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Plan Anual de Desarrollo Archivístico

(PADA)

Lic. Francisco Efraín Octavio Bueno Salas ED. de la Dirección Administrativa y Financiera

y Coordinador de Archivos ,212,(": :;;,"';1_:2/ :::1e :::ies¿;rrCl,'C E,(C,"'.i\"S~':C::

Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. 03910 Benito J uár,::z, CDMX Conmutador 5482 32 00, Lada sin costo 01800 849 59 70. \/'Jww.gob,mx/fifcnaf;;.

índice

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l. Marco de referencia ..................................................................................................................................................................... 3

2. J ustificación ..................................................................................................................................................................................... 4

3. Objetivo ............................................................................................................................................................................................. 5

4. Planeación ........................................................................................................................................................................................ 5

s. Administración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) ....................................................................... 15

Plan ancal de desarroilo archiv(stico Coordinación de archivos FiFONAFE 2

Avenida Revolución No. 828, lV1ixcoac; c.P. 03910 Benito Juárez, CDMX Conmutador 5482 32 00, Lada sin costo 01800 849 59 70, www.9Qb.mx/Afonafe

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l. Marco de referencia

El Fideicomiso Fondo Nacional de Fomento Ejidal (FIFONAFE), es un fideicomiso público auxiliar del Poder Ejecutivo Federal de conformidad con las disposiciones contenidas en los artículos 11,94,95,97 de la Ley Agraria y su Reglamento en Materia de la Propiedad Rural, agrupado dentro del Sector coordinado por la Secretaria de Desarrollo Agrario Territorial y Urbano, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 3°. Fracción 111,47 Y 49 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. El FIFONAFE dispone de Instrumentos de Control y Consulta Archivística, como Guías simples, inventarios documentales y Cuadro de clasificación archivística y catálogo de disposición final que se encuentra validado por el Archivo General de la Nación (AGN); instrumentos que en su conjunto coadyuvan al manejo, control y clasificación de los documentos en los Archivos de Trámite y de Concentración, en sus diferentes etapas.

El presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), es el instrumento de gestión que contempla las acciones a emprender en el Fideicomiso para el mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, estableciendo las estructuras normativas técnicas y metodológicas para la puesta en marcha de estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organización y conservación documental en los archivos de trámite y concentración. El presente PADA, está basado en el folleto Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, emitidos en versión electrónica en julio de 2015 por el Archivo General de la Nación.

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Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. Q39lQ Benito Juárez, CDiv1X Conmutador 5482 32 00, Lada sin costO Ol800 849 59 70, \/IIVI/W,gob.mx/fifonafe

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4.1 Requerimientos e insumos

Con la finalidad de cumplir con los objetivos planteados en el presente documento, se describe las actividades por realizar.

Actividades por realizar Requerimientos e insumos

Elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico Aprobación del Comité de Transparencia

Designación o ratificación del responsable de la coordinación de archivos Oficio de designación o ratificación

Designación o ratificación de los responsables de los archivos de trámite Oficio de designación o ratificación

Designación o ratificación del responsable del archivo de concentración Oficio de designación o ratificación

Designación o ratificación del Titular y Suplente ante el Comité Técnico Oficio de designación o ratificación

Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal (COTECAEF)

Designación o ratificación de los integrantes del Grupo Interdisciplinario Oficio de designación o ratificación

Participación de los responsables de:

Actualización de los inventarios documentales • Coordinación de archivo,

• Archivos de trámite,

• Archivo de concentración Actualizar la Guía simple de archivos Participación de los responsables de:

• Coordinación de archivo,

• Archivos de trámite,

• Archivo de concentración

Plan anual de desarrolle arctliv(s[ico Coordinación de archivos Fi.=CNAFE 6

Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. 03910 Benito Juárez, CDMX

Conmutador 5482 32 OO. Lada sin costo 01800 849 59 70, WW\N.9 Q b.mx/fifonafe

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Actividades por realizar Requerimientos e insumas .

Forta[ecer [a cultura archivística mediante: Cursos de capacitación • - Capacitación a [os responsables de [os archivos de trámite

• Reuniones de trabajo -Capacitación a[ responsable del archivo de concentración - Celebración de reuniones de trabajo y asesorías archivísticas. • Asesoría

• Cajas de archivo (tamaño carta y oficio) - Promover [a realización de transferencias primarias conforme [o establecido • Participación de [os responsables de: en e[ Catálogo de Disposición Documental.

Coordinación de archivo, realización de bajas documentales de los expedientes que -- Promover [a

Archivos de trámite, cumplieron sus valores primarios y secundarios, de conformidad con el -- Archivo de concentración Catálogo de Disposición Documental.

4.2 A[cance

El PADA, es de aplicación general para las áreas que integran e[ Sistema Institucional de Archivos del FIFONAFE, con el objetivo de regular la gestión y organización de archivos en cada una de las fases del ciclo vital del documento implementando acciones que fortalecerán la política de tratamiento documental.

4.3 Evidencias documentales

De acuerdo con las actividades a desarrollar a continuación se describen los siguientes entrega bies. • Acta de la Sesión del Comité de Transparencia, con el acuerdo de aprobación del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019

• Oficio de Designación o ratificación del responsable del área coordinadora de archivo • Oficio de Designación o ratificación del responsable del archivo de concentración • Oficio de Designación o ratificación de los responsables de archivo de trámite • Oficio de Designación o ratificación del Titular y Suplente del Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal

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Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. 03910 Benito J uárez, CDMX Conmutador 5482 3200, Lada sin costo 01800 849 59 70, www.qob.mx/fifonafe

• Oficio de Designación o ratificación de los integrantes del Grupo Interdisciplinario • Guía simple de archivos actualizada • Inventarios actualizados • Minutas de las reuniones de trabajo celebradas • Formatos de Transferencias primarias aprobados • Acta de bajas documental de documentación de comprobación administrativa inmediata.

4.4. Actividades

4.4.1. Elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019

Objetivo:

Contar con un instrumento que contemple las acciones a emprender en el FIFONAFE, para la actualización y mejoramiento continuo de la gestión documental y organización de archivos.

Acciones:

Identificar y analizar cada uno de los elementos del Plan Anual de Desarrollo Archivístico(PADA), de conformidad con lo establecido en los criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico emitido por el AGN.

Elaborar el proyecto de PADA Someterlo a autorización del Comité de Transparencia, de conformidad con lo establecido el artículo 12 fracción I de la Ley Federal de Archivos Publicarlo en el Portal de internet del Fideicomiso Socializar dicho plan a los servidores públicos mediante la publicación en el Portal de internet del FIFONAFE de conformidad con lo establecido en el artículo 2 fracción IV, del Reglamento de la Ley Federal de Archivos

Entregables:

Plan Anual de Desarrollo Archivístico aprobado Plan anuaí de desarroílc archivlsL'c:J Coorc'¡nación de archivos FIFON..-4.FE 8

Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. 03910 Benito Juárez, COMX Conmutador 5482 3200, Lada sin costo 01800 849 S9 70, wwvv,gob.n"Ix/fifQnafe

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4.4.2. Designación o ratificación de los responsables

Responsable del Área Coordinadora de archivos, Responsable del Archivo de concentración, Responsables de los Archivos de trámite, Titular y Suplente ante el Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal (COTECAEF), Integrantes del Grupo Interdisciplinario,

Objetivo:

Actualizar las designaciones o ratificaciones del personal responsable de llevar a cabo las actividades de gestión documental y orga nización de archivos de conformidad con lo establecido en las disposiciones aplicablesen la materia. Acciones:

El Director General designará o ratificará al responsable del área coordinadora de archivos de conformidad con lo establecido en artículo 11 de la Ley Federal de Archivos El Director General designará o ratificará al responsable de archivo de concentración, de conformidad con lo establecido en artículo 1S de la Ley Federal de Archivos Los titulares de las unidades administrativas designaran o ratificaran al responsable del archivo de trámite de conformidad con lo establecido en artículo 14 de la Ley Federal de Archivos Designación o ratificación de los integrantes del Grupo Interdisciplinario Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobi.erno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único. El Director Administrativo y Financiero designará o ratificará al Titular y Suplente del Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal de conformidad con lo establecido en el artículo 43 de la Ley Federal de Archivos Enviar al Archivo General de la Nación las actualizaciones o ratificaciones de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente en la materia, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Reglamento de la Ley Federal de Archivos

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Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. 03910 Benito Juárez, CDMX Conmutador 5482 32 00, Lada sin costo 01800 849 S9 70, www.gQb.mx/fifonafe

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Entrega bies:

Oficios de designación o ratificación Acuses de recepción de oficios al AGN

4.4.3. Actualización de los Inventarios documentales de los archivos de trámite y concentración

Objetivo:

Identificar los expedientes por serie documental producidos por áreas con el objetivo de actualizar los inventarios de los archivos de trámite y concentración, de conformidad con lo establecido en la en artículo 19, fracción 111, inciso a de la Ley Federal de Archivos.

Acciones:

Brindar asesorías con la finalidad de orientar a las áreas productoras en la elaboración de los inventarios por serie resguardados en los archivos de trámite Formalizar los inventarios de archivo de trámite por los titulares de las unidades administrativas, responsables de las áreas productoras, responsables de archivo de trámite y del Coordinador de archivos.

Entregables:

Inventarios documentales actualizados

Plan anuai de desarroílo Elíchivrsrico Coordinación de archivos ,=/FO,",,'AFE 10

Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. 03910 Benito Juárez. CDMX Conmutador 5482 32 00, Lada sin costo OlaOO 849 S9 70, VV\/I/VV gob.mx/fifonafe

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4.4.4. Actualización de la Guía Simple de archivos

Objetivo:

Actualizar la Guía simple de archivos, con la finalidad de identificar el contexto y contenido de los archivos con base en el Cuadro general de clasificación archivística, así como su esquema de organización y sus datos generales para transparentar su sistema de clasificación.

Acciones:

Coordinar a los responsables de archivo de trámite para la integración de la guía simple. Formalizar la guía simple por los responsables de las áreas productoras, responsables de archivo de trámite y del Coordinador de archivos. Publicarlo en el Portal de internet del Fideicomiso

Entregables:

Guía simple de los archivos de trámite actualizados Guía simple de archivo de concentración actualizada

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Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. 03910 Benito J t...:árez, COMX Conmutador 5482 32 00, Lada sin costo 01800 849 S9 70, \/.,ww gob.mxlfiron03fe

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4.4.5. Fortalecimiento de la cultura archivística

Objetivos:

Fortalecer la cultura archivística a través de una comunicación clara ysencilla, sobre la necesidad de mantener el control del Sistema Institucional de Archivos, con la finalidad de dar cumplimiento con lo establecido en la normatividad vigente.

Acciones:

Proporcionar asesorías permanentes en materia archivística Capacitación a los responsables de archivo de trámite y concentración Reuniones de trabajo para intormar las acciones a seguir Identificación de expedientes, que cumplieron su vigencia documental de conformidad con el CADIDO Elaboración y revisión de los inventarios de baja documental, declaratorias de valoración y Fichas técnicas de valoración.

4.5 Recursos humanos

Para llevar a cabo las actividades se cuenta con el siguiente recurso humano:

1 coordinador de archivos 1 responsable del archivo de concentración 19 responsables de los archivos de trámite

El responsable del archivo de concentración brinda la asesoría a los responsables de archivo de trámite, para la elaboración y revisión de las actividades de archivo, quienes, a su vez realizan las funciones propias de su área de adscripción. 4.6 Tiempo de implementación

El impacto se espera alcanzar en corto plazo, en un año.

Plan anual de desarrollo archiv/stico Coordinación de archivos FlFONAFE 12

Avenida Revolución No. 828, Mixcoac; c.P. 03910 Benito Juárez, CDMX Conmutador 5482 3200, Lada sin costo 01800 849 59 70, WVV\N·aob.mx/fifonafe

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4.7 Cronograma de actividades

A continuación, se describen las actividades a desarrollar del Plan Anual de Desarrollo Archivístico del FIFONAFE

2019 Actividad En Fe Ma Ab Ma Ju Ag Se ,Oc

, No 'Di

e b r r y n Jul o p It v c i';Y;I;; , Elaboración de Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019

Aprobación de Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019 l·;:.; Designación o ratificación del responsable del área ¡;f,·j;~;~

I , coordinadora de archivo

Designación o ratificación del responsable del archivo de ¡¡';i. I

concentración

Designación o ratificación de los responsables de archivo I\?!',;, de trámite

Designación o ratificación del Titular y Suplente del Comité ~;~:,i\ Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal , I I ,

Designación o ratificación de los integrantes del Grupo r,;!1;'; I

I nterdisciplinario 'Guía simple de archivos actualizada

,~"h Inventarios actualizados de las unidades de archivo de

\'!il!P trámite y concentración Cursos de capacitación En de que el AGN, emita el calenda.ri'2..,de_ cursos Programa de asesorías archivísticas l·.,.···.'··?:;! i¿;·' ..• • •.• 1'" I;'f··?' e l··.< S.·.' .•• ·.· lit 1;"'· ',';0.,; .;,-. '" "

, Reuniones de trabajo ;?}. 1'··;··.··,··. I !~., •.•.••• ,.-

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5.3 Control de cambios

El responsable del área coordinadora de archivos analizará los avances del programa, con la finalidad de identificar, evaluar y

definir si se requieren recursos adicionales (humanos, tiempos, financieros); si es necesario, solicitará al Comité de Transparencia

la aprobación para la adecuación del plan de trabajo y sus resultados se adecuarán a las modificaciones solicitadas.

5.4 Planificación de los riesgos

Los riesgos afectan los esfuerzos del Fideicomiso y limitan el cumplimiento de sus objetivos y metas. La planificación de los

riesgos es el proceso sistemático para identificar, analizar, evaluar, atender, monitorear y comun'lcar los riesgos asociados con

la actividad archivística, mediante el análisis de los distintos factores que pueden provocarlos, con la finalidad de definir las

estrategias y acciones que permitan controlarlos y asegurar el logro de los objetivos de una manera razonable.

1

2

3

Inventarios no actualizadOs

Acumulación documental

los archivos de trámite

Inadecuada clasificación

los expedientes

en

de

El Coordinador de archivos, solicitará a los responsables de los archivos de trámite,

la actualización de los inventarios en el mes de diciembre

Orientar y prestar asistencia técnica a los responsables de los archivos de trámite

para realizar transferencias primarias.

• •

Orientar y prestar asistencia técnica a los responsables de los archivos de trámite Promover la utilización del Cuadro General de Clasificación Archivística del FIFONAFE y del Catálogo de Disposición Documental.

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Conmutador 5482 32 00, Lada sin costO 01800 849 59 70, W\NW_oQb.mxlfifonafe

Conforme a lo dispuesto en los Artículos 12, fracción VI de la Ley Federal de Arch ivos y 20., fracción IV de su Reg lamento, el Plan Anual de Desarro llo Archivístico 2019, se presentó al Comité de Transparencia del Fideicomiso Fondo Naciona l de Fomento Ejida l en su Sesión Extraordinaria CT-EXTR-03-2019 de fecha 12 de febrero de 2019.

Integrantes del Comité de Transparencia

Titular del Departamento de Operación y Control y Suplente del Presidente del Comité de Transparencia

'~j~ \(Li""r\--Lic, Raúl Bernal Rodríguez.'

Titular del Área de Responsabilidades , Suplente del Titular del Órgano Interno de Control en el FIFONAFE y Vocal del Comité de Transparencia

~~tJlE!"no Salas E.D . de la Dirección Administrati' '''¡;'''Qó onsable del Área Coordinadora de

Archivos y 'Oca

Piar. anual de desarrolle 3rchivIsrico Coordinación de archivos FIFONA.=E 17

Avenida Revolución No. 828. Mixcoac; c.P. 03910 Benito Juárez. CDMX Conmutador 5482 32 00, Lada sin costo 01aoO 849 59 70, W\.oVVv'.gob.mx/fifonafe