selección del ambiente operativo

7/25/2019 Seleccin del Ambiente Operativo

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3.1 SELECCIN DEL AMBIENTE OPERATIVO Y LENGUAJE

DE DESARROLLO.

Una vez superada la etapa de diseo y que haya sido evaluada,

procederemos a realizar la seleccin de la plataforma o lenguaje de

programacin en la que va a ser desarrollada la aplicacin.

Para seleccionar la plataforma para el desarrollo de la aplicacin

debemos tomar en cuenta las funciones que se van a realizar, equipo con elque contamos, sistema operativo, conectividad con la que se cuenta,

plataformas de datos con las que cuentan los sistemas actuales ( en el dado

caso que la aplicacin vaya a interactuar con otros sistemas), tomar en cuenta

las bondades que ofrece el lenguaje de programacin, en cuanto a manejo de

datos, capacidad de ejecucin de los programas, recordemos que estos

lenguajes con ejecuciones de lado del servidor por lo que debemos tomar en

cuenta el tiempo de respuesta para los usuarios, recordemos que en estos

programas importa mucho la rapidez con la que realicemos un procesos, pues

como bien se ha comentado atrs son aplicaciones diseadas para tener

mejores condiciones de mercadotecnia; aplicaciones para diseo de pginas

web; en la actualidad hay muchas herramientas visuales que nos ayudan a la

tarea de disear las pginas sin necesidad de escribir el cdigo HTML, XML,

SHTML.

En cuanto a lenguajes de programacin para aplicaciones web hay

tambin varios lenguajes, algunos muy conocidos como PERL, PHP, VBScript,

C#, Java, que nos ayudan a estas tareas, son flexibles e interactan con

lenguajes como HTML para generar salida de datos y darle el formato deseado

y pueda ser visible al usuario, tienen la gran ventaja que son lenguajes muy

ligeros al ejecutarse procesar informacin por lo que nos brindan grandes

ventajas para este tipo de aplicaciones, as como el software para el servicio


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web, los hay nativos como es el IIS (Internet Information Service de Microsoft),

Apache Web Server que puede obtenerse de la pgina web de la empresa del

mismo nombre o bien hay sistemas operativos que ya lo incluyen dentro de sus

funciones.

Despus de configurar y tener todo listo, procedemos al desarrollo de la

aplicacin, la cual se realizar de acuerdo a los procedimientos y condiciones

establecidas en la etapa de diseo, cada programa debemos poner, autor,

nombre del programa, fecha en la que se realiz y la funcin del programa.

Recordemos que es bueno no abusar de imgenes y animaciones, esto

puede hacer pesada nuestra aplicacin y adems si queremos llegar a

personas con capacidades diferentes como los dbiles visuales el no abusar de

ello ayuda a sus software de voz para manejar el equipo de cmputo.

Debemos tener en cuenta que dentro del servidor web debemos tener

bien organizada la carpeta contenedora ya que es una sola carpeta

contenedora para el servicio web dentro de esta tendremos muchas cosas que

servir a los usuarios, por lo que debemos destinar una carpeta para nuestra

aplicacin.

Al realizar esta fase tambin debemos someter a una evaluacin eldesarrollo para ver si requieren ajustes o bien van quedando correctos los

programas.

Claro que hay que tener en cuenta que debemos tener personal

capacitado con el lenguaje o bien capacitar al personal encargado del

desarrollo de la aplicacin en el lenguaje de programacin seleccionado, esto

con el fin de garantizar el desarrollo de las aplicaciones web de una manera

profesional.


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3.2 ELABORACION DE PROGRAMAS

Partiendo del concepto que se tiene sobre planeacin y programacin

que para algunas personas son equivalentes, algunos estudios de estos

asuntos define al primer trmino como el aspecto global de un proceso de

desarrollo y al segundo con un grado de mayor concrecin, indicando las

partes y condiciones de un periodo de tiempo dado. En este modesto trabajo se

trata de orientar a nuestros compaeros Trabajadores Sociales de campo

sobre la manera de elaborar un programa de accin, pensando en la

importancia que tiene la programacin para garantizar el xito en el desarrollo

de una serie de actividades que sin un previo y adecuado estudio conducirn

fcilmente al fracaso. No se pretende de ninguna manera que los TrabajadoresSociales de campo sigan la presente gua en la realizacin de sus tareas en

forma ordenada, pudiendo hacer la modificaciones que juzguen pertinentes de

acuerdo con las caractersticas especiales de cada programa de trabajo, ya

que el trmino Programa lo consideramos como la sistematizacin

fundamentada de una serie de actividades cuya realizacin tiene por objetivo

alcanzar un fin predeterminado.

Desarrollo de los aspectos de un programa

Justificacin:Se refiere a la exposicin de los motivos que fundamentan la

aplicacin del programa. En este captulo se deber mostrar que el problema o

problemas que pretenden solucionarse son importantes por su calidad

magnitud, y adems que son susceptibles de resolverse. Esto implica un

estudio y anlisis de los problemas y de los recursos y as mismo la seleccinde las prioridades de acuerdo con las necesidades.

Objetivos:Son las metas o fines que se desean alcanzar con la realizacin

del programa, los objetivos que se establezcan deben ser determinados como

resultado de la adecuada estimacin de problemas y recursos, y deben ser

precisos, cuantificables y alcanzables. Los objetivos se dividen en medios e

mediatos segn la posibilidad de alcanzarse a largo o corto plazo. Unos y otros


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deben estar ligados entre s y para el logro de los mediatos es menester haber

logrado los inmediatos.

Limitacin del programa

Espacio:Es el rea donde se desarrollara la accin.

Determinacin y precisin de actividades:Comprende la especificacin de

las actividades que necesitan efectuarse para alcanzar los objetivos.

Tambin debe considerarse lo necesario para cada una de las actividades.

Tiempo y calendario de actividades: Se refiere a los das meses o aos

durante los cuales se llevar a cabo el programa.

Universo de Trabajo:Es la determinacin del nmero y tipo de personas que

se beneficiaran al ejercer la accin del programa.

Dentro de Organizacin:

Procedimientos

Mtodos de las actividades:Se refiere a la manera de cmo se har cada

una de las actividades que se hayan considerado.

Organismos que colaboran en el programa: Aqu se mencionar los

organismos o dependencias con los que se establecer coordinacin y la forma

como colaborar cada uno en el programa.

Material y equipo:Se refiere al equipo que se necesitar para la realizacin

del programa.

Locales: Se refiere a los lugares cerrados o abiertos donde se ejecutara el

programa.


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Instructivos y reglamentos:Las instrucciones de las tcnicas que se vayan a

emplear. Los reglamentos son las normas que regirn el desarrollo de las

actividades o de las labores.

Personal: Se refiere a las personas que participarn en la aplicacin delprograma.

Tipo y nmero: Como su nombre lo indica es el nmero de personas que

intervendrn en la ejecucin del programa.

Determinacin de funciones: Estas pueden ser la lnea desde el punto de

vista jerrquico, de actividades segn los integrantes del personal y supervisin

que determinan por quienes y como desarrollar esta labor.

Reclutamiento:Se refiere a la descripcin de cmo y dnde se seleccionar el

personal necesario.

Adiestramiento:Se relaciona con la preparacin especial que se impartir al

personal seleccionado.

Financiamiento

Elaboracin del presupuesto:Se trata de especificar el presupuesto que se

requerir para la ejecucin del programa y se deben desglosar las diversas

partidas que lo integran.

Plan de obtencin de fondos:Se refiere a la manera como se piensa obtener

los fondos que se necesitan para cubrir el presupuesto.

Evaluacin:Es la estimacin de las realizaciones del programa con relacin a

los objetivos y procedimientos sealados. La evaluacin requiere un adecuado

sistema de registro de las actividades que se vayan a llevar a cabo.Aqu se

indicar cmo se har la valorizacin del programa, con que periodicidad,

quienes la realizarn y que ndices se tomarn en cuenta para ello.

La evaluacin puede ser:

Simultnea y al final del programa.


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Cuantitativa y Cualitativa.

Interna y externa. Se denomina simultnea, cuando se efecta durante el

desarrollo del programa y al final si se realiza al trmino de l.

3.2.1 IMPLEMENTACION

Introduccin:

Cada organizacin es nica, tiene su propia combinacin exclusiva de

hombres, recursos econmicos, mquinas, materiales y mtodos. No

solamente son diferentes los componentes individuales de la organizacin, sinotambin el grado de evolucin de su sistema de informacin para la

administracin. Esta singularidad hace necesario que cada organizacin

desarrolle sus propias especificaciones de su sistema de informacin para la

administracin, mediante una evaluacin sistemtica de su propio ambiente

externo e interno y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias

necesidades nicas.

Fases de implementacin

1ra. Fase: seleccionar el sector productivo o empresa, en el cual se

desarrollar el trabajo.

Se toma en cuenta las polticas de Formacin Profesional y las

necesidades del mercado de trabajo.

2da Fase: identificar las areas funcionales por sector productivo o por

empresa, Su objetivo es determinar los productos o servicios que en cada una

de ellas se genera.

3ra Fase: sensibilizacin del sector productivo, campaa de informacin y

divulgacin para involucrar a los diferentes actores sociales (empleadores,

trabajadores, gobierno, etc.).


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4ta Fase: Constitucin de las comisiones tcnicas, el comit estar integrado

por representantes del sector productivo y del sistema de formacin

profesional, contemplndose la participacin de otros profesionales

independientes del sector. Su funcin es disear, elaborar, validar, aprobar,

divulgar y mantener actualizadas las normas.

5ta Fase: Capacitacin del comit de normalizacin, la capacitacin se basa en

talleres y jornadas de trabajo sobre competencia laboral y explicacin de la

metodologa para elaborar las NCL.

6ta Fase: Determinacin de las competencias laborales, Se determinan

aplicando el Anlisis Funcional, lo que producir una serie de competencias

laborales, las cuales conformarn un Mapa Funcional (ver anexo #1). La

construccin del Mapa Funcional supone la definicin de cuatro pasos niveles

que van de lo ms general a lo ms particular o especfico, describindose de

esta manera un rea Funcional desde sus Propsitos Generales hasta los

elementos individuales que posibilitan alcanzar dicho propsito.

Propsito principal del sector productivo o empresa

Consiste en la identificacin de los principales objetivos del sector o empresa,

de modo que refleje la estrategia y condiciones de competitividad que le

permite destacarse en el mercado.

FIGURA 3.1 EJEMPLO DE UN HOTEL SOBRE LA ELABORACION DE PROGRAMAS


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3.3 METRICAS PARA EVALUAR EL SOFTWARE

Mtricas para la evaluacin de software

La garanta de calidad del software, aplicada a lo largo de todo el

proceso de ingeniera del software, engloba a los mtodos y herramientas de

anlisis, diseo, codificacin y prueba, al control de la documentacin y de los

cambios, a los procedimientos para asegurar el ajuste a los estndares, y a los

mecanismos de medida (mtricas) e informes.

Para aplicar el sistema de calidad al ciclo de vida es necesario la

utilizacin de mtricas adecuadas que permitan medir la calidad del proyecto

(en realidad, comparamos los parmetros de calidad de ste con estimaciones

realizadas mediante el uso de estndares o datos que aporta la experiencia en

otros proyectos). En el contexto en que no encontramos, atenderemos

principalmente a las mtricas de productividad y de calidad.

Las mtricas se utilizan para evaluar y controlar el proceso de desarrollo

del software, de forma que permitan:

Indicar la calidad del producto.

Evaluar la productividad de los desarrolladores.

Evaluar los beneficios (en cuanto a calidad y productividad).

derivados del uso de nuevos mtodos y herramientas de ingeniera del

software.

Establecer una lnea base para la estimacin.

Justificar el uso de nuevas herramientas o de formacin adicional.

Pero es necesario utilizar las mtricas ms adecuadas para conseguir el

control, seguimiento y mejora de la calidad, y para ello es necesario determinar

los factores de calidad ms importantes dentro del proyecto.


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Conceptos:

Empezar y mantener un esfuerzo de mejora del proceso software con

xito requiere un compromiso a todos los niveles de la empresa, siendo la

mayor dificultad para las empresas que comienzan: la definicin de medidas

(mtricas) y la creacin de procedimientos para recoger y analizar estos datos.

Qu deseo saber?

Los objetivos de las mtricas vienen de los objetivos del negocio

La ignorancia es una desgracia voluntaria Porqu medir?

Para caracterizar, evaluar, predecir y mejorar

Porqu medir?

Predecir

Comprender la relacin entre procesos y Productos Establecer objetivos

alcanzables de calidad, coste y planificacin.

Mejorar Identificar causas raz y oportunidades para mejorar.

Seguir los cambios en las realizaciones y comparar con la lnea base.

Comunicar razones para mejora.

Necesidades de medida

Las necesidades de medida pueden ser diversas, desde medir elrendimiento de los proyectos de una empresa, evaluar las inspecciones de

cdigo hasta evaluar las actividades de mejora del proceso software.

La medida es una parte esencial para comprender que afecta a la calidad,

Oportunidad, utilidad y funcionalidad y en la mejora de los procesos y

productos software. Para comprender como aplicar las mtricas del software ,

debemos comprender primero qu significan las medidas y porqu las


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Tipos de Mtrica.

Mtricas objetivas Mtricas subjetivas

(Cuantificado y medido) (Clases de respuestas)

Mtricas Bsicas

Mtricas calculadas

Mtodos adicionales

FIGURA 3.2 TIPOS DE METRICA

Mtricas globales/fases

Mtricas globales

Requisitos Validacin

Diseo Integracin

Codificacin

Mtricas de fase

FIGURA 3.2 METRICAS GLOBALES


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Cules son los costes de no medir Incapacidad para:

Estimar/planificar de forma realista determinar el progreso

Evaluar la calidad reconocer las oportunidades de mejora

Reconocer mejoras.

Precauciones y limitaciones.

Las medidas no son absolutas, simplemente proporcionan comprensin

(conocimiento profundo) del proceso software.

Medicin no puede identificar, explicar, o predecir todo.

La mayora de los resultados requieren ms de una medida para caracterizar y

comprender.

La medicin no tiene valor a menos que se comprenda con la globalidad del

proceso software.

Medicin implica varios usuarios en diversos niveles por toda la organizacin.

Medicin no deber ser utilizada para evaluar prestaciones individuales; ms

bien deber servir como base para resolucin interactiva de aspectos del

proceso.

Evaluaciones basadas en medicin son solo tan buenas como la oportunidad,

consistencia y precisin de los datos de entrada.


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3.4 PRUEBA DEL PROGRAMA Y DEL SISTEMA

Qu es probar?

Como parte que es de un proceso industrial, la fase de pruebas aade

valor al producto que se maneja: todos los programas tienen errores y la fase

de pruebas los descubre; ese es el valor que aade. El objetivo especfico de la

fase de pruebas es encontrar cuantos ms errores, mejor.

Es frecuente encontrarse con el error de afirmar que el objetivo de esta

fase es convencerse de que el programa funciona bien.

En realidad ese es el objetivo propio de las fases anteriores (quin va a

pasar a la seccin de pruebas un producto que sospecha que est mal?).

Cumplido ese objetivo, lo mejor posible, se pasa a pruebas. Esto no obsta para

reconocer que el objetivo ltimo de todo el proceso de fabricacin de

programas sea hacer programas que funcionen bien; pero cada fase tiene su

objetivo especfico, y el de las pruebas es destapar errores.

Por poner un ejemplo duro, probar un programa es equivalente a la

actividad de ciertos profesores para los que examinar a un alumno consiste en

poner en evidencia todo lo que no sabe. Esto es penoso cuando se aplica a

personas; pero es exactamente lo que hay que hacerle a los programas.

La prueba ideal de un sistema sera exponerlo en todas las situaciones

posibles, as encontraramos hasta el ltimo fallo. Indirectamente, garantizamos

su respuesta ante cualquier caso que se le presente en la ejecucin real.


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Esto es imposible desde todos los puntos de vista: humano, econmico e

incluso matemtico.

Dado que todo es finito en programacin (el nmero de lneas de cdigo,

el nmero de variables, el nmero de valores en un tipo, etc etc) cabe pensar

que el nmero de pruebas posibles es finito. Esto deja de ser cierto en cuanto

entran en juego bucles, en los que es fcil introducir condiciones para un

funcionamiento sin fin. An en el irrealista caso de que el nmero de

posibilidades fuera finito, el nmero de combinaciones posibles es tan enorme

que se hace imposible su identificacin y ejecucin a todos los efectos

prcticos.

Probar un programa es someterle a todas las posible variaciones de los

datos de entrada, tanto si son vlidos como si no lo son. Imagnese hacer esto

con un compilador de cualquier lenguaje: habra que escribir, compilar y

ejecutar todos y cada uno de los programas que se pudieran escribir con dicho

lenguaje. Sobre esta premisa de imposibilidad de alcanzar la perfeccin, hay

que buscar formas humanamente abordables y econmicamente aceptables de

encontrar errores. Ntese que todo es muy relativo y resbaladizo en esta rea.

La verificacin, prueba y mantenimiento de los programas es esencial

para minimizar los riesgos por el uso de tecnologa. Es conveniente realizar la

verificacin y prueba antes de utilizar el sistema; Despus de una prueba

exitosa, se requiere darle a los programas el debido mantenimiento para

garantizar su buen funcionamiento cuando se les requiera.

El nivel de importancia de la tecnologa impactar el grado de rigor

aplicado a los programas de verificacin, prueba y mantenimiento de los

programas.


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Verificacin de programas

Para un sistema de gran importancia, como uno de votacin electrnica,

es conveniente que una autoridad independiente lleve a cabo las pruebas de

verificacin. Para sistemas de menor importancia, la verificacin puede

realizarse internamente.

Las pruebas de verificacin de los programas (tambin conocidas como

pruebas de calidad) pueden comprender lo siguiente :

Probar los programas para asegurar que renen los estndares exigidos y

ejecutan las tareas esperadas, incluyendo auditoras de cdigo.

Asegurar que la documentacin del sistema es la adecuada y est completa.

Verificar que el sistema es capaz de funcionar bajo las condiciones normales

esperadas y potenciales condiciones adversas.

Garantizar que se cuenta con medidas de seguridad y que estas se ajustan a

los estndares establecidos.

Asegurar que se cuenta con las debidas medidas de control de calidad.

Puede ser necesario realizar auditoras a los cdigos de los programas,


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particularmente cuando estos se utilicen para sistemas cruciales.

Generalmente estas auditoras son ms

Efectivas cuando las llevan a cabo expertos independientes de los autores del

cdigo. Una auditora de programas puede incluir medidas como las siguientes:

Verificar que el cdigo es lgicamente correcto.

Asegurar que el cdigo tiene un diseo modular (es decir, est conformado

por mdulos que pueden ser probados y evaluados por separado).

Revisar que no existan cdigos ocultos que puedan ejecutar funciones noautorizadas.

Verificar que todos los cdigos sean directos y relativamente fciles de

entender.

Asegurar que el cdigo est diseado para ser probado fcilmente -es decir,

que permite probar los flujos de informacin dentro y entre los mdulos.

Verificar que el cdigo incluya mecanismos correctores de errores que

permitan su deteccin inmediata y prevenir prdidas de informacin.

Asegurar que el cdigo cuenta con mecanismos de seguridad para impedir

accesos no autorizados.

Constatar que el sistema es utilizable sin necesidad de procedimientos

complejos u obscuros.

Asegurar que los programas pueden ser instalados fcilmente.

Verificar que se les puede dar fcil mantenimiento a los programas y que, una

vez instalados, pueden identificarse y corregirse errores o defectos con

facilidad.

Revisar si los programas pueden ser modificados fcilmente para agregarles

nuevas caractersticas.


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Prueba de los programas

Una vez que los programas han sido verificados, requieren ser

rigurosamente probados para asegurar que cada componente opere como es

debido y que el sistema funcione exactamente de acuerdo con los

requerimientos locales especficos.

Entre las medidas de prueba se pueden considerar las siguientes:

Desarrollar un conjunto de criterios para la prueba.

Aplicar pruebas funcionales para determinar si se han satisfecho los criterios

de prueba.

Aplicar evaluaciones de calidad para determinar si se han satisfecho los

criterios de prueba.

Conducir pruebas en condiciones de laboratorio y en una variedad de

condiciones reales.

Conducir pruebas durante un periodo prolongado, para cerciorarse que los

sistemas pueden funcionar de manera consistente.

Conducir pruebas de carga, simulando tanto como sea posible una variedad

de condiciones reales utilizando o excediendo los volmenes de informacin

que se pueden esperar en una situacin concreta.

Verificar que lo que entra es lo que sale, introduciendo informacin conocida y

verificando que el resultado sea consecuente con ella.


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Mantenimiento de los programas

Despus de que los programas han sido verificados, probados e

implantados, se les debe seguir dando mantenimiento. Las rutinas de

mantenimiento variarn de acuerdo con el tipo y complejidad de la tecnologa.

Los fabricantes o proveedores suelen indicar en muchos productos el

programa o calendario de mantenimiento requerido. El mantenimiento tambinpuede ser realizado por el fabricante o el proveedor como parte del acuerdo de

compra. A los sistemas se les debe dar mantenimiento para asegurar que

continen operando en el nivel mostrado durante la etapa de prueba.

Si los sistemas se deterioran, existe el riesgo de que no se desempeen

conforme a los estndares requeridos.

Puede ser necesario instalar sistemas de monitoreo o prueba para

asegurar que las necesidades de mantenimiento sean identificadas y

satisfechas cuando resulte necesario.

Cuando los sistemas son de uso prolongado, se puede establecer un

mecanismo para recibir retroalimentacin de los usuarios como otra forma de

determinar las necesidades de mantenimiento y modificacin.

Cuando se realicen modificaciones a los programas como resultado de

ejercicios de mantenimiento o actualizacin, puede ser necesario promover


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rondas adicionales de verificacin y prueba del sistema para asegurarse que

siguen cumpliendo las normas exigidas.

La fase de pruebas absorbe una buena porcin de los costes de

desarrollo de software. Adems, se muestra renuente a un tratamiento

matemtico o, simplemente, automatizado. Su ejecucin se basa en

metodologa (reglas que se les dan a los encargados de probar) que se va

desarrollando con la experiencia. Es tediosa, es un arte, es un trabajo que

requiere una buena dosis de mala intencin, y provoca difciles reacciones

humanas.

Aunque se han desarrollado miles de herramientas de soporte de esta

fase, todas han limitado su xito a entornos muy concretos, frecuentemente

slo sirviendo para el producto para el que se desarrollaron. Slo herramientas

muy generales como analizadores de complejidad, sistemas de ejecucin

simblica y medidores de cobertura han mostrado su utilidad en un marco ms

amplio. Pero al final sigue siendo imprescindible un artista humano que sepa

manejarlas.


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3.5 IMPLEMENTACION

Es la ltima fase del desarrollo de Sistemas. Es el proceso instalar

equipos o Software nuevo, como resultado de un anlisis y diseo previo como

resultado de la sustitucin o mejoramiento de la forma de llevar a cavo un

proceso automatizado.

Al Implantar un Sistema de Informacin lo primero que debemos hacer

es asegurarnos que el Sistema sea operacional o sea que funcione de acuerdo

a los requerimientos del anlisis y permitir que los usuarios puedan operarlo.

Existen varios enfoques de implementacin:

Uso de diferentes estrategias para el entrenamiento de los usuarios.

El Analista de Sistemas necesita ponderar la situacin y proponer un plan de

conversin que sea adecuado para la organizacin.

El Analista necesita formular medidas de desempeo con las cuales evaluar a

los Usuarios.

Debe Convertir fsicamente el sistema de informacin antiguo, al nuevomodificado.

En la preparacin de la Implantacin, aunque el Sistema este bien diseado y

desarrollado correctamente su xito depender de su implantacin y ejecucin

por lo que es importante capacitar al usuario con respecto a su uso y

mantenimiento.

Es darle responsabilidad a los grupos Uso de diferentes estrategias para el

enfrentamiento de usuarios.

El analista necesita formular medidas de desempeo con los cuales evala a

los usuarios.


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3.6 DOCUMENTACION

La documentacin consiste en material que explica las caractersticastcnicas y la operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar

entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para

permitir auditoria del sistema y para ensear a los usuarios como interactuar

con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

Existen varios tipos de documentacin. La de programas, que explica la

lgica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de

programas y otros documentos; la de usuarios en forma general la naturaleza y

capacidades del sistema y cmo usarlo.

Documentacin:

Bajo este trmino genrico se agrupan todos los manuales, guas de

referencia, libros de ayuda, etc., que suelen entregarse con cada programa, de

manera que el usuario pueda aprender su manejo y consultar cualquier duda

ante un problema desconocido.

Importancia de la Documentacin de Sistemas

La importancia de la documentacin bien podra ser comparada con la

importancia de la existencia de una Pliza de Seguro; mientras todo va bien no

existe la precaucin de confirmar si nuestra Pliza de Seguros est o no

vigente.


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La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se

desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en

cualquier Sistema de Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la

cual se dedica l menor tiempo y se le presta menos atencin.

Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de

irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentacin del

sistema es incompleta el diseador continuamente estar involucrado y no

podr moverse a otra asignacin.

Es el conjunto de informacin que nos dice qu hacen los sistemas,

cmo lo hacen y para quin lo hacen.

La documentacin consiste en material que explica las caractersticas

tcnicas y la operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar

entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para

permitir auditoria del sistema y para ensear a los usuarios como interactuar

con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.

Existen varios tipos de documentacin.

La de programas: que explica la lgica de un programa e incluye

descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos;

la del usuario en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cmo

usarlo.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de

documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya documentacin se


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muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada

programa de cmputo, archivo y nuevos sistemas.

Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene

los siguientes elementos:

Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin,

operacin y mantenimiento.


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3.6.1. ELABORACION DEL MANUAL DE USUARIO

Manual de Usuario:Esta parte se divide en dos manuales distintos, uno porcada aplicacin cliente. Se explicar todas las posibles opciones que puede

realizar el usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el

uso de capturas de pantalla.

Pasos del manual del usuario:

1. Portada:De que se trata el documento y quien lo elaboro?

2. Introduccin:Describe el uso del documento (para que sirve?) y de que

habla?

3. Anlisis y requerimientos del sistema (que se ocupa para poder

instalarlo y usarlo?)

4. Explicacin del funcionamiento: Debes de poner paso a paso y con

pantallas bien explicadas cmo funciona el programa

5. Glosario:

Debe ser escrito de tal manera, que cualquier persona pueda entenderlo con

la menor dificultad posible.

Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para

usar el programa.

Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa.

Un buen punto de partida para un manual de usuario, es hacer de cuenta que

las personas que lo van a leer no tienen el mas mnimo conocimiento sobre

computadores.

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema

implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una delas caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir


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informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos

debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la

informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y

utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.

Objetivos

Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada.

Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.

Servir como manual de aprendizaje.

Servir como manual de referencia.

Definir las funciones que debe realizar el usuario.

Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.

Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el

sistema.

Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos de

usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.

Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos

o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y

clara.

Importancia del manual de usuario

El manual de usuario facilita el conocimiento de:

Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.


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Los formatos de los documentos.

Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.

El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.

El momento en que se debe solicitar una operacin deseada.

Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.

Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va

dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la

empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de

forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario.

Contenido

Diagrama general del sistema

Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las

actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del

sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.

Diagrama particular detallado.

Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del

departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse

los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.

Explicacin genrica de las fases del sistema.

En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las

operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama

particular. Se analizan cada una de las fases sealando:


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El proceso principal que se desarrolla.

La entrada de la informacin.

La obtencin de un resultado parcial.

El envo de informacin a otra dependencia.

Instalacin del sistema

La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma

de instalar el sistema en un ambiente particular.

Iniciacin al uso del sistema

En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden

utilizar sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario

cmo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.

Manual de referencia

Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo.

Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error

generados y las situaciones en que surgen esos errores.

Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden

proporcionar por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de

ayuda en lnea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.

Caducidad de documento fuente y destino final

Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener

un perodo de retencin y un destino especificado.


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3.6.2 ELABORACION DEL MANUAL DE ADMINISTRACION

Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se

debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar

integrado por:

Propuesta tcnica, (que debe de incluir):

Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos

preparados con anterioridad.

Naturaleza:tipo de manual que se pretende realizar.

Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las

ventajas que ello reportar a la organizacin.

Objetivos:logros que se pretenden alcanzar.

Acciones:iniciativas o actividades necesarias para su consecucin.

Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar elfuncionamiento de la organizacin, sus productos y/ o servicios, clima

organizacional y relaciones con el entorno.

Alcance:rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en

la estructura orgnica y/ o territorial.

Recursos:requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para

desarrollarlo.

Costo:estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su

ejecucin.

Estrategia:ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y

asignacin de recursos.

Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir

como elementos de apoyo.


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Programa de trabajo

Identificacin:nombre del manual.

Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del

manual.

rea(s):universo bajo estudio.

Clave:nmero progresivo de las actividades estimadas.

Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la

informacin.

Fases:definicin del orden secuencial para realizar las actividades.

Calendario:fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase.

Representacin grfica:descripcin del programa en cuadros e imgenes.

Formato:presentacin y resguardo del programa de trabajo.

Reportes de avance:seguimiento de las acciones.

Periodicidad:espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

Presentacin del proyecto a las autoridades competentes

Participantes

Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y

determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:

rea (s) que intervendr directamente en su aplicacin, por lo cual tienen la

obligacin de conocer el proyecto en forma detallada.

reas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar

o adecuarse.

rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el

costo del proyecto en forma ms especfica.


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Responsable de su autorizacin

Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la

unidad administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin.

Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los

niveles jerrquicos la intencin que tiene la organizacin de elaborar el manual,

resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos

brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor

de integracin del manual se vera seriamente dificultada.

Captacin de la informacin

Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va

a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y

especificaciones del trabajo.

Capacitacin del personal Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe

capacitarlo, no slo en lo que respecta al manejo de medios de investigacin

que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino tambin en todoel proceso que se seguir para preparar el manual.

Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue,

as como los mtodos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades,

documentos que se emplearn.(cuestionarios, formatos, etctera),

responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de

informacin a captar y distribucin del trabajo a cada persona.

Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar

subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse

de revisar y homogeneizar la informacin.

Es recomendable efectuar un estudio en un rea piloto, para luego comparar y

evaluar los resultados obtenidos.


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Levantamiento de la informacin

Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de hechos que

permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para

el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas,lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un

criterio de discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder

continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin

uniforme.

Esta actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas

emisoras de la informacin, as como con las reas u organizaciones con otra

ubicacin fsica.

Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna

o una combinacin de las siguientes tcnicas de recopilacin:

Investigacin documental

Esta tcnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos quecontienen datos de inters relacionados con el manual. Para ello se estudian

documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, actas

de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan informacin

relevante para el estudio.

Consulta a sistemas de informacin

Acceso a sistemas computacionales que contienen informacin y

recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar

informacin interna y/o de sistemas externos a la organizacin enlazados a

travs de redes.


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Encuesta

Este mtodo implica la realizacin de entrevistas personales con base

en una gua de preguntas elaborada con anticipacin. Tambin se puede

utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenidohomogneo.

Esta tcnica se considera de gran utilidad para reunir informacin

preliminar al anlisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la

estructura actual de la informacin. La encuesta puede realizarse en forma

individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma rea o que

intervienen en la misma clase de tareas.

Tambin se puede recabar informacin de clientes y/o usuarios,

prestadores de servicios y proveedores que interactan con la organizacin.

Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la

informacin deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas,

predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especficos.

Observacin directa

Este recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea

fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de

la informacin recabada se deben sostener plticas con algunas de las

personas que prestan sus servicios en estas reas para complementarla o

afinarla.

Otra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la

observacin directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus

subordinados y presente los resultados de su anlisis al investigador. La

ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe

y subordinados, la informacin puede ser ms completa, pero habr ocasiones

en que los resultados no sern los deseados, debido a inhibiciones o

problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no corresponde

a la realidad operativo.


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Integracin de la informacin: Una vez que se cuenta con la informacin de

las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a

efecto de poder preparar su anlisis.

Cmo clasificar la informacin Para facilitar la tarea de integracin, esrecomendable que la informacin obtenida se vaya accesando a equipos de

cmputo para salvaguardara y facilitar su manejo.

Con este propsito se pueden:

Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la

divisin del trabajo.

Crear bases de datos o programas especficos.

Utilizar paquetes acordes con las necesidades especficas del proyecto.

Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados. En forma paralela

deben abrirse carpetas con apartados especficos con los documentos fuente

del estudio, en las que se debe compendiar la informacin por rea,

sistema, procedimiento, equipos, polticas, etctera. Es conveniente que los

documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que

suministra la informacin. Tambin es recomendable que conforme se recaben

datos sobre algn aspecto, se concentren en un documento de trabajo que

pueda servir de memoria en el diseo posterior del proyecto.

reas para agrupar la informacin, antecedentes

Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que

regula la realizacin del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades

responsables de hacerlo y qu efecto ha tenido sobre otras unidades,

organizaciones, clientes y/o usuarios. Tambin es oportuno, en su caso,

considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales

anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un


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marco de referencia histrico para comprender mejor la situacin actual.

Situacin actual.

Se toman en cuenta los siguientes aspectos:

Objetivos

Estructura orgnica Normas y polticas administrativas

Funciones

Procedimientos Instrumentos jurdico-administrativos

Equipo Condiciones de trabajo

Ambiente laboral

Anlisis de la informacin: En esta etapa se debe realizar un estudio o

examen crtico de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos

que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caractersticas ycomportamiento, sin perder de vista su relacin, interdependencia o interaccin

interna y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refleje la realidad

operativa.

Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:

Conocer

Describir

Descomponer

Examinar crticamente

Ordenar cada elemento

Definir las relaciones


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Identificar y explicar su comportamiento Un enfoque muy eficaz en el

momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa

y formular de manera sistemtica seis cuestionarios fundamentales:

Qu trabajo se hace?

Para qu se hace?

Quin lo hace?

Cmo se hace?

Con qu se hace?

Cundo se hace? Despus de obtener respuestas claras y precisas para

cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez,

a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu?. Las nuevas

respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las

medidas de mejoramiento administrativo.

Tcnicas de apoyo para el anlisis: En esta fase comprende los recursostcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de

conocerla en forma detallada t determinar alternativas de accin especficas

que permitan derivar soluciones ptimas para lograr los resultados deseados.

Las tcnicas de anlisis que se pueden utilizar en esta fase estn directamente

relacionadas con el origen del proyecto, as como con la informacin tcnica

del lder o responsable en funcin del tipo de manual, factibilidad para su

aplicacin, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel tcnico delgrupo de trabajo. Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo

para el proyecto o en sentido inverso, a raz de la implantacin de un proceso

de cambio organizacional que debe culminar con la edicin de un manual

administrativo.

Entre las tcnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el anlisisadministrativo en este campo, se encuentran las siguientes:


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Organizacionales:

Administracin por objetivos

Anlisis de sistemas

Anlisis de costo-beneficio

Anlisis de estructuras

rbol de decisiones

Auditora administrativa

Autoevaluacin

Control total de calidad

Estudio de factibilidad

Estudio de viabilidad

Benchmarking

Desarrollo organizacional

Reingeniera organizacional

Reorganizacin Cuantitivas.

Anlisis de series de tiempos

Correlacin

Modelos de inventario

Modelos integrados de produccin

Muestreo

Nmeros

Nmeros ndices

Programacin dinmica


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Programacin lineal

Simulacin

Teora de colas o de lneas de espera

Teora de los grafos

Teora de las decisiones

Preparacin del proyecto del manual:Una vez que se cuenta con toda la

informacin del manual se proceder a integrarlo; para tal actividad se requiere

convocar a todos los participes de la presentacin del manual, para revisin del

contenido y presentacin de cada apartado.

Validacin La informacin verificada de cada rea o unidad administrativa

deber presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad

en un espacio especfico para este objetivo; debe verificar que la informacin

est completa y comprensible.

Estructuracin: Una vez que se rene la informacin revisada y firmada por

cada rea, los involucrados en la presentacin del manual deben reunirse para

compaginar e integrar el proyecto final del manual.

Formulacin de recomendaciones: Para seleccionar las recomendaciones

ms viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y

sus ventajas y limitaciones.

Tipos de recomendaciones De mantenimiento: preservacin general de la

misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y

formas.


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De eliminacin: supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e

informes, eliminacin total o parcial de procedimientos, bajas de personal,

desaparicin de reas o unidades administrativas, etc.

De adicin: introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero deoperaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas,

etc.

De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo,

combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la

utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.

De fusin:agrupacin de reas, unidades administrativas o personas bajo unmismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc.

De modificacin: cambios en los procedimientos o las operaciones,

reubicacin fsica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas

de trabajo, modificacin de formas, registros, informes y programas, etc.

De simplificacin: reduccin de pasos de un procedimiento, introduccin de

mejoras en los mtodos de trabajo, simplificacin de formas, reportes,

registros, programas, etc.

De intercambio: re direccionamiento de funciones, procedimientos, recursos,

personal o flujo del trabajo entre reas u organizaciones del mismo grupo o

sector.

Elaboracin del informe: Para entregar los resultados del estudio esnecesario redactar un informe, en el que adems de exponer las razones que

llevaron a obtenerlos, incorpore la informacin estratgica del proyecto que le

permita a la alta direccin la toma de decisiones oportuna y correcta.

El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:

Introduccin:es el resumen del propsito, enfoque, limitaciones y el plan de

trabajo. Parte principal o cuerpo: seccin donde se anotan los hechos,argumentos y justificaciones. Conclusiones y recomendaciones.


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Apndices o anexos:inclusin de grficas, cuadros y dems instrumentos de

anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la

propuesta y recomendaciones.

Presentacin del manual para su aprobacin: Una vez que el manual ha

quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo

a las instancias procedentes para su aprobacin; convocar a su grupo de

trabajo para la ltima revisin de la documentacin que se presentar.

A los niveles directivos Es recomendable que esta presentacin parta

en un documento sntesis derivado del informe, cuya extensin no sea mayor atreinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mnimo de

tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, as como para

intercambio de opiniones. Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el

documento sntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y

hacer la presentacin del manual exclusivamente con el apoyo de equipos de

cmputo, lminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos ms

relevantes para el proceso de toma de decisiones.

El documento sntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:

Introduccin:breve descripcin de las causas que generaron la necesidad de

preparar el manual, los mecanismos de coordinacin y participacin de

empleados para su desarrollo, as como los propsitos y explicacin general

acerca de su contenido.

Anlisis de la estructura organizacional: exposicin de la gnesis y

desarrollo de la organizacin, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de

mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en

la decisin de preparar el manual.


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Diagnstico de la situacin actual: definicin de las causas y/o problemas

que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se

proponen en el manual.

Propuestas de mejoramiento:presentacin de alternativas de accin para laorganizacin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de

los cambios, as como los resultados que se espera obtener con el manual.

Estrategia de implantacin: explicacin de los pasos sucesivos o etapas

previstas para poner en prctica el manual y las medidas de mejoramiento

administrativo derivadas de l. Asimismo, la forma en que se efectuaran los

cambios previendo los factores sobresalientes de actuacin de las reas,

unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.

Seguimiento, control y evaluacin: precisin de los mecanismos de

informacin, proceso de control y evaluacin, as como los criterios y medidas

que podran tomarse en cada caso. Al rgano De Gobierno De acuerdo con la

normatividad vigente y/o a las polticas dictadas por el titular de la organizacin,

una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles

superiores, debe presentarse ante el consejo de administracin o suequivalente para su aprobacin definitiva.

A otros niveles jerrquicos: La exposicin a los niveles departamentales, de

oficina o de rea tambin puede basarse en el documento sntesis, pero

tratando siempre de hacerlo en la forma ms accesible posible para facilitar su

comprensin. Asimismo, servir para fortalecer el compromiso entre todas las

partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y

evaluacin de las actividades.

Reproduccin del manual: Una vez que el grupo responsable de la

elaboracin del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas

en los diferentes niveles de decisin, debe coordinarse con la unidad o rea

que maneja los recursos econmicos para que ste sea reproducido para su

distribucin e implantacin. Para este efecto, el lder del proyecto debe

suministrar los parmetros tcnicos para el diseo de la impresin.


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Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de

medida ms aceptadas para este tipo de documento son:

Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin.

Que los formatos sean de 2821 cm (tamao carta).

Las grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamao carta, sern

dobladas hasta lograr esta dimensin.

Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.

Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden

separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.

Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o

contenido, introduccin y cuerpo.

Cartula Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo

su identificacin a travs de los siguientes elementos:

Nombre oficial de la organizacin.

Logotipo oficial.

Nombre genrico del manual en relacin con su contenido.

Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboracin y/o

aplicacin.

Implantacin del manual:La implantacin del manual representa el momentocrucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en

acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin,

agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinmica y

componentes organizacionales.


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Mtodos de implantacin: La seleccin de mtodo para implantar

administrativos est estrechamente relacionada con elementos de estructura

tales como:

Tipo de manual Cobertura Recursos asignados Nivel tcnico del personalClima organizacional Entorno En funcin de estas variables, las alternativas

para implantarlos son:

Mtodo instantneo. Generalmente es el mas utilizado, ya que la decisin de

preparar manuales administrativos-en la mayora de los casos- proviene de los

ms altos niveles de la estructura de una organizacin, lo cual les confiere una

naturaleza o validez casi obligatoria. Tambin se adopta cuando la

organizacin es nueva, si no se involucra a un nmero amplio de unidades

administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de

funciones, sistemas u operaciones, o si en la organizacin existe una slida

infraestructura administrativa.

Mtodo del proyecto piloto. Esta forma de implantacin implica aplicar el

contenido del manual en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de

medir los resultados que ello genera. El beneficio que pueda aportar radica enque permite realizar cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas

pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta.

Una probable desventaja de este mtodo es que no siempre es posible

asegurar que lo que es vlido para los proyectos piloto se destinan recursos y

una atencin especial que no puede a toda la organizacin. -Mtodo de

implantacin en paralelo.

Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de

mucha informacin o de carcter estratgico, un volumen considerable de

recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se

emplea este mtodo que implica la operacin simultanea, por un periodo

determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como

las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas,

ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan

las anteriores.


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Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Este

mtodo, de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones

sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su

contenido o de reas especficas para introducir los cambios sin causar

grandes alteraciones, y dar el siguiente paso slo cuando se haya consolidado

el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

Combinacin de mtodos. Es el empleo de ms de un mtodo para implantar

un manual en funcin de los requerimientos tcnicos de su contenido.


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3.6.3. ELABORACION DEL MANUAL TECNICO

Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos

utilizados por el proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las

caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento. Por ejemplo: caractersticas

de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantas, soporte,

proveedores y equipo adicional.

Su extensin depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y

generalmente se presenta en forma de fichas tcnicas en donde se describe en

cada una las caractersticas de cada recurso.

Consideraciones generales para la documentacin del desarrollo de

aplicaciones informticas:

Toda documentacin que se genere para un proyecto especfico, que

haya sido revisada y aprobada, debe poseer lo siguiente:

Identificacin del documento

Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de la organizacin.

Nombre oficial de la organizacin

Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe

anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboracin.

Nmero de revisin (en su caso).

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.

Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y,

por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse

un guin o diagonal. (En su caso).


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Estructura del documento.

Por cada documento final deber entregarse copias al personal

involucrado en el proyecto.

Una vez concluido el desarrollo de un sistema, considerando para esto

los posibles cambios que se efecten durante la etapa de garanta de que lo

cubre (si as fuera el caso), el usuario final del sistema debe recibir una versin

actualizada final del documento manual tcnico.

Estructura del documento manual tcnico

ndice

Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del

documento

Introduccin.

Se debe presentar una breve descripcin del sistema desarrollado, que

contemple el mbito abarcado, cual es su funcin principal y un detalle de las

funciones macros o partes que lo componen. Puede incluir un mensaje de la

mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

Objetivo general del sistema

Se debe de describir el objetivo general del sistema.

Objetivos especficos

Se deben describir brevemente los objetivos especficos que se cumplieron con

el desarrollo del sistema.

Contenido tcnico.

Definicin de reglas del negocio implementadas en el sistema desarrollado.

Diagramas de flujo de datos, junto con su respectivo diccionario de datos.

Controles de auditora implementados en el sistema.

Descripcin de campos requeridos por pantalla con presentacin de pantallas.


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Diagrama de navegacin del sistema.

Requerimientos de interfase con otros sistemas.

Modelo lgico de datos, diagrama entidad-relacin.

Modelo de datos fsico, junto con su respectivo diccionario de datos.

Matriz de procesos versus organizacin.

Matriz de programas versus entidades.

Plataforma de usuario. Aqu se describen los requerimientos mnimos que se

deben tener tanto de hardware como de software para que el sistema se pueda

instalar y ejecutar correctamente (en caso de que se considere necesario).

reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos. Esfera de accin que

cubren los procedimientos

Responsables.

Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es

indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin

de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un

coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la

conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin.

De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la

informacin.

Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es

conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanasy que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos,

estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin

puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia

necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede

encargarlo al titular del rea especfica. Asimismo, puede contratar los servicios

de consultores externos.


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Mapa de navegacin:Muestra de forma grfica la interconexin entre cada

una de las pantallas del sistema, lo que servira para saber como llegar a

determinada parte de la aplicacin. En este se muestran los mens, submens

y pantallas a las que nos lleva cada uno de ellos.

Descripcin grfica del mapa de navegacin: En el anterior aparece de

forma de diagrama de flujo y en esta seccin deber aparecer ya con las

respectivas pantallas.

Describe paso a paso los procesos, as como pantallas, botones, cuadros de

texto, etc., pero tambin se muestra el cdigo de cada rutina, pantalla, botn,

etc. es decir, se muestra lo que hay detrs de la interfaz del usuario.

selección del ambiente operativo

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