segundo semestre de 2012. contenido revisión por la dirección ii-2012
TRANSCRIPT
Segundo semestre de 2012
INFORME PARA LA REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
POR LA ALTA DIRECCIÓN
CONTENIDORevisión por la Dirección II-2012
OBJETIVO Y ALCANCE
Asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del Sistema de Gestión de la Calidad de la Asociación Colombiana de Psiquiatría de acuerdo a su desempeño durante el segundo semestre del 2012.
INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN
• Política, Objetivos y Valores de Calidad • Los resultados de auditorias
• La retroalimentación del Cliente
• El desempeño de los procesos y la conformidad de los productos
• El estado de acciones correctivas y preventivas
• Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas
• Cambios que pueden afectar el SGC
• Recomendaciones para la mejora• Programa de Capacitación• Cronograma de Mantenimiento
POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDADRevisión por la Dirección 2-2012
MISIÓNContribuir al desarrollo de la Psiquiatría estimulando su estudio, enseñanza, difusión e investigación para favorecer el ejercicio competente de los profesionales de la Especialidad. Atender las necesidades de representación de los Psiquiatras del país. Fomentar el diseño de políticas, planes, programas y proyectos en temas relacionados con la salud mental, su atención y cuidado.
VISIÓN
Mantener el reconocimiento nacional e internacional, gracias a los aportes científicos, sociales y gremiales y las contribuciones a la salud mental del país.
POLÍTICA DE CALIDAD
Análisis con base en los Estatutos y los requisitos de la norma ISO 9001:2008
La Asociación Colombiana de Psiquiatría está comprometida con el cumplimiento de sus estatutos, la satisfacción de sus Asociados, el entorno científico, el sector salud y la comunidad en general, y con el mejoramiento continuo de su gestión, estimulando el estudio, enseñanza, difusión e investigación en Psiquiatría, para contribuir al desarrollo profesional, académico y gremial de sus miembros, fomentar su responsabilidad social y contribuir a la salud mental del país.
OBJETIVOS DE CALIDAD
Contribuir al desarrollo profesional de sus miembros. Consolidar la representatividad gremial.
Aumentar la participación de los miembros de la ACP en los comités y sus actividades.
Mejorar continuamente la gestión de la ACP.
VALORESActuales:
• Ética: Velar por la buena práctica de los asociados dentro de un marco de respeto por el paciente y la sociedad.
• Respeto: Contribuir al ejercicio de la especialidad teniendo en cuenta los intereses de los pacientes y gremiales, con un alto sentido científico y humano.
• Responsabilidad: Analizar, dar razón y asumir las consecuencias de las propias acciones u omisiones en lo referente al ejercicio de la profesión.
• Equidad: Brindar a cada miembro las mismas posibilidades de beneficio de las diferentes actividades de la asociación.
• Excelencia: Fomentar la calidad en las actividades científicas, gremiales y sociales.
Propuestos:
• Ética: Velar por la buena práctica de los asociados dentro de un marco de respeto por el paciente y la sociedad.
Los miembros de la Junta Directiva, los administradores y los empleados se comportaran de manera transparente, coherente, recta y clara.
• Respeto: Contribuir al ejercicio de la especialidad teniendo en cuenta los intereses de los pacientes y gremiales, con un alto sentido científico y humano.
• Responsabilidad: Analizar, dar razón y asumir las consecuencias de las propias acciones u omisiones en lo referente al ejercicio de la profesión.
Incluyendo la búsqueda permanente del desarrollo social del gremio, así como el mejoramiento de la calidad de vida de los pacientes.
• Equidad: Brindar a cada miembro las mismas posibilidades de beneficio de las diferentes actividades de la asociación.
• Excelencia: Fomentar la calidad en las actividades científicas, gremiales y sociales, en un marco de referencia dirigido al Mejoramiento Continuo y la obtención de resultados sobresalientes para la Asociación.
LOS RESULTADOS DE AUDITORÍASRevisión por la Dirección 2-2012
HALLAZGOS DE LAS AUDITORÍAS EXTERNAS
NO CONFORMIDADES
OBSERVACIONES
Mej
oram
ient
o
Compr
as
Adm d
e m
iem
bros
Infra
estruc
tura
Gestió
n Rec
urso
s
Recur
sos H
uman
os
Grem
ial
Direcc
ión
Finan
cier
a
Socia
l
Public
acio
nes
Produ
cció
n Cie
ntífi
ca
Educa
ción
Contin
uada
TOTAL
01234567
2009201020112012
2009 2010 2011 2012Mejoramiento 4 3 1Compras 1 0
Adm de miembros 0 0
Infraestructura 0
Gestión Recursos 0
Recursos Humanos 1 0Gremial 0 0Dirección 0 0 2Financiera 0Social 0Publicaciones 0 0 0Producción Científica 0 0Educación Continuada 0
TOTAL 6 3 3 0
No ConformidadesPROCESOS
Mej
oram
ient
o
Compr
as
Adm d
e m
iem
bros
Infra
estruc
tura
Gestió
n Rec
urso
s
Recur
sos H
uman
os
Grem
ial
Direcc
ión
Finan
cier
a
Socia
l
Public
acio
nes
Produ
cció
n Cie
ntífi
ca
Educa
ción
Contin
uada
TOTAL
0
4
8
12
16
2009201020112012
2009 2010 2011 2012Mejoramiento 2 3 5 3Compras 1 1
Adm de miembros 2 1
Infraestructura 1
Gestión Recursos 0
Recursos Humanos 2 2 1
Gremial 0 1
Dirección 1 1
Financiera 0Social 1 1
Publicaciones 0 2
Producción Científica 6
Educación Continuada 0TOTAL 10 8 14 5
PROCESOSObservaciones
PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS 2013
Ver Programa de Auditorías
Se elaboró teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento de Auditoría y a que nos debemos someter a Auditoría Externa de Seguimiento, la cual se debe llevar a cabo antes de que se cumpla el año de la fecha de expedición del Certificado.
LA RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTERevisión por la Dirección 2 - 2012
RETROALIMENTACION DEL CLIENTE EVALUACION CONGRESO NACIONAL 2012 (CALI)CALIDAD ACADÉMICA
3.2
3.6
4
Paul CiechanowskiEPILEPSIA, SALUD MENTAL Y ADULTO
MAYOR
Dr. John E. Lewis:Nutrición, suple-mentos, antioxi-
dantes, riesgo y la rehabilitación de en-
fermedades men-tales
0
1
2
3
4
5
TEMAMETODOLOGÍA MANEJO DEL TEMACONFERENCISTAAYUDAS AUDIO-VISUALESTOTAL
Ejercicios, estilos de vida en el riesgo y re-habilitación de los en-
fermos mentales
Dr. Louis Sass
Superficie y profundidad
Cuidado y prevención de enfermedades en las personas adictas
Dr. Josiah Rich Dr. John E. Lewis
RETROALIMENTACION DEL CLIENTE EVALUACION CONGRESO NACIONAL 2012
OTROS ASPECTOS
INSCRIPCIONES 4.1
PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA ACP
4.0
PERSONAL DE APOYO DE LOGISTICA 4.1
EVENTOS SOCIALES:
INAUGURACIÓN 3.9
CLAUSURA 4.2
FIESTA DE ASOCIADOS 4.0
SEDE: INTERCONTINENTAL
SERVICIO 4.1
INFRAESTRUCTURA 3.9
DIFUSIÓN PREVIA DEL EVENTO:
Medios audiovisuales 3.7
Página web 3.8
SERVICIOS PRESTADOS DURANTE EL CONGRESO
RETROALIMENTACION DEL CLIENTE EVALUACION CONGRESO NACIONAL 2013
FICHA TÉCNICA
• Encuesta donde se identificaba cada uno de los aspectos a evaluar y los criterios que se debían aplicar
• Fue aplicada durante el evento
• Fueron reportadas como contestadas 173
• Se pudieron contabilizar 173 de los 536 asistentes al Congreso, el 32,28%
OBSERVACIONES: A los asistentes a la conferencia inaugural del Dr. Paul Ciechanowski no se les aplicó la encuesta.Ver
EL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTORevisión por la Dirección 2 - 2012
ADMINISTRACIÓN DE MIEMBROS
META
3%
FORMULA
No. de miembros nuevos en el semestre con respecto al total de miembros
INDICADOR
CRECIMIENTO
PLAN DE ACCIÓN
Hacer un análisis y re evaluar la meta.
Valor del Indicador Crecimiento
META0
3
6
9
12
Series1Dic 09Dic 10Dic 11dic-12
4,99
ADMINISTRACIÓN DE MIEMBROS
META
>= 1 FORMULA
% de miembros a paz y salvo con relación al % del año anterior
INDICADOR
PERMANENCIA
ANÁLISIS DE CAUSAS
No se ha logrado motivar a los miembros a que se mantengan al día. Solo se ponen a paz y salvo si asisten al Congreso
PLAN DE ACCIÓN
Hacer una evaluación de posibles métodos para incentivar mantenerse a paz y salvo
-200
20406080
Series1OCT 09OCT 10OCT 11OCT 12
ADMINISTRACIÓN DE MIEMBROS
META
0
VALOR
0
FORMULA
No. de quejas repetitivas
INDICADOR
SATISFACCIÓN
EDUCACIÓN CONTINUADA - PCP
Oct-0
9
Oct-1
0
Oct-1
1
Oct-1
20%
20%40%60%80%
100%120%
Cumplimiento de Actividades
% de cumplimiento de Actividades
PLAN DE ACCIÓN
Tomar acciones con respecto a las quejas y las observaciones
ANÁLISIS
No se presentaron problemas con las elecciones, la queja de este año esta relacionada con el slogan y los temas
del Congreso
EDUCACIÓN CONTINUADA - PCP
META
> 85%
FORMULA
% de ponencias con calificación mayor a 75 puntos
INDICADOR
CALIDAD PONENCIAS
PRODUCCIÓN CIENTÍFICA: CALIDAD DE LOS PROYECTOS
META
Mayor o igual a 60%
FORMULA
% de proyectos premiados
INDICADOR
CALIDAD DE LOS PROYECTOS
Valor del Indicador % Calidad Po-
nencias
META %0
102030405060708090
Series1OCT-09OCT-10OCT-11oct-12
201256.00%
58.00%
60.00%
62.00%
64.00%
66.00%
68.00%
% Proyectos pre-miadosMETA
66,67
41,67
EDUCACIÓN CONTINUADA - PCP
En el 2012 no se midió esperando la revisión de la reglamentación y la implementación del sistema en la página web
PUBLICACIONES
META
% creciente de visitas
FORMULA
Número de visitas por publicación en la página electrónica
INDICADOR
CONTRIBUIR A MEJORAR LA INFORMACIÓN EN SALUD MENTAL
Ver Estadísticas
PUBLICACIONESCATEGORIA INDEXACIÓN
CUMPLIMIENTO CON LAS PUBLICACIONES
Valor del Indicador % Cumplimiento de las
publicaciones planeadas
META0
0.4
0.8
1.2
Series1ENE-10ENE-11ENE-12ENE-13
DIC-09
DIC-10
DIC-11
DIC-12
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Valor del Indicador Categoria de in-dexaciónMETA Mantener A1
VISITAS PÁGINA WEB
GESTIÓN SOCIAL
GESTIÓN GREMIAL
ASISTENCIA A LA ASAMBLEA
Satisfacción de los miembros
Calificación de encuesta aplicada
INDICADORES DE GESTIÓN OPERATIVOS
OCT 08 OCT 09 OCT 10 OCT 11 OCT 120.00
2.00
4.00
6.00
8.00
10.00
12.00
14.00
16.00
18.00
Series1
No se ha aplicado encuesta
5,51
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
META
> = 90%
FORMULA
% de proveedores con calificación mayor a 4
INDICADOR
CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
ANÁLISIS DE CAUSAS
El 66.67 % de los proveedores alcanzaron una calificación superior a 4. Esto obedece a la necesidad de utilizar nuevos proveedores para el Congreso y la remodelación que necesitan mejorar aspectos que no se detectan en la selección
PLAN DE ACCIÓN
Continuar realizando cotizaciones y procesos de selección estrictos que busquen proveedores que se acerquen más a los niveles de exigencia de la ACP
Valor del Indicador (%) META (%)0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Series1Dic 09Dic 10Dic 11Dic 12
PROCESOS FINANCIERO Y DE GESTIÓN DE RECURSOS
CONGRESO NACIONAL
199,92
JUL 09
JUL 10
JUL 11
JUL 12
0
20
40
60
80
100
120
140
Valor del In-dicador (%)META (%)
CONGRESO RESIDENTES
101,68
PROCESOS DE DIRECCIÓN
Ver Matriz de Indicadores 2012
EL ESTADO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASRevisión por la Dirección 2 - 2012
NO CONFORMIDADES
Ver Control de Mejoramiento
TOTAL 2012 2011 2010 2009NC 120 27 28 34 23
SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE REVISIONES PREVIASRevisión por la Dirección 2 - 2012
ACCIONES ESTADO
Continuar con la participación en las reuniones de junta directiva con la presentación de las no conformidades, el análisis y la toma de acciones correctivas.
En proceso
A los miembros que se postulen para miembro de junta directiva se les debe hacer entrega de las funciones y responsabilidades de la junta y de cada una de las personas que desempeñen cada uno de los cargos.
En proceso
Durante la primera reunión de la nueva junta directiva se sugiere hacer entrega de cada uno de los cargos para que exista continuidad y se atiendan los asuntos pendientes.
En proceso
En la reunión que deben realizar los comités durante el congreso se debe solicitar el presupuesto para el siguiente año y recordarles que es indispensable para la autorización de los gastos que requieran.
Cumplida
Retomar el tema del grupo primario de Administración para hacer seguimiento a las tareas y re inducción al SGC
En proceso
Hacer seguimiento al trabajo de los Comités y Subcomités En proceso
En la plataforma de la página web tener en cuenta escuchar las quejas de los miembros y analizar esta información
En proceso
LOS CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SGCRevisión por la Dirección 2 - 2012
Los Cambios que se presenten en la Estructura Administrativa que impactan las responsabilidades del SGC. ASAMBLEA
GENERAL
REVISOR FISCAL
JUNTA DIRECTIVA
COMITÉ CIENTÍFICO
COMITÉ DE PUBLICACIONES
COMITÉ GREMIAL Y DE POLÍTICAS
COMITÉ DE ÉTICA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
CONTADOR (A)
ASISTENTE de la ADMINISTRACIÓN
ASISTENTE CONTABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVA
ASISTENTE DE LA PAG WEB
COMISIÓN EJECUTIVA
• Presidente• Tesorero• Contadora• Auditora de C.• D. Administrativo
ACCIONES DE MEJORA
PLAN DE CAPACITACIÓN 1er Sem 2013