selección de recursos bibliográficos - planeacion… · permanente, la cual puede ser diaria,...

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Seleccin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-01

FECHA PUBLICACIN 06/04/2017

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2

2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2

3. NORMATIVIDAD ...................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ............................................................................................................................ 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 2

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 3

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ....................................................... 4

6.1. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos fsicos ....................................... 4

6.2. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos fsicos ......................... 4

6.3. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos electrnicos ............................. 6

6.4. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos electrnicos ............... 6

6.5. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos Ofertas de productos ............ 7

6.6. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos - Ofertas de

productos ............................................................................................................................................ 7

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................. 9

8. INDICADORES .......................................................................................................................... 9

9. RIESGOS ................................................................................................................................. 11

10. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................... 12

11. APROBACIN......................................................................................................................... 12






1. OBJETIVO

Seleccionar los recursos bibliogrficos que van a pertenecer al catlogo de la Biblioteca de la

Universidad.

2. ALCANCE

El proceso inicia una vez ingresan nuevas solicitudes por parte de las Facultades o cuando se

reciben ofertas de nuevos productos, y finaliza cuando se haya tomado la decisin sobre cules

recursos entrarn al catlogo del Sistema de Bibliotecas.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

PDI 2016-20120 Liderazgo Acadmico: 1.7.1: Aumentar la cantidad y calidad de los recursos

bibliogrficos orientados al proceso de investigacin y al fortalecimiento de la docencia.

3.2. Lineamientos

LIN-23-1-02-01 Lineamientos Gestin de Colecciones: Numeral 1. Lineamientos generales

Cuando el monto supera el precio promedio del valor de los libros de la facultad, se debe

solicitar autorizacin de la facultad por correo electrnico para continuar con la compra de

los recursos. La lista de los precios promedio por facultad se encuentra anexa al documento

de Lineamientos de Gestin de Colecciones y puede ser consultada por las unidades

acadmicas en el portal web del Sistema de Bibliotecas.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

COORDINADOR GESTIN COLECCIONES - SBI - 10002007

4.2. Responsabilidades

Director del Sistema de Bibliotecas:

Enviar correos electrnicos a proveedores, Facultades y/o Departamentos.

Gestor de Gestin de Colecciones:

Hacer seguimiento al periodo de demostracin de los recursos electrnicos.

Garantizar la actualizacin de suscripciones en el tablero de control.






Auxiliar de Gestin de Colecciones Compras:

Realizar la comparacin entre la oferta de los productos y las existencias de las colecciones

del Sistema de Bibliotecas.

Garantizar la actualizacin del estado de los pedidos realizados por las unidades

acadmicas en Symphony.

Vicerrector, Decano, Director de Departamento Acadmico o Director de Unidades

Administrativas:

Avalar decisiones propias de su unidad en cuanto a la solicitud de recursos bibliogrficos y

toma de decisin sobre adquisicin de recursos bibliogrficos.

Delegado de compras de Facultad:

Persona asignada por el responsable de la unidad acadmica, para solicitar el material;

generalmente, coordinadores, profesores o gestores administrativos.

Personal de apoyo de la Facultad:

Persona de nivel operativo, quien colabora con el ingreso de la solicitud de compra en el

Portal Web y/o por cargue masivo.

5. DEFINICIONES

Bases de datos: Bancos de informacin que contienen datos relativos a diversas temticas y

categorizados de distinta manera, pero que comparten entre s algn tipo de vnculo.

Bases de datos especficas: Bancos de informacin que tratan una temtica en particular, la cual

suele ser muy especializada.

Bases de datos multidisciplinarias: Bancos de informacin que tratan temticas muy generales,

de varias reas del conocimiento.

Embargo: Periodo en el cual no se tiene acceso a un recurso a travs de una base de datos, el cual

puede ir en das, semanas, meses y aos.

Publicaciones seriadas: Revistas, peridicos, magazines, entre otros que tienen una periodicidad

permanente, la cual puede ser diaria, semanal, quincenal, mensual, bimensual, trimestral,

semestral y anual.

Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los

recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.






Tablero de control: Herramienta que permite el registro, control y actualizacin de las

suscripciones y adquisiciones de recursos electrnicos y revistas impresas.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ENTRADA Solicitud para la adquisicin de un recurso bibliogrfico/Revisin en el mercado y

propuestas de nuevos recursos/Ofertas y cotizaciones de recursos bibliogrficos

PROVEEDOR Facultades Acadmicas/Proveedores de recursos bibliogrficos

SALIDA Recursos bibliogrficos por adquirir

CLIENTE Gestin de Colecciones

6.1. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos fsicos

6.2. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos fsicos

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Hacer solicitud

En caso de que se requiera de

uno a nueve ttulos (libros,

audiovisuales o documentos de

la Sala de Servicios de

Aprendizaje e Investigacin), se

debe realizar la solicitud a travs

de Symphony.

DELEGADO

FACULTAD Symphony

2

Diligenciar y

enviar Formato de

solicitud

En caso de que se requiera ms

de un ttulo (libro, audiovisuales

o documentos de la Sala de

Servicios de Aprendizaje e

Investigacin), se debe

diligenciar el Formato de

Solicitudes en Excel y

posteriormente se enva a la

coordinacin de Gestin de

Colecciones a travs de correo

electrnico.

DELEGADO

FACULTAD

FOR-23-1-02-01

Formato de

solicitud de

material

bibliogrfico por

cargue masivo

m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Seleccin recursos biblio fsicos DF.jpg






3 Recibir y verificar

solicitud

Una vez se reciban las

solicitudes por parte de las

Facultades, se debe validar si el

recurso solicitado ya se

encuentra en el catlogo de la

Biblioteca. La validacin se hace

en Symphony, Descubridor y

recursos electrnicos

adquiridos.

AUXILIAR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC

Symphony

4

Verificar tipo de

formato del

recurso

En caso de que el recurso ya est

en el catlogo de la Biblioteca,

se debe validar si el formato en

el que se encuentra es el

formato solicitado (electrnico o

impreso).

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES - SBI -

10002007

5 Cambiar estado en

Symphony

En caso de que el recurso se

encuentre en el formato

solicitado, se cambia el estado

en el sistema Symphony para

que el usuario pueda consultar la

respuesta a su solicitud. Para lo

cual se enva diariamente un

consolidado de cambios de

estado en las solicitudes al

Tcnico de Soporte.

AUXILIAR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC

Symphony

FOR-23-1-02-04

Consolidado

cambios de

estado de

solicitudes en

Symphony

6 Verificar aspectos

a considerar

En caso de que el recurso no se

encuentre en el catlogo, o en

caso de que s se encuentre,

pero no en el formato solicitado,

se define si existen aspectos a

considerar referentes a:

-Precio, formato, disponibilidad

en el mercado, edicin e idioma

Si no existen aspectos a

considerar, el proceso contina

hacia la PRO-23-1-02-02

Adquisicin de Recursos

Bibliogrficos.

AUXILIAR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC






7

Notificar a la

Facultad

solicitante

En caso de que s existan

aspectos por considerar, se le

notifica a la Facultad por correo

electrnico que debe tomar la

decisin de compra

correspondiente.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES - SBI -

10002007

8

Revisar aspectos y

tomar decisin de

compra

Se revisan los aspectos a

considerar y se define si se va a

realizar o no la compra. La

decisin tomada se le informa a

Gestin de Colecciones a travs

de correo electrnico.

DELEGADO

FACULTAD

9

Recibir decisin de

compra de las

Facultades

Se recibe la decisin tomada. Si

se decide realizar la compra, el

proceso contina a la

Adquisicin de Recursos

Bibliogrficos.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES - SBI -

10002007

6.3. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos electrnicos

6.4. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos electrnicos


1

Enviar a Facultades

reporte de recursos

electrnicos

En agosto de cada ao se le enva por

correo electrnico a las Facultades,

un reporte con la siguiente

informacin de bases de datos:

Nuevas bases de datos (propuestas

para adquirir)

Bases de datos que no se modifican

Bases de datos suscritas

Adicionalmente, se enva informacin

sobre las publicaciones seriadas que

cumplen con el requisito de un

embargo superior a un ao, as como

el reporte estadstico de uso de los

recursos.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

INF-23-1-02-01

Informe

suscripciones de

facultad

m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Seleccin recursos biblio electrnicos DF.jpg






2

Tomar decisin

sobre la renovacin

/adquisicin

En el caso de que sea un recurso al

que ya est suscrito, se toma la

decisin de renovar o suspender la

suscripcin. En caso de que sea un

recurso con el que no hay suscripcin,

se debe decidir si se da inicio a una

nueva suscripcin.

La decisin se toma en conjunto

entre la Facultad y la Direccin del

Sistema de Bibliotecas y la

comunicacin entre estas dos partes,

es a travs de correo electrnico.

Esta actividad se realiza en conjunto

con el Delegado de cada facultad.

DIRECTOR

SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI -

10001991

3 Validar embargo

Para el caso especfico de

publicaciones seriadas, se debe

validar si el embargo es superior a un

ao.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

4

Registrar decisin

en tablero de

control

Si no se renueva se actualiza la

suscripcin en el tablero de control y

se cambia el estado a suspendida.

GESTOR GESTIN

COLECCIONES -

SBDC - 10002050

5

Informar al

proveedor la

cancelacin del

recurso

Se enva un correo electrnico al

proveedor notificando la decisin de

cancelar la suscripcin.

Esta actividad se realiza en conjunto

con el Coordinador de Gestin de

Colecciones.

DIRECTOR

SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI -

10001991

6

Informar al rea de

servicios y al rea

administrativa

Se enva un informe anual al rea de

servicios y rea administrativa

informando los cambios, novedades y

vigencias que tendrn todos los

recursos suscritos.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES - SBI

- 10002007

INF-23-1-02-02 Informe anual

suscripcin y

renovacin de

bases de datos y

publicaciones

seriadas

6.5. Diagrama de flujo - Seleccin de recursos bibliogrficos Ofertas de productos

6.6. Descripcin de actividades - Seleccin de recursos bibliogrficos - Ofertas de productos

m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-02-01 Seleccin recursos biblio Ofertas productos DF.jpg







1 Evaluar contenido de

recursos

Se verifican los siguientes

aspectos de los recursos

bibliogrficos: pertinencia del

rea de conocimiento del

recurso para fines de la

Universidad, ao de

publicacin (ms reciente),

idioma, cartula, entre otros.

Esta actividad se realiza en

conjunto con el Jefe de

Servicios.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES -

SBI - 10002007

FOR-23-1-02-05 Formato de

evaluacin de

recursos

electrnicos

2 Verificar si est en

coleccin

Se debe validar si el recurso ya

existe en la coleccin. Se

valida en los registros Marc, o

en A to Z.

TECNICO

SOPORTE -

SBADM

3 Evaluar ofertas de

nuevos productos

Las Facultades junto con

Gestin de Colecciones revisan

las ofertas y evalan cuales se

deben comprar. La

comunicacin entre estas dos

partes es a travs de correo

electrnico. En caso de decidir

la compra de algn recurso, el

proceso contina hacia

Adquisicin de recursos

bibliogrficos.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES -

SBI - 10002007

4

Ejecutar periodo de

demostracin del

recurso

En caso de que no existan los

recursos en el catlogo de la

Biblioteca, se da inicio a un

periodo de prueba del recurso,

durante un mes. Bases de

datos.

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES -

SBI - 10002007

5 Consolidar conceptos

de reas

Se consolidan todos los

conceptos de las diferentes

reas frente al funcionamiento

del recurso durante el periodo

de prueba, para determinar si

es importante adquirir el

COORDINADOR

GESTIN

COLECCIONES -

SBI - 10002007






recurso o no. Esta actividad se

realiza en conjunto con el Jefe

de Servicios.

6

Dar aval de

adquisicin del

recurso y notificar

Se da aval final para poder

adquirir el recurso

bibliogrfico y se informa a

Gestin de Colecciones por

correo electrnico.

VICERRECTOR

ACADMICO - VAA

- 10002069

FOR-23-1-02-12

Propuesta

impresa firmada

por el Vicerrector

de Asuntos

Acadmicos

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica,

administrativa, entidad)

FOR-23-1-02-01 Formato de solicitud de material

bibliogrfico por cargue masivo

FOR-23-1-02-04 Consolidado cambios de estado de

solicitudes en Symphony

FOR-23-1-02-05 Formato de evaluacin de recursos

electrnicos

FOR-23-1-02-12 Propuesta impresa firmada por el

Vicerrector de Asuntos Acadmicos

INF-23-1-02-01 Informe suscripciones de facultad

INF-23-1-02-02 Informe anual suscripcin y

renovacin de bases de datos y publicaciones seriada

INF-23-1-02-03 Informe anual de Gestin de

Colecciones

MAN-23-1-02-01 Manual de procedimientos de seleccin de recursos bibliogrficos

LIN-23-1-02-01 Lineamientos Gestin de Colecciones

PDI 2016-2020 Sistema de Bibliotecas

No aplica.

8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

EXISTENCIA DE LA BIBLIOGRAFIA DE LOS CURSOS ACADMICOS Y LINEAS DE

INVESTIGACIN

Cdigo del indicador IND-23-1-02-011






Responsable del

indicador Direccin Sistema de Bibliotecas; Jefatura Administrativa; Coordinacin de Gestin de Colecciones.

Objetivo Incrementar y actualizar la existencia de la bibliografa de los cursos acadmicos y lneas de investigacin.

Mtodo de Medicin Se realiza el conteo del nmero de ttulos adquiridos para las bibliografas y se divide en el nmero total de ttulos solicitados para las bibliografas, obteniendo as el porcentaje adquirido.

Unidad de Medida %

Frmula #

# 100

Variables

-Cantidad de ttulos adquiridos de las bibliografas, que manejan los pensums de los docentes, de las diferentes unidades acadmicas, los cuales deben estar disponibles en el Sistema de Bibliotecas. -Cantidad de ttulos solicitados por los docentes como soporte de los diferentes

programas acadmicos realizados por la universidad.

Limitaciones Solo aplica al material relacionado en los pensums de los cursos acadmicos.

Fuente de datos Formato de revisin de bibliografas (poner cdigo)

Granularidad Por Universidad, por unidad acadmica

Periodicidad Anual

Meta 90%

Observaciones

Para poder lograr el presente indicador, las dependencias acadmicas deben remitir los pensum al rea de Servicios del Sistema de Bibliotecas para revisin. Si es un programa nuevo, el indicador se medir una vez se hayan recibido las bibliografas.

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

EVALUACIN DE COLECCIONES

Cdigo del indicador IND-23-1-02-012

Responsable del

indicador Coordinador de Gestin de Colecciones

Objetivo Comparar la coleccin de cada rea del conocimiento con otras Bibliotecas a nivel mundial.

Mtodo de Medicin

Para obtener este indicador se hace uso de la herramienta WorldCat Analysis Collection (WCA), tomando de all la informacin de las reas comparadas y dividiendo este valor en el nmero total de reas del conocimiento proyectadas a comparar, para obtener as el porcentaje de cumplimiento del proceso.

El universo de reas a comparar se obtiene de Symphony, de acuerdo a la

composicin que la coleccin tenga al momento de hacer la comparacin, de forma

que este porcentaje tambin se puede obtener tomando el nmero de reas del






conocimiento comparadas y dividindolo por el universo total de reas del

conocimiento tomado de Symphony al momento de hacer la comparacin.

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula #

# 100

Variables

# de reas comparadas: son la cantidades de reas del conocimiento, que se han de comparar con otras colecciones. # total de reas: son las cantidades de reas representativas de la universidad, las

cuales se deben comparar.

Limitaciones Solo se coparan las reas representativas de la universidad, las cuales son material de apoyo a los programas acadmicos dictados por la institucin.

Fuente de datos Informe de colecciones vigentes reportado por Symphony.

Granularidad Por cada una de las colecciones, de las Bibliotecas de la Universidad.

Periodicidad Anual

Meta 33% de las colecciones

Observaciones

Para realizar la evaluacin de colecciones es necesario recibir el apoyo por parte del rea Administrativa en cuanto a la generacin de reportes de Symphony. Se debe aspirar comparar toda la coleccin del Sistema de Bibliotecas, en un periodo de 3 aos.

9. RIESGOS

OPERATIVO

Demasiados pensums por revisin.

Recortes de recursos por parte de la Universidad

Infraestructura tecnolgica insuficiente.

CALIDAD DE SERVICIO

Material solicitado no est disponible en el mercado.

Compra de material duplicado.

Cantidad de personas disponible para realizar dicha actividad.

SEGURIDAD

Fraude a las tarjetas de crdito






ADMINISTRATIVO

Recursos insuficientes para realizar dicha adquisicin.

Rotacin del personal con conocimientos del tema.

Autorizacin de las Bibliotecas de las principales instituciones nacionales e internacionales, para comparar sus

colecciones con las nuestras.

LEGAL

Incumplimiento con las propuestas, contratos y/o licencias firmadas.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 04/05/2015

Publicacin 03/05/2016

1 Elaboracin 17/01/2017

Publicacin 06/04/2017

11. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Manuela Pea Infante INGENIERO PROCESOS (T) -

PROY - 10006394 17/01/2017

REVIS

Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO -

SBADM - 10001992 25/01/2017

Sandra Naranjo COORDINADOR GESTIN

COLECCIONES - SBI - 10002007 26/01/2017

APROB Angela Maria Mejia DIRECTOR SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 26/01/2017

selección de recursos bibliográficos - planeacion… · permanente, la cual puede ser diaria,...

Documents