selekcja i skontrum
DESCRIPTION
Dla bibliotekarzy, informacja o najważniejszych zagadnieniach, zwiazanych z przeprowadzaniem i dokumentowaniem selekcji i skontrum w bibliotekach szkolnych.TRANSCRIPT
S O P O T 2 0 1 2
SELEKCJA I SKONTRUM
EWA RÓŻAŃSKA PBW FILIA SOPOT
Ewidencja ubytków (czyli materiałów wyłączonych ze zbiorów):
• Sumaryczna : • zapisy w rejestrach ubytków , prowadzonych oddzielnie dla
każdej grupy zbiorów (czyli: ile rodzajów ksiąg inwentarzowych, tyle osobnych rejestrów)
• Szczegółowa : • protokoły ubytków dla materiałów niezwróconych, za które
otrzymano inne materiały lub zapłatę• protokoły komisji w sprawie ubytków dla zbiorów:
• niezwróconych, za które nie otrzymano ekwiwalentu • wycofanych w wyniku selekcji• spisanych jako braki bezwzględne
SELEKCJAWzór protokołu ubytków Wzór protokołu komisji
REJESTR UBYTKÓWczyli informacja o:
• ilości materiałów przeprowadzonych przez ubytek• ogólnej wartości tych
materiałów• przyczynach
powstawania ubytków
Dopuszczalne przyczyny ubytkowania:
• zniszczone (zaczytane lub zniszczone przez czytelnika)• niezwrócone (brak możliwości
wyegzekwowania od czytelnika zwrotu książki)• wycofane jako zbędne w bibliotece:• zdezaktualizowane• wieloegzemplarzowe
• nieodnalezione w czasie skontrum (braki bezwzględne)• inne (przyczyna podana w protokole selekcji)
KOLEJNOŚĆ DZIAŁAŃ:
• wyselekcjonowanie grupy materiałów do ubytkowania:• wspólna przyczyna• wspólny czas zainwentaryzowania:
• przed 1995 rokiem (łączna wartość protokołu podlega denominacji)
• po 1995 roku (bez potrzeby denominacji)
• sporządzenie protokołu (wg podanych wzorów)• przekazanie protokołu do zatwierdzenia• przekazanie ubytkowanych materiałów zgodnie
z decyzją dyrektora (makulatura, inna biblioteka itp.)• nadanie pozycjom z protokołu kolejnych numerów
ubytków • wykreślenie ubytków z ksiąg inwentarzowych• zapis w rejestrze
SKONTRUM
Nazwy:• Skontrum zbiorów bibliotecznych• Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych• Rewizja zbiorów bibliotecznych
Znaczenie:KONTROLA ZBIORÓW
CELE:
• Porównanie zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym• Stwierdzenie różnic• Wyjaśnienie tych różnic (korekta)• Ustalenie ewentualnych braków• Wyciągnięcie wniosków (jak przeciwdziałać
dalszym brakom)
Podstawa (niezbędne materiały i dokumenty)
do przeprowadzenia porównania ze stanem faktycznym zbiorów:
• Księgi inwentarzowe (lub ich odpowiedniki – komputerowe bazy danych, katalogi topograficzne itp.)• Dokumentacja książek wypożyczonych i przeniesionych (karty książek, karty czytelników, rewersy, dowody przekazania do introligatora, spisy materiałów przekazanych do pracowni itp.)• Dokumentacja ubytków (rejestry ubytków,
protokoły)
KIEDY?
• „wolny dostęp do półek” – co najmniej raz na 5 lat
• inny system udostępniania w wypadku zbiorów, które nie przekraczają 100 tysięcy – co najmniej raz na 10 lat
• inny system udostępniania w wypadku zbiorów przekraczających 100 tysięcy – kontrola ciągła (etapami)
KTO?
Komisja skontrowa
• minimum 2 osoby (ale nie bibliotekarz przekazujący zbiory)
• przewodniczący (nie osoba odpowiedzialna za zbiory ani pracownik księgowości)
• członek (lub kilku członków)
• skład ustala/zatwierdza dyrektor szkoły
JAK?
Według zatwierdzonego przez dyrektora
szkoły REGULAMINU
skontrum
................................ Pieczęć nagłówkowa szkoły ...................... znak pisma
REGULAMIN Komisji Skontrowej w Szkole .................... w .................... 1. Zadaniem Komisji Skontrowej jest przeprowadzenie kontroli • całości materiałów bibliotecznych • części materiałów bibliotecznych* .............................. w terminie od .......... do .......... . 2. Skontrum obejmuje materiały biblioteczne znajdujące się w bibliotece, pracowniach przedmiotowych oraz wypożyczone czytelnikom. 3. Podczas skontrum należy: • porównać zapisy inwentarzowe ze stanem faktycznym materiałów, • ustalić i wyjaśnić zaistniałe różnice miedzy zapisami inwentarzowymi a stanem faktycznym zbiorów, • ustalić ewentualne braki. 4. Podstawę przeprowadzenia skontrum stanowią zapisy dokonane w: • księgach inwentarzowych, • komputerowej bazie danych • katalogu topograficznego, • innych dokumentach, jakich? ..............................* a dla materiałów wypożyczonych: • karty czytelników, • karty książki, • inne dokumenty, jakie? ..............................* 5. Czynności związane z porównaniem zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym zbiorów należy zakończyć do dnia .......... . Na czas trwania tych czynności zawiesza się wypożyczanie i przyjmowanie zwrotów materiałów bibliotecznych. 6. Po zakończeniu kontroli Komisja Skontrowa sporządza w dwóch egzemplarzach protokół, który powinien zawierać: • ustalenia dotyczące stanu ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych; • stwierdzenie liczby ewentualnych braków i ich wartości, • wnioski wraz z uzasadnieniem w sprawie nieodnalezionych braków materiałów. 7. Do protokołu należy dołączyć: • wykaz braków względnych, • wykaz braków bezwzględnych, • zarządzenie dyrektora w sprawie skontrum, • regulamin Komisji Skontrowej. .............................. .............................. data podpis i pieczęć dyrektora szkoły
JAK?
Wybraną przez komisję
metodą uzależnioną od:
• wielkości zbiorów
• ich organizacji• ich ustawienia
METODY:
• Arkusze skontrowe (tradycyjna)
• Katalog topograficzny (bardzo rzadka)
• Programy biblioteczne np. MOL (coraz częstsza)
• Programy komputerowe, np. Excel
• Metoda mieszana (arkusze + kartki, dawniej najczęstsza)
KOLEJNE KROKI:
• Sprawy formalne (skład komisji, Regulamin, Zarządzenie)
• Wybór metody• Porównanie zapisów ewidencyjnych ze
stanem faktycznym (według wybranej metody):• odnotowanie ubytków (chociaż ubytki warto uzgodnić z
protokołami i księgami inwentarzowymi przed zamknięciem biblioteki ze względu na czas)
• odnotowanie książek poza biblioteką (wypożyczone, przekazane do pracowni, u introligatora itp.)
• odnotowanie książek z półek• sporządzenie sumarycznego zestawienia zbiorów
• ustalenie i spisanie braków:• względnych (nieodnalezione podczas trwającego
skontrum po raz pierwszy)• bezwzględnych (uznanych w czasie poprzedniego
skontrum za braki względne, czyli nieodnalezionych ponownie)
• sporządzenie protokołu kontroli zbiorów
• wykreślenie z księgozbioru braków bezwzględnych (po zatwierdzeniu protokołu)
• ewentualne ponowne zainwentaryzowanie odnalezionych dokumentów (a przed skontrum uznanych za ubytki)
METODA TRADYCYJNA
• Sprawy formalne jak przy innych metodach
• Ponumerowanie arkuszy kontrolnych• Ustalenie znaków umownych
- najczęściej kolorowe kreski ukośne, np.:
• czerwona – ubytek• zielona – dokument poza biblioteką
(wypożyczenie itp.)• niebieska – dokument na półce• czarna – numery pominięte w księdze• brak kreski – dokument nieodnaleziony
• Odznaczenie na arkuszach kontrolnych:• ubytków• numerów pominiętych w księgach inwentarzowych• dokumentów znajdujących się poza biblioteką• dokumentów znajdujących się w bibliotece• zdjęcie książki z półki i odczytanie numeru
inwentarzowego, autora i tytułu• sprawdzenie tych danych z zapisem w inwentarzu• wykreślenie umownym znakiem numeru na arkuszu
• Podliczenie kolumn poszczególnych arkuszy w pionie i poziomie• Zsumowanie danych ze wszystkich arkuszy
Ciąg dalszy jak przy innych metodach
METODA MIESZANA(arkusze + kartki)
• Sprawy formalne jak przy innych metodach• Przygotowanie arkuszy, ustalenie znaków i odnotowanie
ubytków, numerów pominiętych i dokumentów poza biblioteką jak w metodzie tradycyjnej
• Ponumerowanie regałów i półek
1 212345
• Spisywanie po kolei książek z półek na osobnych karteczkach• u góry numer inwentarzowy• niżej pierwszy wyraz tytułu• na dole numer regału / numer półki
• Uporządkowanie kartek numerami inwentarza• Sprawdzanie zgodności z zapisem z
ksiąg, ewentualna korekta• Wykreślanie na arkuszach kontrolnych
Ciąg dalszy jak przy innych metodach
METODAKATALOGU TOPOGRAFICZNEGO
• Warunek – posiadanie katalogu topograficznego, czyli katalogu pomocniczego: • na kartach katalogowych skrócone opisy bibliograficzne,
w miejscu sygnatury wyraźny numer inwentarzowy • karty książek, będących ubytkami, przekreślone czerwoną kreską, u
dołu numer ubytku• wszystkie karty uszeregowane numerami inwentarza
• Porównujemy stan faktyczny księgozbioru z dokumentacją ewidencyjną, wyciągając z katalogu karty sczytywanych dokumentów
• Przekładamy wyciągnięte karty do pudełek:• pudełko dla kart ubytków• pudełko dla dokumentów poza biblioteką• pudełko dla dokumentów z półek
• Karty, które zostaną w katalogu, uznaje się za brakiCzynności rozpoczynające, podsumowujące
i zamykające skontrum – jak w innych metodach
METODY wspomagane KOMPUTEREM
• Programy biblioteczne np. MOL (coraz częstsza)• postępujemy zgodnie z instrukcją, właściwą dla danego
programu
• Programy komputerowe, np. Excel• metoda omówiona w „Bibliotece w Szkole”:
www.bibliotekawszkole.pl
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
(„to już jest koniec, możemy iść, jesteśmy wolni, bo nie ma już nic”)