seguimiento mapa de riesgos 2013 control interno
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SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS 2013
CONTROL INTERNO
RIESGO CLASIFICACIÓN DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Perdida de elementos
FinancieroCorrupción
Envió de copia del contrato al responsable del almacén y realizar el seguimiento respectivo de ingreso de los bienes
La acción para mitigar este riesgo se viene realizando parcialmente pues si bien en todas las entradas de almacén se encuentran soportadas algunas de las dependencias de la Fundación no informan de manera oportuna sobre las compras.
ADMINISTRACION DE BIENES Y EQUIPOS
ANALISIS Y SEGUIMIENTO FINANCIERO
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Inexactitud de información financiera
Financiero y de corrupción
Realizar conciliación de la información financiera con las áreas de presupuesto, tesorería, recursos humanos y almacén.
Se viene realizando conciliación con las áreas referidas cada trimestre, la evidencia es una muestra un Excel que maneja y que contiene la información contable presupuestal y de recursos humanos, la cual se compara trimestralmente y una vez se identifican diferencias se solicita la corrección al área que le corresponda, de igual manera afirma que almacén entrega un boletín mensual el cual se compara con la información en el sistema contable y si procede algún ajuste lo realiza el área correspondiente.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Perdida de dinero
Financiero y de corrupción
Dar cumplimiento a las políticas establecidas por la administración distrital y las entidades financieras en lo referente a medidas de seguridad.
La Tesorera informo que se colocaron dos chapas de seguridad, se coloco un control digital de ingreso, se coloco un caja fuerte, los tickes se encuentran siempre en la caja de seguridad separadamente, disminuyendo con esto el riego de pérdida de los tickes, de esta manera, se atienden las políticas y directrices dadas por la Secretaria de Hacienda y las Entidades Financieras.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Falta de planeación en la elaboración y presentación de los informes
Financiero
Verificar permanentemente el calendario tributario nacional y distrital
Permanentemente se verifica el calendario tributario y se realizan las actividades pertinentes para la conciliación y consolidación de los diferentes informes tributarios, la evidencia de ello es el calendario que ella elaboró y los diferentes archivos magnéticos de trabajo o realización de las actividades para la presentación de la información.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Duplicidad de pagos o pagos efectuados por mayor valor
Financiero
Verificar que el pago que envía cada una de las dependencias corresponda al número del contrato, al número del CRP
La tesorera informa que se recibe el certificado de pago dejándolo en el libro de radicación de cuando se solicita el pago, y se remite a presupuesto para que verifique la información del certificado de registro presupuestal y se verifica el saldo y los pagos efectuados, evidencia: el libro radicador y el control que realiza el Jefe de Presupuesto dentro del mismo documento.
GESTION INFORMATICA
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Perdida de información institucional
Operacional y de corrupción
Actualizar las políticas de seguridad de la entidad
Implementar las políticas de seguridad
Se estructuró y reportó a la alta consejería para las TICs el PETIC, incluyendo las políticas de seguridad implementadas, se realizó la gestión para la adecuación y establecimiento del centro de datos de la Fundación, el cual entro en funcionamiento a finales del Enero del año en curso, este centro de datos permite contar con una mayor seguridad y control de servidores y sistemas de información, Se documentaron unas acciones de mejora las cuales fueron implementadas con el fin de mejorar y robustecer los servicios tecnológicos:1. migración de sitio Web de la entidad. 2. Migración del correo electrónico de la entidad. 3. Gestión y Contratación de un canal dedicado. 4. Analizar, desarrollar e implementar un sistema de información para apoyar a recursos humanos. 5. Gestión y Administración del Horario de navegación y control a accesar páginas no autorizadas. 6. Gestión y Administración del ancho de banda del servicio de internet. 7. Gestión y Administración de un disco duro compartido. 8. Instalación, parametrización y configuración del servidor web.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Daño pagina web
Imagen cumplimientotecnológico
Servicio de sistemas soporte mas especializado
Se viene realizando el backup del sitio web y se deja evidenciado con una acta que se realiza el procedimiento, los cinco primeros días de cada mes, la cual es verificada por esta Oficina.
SUBDIRECCIÓN OPERATIVA
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Daños o perdida de las obras
Operacionalfinanciero Imagen y de corrupción
Elaborar y enviar una manual de manejo de las vitrinas de arte
El manual se elaboró y se remitió a los centros comerciales vinculados al programa vitrina de arte como manual de manejo-Vitrina de Arte-en el cual se plasman las normas básicas para el manejo de las obras de arte, tales como ejemplo: las obras deben estar cubiertas contra todo riesgo , las obras no pueden ser manipuladas por personal no autorizado entre otros, (entregan como evidencia el Manual de Manejo) el cual se elaboró en el mes de marzo del 2013.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Perdida de documentación de los proyectos
Cumplimiento y de corrupción
Incluir en la resolución del nombramiento de los jurados las obligaciones sobre la custodia y confidencialidad de los proyectos
En la cartilla de convocatorias establecer la no devolución de propuesta
En la cartilla de convocatorias establecer la no devolución de las propuestas. Este riesgo se ha reducido teniendo en cuenta las medidas o acciones que se implementaron, pues la inscripción queda en el sistema y presentan de igual manera el físico de la propuesta a partir del 2013, ratifica que el sistema de información sectorial SIS, es un control para reducir este riesgo, de la acción se explicó que en la carta de aceptación como jurado quedo como uno de los deberes de los jurados la confidencialidad y la responsabilidad por las propuestas, para tal efecto anexaron la carta que firman los jurados.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
El ganador de la convocatoria que se escoja no reúna los requisitos
Operacional y de corrupción
Incluir en la cartilla de la convocatoria los requisitos habilitantes y las condiciones de inhabilidad.
La cartilla contempla los requisitos para todos aquellos que se vienen presentando a las diferentes convocatorias y que en esta se fijan previamente las reglas del juego, igual hay una inscripción en el Sistema de Información Sectorial-SIS, que previene que este riesgo se pueda materializar.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
El ganador de la convocatoria que se escoja no reúna los requisitos
Estratégico y de corrupción
Revisión constante de las cartillas y el cumplimiento de los requisitos de convocatoria
Se informa que para el año 2013, previo al lanzamiento de las convocatorias, se realiza el primer filtro, revisando fechas, requisitos, anexos que se encontrarán en debida forma, cédula, rut, certificación bancaria, formato de inscripción que se encontrará diligenciado, que el formato de integrantes estuviera firmado y diligenciado, que la cedula correspondiera al número de integrantes, que fueran mayores de edad, que tuvieran Rider (necesidades técnicas en sonido), especificaciones técnicas en luces, que el fuera formato digital, que lo que se enviaba como parte de su presentación tuviera tres (3) canciones y en teatro 20 minutos y el siguiente filtro lo hacia el Gerente de Producción, quien revisaba nuevamente toda la documentación soporte, esto no se encuentra documentado.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Incumplimiento en la apertura de la exposición
Operacional
Establecer parámetros de control para verificación de requisitos
Este riesgo había que redefinirlo, ratifica que una exposición no se puede abrir sin la respectiva póliza de seguros, que se encuentra asociada a la convocatoria y a las obligaciones que quedan puntualizadas por los curadores en los deberes. (Evidencias formato 2.4 “cuáles documentos necesita para postularse, 2.5. Que debe contener la propuesta con la que concursa.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
No préstamo de las obras que hacen parte de la Exposición
OperacionalEstablecer métodos para la realización de las pólizas
La Subdirección Operativa establece métodos para la realización de las pólizas. El Dr. Jaramillo informó que para esta acción se tiene en cuenta las mismas evidencias de lo correspondiente al riesgo correspondiente a incumplimiento en la apertura de la exposición, en el que se plasman las obligaciones de los curadores. y la Gerencia de producción acotan que cada gerente de producción ha tomado las decisiones sobre el particular, no existe procedimiento sobre el particular.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Inoportunidad en el envió de las invitaciones
Operacional
Establecer un plan de medios para divulgar oportunamente las exposiciones
Para prevenir la materialización de este riesgo se están haciendo invitaciones digitales sobre las cuales se tiene el control a través de la Oficina de Comunicaciones.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Divulgación deficiente
Estratégico y de Corrupción
Estructurar una herramienta de seguimiento a las solicitudes de comunicaciones
Para prevenir la materialización de este riesgo se están haciendo invitaciones digitales sobre las cuales se tiene el control a través de la Oficina de Comunicaciones.
COMUNICACIONES
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Retraso en la publicacion impresa y deficiencia en la distribución
Imagen
Seguimiento del envío de la información a la oficina de comunicaciones y plan de distribución
Se informa que el 10 de cada mes, las áreas deben enviar la información de la programación del mes siguiente, la evidencia son los correos electrónicos que remite cada mes, de igual manera se hace una revisión previa de la información que le remiten, es decir revisa que este completa, que las fechas coincidan, que las imágenes tengan el tamaño y peso adecuado entre otros. Se creó un plan de distribución, en el que se envían las programaciones impresas a entidades estratégicas dentro del sector, como los puntos de información turística, Secretaria de Cultura entre otros.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Inadecuada divulgación de la convocatoria
Estratégico
Establecer un plan de medios para divulgar oportunamente los eventos
El plan de medios para el 2013 se ejecuto, sin embargo como responsable del proceso a partir de septiembre del 2013, realizó algunas mejoras, fortaleciendo el Plan de Medios para el 2014, con cronograma de actividades, el cual se ha ido ejecutando de acuerdo a las diferentes actividades programadas en la Fundación para la vigencia actual.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
La estructura organizacional no responda a las necesidades de la entidad
EstratégicoRealizar una reforma administrativa en la entidad
La FGAA realizó un estudio técnico durante el primer trimestre del año 2013 el cual arrojo como necesidad la creación de 22 cargos adicionales a la planta existente.En el mes de julio del mismo año el DAFP, se pronuncio emitiendo concepto de viabilidad para la creación de la planta global compuesta por 48 empleos, pero al pasar la solicitud a la Secretaria de Hacienda, esta conceptúo que no existían recursos para asumir la nueva estructura. se realizó el estudio técnico para la creación de la planta temporal en el mes de Julio del 2013 y esta fue aprobada en el mes de Julio del mismo año, para un total de 20 empleos, previa revisión del Servicio Civil y Secretaria de Hacienda. A partir de agosto iniciaron labores 20 nuevos funcionarios Se adelanto ante el DAFP y la Secretaria de Hacienda la solicitud de creación del cargo de un Profesional encargado del Control Interno Disciplinario y un tesorero General en el segundo trimestre del 2014, el cual tiene visto bueno de la Secretaría de Hacienda.
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
JURIDICA Y CONTRATACIÓN
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Inexactitud en estudios previos o estudios previos superficiales. Estudios previos que no estén acordes con las condiciones o precios de mercado
Operacional y de corrupción
Revisión y actualización en caso de ser necesario, de formatos de estudios previos
A partir de enero del 2014 se ajustaron los formatos de estudios previos de las diferentes modalidades de selección a lo dispuesto en el decreto 1510 del 2013, realizándose el respectivo acompañamiento a las diferentes dependencias encargadas de la estructuración de estudios previos, tal como se puede evidenciar en los proceso contractuales adelantados a la fecha, así mismo informa que en el Comité de Contratación de fecha 30 de Julio se presentaron para codificación y formalización los formatos de contratación de las diferentes modalidades de selección los cuales se venían aplicando desde enero del 2014, finalmente informa que se realizaron las siguientes capacitaciones: Capacitación y socialización del decreto 1510 del 05 de marzo, y las capacitaciones de la Veeduría Distrital “ Mapa de Riesgos Contractual” 3 abril, 13 y 27 de marzo y 3 de abril de 2014.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Formulación deficiente del plan de contratación de las dependencias
Operacional y de corrupción
Revisión por parte de los gerentes y subdirectores del plan de contratación
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Falsedad en documentos por parte de los contratistas
Cumplimiento y de corrupción
verificación de los certificados de antecedentes previa a la elaboración del contrato.
Se efectúa la verificación vía internet de los certificados allegados por los contratistas
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Trámite y pago de facturas y cuentas de cobro sin que se haya prestado el servicio o labor contratada
Cumplimiento y de corrupción
Continuar los controles que están establecidos previos a realizar el pago
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Selección de propuesta o contratista no favorable para la entidad, quebrantamiento del principio de la selección objetiva
Cumplimiento y de corrupción
Capacitación a los encargados de elaboración de estudios previos, y asesoría permanente por parte del equipo jurídico
El Asesor Jurídico informa que se realizó capacitación en el mes de marzo Capacitación y socialización del decreto 1510 del 05 de marzo y que adicional a ello la Veeduría Distrital participo en una de las capacitaciones del mes de marzo sobre este tema puntual, respecto a la Asesoría acotó que esta es permanente y que se puede evidenciar a través del acompañamiento permanente a las diferentes dependencias, afirma que esta es una de sus funciones.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Imposibilidad de hacer efectivas las garantías ante el incumplimiento de los contratistas durante la ejecución del contrato o dentro del termino de las vigencias de los amparos constituidos.
Cumplimiento y de corrupción
Seguimiento oportuno y verificación de las garantías exigidas a los contratistas en el caso de que las mismas deban cubrir más de una vigencia que implique adelantar la renovación de las mismas
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Ausencia del acta de liquidación en los contratos que lo requieran y errores en la elaboración de liquidación de contratos
Operacional y de corrupción
capacitación a los supervisores.
El Asesor Jurídico informa que en las capacitaciones que se han realizado se ha hecho énfasis a los supervisores en la responsabilidad de la liquidación contractual
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Pérdida de documentos
Operacional y de corrupción
Seguimiento a la implementación del control utilizando la certificación de cumplimiento del contrato
PLANEACION ESTRATEGICA
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Concentración de autoridad o exceso de poder
Estratégico y de corrupción
Documentar y socializar las decisiones que se generen en Comité Directivo
Se hicieron más frecuentes los espacios de retroalimentación y discusión de los temas centrales de la Fundación, y se dispuso que estos fueran divulgados y conocidos por todos los funcionarios y contratistas. Para esto se estableció una mayor periodicidad del Comité de Dirección y que sus actas se circularan a todos los miembros del comité, a los profesionales y asistentes de cada dependencia, y se publicaran en la intranet para consulta de todos los funcionarios y contratistas de la entidad.
RIESGO CLASIFICACION DEL RIESGO
ACCION SEGUIMIENTO
Concentración de autoridad o exceso de poder
Estratégico y de corrupción
Documentar y socializar las decisiones que se generen en Comité Directivo
También se dispuso que cada comité tuviera como mínimo el siguiente orden del día: • Seguimiento de compromisos que haya quedado en comités anteriores.• Rendición de un informe ejecutivo de cada subdirector, gerente y/o asesor sobre competencia, procesos y tareas a cargo.• Presentación de quejas reclamos y dificultades identificadas, y propuestas de solución y acciones correctivas y/o preventivas para la mejora continua.Lo anterior se evidencia en el memorando de Dirección General de Febrero 17 de 2014 ; y en el hecho de que en lo corrido del 2014 se han llevado a cabo 12 comités, mientras que en el 2013 se realizaron 5. En la intranet se encuentran publicadas 43 actas de comités desde el año 2010. Lo anterior contribuye a la desconcentración de la información y fomenta la trasparencia en la toma de decisiones.