selección documental

Selección Documental

Lima, Diciembre 2013

UNIVERSIDAD NACIONAL UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOSMAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALESFACULTAD DE CIENCIAS SOCIALESUNIDAD DE POST GRADOUNIDAD DE POST GRADO

José Rolando Villa CórdovaJosé Rolando Villa Córdova

1

CURSO TALLER DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Consiste en:

Metodología de la Valoración y Selección

1. Identificación del objeto producido: series documentales

2. Reconocimiento de los niveles de Archivo

3. Saber en qué momento del ciclo vital de los documentos se realiza la Selección

5. Conocer cuáles son los valores que posee el documento de archivo

4. Contar con una Comisión o Comités Especializados para la valoración de documentos

2

Programa de Control de Documentos (PCD)

3

Norma que regula: Directiva 004-86-DGAI el PCD

El PCD es un instrumento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad como resultado de sus actividades, precisando el valor T o P y el número de años que deben conservarse en cada nivel de archivo, hasta su transferencia al Archivo General de la Nación (Archivo Regional o Provincial) o su eliminación.

o Contar con un instrumento que facilita la correcta gestión de documentos y administración de archivos.

Importancia de tener el PCD

o Establecer un puente de comunicación entre los archiveros y los administradores respecto a la producción, conservación y utilización de documentos.

o Facilitar el acceso a la información en cada nivel de archivo.

o Cumplir con las normas técnicas del SNA

4

Procedimientos para la formulación del PCD

Pág. 1 de …...págs.INVENTARIO DE LA SERIE DOCUMENTAL

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DATOS GENERALES: RESPONSABLE DE LA ELABORACION:

1. Sector: 4. Nombres y apellidos:

2. Entidad: 5. Cargo:

3. Unidad Orgánica: 6. Teléfono:

IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL:7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie

10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUM.(resumen del contenido)

REGLAS DE CONTROL

11. Valor de la Serie

12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE RETENCIÓN

AG AP OAA

.

13. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMEN.

Rep. Alta Dirección Oficina As. Legal

Jefe Unidad Eval. Doc. Jefa del OAA

14. Lugar y fecha 15. Vº Bº del AGN – DGAI………………………

Aprobado


7


1. Sector: Cultura 4. Nombres y apellidos:

2. Entidad: Archivo General de la Nación 5. Cargo:

3. Unidad Orgánica: Oficina de Personal 6. Teléfono:

IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL:7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal

PERS/01


REGLAS DE CONTROL



AG AP OAA

Definición.-…

Composición interna.-

Base legal.-.

Motivo de su producción.- .





Aprobado


8





IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL:7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal

PERS/01


REGLAS DE CONTROL



AG AP OAA

Definición.- Es un documento confidencial, en el cual searchivan los documentos personales y administrativos decada trabajador de la entidad, a partir de su ingreso… Composición interna.- Filiación, estudios, contrato,desplazamiento, permisos, bonificaciones, etc.Base legal.- D Leg. 276, Manual Normativo de Personal.Motivo de su producción.- Administrativo – legal.





Aprobado


9





IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL:7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie PERSONAL Legajos de personal PERS/01


REGLAS DE CONTROL


12. Periodo de Retención TOTAL DE AÑOS DE

RETENCIÓNAG AP OAA

Definición.- Es un documento confidencial, en el cual searchivan los documentos personales y administrativos decada trabajador de la entidad, a partir de su ingreso… Composición interna.- Filiación, estudios, contrato,desplazamiento, permisos, bonificaciones, etc.Base legal.- D Leg. 276, Manual Normativo de Personal.Motivo de su producción.- Administrativo – legal.

T 45 - 15 60





Aprobado

Tabla General de Retención de Documentos (TGRD)

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Es el listado de las series documentales de cada sección o fondo documental, precisando su valor temporal o permanente y los plazos de conservación obligada en cada nivel de archivo de la entidad.

Pág. 1 de ….. págs.

1.Sector: Producción 2. Nombre de la Entidad: Ministerio de la Producción

1.Asunto Principal: PERSONAL

4. Código

5. Título de la Serie Documental 6. Valor de la Serie

7. Periodo de Retención

AG AP OAA TOTAL AÑOS RETENCION

PERS/01PERS/02PERS/03

Legajos de personalPlanillas de remuneraciones (copias)Controles de asistencia

TTT

450202

---

150303

600505

Tabla General de Retención de Documentos

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Pág. 1 de ….. págs.

1.Título de la Serie Documental 1.Asunto Principal 1.Código

Controles de asistenciasLegajos de personalPlanillas de remuneraciones (copias)

PERSONALPERSONALPERSONAL

PERS/03PERS/01PERS/02

Índice Alfabético de las Series Documentales

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selección documental

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