seminar aban

Download Seminar Aban

Post on 02-Dec-2015

222 views

Category:

Documents

3 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

seminar SIA

TRANSCRIPT

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN MELALUI DISTRIBUTOR PADA PT. FUTAMI

I. Latar Belakang Perkembangan teknologi yang semakin maju dan berkembang dengan pesat di Indonesia, membuat kita harus cepat tanggap untuk menghadapi segala situasi. Begitu pentingnya teknologi sehingga dalam persaingan bisnis pun harus mengikuti perkembangannya. Hampir semua perusahaan mengunakan teknologi baik jumlah besar maupun kecil.Salah satu upaya yang dapat dilakukan agar perusahaan tetap eksis dan mampu bersaing dengan kompetitor lain adalah dengan menjalankan kegiatan operasional perusahaan dengan baik sehingga dapat mencapai sasaran yang ditetapkan oleh perusahaan dan mengefisienkan sumber daya pada setiap bidang. Hal ini merupakan suatu langkah yang harus dilakukan oleh setiap manajer agar operasional perusahaan tetap berjalan dengan baik serta memperoleh keuntungan yang maksimal. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan sistem informasi yang tepat dalam menjalankan operasional perusahaan khususnya dalam penjualan barang.Sistem merupakan kumpulan dari bagian baik fisik maupun non-fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yang merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh sistem itu sendiri. Selain itu juga sistem merupakan tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu tujuan dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Di dalam kegiatan perusahaan suatu sistem memerlukan informasi. Menurut Azhar Susanto

Informasi adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki informasi yang baku karena informasi yang didapat oleh suatu perusahaan merupakan sesuatu hal yang sangat penting dalam kelancaran suatu kegiatan terutama dalam kegiatan pengumpulan data, yang mana nantinya menjadi suatu hal yang harus dipertanggung jawabkan dan harus dapat bekerja sama dengan sistem yang ada demi kemajuan setiap perusahaan terutama dibidang akuntansi. Menurut Mulyadi

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka masalah penelitiandirumuskan sebagai berikut : Bagaimana rancangan sistem informasi penjualan melalui distributor pada PT. Futami ?

Tujuan dan Manfaat

Tujuan : Untuk mendesain sistem Informasi penjualan melalui distributor pada sistem penjualan PT. FutamiManfaat : Membantu dalam mengolah data penjualan untuk menghasilkan informasi yang lebih cepat, efisien, akurat, dan tepat waktu.

II. Informasi Umum PT. FutamiPT. Futami food and beverages merupakan perusahaan yang bergerak di bidang minuman siap saji khususnya teh hijau serta merupakan produk pelopor green tea dengan infusion buah asli pertama di Indonesia.PT Futami food and Beverages berdiri sejak 2008 dengan produk awal bernama Olong tea dengan varian tea klasik dan madu, dan pada tahun 2011 re-launch produk dengan brand FUTAMI 17 dan dengan ditambahkannya varian baru Futami dengan rasa buah (Persik dan leci). Adapun target pemasaran dari produk Futami adalah kaum muda, yaitu kalangan pelajar dan mahasiswa. Dengan kemasan berwarna putih hijau dan dengan visual pohon dan buah-buahan, mengesankan produk futami begitu modern dan hygienis.Dengan menampilkan tulisan Jepang di sisi muka, menambah persepsi bahwa produk ini memiliki "country of origin" dari Jepang. Futami17 sudah mendapatkan sertifikasi ISO 9001 dan FSSC 22000 pada bulan Mei 2013 yang artinya sudah terjamin mutunya secara Internasional dan sudah tersertifikasi Food Safety.Terdapat enam varian Futami 17 Green Tea, yaitu Klasik, madu, leci, persik, melon, dan less sugar.Untuk memasarkan produknya, khususnya di area Jawa Barat, PT. Futami food and Beverages bekerjasama dengan salah satu Distributor besar di Jawa Barat, yaitu PT.Surya Donasin. Dengan Demikian, Produk Futami dapat di distribusikan ke berbagai channel Modern maupun Tradisional. Serta aktif mensponsori berbagi kegiatan di sekolah maupun di universitas.Alamat Pabrik Futami: Kp Pasir Muncang RT 003/02Kabupaten/Kota: BogorKode pos: 16730Alamat Futami Bandung:Jl Kopo Jaya no.1a kav 12a komp. Perkantoran kopo cirangrang, bandung.Mengikuti perkembangan distibusi minuman berbahan ekstrak daun teh, membuat salah satu perusahaan minuman teh kemasan ini gencar melakukan pengenalan ke berbagai lapisan masyarakat. Diantaranya dengan mulai menjadi sponsorship sampai dengan mempergiat masuk pasar retailindo yang sudah ada.Gunawan, Asisten Sales Promotion Manager Futami, menjelaskan, sebenarnya brand yang dipunya perusahaan ini terpilah menjadi dua varian, yakni Futami 17 tea dan Futami Green tea. Futami 17 tea lebih dulu keluar beredar di masyarakat mengisi segmen pasar yang telah berjalan.Sebagai minuman baru yang beredar di pasar, Futami Green tea terus mengembangkan dan memperluas jaringan. Apalagi, mengingat persaingan bisnis minuman soft drink saat ini semakin ketat dan baervariasi di kalangan masyrakat.Namun ada keunggulan Futami Green Tea, yakni dari segi bahan. Futami Green Tea diolah melalui bahan yang mengandung ekstrak diantaranya, kumis kucing, madu, daun jambu biji, daun mulberry, beras merah, teh hijau. Selain juga mengandung biji anggur, adlay, cassia obtusifolia, licorice, citrus unshiu, panax gingseng , guarana, orthosiphon stamineus, alang-alang, aloe vera, dan garcinia cambogia.Secara tidak langsung, akan mengembalikan kesegaran dan bermanfaat bagi kesehatan tubuh saat melakukan aktifitas tinggi, sekaligus untuk kesehatan tubuh dan kecantikan, terutama untuk kecantikan kulit.Futami tidak mengandung lemak dan hanya mengandung sedikit kandungan karbohidrat dan gula sehingga sangat cocok bagi orang yang sedang diet, papar Manager Area Jawa Barat, Saftirah Masil.Dari market share sendiri, Futami lebih mempercayakan lewat distributor langsung yang tersebar di seluruh Indonesia. Adapun untuk area Jawa Barat, PT. Futami food and Beverages mempercayakan pendistribusiannya ke PT. Surya Donasin.Kondisi pasar saat ini lebih dominan memilih segmentasi usia 19-40 tahun karena tergolong sebagai RTD (Ready to Drink) yang memiliki potensial market cukup besar dan produktif, tandas Saftirah.Sedangkan untuk memperkuat Brand Futami sendiri, kami memfokuskan pada event-event yang bersentuhan langsung, guna mengaktivasi masyarakat dan bertujuan agar konsumen lebih mudah mendapatkannya, imbuhnya.

Aktivitas Utama PT. Futami Perencanaan program untuk wilayah Jawa barat Rekap klaim distributor untuk PT. Futami Pengelolaan karyawan di wilayah Jawa barat Kontrol program yang berjalan Penyelenggaraan event di wilayah jawa barat Reporting

Struktur Organisasi

NSPM: Nasional Sales Promotion ManagerSPV : SupervisorTL : Team LeaderASPR : Area Sales Promotion RepresentativeMD : MerchandiserSPG : Sales Promotion Girl

III. Current System Model dan Problem Statement

Alur Pengiriman Barang :1. Pihak distributor malakukan permintaan secara lisan kepada futami cabang2. Futami cabang membuat CMO (confirm montly order) sesuai permintaan dari distributor.3. CMO yang sudah jadi dikirim ke futami pusat4. Pihak futami pusat mengkonfirmasi jumlah order ke futami cabang, lalu membuat PO (purshace order) dan dikirimkan ke pabrik.5. Setelah pabrik menerima PO, pabrik menyiapkan barang sesuai dengan PO.6. Pabrik mengirimkan barang langsung ke distributor.

Purchase Order (PO)

Confirm Montly Order (CMO)

Problem StatementNoMasalahPenyebabDampakSolusi

1Tidak adanya dokumen permintaan barangPermintaan barang hanya dilakukan dengan lisanSeringnya terjadi kesalahan pada jumlah dan jenis barang yang ingin dipesanMembuatkan surat permintaan barang

2Tidak adanya dokumen pengiriman barangInformasi pengiriman barang hanya melalui emailJumlah dan jenis barang yang dikirimkan tidak tercontrolMembuatkan surat jalan atau keterangan pengiriman barang

3Tidak adanya bukti ketika terjadi ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang dikirimkan baik dari segi jumlah maupun jenisnyaTidak adanya PO (purchase order) yang diarsipkan di futami pusatPO (purchase order) dibuat menjadi 2 rangkap. Dimana yang 1 dikirim ke pabrik yang 1 lagi untuk di arsipkan

4

Barang langsung dikirim ke distributor tidak melalui cabangKurangnya koordinasi antara pihak pabrik dan futami cabang Futami cabang terlambat mengetahui informasi barang yang sampai ke distributorSeharusnya pabrik mengirimkan barang ke futami cabang terlebih dahulu kemudian dikirim ke distributor.

Hasil Analisis Problem Statement

1. Surat permintaan barang

2. Surat pengiriman barang

3. Sistem Lama dan Sistem baru

Flowchart Lama

Flowchart Baru