BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

SEKTÖR UYGULAMALARI

SEKRETERİN BÜRO HİZMETLERİ VE

İMAJ YÖNETİMİ

SİNAN URAM NURŞAH YILDIZ

Sekreterin Büro Hizmetleri İmaj Yönetimi

BÜRO İÇİNDE YONETİCİ SEKRETERİN GÖREVLERİToplum yapısı karmaşıklaşıp, iş bölümü artınca; uzmanlık alanları büyük önem kazanmaya başlamıştır. Günümüzde sekreterlik mesleği iş yerlerinde yerini almış,iş yerleri ile sekreterlik birbirlerini hem etkilemiş hem de tamamlamışlardır. İşyerlerinin varlık ve gelişme etkeni olan yönetici sekreterlerin çalıştıkları bürolarda yerine getirmek zorunda oldukları birtakım görevler bulunmaktadır.

Telefon görüşmeleri: Profesyonel bir sekreterin, beceri ve yeteneğini göstereceği faaliyetlerin başında, telefon görüşmeleri gelmektedir. Telefon görüşmelerinde her şeyden önce telefonun etkin bir biçimde kullanımı için makinenin uygun bir yerde bulunması gerekmektedir. Sekreterler, arayanların en az yarısıyla kendisi görüşebilmeli, onlara organizasyonun faaliyetleri konusunda yeterli bilgi verebilmelidir.

İş yerinin ilk temsilcisi sekreter olduğu için gelen ziyaretçilerde iyi ve olumlu izlenimler Bırakabilmek için şu hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:

Daima temiz, şık, abartısız giyinmeli,

Ziyaretçileri güler yüzle karşılamalı,

Bilmediği veya tanımadığı kişileri ilk gözlemiyle sınıflayabilmeli,

İkram için hazırlıklı bulunmalı,

Ziyaretçilerin karşılanması: ziyaretçilerin karşılanması büyük önem taşımaktadır. Ziyaretçi geldiğinde çekingen, sinirli yada ön yargılı olabilir. Bu yüzden ona oldukça kibar ve ilgili yaklaşmak gerekmektedir.

Ziyaretçi İsimlerinin Kaydedilmesi:

Seyahat Organizasyonu:

Evraka Yönelik Dosya ve Arşiv Düzenlenmesi

İmaj Yönetimi

İmaj yönetimi, bireylerin başkaları üzerinde bıraktıkları izlenimleri etkilemeye çalıştıkları bir süreç olarak ifade edilmektedir. İmaj yönetimi bireyin kendi kendini yönetimidir. Aslında bireyin kendini nasıl gördüğü, nasıl görmek istediği, başkalarının bireyi nasıl gördüğü ve başkalarının bireyin nasıl görmek istediğinin yönetimidir.

İmaj yönetiminde esas olan bireyin kendini, kişiliğini tanımasıdır. Kişiliği bilmek neyi yapıp neyi yapamayacağımızı, zaaflarımızı ve zayıflıklarımızı, güçlü yönlerimizi, öncelikli değerlerimizi bilmek anlamına gelmektedir Kendimize olan inancımız, duygularımızı, duygularımız düşüncelerimizi, düşüncelerimiz de davranışlarımızı değiştirmemize yardımcı olmaktadır. Başkalarının bizi algılaması bizim kendimizi nasıl algıladığımıza bağlıdır. Başarılı bir imaj yönetimi imajı oluşturan öğelerin bilinmesiyle yakından ilgilidir. İmajı oluşturan öğeler başkalarının izlenimlerini etkileyebilme imkanı vermektedir.

İmajı Oluşturan Öğeler İmaj, bireylerin izlenimleri sonucunda zihinde vuku bulan olumlu

ya da olumsuz değerlendirmelerden oluşmaktadır. İmaj planlı bir izlenim oluşturma sürecidir. İzlenimlere dayanarak bireyleri birbirlerinden farklılaştırır ve onlara nasıl davranacağımızı belirleriz. Yani izlenimlerimize dayanarak iletişim kurar etkileşime gireriz. Bir kişi hakkındaki karar, ilk izlenime bağlıdır ve 3 saniye gibi çok kısa bir sürede verilmektedir. İlk izlenimin % 93’ünü beden dili ve ses tonu oluşturmaktadır. Yalnızca % 7’si ne söylendiği ile oluşturulmaktadır .

İmajı oluşturan pek çok öğe vardır. Beden dili, mesafe kullanımı, renk tercihi, giyimi, makyajı, fiziksel özellikleri, kokusu, sesi yani insan ile ilgili her bir ayrıntı imajın bir parçası olarak karşımıza çıkmaktadır. İmaj sözel ve sözel olmayan ipuçlarına bağlı olduğu için, imajın öğelerini sözel ve sözel olmayan olarak sınıflandırabiliriz. Sözel olmayan iletim kaynağı beden dilidir. İmajın oluşturulmasında beden dilinin önemli bir yeri vardır. Duyguların ve düşüncelerin kelimelere dökülmediği durumlarda bir bakış, bir mimik binlerce kelimeden daha fazla anlam taşımaktadır.

Sözsüz öğeler Beden dili: beden dilimiz hislerimizi anlatma çabamızı

desteklemekte, imajımız hakkında bilgi iletmektedir. Olumlu bir imaja sahip olabilmek için beden dilini iyi bilmek ve bilinçli bir şekilde kullanmak gerekmektedir. Yüz ifadelerimiz, jestlerimiz ve insanlar arasına koyduğumuz mesafelerimiz beden dilimizin birer parçasıdır.

Giyim: İmajı oluşturan öğelerden biri de giyimdir ve etkili bir imaj için giyim kilit rol oynamaktadır. Giysiler bireyi anlatan bir reklam aracı görevini görmektedir. Bireyin giysilerine bakarak sosyal kimliği, statüsü, değerleri ve düşünceleri hakkında bir kanıya varmak olasıdır. Örneğin, muhafazakâr giyinmiş genç bir bayana bakarak onun bir anne mi, iş kadını mı yoksa bir öğrenci mi olduğu tahmin edebilir, maddi durumu hakkında çıkarımlarda bulunulabilir

Makyaj:makyaj bakımı sağlıklı bir ifade için imaja yardımcı olmaktadırRenkKokuFiziksel görünüm

Sözel öğeler İmajın sözel öğelerini sesin vurgusu, tonu, hızı ve sözel

ifadeler oluşturmaktadır. Türkçede sözcük ve cümle vurgusu olmak üzere iki vurgu vardır. Cümle vurgusunda, belirtmek istenen durum daha baskılı söylenmektedir. Ton, sözcüklerin anlam farklılıklarını belirlemek için kullanılmaktadır. İletişimdeki farklı ses tonları, farklı kişilik özelliklerini ve farklı iletişim biçimlerini yansıtmaktadır. Yüksek ses tonuyla konuşan bir bireyin otoriter bir kişilik yapısı olduğu düşünülmektedir

İmaj kırıcılar İmaj kırıcılar, birey hakkında negatif düşüncelere neden

olmaktadır. Negatif düşünceler, negatif duyguların ve davranışların saikalarıdır. Birine karşı nasıl davranacağımız onu nasıl algıladığımızla ilgilidir. Eğer tembel beceriksiz olarak algılanıyorsak kimse bizimle çalışmak istemeyecektir. Unutulmamalıdır ki nasıl algılanıyorsak öyle biliniriz. Olumlu bir izlenim bırakmak ve olumlu algılanmak için imaj kırıcı davranışlardan kaçınmak gerekmektedir. Olumlu imaj kariyer basamaklarında ilerlemenin önünü açarken, olumsuz imaj kariyerin bitmesine neden olabilmektedir. Sigara içmek, el cepte dolaşmak, çiklet çiğnemek, ağzı kapamadan esnemek, gerinmek, geğirmek imajı olumsuz etkileyen birer imaj kırıcıdırlar.

TEŞEKKÜRLER!