéfices du projet à la communauté,aux régions, aux différents secteurs et institutionsimpliqués ;

� Mettre en avant les résultats obtenus par les actionsmenées dans le cadre de votre projet;

Divulguer résultats obtenus et bonnes pratiques

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menées dans le cadre de votre projet;

� Diffuser les bonnes pratiques.

⇒ mobiliser les acteurs autour de vos résultats⇒ faire vivre votre projet au-delà duprogramme.

=> une opportunité pour faire connaître l’action del’Union européenne et accroître fortement lanotoriété et la qualité de votre propre projet

=> préparer l’avenir de votre projet

Ainsi, communiquer c’est :

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=> assurer la pérennité de votre projet

Votre projet est le premier bénéficiaire d’une bonne communication

.



POCTEFA 2007-2013

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seminario de formación certificación y control poctefa · • cada beneficiario (incluido jdf)...

Documents