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PROCESO EVALUACIÓN INTEGRAL DE RIESGOS DE SUJETOS VIGILADOS CÓDIGO RIPD02
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO INDICADORES DE PERMANENCIA Y SOLVENCIA VERSIÓN 1
ELABORÓ: Profesional Superintendencia Delegada para la Supervisión de RiesgosProfesional Oficina Asesora de Planeación
REVISÓ: Superintendente Delegado para la Supervisión de RiesgosJefe de Oficina Asesora de Planeación
APROBÓ: Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos
FECHA: 15/11/2016
FECHA: 20/11/2016
FECHA: 30/12/2016
OBJETIVODeterminar el cumplimiento de los estándares financieros exigibles para la habilitación y permanencia de las EPS a través del cálculo de los indicadores financieros y de solvencia a partir de la información reportada a la Entidad con el fin de supervisar los riesgos inherentes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
ALCANCEInicia con la recepción de información transmitida periódicamente por las EPS al sistema de Recepción Datos Vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud, específicamente los Archivos Tipo 001 y 166 al 172, definidos en Circular Única. Continúa con el análisis de la información registrada por los vigilados y termina con la publicación trimestral de los indicadores del sector y el traslado a la Delegada de Medidas Especiales, Procesos Administrativos y/o entes de control.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El procedimiento aplica a los procesos relacionados con la Inspección, Vigilancia y Control ejercida por la Superintendencia Nacional de Salud.
DEFINICIONES
Concepto Técnico: Documento que contiene la situación financiera, los resultados alcanzados en el cálculo del Índice Integral de desempeño de la EPS, el cumplimiento del Decreto 2702 del 2013 y el perfil de riesgo de la entidad en análisis.
Índice General de Desempeño de la EPS: es la suma ponderada de los indicadores de las dimensiones: PQR, calidad y desempeño financiero en un periodo de tiempo específico. Incluir SGC Metodología.
Priorización: La clasificación de las actividades en orden de importancia sobre la base de la capacidad para llevarlos a cabo de manera oportuna,
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el establecimiento de prioridades.
Situación Financiera: Estado del activo, del pasivo y del patrimonio neto así como del comportamiento de los Ingresos, Gastos y Costos de una EPS en un momento determinado y sus resultados históricos al mismo cierre.
Vigilados: Entidades cuyo objeto social es la prestación de servicios de salud, o entidades generadoras de recursos en salud y que hacen parte del Sistema de Seguridad social en salud, las cuales se relacionan en el artículo 121 de la Ley 1428 de 2011.
NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 693 de 2001 “mediante la cual se reglamenta la participación de los Grupos Étnicos en el Sistema General de Seguridad Social en Colombia.”
CAPITULO V, Artículo 14, literal c, Disponer de un patrimonio mínimo equivalente al valor de ciento cincuenta (150) SMLMV (salarios mínimos legales mensuales vigentes) por cada cinco mil (5.000) subsidios administrados.
Decreto 2462 de 2013 “por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud”
Numeral 1 del artículo 15. Ejercer la inspección y vigilancia sobre los riesgos inherentes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, incluidos los riesgos sistémicos, de conformidad con el modelo de supervisión adoptado por el Superintendente Nacional de Salud, y las metodologías e instrumentos diseñados y adoptados por la Oficina de Metodologías y Análisis de Riesgos.
Decreto 2702 de 2014 “por el cual se actualizan y unifican las condiciones financieras y de solvencia de las entidades autorizadas para operar el aseguramiento en salud y se dictan otras disposiciones”
Establece el marco jurídico para la determinación de la habilitación y condiciones de permanencia de las Empresas Promotoras de Salud (EPS). Se dan las pautas para calcular las condiciones financieras del Capital Mínimo, Patrimonio técnico, Reservas técnicas, e inversiones de las reservas.
Resolución 724 del 2008 del 2014 “por la cual se emite el Plan Único de Cuentas para las entidades promotoras de salud y Entidades que Administran Planes Adicionales de Salud y Servicios de Ambulancia por Demanda.”
Fijación de los mecanismos y procedimientos contables que debe adoptar las Entidades Promotoras de Salud, las Instituciones Prestadoras de Salud, Entidades que Administran Planes Adicionales de Salud y Servicios de Ambulancia por Demanda.
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La última modificación efectuada a esta Resolución fue a través de la resolución 412 de 2015. Por la cual se modifica el plan único de cuentas para las entidades promotoras de salud y entidades que administran plantes voluntarios de salud y servicios de ambulancia por demanda; y se dictan disposiciones relativas a la inspección y vigilancia de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2702 del 2014.
Resolución 1052 de 2013 “por medio de la cual se establece el cálculo del Margen de Solvencia para las entidades promotoras de salud del Régimen Subsidiado”
Establece el cálculo del Margen de Solvencia de las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado de naturaleza pública.
Circular Externa de 00007 de 2014 “por la cual se hacen adiciones, eliminaciones y modificaciones a la Circular 047 de 2007 y se imparten instrucciones para la verificación de las condiciones financieras y de solvencia de las entidades autorizadas para operar el aseguramiento en salud.”
Se eliminaron los anexos técnicos archivo tipo 151 y 008, además de la tabla 100 del capítulo EPS del Régimen Contributivo del título XI Anexos técnicos.
Por otro lado, se modificó el anexo técnico de los archivos tipo 166, 167 y 168. En el numeral cuarto del acto administrativo se establece que “la información de los anexos técnicos mencionados anteriormente deberá ser presentada en archivos planos y radicados por vía electrónica a través de la página de internet en el enlace dispuesto para este fin y firmados digitalmente por parte del representante legal”.
Adicionalmente, se modificó la periodicidad y fecha de reporte del anexo técnico archivo tipo 001, en lo relacionado con el catálogo de cuentas de los capítulos de EPS del Régimen Contributivo, Subsidiado y las adaptadas al Sistema.
Finalmente, se dan instrucciones y lineamientos teniendo en cuenta los antecedentes normativos que dieron lugar al acto administrativo.
Circular Externa 00001 de 2015 “por la cual se hacen adiciones y modificaciones a la Circular 047 de 2007.”
Se realizan adiciones al anexo técnico del archivo tipo 172, así como modificaciones al anexo técnico de los archivos tipo 166, 001, 167 y 168.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
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1. El seguimiento a los indicadores de permanencia y solvencia se realizará mensualmente.2. La elaboración de informes para consulta pública se realizará trimestralmente.3. El cálculo de los indicadores financieros se realizará según metodología aprobada por la Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de
Riesgo.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?
DESCRIPCIÓN¿CÓMO?
ÁREA RESPONSA
BLECARGO
ÁREA PARTICIPAN
TEREGISTRO
1Recibir la información mensual por parte de las EPS.
En la plataforma de Recepción de Datos Vigilados se tendrá dispuesto el espacio, funcionalidades y mallas validadoras del caso para que las EPS transmitan la información solicitada en los Archivos Tipo 001 y 166 al 172 a más tardar el día calendario 20 de cada mes; relacionada con sus cuentas y subcuentas financieras, reservas técnicas e inversiones del mes inmediatamente anterior.
Oficina de Tecnologías
de la Información
Analista de Sistemas
Informes de cargue en plataforma
2 Verificar el cargue de la información.
El día hábil siguiente al plazo máximo para el cargue de información, el equipo de tecnología de la Delegada para la Supervisión de Riesgos verificará:
¿Cuáles entidades cargaron información? ¿Cuáles entidades no cargaron información? ¿Cuáles entidades cargaron
extemporáneamente la información?
Esta información se consolida en la matriz de seguimiento y se envía tanto al profesional de apoyo jurídico, con el fin de realizar los trámites a que haya lugar según el tipo y recurrencia del no cumplimiento en el cargue a tiempo de la información; así como también al profesional líder para el cálculo de los indicadores.
Superintendencia
Delegada para la
Supervisión de Riesgos - Grupo apoyo tecnológico
Analista de Sistemas
Matriz de seguimiento al cargue de información
3 ¿Las EPS reportaron a Sí, continúa en la actividad 5.Pág. 5 de 15
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tiempo y de forma completa la información requerida?
No, continúa en la actividad 4.
4 Proyectar, aprobar y enviar oficio a EPS que incumplieron con el cargue de información o efectuaron el cargue con errores.
El profesional encargado de la entidad proyecta el borrador del oficio con apoyo del profesional jurídico de la Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos.
En el borrador del oficio se relaciona la matriz con el reporte de la plataforma de Circular Única (RVCC), que soporte el faltante de los archivos en la base de datos de la Superintendencia Nacional de Salud o el cargue con error.
El plazo máximo de respuesta será de 2 días, después de recibido el oficio.
El borrador del oficio debe ser copiado a la Oficina de Tecnologías de la Información con el fin de comunicarle que se le autoriza el cargue extemporáneo en el caso de no haber sido efectuada la trasmisión o la retrasmisión en el caso de haber trasmitido con error.
El oficio se traslada al Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos, la Directora de riesgos económicos, el profesional jurídico y la secretaria del despacho con el fin de que sea aprobado y enviado de acuerdo al procedimiento de
Superintendencia
Delegada para la
Supervisión de Riesgos
Profesional
Director de Riesgos
Económicos
Superintendente
Delegado
Oficio en el Sistema de
Gestión Documental(ASFL02)
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Administración de la Correspondencia (GDPD02).
5
Generar y validar el archivo consolidado para el cálculo de indicadores.
El profesional encargado de generar el Archivo Mensual 2702 y Condiciones Financieras de EPSI, corren el código construido con base en la Metodología para el cálculo de las condiciones financieras que deben cumplir las Empresas Promotoras de Salud (EPS) y Entidades Adaptadas, y lo remiten a los profesionales de la Dirección de Riesgos Económicos para que ellos de acuerdo a las entidades asignadas efectúen la validación de coherencia de la información trasmitida al ser comparada con la información histórica.
Superintendencia
Delegada para la
Supervisión de Riesgos
ProfesionalOficina de
Tecnologías de la
Información
Registros en Excel de la información
Archivos Excel
generados
6
Validar la calidad y coherencia de la información transmitida por entidades.
El profesional verificara la calidad de la información efectuando cruces como:
Ecuación contable. Cuentas padre-hijo. Relaciones ingreso-costo y gastos contra
resultados, entre otras.
Igualmente, con base en la información histórica trasmitida por la entidad se deberá verificar que mantengan la tendencia mostrada.
Delegada para la
Supervisión de Riesgos – Dirección de
Riesgos Económicos
Profesional
Reporte de irregularidad
es encontradas
7 ¿Se encuentra información que no cumple los requisitos
El profesional encargado de la entidad deberá verificar en el RVCC, la información trasmitida por la entidad,
Delegada para la
Supervisión
Profesional Data en excel
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de calidad o coherencia en alguna entidad?
Si no es la misma información que contienen los archivos Mensual 2702 y Condiciones Financieras de EPSI, continúa en la Actividad 8.
Si es la misma información que contienen los archivos Mensual 2702 y Condiciones Financieras de EPSI, continúa en la Actividad 9.
de Riesgos – Dirección de
Riesgos Económicos
8 Validar el código.
El profesional encargado de la entidad deberá remitir por correo al profesional encargado de generar el Archivo Mensual 2702 y Condiciones Financieras de EPSI, el error encontrado para que éste efectúe el ajuste correspondiente. Y se repiten las actividades 5, 6, 7 y 8.
Correo electrónico
9 ¿Existen solicitudes de retransmisión en curso?
Sí, continúa en la actividad 10.No, continúa en la actividad 11.
10 Proyectar respuesta de autorización de retransmisión.
El profesional encargado de la entidad proyecta el borrador de la respuesta a la solicitud de retrasmisión con apoyo del profesional jurídico de la Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos.
En el borrador de la respuesta se relaciona el requisito de calidad incumplido o la incoherencia mostrada con las cifras históricas trasmitidas por la entidad.
El plazo máximo de respuesta será de 2 días,
Delegada para la
Supervisión de Riesgos – Dirección de
Riesgos Económicos
Profesional Archivo con indicadores calculados
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después de recibido el oficio.
El borrador de la respuesta debe ser copiado a la Oficina de Tecnologías de la Información con el fin de comunicarle que se le autoriza la retrasmisión.
El borrador de la respuesta se traslada al Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos, la Directora de Riesgos Económicos, el profesional jurídico y la secretaria del despacho con el fin de que sea aprobado y enviado de acuerdo al procedimiento de Administración de la Correspondencia (GDPD02).
11 Proyectar, aprobar y enviar oficio a EPS que incumplieron con la calidad de la información y/o coherencia.
El profesional encargado de la entidad proyecta el borrador del oficio con apoyo del profesional jurídico de la Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos.
En el borrador del oficio se relaciona el requisito de calidad incumplido o la incoherencia mostrada con las cifras históricas trasmitidas por la entidad.
El plazo máximo de respuesta será de 2 días, después de recibido el oficio.
El borrador del oficio debe ser copiado a la oficina de tecnologías de la información con el fin de comunicarle que se le autoriza la retrasmisión.
Delegada para la
Supervisión de Riesgos – Dirección de
Riesgos Económicos
Profesional
Director de Riesgos
Económicos
Superintendente
Delegado
Archivo con indicadores calculados
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El oficio se traslada al Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos, la Directora de Riesgos Económicos, el profesional jurídico y la secretaria del despacho con el fin de que sea aprobado y enviado de acuerdo al procedimiento de Administración de la Correspondencia (GDPD02). Y se repiten las actividades 5 al 11 de acuerdo al resultado de la nueva validación.
12 Elaborar el Informe mensual.
El profesional encargado de generar el Archivo Mensual 2702 y Condiciones Financieras de EPSI, prepara la información oficial y la remite a la Dirección de Riesgos Económicos y al Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos.
Delegada para la
Supervisión de Riesgos – Dirección de
Riesgos Económicos
ProfesionalArchivo con indicadores calculados
13 Revisar el informe mensual.
El Superintendente Delegado y la Directora de Riesgos Económicos revisan las cifras finales de las entidades, y el resultado del sector, con el fin de identificar posibles inconsistencias e incoherencias en los resultados de la aplicación de los estándares previstos en la normativa vigente.
Delegada para la
Supervisión de Riesgos – Dirección de
Riesgos Económicos
Superintendente
Delegado
Director Riesgos
Económicos
14
¿Se identifican inconsistencias o incoherencias en las cifras?
Sí, se realiza nuevamente la Actividad 11.No, se continúa en la actividad 15.
Delegada para la
Supervisión de Riesgos – Dirección de
Riesgos Económicos
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15 Socializar el informe.
El Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos revisará el informe final y socializará en el Comité los resultados del cálculo relacionados en el mencionado informe.
Delegada para la
Supervisión de Riesgos
Superintendente
Delegado
Listas de asistencia (ASFT04)
Correos electrónicos
16
¿La información calculada amerita la remisión a medidas especiales o procesos administrativos?
Sí, continúa en la actividad 17.No, continúa en la actividad 18.
Delegada para la
Supervisión de Riesgos
Superintendente
Delegado
17
Elaborar y remitir memorandos de traslado a las dependencias competentes.
El profesional encargado de la entidad proyectara con apoyo del profesional jurídico de la Delegada los casos de incumplimiento y las debidas justificaciones para la remisión al área correspondiente, según cada caso.
El profesional de apoyo jurídico estructurará los memorandos y los respectivos formatos de remisión (para el caso del traslado a la Delegada de Procesos Administrativos se anexará el formato de traslado identificado con el código PAFT03) y presentará para revisión y aprobación los mismos y verificará su envío y recepción.
En caso de remitirse a la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales, se continúa con el procedimiento de Determinación de la Acción o Medida Especial (MEPD01).
Delegada para la
Supervisión de Riesgos
Profesional
Director de Riesgos
Económicos
Superintendente
Delegado
Memorandos de
remisión
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18 Generar y publicar el informe trimestral.
A partir de la información generada mensualmente el profesional encargado elaborará el reporte trimestral para publicación de los indicadores de permanencia y solvencia.
Dicho informe será enviado a revisión de la Directora de Riesgo Económicos y, posteriormente, a aprobación por parte del Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos. Una vez verificado, se enviará a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional para su publicación en página web.
El profesional de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional verifica el documento y su diseño, además de transformarlo a formato protegido y cargarlo en la página web institucional.
Delegada para la
Supervisión de Riesgos – Dirección de
Riesgos Económicos
Profesional
Director de Riesgos
Económicos
Superintendente
Delegado
Oficina Asesora de
Comunicaciones
Estratégicas e Imagen
Institucional
Documento reporte en
formato Word
(COFL02)
PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD/ TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 Verificar el cargue de la información. Los profesionales del Equipo de tecnología de la Delegada para la Supervisión de Riesgos realizan la verificación en RVCC de información cargada por entidades, consolidando los
Mensual Profesional Matriz en Excel
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resultados en la matriz de seguimiento en Excel.
6 Validar la calidad y coherencia de la información transmitida por entidades.
Verificación directa a información generada en Excel según criterios pre-establecidos.
Como mínimo se verificará la calidad de la información según criterios contables, financieros y técnicos.
Mensual Profesional Reporte de
irregularidades encontradas
8 Validar el código.
El profesional del equipo de tecnología de la dependencia realiza los ajustes correspondientes de acuerdo a las inconsistencias identificadas por los profesionales de la Dirección de Riesgos Económicos.
Una vez se realicen los ajustes, se actualiza el Archivo Mensual 2702 y el de Condiciones Financieras de EPSI.
Correo electrónico
13 Revisar el informe mensual. El Superintendente Delegado y la Directora de Riesgos Económicos revisan el informe mensual de acuerdo a los estándares y lineamientos previstos en la normativa
Mensual Superintendente Delegado
Director de Riesgos
EconómicosPág. 13 de 15
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vigente.
18 Generar y publicar el informe trimestral.
El Superintendente Delegado y la Directora de Riesgos Económicos revisan el informe trimestral de acuerdo a los estándares y lineamientos previstos en la normativa vigente.
El profesional de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional verifica que el documento cumpla con los lineamientos acerca de la publicación de informes en la página web institucional.
Trimestral
Profesionales Dirección de
Riesgos Económicos – Grupo Riesgos
Delegado para la Supervisión de
Riesgos
Documento reporte en
formato word
ANÁLISIS DE TIEMPOLa verificación del cumplimiento de los requerimientos mínimos de calidad y de coherencia de las cifras con la información trasmitida por la entidad históricamente, tomará 5 días hábiles. Tiempo que se cuenta una vez sea presentada la información completa y cumpliendo con los requerimientos mínimos acorde con la metodología definida por la Oficina de Metodología de Supervisión y Análisis de Riesgo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Metodología para el cálculo de las condiciones financieras que deben cumplir las Empresas Promotoras de Salud (EPS) y entidades adaptadas.
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CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE
CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO
FECHA DEL CAMBIO
DD/MM/AAAAVERSIÓN
Adopción del documento
Mediante memorando 3-2016-023351 se solicitó la creación del procedimiento RIPD02. Esta solicitud fue aprobada mediante memorando 3-2016-024200.
Superintendente Delegado para la Supervisión de Riesgos 30/12/2016 1
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