seguimiento a las acciones del mapa de riesgos de …

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DEL MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN

DICIEMBRE 31 DE 2020

INFORME DEFINITIVO

ADRIANA GIRALDO RAMIREZ Jefe Control Interno

Auditores: Bibiana Peña, Carlos Tafur, Harry Pinto, Edgar Ortiz, José Fernando Dussan, Miller Martínez C.

BOGOTÁ D.C. MARZO DE 2021

ANM-OCI-013-2021

OFICINA DE CONTROL INTERNO

MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DEL MAPA DE GESTIÓN CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2020

OBJETIVO: Efectuar seguimiento a seguimiento a la gestión del riesgo en la ANM, a través de la revisión de los mismos y su evolución, asegurando que los controles sean efectivos, en cumplimiento del Decreto 124 de 2016.

El seguimiento se efectúa al mapa de riesgos de corrupción versión 2. publicado en la página web en el siguiente link https://www.anm.gov.co/?q=mapasderiesgosdegestion

IDENTIFICACION DEL RIESGO

ACCIONES DE MANEJO DEL RIESGO RESIDUAL

SEGUIMIENTO DE AUTOCONTROL POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL PROCESO

SEGUIMIENTO INDEPENDIENTE POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia

Seguimiento a los Controles Existentes

Seguimiento a las acciones de manejo de riesgo residual

Descripción del Seguimiento realizado a los controles

Descripción del Seguimiento realizado a las acciones de manejo riesgo residual

1 PLANEACION ESTRATEGICA

Cumplir parcialmente con

la misión - propósito

institucional.

1. Socializar a toda la ANM

el Plan Estratégico -

Plataforma Estratégica

1. Talleres

2. Listas de Asistencia

3. Correos de comunicaciones

Durante el segundo trimestre del año 2020 se ejecutaron las siguientes actividades:

1. Seguimiento y revisión de los reportes de los indicadores

r e a l i z a d o s por las dependencias de la entidad en

Isolución.

2. Consolidar el reporte de los indicadores del II trimestre

y acumulado semestral por objetivo estratégico, proceso y

dependencias de la ANM con el fin de presentar los

resultados antes el comité de gestión y desempeño.

1. Se finalizó la actividad en el segundo trimestre En relación al seguimiento realizado por el responsable del proceso a los

controles identificados, la OCI pudo verificar, de acuerdo con las evidencias

aportadas, el seguimiento y revisión de los reportes de los indicadores

r e a l i z a d o s por las dependencias de la Entidad en Isolución. Igualmente

se evidencia la consolidación y reporte en la página web de la ANM, el

reporte de los indicadores del II trimestre por objetivo estratégico, proceso y

dependencia donde se presentan los resultados ante el Comité de Gestión

y Desempeño con corte a 30 de junio de 2020, alcanzando la gestión del

control en el segundo trimestre de la vigencia. De esta manera se confirma

que los controles definidos para la gestión del riesgo identificado, están

documentados, se aplican y son efectivos.

Frente al seguimiento realizado a las acciones de manejo del riesgo

residual, la OCI pudo constatar que el control ha sido eficaz, eficiente y

efectivo evidenciando la realización de

15 socializaciones respecto a la nueva plataforma estratégica de la

Entidad durante el II trimestre de 2020 con lo cual se logró contrarrestar

la probabilidad de materialización del riesgo. Acción cumplida-

2. Realizar mesas de trabajo

para la actualización del

plan estratégico y operativo

con los responsables de

proceso.

Listados de asistencia 1. Se finalizó la actividad en el segundo trimestre La OCI pudo verificar, de acuerdo con las evidencias aportadas por el

Grupo de Planeación, con relación al seguimiento realizado a las acciones

de manejo del riesgo residual, que éstas han sido eficaces, eficientes y

efectivas desarrollando mesas de trabajo con el fin de documentar fichas

para indicadores específicos del tema de cartera, teniendo en cuenta la

prioridad estratégica establecida desde la alta dirección, acción con la cual

se logra contrarrestar la probabilidad de materialización del riesgo. Acción

cumplida.


Realizar

extemporáneamente el

registro, actualización y

seguimiento a los

proyectos de inversión

1. Realizar seguimiento al

cumplimiento del

cronograma para el registro

y/o actualización de los

proyectos de inversión de la

Entidad.

1. Cronograma

con seguimiento

y correo

electrónico

1. Durante el tercer trimestre se llevaron a cabo reuniones

virtuales (a través de la Plataforma Teams) y

acompañamiento a los responsables y/o enlaces de los

diferentes proyectos para su actualización (en los casos

en que fue requerido) y su correspondiente reporte en el

SUIFP.

2. Teniendo en cuenta que el reporte de seguimiento a los

proyectos de inversión se realiza mensualmente en el SPI,

desde el grupo de Planeación se ha realizado con esta

misma periodicidad la divulgación y recordación del plazo

establecido por el DNP para tal fin, así como el seguimiento

a su cumplimiento, retroalimentación y consolidación de

resultados.

3. Control aplicado al cierre de la vigencia.

1. El seguimiento al cumplimiento del cronograma para el registro de

avance de los proyectos de inversión de la Entidad se realiza de forma

mensual. Se remitieron los correos electrónicos los primeros 5 días del

mes a los responsables de los proyectos de inversión para su

cumplimiento en los tiempos previstos y se realizó verificación

permanente hasta el reporte completo por parte de la Entidad.

Evidencia: Cronograma y correos electrónicos.

La OCI verificó de acuerdo con las evidencias aportadas, el seguimiento

realizado por el responsable del proceso a los controles identificados,

evidenciando que durante la vigencia 2020 se llevaron a cabo reuniones

virtuales (Vía MS Teams) y acompañamiento, donde fue requerido, a los

responsables y enlaces de los diferentes proyectos para su actualización y

su correspondiente reporte en el SUIFP. Igualmente se evidenció que desde

el Grupo de Planeación se ha realizado mensualmente la capacitación y

divulgación del plazo establecido por el DNP así como verificación de su

cumplimiento. Por último se verificó la realización de mesas de trabajo para

el seguimiento en el aplicativo SPI a la ejecución de los proyectos. y en el

PAA institucional al Plan Anual de Adquisiciones de cada proyecto. De esta

manera se confirma que los controles definidos para la gestión del riesgo

identificado, están documentados, se aplican y son efectivos.

Con relación al seguimiento realizado por el Grupo de Planeación a las

acciones de manejo del riesgo residual, la OCI pudo constatar que se

realiza seguimiento mensual al avance de los proyectos de inversión a

cargo de la Entidad, para lo cual se cuenta con un cronograma de control,

evidenciando la eficacia, eficiencia y efectividad de los controles

implementados, con lo cual se logra contrarrestar la probabilidad de su

materialización.

2. Realizar capacitación

semestralmente a los

Enlaces de proyectos de

inversión para el registro y

seguimiento a los proyectos

de inversión

1. Lista de asistencia

2. Teniendo en cuenta la actual situación de salud pública y condiciones

de trabajo en casa, se realizaron reuniones con los líderes y/o enlaces

de los proyectos de inversión a través de la plataforma Teams con el fin

de brindar asesoría y acompañamiento en el manejo de los aplicativos

establecidos por el DNP para el reporte de los proyectos de inversión.

Las reuniones fueron realizadas por proyecto.

Evidencia: Ayuda de memoria con la evidencia de reuniones

programadas a través de Microsoft Teams.

Programación Outlook de reuniones con proyectos de inversión.

Respecto al seguimiento del riesgo residual, la OCI pudo verificar de

acuerdo con las evidencias aportadas, que se realizaron reuniones

virtuales por proyecto, con los líderes y enlaces de los proyectos de

inversión con el fin de brindar asesoría y acompañamiento en el manejo

de los aplicativos establecidos por el DNP para el reporte de los proyectos

de inversión. Con lo anterior se puede constatar la eficacia, eficiencia y

efectividad de los controles implementados, con lo cual se logra

contrarrestar la probabilidad de su materialización.


mensualmente para el

seguimiento a la ejecución

de los proyectos. y

al Plan Anual de

Adquisiciones de cada

proyecto.

1. Actas y/o

listados de

asistencia.

3. Se realizó de forma permanente el seguimiento a la ejecución de los

proyectos y al cumplimiento de Plan Anual de Adquisiciones, bajo

metodología definida teniendo en cuenta la actual situación de salud

pública y condiciones de trabajo en casa. Evidencia: Correos

electrónicos de seguimiento a la ejecución presupuestal y del PAA.

Presentación Power point avance en ejecución presupuestal cada

viernes del mes

Cuadros periódicos consolidados del PAA

Cuadro consolidado de seguimiento a proyectos de inversión SPI.


acuerdo con las evidencias aportadas, que se efectuó seguimiento a

la ejecución de los proyectos de inversión a cargo de la Entidad, así

como al cumplimiento del Plan Anual de

Adquisiciones. Con lo anterior se puede constatar la eficacia, eficiencia y

efectividad de los controles implementados, con lo cual se logra

contrarrestar la probabilidad de su materialización.

http://www.anm.gov.co/





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia




Descripción del Seguimiento realizado a las acciones de manejo riesgo residual


Deficiencias en el ciclo

de la mejora continua

de los procesos de la

Entidad

1. Realizar seguimiento

semestral al establecimiento

de planes de mejoramiento

de los hallazgos derivados

de auditoría interna al SIG.

1. Correos

electrónicos y

reporte de

cumplimiento

Durante el cuarto trimestre del año 2020, desde la oficina de Planeación y

con el apoyo de los asesores del SIG se realizaron seguimiento a los

hallazgos abiertos de auditoría interna reportados en ISOLUCIÓN, dando

cierre eficaz a aquellos hallazgos que ya cumplían con

lo requerido.

Entre grupo de Planeación estratégica durante el

cuarto trimestre de año 2020 en compañía de los

enlaces y responsables de los procesos, realizó el

cierre eficaz a los hallazgos que se encontraban

estado abierto derivadas de auditorías Auditoría

Externa e Interna SIG de los años 2018 y 2019.

Así mismo se realizó seguimiento a los hallazgos

derivados de auditoría interna del año 2020 y que su

fecha de cumplimiento de sus actividades

correspondía al mes de diciembre del año 2020.

Quedando un total de hallazgos abiertos de Auditoría Interna SIG:

43 con 124 planes de acción pendientes por cerrar.

La OCI verificó de acuerdo con las evidencias aportadas, el seguimiento

realizado por el Grupo de Planeación a los controles identificados, evidenciando

que durante el IV trimestre de 2020 se realizó seguimiento, con apoyo de

auditores del SIG, a los hallazgos abiertos de auditoría interna reportados en

ISOLUCIÓN, así como seguimiento a las acciones que se encontraban abiertas,

dando cierre eficaz a aquellos hallazgos que cumplían con lo requerido. De esta

manera se confirma que los controles definidos para la gestión del riesgo

identificado, están documentados, se aplican y son efectivos.


acuerdo con las evidencias aportadas, que el Grupo de Planeación

Estratégica de la ANM durante el cuarto trimestre de año 2020 en

compañía de los enlaces y responsables de los procesos, realizó el cierre

eficaz a los hallazgos que se encontraban en "estado abierto" derivadas

de auditorías externas e Internas al SIG de los años 2018 y 2019.

Igualmente, se verificó seguimiento a los hallazgos derivados de auditoría interna del año

2020 con fecha de cumplimiento de sus actividades a diciembre de 2020.

Quedando un total de 43 hallazgos abiertos de Auditoría Interna SIG con

124 planes de acción pendientes por cerrar.

2. Realizar actividades

de sensibilización

sobre el SIG

1. Correos, listas de

asistencias y/o fotos

Se realizaron capacitaciones a los procesos de

Seguridad Minera y a Evaluación control y mejora

socializando el procedimiento de Acciones Correctivas

y de mejora e indicándoles la forma en que se

cargaban evidencias y seguimientos a los hallazgos

de ISOLUCIÓN.


acuerdo con las evidencias aportadas, que se realizaron capacitaciones a

los procesos de "Seguridad Minera" y "Evaluación Control y Mejora",

socializando el procedimiento de Acciones Correctivas y de Mejora,

orientando el cargue de evidencias y seguimiento a los hallazgos en el

aplicativo Solución institucional.

4 PLANEACIÓN

ESTRATEGICA - SISTEMA

DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Suspensión en el

funcionamiento del

SGA

1. Realizar la verificación

del Proyecto de Inversión

para identificar como se

encuentra documentado lo

correspondiente

al SGA e identificar

oportunidades de mejora

haciendo la correspondiente

retroalimentación.

Correo electrónico o

documento

1. Para el cuarto trimestre se llevó acabo la revisión del proyecto de

inversión para la vigencia 2021, y se continúa reportando mensualmente

el avance a los indicadores reportados en el SPI del DNP las actividades

que se encuentra vigente para el año 2020 y se verifica el componente

del SGA.

2. Por parte del grupo de Planeación la profesional de la parte

presupuestal y realiza seguimiento y cargue de la información de la

disponibilidad presupuestal para realizar el pago de las facturas de

servicios públicos e impuestos

Se realizó revisión del proyecto de inversión para la

vigencia 2021, desde el proyecto de fortalecimiento del

desempeño institucional

Se planteó una actividad dentro de la cadena de valor

"realizar mejoras al SIG articuladas a MIPG y demás

modelos de la ANM". Dentro de esta actividad se va a

realizar la contratación de servicios de auditoría, la

cual contempla la norma ISO 14001 y la ampliación

del alcance al SIG

La OCI pudo verificar de acuerdo con las evidencias aportadas por el Grupo de

Planeación que, durante el cuarto trimestre de 2020, se llevó a cabo la revisión

del proyecto de inversión que contiene el componente de implementación y

mantenimiento del subsistema ambiental. Para la vigencia 2021, y se continúa

reportando mensualmente el avance a los indicadores reportando en el SPI del

DNP las actividades que se encuentra vigente para el año 2020. Igualmente se

verifica el componente del Sistema de Gestión Ambiental (SGA).

Respecto a la validación presupuestal, el Grupo de Planeación delegó un

profesional en materia presupuestal y realiza seguimiento y cargue de la

información de la disponibilidad presupuestal para realizar el pago de las

facturas de servicios públicos e impuestos, con lo cual se cumple la aplicación

del control establecido y se evidencia su eficacia.

Respecto al riesgo residual la OCI verificó que las acciones previstas se

aplican, son eficientes y minimizan la probabilidad de materialización del

riesgo identificado, al efectuar la revisión del proyecto de inversión para la

vigencia 2021, con el fin de identificar oportunidades de mejora haciendo

la correspondiente retroalimentación.


mensual al cumplimiento de

las metas del SGA.

Plan de trabajo con

seguimiento a las

metas del SGA.

Mensualmente los responsables del SGA, realiza

seguimiento al plan de trabajo verificando y valorando

la meta de cumplimiento de las actividades asociadas

al subsistema.

De igual manera la Oci corroboró respecto al riesgo residual que

mensualmente los responsables del SGA, realizan seguimiento al plan

de trabajo verificando y valorando la meta de cumplimiento de las

actividades asociadas al subsistema.

5 PLANEACIÓN


DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Inconformidad de los

grupos de interés frente

al funcionamiento del

SGA.

1. Revisar, actualizar y socializar el

Instructivo EST1-P-005-I-001

Aspectos e Impactos

Ambientales, e incluir lo

correspondiente al Ciclo de

Vida de los productos y

servicios.

Instructivo EST1-P-005-I-001

Aspectos e Impactos

Ambientales

actualizado,

publicado y

socializado.

1. Para el cuarto trimestre del 2020 se realiza revisión de la matriz de

aspectos e impactos ambientales donde se realiza una segunda valoración

secuencial extraordinaria por motivos de la emergencia ambiental COVID-

19.

2.Se presentó la valoración secuencial extraordinaria a la Coordinadora del Grupo de

Planeación donde fue revisado y aprobado.

3. Se realizó la divulgación de los resultados de los aspectos e impactos

ambientales por medio del correo de comunicaciones a Nivel Nacional.

En el mes de noviembre se actualizó el Instructivo de

Aspectos e impactos ambientales quedando en

versión No. 2, incluyendo el ciclo de vida y demás

observaciones resultantes de la auditoría interna del

Sistema Integrado de Gestión año 2020.

De acuerdo con las evidencias suministradas por el GGTH, la OCI verificó que

durante el cuarto trimestre del 2020 se realizó revisión de la matriz de aspectos

e impactos ambientales donde se realiza una segunda valoración secuencial

extraordinaria a causa de la emergencia ambiental por la COVID-19. Igualmente

se pudo establecer que, de acuerdo con los controles establecidos, se presentó

la valoración secuencial extraordinaria de los aspectos e impactos ambientales

a la Coordinadora del Grupo de Planeación donde fue revisado y aprobado.

Finalmente fue posible verificar que se realizó la divulgación de los resultados

de los aspectos e impactos ambientales por medio del correo de comunicaciones

a Nivel Nacional. Con lo anterior se evidencia UE los controles se están

aplicando de manera eficiente y se encuentran documentados de acuerdo con

los instructivos señalados en los controles.


acciones de manejo del riesgo residual, la OCI pudo constatar que en el

mes de noviembre se actualizó el Instructivo de Aspectos e impactos

ambientales EST1-P-005-I-001 quedando en versión No. 2, incluyendo el

ciclo de vida y demás observaciones resultantes de la auditoría interna

del Sistema Integrado de Gestión año 2020. De esta manera se evidencia

que la gestión fue eficiente, minimizando la probabilidad de

materialización de los riesgos identificados.

1. Elaborar, socializar

e implementar

estrategia de

comunicación para el

SGA.

Estrategia de

Comunicaciones

validada, socializada e

implementada

Se socializa el Instructivo de Aspectos e impactos

Ambientales, así como la Matriz de acuerdo al plan de

comunicaciones por medio de correo Noticias ANM.

Igualmente, se evidenció por la OCI que se socializó por medio de correo

Noticias ANM, el Instructivo de Aspectos e impactos Ambientales, así como

la Matriz de acuerdo al plan de comunicaciones.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia




Descripción del Seguimiento realizado a las acciones de manejo

riesgo residual

6 PLANEACIÓN

ESTRATEGICA -

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Alteración y modificación

de los aspectos e

impactos ambientales

desde el ciclo de vida de

los productos y servicios

de la Entidad


mensual al cumplimiento de

las metas y programas del

SGA.

Reporte de

seguimiento

mensual a las

metas y programas

del SGA.

Para el cuarto trimestre se continúa trabajando en el seguimiento y

cumplimiento de metas del SGA, así mismo con el seguimiento y reporte

en las matrices y programas generación de residuos y consumo de energía

eléctrica, de acuerdo a la valoración de aspectos e impactos ambientales,

se continúa con el control respectivo.

n

Mensualmente los responsables del SGA, realiza

seguimiento al plan de trabajo verificando y valorando

la meta de cumplimiento de las actividades asociadas

al subsistema.

Considerando las condiciones especiales presentadas durante la vigencia 2020

con ocasión de las medidas sanitarias decretadas por el Gobierno Nacional a

causa de la pandemia por la Covid

19, la OCI pudo verificar la imposibilidad de aplicar algunos de los controles

establecidos, no obstante, para el cuarto trimestre se efectuó seguimiento al

cumplimiento de metas del SGA, así como el seguimiento y reporte en las

matrices y programas generación de residuos y consumo de energía eléctrica,

de acuerdo a la valoración de aspectos e impactos ambientales, continuando

con el control respectivo. Con el fin de contrarrestar las debilidades en la

aplicación efectiva de controles, se iniciaron mesas de trabajo con el responsable

del Grupo de Servicios Administrativos, no obstante, no fue posible finalizar la

actividad de lista de chequeo "Lineamientos SIG".

Al respecto la OCI sugiere evaluar un posible ajuste de los controles

establecidos, basados en la posible continuidad de los efectos a causa de la

pandemia, logrando establecer medidas de control acordes a las nuevas

circunstancias que permitan la mitigación de los riesgos establecidos.


acciones de manejo del riesgo residual, la OCI pudo constatar que

mensualmente los responsables del SGA, realizan seguimiento al plan de

trabajo, verificando y valorando la meta de cumplimiento de las actividades

asociadas al subsistema. 2. Elaboración,

aprobación y socialización

del programa de consumo

de agua y papel de la

ANM

Programa de consumo de agua

De acuerdo a la valoración y significancia de aspectos

e impactos ambientales, no se realizará para la

vigencia 2020 la elaboración de los programas de

consumo de agua y de papel de la ANM, se programa

la formulación y aprobación para el primer trimestre de

la vigencia 2021, esto teniendo en cuenta que para la

presente

vigencia la operación de la Entidad se está realizando desde casa.

Con relación a las acciones orientadas a mitigar efectos derivados del

consumo de agua y papel, la OCI pudo establecer que, como consecuencia

de los efectos de la pandemia, y de acuerdo a la valoración y significancia

de aspectos e impactos ambientales, no fue posible adelantar la actividad

de elaboración de los programas de consumo de agua y de papel de la

ANM durante la vigencia 2020. Se pudo establecer que dicha actividad fue

reprogramada frente a la formulación y aprobación para el primer trimestre

de la vigencia

2021, esto teniendo en cuenta que para la presente vigencia la operación

de la Entidad se realizó desde casa.

3. Gestionar con el Grupo

de Servicios

Administrativos la inclusión

en el Plan Anual de

Mantenimiento la creación

de centros transitorios de

acopio de residuos.

Comunicación, o correo electrónico

Se envía correo electrónico al Grupo de Servicios

Administrativos y al proceso de Seguridad Minera con

las necesidades de adecuación de centro de acopio de

residuos sólidos en sedes y se programa revisar el tema

en la vigencia del 2021.

Respecto a la actividad de gestionar con el Grupo de Servicios

Administrativos la inclusión en el Plan Anual de Mantenimiento, la creación

de centros transitorios de acopio de residuos, la OCI estableció que se

adelantaron gestiones mediante correo electrónico con el Grupo de

Servicios Administrativos y al proceso de Seguridad Minera, con la

necesidad de adecuación de centro de acopio de residuos sólidos en

sedes, programado la revisión del tema en la vigencia 2021.

4. Aplicar lista de chequeo

de cumplimiento de

requisitos del Instructivo

Lineamientos SIG para la

contratación.

Lista de chequeo con

la validación de la

información

Se iniciaron mesas de trabajo con el responsable de servicios

administrativos, pero en no se finalizó la actividad de lista de chequeo

Lineamientos SIG

No se finalizó la actividad de las listas de

chequeo para los proveedores críticos

(Vehículos y saneamiento ambiental). Actividad

para retomar en la vigencia 2021

Finalmente y frente a la actividad de aplicar lista de chequeo de

cumplimiento de requisitos del Instructivo Lineamientos SIG para la

contratación, se pudo corroborar que no fue posible finalizar las listas de

chequeo para los proveedores críticos (Vehículos y saneamiento

ambiental). Actividad que será retomada en la vigencia 2021.

Al respecto y para todas las actividades en estado "Incumplida" la OCI

sugiere evaluar un posible ajuste de los controles y acciones de manejo

del riesgo residual establecidos, basados en la posible continuidad de los

efectos a causa de la pandemia, logrando establecer medidas de control

y acciones, acordes a las nuevas circunstancias, que permitan la

mitigación de los riesgos establecidos.

7 PLANEACIÓN


DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Deficiencia en la toma de

conciencia ambiental por

parte de los grupos de

interés.

1. Elaborar, socializar

e implementar

estrategia de

comunicación para el

SGA.

Estrategia de

Comunicaciones

validada, socializada e

implementada

En el tercer trimestre quedó establece en la matriz de comunicaciones

que se divulgará por parte del SGA

Se realiza socialización de la matriz de aspectos e

impactos ambientales, de acuerdo a la valoración

secuencial extraordinaria por motivos de la

emergencia ambiental COVID-19. Así mismo se

socializa el instructivo de Aspectos e Impactos

Ambientales aprobado en el mes de noviembre.

De conformidad con las evidencias suministradas por el GGTH (SG SST), la OCI

pudo establecer que, respecto al control establecido de divulgar los resultados

de la identificación, valoración y significancia de los aspectos e impactos

ambientales a cada uno de los líderes de procesos de la Agencia Nacional de

Minería, durante el tercer trimestre la acción quedó establecida en la matriz de

comunicaciones que se divulga por parte del SGA. El control se aplica, es

efectivo y se encuentra documentado.


acciones de manejo del riesgo residual, la OCI pudo constatar que se

realiza socialización de la matriz de aspectos e impactos ambientales, de

acuerdo a la valoración secuencial extraordinaria por motivos de la

emergencia ambiental COVID-19. Así mismo se socializa el instructivo de

Aspectos e Impactos Ambientales aprobado en el mes de noviembre. Las

acciones se realizan eficientemente mitigando la probabilidad de

materialización de los riesgos identificados.

8 PLANEACIÓN


DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Inadecuada gestión

para el cumplimiento

de la política, objetivos

y metas del SGA.

1. Revisar, actualizar y

socializar el Procedimiento

del Subsistema de Gestión

Ambiental.

Procedimiento del

Subsistema de Gestión

Ambiental actualizado,

publicado y socializado.

Se viene ejecutando mensualmente los programas definidos en la

actividad 1 del procedimiento del Subsistema de Gestión

Ambiental

No se cumplió con la actualización del

procedimiento del subsistema de Gestión Ambiental

para este trimestre, se deja estipulado en el Plan de

trabajo del SGA para la vigencia 2021 para

continuar con la actividad

La OCI pudo establecer de acuerdo con las evidencias suministradas por el

GGTH que se han ejecutado mensualmente los programas definidos en la

actividad 1 del procedimiento del Subsistema de Gestión Ambiental. No obstante

el la gestión de los riesgos de gestión no fue posible realizar las acciones de

manejo de riesgo residual como consecuencia de las condiciones especiales a

causa de la emergencia sanitaria por la COVID 19.

Al respecto la OCI sugiere evaluar un posible ajuste de los controles

establecidos, basados en la posible continuidad de los efectos a causa de la

pandemia, logrando establecer medidas de control acordes a las nuevas

circunstancias que permitan la mitigación de los riesgos establecidos.

Con relación a las acciones de manejo del riesgo residual, la OCI pudo

establecer que no fue posible cumplir con la actualización del

procedimiento del subsistema de Gestión Ambiental para el IV trimestre,

por lo cual se dejó estipulada su continuidad en el Plan de trabajo del SGA

para la vigencia 2021.

2. Planear el método para definir

la gestión nacional de

residuos de la Entidad.

Documento Propuesta

gestión nacional de

residuos de la Entidad.

El documento propuesta de gestión nacional de

residuos no quedó definido para la vigencia 2020 por

lo que se retomará actividades en la vigencia 2021.

Respecto a la planeación del método para definir la gestión nacional de

residuos de la Entidad, tampoco fue posible su culminación, el documento

propuesta de gestión nacional de residuos no quedó definido para la

vigencia 2020 por lo que se retomarán actividades en este sentido durante

la vigencia 2021.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





riesgo residual

9 PLANEACIÓN

ESTRATEGICA -

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Deficiencia en el

mejoramiento continuo

del SGA.

1. Gestionar cierre de no

conformidades asociadas

al SGA derivadas de

auditoría externa e interna.

No conformidades

gestionadas y cerradas

en ISOLUCION

Se realiza revisión de los hallazgos del SGA y se carga evidencias para

cumplimiento y cierre de las acciones correspondientes.

Para el cuarto trimestre se cumple con las fechas

proyectadas para el cierre de las acciones y hallazgos

quedando cerradas las NC 339, 340 y 376, OM 928.

De acuerdo con la matriz de riesgos de gestión del proceso de "Gestión del

Talento Humano", para el riesgo identificado No se identificaron controles, no

obstante se definieron 2 acciones de riesgo residual cuya gestión se evalúa a

continuación.


establecer que para el cuarto trimestre se cumple con las fechas

proyectadas para el cierre de las acciones y hallazgos quedando

cerradas las NC 339, 340 y 376, OM 928.

2. Iniciar primera fase de

revisión para la

implementación del Módulo

del SGA en ISOLUCION

Módulo de SGA de ISOLUCION

Se realiza revisión del módulo del SGA en ISOLUCIÓN donde se evidencia

que el módulo maneja los procesos básicos que debe tener el SGA

En el cuarto trimestre se inicia fase de revisión del

módulo de SGA en ISOLUCIÓN, donde se está

trabajando en el cargue de información en el ambiente

de pruebas del aplicativo, esperando tener un resultado

óptimo para evaluar la operación del mismo

para identificar el proceso de implementación a partir de 2021.

*No se ha terminado el cargue de información por

fallas en el aplicativo.

Respecto a la acción definida para iniciar la primera fase de revisión para

la implementación del Módulo del SGA en ISOLUCION, la OCI determinó

que durante el cuarto trimestre se inició la fase de revisión del módulo de

SGA en ISOLUCIÓN, donde se trabajó en el cargue de información en el

ambiente de pruebas del aplicativo, esperando iniciar su implementación

a partir de 2021. Sin embargo, no se ha terminado el cargue de información

por fallas en el aplicativo.

Al respecto la OCI sugiere establecer un plan de choque para evaluar

alternativas de solución permanente a las fallas presentadas en el

aplicativo, teniendo en cuenta las variables que han ocasionado las

dificultades, por lo que sería conveniente adelantar une estudio de

causas d manera conjunta con el desarrollador del Módulo y llegar

rápidamente a su punto óptimo en ambiente de producción, previniendo

eventuales detrimentos en términos de los recursos asignados a su

desarrollo.

10 PLANEACIÓN

ESTRATEGICA -

SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Incumplimiento de requisitos

de calidad que debe

garantizar el SIG

Revisar y adelantar

propuesta de unificación de

criterios para el seguimiento

del sistema Integrado de

Gestión

Matriz de implementación Se llevó a cabo el seguimiento de los requisitos del SIG - MIPG por medio

de matriz, el cual cuenta con un indicador asociado llamado "Nivel de

madurez en la integración del MIPG- SIG 2020"

Se realiza la proyección del plan de trabajo unificando

los criterios para el seguimiento del sistema Integrado

de Gestión. Se adjunta en la carpeta compartida el

documento trabajado.

La OCI pudo verificar de conformidad con las evidencias aportadas por el Grupo

de Planeación Estratégica que se llevó a cabo el seguimiento de los requisitos

del SIG - MIPG por medio de matriz, el cual cuenta con un indicador asociado

llamado "Nivel de madurez en la integración del MIPG-SIG 2020". Los controles

se aplican de manera eficiente y están documentados.


establecer que se realizó la proyección del plan de trabajo unificando los

criterios para el seguimiento del sistema Integrado de Gestión. Como

evidencia se tuvo acceso al documento trabajado. Estas acciones se

realizan eficientemente mitigando la probabilidad de materialización de

los riesgos identificados. 11 PLANEACIÓN

ESTRATEGICA -

SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Procedimiento y

actividades sin

normalizar en el

Sistema de Gestión de

Calidad

Fijar los lineamientos

para adelantar un

adecuado

seguimiento documental

para cada uno de los

procesos

Lineamientos para el seguimiento

Los lineamientos para el seguimiento documental se encuentran en

construcción de acuerdo con la encuesta aplicada en diciembre del

2020. Dicha información sirve como insumo para la alineación

documental.

Se determinó construir una encuesta, por lo cual se

formula y se aplica dicha encuesta para identificar las

necesidades documentales de las áreas y con este

insumo proyectar los lineamientos para el

seguimiento documental de la Entidad.

La OCI pudo verificar de conformidad con las evidencias aportadas por el Grupo

de Planeación Estratégica que los lineamientos para el seguimiento documental

se encuentran en construcción de acuerdo con la encuesta aplicada en

diciembre del 2020. Dicha información sirve como insumo para la alineación

documental.


establecer que se formuló y aplicó una encuesta para identificar las

necesidades documentales de las áreas y con este insumo proyectar los

lineamientos para el seguimiento documental de la Entidad. Estas

acciones se realizan eficientemente mitigando la probabilidad de

materialización de los riesgos identificados. 12 GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

Incumplimiento del

Plan Estratégico de

Talento Humano de

la vigencia


trimestral de los indicadores

desde planeación y la

vicepresidencia.

Reportes a Planeación Se realiza seguimiento del cronograma de actividades de los programas

que componen el Plan Estratégico, adicionalmente a través de los

indicadores POA (que están en proceso de validación por parte del Grupo

de Planeación), se mide la ejecución presupuestal, así como los

programas. Los contratos se verifican a través de la ejecución presupuestal

y la entrega de productos que verifican los supervisores.

Se realizó el reporte de indicadores POA del tercer

trimestre en Isolucion junto con sus respectivas

evidencias. Igualmente se reportaron los

indicadores de octubre y noviembre de SST y

ocupación de planta de personal cuya medición es

mensual.

La OCI pudo verificar de acuerdo con las evidencias aportadas por el Grupo de

Planeación que se efectúa seguimiento a los controles establecidos para el

riesgo de "Incumplimiento del Plan Estratégico de Talento Humano de la

vigencia"; realizando seguimiento a la ejecución de los programas asociados al

Plan Estratégico de Talento Humano mediante una matriz que refleja la

trazabilidad de ejecución y el porcentaje acumulado mensualmente. No

obstante, las evidencias muestran que solo el Plan Institucional de Capacitación

(PIC) logró el 100% de cumplimiento. Para el caso del Plan de Bienestar y de

Seguridad y Salud en el Trabajo, las evidencias demuestran cumplimiento del

9% y el 39%, claramente afectado por la emergencia sanitaria declarada por el

Gobierno Nacional a causa de la pandemia por la COVID 19.

Con relación al seguimiento de las acciones de manejo del riesgo

residual, la OCI comprobó que trimestralmente se hace seguimiento

a los indicadores de gestión del GGTH en el aplicativo Isolucion de

la ANM, lo que implica una gestión eficaz de seguimiento.

2. Realizar reuniones

mensuales de grupo para

verificar el cumplimiento de

los programas del Plan

Estratégico.

Actas/listados de asistencia

Se realizan reuniones permanentes y ante la

contingencia se utilizan las herramientas virtuales y

chats para las coordinaciones de grupo respectivas.

De acuerdo con las evidencias aportadas, la OCI no pudo verificar la

realización de reuniones mensuales de grupo para efectuar seguimiento

y verificar el cumplimiento de los programas del Plan Estratégico. Se

sugiere a futuro, documentar las reuniones previstas para el manejo del

riesgo residual y así tener dominio del avance del Plan Estratégico del

GGTH y advertir eventuales novedades en la ejecución del Plan con el

fin de garantizar su trazabilidad.

3. Revisar y hacer

seguimiento mensual al

cronograma de actividades

de cada uno de los

programas, e incluir

novedades en la ejecución

de las mismas con el fin de

garantizar la trazabilidad.

Cronograma de

actividades de cada

programa con

seguimiento mensual

Se reporta por parte de los responsables de las

actividades el avance de acuerdo con la

programación mensualmente.

13 GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

Inconsistencias y falta

de veracidad en la

información que

certifica la ANM de los

funcionarios de planta

hacia dentro y fuera

(terceros).

1. Revisar que todas las

certificaciones generadas en

el Grupo de Talento Humano

lleven el visto bueno de

quienes elaboran, revisan y

aprueban el documento

Certificaciones

con

validaciones

Un funcionario del GGTH es el único delegado para custodiar y actualizar

la información de las historias laborales, igualmente solo un funcionario

es responsable de la actualización de la base de datos de planta; estas

dos son las fuentes para revisión de la información que se certifica, labor

que cumple otro funcionario del grupo previamente a la firma de la

Coordinación.

Un funcionario del GGTH es el único delegado para

custodiar y actualizar la información de las historias

laborales, igualmente solo un funcionario es

responsable de la actualización de la base de datos

de planta; estas dos son las fuentes para revisión de

la información que se certifica, labor que cumple otro

funcionario del grupo previamente a la firma de la

Coordinación.

La OCI comprobó el seguimiento efectuado por el GGTH a los controles

establecidos, mediante la asignación de un único funcionario del Grupo para

custodiar y actualizar la información de las historias laborales, igualmente solo

un funcionario es responsable de la actualización de la base de datos de planta;

estas dos son las fuentes para revisión de la información que se certifica, labor

que cumple otro funcionario del grupo previamente a la firma de la Coordinación.

Con lo anterior se verifica que los controles se aplican y son efectivos.

Con relación al seguimiento de las acciones del riesgo residual, la OCI

verificó de acuerdo con las evidencias aportadas por el GGTH, que las

certificaciones generadas en el Grupo de Talento Humano llevan el visto

bueno de quienes la elaboran, revisan y aprueban, cumpliendo de manera

efectiva con las acciones previstas minimizando la probabilidad de

materialización del riesgo identificado.

14 GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

Liquidación inexacta y/o

inoportuna de salarios,

prestaciones sociales,

aportes parafiscales, etc.

1. Realizar la conciliación

de la nómina mensual con

el Grupo de Recursos

Financieros.

Acta de

Reunión/listado de

asistencia

La nómina la realiza la profesional del GGTH y se revisa por parte de la

Coordinación del GGTH y apoyo del Grupo de Recursos Financieros.

Antes de la nómina se realiza una prenómina como paso de control y

revisión, con el fin de minimizar los errores de la liquidación.

La nómina la realiza la profesional del GGTH y se

revisa por parte de la Coordinación del GGTH y apoyo

del Grupo de Recursos Financieros. Antes de la

nómina se realiza una prenómina como paso de

control y revisión, con el fin de minimizar los errores de

la liquidación.

La OCI verificó que se aplican los controles establecidos para la elaboración de

la nómina y se surte el procedimiento establecido por la Entidad. La nómina la

realiza un profesional del GGTH y se revisa por parte de la Coordinación del

Grupo con apoyo del Grupo de Recursos

Financieros. Antes de la nómina se realiza una prenómina como paso de control

y revisión, con el fin de minimizar los errores de la liquidación. Se verificó que

los controles se aplican, son efectivos y se documentan.



riesgo identificado, al delegar un único profesional del GGTH para la

elaboración de la nómina de la Entidad; se revisa por parte de la

Coordinación del Grupo con apoyo del Grupo de Recursos Financieros.

Antes de la nómina se realiza una prenómina como paso de control y

revisión, con el fin

de minimizar los errores de la liquidación, cumpliendo de manera efectiva

con las acciones previstas minimizando la probabilidad de materialización

del riesgo identificado.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





riesgo residual

15 GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

Incumplimiento de la

normatividad vigente en

materia de

administración de las

historias laborales de la

Entidad.

1. Revisar que todas las

historias laborales tengan

la lista de chequeo y hoja

de control que detalla el

contenido de la

documentación que

contiene la carpeta.

Lista de chequeo y

hoja de control

Cuadro control Excel

de avance en

completitud de

información de

historias laborales.

Cada historia laboral cuenta con la lista de chequeo lo que le permite

verificar al funcionario responsable del archivo que esté la

documentación completa. Este mismo funcionario como único custodio

de las historias laborales, registra el préstamo de las mismas con fecha

de préstamo y de retorno.

Cada historia laboral cuenta con la lista de chequeo

lo que le permite verificar al funcionario responsable

del archivo que esté la documentación completa. Este

mismo funcionario como único custodio de las

historias laborales, registra el préstamo de las mismas

con fecha de préstamo y de retorno.

La OCI pudo verificar que las historias laborales cuentan con la lista de chequeo

lo que le permite verificar tanto a la Coordinación como al funcionario

responsable del archivo que la documentación está completa. El funcionario

responsable del archivo como único custodio de las historias laborales, registra

el préstamo de las mismas con fecha de préstamo y de retorno. Los controles

se que aplican, son eficientes y están documentados.



riesgo al verificar que las historias laborales cuentan con la lista de

chequeo lo que le permite verificar tanto a la Coordinación como al

funcionario responsable del archivo que la documentación está completa.

El funcionario responsable del archivo como único custodio de las

historias laborales, registra el préstamo de las mismas con fecha de

préstamo y de retorno, cumpliendo de manera efectiva con las acciones

previstas minimizando la probabilidad de materialización del riesgo

identificado. 16 GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

Incumplimiento de la

política del Sistema de

Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo

SGSST


cumplimiento de los

requisitos establecidos en la

Resolución No.

0312 de 2019 del

Ministerio de Trabajo y las

que la modifiquen, para

garantizar la

implementación del

SGSST.

Cuadro de Excel

con seguimiento

En el anteproyecto de presupuesto se destina la partida para cubrir las

necesidades de SGSSTy cumplimiento de la normatividad. Una vez se

realice la destinación presupuestal se programa el PAA. Adicionalmente

se realiza seguimiento al cronograma para verificar estado de avance.

En el anteproyecto de presupuesto se destina la partida

para cubrir las necesidades de SGSSTy cumplimiento

de la normatividad. Una vez se realice la destinación

presupuestal se programa el PAA. Adicionalmente se

realiza seguimiento al cronograma para

verificar estado de avance.

La OCI evidenció la matriz (Excel) de seguimiento al Plan de trabajo anual del

SG SST. Igualmente en el anteproyecto de presupuesto se destina la partida

para cubrir las necesidades de SG SST y cumplimiento de la normatividad, una

vez se realiza la destinación presupuestal se programa el PAA. Adicionalmente

se realiza seguimiento al cronograma para verificar estado de avance. Los

controles que se aplican, son eficientes y están documentados.



riesgo al verificar que se realiza seguimiento al cumplimiento de los

requisitos establecidos en la Resolución No.

0312 de 2019 del Ministerio de Trabajo, mediante la matriz (Excel) de

seguimiento al Plan de trabajo anual del SG SST, cumpliendo de manera

efectiva con las acciones previstas minimizando la probabilidad de


17 GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

Incumplimiento en la

suscripción,

seguimiento y

evaluación oportuna a

los acuerdos de gestión

y evaluaciones de

desempeño laboral.

1. Socializar Procedimiento

de Evaluación de

desempeño APO5- P-006,

garantizando la adecuada

identificación de los

controles, actualizado en

2019.

Procedimiento

actualizado, publicado

y socializado

La profesional responsable de EDL realiza capacitaciones en el manejo

de la herramienta, en la normatividad y revisa la plataforma

permanentemente para verificar el estado de las evaluaciones.

La profesional responsable de EDL realiza

capacitaciones en el manejo de la herramienta, en

la normatividad y revisa la plataforma

permanentemente para verificar el estado de las

evaluaciones, en los periodos de evaluación.

La OCI verificó que se aplican los controles establecidos para la Evaluación del

Desempeño Laboral y se surte el procedimiento establecido por la Entidad. En

su desarrollo el profesional responsable de la EDL realiza capacitaciones en el

manejo de la herramienta, en la normatividad y revisa la plataforma

permanentemente para verificar el estado de las evaluaciones. Se verifico que

los controles se aplican, son efectivos y están documentados.

Respecto al riesgo residual la OCI verificó que las acciones previstas

se aplican, son eficientes y minimizan la probabilidad de materialización

del riesgo al verificar que se socializó el Procedimiento de Evaluación

de desempeño APO5-P-006, garantizando la adecuada identificación

de los controles, actualizado en 2019, cumpliendo de manera efectiva

con las acciones previstas minimizando la probabilidad de


18 GESTIÓN DEL TALENTO

HUMANO - CONTROL

INTERNO DISCIPLINARIO

Dilación de las

actuaciones procesales,

o acaecimiento de

prescripciones o

caducidades


permanente a la

información del SID, con el

fin de generar las alertas

tempranas a los

responsables de los

procesos. (documentar en

procedicmiento)

Correos electrónicos - alertas

Durante el cuarto trimestre de 2020, realizar 11 alertas para el impulso de

los procesos disciplinarios, con base en la información disponible en el

Sistema de Información Disciplinaria - SID3; estas alertas se enfocaron en

83 procesos y se distribuyen así: 02 alertas sobre procedencia de la

evaluación de la etapa de investigación disciplinaria en 03 procesos (019-

18; 023-19 y 003-17); 06 alertas sobre las próximas fechas de vencimiento

de la etapa de indagación preliminar en 47 procesos (05419; 061-19; 062-

19; 073-19; 067-19; 068-19; 072-19; 064-19; 005-20; 006-20; 002-20; 004-

20; 007-20; 001-20; 003-20; 011-20; 016-20; 022-20; 023-20; 029-20; 030-

20; 010-20; 014-20; 018-20; 020-20; 026-20; 027-20; 028-20; 012-20; 015-

20; 021-20; 024-20; 025-20; 031-20; 032-20; 009-20; 013-20; 017-20; 019-

20; 033-20; 034-20; 035-20; 036-20); 02 alerta sobre las próximas fechas

de vencimiento de la etapa de investigación disciplinaria en 10 procesos

(015-18; 039-18; 080-18; 064-17; 016-17; 063-17; 031-18; 072-18; 069-18;

042-19); y 01 alertas sobre procesos prioritarios para impulso en 2020 en

23 procesos (087-15; 118-14; 109-15; 046-19; 057-19; 057-16; 001-17; 039-

17; 002-17; 022-19; 047-19; 063-18; 010-18; 019-18; 044-19; 017-19; 039-

19; 007-19; 031-19; 020-19; 023-19; 026-19; 034-19).

Con el fin de mantener un Sistema de Información

Disciplinaria actualizado, que permita la generación de

alertas, se efectuó entre el 03/11/2020 y el 12/11/2020

auditoría en el Sistema de Información Disciplinaria -

SID3 a los procesos disciplinarios iniciados en el año

2020, a partir de la cual se enviaron correos

con los resultados obtenidos a los abogados del GCID el

11/11/2020 para las actualizaciones correspondientes,

y se presentó a la Vicepresidencia Administrativa y

Financiera un informe de revisión el 18/11/2020. Así

mismo, se efectuó una nueva verificación en el SID3

entre el 02/12/2020 y el 04/12/2020, enviando correos

con resultados a los abogados responsables el

04/12/2020

Se avanzó con el Grupo de Planeación en la

modificación del procedimiento "Disciplinario

Ordinario", en la que se busca documentar las

alertas generadas a partir de la información

disponible en el Sistema de Información

Disciplinaria - SID3.

La OCI pudo verificar que el GCID efectuó seguimiento al Sistema de

Información Disciplinario SID con el fin de identificar alertas, logrando durante

el cuarto trimestre de 2020, realizar 11 alertas para el impulso de los procesos

disciplinarios, con base en la información disponible en el Sistema de

Información Disciplinaria - SID3; estas alertas se enfocaron en 83 procesos. El

control que se aplica, es efectivo y está documentado.



riesgo al verificar que con el fin de mantener un Sistema de Información

Disciplinaria actualizado, que permita la generación de alertas, se efectuó

entre el 03/11/2020 y el 12/11/2020 auditoría en el Sistema de

Información Disciplinaria - SID3 a los procesos disciplinarios iniciados en

el año 2020, a partir de la cual se enviaron correos con los resultados

obtenidos a los abogados del GCID el 11/11/2020 para las

actualizaciones correspondientes, y se presentó a la Vicepresidencia

Administrativa y Financiera un informe de revisión el

18/11/2020. Así mismo, se efectuó una nueva verificación en el SID3 entre

el 02/12/2020 y el 04/12/2020, enviando correos con resultados a los

abogados responsables el

04/12/2020

Se avanzó con el Grupo de Planeación en la modificación del procedimiento

"Disciplinario Ordinario", en la que se busca documentar las alertas

generadas a partir de la información disponible en el Sistema de

Información Disciplinaria - SID3.


HUMANO - CONTROL


Tomar decisiones

erróneas respecto la

actuación procesal

1. Realizar capacitaciones a

los funcionarios del Grupo

UCI de la ANM, sobre la

implementación del nuevo

código - Ley 1952 de 2019.

Listados de asistencia Durante el cuarto trimestre de 2020, se realizaron dos (2) capacitaciones

virtuales en preguntas frecuentes de la Ley 734 de 2002, los días

09/10/2020 y 12/11/2020, orientadas al repaso de la normatividad vigente.

De igual forma, se capacitó en tres (3) ocasiones a la funcionaria Karen

Méndez, quien se reintegró al GCID, en las sesiones de preguntas

frecuentes anteriores el día 09/11/2020. Durante este período también se

capacitó a dicha funcionaria en el registro de información en el Sistema de

Información Disciplinaria - SID3 el día 09/11/2020.

Durante el cuarto trimestre del año 2020 se continuó implementando el

control existente sobre la revisión por parte del coordinador del GCID, de

todos los proyectos de acto administrativo a ser expedidos, habiendo sido

revisados un total de 72 proyectos de actos administrativos por parte del

Coordinador.

Durante el cuarto trimestre del año 2020, y en el marco

del cronograma de capacitaciones en Ley 1952 de

2019 del Grupo de Control Interno Disciplinario, se

realizaron cinco (5) capacitaciones virtuales, así: 1.

Capacitación en revocatoria directa en el Código

General Disciplinario el día 16/10/2020; 2. Capacitación

en la cláusula de exclusión del Código General

Disciplinario el día01/12/2020; 3. Capacitación en

prescripción en el Código General Disciplinario a la

funcionaria Karen Méndez el 09/11/2020; 4.

Capacitación en el Código General Disciplinario

impartida por la Universidad Sergio Arboleda y la

CREG los días 04/11/2020 a25/11/2020, en el marco

de la Red de Asuntos Disciplinarios del Sector Minas y

Energía; y 5. Aplicaciones del principio de favorabilidad

en el Código General Disciplinario el 28/12/2020. Los

registros de las capacitaciones corresponden a los

correos electrónicos de socialización de las

capacitaciones virtuales. El plan de capacitaciones del

Grupo de Control Interno Disciplinario se ejecutó en su

integridad, de forma satisfactoria.

De acuerdo con las evidencias suministradas por el GCID, la OCI confirmó que

durante el cuarto trimestre de 2020, se realizaron 2 capacitaciones virtuales en

preguntas frecuentes de la Ley 734 de 2002, los días 09/10/2020 y 12/11/2020,

orientadas al repaso de la normatividad vigente. De igual forma, se capacitó en

tres (3) ocasiones a la funcionaria Karen Méndez, quien se reintegró al GCID,

en las sesiones de preguntas frecuentes anteriores el día 09/11/2020. Durante

este período también se capacitó a dicha funcionaria en el registro de

información en el Sistema de Información Disciplinaria - SID3 el día 09/11/2020.

Durante el cuarto trimestre del año 2020 se continuó implementando el control

existente sobre la revisión por parte del coordinador del GCID, de todos los

proyectos de acto administrativo a ser expedidos, habiendo sido revisados un

total de 72 proyectos de actos administrativos por parte del Coordinador.

El control se aplica, es efectivo y está documentado.



riesgo al verificar que durante el cuarto trimestre del año 2020, y en el

marco del cronograma de capacitaciones en Ley

1952 de 2019 del Grupo de Control Interno Disciplinario, se realizaron 5

capacitaciones virtuales, así: 1. Capacitación en revocatoria directa en el

Código General Disciplinario el día 16/10/2020; 2. Capacitación en la

cláusula de exclusión del Código General Disciplinario el día 01/12/2020;

3. Capacitación en prescripción en el Código General Disciplinario a la

funcionaria Karen Méndez el 09/11/2020; 4. Capacitación en el Código

General Disciplinario impartida por la Universidad Sergio Arboleda y la

CREG los días

04/11/2020 a 25/11/2020, en el marco de la Red de Asuntos Disciplinarios

del Sector Minas y Energía; y 5. Aplicaciones del principio de favorabilidad

en el Código General Disciplinario el 28/12/2020. Los registros de las

capacitaciones corresponden a los correos electrónicos de socialización

de las capacitaciones virtuales.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





riesgo residual


HUMANO - CONTROL


Sustracción o

destrucción de

expedientes, pérdida de

documentos, y violación

de la reserva legal.

1. Diligenciar

permanentemente la planilla

de préstamo de expedientes,

que debe incluir quien recibe

y entrega, y el

número de cuadernos y

folios al momento de recibir

o devolver el expediente

para préstamo.

Planilla de

préstamo

actualizada

Durante el cuarto trimestre del año 2020 no fue necesario el préstamo de

expedientes, y por tanto el control manual de entrega y recibo de

expedientes, debido al trabajo desde casa, el cual se realiza a partir de la

información de los expedientes disciplinarios digitalizados, disponible en

las carpetas compartidas del Grupo de Control Interno Disciplinario. El

control de préstamo de expedientes se retomará por parte de la secretaria

del Grupo, una vez se retorne completamente al trabajo en la sede de la

ANM.

En el cuarto trimestre del año 2020, se digitalizaron en total 128 expedientes

de procesos disciplinarios, los cuales reposan en la carpeta compartida por

la secretaria del Grupo de Control Interno Disciplinario. Las quejas e

informes recibidos en el año 2020 reposan en la carpeta compartida del

Grupo de Control Interno Disciplinario "Quejas e informes Procesos

2020" (X:\2020\QUEJAS E INFORMES PROCESOS 2020), con la

información disponible inicial de las actuaciones disciplinarias iniciadas

en el año 2020; igualmente, reposan digitalizados una vez se han

adelantado actuaciones en los mismos, en la carpeta compartida por la

secretaria del Grupo de Control Interno Disciplinario.

Durante el cuarto trimestre del año 2020 no fue

necesario realizar el préstamo de expedientes

disciplinarios, debido a que se realiza trabajo desde

casa con la información de los expedientes

disciplinarios digitalizados y disponibles en las carpetas

compartidas del Grupo de Control Interno Disciplinario;

por ello, no se requirió el registro de expedientes en la

planilla de préstamo de expedientes.

La OCI verificó que durante el cuarto trimestre del año 2020 no hubo préstamo

de expedientes, y por tanto no fue necesario aplicar el control manual de entrega

y recibo de expedientes, debido al trabajo desde casa, el cual se realiza a partir

de la información de los expedientes disciplinarios digitalizados, disponible en

las carpetas compartidas del Grupo de Control Interno Disciplinario. El control

de préstamo de expedientes se retomará por parte de la secretaria del Grupo,

una vez se retorne completamente al trabajo en la sede de la ANM.

En el cuarto trimestre del año 2020, se digitalizaron en total 128 expedientes de

procesos disciplinarios, los cuales reposan en la carpeta compartida por la

secretaria del Grupo de Control Interno Disciplinario. Las quejas e informes

recibidos en el año 2020 reposan en la carpeta compartida del Grupo de Control

Interno Disciplinario "Quejas e informes Procesos 2020" (X:\2020\QUEJAS E

INFORMES PROCESOS 2020), con la información disponible inicial de las

actuaciones disciplinarias iniciadas en el año 2020; igualmente, reposan

digitalizados una vez se han adelantado actuaciones en los mismos, en la

carpeta compartida por la secretaria del Grupo de Control Interno Disciplinario.

El control se aplicó, es efectivo y se encuentra documentado.



riesgo al verificar que durante el cuarto trimestre del año 2020 no fue

necesario realizar el préstamo de expedientes disciplinarios, debido a que

se realiza trabajo desde casa con la información de los expedientes

disciplinarios digitalizados y disponibles en las carpetas compartidas del

Grupo de Control Interno Disciplinario; por ello, no se requirió el registro

de expedientes

en la planilla de préstamo de expedientes.

21 GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO -

SISTEMA DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

Incumplimiento en la

gestión del SGSST, y

en la implementación

de los lineamientos

normativos

1. Implementar estrategias

para la apropiación por

parte de los servidores

públicos de los roles y

responsabilidades.

Correos electrónicos,

banners,

comunicaciones, listados

de asistencia u otros

Para el presente periodo se continuaron aplicando los controles definidos en el

Procedimiento de Seguridad y Salud en el Trabajo

Se actualiza y socializa la política donde se incluyen

los roles y responsabilidades en el sistema.

La OCI verificó la aplicación del control establecido, que es efectivo y está

documentado, aplicando los controles definidos en el Procedimiento de

Seguridad y Salud en el Trabajo.



riesgo al verificar que fue actualizada y socializada la política donde se

incluyen los roles y responsabilidades en el sistema.

2. Implementar campañas

para la toma de conciencia

en el SGSST.


banners,





Se realizan inducciones a nivel nacional en todas las

dependencias y sedes de la Entidad, donde se

recuerdan términos como peligros, riesgos, reporte de

Accidentes, Enfermedades laborales, condiciones y

actos inseguros.



del riesgo al verificar que se realizan inducciones a nivel nacional en

todas las dependencias y sedes de la Entidad, donde se recuerdan

términos como peligros, riesgos, reporte de Accidentes, Enfermedades

laborales, condiciones y actos inseguros.

3. Verificar el cumplimiento

de requisitos legales en

materia de SST.

Matriz de requisitos

legales con seguimiento



Auditoría interna con la matriz actualizada y pocos

hallazgos evidenciados.


se aplican, son eficientes y minimizan la probabilidad de

materialización del riesgo al verificar que se realizó auditoría interna

al SG SST, incluyendo la matriz actualizada.

22 GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO -

SISTEMA DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

Recorte presupuestal

para la implementación

de las actividades

relacionadas con el

SGSST

1. Hacer seguimiento a la

ejecución del presupuesto

asignado para SGSST y

generar las alertas que

correspondan.

Reporte de seguimiento

a la ejecución

presupuestal

El control de Revisión por la alta dirección, para el presente período se

aplicó y verificó en el marco de la preparación del ejercicio para la vigencia

2020, prevista para el mes de octubre de 2020, se verificaron resultados

revisión por dirección vigencia anterior y formatos a aplicar en 2020.

A través del Plan de trabajo SST se hace seguimiento permanente al

cumplimiento de las actividades derivadas de la implementación del a

norma 45001, el cual se ve reflejado en la matriz de Excel de apoyo que

se maneja al interior del equipo de trabajo de SST.

Se realiza trimestralmente seguimiento a la ejecución

presupuestal en indicadores POA del GGTH, el cual

incluye el SGSST

De acuerdo con las evidencias aportadas por el GGTH (Profesional responsable

del SG SST), la OCI verificó la aplicación de los controles, su efectividad y su

documentación, a través del Plan de trabajo SST con el cual se hace seguimiento

al cumplimiento de las actividades derivadas de la implementación de la norma

45001, reflejado en la matriz de Excel evidenciada.



riesgo al verificar que se realiza trimestralmente seguimiento a la

ejecución presupuestal en indicadores POA del GGTH, el cual incluye

el SG SST.

2. Hacer seguimiento al

cumplimiento del Plan de

Trabajo del SGSST

Plan de Trabajo

con seguimiento

Se realiza seguimiento mensual del Plan de

Trabajo con los profesionales de SGSST



materialización del riesgo al verificar que se realiza seguimiento

mensual del Plan de Trabajo con los profesionales de SG SST.

2. Presentar resultados en

la Revisión de la Dirección

2020, en materia de

implementación y

mantenimiento del SGSST

planteando necesidades

para la vigencia 2021.

Plan de Trabajo

con seguimiento

Se realiza seguimiento mensual del Plan de Trabajo

con el equipo de SGSST, en esta reunión se solicita a

los profesionales de SST identificar necesidades con

base en los resultados finales.



materialización del riesgo al verificar que se realiza seguimiento

mensual del Plan de Trabajo con el equipo de SG SST, en esta reunión

se solicita a los profesionales de SST identificar necesidades con base

en los resultados finales.

23 GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO -

SISTEMA DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

Incremento de

accidentes y

enfermedades de

trabajo.

1. Requerir que a través del

SGA se fortalezcan los

temas de manejo y

disposición de residuos

Requerimiento de información

Para el presente periodo se continuaron aplicando los controles definidos

en el instructivo de prevención de accidentes laborales y el instructivo de

medicina laboral, este no ha sido objeto de actualización para el presente

período.

Se han adelantado reuniones de coordinación junto

con el Grupo de Planeación para la implementación

del manejo de residuos en la ANM.

De acuerdo con las evidencias aportadas por el GGTH (Profesional responsable

del SG SST), la OCI verificó la aplicación de los controles, su efectividad y su

documentación, a través de la aplicación de los controles definidos en el

instructivo de prevención de accidentes laborales y el instructivo de medicina

laboral. La OCI verificó que actualmente se encuentra en fase de prueba un

Módulo de SG SST el cual entre otras acciones, automatizará el seguimiento a

novedades por accidentalidad y ausentismo laboral, así como a las

recomendaciones derivadas de los exámenes periódicos ocupacionales. Se

espera que formalmente su implementación se inicie en el 2021.



riesgo al verificar que se han adelantado reuniones de coordinación junto

con el Grupo de Planeación para la implementación del manejo de

residuos en la ANM, como riesgo identificado de enfermedad laboral.

2. Realizar monitoreo a los

indicadores de

accidentalidad y ausentismo

laboral con el fin de generar

estadísticas que permitan

adoptar medidas

preventivas o correctivas

cuando se requiera.

Medición de

indicadores con

seguimiento.

Reporte de acciones

preventivas o

correctivas

adoptadas.

El Módulo se encuentra en fase de prueba y se actualizó la documentación.

Se espera que formalmente su implementación se inicie en el 2021.

Se cuenta con una base de datos en la cual se

registran los indicadores de accidentalidad y

ausentismo.



riesgo al verificar que se cuenta con una base de datos en la cual se

registran los indicadores de accidentalidad y ausentismo.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





riesgo residual

24 GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO -

SISTEMA DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

Perdida de información del

SGSST

1. Iniciar proceso de

implementación Modulo de

SST en ISOLUCION para

cargue de información

correspondiente.

Módulo de ISOLUCION

implementado con

información del SGSST

El Procedimiento OTI Seguridad de los Sistemas de Información es la

fuente base para aplicar una vez se inicie la implementación del módulo

de SGSST

El Módulo se encuentra en fase de prueba y se

actualizó la documentación. Se espera que

formalmente su implementación se inicie en el 2021.

La OCI verificó la aplicación del control, constatando que el Procedimiento OTI

Seguridad de los Sistemas de Información se emplea actualmente como base

para el desarrollo e implementación del módulo de SG SST


aplican, son eficientes y minimizan la probabilidad de materialización

del riesgo al verificar que el Módulo de SG SST se encuentra en fase

de prueba y se actualizó la documentación. Se espera que formalmente

su implementación se inicie en el 2021.

2. Requerir a la OTI una

vez se cuente con

información en el Módulo

de SST la generación de

copias de seguridad.


Una vez se termine la fase de prueba se requerirá

a la OTI la generación de copias de seguridad.



riesgo al verificar que una vez se termine la fase de prueba se requerirá a

la OTI la generación de copias de seguridad.

25 GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO -

SISTEMA DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

Imprecisiones y falta

de información

estadística del

SGSST para la toma

de decisiones.

1. Realizar campañas

para fortalecer uso de

canales de reportes de

incidentes y

accidentes al interior de la Entidad.


banners,



Desde el grupo de trabajo de SST se continúan aplicando el formato

de Matriz de Comunicaciones Internas y Externas. Para gestionar

las campañas internas y de comunicación de los aspectos

importantes den SGSST.

Para el presente periodo se continuaron aplicando los controles definidos

en el Instructivo Investigación de accidentes, incidentes y enfermedades

laborales, el cual a la fecha no ha sido objeto de actualización.

Se realizan inducciones a nivel nacional en todas las

dependencias y sedes de la Entidad, donde se

recuerdan términos como peligros, riesgos, reporte de

Accidentes, Enfermedades laborales, condiciones y

actos inseguros.

La OCI comprobó que el grupo de trabajo de SST aplica el formato de Matriz de

Comunicaciones Internas y Externas. Para gestionar las campañas internas y

de comunicación de los aspectos importantes den SG SST y se continuaron

aplicando los controles definidos en el Instructivo Investigación de accidentes,

incidentes y enfermedades laborales, el cual a la fecha no ha sido objeto de

actualización.



del riesgo al verificar que se realizan inducciones a nivel nacional en

todas las dependencias y sedes de la Entidad, donde se recuerdan

términos como peligros, riesgos, reporte de Accidentes, Enfermedades

laborales, condiciones y actos inseguros.

26 GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO -

SISTEMA DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

Ineficacia en la

implementación y

mejora de los

programas del SST.

1. Generar mecanismo de

seguimiento permanente

con los procesos

responsables de ejecución

y cierre de acciones de

mejora, para garantizar la

ejecución de las mismas.


comunicaciones o

archivos de control

Se continúan realizando seguimiento permanente a la implementación de

las actividades contenidas en los Programas del SGSST



Se hace seguimiento al Plan de Trabajo para revisar su ejecución

La OCI verificó la aplicación del control establecido, que es efectivo y está

documentado, realizando seguimiento permanente a la implementación de las

actividades contenidas en los Programas del SG SST. Durante el IV Trimestre

de 2020 se continuaron aplicando los controles definidos en el Procedimiento

de Seguridad y Salud en el Trabajo de la ANM.



riesgo al verificar que se hace seguimiento al Plan de Trabajo para revisar

su ejecución

2. Realizar la revisión y

actualización de los

riesgos y controles

asociados al SGSST.

Matriz de riesgos y

controles actualizada

Desde el mes de junio a través de esta matriz se

realiza el control a los riesgos.



riesgo al verificar que desde el mes de junio a través de la matriz de

riesgos, se realiza el control a los riesgos. Tanto de gestión como de

corrupción.

3. Hacer seguimiento

permanente a la ejecución

de los controles definidos en

la matriz de peligros y

riesgos.

Reporte de seguimiento

a los controles de la

matriz de peligros y

riesgos.

Desde el mes de junio a través de esta matriz se

realiza el control a los riesgos.



riesgo al verificar que desde el mes de junio a través de la matriz de

riesgos, se realiza el control a los riesgos. Tanto de gestión como de

corrupción.

4. Monitorear que apliquen

las disposiciones del

Instructivo APO1- P-001-I-

004 Lineamientos SIG

para la contratación.


comunicaciones, o

archivos de control.

Se ha solicitado la actualización y filtro de

proveedores críticos para control de los

proveedores.



riesgo al verificar que se ha solicitado la actualización y filtro de

proveedores críticos para control de los proveedores.

5. Solicitar al Grupo de

Talento Humano la

necesidad de incluir para la

vigencia 2021 capacitación

en temas específicos del

SST.


Se consolidarán las necesidades de capacitación en

el PIC 2021, el cual se publica a más tardar el 31 de

enero del 2021.



del riesgo al verificar que las necesidades de capacitación evidenciadas

para la vigencia 2021, serán incluidas en el PIC 2021, el cual se publica

a más tardar el 31 de enero del 2021.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





riesgo residual

27 GESTIÓN DOCUMENTAL

Deterioro físico parcial o

total de documentos

1. Realizar monitoreo a los

planes de trabajo, resultado

de las visitas se seguimiento

programadas.

1. Cronograma de

Seguimiento de

Organización y

Transferencia.

2. Informes de Seguimiento

3. Listas de Asistencia/Actas de

Reunión.

N/A Para el cuarto trimestre de 2020 se desarrollaron las

visitas de seguimiento a 11 oficinas en sede central y

3 Puntos de Atención Regional.

Se adjuntan informes.

La Oficina de Control Interno - OCI pudo evidenciar que las acciones tomadas

para mitigar el riesgo son efectivas al verificar los registros suministrados como

el cronograma, la lista de asistencia, las diferentes comunicaciones escritas y

el POA 2020, por lo anterior se revisó todo el documento que soportan la

eficiencia de los controles que se establecieron.

La OCI pudo evidenciar que todos los soportes se encuentran diligenciados

y con la debida trazabilidad.

2. Requerir al Grupo de

Contratación mediante

comunicación escrita, la

inclusión de cláusula

contractual para

proveedores y contratos de

prestación de servicios de la

vigencia 2020 y adelante,

relacionada con el uso de

los EPP para el tema de

manejo de procesos

archivísticos.

Comunicación Escrita Se identifica que en el Contrato No. ANM-339-2019

suscrito con el proveedor 4-72 cuenta con la Clausula

contractual No. 45 en las obligaciones específicas. Se

solicita mediante radicado

20205501046243 la inclusión de la cláusula en

los demás contratos relacionados con procesos

archivísticos.

3. Cumplir con el indicador

del POA de la vigencia

2020 en lo relacionado con

la actualización del

Sistema de Conservación

Documental desde los

procedimientos.

POA 2020 - Proceso gestión

Documental

Se adelanta la revisión y ajuste del Instructivo de

diligenciamiento del FUID que fue remitido al grupo de

planeación

28 GESTIÓN DOCUMENTAL

Contaminación de los

espacios físicos para las

actividades de

almacenamiento y

organización del archivo

(Físico) de la Entidad.

1. Continuar con las

actividades de saneamiento

ambiental y limpieza de

archivos de la ANM en la

sede de Bogotá.

PAA 2020 -

necesidades de

contratación

saneamiento

ambiental

N/A Teniendo en cuenta los tiempos empleados en el

proceso de formulación de los estudios previos lo que

involucró la elaboración, revisión, ajuste y estudio de

mercado, que implicó más tiempo del estimado frente a

la recepción de cotizaciones las cuales se salían del

presupuesto, a su vez la validación de otras

dependencias y la situación atípica generada por el

COVID 19. Por lo anterior no se consideró prudente

realizar la publicación en el aplicativo Secop II, lo que

implicó retirar el proceso de contratación relacionado

con el Saneamiento Ambiental y Limpieza Técnica, por

cuanto los

tiempos restantes en la vigencia 2020 no eran

suficientes para el cumplimiento del objetivo, esta

decisión motiva a retomar estas actividades a

principios de la vigencia 2021.

La OCI pudo evidenciar que las acciones que se establecieron en este riesgo

cuentan con el respectivo registro como el Plan Anual de Adquisición PAA

2020 y todos los registros de la socialización que se realizaron sobre la

conciencia y hábitos de limpieza.

La OCI pudo evidenciar que los respectivos registros cuentan con la

trazabilidad y soportada en cada una de las acciones que cuenta este

riesgo, por lo anterior las acciones son eficaces y efectivas.

2. Implementar dos

socializaciones a través de

los medios internos de

comunicación para que todos

los servidores públicos

tomen conciencia y hábitos

de limpieza y manejo

adecuado de la

documentación en los

puestos de trabajo.

Socializaciones

realizadas

Comunicaciones

Una vez se reactiven las actividades de manera

presencial en la ANM, se solicitará al Grupo de

Comunicaciones socializar mensajes creando

conciencia y hábitos de limpieza sobre el manejo

adecuado de la documentación en los puestos de

trabajo.

29 GESTIÓN FINANCIERA

Incumplimiento en las

Responsabilidades Tributarias

1. Elaborar un calendario anual de

Cierre y Tributario de la Entidad.

Calendario.

Correos electrónicos

1. Se elaboró el calendario anual de cierre de la vigencia 2020, a través

de la circular 011 de 2020. * Se elaboró el calendario tributario para la

vigencia 2020. Evidencias: Circular

011 de 2020, Calendario tributario ANM 2020, Correos temas tributarios.

Se realizó la estructuración del calendario de

acuerdo a los compromisos tributarios tanto de la

sede central como de los PARES.

La OCI pudo verificar la trazabilidad de la información que se realiza por correo

electrónico, el calendario tributario que se encuentra en la circular 011 de 2020

ANM, donde se puede realizar todas las conciliaciones bancarias de la vigencia

2020.

La OCI evidencia que los controles que tiene en este riesgo son eficientes

y cuenta con la debida trazabilidad de la información soportada.

2. Realizar Conciliaciones

mensuales que

correspondan de acuerdo a

cada obligación con

Tesorería.

Correos electrónicos y

conciliaciones que

reposan en Recursos

Financieros

Se realizaron las conciliaciones bancarias

correspondientes a septiembre, octubre y noviembre

dando cumplimiento a lo dispuesto por la Contaduría

General de la Nación, ya que el cierre de diciembre

está previsto para el 15 de febrero 2021.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





riesgo residual

30 GESTIÓN

FINANCIERA

Atender las devoluciones

sin el lleno de los

requisitos establecidos

en la Resolución No. 313

de 2018 o las normas

que la sustituyan

modifique o adicionen.

1. Verificar con la lista de

chequeo que se encuentran

cumplidos los requisitos

exigidos, antes de iniciar el

trámite de devolución.

Carpeta de la Propuesta o del

Título y la Resolución.

1. Todas las solicitudes de devolución que llegan al Grupo de Recursos

Financieras, pasan por una verificación de cumplimiento de requisitos, lo

cual se realiza a través de unas listas de chequeo, en caso de no cumplir

con los documentos requeridos se envía un

comunicado al solicitante con el fin de hacerle el requerimiento de lo

faltante. Evidencias: Checklist Resolución 738 del 2013, Checklist

Resolución 738 del 2013_1, CheckList Resolución 313 del 2018,

Checklist Resolución 313 del 2018_1, comunicado octubre, comunicado

noviembre, comunicado diciembre, resolución 437 de 15 de octubre 2020,

resolución 521 de 19 de noviembre 2020, resolución 600 de 18 de

diciembre 2020, evidencia consulta de expedientes.

Con el fin de dar cumplimiento a los establecido en la resolución

313 de 2018, se crearon unas listas de chequeo con

el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos para

hacer efectivas las devoluciones.

La OCI pudo evidencia que las acciones tomadas para la mitigación de este

riesgo que son las listas de chequeo y el acto administrativo se encuentran en

la Carpeta de la Propuesta o del Título y la Resolución con la debida trazabilidad

de la información por parte del grupo de gestión financiera.

La OCI pudo evidenciar que los documentos adjuntos para el cumplimiento

y la debida revisión de la información que se suministró para la revisión y

seguimiento que se realiza y cuenta con la debida trazabilidad de la

información estos controles que se implementaron son eficientes.

2. Dar cumplimiento al Acto

Administrativo que regula

las devoluciones de Canon

Ley 1382.

Carpeta de la Propuesta o del

Título y la Resolución.

31 GESTIÓN

FINANCIERA

Ordenar o efectuar

pagos sin el lleno de los

requisitos legales.

1. Revisión posterior

aleatoria por el Grupo de

Recursos Financieros.

1. Reporte de WEBSAFI

de la revisión efectuada

1. Las personas encargadas de recibir las cuentas de cobro, realizan la

revisión y validación de los documentos soportes y en caso de presentar

inconsistencias la rechazan por el sistema y automáticamente el contratista

es notificado por un correo electrónico en el cual se le indica la novedad

presentada que debe subsanar.

Evidencias: Reporte de rechazos octubre-diciembre.

El personal de contabilidad se encarga de realizar la

verificación del cumplimiento de requisitos para

efectuar los pagos a contratistas y cuando se

presentan inconsistencias se rechaza la cuenta y el

contratista es notificado a través de correo electrónico.

La OCI pudo evidenciar todos los soportes de los reportes que se realizan en WEBSAFI, SIIF y

SGPGR. Donde se muestra la trazabilidad del manejo de las acciones que tiene en este riesgo.

La OCI puedo evidenciar los soportes por donde se reportan los pagos con

su trazabilidad para mitigar por lo anterior este riesgo las acciones están

siendo efectivas.

2, Reporte de los

posibles rechazos de

SIIF y SPGR

2. Reporte de SIIF y SGPGR

de rechazos

32 ADMINISTRACIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Perdida de bienes de la ANM

1. Realizar capacitación

cuando se requiera por

cambio de personal

responsable desde el Grupo

de Servicios Administrativos

sobre el manejo WEBSAFI -

Inventarios.

Listados de asistencia Programación de reunión para capacitación sobre el módulo de

inventarios, mejoras para el desarrollo del módulo y facilitar la búsqueda

de informes para ingresos, traslados y movimientos.

Se realizó capacitación con los compañeros del

módulo de inventarios en el proceso de validación y

manejo del módulo actual WEB SAFY, de las

funcionalidades de ingreso, salida de inventarios,

traslados y reportes de ubicación de elementos por

sede.

La OCI pudo evidenciar las listas de asistencias sobre la capacitación del

módulo de inventarios, por lo anterior la acción tomada para mitigar el riesgo

cuenta con toda la información y trazabilidad que corresponde.

La OCI pudo evidenciar que las acciones para mitigar este riesgo

cuentan con los respectivos soportes de las listas de asistencias por

ello los controles efectuados son eficientes.


cumplimiento de la

programación de toma de

inventarios físicos en las

sedes de la Entidad.

1.seguimiento

cronograma de toma

física

Durante la vigencia de 2020 la toma física de inventarios se vio suspendida

conforme a la declaratoria de emergencia (resolución 385 del 12 de marzo

de 2020) toda vez que la implementación de las medidas de aislamiento

obligatorio no permitió el ingreso y traslado a las sedes a nivel nacional

por parte del grupo de inventarios, teniendo en cuenta que los trayectos

aéreos y terrestres fueron suspendidos. Se avanzó en la adquisición de

equipo electrónico para la toma física y en la implementación del software

que realizará la toma e integración de la captura electrónica con el actual

módulo de inventarios. Una vez superadas las contingencias presentadas

debido a la pandemia COVID 2019 y la puesta en funcionamiento de los

recorridos aéreos y terrestres, el grupo de Servicios administrativos

presentará el cronograma de toma física, dando cumplimiento a la actividad

anual priorizando las sedes donde se encuentren mayor número de

elementos garantizando la toma física anual y estado de los inventarios

para el cierre de la vigencia 2020.

El cronograma será adelantado para el Cuarto trimestre

una vez realizada la apertura de Trayectos aéreos y

terrestres, con el fin de realizar la toma física de

inventarios en las sedes de Cúcuta, Nobsa y se

finalizará con la toma física de Bogotá.

La OCI pudo evidenciar que la programación que se tenía en el cronograma

para la toma de inventario física se vio afectada por la emergencia sanitaria

que afecto de gran impacto a la anterior vigencia 2020 por ellos en la

actualidad se retoma la revisión del inventario en físico.

La OCI pudo evidencia que en la mayoría de visitas físicas se realizaron

entre el primer trimestre y el ultimo haciendo claridad que para esta

vigencia se espera culminar el seguimiento al inventario.

33 ADMINISTRACIÓN DE

BIENES Y

SERVICIOS

Imposibilidad de la

prestación del servicio

por falta de

infraestructura física y

tecnológica.

1. Diseñar el Plan de

Contingencia y Continuidad

de Negocio de la ANM e

identificar los aspectos

relacionados con Servicios

necesarios para la Entidad.

Diagnostico/reporte

resultado verificación

documento/ Acta

de reunión/listado de asistencia

Con la entrada en vigencia de las medidas de aislamiento obligatoria

impuestas por el gobierno por la pandemia que obligo a la implementación

del trabajo desde casa para los funcionarios y contratistas de la entidad, la

vicepresidencia administrativa y financiera implemento el protocolo de

bioseguridad para la realización de las diferentes actividades de la entidad,

de igual manera se implementó el diligenciamiento de un reporte con las

condiciones de salud para las respectivas validaciones del ingreso donde

se reportan aspectos como la temperatura y la sintomatología de las

personas que deben ingresar, este reporte se diligencia tanto en el

momento de realizar la solicitud como al momento previo

de ingresar a las instalaciones.

Por otra parte para las actividades de trabajo en casa se implementó por

la oficina de tecnología (OTI) la conectividad por VPN para todos los

usuarios de la entidad de forma remota, el Grupo de Servicios

Administrativos adelanto el instructivo para el préstamo de equipos de

cómputo y sillas para los funcionarios que lo requirieran con el visto bueno

del jefe inmediato, instructivos que se encuentran publicados en Isolucion.

El Grupo de Servicios Administrativos ha atendido estas solicitudes

conforme a los instructivos.

Se viene implementando el protocolo de bioseguridad

por parte de la entidad y se establecieron los formatos

AUTO-REPORTE DE LAS CONDICIONES DE SALUD

POR COVID-19 para dicho seguimiento, con el fin de

mantener los controles de ingresos y las condiciones

biosanitarias para el ingreso y salida de los

funcionarios y contratistas de la ANM, los cuales se

vienen realizando, por motivo de la declaración de

aislamiento preventivo obligatorio emitido por la

Presidencia de la República.

La OCI pudo evidenciar que el Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio

de la ANM las diferentes actas y/o listas de asistencia, los protocolos que se

implementaron por la contingencia de la pandemia se generaron reportes de

las condiciones de salud del personal que se realizaron control al ingreso y

salida de funcionarios de la ANM.

Por otro lado se evidencia los funcionarios que se prestaron equipos de

cómputo y sillas para funcionarios que solicitaron tal como se refleja en el

instructivo y previo autorización del jefe del funcionario.

La OCI pudo evidenciar que las acciones tomadas para mitigar este

riesgo cuentan con toda la trazabilidad de la información.

2. Actualizar los servicios

básicos para

funcionamiento del proceso

de administración de bienes

y servicios.

Reporte Servicios basics





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia




Descripción del Seguimiento realizado a las acciones de manejo riesgo

residual

34 ADQUISICIÓN DE

BIENES Y

SERVICIOS

Trámite y suscripción de

contratos no

contemplados en el Plan

Anual de Adquisiciones

1. Consulta por parte del

funcionario o contratista

estructurador del proceso

debe verificar la publicación

del proceso en PAA 2020 en

el Secop II, debe contar con

el visto bueno del funcionario

a cargo del PAA en el grupo

de contratación en el

momento de la radicación.

Memorando de solicitud

de contratación con

visto bueno del

funcionario a cargo

Con la implementación de la plataforma WEBSAFY, se ha omitido el

memorando de solicitud y en su remplazo está la asignación a través

de dicha plataforma

La plataforma SECOP II se ha convertido en el

instrumento idóneo para concretar la verificación del

PAA antes de concretar la contratación respectiva,

gracias a que la misma permite alinear el respectivo

contrato con el Plan Anual de Adquisiciones generando

un espacio previo que tiene que ser registrado y

convalidado directamente con el PAA publicado.

La OCI pudo evidenciar la PAA de la vigencia 2020 con el respectivo visto bueno

del funcionario y por otro lado se encuentra publicada en el SECOP II de acuerdo

a los lineamientos que se establece.

La OCI pudo evidenciar la trazabilidad de la información para mitigar el riesgo donde la

PAA de la vigencia 2020 por ello el control que se estableció ha sido eficiente.

35 ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Vencimiento de los

plazos de liquidación de

contratos que deben

contar con esta

actividad.

1. Actualizar y hacer

seguimiento a la bitácora de

liquidación a cargo del Grupo

de Contratación de la VAF

Bitácora actualizada Se cuenta con un funcionario asignado para adelantar el seguimiento a

las liquidaciones pendientes

Se cuenta con bitácora actualizada y se ha solicitado

su incorporación en la carpeta compartida del Grupo de

Contratación- Contratos Nivel Central

La OCI pudo evidenciar la bitácora actualizada con los respectivos registros

que deben contar con toda la trazabilidad de la liquidación de los contratos.

La OCI pudo evidenciar que los controles que establecen para este

riesgo cuentan con la trazabilidad de la información.

36 ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Pérdida de documentos

contenidos en los

expedientes

contractuales.

1. Verificar que el archivo

de carpetas esté

debidamente foliadas y

controladas desde el

Formato Único de

Inventario documental.

1. Carpetas

foliadas y

registradas en

FUID.

Para los procesos de Contratación Directa se ha implementado la

plataforma WEBSAFY, que se complementa con SECOP II permitiendo

en este momento gestionar de manera virtual la documentación

No se registran carpetas físicas que hayan ingresado

al archivo en el cuarto trimestre del año 2020, dado que

los procesos se han concretado a través de

documentos escaneados gestionando el archivo en la

carpeta compartida, dada la situación excepcional

causada por la PANDEMIA COVID 19. Para prestación

de Servicios se mantiene en operación la carpeta a

través del WEBSAFI.

La OCI pudo evidenciar en el aplicativo WEBSAFY cuenta con toda la

trazabilidad de la documentación que reposa en el Formato Único de

Inventario documental - FUID, para dar transparencias a los procesos

contractuales que lleva en la agencia.

La OCI pudo evidenciar que los controles con los respectivos registros

para mitigar el riesgo son efectivos.

2. Implementación de la

Plataforma Electrónica

para la gestión de

carpeta virtual en

procesos de

contratación.

2. Implementación de

carpeta electrónica a

través de la plataforma

virtual que determine la

ANM.

37 ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Inadecuada

estructuración y

evaluación técnica,

jurídica y financiera de

los procesos

contractuales requeridos

en la ANM.

1. Realizar una (1)

capacitación para socializar

la nueva versión del

Procedimiento Contractual

para el último trimestre de

2020 (evaluación de

conocimiento pre y post

capacitación).

1. Listados de

asistencia y

evaluaciones.

El grupo de contratación cuenta con ocho profesionales, seis vinculados a

través de Contrato de Prestación de Servicios, dos en planta, así como una

Coordinadora y un asesor experto igualmente vinculado a la planta de

personal, todos con amplia experiencia en temas contractuales.

El procedimiento contractual fue debidamente ajustado

el 24 de agosto de 2020, junto con sus documentos

internos y se generó la correspondiente socialización

del mismo.

La OCI pudo evidenciar las capacitaciones sobre el procedimiento contractual

donde cuenta el acta y el registro de asistencia por otro lado en las

capacitaciones se dejan las lecciones aprendidas en la labor que se realiza

para los procesos que se desarrollen para la vigencia actual.

La OCI pudo evidenciar que los controles que establecieron

cuentan con la debida trazabilidad de la información y son efectivos

para mitiga el riesgo.

2. Documentar lecciones

aprendidas a efectos de

socializar los casos y

destacar la necesidad de

estructurar de forma

adecuada los procesos

2. Documento lecciones

aprendidas socializado

dentro de la

capacitación

Una vez se cuente con información suficiente a medida que se

desarrollen los procesos realizaremos la compilación correspondiente

en los de socializar los resultados.

Se requirió verificación de adendas emitidas dentro de

los distintos procesos de selección a efecto de

concretar el análisis respectivo de cara a los nuevos

procesos que se llevarán a cabo durante el

2021 corrigiendo así los posibles yerros cometidos

38 ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

Inadecuada

ejecución

contractual

1. Realizar una (1)

capacitación para

socializar lineamientos y

estrategias de supervisión

contractual.

Listado de

asistencia y

evaluaciones

Durante el cuarto trimestre del 2020, se realizaron múltiples capacitaciones

en relación con temas contractuales

Las capacitaciones realizadas durante el cuarto

trimestre 6 en total, superaron la meta propuesta

para garantizar la menor concesión posible del

riesgo.

La OCI pudo evidenciar que para la vigencia 2020 se realizaron capacitaciones

constantes al personal de contratación sobre temas contractuales con ellos se

logra mantener en constante conocimiento al personal en los lineamientos de

contratación y por otro lado se logra combatir la corrupción.

La OCI pudo evidenciar que las acciones y registros cuentan con la

trazabilidad de las actas y registros de asistencia además los temas

que se trató la capacitación que se realizó por ello control establecido

es eficiente.

39 ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS

No publicación en término legal

1. Verificar aleatoriamente

la publicación de contratos

y actos administrativos y

generar las alertas

pertinentes (mensual).

Correos electrónicos Actualmente todos los procesos de selección se adelantan a través de la plataforma

SECOP II

Durante el cuarto trimestre del 2020 se ha mantenido

la publicación respectiva de los documentos

contractuales, luego de haber logrado la regularización

con el Plan de Acción adelantado a lo largo del año y

que se concretó en el tercer trimestre.

La OCI pudo evidenciar que todos los procesos se publican en el SECOP II

donde se generan alertas para no exceder de los tiempos pactados que

máximo de 3 días por ellos se generan constantes correo a los funcionarios

encargados de los procesos contractuales.

La OCI pudo evidenciar que los controles que se tomaron para mitigar

el riesgo han sido eficiente y cuenta con los soportes y trazabilidad del

mismo.

40

GESTIÓN INTEGRAL DE

LAS

COMUNICACIONES Y

RELACIONAMIENTO

Difundir comunicación

errónea o incompleta

1. Contar con el visto bueno

de las áreas técnicas a cargo

antes de publicar la

información.

1. Comunicados firmados La OCI pudo evidenciar las diferentes comunicaciones que se realizaron para el

cuatrimestre por parte de la Agencia Nacional de Minería como en el

Departamento del Huila se graduaron 12 personas como socorredores mineros,

la ANM con la universidad nacional capacitara sobre negocio minero, el rescate

de tres mineros en Boyacá, el cuarto encuentro nacional de socorredores

mineros, entre otras fueron las comunicaciones que transmitió le Grupo de

Participación Ciudadana y Comunicaciones

La OCI pudo evidenciar que las comunicaciones que se realizaron fueron

efectivas en el tiempo para comunicar por los diferentes medios de

comunicaciones.

2. Divulgar a través del

Boletín ANM Noticias

mínimo una vez al año los

formatos y plantillas

oficiales.

2. Boletín e Intranet





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





riesgo residual

41

ATENCIÓN INTEGRAL

Y SERVICIOS A

GRUPOS DE

INTERÉS

Suministro de

información errónea y/o

desactualizada a los

usuarios externos.

1. Realizar

mensualmente

capacitaciones de

atención al usuario.

1. Acta de asistencia para

la capacitación y

socialización de todos los

aspectos relacionados a

la atención a

usuarios/Listados de asistencia

Se realiza la capacitación por parte de la coordinadora del Grupo de

Información y Atención al Minero en la que se describe la mejor forma

y la manera más efectiva de atender los usuarios que se presenten.

Se implementa la calificación de satisfacción de los

usuarios por medio de los dispositivos asignados a

cada puesto de trabajo.

Control 1, Control 2 y Control 3. En relación con la aplicación de estos controles

para el periodo comprendido entre el 1-07-2020 al 31-12-2020, se tendrá que los

mismos no fueron aplicados atendiendo la situación presentada con ocasión de

la Pandemia COVID-19, la suspensión temporal de la atención presencial en el

GIAM así como la existencia de modelo de atención telefónica al usuario prestado

igualmente a través de MAGIC durante el mencionado periodo.

Recomienda la OCI en relación con estos 2 controles efectuar los análisis

correspondientes tendientes a evaluar nuevamente este riesgo de gestión y su

tratamiento esto con el fin de determinar si: i) La gestión y control del mismo

sigue en el GIAM y puntos de atención regional o por el contrario se ha trasladado

a un tercero con ocasión del nuevo modelo de atención implementado; ii)

Establecer, actualizar y diseñar, si es del caso, nuevos controles atendiendo la

lógica de atención al usuario minero; y iii) Evaluar el Procedimiento de Atención

al Usuario Minero MIS7-P-001 versión 2 del 26-06-2018, atendiendo el modelo

de atención al usuario implementado durante la vigencia 2020

En relación con la ejecución de las 3 actividades de tratamiento al riesgo

residual durante el periodo comprendido entre el 1-07-2020 al 31-12-2020

se tendrá que los mismos no fueron aplicados atendiendo la situación

presentada con ocasión de la Pandemia COVID-

19, la suspensión temporal de la atención presencial en el GIAM así como

la existencia de modelo de atención telefónica al usuario prestado

igualmente a través de MAGIC durante el mencionado periodo.

La OCI no cuenta con evidencias que permitan evaluar si el riesgo de

gestión establecido se materializo o no durante el periodo comprendido

entre el 1-07-2020 y el 31-12-2020. Se recomienda adoptar las medidas

urgentes tendientes a evaluar este riesgo de gestión

desde el GIAM a la luz de la Guía para la Administración del Riesgo y Diseño de Controles

5.0 del DAFP de diciembre del 2020

2. Actualizar las tablas de

atención, dejando claro el

propósito de la consulta, Nº

del expediente, datos

personales del usuario.

2. Base de datos de

registro de usuarios

atendidos en la carpeta

compartida del Grupo de

Información y Atención al

Minero FORMATO:

CÓDIGO: MIS7-P-001-F-

009, VERSION

1

Se realiza la actualización de las bases de datos llevadas para la

atención de usuarios, teniendo en cuenta toda la información necesaria.

Se realiza la verificación en el diligenciamiento de

todos los campos exigidos en las tablas de

atención al usuario.

3. Solicitar la actualización

de las bases de información

utilizadas

por la Entidad cuando se

requiera, para la correcta

búsqueda de información

para ser suministrada a los

usuarios.

3. Envío de comunicación

a los grupos competentes

en la actualización de los

sistemas de información

utilizados por la entidad.

Se coordinó con los grupos requeridos de la Agencia, para la

implementación y seguimiento del sistema de satisfacción por

parte de los usuarios.

Se realiza el seguimiento correspondiente por el

aplicativo registrado donde muestra la puntuación

asignada por los usuarios y el número de usuarios

atendidos.

4. Analizar y determinar en

el grupo de Promoción las

condiciones y/o aspectos a

tener en cuenta para evitar

suministro de información

errónea o desactualizada.

Acta de reunión

de

socialización

Se continúa el envío de comunicaciones a los distintos grupos

encargados de realizar la corrección o actualización correspondiente.

Se envían correos electrónicos solicitando la

actualización de la información requerida por el GIAM

para cumplir adecuadamente sus funciones.

42

ATENCIÓN INTEGRAL

Y SERVICIOS A

GRUPOS DE

INTERÉS

Expedir constancia de

ejecutoria posterior a los

2 meses siguientes al

recibo del acto

administrativo en el

Grupo GIAM

1. Realizar mínimo 2

capacitaciones al año

en la notificación de

Actos Administrativos.

1. Acta de asistencia para

la capacitación y

socialización de todos los

aspectos relacionados a

la notificación de actos

administrativos.

Para el presente periodo de siguen aplicando los controles de registrar

información en base de datos, consulta el expediente en CMC de forma

digital y se continúan realizando oficio de notificación a través de SGD.

Para el presente periodo no se adelantaron

actividades para esta acción.

La OCI pudo evidenciar que el cronograma que se estableció para las

capacitaciones se vieron afectadas por la situación de la pandemia debido a

eso se aplicaron control y acompañamiento a los funcionarios y contratistas, se

dejó constancia mediante acta y registro de asistencia.

Para el seguimiento de la base de datos se realiza mediante la carpeta

compartida y por otro lado mediante notificaciones SGD.

La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este

riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja

cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las

acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

2. Mantener actualizadas

permanentemente las tablas

con toda la información

solicitada para llevar un

control exhaustivo de los

tiempos de demora en el

trámite de notificación de

Actos Administrativos.

2. Base de datos de las

notificaciones y oficios

de comunicación

realizados por los

contratistas. Carpeta

compartida del Grupo

de Información y

Atención al Minero.



43

ATENCIÓN INTEGRAL

Y SERVICIOS A

GRUPOS DE

INTERÉS

Generar inoportunamente las

alertas sobre la gestión de las

PQRS.

1. Enviar quincenalmente a

los responsables de

proceso, el reporte del

estado de la PQRS por

dependencias.

Correo

electrónico de

seguimiento

A la fecha se continúa aplicando el control de realizar seguimiento

quincenal del estado del estado de las PQRS por Dependencias, con el fin

de identificar las comunicaciones en estado crítico.



La OCI pudo evidenciar que mediante correo electrónico se realizar el

seguimiento pero hasta la fecha se sigue realizando quincenal el estado de

PQRS por dependencias este riesgo se encuentra ejecución ya que no se ha

dado respuesta a todos los PQRS de la vigencia 2020 se encuentra en

ejecución.

La OCI pudo evidenciar la trazabilidad de la información que es

mediante correo electrónico donde se evidencia los PQRS.

44

ATENCIÓN INTEGRAL

Y SERVICIOS A

GRUPOS DE

INTERÉS

Imposibilidad de brindar

asistencia técnica y generar

espacios de relacionamiento.

!. Establecer el

procedimiento y/o

lineamientos que se

requieran para la

documentación de está

actividad delegada a la ANM por el

Ministerio de Minas y Energía

1. Actualizar

Caracterización del

proceso, crear

Procedimientos y

demás documentos

necesarios

(ISOLUCION)

1. Permanentemente se hace el control sobre la ejecución de las

actividades del proyecto de inversión y se dejan en la plataforma SPI los

informes y evidencias requeridas, en especial los resúmenes ejecutivos

que demuestran la trazabilidad y estado actual del proyecto.

2. En la medida que el plan operativo se cumple con las actividades

desarrolladas en el proyecto, se hacen los reportes trimestrales en

indicadores operativos y estratégicos que indica el Grupo de Planeación

y se dejan en la herramienta Isolución.

1. Se actualizaron un total de 28 documentos en la

plataforma Isolución entre formatos, instructivos y

procedimientos para gestionar de mejor manera las

actividades de proyecto de inversión.

2. Mensualmente se hace el seguimiento sobre la

ejecución de las actividades del proyecto de inversión

y se deja en la plataforma SPI con evidencias

requeridas, y al finalizar la vigencia un Resume

ejecutivo del proyecto.

Cumplió con lo requerido permitiendo que los controles sean efectivos La Gerencia de Fomento aplicó controles de forma eficaz, actualizó procesos y formatos La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

2. Realizar

mensualmente

seguimiento a la

ejecución del proyecto

de inversión

2.. Correos y/o Lista de

Asistencia/Acta de Reunión





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

45

G E S T I O N D E L A

I N V E R S I O N

M I N E R A

Cancelar evento de

promoción del sector

minero, organizado por

la ANM

1. Realizar monitoreo y

seguimiento semestral al

Programa Anual de Eventos

de promoción; dejando

debidamente documentado

y soportado en el caso que

se presente las

justificaciones de

cancelación de los mismos

y demás novedades que se

presenten en la ejecución

del plan.

Acta de reunión de

planificación y

seguimiento a eventos

1. El programa Anual de Eventos para la Vigencia 2020, fue consolidado

y aprobado el 18 de diciembre de 2019. Se llevó a cabo el primer

seguimiento mediante reunión realizada el 7 de julio de 2020 y el segundo

seguimiento mediante reunión realizada el 18 de diciembre de 2020.

Evidencia: Programa Anual de Eventos 2020 y acta de reunión de

aprobación. Acta de reunión de seguimiento al programa de eventos

(Julio y diciembre). Programa Anual de Eventos 2020 actualizado.

Ubicación evidencia:

https://anmgovco.sharepoint.com/sites/VPFM/Promocion/Forms/AllItems.

aspx?viewid=694 ecd44% 2D7570% 2D4967% 2Dbb2c%

2Dd5bdc257f5d0&id=% 2Fsites% 2FVPFM% 2FPro moción% 2F2020%

2FEventos% 2FPrograma% 20de% 20Eventos

2. En la vigencia se realizó la preparación logística y realización de seis (6)

eventos de promoción del sector minero (2 presenciales y 6 por medios

virtuales): Convención de Prospectos & Developers Association of Canadá

–PDAC (Marzo), 10º Foro de Carbón y Coque Colombiano de Fenalcarbón

(Marzo), Coal Business Round (Septiembre), Webinar Cámara de

Comercio Colombo Canadiense (Septiembre), Gold Business Round

(Octubre) y Colombia Gold Symposium (Noviembre).

Se realizó seguimiento permanente durante su organización hasta

su realización satisfactoria.

Evidencia: Lista de chequeo por cada Evento realizado Ubicación

evidencia:




2FEventos% 2FNACIONALES




2FEventos% 2FINTERNACIONALES% 2F01% 20PDAC% 2FPROCEDI

MIENTO

3. En la vigencia, no se presentó cancelación de eventos ya

organizados por la ANM (Evidencia: No Aplica)

Se realizó seguimiento semestral del programa anual

de eventos en reuniones realizadas los días 7 de julio

de 2020 y el 18 de diciembre de 2020. En estas

reuniones se presentaron los resultados de los

eventos realizados, l as modificaciones del programa

y su correspondiente sustentación.

(Evidencia: Acta de reunión de aprobación del

Programa Anual de Eventos 2020 (Inicial) - Soporte

de reuniones de seguimiento a eventos - 7 de julio y

18 de diciembre de 2020)

Cumplió con lo requerido permitiendo que los controles sean efectivos.

Acta de reunión de aprobación del Programa Anual de Eventos 2020 (Inicial) - Soporte de reuniones de seguimiento a eventos - 7 de julio y 18 de diciembre de 2020)

El control ha sido eficaz ya que permite que el grupo este actualizado.

La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

46

G E S T I O N D E L A

I N V E R S I O N

M I N E R A

Suministro de

información errónea y/o

desactualizada al público

objetivo en los eventos

de promoción minera

1. Realizar la revisión,

validación y aprobación

previa del material

promocional producido

Correo electrónico, Visto

Bueno y/o Ayuda de

memoria de reuniones

realizadas para la revisión

de material promoción

1. Durante el cuarto trimestre en desarrollo de la estrategia de promoción

se consolidó el boletín con la información de producción y regalías desde

la vigencia 2012, el cual fue revisado y aprobado por el coordinador del

grupo.

Ubicación de la evidencia:




2FAtenci% C3% B3n% 20a% 20Inversionistas% 2FFicha% 20Producci%

C3% B3n% 20y% 20Regal% C3% ADas

2. La consolidación de la información técnica del material informativo del

grupo de promoción ha sido obtenida de las fuentes directas responsables

de la misma e incluida en el material correspondiente a través de Pie de

página. (Evidencia: Material Informative con referencia de la fuente

correspondiente).

Ubicacion de la evidencia:




2FAtenci% C3% B3n% 20a% 20Inversionistas

3. Durante el primer trimestre del año, no se ha requerido

corrección de material promocional una vez impreso o publicado.

Durante el cuarto trimestre en desarrollo de la

estrategia de promoción se consolidó el boletín con la

información de producción y regalías desde la vigencia

2012, el cual fue revisado y aprobado por el

coordinador del grupo.

(Evidencia: Boletín de producción y regalías y correo

electrónico de aprobación por el coordinador del

grupo de Promoción)

Cumplió con lo requerido permitiendo que los controles sean efectivos La aplicación de los controles es eficaz. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

47

GESTION DE LA

INVERSION

MINERA

Deficiencias en la calidad

del servicio prestado por

la ANM en el evento de

promoción del sector

minero

1. Evaluar los resultados

obtenidos y el nivel de

percepción en el

marco de la realización de

cada evento,

Informe de evento

de promoción

realizado

1. El programa Anual de Eventos para la Vigencia 2020, fue consolidado

y aprobado el 18 de diciembre de 2019

Se llevó a cabo el primer seguimiento m e d i a n t e reunión realizada el 7

de julio de 2020 y el segundo seguimiento mediante reunión realizada el

18 de diciembre de 2020.

Evidencia: Programa Anual de Eventos 2020 y acta de reunión

de aprobación. Acta de reunión de seguimiento al programa de

eventos (Julio y diciembre) Programa Anual de Eventos 2020

actualizado.





2FEventos% 2FPrograma% 20de% 20Eventos

2. En la vigencia se realizó la preparación logística y realización de seis (6)

eventos de promoción del sector minero (2 presenciales y 6 por medios

virtuales): Convención de Prospectors & Developers Association of Canadá

–PDAC (Marzo), 10º Foro de Carbón y Coque Colombiano de Fenalcarbón

(Marzo), Coal Business Round (Septiembre), Webinar Cámara de

Comercio Colombo Canadiense (Septiembre), Gold Business Round

(Octubre) y Colombia Gold Symposium (Noviembre).

Se realizó seguimiento permanente durante su organización hasta

su realización satisfactoria.

Evidencia: Lista de chequeo por cada Evento realizado Ubicación

evidencia:




2FEventos% 2FNACIONALES




2FEventos% 2FINTERNACIONALES% 2F01% 20PDAC% 2FPROCEDI

MIENTO

3. En la vigencia, no se presentó cancelación de eventos ya

organizados por la ANM (Evidencia: No Aplica)

Se aplicó la encuesta de percepción en el evento

organizado y realizado a través de medios virtuales

por la ANM en el cuarto trimestre del año: Gold

Business Round, obteniendo 92% de percepción

favorable. Los resultados se presentan en el informe

del evento.

(Evidencia: Informe del evento Gold Business Round)

La OCI pudo verificar la evidencia reportada por el grupo, constatando que

se aplicaron los controles establecidos.

Se aplicaron los controles de forma eficaz, lo que permitió que el

riesgo no se materializara. La OCI pudo evidenciar que los

controles que se establecieron para este riesgo se han visto

retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello

se encuentra en proceso para culminar para que las acciones

que se tienen sean eficaz y eficiente

48 GESTION DE LA

INVERSION MINERA

Deficiencias en la

estructuración y

desarrollo del proceso

de selección objetiva

para la adjudicación de

Áreas Estratégicas

Mineras

1. Gestionar por la la

Gerencia de Promoción la

revisión y adopción de los

términos de referencia por

parte de la instancia

competente para dicha

aprobación.

Términos de

referencia

elaborados y

aprobados

1. Se contrató los servicios profesionales para orientar, asesorar,

acompañar y soportar a la ANM en la estructuración y elaboración de los

términos de referencia del proceso de selección objetiva para las AEM. El

contrato fue ejecutado y finalizado de forma satisfactoria.

Evidencia: Minuta de contrato ANM-243-20





2FAreas% 20Estrategicas% 20Mineras% 2FTerminos% 20de% 20Refere

ncia% 20% 2D% 20Ronda% 20Permanente

La firma contratada para tal fin, realizó la

estructuración de los Términos de Referencia del

proceso de selección objetiva, los cuales fueron

socializados con diferentes instancias y publicados

para observaciones en el mes de noviembre. El

avance y finalización de los TDR fueron presentados

en Consejo Directivo los días 4 de noviembre y 16 de

diciembre de 2020.

(Evidencia: Términos de referencia elaborados e

Informe final del contrato)

En la evidencia se verifico la gestión realizada durante el último perdido

cumpliendo con los controles establecidos

La aplicación de los controles es eficaz. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

49

DELIMITACIÓN Y

DECLARACIÓN DE

ÁREAS Y ZONAS DE

INTERÉS

Superposición de

Áreas Estratégicas

Mineras con áreas

que no estén libres

1. Solicitar a la Corporación

Autónoma Regional que

corresponda la confirmación

de la información de áreas

reservadas

en registro único nacional de

áreas protegidas RUNAP

Oficios, correos 1- Se realizó análisis para el cruce de información allegada por el SGC vs

información dispuesta en Anna Minería de las áreas de interés. Se realizó

la depuración de la zona con respecto a las superposiciones con áreas

excluibles de la minería y títulos mineros, entre otras capas, en el trámite

de reserva de áreas con potencial, realizado mediante Resoluciones

No.344/2020 (modificada posteriormente por la Res. 369/2020) y No.

370/2020 (modificada posteriormente por la Res. 378/2020). De igual

forma, se realizó el análisis, verificación, depuración y alineación de ZRP

para la declaración de AEM, cumplidos los requisitos establecidos para

este fin.

El resultado del ejercicio de verificación y alinderación de las áreas, se

encuentra consolidado en los conceptos técnicos emitidos, en los informes

de caracterización y en los informes semestrales de alineación.

(Ubicación evidencia:




2FAreas% 20Estrategicas% 20Mineras

2- Los certificados de área libre - CAL para la reserva de las áreas con

potencial para minerales estratégicos y para la declaración de las AEM,

fueron solicitados al Grupo de Catastro de la VPCT previa formalización

de cada trámite.

(Ubicación de evidencias:





3- NO APLICA (Es un punto de control correctivo) - No se ha

presentado la situación indicada

4- Se ha utilizado permanentemente el Geo visor de Anna Minería, donde

se encuentra la información geográfica oficial para realizar los análisis

espaciales que se requieren.

Durante el cuarto trimestre del año no fue necesario solicitar a

Corporations Autónomas Regionales, confirmación de

información de áreas reservadas en RUNAP; ya que las

solicitadas previamente permitieron contar con la

información requerida.

(En la primera parte del año, se realizó gestión de

información con la CAM mediante oficio No

20203500290891 el 7/02/2020, CORTOLIMA

mediante oficio No 20204210264561 del 07/02/2020 y

Corpocesar mediante oficio No 20204210264921 del

12/05/2020)

En el mes de diciembre durante la alinderación final de

zonas de interés para su declaración como AEM, se

realizó nuevamente la verificación de las áreas

excluibles de minería y los cambios presentados en

Anna Minería a la fecha de la revisión aplicando los

ajustes pertinentes.

(Evidencia: No aplica para el periodo / se ubica en la

carpeta de seguimiento a riesgos las evidencias de

la vigencia )

La OCI pudo verificar la evidencia reportada por el grupo, constatando que

se aplicaron los controles establecidos.

Se aplicaron los controles de forma eficaz, lo que permitió que el

riesgo no se materializara. La OCI pudo evidenciar que los



se encuentra en proceso para culminar para que las acciones

que se tienen sean eficaz y eficiente

50

DELIMITACIÓN Y

DECLARACIÓN DE

ÁREAS Y ZONAS DE

INTERÉS

Superposición de Áreas

de Reserva Especial y

Zonas Mineras de

Comunidades Étnicas

con áreas restringidas o

prohibidas de minería.

1. Solicitar reporte gráfico

y de superposiciones antes

de la evaluación de la

documentación en

peticiones de AREs y

ZMCE, visita de

verificación de la

tradicionalidad, en la

declaración o delimitación y

el contrato de concesión

especial

1. Correos institucionales

y memorando de remisión

CAL y RG

2. CAL y RG

debidamente firmado

y archivado en el

expediente

1. Se anexan los reportes gráficos y certificados de área libre para ARE

para tener los análisis de la información catastral de las zonas.

1. Se solicitan los CALES y RG del IV trimestre como

dicta el procedimiento. No hay radicación de ZMCE ni

contratos especiales de concesión en este periodo.

SE aplicaron los controles apoyándose en la información de otras

dependencias y apoyando el grupo con personal

Las aplicaciones de los controles se dieron de forma eficaz. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente

2. Se aplica el procedimiento de la Resolución 266 de 2020, contando

con un abogado y un ingeniero de minas trabajando en equipo para cada

acto administrativo.

Se verifico el cumplimiento de requisitos establecidos en la Res.266 de 2020 Con el apoyo de nuevo personal se cumple con los controles de forma eficaz. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

3. La radicación de ARE se hace a través de Anna Minería, donde se tiene

la información catastral actualizada en tiempo real.

Se pudo verificar que las radicaciones se están realizando por Anna Minería La entrada en funcionamiento de la nueva plataforma Anna minería

permitió controlar de forma eficaz las solicitudes. La OCI pudo evidenciar

que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto

retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se

encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen

sean eficaz y eficiente.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

51

DELIMITACIÓN Y

DECLARACIÓN DE

ÁREAS Y ZONAS DE

INTERÉS

Interrupción y dilatación

en el tiempo del

proceso de delimitación

y declaración de AEM

1. Gestionar la realización

por parte de la Dependencia

responsable de las

actividades de coordinación

y concurrencia en los

territorios de interés para la

declaración de AEM (Cada

vez

que se requiera)

1. Correos

electrónicos,

Memorandos

1. Se realizó gestión y seguimiento permanente a los requerimientos

establecidos con el fin de lograr la delimitación y declaración de AEM:

* Se realizó la gestión con el SGC para obtener el insumo básico para la

reserva de Zonas con Potencial - ZRP, depuración y eventual delimitación

de AEM, a fin de establecer las zonas donde hay alto potencial mineral (Art.

20 Ley 1753 de 2015}).

* En cumplimiento de lo ordenado en la Sentencia T-766 de 2015, el

24/01/2020 se radicó solicitud de certificación de presencia de

comunidades étnicas en el Ministerio del Interior, dentro del trámite para

consulta previa (Rad. ANM N° 20204000263661 /MI EXTM 2020-

1785).

Como respuesta a la anterior solicitud se recibieron las Resoluciones ST-

0321 y ST-0322; mediante las cuales la Autoridad Nacional para la

Consulta Previa estableció que no existe presencia de comunidades

étnicas en las áreas de interés de Perijá.

* En cumplimiento de la sentencia C-035/16, se gestionó ante el Grupo de

Contratación la priorización de municipios para adelantar actividades de

coordinación y concurrencia (zona de Perijá); producto de lo cual se las

realizaron reuniones requeridas en los municipios de Urumita (La Guajira)

el 10/07/2020, La Paz (Cesar) el 14/07/2020, La Jagua del Pilar (La

Guajira) el 13/11/2020 y San Diego (Cesar) el 10/11/2020.

* Se realizó la estructuración y construcción de las fichas y la suscripción

de los informes de caracterización en el esquema de Áreas Estratégicas

Mineras (AEM) con un análisis de las Zonas Reservadas con Potencial

(ZRP) delimitadas en la zona de Perijá Norte y Sur en los municipios de

Urumita y La Jagua del Pilar en la Guajira y San Diego y La Paz en el

departamento del Cesar.

Teniendo en cuenta la gestión y seguimiento realizado al cumplimiento de

los requisitos establecidos para declaración de AEM, estos se encuentran

cumplidos para los 4 bloques o polígonos priorizados con fines de

declaración.

(Ubicación de evidencias:





2. No aplica (Punto de control correctivo).

1. Se gestionó ante el Grupo de Contratación la priorización

de municipios para adelantar actividades de coordinación y

concurrencia (Zona de Perijá); producto de lo cual se

realizaron las reuniones requeridas con los municipios de

Urumita (La Guajira) el

10/07/2020, La Paz (Cesar) el 14/07/2020, La Jagua del

Pilar (La Guajira) el 13/11/2020 y San Diego (Cesar) el

10/11/2020. (Evidencia: Actas de Reuniones de

Coordinación y concurrencia en los Municipios de Urumita,

La Paz, San Diego y La Jagua del Pilar

2. Como respuesta a la solicitud de certificación de

presencia de comunidades étnicas relacionada con la zona

de Perijá, realizada por la ANM al Ministerio de Interior con

Rad. ANM N°

20204000263661 /MI EXTM 2020-1785), se recibieron las

Resoluciones ST-0321 y ST-0322; mediante las cuales la

Autoridad Nacional para la Consulta Previa estableció que

no existe presencia de comunidades étnicas en las áreas

de interés de Perijá.

(Evidencia: Oficio a Ministerio del Interior - Resoluciones

ST-0321 y ST-0322 )

3. Se realizó gestión permanente con el SGC para contar

con la información técnica requerida para el proceso de

AEM. En el último trimestre, no fue necesario la realización

de este tipo de

reuniones ya que se contaba con la información requerida

para los trámites previstos en la vigencia.

(Evidencia: No aplica para el último trimestre)

En la evidencia se verifico la gestión realizada durante el último periodo cumpliendo con los controles establecidos

La aplicación de los controles es eficaz. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

2. Solicitar al Ministerio del

Interior el Certificado de

presencia de comunidades

en los territorios de interés

para la declaración de AEM

2. Oficio, correos Debido a la Pandemia COVID 19. Se suspendió la programación de visitas

la cual se retomó en los últimos meses de la vigencia 2020, como se

evidencio en la tabla de control.

El control es eficaz debido a que permite tener una programación

detallada del cumplimento. La OCI pudo evidenciar que los



se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que

se tienen sean eficaz y eficiente

3. Gestionar la entrega de

la información técnica por

parte del Servicio Geológico

Colombiano para el análisis

y la toma de decisiones en

el proceso de AEM

3. Lista de Asistencia

/Acta de Reunión, oficio

y/o correo electrónico

52

DELIMITACIÓN Y

DECLARACIÓN DE ÁREAS Y

ZONAS DE INTERÉS

Imposibilidad de

declarar, rechazar o

atender desistimiento

para los trámites del área

de reserva especial.


cumplimiento de la

programación de las visitas

de verificación de

tradicionalidad AREs

dejando documentado las

novedades que se puedan

presentar.

1. Programador de

visitas de verificación

1. Las visitas de verificación de tradicionalidad presenciales en campo se

suspendieron en razón de la declaración de la emergencia sanitaria por el

Gobierno Nacional en el mes de marzo de 2020 y se retomaron unas

prioritarias a final de la vigencia, según tabla de programación adjunta.

1. Las visitas de verificación de tradicionalidad presenciales

en campo se suspendieron en razón de la declaración de la

emergencia sanitaria por el Gobierno Nacional en el mes de

marzo de 2020 y se retomaron unas prioritarias a final de la

vigencia.

SE verifico la realización de 11 visitas a pesar de los inconvenientes generados por la pandemia

COVID 19.

Se Verifico que el control de visitas es aplicado de forma eficaz

cumpliendo con los requisitos establecidos. La OCI pudo evidenciar



encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se

tienen sean eficaz y eficiente.

2. Elaborar y

presentar los informes

de visitas de

tradicionalidad y

actos administrativos

frente a la delimitación

de las AREs.

2. Informes de

visita de

tradicionalidad y

actos

administrativos

1. Las visitas al IV trimestre a solicitudes de ARE, se

realizaron así: PLACA / ARE / Fecha de visita

ARE- 409 Maceo sol 788 26 al 28 de oct

ARE-240 Pocoró - Amalfi Sol 643 26 al 28 de nov

ARE-278 San Jose de Cúcuta - Sol 695 29 al 31 de oct

ARE-329 La Cabaña - Sol 689 11 y 12 de nov.

ARE-384 Chorrera Blanca Sol 790 12 al

13 de nov ARE-233 Finca Mandinga Sol

623 17 al de nov ARE-365 Barriales Sol

752 3 al 5 de nov

ARE-172 Corregimiento de Chillurco - Pitalito -Sol 407 8

al 10 de nov. ARE-386 Puerto Colombia Sol 807 12 y 13

de nov.

ARE-407 La laja- Sol 808 18 al 21 de nov

2. Se aplica el procedimiento de la Resolución 266 de 2020, contando

con un abogado y un ingeniero de minas trabajando en equipo para cada

acto administrativo.

* Se adjuntan 11 informes de visitas.

* Las solicitudes de ARE en trámite decididas de fondo van

así en el periodo. Actos administrativos de decisiones de

fondo del IV trimestre:

3 Declaraciones

11 Desistimiento

11 Rechazos

SE verifico la realización de 11 visitas a pesar de los inconvenientes generados por la pandemia

COVID 19.

Se Verifico que el control de visitas es aplicado de forma eficaz

cumpliendo con los requisitos establecidos. La OCI pudo evidenciar



encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se

tienen sean eficaz y eficiente





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

53

DELIMITACIÓN Y

DECLARACIÓN DE

ÁREAS Y ZONAS DE

INTERÉS

Afectación de la

extensión de las áreas

estratégicas mineras

delimitadas y

declaradas.

1. Gestionar espacios

de coordinación con

autoridades

ambientales

Correo electrónico, Ayuda de

Memoria y/o lista de asistencia

1- NO APLICA (Punto de control correctivo). No se ha presentado la situación expuesta

Teniendo en cuenta la gestión adelantada en el primer

semestre del año, con las Corporaciones Autónomas

Regionales para llevar a buen fin los trámites de

reserva, delimitación y declaración de AEM, no fue

necesario de información adicional al final de la

vigencia.

(En la primera parte del año, se realizó gestión de

información con la CAM mediante oficio No

20203500290891 el 7/02/2020, CORTOLIMA

mediante oficio No 20204210264561 del 07/02/2020 y

Corpocesar mediante oficio No 20204210264921 del

12/05/2020)

(Evidencia: No aplica para el periodo / se ubica en la

carpeta de seguimiento a riesgos las evidencias de la

vigencia)

No se verificó debido a que el grupo informa que no se presentaron solicitudes delimitación de AEM

No se pudo verificar eficacia del control debido a que no se aplicó.

54

DELIMITACIÓN Y

DECLARACIÓN DE

ÁREAS Y ZONAS DE

INTERÉS

Imposibilidad de

establecer la zona

minera para

comunidades étnicas

1. Elaborar actas de reunión

con ANT o Ministerio del

Interior - Grupos Étnicos y/o

tomar planillas de asistencia

a reuniones.

1. Actas de reunión

y/o registros de

asistencia

1. No se registran requerimientos a comunidades étnicas en este periodo. Durante el año 2020 no se expidieron nuevos actos

administrativos para señalar, delimitar, requerir o

terminar alguna Zona Minera. Se resolvió el recurso de

la solicitud de ZMCE Cantagallo.

Solo se remitió correspondencia a la Unidad

Nacional de Protección informándole acerca del

estado de algunas zonas mineras.

No se presentaron solicitudes No se aplicaron controles a verificar

2. Elaborar actos

administrativos de

declaración, señalamiento,

rechazo o desistimiento de

zonas mineras para


1. Actos administrativos 2. En 2020 no se solicitaron nuevas zonas mineras directamente a través

de AnnA Minería, ni por otros medios.

No se presentaron solicitudes No se aplicaron controles a verificar

3. Solicitar CAL y RG

zonas mineras


1. CAL y RG de ZMCE 3. Respecto los procedimientos, se crean en este trimestre los documentos

CÓDIGO: MIS7- P-010-F-001 CARACTERIZACIÓN DE ACTORES;

CÓDIGO: MIS7-P-009-001

RELACIONAMIENTO CON ACTORES EN LOS TERRITORIOS

(evidencia en Isolución), que podrían ser utilizados en la gestión de zonas

mineras étnicas.

Se actualizo procedimiento Se modificaron plantilla en ISOLUCION, para poder aplicar el

procedimiento de forma eficaz. La OCI pudo evidenciar que los

controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas

por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en

proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz

y eficiente

4. Participación en las

mesas permanentes de

concertación con los grupos

étnicos.

1. CAL y RG de ZMCE 4. No se elaboraron actos administrativos para declarar ZMCE en este periodo.

No se presentaron solicitudes No se aplicaron controles a verificar. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente

55

GESTION JURIDICA

Emisión de

conceptos por fuera

del término legal

establecido

1. Registrar y verificar cada

vez que requiera en base de

batos el reporte y gestión de

solicitudes de conceptos por

parte del técnico asistencial.

1. Conceptos

publicados en web e

intranet

2. Base de datos - columna:

lista de chequeo

Durante el cuarto trimestre del 2020, se continuó con los controles

efectuados manteniendo la actualización permanente de la base de datos

por parte del personal de apoyo a la gestión (Matriz de Excel), con la

respectiva actualización de archivo (carpetas). Adicionalmente, se

implementaron alertas informativas a los abogados del Grupo de Conceptos

identificando fechas de vencimiento a tener en cuenta dentro de los

términos de ley estipulados, aclarando que, de conformidad con lo

establecido en el artículo 5 del Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 "Por

el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la

prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas

y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas

para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios

de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia

Económica, Social y Ecológica", esta oficina amplió los términos para

emitir las respuestas a las solicitudes de conceptos allegadas, así: "(...)

Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta

(30) días siguientes a su recepción.

Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

(i) Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los veinte

(20) días siguientes a su recepción.

(ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las

autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse

dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción (...)"

Se dio cumplimiento en el cuarto trimestre con la

respectiva verificación de los documentos, incluyendo

los vistos buenos y la lista de chequeo de las

consultas.

La OCI pudo verificar que la base de datos está actualizada y aplican el control establecido

Se verifica que el control fue eficaz. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

56

GESTION JURIDICA

Efectuar indebidamente

la defensa judicial en

favor de la ANM por

parte de los apoderados

1. Revisar con antelación de

15 días las contestaciones a

demandas

con riesgo medio y superior

conforme los criterios

establecidos por ANDJE

1. Correo electrónico Se aplicaron los controles, y las evidencias de los mismos se encuentran en custodia del

Coordinador del Grupo de Defensa en su correo electrónico.

Se aplicaron los controles. El Coordinador del Grupo

de Defensa Jurídica revisa las fichas y las

contestaciones puestas en conocimiento, así como

efectúa los ajustes correspondientes.

La OCI verifico las fichas de comité de conciliación Con la revisión de las fichas de comité se verifica que el control es eficaz. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente

2. Revisión quincenal previa

de las fichas de conciliación,

previo al Pre- Comité de

Conciliación

1. Lista de

Asistencia/Acta de

reunión

Se aplicaron los controles, y las evidencias de los mismos se encuentran en custodia de la

Secretaria técnica del Comité de Conciliación en archivo digital.

Se aplicaron los controles, se programaron las mesas

de estudio jurídico y se presentaron casos ante el

Comité de Conciliación.

En las evidencias se encontraron constancias de mesas de trabajo El control ha sido eficaz ya que permite que el grupo este actualizado. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

57

GESTION JURIDICA

Pérdida y/o

indebida

manipulación de

los expedientes

judiciales.

1. Actualizar

permanentemente la base

de datos para control de

préstamos de expedientes

1. Base de datos documental

2. Libro control

prestamos

expedientes

Se aplicaron los controles, y las evidencias de los mismos se encuentran

en custodia del técnico asistencial del Grupo.

Debido a la emergencia sanitaria declarada por el Gobierno Nacional, la

gestión y atención de los trámites propios de la defensa jurídica de la

entidad se está efectuando en la modalidad de trabajo en casa, razón por

la cual, actualmente no se están prestando expedientes físicos para su

consulta, en tal virtud no se está diligenciando el libro de

control de préstamo de expedientes a cargo de la asistencial del Grupo de Defensa

Jurídica.

Por lo tanto, frente a la evidencia de la acción del riego, correspondiente

al libro de control de préstamo de expedientes, en la celda correspondiente

al Seguimiento a los controles existentes (CELDA V11), se hizo una

aclaración adicional consecuente con la situación actual de la modalidad

de trabajo en casa.

Se llevó el control de préstamo de expedientes y

se realizó la actualización de la columna de folios

en la base de datos.

Debido a la pandemia COVID 19. se implementó el trabajo en casa y la

consulta virtual de expediente actualizando la base de datos

El control ha sido eficaz incluyendo columna de base de datos de préstamo

de expediente de forma virtual. La OCI pudo evidenciar que los controles

que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas

acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para

culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

58

GESTION JURIDICA

Perdida y/o

manipulación

inapropiada de la base

de datos de procesos

de Cobro Coactivo

1. Depurar los expedientes

con estado inactivo, para

transferencia al archivo

central.

1. Acta y/o correo

remisión procesos al

archivo central.

2. Memorando y/o

correo confirmación

restricción OTI.

1. Se completó toda la foliación de los procesos de cobro coactivo, se

separaron para trasferencia, y se realizaron los FUIDS. Pendiente

transferencia al archivo central por parte de recursos administrativos. Como

evidencia se anexa el FUID PROCESOS COBRO COACTIVO

Se cumplió plenamente con la identificación y

foliación de los procesos que deben ser remitidos

a archivo central.

La OCI pudo verificar la actualización base de datos y la elaboración los FUID El control es eficaz, se actualiza permanentemente. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

2. Restricción

permanente por parte de

la OTI en el acceso a

modificación de la base

1. Acta y/o correo

remisión procesos al

archivo central.

2. Memorando y/o

correo confirmación

restricción OTI.

2. Actualmente la base de cobro coactivo se cargó al Sharepoint y

únicamente tiene acceso a la misma, la coordinadora del grupo.

Se cumplió con los controles propuestos en el cuarto trimestre de

2020.

Debido a la pandemia COVID 19, la base de cobro coactivo se cargó al Sharepoint


riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida

por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que

se tienen sean eficaz y eficiente.

59

GESTION JURIDICA

Vencimiento de términos en

los procesos a cargo del

grupo de Cobro Coactivo

1. Priorizar trámite de

procesos cercanos a

vencimiento de términos.

1. Base de datos

con priorización

2. Expediente del

proceso físico

Se cumplió con la aplicación del control a través de la base de datos. Habiéndose reanudado términos en cobro coactivo

el día 01 de julio de 2020, se priorizaron los

expedientes y actuaciones de cobro coactivo de

acuerdo a la etapa procesal, habiéndose proferido

742 Autos - 183 Resoluciones y publicado 136

Avisos.

La base de datos es controlada por el coordinador Control aplicado por el coordinador quien al reanudar actividades priorizo

el estudio de los expedientes de acuerdo a la etapa procesal en que s e

encuentran. La OCI pudo evidenciar que los controles que se

establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas


culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente. 60

EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

Incumplimiento de los

términos legales para la

presentación

de informes de Ley.

1. Realizar seguimiento,

monitoreo, control y

evaluación del

cumplimiento de los

informes de ley a través del

Tablero de Control.

1. Tablero de control con

registro de novedades en

el cumplimiento de la

elaboración de informes,

correos electrónicos u

otros

Durante el cuarto trimestre de 2020, la OCI continuó aplicando los controles

establecidos mediante la actualización permanente del Tablero de Control

donde se detallan los informes a presentar así como las fechas límite de

presentación. Todos los informes de ley programados para el cuarto

trimestre de 2020, fueron presentados en oportunidad.

Se realizó seguimiento, monitoreo, control y evaluación

del cumplimiento de presentación de los informes de

ley a cargo de la ANM durante el cuarto trimestre de

2020, mediante el Tablero de Control OCI - PAA 2020.

revisadas las evidencias se observa que la OCI cumplí con el Plan Anual de

Auditoría el cual fue monitoreado permanentemente por la jefe de la oficina

El control se actualizo permanentemente permitiendo cumplir de forma

eficaz el plan anual de auditoria

61

EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

Incumplimiento en el Plan

Anual de Auditorías.

1. Realizar seguimiento,

monitoreo, control y

evaluación

del cumplimiento del plan

anual de auditoria de manera

mensual por

la Oficina de CI

1. Actas de reunión,

tablero de control con

registro de novedades en

el cumplimiento.

Durante el cuarto trimestre de 2020, la OCI continuó aplicando los

controles establecidos mediante la actualización permanente del Tablero

de Control donde se detalla la programación de auditorías especiales

para la vigencia. Todos los informes de auditoría programados en el Plan

Anual de Auditoría aprobado por el Comité Institucional de Coordinación

del Sistema de CI, para el cuarto trimestre de 2020, cumpliendo con la

programación del PAA.

Se realizó seguimiento mensual, monitoreo, control y

evaluación del cumplimiento de la realización de

auditorías especiales de conformidad con el Plan

Anual de Auditorías 2020 de la ANM durante el cuarto

trimestre de 2020, mediante el Tablero de Control

OCI - PAA 2020.

La jefe de la OCI, revisa permanentemente el PAA, como se constató en las evidencias

El control fue eficaz. Se cumplió con lo programado para el cuarto trimestre de 2020.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

62 EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA

Deficiencias en el ciclo

de la mejora continua

de los procesos de la

Entidad

1. Realizar

sensibilizaciones

trimestralmente en los

siguientes temas: tres

líneas de defensa,

autocontrol

1. Listados de asistencia Durante el cuarto trimestre de 2020, la OCI continuó aplicando los

controles establecidos de manera remota efectuando la revisión de la

gestión tanto de las oportunidades de mejora cargadas en Isolucion a

cargo del proceso auditado, como de la gestión de los riesgos asociados,

con el fin de validarlos o bien identificar posibles nuevos riesgos.

Dadas las actuales circunstancias derivadas de la

Emergencia ocasionada por la Pandemia por COVID

19, en el cuarto trimestre de 2020 se ha incluido en el

desarrollo de las auditorías

especiales, la revisión tanto de las actuaciones de

asesoría remota a diversas dependencias de la ANM

respecto a la gestión de las acciones de mejora

derivadas de procesos de auditoría, incluidas en el

aplicativo Isolucion institucional, como la revisión de la

gestión de los riesgos para cada proceso auditado

y la identificación de posibles nuevos riesgos

como beneficio de auditoría.

SE continúo con las Asesorías remotas a las diferentes áreas debido a la pandemia COVID 19.

Las evidencias demuestran que se continuó con la mejora continua de forma eficaz. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente

2. Asesorar a las

Dependencias de la ANM de

manera trimestral para la

definición de acciones de

mejora.

1. Listados de asistencia

63

ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS E INFORMACIÓN

Inoportunidad en el

seguimiento y control

de los proyectos con

componente

tecnológico.


semestral a las actividades

adelantadas conforme con

el procedimiento de

"GESTIÓN DE

PROYECTOS

TECNOLÓGICOS"

Informes Se mantiene el control definido y -en 2020- se trabaja según lo estipulado

en el procedimiento de "GESTIÓN DE PROYECTOS TECNOLÓGICOS"

Código: APO4-P-003

Se plasmó el seguimiento de los proyectos

tecnológicos OTI - cuarto trimestre de 2020- en la

matriz de control de proyectos.

El Ingeniero Álvaro Echeverry -Arquitecto Empresarial-

presentó el Plan Estratégico de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones –PETIC-, ante

Directivas de la Entidad -el 22 de enero de 2020, a la

Presidente; el 23 de enero de 2020, al Vicepresidente

de Contratación y Titulación Minera y al Jefe de Oficina

Asesora Jurídica; el 24 de enero de 2020, a

Vicepresidente Administrativa y Financiera, Gerente de

Regalías y Contraprestaciones Económicas y

Coordinador Grupo Planeación. Asimismo, el 7 de

febrero de 2020, el Ingeniero Echeverry

socializó el citado Plan en la Oficina de Tecnología e Información.

Se evidencia matriz de control de los proyectos tecnológicos, con el

porcentaje de avance de ejecución y logros de cada uno de ellos con corte

al cuarto trimestre del 2020.

Verificada la información, se observa el seguimiento correspondiente al

segundo semestre de la vigencia 2020, sin embargo se recomienda

fortalecer las evidencias de los controles que establece el mismo

procedimiento de Gestión de Proyectos Tecnológico. Así mismo durante

la vigencia, se visualizó la socialización del PETIC de la entidad ante la

alta gerencia, así como al mismo equipo OTI.





2. Establecer mediante

resolución la mesa técnica

de Arquitectura

Empresarial, Gestión del

Conocimiento e Innovación

adscrita al Comité

Institucional de Gestión y

Desempeño.

Resolución y correos De acuerdo con los procedimientos denominados

"GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS Y USUARIOS" y

"GESTIÓN DE INCIDENTES" , se proyectaron

informes mensuales de seguimiento a la atención de

usuarios y Mesa de Ayuda - correspondientes a

octubre, noviembre y diciembre

Se evidencia la expedición de la Resolución No. 581 del 11 de diciembre de

2020, por medio de la cual se adopta el Portafolio de Políticas Tecnológicas e

instrumentos de la Gestión de la Información Pública afines a la Política de

Gobierno Digital en la Agencia Nacional de Minería, y la creación y

conformación de la Mesa Técnica de Arquitectura Empresarial, y Gestión del

Conocimiento e Innovación de la ANM, logrando la acción programada para la

vigencia 2020.

Se observan los informes mensuales correspondientes al último trimestre

del 2020, donde se detallan las actividades relacionadas. La OCI pudo

evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han

visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se

encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen

sean eficaz y eficiente

3. Socializar internamente

mínimo una vez al año el

procedimiento de Gestión de

Proyectos

Tecnologicos y PETIC

Listas de asistencia Se presentó el balance de ejecución de los Proyectos PETIC en

2020, ante el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño, celebrado el 16 de diciembre de 2020. El

7 de febrero de 2020, se socializó el Plan Estratégico

de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones –PETIC-, en la Oficina de Tecnología

e Información, por parte del Arquitecto Empresarial –

Ingeniero Álvaro Echeverry-.

Socialización del PETIC, ante el comité Institucional de Gestión y Desempeño realizada el 16 de

Diciembre de 2020, así mismo al equipo de trabajo OTI.

Se observa documento socializado ante el comité de gestión y desempeño, sobre el Plan Estratégico d e Tecnologías e Información –PETIC.

La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente

64

ADMINISTRACIÓN DE TECNOLOGÍAS E INFORMACIÓN

Atención inoportuna

a las solicitudes que

recibe la Oficina de

Tecnología e

Información (OTI)


mensual a la ejecución de

los procedimientos de

"GESTIÓN DE

REQUERIMIENTOS Y

USUARIOS" y "GESTIÓN

DE INCIDENTES"

Informes

Correos/Actas

Listas de

asistencia

Se mantiene el control definido. También, se dispone del Instructivo

ATENCIÓN A USUARIOS CÓDIGO: APO4-P-001-I-002, cuyo objetivo es

proporcionar directrices para llevar a cabo la atención de incidentes y

problemas informáticos reportados al Centro de Servicios Tecnológicos;

éste aplica para el personal del Centro de Servicios Tecnológicos y para el

personal -que en segundo y tercer nivel - brinda soporte a los usuarios de

la Entidad.

De acuerdo con los procedimientos denominados

"GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS Y USUARIOS" y

"GESTIÓN DE INCIDENTES”, se proyectaron

informes mensuales de seguimiento a la atención de

usuarios y Mesa de Ayuda - correspondientes a

octubre, noviembre y diciembre de 2020-.

Conforme las evidencias aportadas, se visualizan los informen mensuales de la

gestión de requerimientos y usuarios correspondiente al último trimestre del año

2020, los cuales consolidan el detalle las actividades de soporte a usuarios

(incidentes, requerimientos y cambios).

Se observan los informes consolidados de la gestión de requerimientos y

usuarios correspondiente a los meses de octubre, noviembre y diciembre

de 2020, lo que refleja el tratamiento residual del riesgo.

2. Realizar una

sensibilización a nivel

Entidad de las herramientas

tecnológicas que dispone la

ANM.

Correos/Actas

Listas de asistencia

Se realizó capacitación en la herramienta Sharepoint.

Se celebró reunión de sensibilización en IPv6, dirigida

a la Oficina de Tecnología, el 14 de octubre de 2020.

También se realizó transferencia de conocimiento en

IPv6, el 23 de octubre de 2020, convocando a la

participación a través del correo institucional

Comunicaciones ANM y del correo Servicios

Tecnológicos.

Se observan listas de asistencia y correos electrónicos de jornadas de

capacitación sobre temas de Acceso a VPN, Sharepoint, Project y Transferencia

de conocimiento de IPV6.

Los controles para mitigar el riesgo se observan gestionados., lo que se

refleja a través de la sensibilización y participación por parte de los

funcionarios.





3. Adelantar gestión oportuna

de la vinculación y /o

contratación del servicio y/o

personal que coadyuve a la

prestación oportuna de los

servicios de TI en la Entidad

Contratos La Mesa de Ayuda opera según contratación, a través

de la ORDEN DE COMPRA 39685 de 2019, cuyo

objeto es la Contratación del servicio de Mesa de

Ayuda y mantenimiento preventivo y correctivo para

los equipos de cómputo, periféricos y servidores de la

Agencia Nacional de Minería.

La entidad contó con la disponibilidad de la prestación del servicio de mesa

de ayuda y mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo,

a través de la ORDEN DE COMPRA 39685 de 2019

Durante la vigencia del 2020 el control definido permitió a la entidad

contar con la disponibilidad del recurso para la atención de servicios

de soporte informático.





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

65

ADMINISTRACIÓN

DE TECNOLOGÍAS E

INFORMACIÓN

Afectación de los

servicios tecnológicos

que soporta la OTI

comprometiendo la

integridad, disponibilidad

y confiabilidad de la

información.

1. Realizar semanalmente la

revisión de los cambios

propuestos en reunión

liderada por OTI - GESTIÓN

DE CAMBIOS

TECNOLÓGICOS

Correos/Actas

Listas de asistencia

Se agregó el siguiente control: Se dispone del procedimiento de

"SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION", CÓDIGO:

APO4-P-004, cuyo objetivo es: Proteger los sistemas de información de

la Agencia Nacional de Minería, con sus correspondientes bases de

datos y la infraestructura tecnológica que los soporta, garantizando la

conformidad con las políticas de seguridad establecidas en la Entidad;

asimismo, asegurando la confidencialidad, integridad, disponibilidad de

la información. Se mantiene el seguimiento y control definido.

Se socializó el procedimiento Gestión de Control de

Cambios Tecnológicos, presentando los ajustes

efectuados. Semanalmente y, cuando se requiere de

forma extraordinaria, se realizan las reuniones de

Control de Cambios Tecnológicos.

Se visualiza presentación de Gestión de Control de Cambios Tecnologicos. Se observan debilidades en la socialización del procedimiento, en cuanto

a soportar la evidencia de las reuniones, sin embargo, se visualiza

reporte de los cambios realizados, conforme el reporte de la herramienta

Aranda.




acciones que se tienen sean eficaz y eficiente. 2. Informes mensual

sobre el monitoreo

efectuado a los

componentes

tecnológicos

Informes Se proyectan informes de monitoreo a los

componentes tecnológicos. Se generan informes

mediante la herramienta SCOM.

Se visualiza reporte de monitoreo a los componentes tecnológicos, sin

embargo es importante fortalecer la evidencia, del monitoreo realizado en el

cuarto trimestre del 2020.

Se evidencia un (1) reporte del monitoreo a los componentes tecnológicos

de la entidad, sin embargo, dicho documento adolece de fechas de

monitoreo, por lo que se sugiere documentarlo.





3. Informe mensual sobre

actividades periódicas

preventivas efectuadas

sobre las bases de datos.

Informes El Ingeniero Administrador de Bases de Datos proyecta

reporte mensual de monitoreo de Bases de Datos. Para

el cuarto trimestre de 2020, se generaron los reportes

para octubre, noviembre y diciembre de 2020.

Se evidencian reportes del monitoreo a las bases de datos de fiscalización,

se recomienda documentar el estado de las demás bases de datos de la

entidad.

Se observa el monitoreo a las bases de datos, documento que refleja el

estado actual con sus respectivas conclusiones y recomendaciones del

monitoreo. La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron

para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se

refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que

las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

4. Plan anual sobre

mantenimiento de la

plataforma tecnológica

Cronograma Se efectuaron ventanas de mantenimiento sobre

diferentes servicios, anunciando a la Entidad

mediante correo electrónico emitido por Servicios

Tecnológicos.

Se observa Plan de Mantenimiento a los Sistemas de Información y bases de

datos, sin embargo se recomienda fortalecer la evidencia con el respectivo

cronograma de mantenimiento, conforme la evidencia establecida en la

definición del Mapa de Riesgos de Gestión.

Se observan ventanas de mantenimiento comunicados a los funcionarios,

relacionadas a los sistemas de información Control a la Producción,

Intranet, Portal Web, AnnA Minería, IPV6, Portal ANM, SGD y Expediente

Minero Digital, información que se recomienda documentar en el

cronograma establecido.

5. Generar la Matriz BIA

de la ANM, insumo para

Plan Continuidad del

Negocio

Matriz BIA Se proyectó el Informe de Análisis de Impacto al

Negocio – BIA para determinar los impactos y

exposiciones potenciales asociados con una

interrupción significativa de las operaciones de la ANM.

El análisis permite identificar funciones críticas,

prioridades de recuperación e interdependencias;

también, identifica los tiempos máximos de

interrupción, los impactos tangibles e intangibles. La

información recolectada sirve como insumo para definir

las estrategias y prioridades para mitigar el impacto.

Se elaboró la hoja de ruta para capacidades resilientes

continuidad de negocio, previa a la Matriz BIA de la

Entidad. De igual forma, se proyectó la Política de

Continuidad del Negocio.

Se realizó la presentación de seguimiento a la Matriz

de Vulnerabilidades-re test el 16 de diciembre de 2020

y se socializó el informe Re-Test Vulnerabilidades.

También, se efectuó el seguimiento a la Matriz de

Vulnerabilidades Re-Test, en noviembre de 2020. Se

realizó sesión para ajustes al procedimiento Derechos

de Propiedad Intelectual

Se ejecutan acciones, de conformidad con el procedimiento de

"SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION",

CÓDIGO: APO4-P-004, cuyo objetivo es: Proteger los

sistemas de información de la Agencia Nacional de

Minería, con sus correspondientes bases de datos y la

infraestructura tecnológica que los soporta,

garantizando la conformidad con las políticas de

seguridad establecidas en la Entidad; asimismo,

asegurando la confidencialidad, integridad,

disponibilidad de la información.

Se evidencian los documentos relacionados a la capacidad de gestión de

continuidad del negocio, así mismo documento hoja de ruta para la

continuidad del negocio de la entidad.

Conforme las evidencias aportadas, se observan documentos

relacionados a pruebas y seguimientos a las vulnerabilidades

encontradas, donde se refleja las acciones gestionadas para mitigar los

riesgos de interrupción de los servicios de la entidad.









No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

66

ADMINISTRACIÓN

DE TECNOLOGÍAS E

INFORMACIÓN

Pérdida, fuga o

alteración de información

de la Agencia Nacional

de Minería afectando la

seguridad de la

información.

1. Adelantar actividades

orientadas a la gestión

segura de contraseñas

Informes

Correos/Actas

Listas de

asistencia

Se mantiene el seguimiento y control definido 1. Se implementó el módulo de Autogestión de

Contraseñas, informando su acceso y uso, a través

del correo electrónico Servicios Tecnológicos. Se

socializó la Política de Control de Acceso,

explicando: Riesgos, gestión de usuarios,

responsabilidades, entre otros.

2. Se tienen separados los ambientes. Se efectúa control

de acceso, según los ambientes dispuestos y se practica

seguimiento permanente de usuarios, roles y acceso.

Los controles establecidos, se observan soportados con los reportes de gestión de

usuarios, correos electrónicos comunicados a los funcionarios de la entidad, dando

cumplimiento al plan establecido para mitigar el riesgo.

Se evidencia la gestión relacionada a las actividades de cambio de

contraseñas, así mismo se observa la socialización de la política de

control de acceso.

La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para

este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja


acciones que se tienen sean eficaz y eficiente. 2. Separación de

ambientes de desarrollo-

pruebas y producción

Informes

Correos/Actas

Listas de

asistencia

3. Revisar y actualizar ( si

es el caso) del Manual de

Políticas del Sistema

Integrado de Gestión de

Seguridad de la

Información

Informes

Correos/Actas

Listas de

asistencia

3. Se socializaron las políticas contenidas en el Manual

de Políticas de Seguridad de la Información; se publicó

el Manual en Isolución, por parte del Grupo de

Planeación. El Manual fue aprobado por unanimidad

por los miembros del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño, en la sesión 5, celebrada el 15 de octubre de 2020. Se ejecutaron acciones en materia de Gestion de Vulnerabilities.

Se evidencia la gestión relacionada a la generación del Manual de Políticas de Seguridad de la

Información, la cual se elevó para aprobación del comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Se evidencia aprobación del Aprobación Manual de Política de

Seguridad de la Información en la sesión del 15 de octubre de 2020, lo

que fortalece la seguridad de la información en la entidad y mitiga el

riesgo residual.

La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para

este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja



4. Realizar una

sensibilización sobre

temas de seguridad de la

información a toda la

Entidad.

Informes

Correos/Actas

Listas de

asistencia

4. Se celebró jornada virtual de capacitación en

Seguridad de la Información, el 26 de noviembre de 2020,

convocando a los trabajadores de la Agencia –a través

del correo Servicios Tecnológicos y el correo, emitido por

el Grupo de Participación y Comunicaciones-. Se

emitieron comunicados de alerta de Malware y Phishing

circulando por la red, a través del correo

Comunicaciones.

Se evidencia control de las actividades programadas orientadas a fortalecer la

seguridad de la información en la entidad, en tres jornadas relacionados con temas

de capacitación sobre Ingeniería Social, Alertas de Phishing y Seguridad de la

Información

Se evidencian los soportes documentales de las jornadas de capacitación

realizadas y dirigidas a todos los funcionarios de la entidad relacionados

con temas de seguridad de la información, así como la generación de

alertas de malware y phishing que pueden afectar la red de la entidad, lo

que refleja el control residual.




se tienen sean eficaz y eficiente

67

GESTION INTEGRAL

DE LA INFORMACIÓN

MINERA

Incumplimiento de los

términos establecidos en

la Ley con relación a la

inscripción, anotación,

desanotación y ajustes

de actos

administrativos en el Sistema

Integral de Gestión Minera

1. Documentar la revisión

aleatoria trimestral por parte

del Gerente del Grupo de

Catastro y Registro Minero.

1. Matriz de

seguimiento

trimestral

En relación con el control 1 (Establecer correo

electrónico para minimizar tiempos de respuesta).

Corresponde a un control de naturaleza preventivo,

manual, documentado, continuo y con registro de su

aplicación, materializado en la Base de datos

denominada “CUADRO DE SEGUIMIENTO Y

CONTROL 2020” y “CUADRO CONTROL

ANOTACIONES” (1-10-2020 al 31-

12-2020 compuesto para el mencionado periodo por un total de 1014 registros) en los cuales es posible advertir cuadro de control en la oportunidad de la respuesta y medición de tiempos entre fecha de llegada por correo electrónico y fecha de la inscripción en el RMN.

En relación con el control 1 (Establecer correo electrónico para minimizar

tiempos de respuesta). Corresponde a un control de naturaleza preventivo, manual,

documentado, continuo y con registro de su aplicación, materializado en la Base de

datos denominada “CUADRO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 2020” y “CUADRO

CONTROL ANOTACIONES” (1-10-2020 al 31-

12-2020 compuesto para el mencionado periodo por un total de 1014 registros) en los

cuales es posible advertir cuadro de control en la oportunidad de la respuesta y

medición de tiempos entre fecha de llegada por correo electrónico y fecha de la

inscripción en el RMN.

En Relación con la Acción No 1. Se tendrá que no se presentó las

evidencias que soportan la realización de las acciones de revisión

aleatoria trimestral correspondientes a los periodos Julio-septiembre 2020

y octubre-diciembre 20202, esto atendiendo que el Mapa de Riesgos de

Gestión define como actividad la constitución de cuadro de control o matriz

denominada “Matriz de Seguimiento Trimestral ”

2. Socialización de los

procedimientos

actualizados a nivel

Entidad.

2. Lista de Asistencia

/Acta de Reunión -

Correo y/o memorando

En relación con el control 2 (Revisión aleatoria trimestral) Corresponde a un

control de naturaleza preventivo, manual, documentado, aleatorio y sin registro (esto

último atendiendo que evaluada la evidencia presentada no fue posible establecer en

que fechas de los trimestres 3 y 4 del 2020 se aplicó dicho control e igualmente que

resultados genero su aplicación en términos de acciones de mejora o evaluación de

la ejecución del procedimiento (Actas, informes, etc). Por lo anterior no es posible

pronunciarse sobre la efectividad del mismo para el periodo comprendido entre el 1-

07-2020 al 31-12-2020. En concordancia con lo anterior la OCI recomienda fortalecer

las actividades de documentación de la aplicación del control, las cuales tendrán un

impacto directo en el ejercicio de actividades de monitoreo (en el marco de la segunda

línea de defensa) así como de seguimiento (en el marco de la tercera línea de defensa)

En Relación con la Acción No 2. No se evidencian actividades de

socialización nivel de la Entidad de los procedimientos de inscripción,

anotación y desanotación para la vigencia comprendida entre el 1-07-2020

al 31-12-2020. Adicionalmente aclarando que examinado el sistema

ISOLUCION en relación con el Proceso de GESTION INTEGRAL DE LA

INFORMACION MINERA no se evidencia que durante la vigencia 2020

los procedimientos correspondientes con la inscripción, anotación y

desanotación de actos en el SIGM-AnnA Minería se hubieren actualizado,

esto sin perjuicio de señalar que según la evidencia presentada por el

Grupo de Catastro y Registro Minero dicho proceso se encuentra en

proceso de implementación ( Ver correo denominado DOCUMENTACION

EN PROCESO ACTUALIZACION – GESTION INTEGRAL MINERA )

3. Revisar semestralmente

eventuales cambios

normativos y

jurisprudenciales en

relación al Sistema Integral

de Información Minera. 4.

Establecer responsables

para diligenciar matrices de

control de trazabilidad -

VCyT de manera

permanente.

3. Correo entre el

Grupo de Trabajo

compartiendo los

cambios normativos y

jurisprudencial. 4.

Matriz de control de

trazabilidad - VCyT

En relación con el control 3 (SIGM – AnnA Minería) Corresponde a un control de naturaleza

preventivo, automático, documentado, continuo y con registro de su aplicación en la

Herramienta, el cual se encuentra en Operación e implementación paulatina por ciclos, esto

desde el 13 de diciembre del 2020. La Herramienta fue objeto de auditoria de la OCI soportado

en Informa ANM- OCI-051-2020.

En relación con el Control 4 (Procedimientos Actualizados para la inscripción, anotación

y desanotación de actos en el SIGM). Se tendrá que examinada la Herramienta ISOLUCION

en relación con los procedimientos que componen el Proceso de “GESTION DE LA

INFORMACION MINERA” se tendrá lo siguiente: a) Procedimiento “INSCRIPCIONES Y

ANOTACIONES DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y JUDICIALES EN EL RMN” MIS6-P-002

versión 2 del 27 de abril del 2018; b) Procedimiento “DESANOTACION DE SOLICITUDES EN

EL CMC” MIS6-P-003 versión 3 del 27 de abril del 2018. No se observa que durante la vigencia

2020 se hubieren adelantado actividades tendientes a efectuar la revisión y actualización de los

procedimientos de inscripción, anotación y desanotación de actos en el SIGM- AnnA Minería,

razón por la cual concluye frente a este control que el mismo no fue aplicado durante la vigencia

2020 como mecanismo para la mitigación de la probabilidad de materialización del riesgo,

razón por la cual la OCI recomienda al Grupo de Catastro y Registro Minero, adelante las

actividades tendientes a su respectiva aplicación.

En Relación con las Acciones 3 y 4. La OCI no formula observación alguna,

recomendado al Grupo de Catastro y Registro Minero fortalecer las

actividades de documentación de la aplicación de las acciones establecidas









No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





riesgo residual

68 GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS -

REGALIAS

Generar una expectativa

diferente de ingresos en

EEFF por causación

canon superficiario e

intereses en comparación

a la realidad de los títulos

mineros y Regalías

1. Realizar trimestralmente

reporte de conceptos

económicos emitidos por el

Grupo de Regalías y

Contraprestaciones

Económicas

1. Informes

2. Memorando

3. Lista de Asistencia/Acta de

Reunión

Se continúa trabajando en la verificación y consolidación de los conceptos

técnicos emitidos por el Grupo económico, lo cual ha permitido verificar que

se está cumpliendo con el seguimiento a las obligaciones económicas de

los expedientes mineros para todos los minerales.

Se continúa trabajando en la revisión y seguimiento a

los conceptos económicos de los títulos de pequeña y

mediana minería y suministro de información

necesaria de las obligaciones económicas para el

cobro efectivo de las mismas. En la carpeta Riesgo 1.

Se evidencia los informes de evaluaciones

económicas de canon realizadas por el Grupo

Económico, correspondiente al segundo trimestre de

2020.

Así mismo se continúa trabajando con los títulos

evaluados y con los respectivos c o n c e p t o s

e c o n ó m i c o s cargados en la herramienta de

fiscalización durante este periodo. En este informe se

detalla por título, titular, N° consecutivo del concepto

y fecha del cargue en fiscalización.

En relación con el ítem 2, no se han elaborado

memorando para efectos de aplicar ajustes de cartera

y/o aclaraciones de los cánones superficiario, pues los

económicos tienen un capítulo de recomendaciones

donde se determinan estas situaciones, pero es

necesario que éstos sean acogidos mediante autos,

por lo que los memorando los genera y envía a

Financiera el Grupo de Seguimiento y Control

mediante los P.A.R.

Con relación al seguimiento realizado por el líder del proceso a los riesgos, la

Oficina de Control Interno observó las evidencias documentadas de

evaluaciones económicas cargadas en la herramienta de fiscalización de la

implementación de los controles prepuestos para mitigar la ocurrencia

para el segundo control no se han elaborado memorando para efectos de

aplicar ajustes de cartera y/o aclaraciones de los cánones superficiario, pues

los económicos tienen un capítulo de recomendaciones donde se determinan

estas situaciones

Se observó el seguimiento realizado evaluaciones económicas de

acuerdo evidencias, la aplicación del control fueron eficaces, eficientes y

efectivos en el manejo del riesgo residual por parte del responsable; se

alcanzaron los resultados esperados, para mitigar la ocurrencia o

materialización del riesgo.





2. Realizar memorandos

para aplicar ajustes de

cartera y/o aclaraciones

de los canones

superficiarios o

intereses.

2. Memorando Se continúa trabajando en la verificación y consolidación de los conceptos








para el segundo control no se han elaborado memorando para efectos de aplicar

ajustes de cartera y/o aclaraciones de los cánones superficiario, pues los

económicos tienen un capítulo de recomendaciones donde se determinan estas

situaciones











cada vez que se requiera

con el Grupo Proyecto Anna

Minería para implementar

formulario de declaración,

liquidación y pago de

regalías en línea

3. Lista de Asistencia/Acta de

Reunión

Se continúa trabajando en la verificación y consolidación de los conceptos








para el segundo control no se han elaborado memorando para efectos de

aplicar ajustes de cartera y/o aclaraciones de los cánones superficiario, pues

los económicos tienen un capítulo de recomendaciones donde se determinan

estas situaciones










69

GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS

Dar respuesta

inoportuna e

incompleta a las

PQRS y trámites de

los mineros y

ciudadanos en

general.

1. Solicitar acompañamiento

al Grupo del Proyecto

Minero Digital cuando se

presenten diferencias en los

expedientes requeridos para

dar respuesta.

1. Correos y /o Ticket Mediante reportes e informes trimestrales del Grupo de Participación

Ciudadana y Comunicaciones se consolidan, analizan y se realiza

seguimiento continuo a todas las PQRS allegadas a nivel nacional.

Adicionalmente mediante correos electrónicos remitidos periódicamente a

los respectivos responsables de cada área se complementa el

seguimiento, a fin de garantizar la atención de todas las PQRS.

Durante el Cuarto trimestre de la vigencia 2020, se han

realizado las siguientes acciones para mitigar el riesgo

objeto de análisis: (i) Seguimiento a casos de falencia

de información aplicativo ARANDA, suministrado por

una profesional encargada (Anexo 1) y (ii) Seguimiento

a las PQRS a través de correo electrónico en donde se

adjunta el estado de las solicitudes. (Anexo 2). Las

anteriores acciones permiten que los funcionarios y/o

contratistas que apoyan la función de fiscalización

cuenten con todos los insumos suficientes para dar

respuesta de fondo y en oportunidad

a los peticionarios. Adicionalmente con los correos

electrónicos se realiza el seguimiento de los tiempos de

respuesta de los derechos de petición.

En varios de los documentos analizados se ha

observado que la respuesta no se encuentra

asociada al radicado principal, sin embargo, se

verifica que efectivamente se haya dado respuesta.

La anterior situación obedece a que la asignación por

el SGD no es en todos los casos en tiempo real.

Con relación al seguimiento realizado por el líder del proceso a los riesgos

realizados, la Oficina de Control Interno observó las evidencias documentadas

de la implementación de los controles prepuestos para mitigar la ocurrencia,

se observó los correos electrónicos con lo tickes y el reporte de la gestión a los

PQRS

Se observó el seguimiento realizado a las PQRS para el cumplimiento de

los términos de ley, mediante correos electrónicos a los responsables de

la atención de la PQRS, se observan evidencias documentadas sobre el

estado de los PQRS con los respectivos informes, dado lo anterior se

considera que la aplicación de los controles fue eficaz, eficiente y efectivo.




acciones que se tienen sean eficaz y eficiente. 2. Realizar seguimiento en la

oportunidad de las

respuestas, y a los casos

reportados en el informe de

la ANM. (acción a cargo de

los responsables del PAR o

en Sede Central)

2. Correos y archivo de Excel

70

GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS

Fallas al identificar y

documentar el

incumplimiento de las

obligaciones

contractuales y legales

de los títulos mineros.

1. Realizar

trimestralmente revisión

aleatoria en productos

entregados por Ingenieros

o abogados, tanto de

planta como de contrato

para identificar falencias

del proceso e incluir en las

capacitaciones.

1. Informe Se realizó verificación de productos no conforme a través de una muestra

aleatoria de resoluciones durante el segundo trimestre, lo cual permitió

verificar que se cumplieran con los requisitos técnicos y legales para

adoptar una decisión de fondo.

Durante el cuarto trimestre de la vigencia 2020, se ha

realizado el seguimiento de los actos administrativos

que resuelven de fondo, a través de un reporte mensual

de trámites firmados y pendientes, que es liderado por

el equipo de filtros de la ANM. Así mismo se envían

reportes a los coordinadores a través de correo

electrónico. (Anexo 1). Se analizó una muestra de las

Resoluciones verificando los vistos buenos de los

abogados filtros (Anexo 2)

Respecto al seguimiento a las acciones de manejo de riesgo residual, la OCI

observó las matrices de seguimiento realizados trimestralmente durante la

vigencia 2020, a los actos administrativos elaborados por los PAR, finalmente

se observó las muestras tomadas para verificar los vistos buenos dados a los

actos administrativos por parte de los abogados filtros

Se observó las evidencias documentadas de la aplicación de los controles

sobre revisión aleatoria en productos entregados por Ingenieros o

abogados, así como la socialización de los lineamientos durante la

vigencia 2020, la OCI considera que la aplicación de los controles fue

eficaz, eficiente y efectivo.









No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

71

GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS

Elaborar actos

administrativos que no

respondan a la realidad

de los hechos o que no

cumplan el marco legal

normativo (Actos que se

desprende de las

evaluaciones

documentales o de las

inspecciones de campo)

1. Realizar

trimestralmente revisión

aleatoria en productos

entregados por Ingenieros

o abogados, tanto de

planta como de contrato

para identificar falencias

del proceso e incluir en las

capacitaciones.

1. Informe Se realizó verificación de productos no conforme a través de una muestra








el equipo de filtros de la ANM. Así mismo se envían

reportes a los coordinadores a través de correo

electrónico. (Anexo 1). Se analizó una muestra de las

Resoluciones verificando los vistos buenos de los

abogados filtros (Anexo 2)


observó la matriz y la evidencia documental de la aplicación del control durante

la vigencia 2020, las evidencias reportadas fueron las bases de datos y el

seguimiento de los actos administrativos que resuelven de fondo

Se observó el seguimiento realizado de los actos administrativos de









2. Realizar una reunión de

socialización mínimo

trimestralmente o cada vez

que se requiera, a fin de

validar si hay cambios

normativos que requieran

actualizar formatos y

procedimientos.

2. Lista de asistencia

72 GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS

Inoportunidad en la

liquidación de títulos

mineros y omisión de

aspectos definidos

contractualmente

1. Seguimiento mensual

a liquidación de títulos

mineros.

Listados de asistencia Teniendo en cuenta la Emergencia económica y social originada por el

COVID 19, se ha realizado gestión con el apoyo de imágenes satelitales.

Durante el cuarto trimestre de la vigencia 2020, se

realizó lo siguiente: (i) Seguimiento mensual a través

de base de datos y correos electrónicos, en dicha base

se identifica el estado de cada uno de los títulos

pendientes de liquidar y mensualmente se

analiza en reunión de cifras los avances en materia de liquidación

y mediante correos se hacen los respectivos seguimientos. (Anexo

1, base de datos, correos, presentación de cifras). (ii)

Uso de imágenes de satélites como insumo para

cierre de expedientes mineros (Anexo 2.

Memorandos de lineamientos sobre liquidaciones,

cierres administrativos). (Anexo 3. Capacitaciones

respecto al proceso de liquidación)

Respecto al seguimiento a las acciones de manejo de riesgo residual, la

OCI observó como evidencia documentada la base de datos en Excel del

inventario de títulos pendientes por liquidar y las imágenes satelitales como

insumo para liquidación de los títulos

Se observó las evidencias documentadas de la aplicación de los controles,

sobre los títulos pendientes de liquidar con el fin de dar cumplimiento a los

términos de ley, se evidencia Capacitación Liquidación de Contratos,

r eso luc iones de cierre administrativos realizados en la vigencia y la

base de datos de los títulos a liquidar corte 31 de diciembre 2020, se



La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

2. Consulta a la Oficina

Asesora Jurídica para

establecer con certeza los

términos para este tipo de

trámites.

Listados de asistencia

73

GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS

Incumplimiento a la

realización de las

inspecciones de campo a

los títulos mineros objeto

de fiscalización.

1. Revisión de los informes

de visitas a campo

realizados por los

ingenieros.

1. Informe y/o lista de

asistencia-acta de

reunión

A través de los comités de verificación y seguimiento a la fiscalización,

mensualmente se realiza seguimiento al cumplimiento de las metas de

las inspecciones de campo.

La VSCSM mediante comités de verificación y

seguimiento a la fiscalización revisó la planeación y

ejecución de las metas a las inspecciones de campo

durante el cuarto trimestre, aclarando que las visitas de

campo en general durante el año 2020 se suspendieron

temporalmente y posteriormente se han venido

reactivando pero con las restricciones que con ocasión

a la emergencia sanitaria producto del Covid-19 se

vienen presentando en las diferentes regiones del país.

(Anexo 1).

Teniendo en cuenta la gravedad de esta emergencia

económica y social la VSCSM se encuentra

implementado un nuevo modelo de Fiscalización 5G,

a efectos garantizar la continuación en el Seguimiento

y Control a los títulos mineros, para ello se ha

implementado el análisis de las actividades en el área

a través de imágenes satelitales y el Seguimiento en

Línea (Anexo 2 presentación nuevo modelo de

fiscalización, presentación seguimiento a imágenes y

SEL).

Respecto al seguimiento a las acciones de manejo de riesgo residual, la

OCI observó los soportes documentados de la gestión realizada a través

de los comités de verificación y seguimiento a la fiscalización se realiza

mensualmente para evaluar el cumplimiento de la realización de las visitas,

La OCI evidencio las socializaciones del nuevo modelo 5G, en aras de

continuar con las visitas de fiscalización en los pares así como la Gestión

de Imágenes Satelitales para realización de las visitas de fiscalizaciones

alcanzaron los resultados esperados, con el fin de mitigar la ocurrencia o

materialización del riesgo

.





74 GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS

Inoportunidad en la

generación de acciones

de control

posterior a la

evaluación

documental o visita

de inspección

1. Realizar trimestralmente

revisión aleatoria en

productos entregados por

Ingenieros o abogados, tanto

de planta como de contrato

para identificar falencias del

proceso e incluir en las

capacitaciones.

1. Informe y/o lista de

asistencia-acta de

reunión

Se realizó verificación de productos no conforme a través de una muestra








el equipo de filtros de la ANM. (Anexo 1). Para controlar

de forma posterior las actuaciones se cuenta con el

indicador “Decisiones de Control”, el cual permite

evidenciar las actuaciones posteriores a la realización

de una inspección de campo. Se ad junta los soportes

de indicador antes anotado. (Anexo 2).


observó la base de datos del seguimiento de los actos administrativos que se

encuentran firmados y pendientes,

De acuerdo a la verificación realizada por la OCI se evidenció las

evidencias de la aplicación del control y la efectividad del manejo del

riesgo residual con el fin de mitigar la materialización del riesgo.





2. Generar reporte de

programación de visitas

y programación

documental

2. Archivo de Excel -

reporte herramienta

fiscalización





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

75 GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS -

NOTIFICACIONES

Debilidades en la

identificación de recursos

de Regalías para

la correcta distribución y

transferencia al Min

Hacienda.


cada vez que se requiera

con el Grupo Proyecto Anna

Minería para implementar

formulario de declaración,

liquidación y pago de

regalías en línea; así como

la distribución y

transferencia al Min.

Hacienda

1. Lista de Asistencia -

Acta de reunión

Se continúa trabajando en reuniones con el Grupo de Anna Minería en

todo el diseño y estructuración del formulario en línea de liquidación de

regalías y de contraprestaciones económicas tanto de los títulos de

pequeña y mediana minería así como los titulo de Gran Minería, así mismo

se ha trabajado en los formularios de declaración de los titulares mineros,

así como de los exportadores y agentes retenedores.

A lo largo de la Vigencia de 2020 se ha realizado varias

mesas de trabajo junto con el Grupo de Anna Minería,

lo que se puede evidenciar en los diferentes correos

electrónicos que se han cruzado con el Grupo de Anna

Minería, de nuestra observaciones y sugerencias en

cada una de las actas así como las observaciones de

los casos de uso que se han venido trabajando en todo

este proceso.


Oficina de Control Interno observó las evidencias documentadas de la

implementación de los controles prepuestos para mitigar la ocurrencia, el

diseño y estructuración del formulario en línea de liquidación de regalías y de

contraprestaciones económicas tanto de los títulos de pequeña y mediana

minería

Se observó el seguimiento a el diseño y estructuración del formulario en

línea de liquidación de regalías y de contraprestaciones económicas tanto

de los títulos de pequeña y mediana minería de acuerdo evidencias, la

aplicación del control fueron eficaces, eficientes y efectivos en el manejo

del riesgo residual por parte del responsable; se alcanzaron los resultados

esperados, para mitigar la ocurrencia o materialización del riesgo.





76

GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS -

NOTIFICACIONES

Generar expectativa de

ingresos de Regalías y

Compensaciones no

acordes con la realidad.

1. Asegurar la

segregación de funciones,

el uso de perfiles de

acceso y actividad de

muestreo

Reporte de segregación

de funciones, perfiles y

actividades de muestreo

adelantadas

El grupo de regalías continúa trabajando en los controles al seguimiento a

los procesos y procedimientos, mediante el Grupo de funcionarios

designados por el Gerente de Regalías con el fin que trimestralmente

realicen mediante muestreo la revisión del cumplimiento de cada uno de

los pasos o requisitos exigidos con el fin de emitir los Vo.Bo a los procesos

de Exportación a través del VUCE.

De la información entregada por cada uno de las

personas designadas para ejercer el seguimiento a

estos procedimientos se recibió la información de las

muestras realizadas y nos encontramos en el proceso

de mejora y análisis de las observaciones y hallazgos

encontrados.



de la implementación de los controles prepuestos para mitigar la ocurrencia, se

observó la revisión del cumplimiento de cada uno de los pasos o requisitos

exigidos con el fin de emitir los Vo.Bo a los procesos de Exportación a través

del VUCE

Se observó el seguimiento el cumplimiento de cada uno de los pasos o

requisitos exigidos con el fin de emitir los Vo.Bo a los procesos de

Exportación a través del VUCE de acuerdo evidencias, la aplicación del

control fueron eficaces, eficientes y efectivos en el manejo del riesgo

residual por parte del responsable; se alcanzaron los resultados






77 GESTION INTEGRAL

PARA EL SEGUIMIENTO

Y CONTROL A LOS

TITULOS MINEROS -

NOTIFICACIONES

Generación de Vo.Bo a

los trámites de

exportación de los

diferentes minerales o

registro de

comercializadores

(RUCOM) sin

cumplimiento de

requisitos

1. Realizar una capacitación

anual para sensibilizar al

Grupo de Trabajo el

procedimiento

1. Lista de Asistencia -

Acta de reunión

El grupo de regalías continúa trabajando en los controles al seguimiento a

los procesos y procedimientos, mediante el Grupo de funcionarios

designados por el Gerente de Regalías con el fin que trimestralmente

realicen mediante muestreo la revisión del cumplimiento de cada uno de

los pasos o requisitos exigidos con el fin de emitir los Vo.Bo a los procesos

de Exportación a través del VUCE.

De la información entregada por cada uno de las

personas designadas para ejercer el seguimiento a

estos procedimientos se recibió la información de las

muestras realizadas y nos encontramos en el proceso

de mejora y análisis de las observaciones y hallazgos

encontrados. Así mismo se envió correo al Ministerio

de Comercio Exterior con el fin se creen perfiles de

acceso a los funcionarios del Grupo que van a efectuar

el seguimiento a los procesos de Exportación VUCE de

los minerales.



de la implementación de los controles prepuestos para mitigar la ocurrencia, se

observó la asignación de funcionarios designados por el Gerente de Regalías

con el fin que trimestralmente realicen mediante muestreo la revisión del

cumplimiento de cada uno de los pasos o requisitos exigidos con el fin de emitir

los Vo.Bo a los procesos de Exportación a través del VUCE

Se observó el seguimiento el cumplimiento de cada uno de los pasos o

requisitos exigidos con el fin de emitir los Vo.Bo a los procesos de

Exportación a través del VUCE de acuerdo evidencias, la aplicación del

control fueron eficaces, eficientes y efectivos en el manejo del riesgo

residual por parte del responsable; se alcanzaron los resultados






78

GENERACIÓN DE

TITULOS MINEROS

Generar

inadecuadamente la

definición de las áreas

mineras.

1. Informar al Grupo

responsable de Anna

Minería cada vez que se

requiera sobre las

diferencias de negocio

encontradas, a fin de ser

ajustadas

1. Correo y/o memorando

2. Concepto técnico

3. Videos tutoriales en la

pág. Web de la Entidad

Control No 1 - En relación con la Herramienta Anna Minería. Corresponde

a un control de naturaleza preventivo, automático, documentado, continuo y

con registro de su aplicación en la Herramienta. Entendiendo que la

herramienta válida automáticamente el filtro técnico ya que el área minera

solicitada es definida por el solicitante al momento de su radicación, lo que

implica

un manejo automático sin la intervención de personal de la Agencia.

Adicionalmente examinado el informe de Auditoria ANM-OCI-051-2020realizado

sobre la Herramienta AnnA Minería no se evidencio la existencia de No

conformidad u Oportunidad de Mejoramiento alguna sobre la aplicación de dicho

control a través de los Ciclos 1 (Gestión de Usuarios), 2 (Radicación de

solicitudes) y 4 (Mapas) de AnnA Minería los cuales se encuentran en producción

desde el 3 de diciembre del 2019.

En atención a las evidencias presentadas y analizadas, para la OCI este control

cumple para el periodo comprendido entre el 1-07-2020 al 31-12-2020 con el

requisito de efectividad, por cuanto se dirige a mitigar directamente el nivel de

riesgo inherente establecido.

En relación con la Acción No 1. Se presentó el documento denominado “INFORME

TECNICO VERSION 4” de fecha 15 de octubre del 2020, del cual una vez examinado

soporta las actividades correspondientes al tratamiento desviaciones en el área geométrica

de las solicitudes TAI-16371 y TLR-13271. Por lo anterior se tendrá que durante el periodo

1-07-2020 al 31-12-2020 la acción establecida fue ejecutada por el Grupo de Contratación

Minera de la ANM y la misma de manera efectiva se dirige a controlar el riesgo residual

que genera la aplicación del control automático establecido a través de Anna Minería.

La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto

retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso

para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

2. Generar una 2da

validación cada vez que

se requiera, respecto la

definición de áreas

mineras, cuando se requiera

por el usuario interno o

externo.

2. Concepto técnico En relación con la Acción No 2. Se evidencia la realización para el periodo comprendido

entre el 1-07-2020 al 31-12-2020 de las acciones de segunda validación para la definición

de áreas, esto soportado en la emisión de los respectivos conceptos técnicos, se tiene

evidencia en Carpeta denominada “CONCEPTOS TECNICOS DE CORRECCION”. Por lo

anterior se tendrá que durante el periodo 1-07-2020 al 31-12-2020 la acción establecida fue

ejecutada por el Grupo de Contratación Minera de la ANM y la misma de manera efectiva se

dirige a controlar el riesgo residual que genera la aplicación del control automático establecido

a través de Anna Minería.

La OCI pudo evidenciar que los controles que se establecieron para este riesgo se han visto

retrasadas por ello estas acciones no se refleja cumplida por ello se encuentra en proceso

para culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

3. Gestión del cambio a

través de videos tutoriales

a los usuarios para el

proceso y manejo con la

herramienta Anna Minería

3. Videos tutoriales en

la pág. Web de la

Entidad

En relación con la Acción No 3. Se tendrá que una vez efectuada

revisada la Pagina de la ANM en el link

https://www.anm.gov.co/?q=informacion-anna-mineria, se encuentran

publicados: 1) videos tutoriales a los usuarios para el proceso y manejo

con la herramienta Anna Minería; y 2) Base de datos geográfica AnnA

Minería cuenta con unos videos tutoriales. Para la OCI la acción de

control, de enfoque preventivo dirigida a facilitar ante los usuarios la

gestión del cambio, fue debidamente gestionada durante el periodo 1-07-

2020 al 31-12020, luego éstas se dirigen a controlar el riesgo residual

que genera la aplicación del control automático establecido a través de

Anna Minería. La OCI pudo evidenciar que los controles que se

establecieron para este riesgo se han visto retrasadas por ello estas


culminar para que las acciones que se tienen sean eficaz y eficiente.

http://www.anm.gov.co/





No

Riesgo

Proceso

Riesgo

Acciones

Registro/Evidencia





residual

79

GENERACIÓN DE

TITULOS MINEROS

Falencias en la

elaboración de los

conceptos técnicos frente

a áreas mal definidas.

1. Revisar que todos los

conceptos técnicos cuenten

con los registros

de los profesionales que

revisaron y aprobaron.

Conceptos técnicos que

definen las áreas al

interior del proceso para

el otorgamiento de títulos

mineros o autorización

de subcontratos con el

visto bueno del otro

profesional.

La OCI verificó el seguimiento realizado por la Coordinación del Grupo de Legalización Minera La OCI pudo verificar con relación al seguimiento

realizado a las acciones de manejo del sobre el control identificado, el cual corresponde a un control detectivo, manual, documentado, riesgo residual,

que éstas han sido eficaces, eficientes y efectivas al cumplirse lo previsto continuo y con registro materializado a través de la base de dato denominada

“FILTRO en los controles con relación la trazabilidad en las actividades de revisión y aprobación de TECNICO” (66) y “FILTRO JURIDICO”

(70). Lo anterior evidencia la existencia de tableros de los conceptos técnicos que se emiten, esto soportado en las evidencias presentadas. control

donde se deja trazabilidad de la gestión de los autos, requerimientos, respecto a la

cuadrícula y otros, así como de las evaluaciones técnicas efectuadas durante el II trimestre de La OCI no evidencia del análisis de las evidencias presentadas que el riesgo de gestión

2020., De esta manera se confirma que los controles definidos para la gestión del riesgo establecido se hubieren materializado durante el periodo

comprendido entre el 1-07-2020 e identificado, están documentados, se aplican y son efectivos en cuanto se dirigen a atacar la el 31-12-2020.

probabilidad de materialización del riesgo establecido.

Por otra parte, examinado el informe de Auditoria ANM-OCI-048-2020

adelantado sobre el proceso de GENERACION DE TITULOS MINEROS no

se evidencio la existencia de No conformidad u Oportunidad de Mejoramiento

alguna sobre la aplicación de dicho control, por el contrario se evidencio en

relación con la gestión de riesgos “(…) que observando que se han ejecutados

los controles establecidos para mitigar el riesgo identificado”

80

SEGURIDAD MINERA

Falta de atención de

emergencia mineras en

días y horas no laborales

1. Seguimiento y

contribución para conformar

mesa de trabajo con el

Ministerio de Minas y otras

Entidades Regulatorias para

reglamentar los turnos de

disponibilidad para las

personas que presten este

servicio.

Correos electrónicos

y/o memorandos y/o

actas de reunión

Se presentó para estudio de la Presidencia de la ANM algunas alternativas

para regular la disponibilidad

La GSSM presentó las alternativas para regular la

disponibilidad está a la espera de la decisión que se

tome junto con Presidencia. Se sigue a la espera de

los lineamentos

Con relación al seguimiento realizado por el líder del proceso al riesgo residual

, informa que se pasó la solicitud la presidencia de ANM, para determinar la

directriz de disponibilidad de los funcionarios

El grupo de Salvamento Minero presentó las alternativas para regular

la disponibilidad está a la espera de la decisión que se tome junto con

Presidencia.

81

SEGURIDAD MINERA

Equipos de Salvamento

Minero sin el

mantenimiento adecuado

que interfieran en la

adecuada atención de

emergencias.

1. Actualizaciones con

exámenes de competencia

para el mantenimiento de

equipos de salvamento

minero.

Informe de capacitación

dado por el proveedor

En las estaciones de Seguridad y Salvamento Minero y Puntos de Apoyo

de SSM se da cumplimiento al Plan Operativo de mantenimiento, ajuste y

calibración de equipos Para la calibración de equipos de medición de gases

cada 60 días o cada 180 días según la referencia, equipos de medición de

atmosferas cada 6 meses, Resucitador cada 6 meses o después de su uso.

Frente a los mantenimientos los mismos se están realizando conforme a lo

planeado, para el Circuito Cerrado o BG4 cada seis meses al igual que las

máscaras o después de su uso y los equipos de comprobación se calibran

cada año y lo realiza personal externo idóneo y calificado por las empresas

fabricantes. En algunas estaciones han realizado este mantenimiento

después de su uso debido a la accidentalidad que se ha presentado durante

el último semestre. En otras no se realiza por qué no se están llevando a

cabo los cursos presenciales de socorredor minero y/o actualización.

Se continúa con el seguimiento por parte de los

líderes de las ESSM y PASSM del Plan Operativo

Anual de calibración de equipos.

Con relación al seguimiento realizado por el líder del proceso al riesgo residual

, la Oficina de Control Interno observó las evidencias documentadas del

seguimiento realizado por parte del líder del proceso, a las estaciones de

Seguridad y Salvamento Minero y Puntos de Apoyo de

SSM frente al cumplimiento del Plan Operativo de mantenimiento, ajuste y calibración de equipos,

De acuerdo al seguimiento realizado se evidenció la efectividad del

manejo del riesgo residual y se alcanzaron los resultados esperados,

se mitiga la ocurrencia o materialización del riesgo

Elaboró: José Fernando Dussán Diaz, Bibiana Peña, Edgar Ortiz, Miller Martinez, Harlyn Pinto y Carlos Tafur

Consolido: Jose Fernando Dussán Diaz, Analista de la Oficina de Control Interno

Aprobó: Adriana Giraldo Ramirez

Jefe de Control Interno

seguimiento a las acciones del mapa de riesgos de …

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