sectiunea i - fisa de date a achizitiei - mmuncii.ro · 3 sectiunea i fisa de date a achizitiei...

2

Cuprins SECTIUNEA I - FISA DE DATE A ACHIZITIEI SECTIUNEA II- CAIETUL DE SARCINI SECTIUNEA III – FORMULARE SECTIUNEA IV – MODEL DE CONTRACT

3

SECTIUNEA I FISA DE DATE A ACHIZITIEI

Subsectiunea I: Autoritatea contractanta I. 1) Denumire, adresa si punct(e) de contact

Denumire oficiala: Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice – Directia Generala Protectia Copilului

Adresa: Bdul. Magheru, nr.7, Sector 1

Localitate: Bucuresti Cod postal: 010322 Tara: Romania

Punct(e) de contact: In atentia: Elisabeta TRIFAN

Telefon: 021-315.36.33, 021-310.07.89, Interval orar: Luni - Vineri, intre orele 8.30 – 16.30

E - mail: [email protected], [email protected] Interval orar: Luni - Vineri, intre orele 8.30 – 16.30

Fax: 021/312.74.74 Interval orar: Luni - Vineri, intre orele 8.30 – 16.30

Adresa internet la care se poate accesa anuntul de participare si documentatia de atribuire:

www.mmuncii.ro

Alte informatii pot fi obtinute la: [X] punctul (punctele) de contact mentionat(e) anterior [ ] Altele: completati Anexa A.I

Caietul de sarcini si documentele suplimentare (inclusiv documentele pentru dialogul competitiv si sistemul de achizitie dinamic) pot fi obtinute la: [X] punctul (punctele) de contact mentionat(e) anterior [ ] Altele: completati Anexa A.II

Ofertele sau solicitarile de participare trebuie transmise la: [X] punctul (punctele) de contact mentionat(e) anterior [ ] Altele: completati Anexa A.III

Numar zile pana la care se pot solicita clarificari înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor Zile : [ ] [5] (înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor)

I. 2) Tipul autoritatii contractante si activitatea principala (activitatile principale):

[X] minister sau orice alta autoritate nationala sau federala, inclusiv subdiviziunile regionale sau locale ale acestora [ ] agentie/birou national sau federal [ ] colectivitate teritoriala [ ] agentie/birou regional sau local [ ] organism de drept public [ ] institutie/agentie europeana sau organizatie europeana [ ] altele (precizati) : _________________

[ ] servicii publice centrale [ ] aparare [ ] ordine publica/siguranta nationala [ ] mediu [ ] afaceri economico-financiare [ ] sanatate [ ] constructii si amenajari teritoriale [X] protectie sociala [ ] recreere, cultura si religie [ ] educatie [ ] altele (precizati): _____________

Autoritatea contractanta achizitioneaza in numele altor autoritati contractante da [ ] nu [x]

Subsectiunea II: OBIECTUL CONTRACTULUI II.1) Descriere

II.1.1) Denumirea data contractului de autoritatea contractanta: „Servicii hoteliere, de restaurant si de seminarii si conferinte organizate la hotel”

II.1.2) Tipul contractului si locul de executare a lucrarilor, de livrare a produselor sau de prestare a serviciilor:

(a) Lucrari [ ] (b) Produse [ ] (c) Servicii [X]

Executare [ ] Proiectare si executare [ ]

Cumparare [ ] Leasing [ ]

Categoria serviciilor: [1] [7]

mailto:[email protected]

http://www.mmuncii.ro/

4

Realizare prin orice mijloace a unei lucrari, conform cerintelor

specificate de autoritatea contractanta [ ]

Inchiriere [ ] Inchiriere cu optiune de cumparare [ ] O combinatie intre acestea [ ]

(Pentru categoriile de servicii 1-27, consultati anexa II a Directivei 2004/18/CE).

Principala locatie a lucrarii: _____________________ Cod NUTS:

Principalul loc de livrare:

_____________ Cod NUTS:

Principalul loc de prestare: Romania – Bucuresti, Brasov (inclusiv Poiana Brasov), Timisoara, Cluj Napoca, Drobeta Turnu Severin, Suceava, Constanta, Pitesti Cod NUTS: RO321, RO122, RO424, RO113, RO413, RO215, RO223, RO311

II.1.3) Procedura implica: Un contract de achizitii publice: [X] Punerea in aplicare a unui sistem de achizitie dinamic (SAD) [ ]

Incheierea unui acord-cadru: [ ]

II.1.4) Informatii privind acordul-cadru (dupa caz)

Acordul-cadru cu mai multi operatori economici [ ] Numarul[ ] [ ] [ ] sau, dupa caz, numarul maxim [ ] [ ] [ ] de participanti la acordul-cadru preconizat

Acordul-cadru cu un singur operator economic [ ]

Posibilitatea de a relua competitia cu semnatarii acordului cadru Da [ ] Nu [ ] Daca da, reluarea competitiei se va face în SEAP: Da [ ] Nu [ ] ________________________ (se fac precizari suplimentare referitoare la modul de desfasurare a reluarii competitiei intre semnatarii unui acord-cadru)

Durata acordului-cadru: Durata in ani [ ][ ] sau luni [ ][ ][ ] Justificarea unui acord cadru a carui durata depaseste patru ani: _________________

Estimarea valorii totale a achizitiilor pe intreaga durata a acordului-cadru (dupa caz, numai in cifre): Valoarea estimata, fara TVA: ___________________, moneda: ___________, sau Intervalul: intre ____________ si ____________ moneda: ___________, Frecventa si valoarea contractelor care urmeaza sa fie atribuite (daca se cunosc): ______________

II.1.5) Descrierea succinta a contractului sau a achizitiei/achizitiilor: Rezervare si asigurare cazare si mese pentru participantii la 8 conferinte regionale (circa 36 de participanti/conferinta) si 120 de cursuri de formare de 4 si 5 zile (circa 30 de participanti/curs), estimate a se derula in perioada 25.02.2013-18.04.2013. Evenimentele se deruleaza in localitatile mentionate mai sus.

Achizitiile se efectueaza in cadrul proiectului „Imbunatatirea eficacitatii organizationale a sistemului de protectie a copilului in Romania”, cod SMIS 26554, finantat din Fondul Social European prin Programul Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative, proiect implementat in parteneriat de catre Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice – Directia Protectia Copilului si Fundatia SERA Romania. Detalii suplimentare sunt mentionate in Caietul de sarcini din Sectiunea II a prezentei documentatii. In caz de discrepante intre prevederile prezentei clauze si cele din caietul de sarcini, vor prevala prevederile din caietul de sarcini Contractul va fi incheiat intre Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice si ofertantul caruia i-a fost atribuit contractul, in conformitate cu prevederile prezentei documentatii.

II.1.6) Clasificare CPV (vocabularul comun privind achizitiile):

5

Vocabular principal Vocabular suplimentar (dupa caz)

Obiect principal 55110000-4 Servicii de cazare la hotel _____-_ ______-_

Obiect(e) suplimentar(e) 55120000-7 Servicii de reuniuni si conferinte organizate la hotel

_____-_ ______-_

55311000-3 Servicii de restaurant cu ospatari cu clientela restransa

55521000-8 Servicii de catering la domiciliu

II.1.7) Contractul intra sub incidenta acordului privind contractele de achizitii publice (GPA): da [ ] nu [X]

II.1.8) Impartire pe loturi (pentru precizari privind loturile utilizati da [ ] nu [X] Anexa B de cate ori este necesar, pentru fiecare lot in parte) Daca da, este necesar sa se depuna ofere pentru (bifati o singura casuta): un singur lot [ ] unul sau mai multe [ ] toate loturile [ ]

II.1.9) Vor fi acceptate variante (oferte alternative) da [ ] nu [X]

II.2) CANTITATEA SAU DOMENIUL CONTRACTULUI

II.2.1) Cantitatea totala sau domeniul (inclusiv, dupa caz, toate loturile si toate optiunile) Cazare single – 11.031 zile hoteliere, Pauze de lucru (pranz, cina, pauza de relationare si reimprospatare) – 15.278 pauze de lucru (pranz), 11.031 pauze de lucru (cina), 23.376 pauze de lucru (pauze de relationare si reimprospatare), Rezervare sala conferinta/curs - 510 zile sala conferinta/curs

In caz de discrepante intre prevederile prezentei clauze si cele din caietul de sarcini, vor prevala prevederile din caietul de sarcini Dupa caz, sau intervalul: intre ____________ si ____________ moneda: _____________,

II.2.2) Optiuni (dupa caz) da [ ] nu [X] Daca da, descrierea acestor optiuni: Dupa caz, aplicarea prev. art. 6 din H.G. nr. 925/2006, prevederilor art. 122 lit. j) / respectiv art. 252 lit. k) din O.U.G. nr. 34/2006. Daca se cunoaste, calenarul prevazut de aplicare a respectivelor optiuni: In luni: [ ] [ ] sau in zile: [ ] [ ] [ ] [ ] (de la data atribuirii contractului)

Numarul de prelungiri posibile (dupa caz): [ ] [ ] [ ] sau interval: intre [ ] [ ] [ ] si [ ] [ ] [ ] Daca se cunoaste, in cazul contractelor de produse sau de servicii care pot fi prelungite, calendarul prevazut al contractelor ulterioare: in luni: [ ] [ ] sau zile: [ ] [ ] [ ] [ ] (de la data atribuirii contractului)

II.3) DURATA CONTRACTULUI SAU TERMENUL PENTRU FINALIZARE

Durata in luni: [0] [2] sau in zile: [ ] [ ] [ ] [ ]

II.4) AJUSTAREA PRETULUI CONTRACTULUI

II.4.1) Ajustarea pretului contractului da [ ] nu [X]

Daca da, se va preciza modul de ajustare a pretului contractului (in ce conditii, cand, cum, formula de ajustare aplicabila)

Subsectiunea III: INFORMATII JURIDICE, ECONOMICE, FINANCIARE SI TEHNICE

6

III.1) CONDITII REFERITOARE LA CONTRACT

III.1.1) Depozite valorice si garantii solicitate (dupa caz)

III.1.1.a) Garantia de participare da [X] nu [ ] Se solicita constituirea unei garantii de participare si depunerea dovezii constituirii acesteia, dupa cum urmeaza:

a) cuantumul garantiei de participare este de 60.000 lei; b) perioada de valabilitate a garantiei de participare trebuie sa fie cel putin egala cu perioada de

valabilitate a ofertei; c) forma de constituire a garantiei de participare, acceptata de autoritatea contractanta, este:

i. instrument de garantare irevocabil, emis de o banca sau de o societate de asigurari. Se va mentiona daca plata garantiei se face conditionat sau neconditionat

ii. virament in contul RO27TREZ7005005XXX000163, deschis la A.T.C.P.M.B., titular – Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice, cod fiscal 4266669.

Dovada constituirii garantiei de participare se depune inainte de termenul limita de depunere a ofertelor. Ofertele pentru care nu se face dovada constituirii garantiei de participare inainte de termenul limita de depunere a ofertelor, precum si ofertele pentru care garantia de participare se constituie prin alta modalitate decat cele prevazute in prezenta documentatie vor fi respinse. Dovada constituirii garantiei de participare se face astfel:

- in cazul in care aceasta se constituie prin instrument de garantare, va fi depus originalul acestui instrument, precum si originalul documentelor doveditoare necesare pentru a certifica incadrarea in categoria IMM

- in cazul constituirii garantiei de participare prin virament bancar, va fi depus ordinul de plata si dovada efectuarii platii (extras de cont, mentiune privind executarea, stampila bancii etc). In cazul in care ordinul de plata prezentat nu face dovada virarii garantiei in contul mentionat la clauza c) (ii) de mai sus, se va considera ca nu a fost constituita garantia de participare solicitata.

Garantia de participare se poate retine integral in situatiile urmatoare:

- ofertantul isi retrage oferta in perioada de valabilitate a acesteia; - nu se constituie garantia de buna executie a contractului, in perioada de valabilitate a ofertei si nu mai

tarziu decat termenul mentionat in modelul de contract anexat prezentei documentatii - in cazul in care oferta este declarata castigatoare, ofertantul nu semneaza contractul in perioada de

valabilitate a ofertei in cazul in care ofertantul depune contestatie, iar CNSC respinge contestatia, din garantia de participare se va retine o suma de 7.097 lei, calculata in functie de valoarea estimata a contractului (prin aplicarea prevederilor art 2781 alin. (1) din OUG 34/2006). Garantia de participare se restituie ofertantilor in termen de maxim 3 zile lucratoare de la data constituirii garantiei de buna executie de catre ofertantul declarat castigator, dar nu mai tarziu de data expirarii perioadei de valabilitate a acesteia, pe baza solicitarilor scrise ale ofertantilor. In cazul garantiilor constituite prin documente emise de banca sau societate de asigurari, se restituie originalul acesteia personal catre reprezentantul ofertantului care prezinta o imputernicire in acest sens. In cazul in care garantia de participare prevede o data certa la care expira si ofertantul nu se prezinta pentru restituirea garantiei, autoritatea contractanta va retine originalul garantiei si se va considera ca aceasta expira la data mentionata. Garantiile constituite prin virament bancar se restituie prin plata in contul indicat expres de ofertant in solicitarea de eliberare a garantiei sau in contul din care a fost facut viramentul prin care s-a constituit garantia, in cazul in care ofertantul nu notifica in mod explicit un cont bancar in care sa se restituie garantia. NOTA In cazul in care ofertantul se incadreaza in categoria intreprinderilor mici si mijlocii, astfel cum acestea sunt definite prin Legea nr. 346 / 2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii, publicata in Monitorul Oficial nr. 681 / 29 iulie 2004, cu modificarile si completarile ulterioare, acesta beneficiaza de reducerea cu 50% a cerintei privind cuantumul garantiei de participare. In aceste situatii, ofertantul trebuie sa completeze si sa ataseze la oferta Declaratia pe propria raspundere privind incadrarea in categoria IMM

7

Neprezentarea garantiei de participare insotita de declaratia pe propria raspundere privind incadrarea in categoria IMM, conduce la respingerea ofertei. Se recomanda ca ambele documente sa fie prezentate intr-un plic separat si anexat ofertei. Atentie ! In cazul in care ofertantul este o asociere, incadrarea in categoria intreprinderilor mici si mijlocii se va analiza cu privire la asociere in ansamblu. Astfel, reducerea cu 50% a cerintei privind cuantumul garantiei de participare se va aplica numai daca fiecare asociat se incadreaza, in mod individual, in categoria IMM.

III.1.1.b) Garantia de buna executie da [X] nu [ ] Cuantumul garantiei de buna executie a contractului de servicii:

a) Garantia de buna executie a contractului va fi 5% din valoarea fara TVA a contractului si se va constitui printr-un instrument de garantare emis in conditiile legii de o societate bancara sau de o societate de asigurari, sau prin alta metoda acceptabila pentru autoritatea contractanta, in termen de maxim 10 zile lucratoare de la data semnarii contractului.

Garantia de buna executie se poate retine in totalitate sau in parte in cazul in care prestatorul nu-si indeplineste sau isi indeplineste defectuos anumite obligatii contractuale. Se va retine partial sau total garantia de buna executie in cazurile mentionate mai jos, dar fara a se limita la acestea, astfel: daca rezervarile exectuate in conformitate cu contractul nu sunt onorate de unitatile de cazare, daca se solicita plata serviciilor de cazare la receptia unitatii de cazare de catre persoanele care se cazeaza conform rezervarilor efectuate, sau daca se percep penalitati sau alte tarife pentru anularea unor rezervari sau pentru neprezentarea participantilor pentru care s-a facut o rezervare, in conformitate cu prevederile contractului, daca salile de conferinta nu indeplinesc cerintele prevazute in caietul de sarcini si in oferta, daca pauzele de lucru nu indeplinesc cerintele prevazute in caietul de sarcini si in oferta.

b) Achizitorul se obliga sa restituie garantia de buna executie, la solicitarea scrisa a contractantului, in termen de 14 zile de la indeplinirea tuturor obligatiilor asumate de catre acesta. In cazul operatorilor economici care se incadreaza, conform legii, in categoria intreprinderilor mici si mijlocii, va fi admisa o garantie de executie in cuantum de 50% fata de suma sus-mentionata. Operatorul economic trebuie sa faca dovada incadrarii in categoria intreprinderilor mici si mijlocii prin prezentarea in original a unei declaratii elaborate conform modelului prezentat in anexa nr.1 la Legea 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificarile si completarile ulterioare.

III.1.2) Principalele modalitati de finantare si plata si/sau trimitere la dispozitiile relevante Se specifica sursele de finantare ale contractului ce urmeaza a fi atribuit (buget de stat, buget local sau alte surse) Finantarea se face din fonduri europene, Programul Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative

III.1.3) Forma juridica pe care o va lua grupul de operatori economici caruia i se atribuie contractul (dupa caz) Contract de asociere incheiat in forma originala

III.1.4) Executarea contractului este supusa altor conditii speciale (dupa caz) da [ ] nu [X] Daca da, descrierea acestor conditii: ______________

III.1.5) Legislatia aplicabila – se aplica prevederile relevante din: - Ordonanta de Urgenta a Guvernului. nr. 34/2006 (numita in prezenta documentatie OUG nr. 34/2006) cu privire la atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificarile si completarile ulterioare. Se aplica prevederile art. 16 alin. (1) din OUG 34/2006, precum si articolele la care acesta face referire - Hotararea Guvernului nr. 925 /2006 (numita in prezenta documentatie HG nr. 925/2006) pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din O.U.G. nr. 34/2006 cu privire la atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare. Se aplica numai prevederile relevante, conform celor precizate la art. 16 alin. (1) din OUG 34/2006. - Regulamentul (CE) nr. 2195/2002 al Parlamentului European si al Consiliului privind Vocabularul comun privind achizitiile publice (CPV), cu modificarile si completarile ulterioare pana la data de 18.05.2011, inclusiv Regulamentul (CE) NR.213/2008 al Comisiei din 28 noiembrie 2007 de modificare a Regulamentului (CE) nr.

2195/2002 al Parlamentului European și al Consiliului privind Vocabularul comun privind achizițiile publice (CPV)

8

și a Directivelor 2004/17/CE și 2004/18/CE ale Parlamentului European și ale Consiliului in ceea ce priveste

procedurile de achiziții publice, in ceea ce privește revizuirea CPV - a se vedea si www.anrmap.ro

III.2) CONDITII DE PARTICIPARE A. Aspecte general aplicabile a) In cazul in care prin prezenta documentatie se solicita dovedirea indeplinirii unei cerinte de participare, calificare

sau selectie, dovedirea indeplinirii acelei cerinte va fi obligatorie pentru toti ofertantii sau operatorii economici pentru care in oferta este mentionata o calitate care implica dovedirea indeplinirii cerintei respective (ofertant si/sau, dupa caz, ofertanti asociati sau terti sustinatori), indiferent daca sunt sau nu inregistrati in Romania. Documentele prezentate pentru indeplinirea cerintei respective sunt descrise in cele ce urmeaza.

b) Toate documentele emise de o autoritate a statului, institutie publica, instanta sau altele similare, precum si documentele emise sau incheiate cu terti (contracte, recomandari, documente de receptie, certificate, scrisori, polite etc.), care nu sunt emise cu scopul expres de a fi folosite in cadrul prezentei proceduri, pot fi prezentate in original, copie legalizata sau copie lizibila cu mentiunea „Conform cu originalul”, mentiunea fiind semnata de persoana imputernicita sa semneze oferta si stampilate cu stampila ofertantului, cu exceptia situatiilor in care prezenta documentatie de atribuire prevede sau autoritatea contractanta accepta in mod explicit o alta forma de prezentare. Autoritatea contractanta poate solicita ofertantului sa prezinte originalul pentru comparatie si poate face copii ale acestor originale. Daca ofertantul nu prezinta respectivele documente in original, in termenul mentionat de autoritatea contractanta, se aplica prevederile clauzei A.f) de mai jos;

c) Prin documente in original se inteleg documente scrise sau semnate olograf; d) Toate documentele prezentate trebuie sa fie valabile la termenul impus in prezenta documentatie, daca un

asemenea termen este mentionat in document, sau emise recent (cu mai putin de un an inainte de termenul limita de depunere a ofertelor pentru prezenta procedura de atribuire), daca nu este mentionat un termen de valabilitate. Exceptie fac documentele emise de autoritati ale statului sau inregistrate la acestea si pentru care nu exista o perioada de valabilitate mentionata explict (cum ar fi certificate de inregistrare, statut, buget, bilant, cont de profit si pierdere etc.), caz in care trebuie prezentata ultima forma disponibila a acestora;

e) Formularele solicitate si pentru care sunt prevazute modele in Sectiunea III a prezentei documentatii trebuie depuse in original, respectand intocmai modelul prevazut, semnate de persoana care este imputernicita sa angajeze entitatea semnatara, cu exceptia cazului cand se prevede in mod explicit altfel in prezenta documentatie de atribuire;

f) Comunicarile dintre autoritatea contractanta si ofertantii sau operatorii economici participanti la prezenta procedura de atribuire a contractului de achizitie publica se vor face cu respectarea termenelor mentionate in prezenta documentatie sau solicitate in mod rezonabil de autoritatea contractanta. Nerespectarea de catre ofertanti sau operatorii economici participanti la procedura a temenelor impuse de autoritatea contractanta pentru a raspunde la solicitari de clarificare, sau altele asemenea, va atrage respingerea ofertei, eliminarea ofertantului sau a operatorului economic de la participarea la procedura de atribuire a contractului de achizitie publica, sau alte sanctiuni administrative sau financiare prevazute de legislatia in vigoare. Termenele in care autoritatea contractanta va raspunde solicitarilor ofertantilor sau operatorilor economici sunt cele prevazute de legislatia in vigoare sau mentionate in prezenta documentatie;

g) Toate comunicarile prevazute in prezenta documentatie trebuie sa fie semnate si, daca este cazul, stampilate, astfel incat sa angajeze raspunderea entitatii emitente.

B. Aspecte specifice aplicabile pentru ofertanti si operatori economici care nu sunt inregistrati in Romania a) In cazul ofertantilor care nu sunt inregistrati in Romania sau a operatorilor economici care nu sunt inregistrati in

Romania si care participa la o oferta depusa in comun cu alti operatori economici, sau in cazul in care este solicitata dovedirea indeplinirii unei cerinte de catre un subcontractant sau tert a carui sustinere este precizata in oferta, dar care nu este inregistrat in Romania, dovada indeplinirii cerintelor de mai jos se poate face prin prezentarea unor:

a. Documente constatatoare echivalente emise recent (cu mai putin de un an inainte de termenul limita de depunere a ofertelor) de autoritatile administrative, fiscale sau judiciare din tara unde acesta este

http://www.anrmap.ro/

9

stabilit, care sa ateste indeplinirea obligatiilor a caror dovedire a fost solicitata, in cazul in care autoritatile din tara de origine sau provenienta elibereaza astfel de documente.

b. O declaratie sub juramant sau, in absenta acesteia, o declaratie solemna a partii interesate, data in fata unei autoritati judiciare sau administrative, a unui notar sau a unui organism profesional calificat din tara de origine sau provenienta.

b) Documentele prezentate conform prevederilor clauzei C.a) de mai sus trebuie sa fie date de o persoana care poate angaja raspunderea ofertantului sau operatorului economic mentionat in acestea si se va face dovada acestei calitati.

c) Din documentele prezentate trebuie sa reiasa fara echivoc ca sunt indeplinite cerintele solicitate. Responsabilitatea redactarii documentelor prezentate, astfel incat acestea sa fie acceptate de catre autoritatea contractanta, revine operatorului economic interesat. Autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a nu accepta documente care nu cuprind toate informatiile solicitate, care contin ambiguitati sau care nu fac dovada indeplinirii cerintelor.

d) Documentele respective vor fi prezentate in original, copie legalizata sau copie lizibila cu mentiunea „Conform cu originalul”. Prevederile referitoare la limna de redactare a ofertei se aplica in totalitate.

C. Aspecte specifice aplicabile pentru ofertanti si operatori economici care sunt inregistrati in Romania a) Cerintele mentionate in continuare in subsectiunea III sunt aplicabile in cazul ofertantilor inregistrati in Romania

sau a operatorilor economici inregistrati in Romania care participa la o oferta depusa in comun cu alti operatori economici, sau in cazul in care este solicitata dovedirea indeplinirii unei cerinte de catre subcontractanti sau terti a caror sustinere este precizata in oferta si care sunt inregistrati in Romania

III.2.1) Situatia personala a operatorilor economici, inclusiv cerintele referitoare la inscrierea in registrul comertului sau al profesiei

III.2.1.a) Situatia personala a condidatului sau ofertantului da [X] nu [ ]

Nivel(uri) specific(e) minim(e) necesar(e) (dupa caz) Informatii si formalitati necesare pentru evaluarea respectarii cerintelor mentionate

III.2.1.a.1) Declaratie privind neincadrarea in situatiile care pot duce la excluderea din procedura sau la interdictia atribuirii contractului de achizitie publica Solicitat [X] Nesolicitat [ ]

Se vor prezenta urmatoarele: 1. Declaratie privind neincadrarea in situatiile

care pot duce la excluderea din procedura sau la interdictia atribuirii contractului de achizitie publica – completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, astfel:

1. pentru ofertanti sau asociati, Formular 2A, in original

2. pentru tertii sustinatori, Formular 2B, in original

2. Certificat de atestare fiscala privind plata obligatiilor catre bugetul de stat, respectiv situatia obligatiilor scadente in luna anterioara celei in care se depun ofertele

3. Certificat de atestare fiscala privind impozitele si taxele locale referitoare la plata obligatiilor catre bugetul local, respectiv situatia obligatiilor scadente in luna anterioara celei in care se depun ofertele

Incadrarea oricarui operator economic participant la o oferta (inclusiv ofertanti asociati sau terti sustinatori) in situatiile prevazute in modelul corespunzator de declaratie pe propria raspundere, precum si in alte situatii similare prevazute de legislatia in vigoare si in declaratia depusa poate atrage excluderea ofertantului

10

de la procedura aplicata pentru atribuirea contractului de achizitie publica sau poate duce la interdictia de atribuire a contractului de achizitie publica. Certificatele fiscale depuse trebuie sa ateste ca, la ultima data de 25 anterioara termenului limita de depunere a ofertelor, ofertantul nu are restante la plata impozitelor, taxelor sau contributiilor de asigurari sociale scadente la acea data. Documentele doveditoare care atesta lipsa datoriilor la o data ulterioara datei solicitate vor fi considerate valabile. In cazul in care exista astfel de restante, daca acestea nu sunt compensate, oferta va fi declarata inacceptabila. Documentele solicitate trebuie prezentate impreuna cu oferta, cu exceptia certificatelor doveditoare privind plata taxelor si impozitelor, pentru care se poate depune declaratie pe propria raspundere ca nu exista restante, urmand a se prezenta copie certificata „conform cu originalul” la solicitarea comisiei de atribuire, dar nu mai tarziu de momentul atribuirii contractului.

III.2.1.a.2) Declaratii privind calitatea de participant la procedura Solicitat [X] Nesolicitat [ ]

Se vor prezenta urmatoarele: 1. Declaratie privind calitatea de participant la

procedura – completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, Formular 3, in original

2. Certificat de participare la licitatie cu oferta independenta – completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, Formular 4, in original

In cazul in care mai multi operatori economici depun oferta comuna, fiecare dintre acestia va trebui sa indeplineasca aceasta cerinta. De asemenea, cerinta se aplica si eventualilor terti a caror sustinere este precizata in oferta depusa in cadrul procedurii de atribuire a contractului. Documentele trebuie prezentate impreuna cu oferta.

III.2.1.a.3) Declaratii privind conflictul de interese Solicitat [X] Nesolicitat [ ]

Se vor prezenta urmatoarele: 1. Declaratie privind conflictul de interese

pentru ofertanti/ofertanti asociati/subcontractanti/terti sustinatori – completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, Formular 5, in original

2. Declaratie privind conflictul de interese – completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, Formular 5a, in original

Operatorii economici participanti la procedura nu trebuie sa se incadreze in situatiile prevazute in modelul de declaratie pe propria raspundere, in caz contrar urmand a fi exclusi de la participarea la procedura de atribuire a contractului de achizitie.

11

Lista cu persoanele din cadrul aparatului autoritatii contractante, cu functii de decizie in ceea ce priveste prezentul contract, sunt:

- Elena Tudor – Director DPC - Elisabeta Trifan – Coordonator National Proiect - Daniela Popescu – Expert Financiar - Eduard Corjescu – Director, Directia Juridic,

Legislatia Muncii si Contencios - Romulus Dumitriu – Director General

Economic - Robert Cralea Ionescu – Specialist achizitii

III.2.1.b) Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale


III.2.1.b.1) Persoane juridice/fizice romane Solicitat [X] Nesolicitat [ ]

Se vor prezenta urmatoarele: Pentru persoane juridice: 1. Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului sau echivalent - din care sa rezulte: a) ca obiectul de activitate al ofertantului (dupa caz, asociere) include activitatile ce fac obiectul achizitiei publice. b) ca nu sunt inscrise mentiuni cu privire la faliment ori lichidare, administrarea afacerilor de catre un judecator sindic sau cu privire la declansarea unei proceduri legale pentru declararea sa in una din aceste situatii. Pentru persoane fizice: - Autorizatia de functionare, precum si orice alt document relevant considerat necesar pentru dovedirea apartenentei la categoria profesionala impusa de indeplinirea contractului. Documentele solicitate se vor prezenta de catre ofertant sau fiecare din operatori economici care depun oferta comuna in asociere.

III.2.1.b.2) Persoane juridice/fizice straine Solicitat [X] Nesolicitat [ ]

Se vor prezenta: Documente edificatoare pentru dovedirea inregistrarii si a obiectului de activitate

III.2.2) Capacitatea economica si financiara


III.2.2.a) Informatii privind situatia economico-financiara Solicitat [X] Nesolicitat [ ]

Fisa de informatii generale – completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, Formular 6, in original

III.2.3) Capacitatea tehnica si/sau profesionala


III.2.3.a) Informatii privind capacitatea tehnica Solicitat [X] Nesolicitat [ ]

Cerinte minime de calificare: 1. Operatorul economic trebuie sa dovedeasca ca

a prestat, in ultimii 3 ani calculati pana la

12

Se vor prezenta certificate/documente emise sau contrasemnate de o autoritate sau de clientul privat beneficiar, care să confirme: serviciile prestate, valoarea acestora, perioada de prestare si beneficiarii, indiferent daca acestia din urma sunt autoritati contractante sau clienti privati. In cazul in care beneficiarul este un client privat si, din motive obiective, operatorul economic nu are posibilitatea obtinerii unei certificari/confirmari din partea acestuia, demonstrarea prestarilor de servicii se realizeaza printr-o declaratie a operatorului economic.

termenul limita de depunere a ofertei, servicii similare a caror valoare, fără TVA, să fie cel putin egala cu 3.300.000 lei, prin prezentarea a cel putin 1 (una) prestare de servicii similare cu cele solicitate prin prezenta documentatie de atribuire.

2. Lista principalelor prestari de servicii din ultimii 3 ani, continand serviciile prestate, valoarea acestora, perioada de livrare şi beneficiarii, completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, Formularul 10 si Formularul 10a, in original

Prestarea/prestarile prevazuta la pct. 1 va fi inclusa in lista si evidentiata distinct. In cazul in care oferta este depusa de un consortiu/asociere, se va prezenta lista centralizatoare semnata de catre reprezentantul legal al consortiului / asocierii desemnat ca lider, precum si liste individuale pentru fiecare in parte, semnate de reprezentantii legali ai fiecarui membru al consortiului / asocierii, inclusiv liderul. Convertirea in lei pentru ofertantii straini se va realiza la cursul mediu comunicat de Banca Centrala Europeana pentru anul respectiv. Pentru anul in curs, transformarea in lei se va face la cursul Bancii Centrale Europene din ziua publicarii a anuntului/invitatiei de participare.

III.2.3.b) Informatii privind subcontractantii si asociatii Solicitat [X] Nesolicitat [ ]

Se vor prezenta: Declaratie privind partea din contract pe care ofertantul intentioneaza sa o subcontracteze sau partile indeplinite de fiecare dintre membrii asociatiei – completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, Formular 7, in original Declaratia se depune si in cazul in care nu se intentioneaza subcontractarea niciunei parti a contractului sau oferta nu este depusa in comun de mai multi operatori economici (asociere). In acest caz, se va mentiona ca indeplinirea contractului se face in totalitate de ofertant. In cazul in care se intentioneaza subcontractare si/sau este depusa oferta comuna, se vor mentiona: 1. eventualele parti din contract care pe care

ofertantul intentioneaza sa le subcontracteze si/sau partea indeplinita de fiecare asociat;

2. datele de identificare ale subcontractantilor si/sau asociatilor.

3. Acordul de asociere care va fi incheiat intre operatorii economici care depun oferta comuna in asociere.

Documentele solicitate trebuie prezentate impreuna cu

13

oferta si nu se admite prezentarea lor ulterioara.

III.2.4) Standarde de asigurare a calitatii

V.5.b Informatii privind asigurarea calitatii Solicitat [ ] Nesolicitat [X]

III.2.5) Contracte rezervate Nu este cazul

Subsectiunea IV: PROCEDURA IV.1) TIPUL PROCEDURII

IV.1.1) Tipul procedurii si modalitatea de desfasurare

IV.1.1.a) Modalitatea de desfasurare a procedurii de atribuire Offline [X] Online [ ]

IV.1.1.b) Tipul procedurii

Licitatie deschisa [ ]

Licitatie restransa [ ]

Licitatie restransa accelerata Justificare pentru alegerea licitatiei accelerate _________________________

[ ]

Cerere de oferte [ ]

Negociere Au fost deja selectati candidatii Daca da, indicati numele si adresa operatorilor economici selectati deja in subsectiunea VI.3) informatii suplimentare

Da [ ] nu [ ]

[ ]

Negociere accelerata [ ]

Dialog competitiv [ ]

Concurs de soluții Numarul de participanți estimat [ ] [ ] [ ] sau numarul minim [ ] [ ] [ ] / numarul maxim [ ] [ ] [ ]

Deschis [ ] Restrans [ ]

[ ]

Procedura proprie, conform art. 16 din OUG 34/2006 [X]

IV.1.2) Limitara numarului de operatori economici invitati sa prezinte oferte sau sa participe (licitatie restransa si negociere, dialog competitiv) Numar de operatori economici preconizat [ ] [ ] [ ] Sau Numar minim preconizat [ ] [ ] [ ] si, dupa caz, numar maxim [ ] [ ] [ ] Criterii de preselectie _________________________

IV.1.3) Reducerea numarului de operatori economici in timpul negocierii sau al dialogului (negociere, dialog competitiv) Aplicarea unei licitatii care sa se deruleze in etape succesive pentru a reduce progresiv numarul solutiilor care trebuie discutate sau al ofertelor care trebuie negociate

Da [ ] nu [ ]

IV.2) CRITERII DE ATRIBUIRE

IV.2.1) Criterii de atribuire (bifati rubrica sau rubricile corespunzatore)

Cel mai mic pret [X]

Sau

Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic in ceea ce priveste [ ]

[] criteriile mentionate in continuare (criteriile de atribuire trebuie indicate impreuna cu ponderea sau in ordine descrescatoare a prioritatii, in cazul in care nu se poate realiza ponderea din motive demonstrabile) [ ] criteriile enuntate in caietul de sarcini, in invitatia de a prezenta o oferta sau de a participa la negociere sau in documentul descriptiv

Factori de evaluare Pondere

14

1.

2.

…

( ) Intra în licitatie electronica /

reofertare ( )

Direct proportional

( )

Invers proportional

Punctaj maxim componenta tehnica [ ] [ ] [ ]

IV.2.2) Se va organiza o licitatie electronica da [ ] nu [X]

Daca da, informatii suplimentare despre licitatia electronica (dupa caz)

IV.2.3. „Numele participanților deja selectați ( în cazul unui concurs de soluții restrans)” ________________________________________

IV.3) INFORMATII ADMINISTRATIVE

IV.3.1) Numarul de referinta atribuit contractului de autoritatea contractanta (dupa caz) __________________________

IV.3.2) Anunturi publicate (anunt publicat) anterior privind acelasi contract da [ ] nu [X] Daca da, Anunt de intentie [ ] anunt despre profilul cumparatorului [ ] Numarul anuntului in JO:[ ] [ ] [ ] [ ] /S [ ] [ ] [ ]–[ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] din [ ] [ ].[ ] [ ].[ ] [ ] [ ] [ ] (zz.ll.aaaa) Alte publicari anterioare (dupa caz) [ ] Numarul anuntului in JO:[ ] [ ] [ ] [ ] /S [ ] [ ] [ ]–[ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] din [ ] [ ].[ ] [ ].[ ] [ ] [ ] [ ] (zz.ll.aaaa) Numarul anuntului in JO:[ ] [ ] [ ] [ ] /S [ ] [ ] [ ]–[ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] din [ ] [ ].[ ] [ ].[ ] [ ] [ ] [ ] (zz.ll.aaaa) Anunt de intentie: Numarul si data publicarii in SEAP:

IV.3.6) Limba sau limbile in care poate fi redactata oferta sau cererea de participare

ES BG CS DA DE ET EL EN FR IT LV LT HU MT NL PL PT RO SK SL FI SV [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [X] [ ] [ ] [ ] [ ] Altele: Oferta, inclusiv formularele anexate acesteia, conditiile de contractare si orice alt document care face parte din oferta vor fi redactate in limba Romana. Documentele de suport si documentele doveditoare prezentate pot fi in alta limba, caz in care vor trebui sa fie insotite de traducerea lor in limba romana. Traducerea trebuie sa fie realizata de catre un traducator autorizat, pentru care va fi prezentata dovada autorizarii. Comunicarile dintre autoritatea contractanta si ofertanti vor fi in Romana. Moneda în care se transmite oferta financiara (în cazul procedurilor online sau offline cu etapa finala de L.E.: lei

IV.3.7) Perioada minima pe parcursul careia ofertantul trebuie sa isi mentina oferta

durata in luni: [ ] [ ] [ ] sau in zile: 45 (de la termenul limita de primire a ofertelor). Orice oferta valabila pentru o perioada mai mica decat aceasta va fi respinsa de comisia de evaluare, ca fiind inacceptabila. IV.3.8) Recompense si juriu ( în cazul unui concurs de solutii)

IV.3.8.1) Se va acorda una sau mai multe prime da [ ] nu [X] Daca da, numarul și valoarea primelor care urmeaza sa fie acordate (dupa caz)

IV.3.8.2) Detalii privind plațile catre toți participanții (dupa caz)

IV.3.8.3) Contracte atribuite în urma concursului: Contractele de servicii atribuite în urma concursului vor fi

atribuite caștigatorului sau unuia dintre caștigatorii concursului da [ ] nu [X]

IV.3.8.4) Decizia juriului este obligatorie pentru autoritatea contractanta/entitatea contractanta da [ ] nu [X]

IV.3.8.5) Numele membrilor juriului selectați (dupa caz)

15

IV.4. PREZENTAREA OFERTEI

IV.4.1. Modul de prezentare a propunerii tehnice

1. Se prezinta numele hotelurilor pentru care sunt valabile preturile serviciilor ofertate (inclusiv gratuitatile, etc.) 2. Se prezinta toate datele necesare punerii in corespondenta a propunerii tehnice cu cerintele caietului de

sarcini si pentru care sunt valabile preturile ofertate. 3. Se vor preciza conditiile de anulare, modificare etc. si orice alte conditii comerciale, tarife, comisioane etc

aplicabile pentru contractul rezultat din prezenta procedura de atribuire, astfel incat sa fie respectate cerintele minimale din caietul de sarcini

4. Toate formularele si documentele pentru care a fost solicitata prezentarea vor corespunde intrutotul modelelor prezentate in SECTIUNEA III Formulare din prezenta documentatie de atribuire sau vor fi prezentate pe formulare tipizate ale emitentilor in cazul in care acestea sunt eliberate de o autoritate publica. In cazul in care se prezinta copii ale unor formulare tipizate, ofertantul va trebui ca, la eventuala cerere a comisiei, sa prezinte originalul pentru verificarea conformitatii. Ofertele care contin formulare care nu respecta cerintele impuse pot fi declarate neconforme.

5. Toate documentele care fac parte din oferta vor trebui sa fie lizibile, fara stersaturi, modificari sau adaugiri, cu exceptia celor care sunt semnate de ofertant. Fiecare pagina a ofertei trebuie sa fie vizata de ofertant. Vor fi considerate ca facand parte din oferta doar documentele continute in plicul sau coletul primit si deschis de comisia de evaluare, nu si cele care sunt mentionate in opisuri sau cuprinsuri, dar care nu sunt continute in plicul sau coletul depus.

6. Se va prezenta declaratie pe propria raspundere prin care ofertantul sa dovedeasca faptul ca, la elaborarea ofertei, a tinut cont de obligatiile referitoare la conditiile de munca si de protectia muncii

IV.4.2. Modul de prezentare a propunerii financiare

1. Se depune in mod obligatoriu formularul de oferta – completat si semnat, conform modelului din Sectiunea III, Formular 1, in original si anexa la formularul de oferta – completata si semnata, conform modelului din Sectiunea III, Formular 1a, in original.

2. Se vor completa formularele solicitate si/sau alte formulare ce contin detalierea elementelor de pret ce formeaza propunerea financiara.

3. Se prezinta pretul unitar si pretul total al serviciilor, care include, daca este cazul, orice alte taxe, comisioane, adaosuri etc. Preturile ofertate trebuie sa fie valabile pentru prestarea unor servicii conforme cerintelor din caietul de sarcini si cu conditiile comerciale precizate in prezenta documentatie de atribuire si in contractul anexat, sau care se pot deduce in mod rezonabil din acestea.

4. Contravaloarea serviciilor conexe necesare indeplinirii contractului, cum ar fi livrarea si/sau instalarea bunurilor, consumabilele folosite, prezentarea rapoartelor prevazute in contract si altele, vor fi luate in calcul la intocmirea propunerii financiare.

5. Pretul ofertat sau pretul contractului este pretul mentionat in Formularul de oferta si calculat conform instructiunilor din Anexa la formularul de oferta, care fac parte din prezenta documentatie de atribuire. Pretul va fi exprimat in moneda mentionata in aceste formulare.

6. Se va prezuma ca pretul contractului cuprinde toate comisioanele, taxele, impozitele, adaosurile sau tarifele a caror plata este necesara pentru prestarea serviciilor ofertate cel putin in conformitate cu cerintele din caietul de sarcini si cu conditiile comerciale din modelul de contract anexat, tinand seama de cerintele legale si conditiile comerciale valabile la data limita de depunere a ofertelor sau care se pot deduce in mod rezonabil din acestea, inclusiv riscurile de curs schimb valutar.

7. Ofertele finaciare incomplete vor fi declarate neconforme si nu se accepta modificarea de catre ofertant a acestora dupa termenul limita de depunere a ofertelor.

8. Modificarile ofertelor dupa termenul limita de depunere a ofertelor vor fi tratate in conformitate cu prevederile mentionate la clauza IV.4.2.10.

9. Contractul va fi semnat la pretul contractului cuprins in propunerea financiara a ofertantului caruia i-a fost atribuit contractul. Neacceptarea acestei cerinte de catre un ofertant va duce la declararea ofertei ca neconforma.

10. Corectarea erorilor aritmetice se va face de comisia de evaluare numai cu acordul ofertantului. In cazul in care ofertantul nu accepta corectarea pretului ofertat propusa de comisie, oferta va fi considerata neconforma. Corectarea erorilor aritmetice se va face astfel:

16

a. Daca exista discrepante intre pretul total si pretul calculat folosind preturile unitare si cantitatile, va ramane neschimbat pretul unitar, iar totalul se modifica;

b. Daca exista discrepante intre pretul exprimat in cifre si cel exprimat in litere, va ramane neschimbat pretul exprimat in litere, iar cel exprimat in cifre se modifica

11. Ierarhizarea in ordinea pretului a ofertelor depuse se va face pe baza pretului contractului mentionat in oferta financiara, cu respectarea clauzei IV.4.2.12.

12. In cazurile mentionate la clauza IV.4.2.10, pretul care va fi luat in considerare in procesul de evaluare a ofertelor, folosit pentru realizarea ierarhizarii in ordinea pretului a acestora, va fi pretul corectat al ofertei, iar contractul va fi semnat la pretul corectat.

13. In vederea elaborarii ofertei financiare, ofertantul va tine seama si de informatiile privind conditiile de plata si alte conditii comerciale care sunt mentionate in modelul de contract de servicii care face parte din prezenta documentatie de atribuire. Platile se fac in termenul prevazut in modelul de contract din Sectiunea IV a prezentei documentatii, pe baza documentelor justificative si a procedurii de aprobare mentionate in contract. Posibilitatea si conditiile de acordare a unei prefinantari, precum si modul de recuperare a acesteia sunt prevazute expres, daca este cazul, in modelul de contract mentionat.

14. Plata se va face pentru serviciile efectiv prestate. Numarul de persoane cazate sau pentru care se asigura pauze le lucru (pranz, cina, pauza de relationare si reimprospatare) si pentru care se fac plati se determina conform prevederilor caietului de sarcini

IV.4.3. Modul de prezentare a ofertei

1. Oferta va cuprinde un original, marcat ca atare, si un numar de 2 copii, marcate ca atare. In caz de discrepante intre acestea, va prevala originalul.

2. Ofertantul trebuie sa sigileze originalul si fiecare set de copii in plicuri sau colete separate, marcand corespunzator plicurile cu „ORIGINAL” si, respectiv, „COPIE”. Plicurile sau coletele interioare se marcheaza de asemenea cu numele si adresa ofertantului, pentru a permite restituirea ofertei nedeschise in situatiile prevazute de lege si se vor introduce intr-un plic sau colet exterior, inchis corespunzator si netransparent.

3. Autoritatea contractanta nu raspunde pentru neasigurarea confidentialitatii datelor din oferta depusa sau pentru ratacirea acesteia in cazul in care aceasta nu este ambalata si marcata corespunzator.

4. Autoritatea contractanta nu va avea nici o responsabilitate pentru ofertele de pret care au fost depuse la o alta adresa decat cea indicata in prezenta documentatie sau care nu sunt marcate corespunzator pentru a permite identificarea lor ca oferta de pret pentru prezenta procedura de atribuire, sau pentru a permite punerea lor la dispozitia comisiei de evaluare in timp util.

5. Plicul sau coletul exterior trebuie sa fie marcat cel putin cu adresa autoritatii contractante si cu inscriptia „Oferta pentru _____________ - A NU SE DESCHIDE INAINTE DE DATA____, ORA___”. Se vor mentiona numele contractului prevazut la clauza II.1.1 si data si ora prevazute in anuntul/invitatia de participare si in eventualele erate, tinand seama de eventualele modificari sau completari ale documentatiei pe parcursul procesului de achizitie.

6. Orice oferta primita de Autoritatea contractanta dupa termenul limita de depunere a ofertelor va fi respinsa la sedinta de deschidere a ofertelor, iar plicurile interioare vor fi returnate nedeschise ofertantului in cazul in care acestea sunt marcate corespunzator pentru a permite identificarea acestuia. Ofertele de pret adresate gresit sau marcate necorespunzator vor fi deschise in sedinta publica de deschidere numai daca este posibila identificarea acestora si punerea lor la dispozitia comisiei de evaluare in timp util. Numai ofertele deschise in cadrul sedintei publice de deschidere vor fi luate in considerare in procesul de evaluare.

7. Modificarea sau retragerea ofertei se poate face exclusiv prin depunerea la adresa indicata pentru depunerea ofertelor a unei solicitari inscriptionate vizibil pe plicul exterior „MODIFICARE” sau „RETRAGERE”, conform instructiunilor de la clauza IV.4.3.5).

8. Numai solicitarile de modificare sau retragere depuse inainte de termenul limita de depunere a ofertei vor fi luate in considerare.

9. Orice modificare sau retragere a unei oferte, care nu respecta procedura de mai sus, nu va fi luata in considerare.

10. Comisia de evaluare va deschide plicurile marcate „MODIFICARE” sau „RETRAGERE” inainte de a trece la deschiderea ofertelor. Atunci cand se vor deschide ofertele corespondente se va proceda astfel: acolo unde exista o solicitare de retragere valabila, plicurile interioare ale ofertei vor fi returnate nedeschise ofertantului, iar, daca exista o solicitare de modificare valabila, aceasta va prima asupra ofertei de pret.

17

11. Comisia de evaluare va proceda la deschiderea tuturor ofertelor de pret depuse inainte de termenul limita de depunere a ofertelor, care respecta instructiunile de marcare astfel incat sa permita identificarea lor si care nu au fost retrase conform prevederilor de la clauza IV.4.3.10).

IV.4.4. Respingerea unei oferte ca fiind neconforma sau inacceptabila pentru autoritatea contractanta si care vor fi respinse

Vor fi declarate neconforme sau inacceptabile si vor fi respinse urmatoarele oferte: 1. au fost depuse dupa termenul limita de depunere a ofertei sau nu sunt insotite de garantie de participare

constituita conform cerintelor prezentei documentatii de atribuire; 2. a fost depusa de un ofertant care nu indeplineste una sau mai multe din cerintele de calificare stabilite in

documentaia de atribuire sau nu a prezentat documentele relevante in acest sens, conform cerintelor prezentei documentatii de atribuire

3. constituie o alternativa la prevederile caietului de sarcini, intrucat prin prezenta documentatie se interzice depunerea unei oferte alternative

4. pretul contractului, fara TVA, asa cum este mentionat in propunerea financiara si cum a fost corectat de comisia de evaluare tinand seama de eventualele erori aritmetice din oferta si de prevederile prezentei documentatii, depaseste valoarea estimata a contractului

5. oferta are un pret neobisnuit de scazut, care nu poate fi justificat la solicitarea comisiei de evaluare. In cazul in care comisia de evaluare considera ca unul sau mai multe preturi, asa cum au fost mentionate in oferta, este neobisnuit de scazut, aceasta poate solicita ofertantului sa depuna clarificari in acest sens. In cazul in care ofertantul, prin raspunsul la clarificarile solicitate, nu poate justifica pretul sau preturile neobisnuit de scazute, sau daca se constata ca aceste preturi sunt valabile pentru unitati care nu indeplinesc cerintele minimale din caietul de sarcini, oferta respectiva va fi respinsa

6. oferta nu indeplineste cerintele minimale sau exprese din caietul de sarcini 7. oferta contine propuneri de modificare a clauzelor contractuale cuprinse in modelul de contract care face

parte din prezenta documentatie, aceste propuneri de modificare sunt dezavantajoase pentru autoritatea contractanta, iar ofertantul nu renunta la acestea chiar si dupa ce a fost informat in acest sens

8. oferta cuprinde preturi care nu sunt rezultat al liberei concurente sau care nu pot fi justificate

Subsectiunea VI: INFORMATII SUPLIMENTARE

VI.1) CONTRACTUL ESTE PERIODIC (dupa caz) da [ ] nu [X]

Daca da, precizati perioadele estimate de publicare a anunturilor viitoare: _____________________________

VI.2) Contractul se inscrie intr-un proiect/program finanțat din fonduri comunitare da [X] nu [ ] Daca da, trimitere (trimiteri) la proiect(e) si/sau program(e): Programul Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative 2007-2013

Tipul de finanțare:

Cofinanțare [ ]

Credite externe cu garanția statului [ ] Fonduri europene [X] Daca da, numele fondului (se va selecta obligatoriu din lista disponibila) – Fondul Social European Alte fonduri. [ ]

VI.3) ALTE INFORMATII (dupa caz):

VI.3.1) Dreptul de a solicita clarificari ofertantilor Autoritatea contractanta si/sau comisia de evaluare are dreptul de a solicita completari/clarificari la ofertele depuse.

VI.3.2) Prezumtia de legalitate si autenticitate a documentelor prezentate Ofertantul isi asuma raspunderea exclusiva pentru legalitatea si autenticitatea tuturor documentelor prezentate in vederea participarii la procedura. Analizarea documentelor prezentate de ofertanti, de catre comisia de evaluare, nu angajeaza din partea acesteia nicio raspundere sau obligatie fata de acceptarea acestora ca fiind autentice sau legale si nu inlatura

18

raspunderea exclusiva a ofertantului sub acest aspect.

VI.3.3) Obligativitatea prezentarii documentelor solicitate Prezentarea documentelor de mai sus este obligatorie, cu exceptia cazurilor cand se mentioneaza altfel. Autoritatea contractanta va permite completarea ofertei cu documentele solicitate numai in conditiile legii

VI.3.4) Ajustarea pretului contractului Pretul total al contractului nu poate fi majorat.

VI.3.5) Modul de departajare a ofertelor clasate pe primul loc cu punctaje/preturi egale In cazul in care procedura de atribuire este offline (cu sau fara etapa finala de licitatie electronica) si se constata ca ofertele clasate pe primul loc au punctaje/preturi egale, autoritatea contractanta va solicita reofertarea in plic închis, in vederea departajarii ofertelor.

VI.4) CAI DE ATAC

VI.4.1) Organismul competent pentru caile de atac

Denumire oficiala: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor

Adresa: str. Stavropoleos, nr.6, sector 3

Localitate: Bucuresti Cod postal: 030084 Tara: Romania

E-mail: [email protected] Telefon: 021/3104641

Adresa Internet (URL): www.cnsc.ro Fax: 021/3104642

Organismul competent pentru procedurile de mediere (dupa caz)

Denumire oficiala:

Adresa:

Localitate: Cod postal: Tara:

E-mail: Telefon:

Adresa Internet (URL) Fax:

VI.4.2) Utilizarea cailor de atac (completati rubrica VI.4.2 SAU, dupa caz, rubrica VI.4.3)

Precizari privind termenul (termenele) de exercitare a cailor de atac:

Conform art.2562 , alin.(1), lit.b din OUG nr. 34/2006.

Întocmit, Specialist achiziţii publice

Robert Cralea IONESCU

mailto:[email protected]

19

SECTIUNEA II

CAIETUL DE SARCINI pentru atribuirea contractului de achizitie publica

„Servicii hoteliere, de restaurant si de seminarii si conferinte organizate la hotel”

1. Generalitati Serviciile sunt destinate proiectului „Imbunatatirea eficacitatii organizationale a sistemului de protectie a copilului in Romania”, cod SMIS 26554, finantat din Fondul Social European prin Programul Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative, proiect

implementat in parteneriat de Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice – Directia Protectia Copilului si Fundatia SERA ROMANIA. Bugetul maxim alocat acestui contract este de 3.316.787 lei fara TVA. Nu este permisa depasirea valorii estimate a contractului. 1. SERVICIILE SOLICITATE

1.1. Tipul serviciilor solicitate - servicii de cazare, masa si organizare conferinte, seminarii, intalniri de lucru, dupa cum urmeaza:

1.1.a. Rezervare si contractare de servicii de cazare, de restaurant si de seminarii si conferinte organizate la hotel, constand in cazare si mese pentru participantii la evenimente, experti si alte persoane desemnate de achizitor, asigurare de sali de conferinta echipate corespunzator pentru evenimentele soclicitate, pentru perioadele indicate.

1.1.b. Colectarea fiselor individuale ale participantilor, conform modelului pus la dispozitie de achizitor, verificarea datelor cuprinse in acestea si inmanarea acestor fise catre achizitor

1.1.c. Raportarea activitatilor efectuate 1.2. Detalierea evenimentelor organizate si serviciile solicitate in cadrul fiecaruia:

1.2.a. Organizarea a 8 conferinte regionale cu durata de 2 zile 1.2.a.1. Numarul de participanti estimat pentru fiecare conferinta este de 36, la care se adauga circa 4 experti ai

achizitorului. Serviciile de cazare si de masa prevazute in prezentul contract se refera numai la participanti, urmand ca serviciile aferente expertilor achizitorului sa fie asigurate prin intermediul unui alt contract.

1.2.a.2. Pentru derularea evenimentului este necesara rezervarea si contractarea unei sali de conferinta cu capacitate de minim 42 de persoane, aranjament teatru.

1.2.a.3. Sala de conferinte va fi echipata cu dotarea de baza (definita mai jos) si instalatie de sonorizare, constand in minim 4 microfoane pentru prezidiu si minim 2 microfoane mobile.

1.2.a.4. Pauzele de lucru servite vor fi de tipul: 1.2.a.4.1. Pauza de lucru (Pranz) – meniu fix 1.2.a.4.2. Pauza de lucru (Cina) – meniu fix 1.2.a.4.3. Pauze de lucru (Pauze de relationare si reimprospatare) – meniu pauza simpla

1.2.a.5. Cerintele pentru pauzele de lucru (pranz, cina, pauza de relationare si reimprospatare) sunt cele mentionate in prezentul caiet de sarcini, dar in cazul conferintei regionale organizate in Bucuresti nu se vor cota preturi unitare distincte pentru aceste pauze de lucru, ci se va cota exclusiv pret unitar pentru sala de conferinta, care va include si pretul pauzelor de lucru.

1.2.a.6. Cazarea participantilor se va realiza in camere single 1.2.a.7. Se solicita colectarea fiselor individuale ale participantilor la fiecare eveniment 1.2.a.8. Se solicita transportul la si de la locatia fiecarui eveniment a unor materiale si/sau echipamente indicate de

achizitor. Aceasta include atat transportul de la o locatie la alta a echipamentelor si materialelor respective, atunci cand evenimentele sunt derulate succesiv, la interval scurt unul de altul, precum si transportul de la Bucuresti la locatia conferintei in cazul in care evenimentele succesive sunt separate de weekend.

1.2.a.9. Se solicita efectuarea unor fotografii ale derularii fiecarui eveniment si transmiterea acestora catre achizitor in format electronic

1.2.a.10. Se solicita asigurarea a cel putin 1 coordonator de eveniment pentru fiecare conferinta regionala.

1.2.b. Organizarea a 14 cursuri de formare cu durata de 5 zile 1.2.b.1. Numarul de participanti estimat pentru fiecare curs este de 29 sau 30, cu un total estimat de 414 participanti

pentru cele 14 cursuri. La fiecare curs de formare vor participa 2 formatori ai achizitorului. Serviciile de cazare si de masa prevazute in prezentul contract se refera numai la participanti, urmand ca serviciile aferente expertilor achizitorului sa fie asigurate prin intermediul unui alt contract.

20

1.2.b.2. Pentru derularea fiecarui eveniment este necesara rezervarea si contractarea unei sali de conferinta cu capacitate de minim 35 de persoane, aranjament classroom (participantii sunt asezati la mese de 2-6 persoane).

1.2.b.3. Sala de conferinte va fi echipata cu dotarea de baza 1.2.b.4. Pauzele de lucru servite vor fi de tipul:

1.2.b.4.1. Pauza de lucru (Pranz) – meniu fix 1.2.b.4.2. Pauza de lucru (Cina) – meniu fix 1.2.b.4.3. Pauze de lucru (Pauze de relationare si reimprospatare) – meniu pauza simpla

1.2.b.5. Cazarea participantilor se va realiza in camere single 1.2.b.6. Se solicita colectarea fiselor individuale ale participantilor la fiecare eveniment 1.2.b.7. Se solicita transportul la si de la locatia fiecarui eveniment a unor materiale si/sau echipamente indicate de

achizitor 1.2.b.8. Se solicita efectuarea unor fotografii ale derularii fiecarui eveniment si transmiterea acestora catre achizitor in

format electronic 1.2.b.9. Se solicita asigurarea a cel putin un coordonator de eveniment pentru fiecare perioada mentionata in caietul

de sarcini in fiecare localitate unde se organizeaza cursuri, cu exceptia localitatii Bucuresti, unde se vor asigura doi coordonatori de eveniment

1.2.c. Organizarea a 106 cursuri de formare cu durata de 4 zile 1.2.c.1. Numarul de participanti estimat pentru fiecare curs este de 29 sau 30, cu un total estimat de 3.176 participanti

pentru cele 106 cursuri. La fiecare curs de formare vor participa 2 formatori ai achizitorului. Serviciile de cazare si de masa prevazute in prezentul contract se refera numai la participanti, urmand ca serviciile aferente expertilor achizitorului sa fie asigurate prin intermediul unui alt contract.

1.2.c.2. Pentru derularea fiecarui eveniment este necesara rezervarea si contractarea unei sali de conferinta cu capacitate de minim 35 de persoane, aranjament classroom (participantii sunt asezati la mese de 2-6 persoane).

1.2.c.3. Sala de conferinte va fi echipata cu dotarea de baza 1.2.c.4. Pauzele de lucru servite vor fi de tipul:

1.2.c.4.1. Pauza de lucru (Pranz) – meniu fix 1.2.c.4.2. Pauza de lucru (Cina) – meniu fix 1.2.c.4.3. Pauze de lucru (Pauze de relationare si reimprospatare) – meniu pauza simpla

1.2.c.5. Cazarea participantilor se va realiza in camere single 1.2.c.6. Se solicita colectarea fiselor individuale ale participantilor la fiecare eveniment 1.2.c.7. Se solicita transportul la si de la locatia fiecarui eveniment a unor materiale si/sau echipamente indicate de

achizitor 1.2.c.8. Se solicita efectuarea unor fotografii ale derularii fiecarui eveniment si transmiterea acestora catre achizitor in

format electronic 1.2.c.9. Se solicita asigurarea a cel putin un coordonator de eveniment pentru fiecare perioada mentionata in caietul

de sarcini in fiecare localitate unde se organizeaza cursuri, cu exceptia localitatii Bucuresti, unde se vor asigura doi coordonatori de eveniment.

1.3. Pentru garantarea disponibilitatii serviciilor solicitate se va prezenta in oferta dovada disponibilitatii spatiilor de cazare si salilor de conferinta pentru toate perioadele si in cantitatile estimate in prezentul caiet de sarcini.

2. Programul orientativ al fiecarui eveniment este:

2.1. Pentru conferintele regionale care sunt organizate in afara Bucurestiului

Data Ora/perioada Activitatea Observatii

Ziua anterioara

inceperii evenimentului

10.00-16.00 Preluarea materialelor de curs indicate de achizitor si

transportarea acestora la locatia evenimentului

Prima zi de eveniment 08.00-10.30 Intampinarea participantilor, asistenta check-in Activitatile se deruleaza la hotel sau la locatiile salilor de conferinta,

10.30-11.00 Pauza de lucru - Pauza de relationare

13.30-14.30 Pauza de lucru – Pranz


19.00-20.00 Pauza de lucru - Cina, supravegherea salii de conferinta

Ultima zi de eveniment 08.00-08.30 Mic dejun, supravegherea salii de conferinta


21

13.30-14.30 Pauza de lucru – Pranz dupa caz


16.30-19.00 Defluirea participantilor, asistenta check-out

Ziua ulterioara

evenimentului

Transportarea materialelor neconsumate la locatia indicata de

achizitor

2.2. Pentru conferinta regionala organizata in Bucuresti (fara cazare)


Ziua anterioara




Prima zi de eveniment 08.00-10.30 Intampinarea participantilor, asistenta participanti, supravegherea

salii de conferinta

Activitatile se deuleaza la sala de conferinte utilizata pentru eveniment




19.00-20.00 Asistenta participanti, supravegherea salii de conferinta

Ultima zi de eveniment 08.00-08.30 Asistenta participanti, supravegherea salii de conferinta




16.30-19.00 Defluirea participantilor, asistenta participanti

Ziua ulterioara

evenimentului


achizitor

2.3. Pentru cursurile de formare, indiferent daca sunt de 4 sau 5 zile si de locatia evenimentului


Ziua anterioara




Prima zi de eveniment 08.00-10.30 Intampinarea participantilor, asistenta check-in, supravegherea

salii de conferinta

Activitatile se deruleaza la hotel sau la locatiile salilor de conferinta, dupa caz.



19.00-20.00 Pauza de lucru - Cina, supravegherea salii de conferinta

Zilele intermediare de

eveniment

08.00-08.30 Mic dejun, supraveherea salii de conferinta




19.00-20.00 Pauza de lucru - Cina, asigurarea salii de conferinta

Ultima zi de eveniment 08.00-08.30 Mic dejun



16.30-19.00 Defluirea participantilor, asistenta check-out

Ziua ulterioara

evenimentului


achizitor

3. CERINTE SPECIFICE FIECARUI TIP DE SERVICIU PRESTAT

3.1. Rezervare si contractare de servicii de cazare 3.1.a. Va fi nominalizat in oferta fiecare hotel propus pentru cazarea participantilor la fiecare eveniment. 3.1.b. In situatiile in care se solicita organizarea simultana a mai multe cursuri de formare in aceeasi localitate, este

permisa organizarea cazarii intr-un singur hotel, daca acesta are capacitatile necesare, sau in mai multe

22

hoteluri separate care sa indeplineasca toate cerintele din prezentul caiet de sarcini. Aceste prevederi se aplica si in cazurile in care se solicita organizarea in aceeasi saptamana a unor cursuri de formare si a unei conferinte regionale in aceeasi localitate. In aceste cazuri se va indica in oferta numarul de camere disponibil in fiecare hotel, daca este cazul.

3.1.c. Achizitorul va stabili ordinea in care se ocupa camerele in functie de numarul de participanti pentru care se solicita cazare

3.1.d. Serviciile de cazare constau in rezervare de camere si cazare pentru participanti. 3.1.e. Cazarea participantilor se face camere single. Orice deviere de la aceasta cerinta se face exclusiv pe

raspunderea prestatorului, fara a fi opozabila achizitorului, chiar si atunci cand cerinta de modificare a venit de la formatori, alti experti ai achizitorului sau de la participanti, si poate atrage neplata serviciilor respective.

3.1.f. In sensul prevazut in aceasta documentatie, prin camere single se inteleg si camere duble in regim single, indiferent daca sunt cu pat matrimonial sau paturi separate.

3.1.g. In oferta vor fi nominalizate numai hoteluri care trebuie sa aiba clasificare de 3 stele. In acest sens, se va prezenta in copie certificatul de clasificare al hotelului. Nu vor fi considerate acceptabile certificate de clasificare care mentioneaza in certificat sau in anexa la acesta clasificari diferite de 3 stele pentru hotelurile nominalizate in oferta.

3.1.h. Cazarea trebuie asigurata in camere clasificate 3 stele, cu dus sau baie separata de alte camere, dotate cel putin cu televizor si telefon, apa calda functionala. Accesul in hotel al participantilor trebuie sa fie permis 24 de ore pe zi, cu serviciu permanent asigurat la receptie. Capacitatea hotelurilor nominalizate in oferta trebuie sa asigure cel putin cazarea participantilor comunicati de achizitor. In cazul aparitiei unor participanti suplimentari la un anumit eveniment, este acceptabila cazarea lor in alt hotel, cu respectarea cerintelor minimale din prezentul caiet de sarcini.

3.1.i. Localizarea hotelului trebuie sa fie in localitatile indicate in prezentul caiet de sarcini, intr-o zona civilizata si curata, astfel incat participantii sa aiba acces facil catre hotel. Achizitorul isi rezerva dreptul de a nu accepta o propunere care ofera cazare la un hotel care nu se afla in zona solicitata si unde considera ca accesul participantilor nu se poate face cu usurinta sau in conditii de siguranta.

3.1.j. Hotelul va trebui sa fie amplasat astfel incat participantii sa aiba acces cu mijloace de transport in comun uzuale in zona.

3.1.k. Cazarea participantilor se accepta numai pentru persoanele incluse pe listele transmise de achizitor si pentru perioadele mentionate in aceste liste, fiind necesara aprobarea prealabila a achizitorului pentru a modifica aceste liste.

3.1.l. Prestatorul va instrui participantii, la momentul cazarii si ulterior, la inceperea evenimentelor, privind serviciile incluse in pret si regulile care tebuie urmate in hotel. Achizitorul nu va fi responsabil pentru consumarea sau plata unor servicii suplimentare de catre participanti (cum ar fi serviciile de minibar, etc) sau pentru daunele produse de acestia, acestea urmand a fi discutate (inclusiv recuperarea costurilor) de prestator direct cu participantii.

3.1.m. Hotelul trebuie sa dispuna de un spatiu de depozitare a bagajelor, gratuit, de camere pentru fumatori si nefumatori.

3.2. Rezervare si contractare servicii de pauze de lucru (restaurant sau catering) 3.2.a. Micul dejun se include in pretul camerelor contractate. 3.2.b. Pauzele de lucru servite participantilor trebuie sa respecte urmatoarele conditii: 3.2.b.1. Pauza de lucru - Cina – se vor asigura urmatoarele, in functie de tipul de masa indicat de achizitor pentru

fiecare eveniment: 3.2.b.1.1. Meniu fix – aperitiv, fel principal, garnitura, salata, paine, apa minerala imbuteliata (plata sau

carbogazoasa), desert. 3.2.b.2. Pauza de lucru (cina) se asigura exclusiv pentru persoanele pentru care se solicita cazare, cu exceptia

situatiilor cand achizitorul solicita altceva. 3.2.b.3. Pauza de lucru - Pranz – se vor asigura urmatoarele, in functie de tipul de pranz indicat de achizitor pentru

fiecare eveniment 3.2.b.3.1. Meniu fix – ciorba/supa, fel principal, garnitura, salata, paine, apa minerala imbuteliata (plata sau

carbogazoasa), desert, cafea. 3.2.b.4. Indiferent de tipul de meniu solicitat, trebuie sa se asigure cel putin 20% din preparate si cel putin 1

ciorba/supa cu ingrediente exclusiv vegetariene. 3.2.b.5. Pauza de lucru - Pauza de relationare si reimprospatare – se vor asigura urmatoarele, in functie de tipul de

pauza indicat de achizitor pentru fiecare eveniment: 3.2.b.5.1. Meniu pauza simpla - cafea, lapte, ceai, apa plata si minerala, pentru numarul de persoane estimat

pentru fiecare eveniment. 3.2.b.5.2. Pauzele de lucru - Pauzele de relationare si reimprospatare - se asigura intotdeauna in regim de

autoservire, tip bufet, in picioare sau asezat la mese.

23

3.2.c. Ofertantul poate propune numai meniu fix, cu respectarea cerintelor minimale mentionate in cazul meniului fix. 3.2.d. In cazul in care pauzele de lucru se organizeaza in alte locatii decat unitati hoteliere, se accepta asigurarea

acestora in regim de catering. 3.2.e. Achizitorul va stabili locatia unde se servesc pauzele de lucru in functie de numarul de participanti. 3.2.f. Spatiul destinat servirii pauzelor de lucru trebuie sa asigure toate conditiile de igiena necesare. Acest spatiu

trebuie sa se afle: 3.2.f.1. in aceeasi incinta cu sala de conferinta folosita de participantii la evenimentul pentru care se organizeaza

pauza de lucru (pranz si /sau pauza de lucru – pauza de relationare). 3.2.f.2. in incinta hotelului unde se asigura cazarea pentru participantii la evenimentul pentru care se organizeaza

pauza de lucru (cina). 3.2.g. Achizitorul nu va accepta spatii de servire a pauzelor de lucru care nu indeplinesc cerintele mentionate in

prezentul caiet de sarcini. Spatiul trebuie sa permita servirea mesei intr-o singura repriza, asezati la mese, pentru intregul numar de participanti, experti etc. indicat de achizitor.

3.2.h. Spatiul de servire a pauzei de lucru trebuie sa fie suficient de mare pentru a permite asigurarea mesei in bune conditiuni, indiferent de numarul de persoane (dupa caz, clienti ai restaurantului etc) prezente si care nu participa la evenimentul pentru care se organizeaza pauza de lucru.

3.2.i. Servirea pauzelor de lucru se accepta numai pentru persoanele incluse pe listele transmise de achizitor si pentru perioadele mentionate in aceste liste, fiind necesara aprobarea prealabila a achizitorului pentru a modifica aceste liste.

3.2.j. Ofertantii vor prezenta in oferta meniuri orientative si gramajele aferente, urmand a se stabili de comun acord ale acestuia pentru a asigura diversitatea meniurilor servite.

3.2.k. Meniurile servite vor fi cele selectate de achizitor dintre cele cuprinse in oferta. Orice deviere de la aceasta cerinta se face exclusiv pe raspunderea prestatorului, fara a fi opozabila achizitorului, chiar si atunci cand cerinta de modificare a venit de la formatori, alti experti ai achizitorului sau de la participanti.

3.2.l. Prestatorul va instrui participantii, la momentul cazarii si ulterior, la inceperea evenimentelor, privind serviciile incluse in pret si regulile care trebuie urmate in privinta pauzelor de lucru. Achizitorul nu va fi responsabil pentru consumarea sau plata unor servicii suplimentare de catre participanti (cum ar fi alimente suplimentare fata de meniul stabilit, etc) sau pentru daunele produse de acestia, acestea urmand a fi discutate (inclusiv recuperarea costurilor) de prestator direct cu participantii.

3.2.m. Se va prezenta autorizatia sanitar/veterinare a restaurantului propus pentru servirea meselor din cadrul pauzelor de lucru. In cazul in care pauzele de lucru (inclusiv pauzele de relationare) sunt asigurate in regim de catering, se vor prezenta documentele echivalente ale firmei de catering pentru unitatea de productie.

3.3. Rezervare si contractare pentru sala de conferinta, inclusiv echipamentul aferent, daca este cazul.

3.3.a. Se prezinta in oferta datele de identificare a fiecarei sali de conferinta propusa pentru fiecare eveniment (dupa caz, adresa locatiei, nume, amplasare/localizare in cadrul cladirii, capacitatea in aranjamentul solicitat prin caietul de sarcini, dotare etc).

3.3.b. Pentru fiecare din localitatile unde se solicita organizarea unor evenimente, cel putin una din salile de conferinta (si cel putin doua, in cazul evenimentelor organizate in Bucuresti) trebuie sa fie amplasate in hotelurile unde se propune si cazarea participantilor

3.3.c. In cazul in care se solicita organizarea simultana in aceeasi localitate a 2 sau mai multe cursuri de formare, este permisa propunerea unor sali de conferinta situate in alta locatie decat hotelurile in care se asigura cazarile, toate celelalte cerinte ale caietului de sarcini ramanand aplicabile. Aceste prevederi se aplica si in cazurile in care se solicita organizarea in aceeasi saptamana a unui curs de formare si a unei conferinte regionale in aceeasi localitate.

3.3.d. In cazul evenimentelor pentru care nu se solicita cazare, se poate propune o sala de conferinta care nu este amplasata intr-un hotel. In acest caz, se vor prezenta in oferta informatiile solicitate pentru sala de conferinta.

3.3.e. Achizitorul va stabili ordinea in care se ocupa aceste Sali. 3.3.f. apacitatea salii de conferinta trebuie sa asigure cel putin participarea tuturor persoanelor indicate de achizitor

(participanti si experti ai acestuia). 3.3.g. Aranjamentul salii solicitat de achizitor va trebui respectat, iar sala respectiva va fi amenajata ca atare inainte

de inceperea evenimentelor. 3.3.h. In cazurile cand se organizeaza un singur eveniment intr-o localitate intr-o perioada, sala de conferinte trebuie

sa fie localizata in aceeasi locatie in care se face cazarea participantilor, daca organizarea evenimentului impune asigurarea cazarii unor participanti. Achizitorul nu va accepta sali de conferinta care nu sunt situate in aceeasi cladire in care se face cazarea.

3.3.i. Localizarea si solutiile constructive ale salii de conferinte trebuie sa asigure izolare fonica pe parcursul evenimentelor, precum si intimitatea necesara din punct de vedere vizual. Accesul persoanelor straine trebuie sa fie limitat, astfel incat derularea evenimentelor sa nu fie intrerupta.

24

3.3.j. Sala trebuie sa asigure tuturor participantilor posibilitatea vederii, in bune conditiuni, a flipchart-ului si a ecranului/spatiului de proiectie, precum si contact vizual direct intre participanti si/sau cu prezidiul/formatorii. Nu sunt acceptabile sali compartimentate, care nu permit reunirea tuturor participantilor in aceeasi incapere, sali cu stalpi de sustinere amplasati astfel incat sa nu permita vederea, pereti despartitori sau alte elemente arhitecturale sau de decor ce ar putea impiedica vizibilitatea persoanelor aflate in sala, etc

3.3.k. In cadrul propunerii tehnice ofertantii vor prezenta fotografii semnificative de prezentare a salii de conferinte si accesului la aceasta. De asemenea, se va prezenta o schita cu dimensiunile salii de conferinte, cu mentionarea dimensiunilor principale si cu evidentierea usilor de acces, a ferestrelor, a amplasarii ecranului/spatiului de proiectie, a flipchartului si a eventualelor elemente care pot obstructiona comunicarea intre participanti si/sau experti.

3.3.l. Dimensiunile salii trebuie sa fie corespunzatoare numarului de participanti, astfel: 3.3.l.1. La salile unde ce solicita aranjament teatru si instalatie de sonorizare, se va lua in calcul min. 1,15

mp/participant, 3.3.l.2. La salile unde se solicita aranjament classroom – min. 1,25 mp/participant 3.3.m. Salile de conferinta propuse vor fi amenajate si dotate conform cerintelor pentru fiecare eveniment, astfel

incatsa asigure derularea evenimentului in aranjamentul solicitat (teatru, classroom), inclusiv pentru prezidiu, vorbitori, moderatori si/sau formatori, dupa caz.

3.3.n. Sala de conferinte trebuie sa fie dotata cu echipament cu caracteristici tehnice adecvate pentru spatiul respectiv. Vor trebui asigurate inclusiv sursele de alimentare si accesul la retelele electrice si conexiune la internet.

3.3.o. Prin echiparea fiecarei sali de conferintei cu dotarea de baza se impune asigurarea cel putin a urmatoarelor: laptop, imprimanta, videoproiector, ecran sau spatiu de proiectie dimensionat în functie de caracteristicile si marimea salii, flipchart, hartie flipchart (minim 50 de coli), markere (minim 2 seturi a 4 culori), minim 1 set post-it-uri, minim 1 ghem sfoara, 1 foarfeca, minim 3 prelungitoare cu minim 3 prize fiecare. Se asigura seturi noi de consumabile pentru fiecare eveniment.

3.3.p. In cazul in care se solicita sistem de sonorizare, acesta va trebui sa asigure cel putin 4 microfoane fixe amplasate pentru membrii prezidiului si doua microfoane mobile (inclusiv personalul aferent distribuirii acestora) pentru uzul participantilor.

3.3.q. Toate salile de conferinta vor avea asigurata dotarea de baza, la care se adauga echipamentele specifice cerute pentru fiecare locatie.

3.3.r. Pentru persoanele de la prezidiu, prestatorul va pregati calareti cu numele si functia acestora. 3.3.s. Pe langa numarul de participanti estimat, salile de conferinta in aranjament teatru trebuie sa asigure instalarea

unui prezidiu de minim 4 persoane in cazul conferintelor si minim 2 persoane in cazul cursurilor de formare 3.3.t. Sala de conferinta trebuie sa aiba asigurat acces la internet in sala, gratuit, de preferinta tip WiFi. 3.3.u. In zona intrarii principale in cladire, in cea de primire a participantilor si in sala se va permite instalarea

materialelor de vizibilitate ale achizitorului. In sala, se va asigura cel putin un spatiu pentru amplasarea unui banner cu dimensiunile de 2,5 x 1 m. In fata salii se va amenaja un punct de distributie a mapelor de conferinta, pentru salile cu capacitate de cel putin 35 de persoane.

3.3.v. Marcarea salilor de conferinta si a acceselor se face de catre prestator, fiind inclusa in preturile unitare, cu respectarea indicatiilor achizitorului.

3.3.w. Evenimentele vor fi semnalizate in fiecare zi de derulare a evenimentului, prin crearea si instalarea de catre prestator a cel putin doua indicatoare (inscriptii, sageti sau alte sisteme de semnalizare specifice pentru astfel de evenimente) care vor contine cel putin numele proiectului, denumirea evenimentului, numele si localizarea in cladire a salii folosite pentru derularea acestuia.

3.3.x. Pretul salii de conferinta include pretul echipamentelor, mobilierului, personalului de deservire, serviciilor si produselor solicitate prin prezentul capitol.

3.3.y. In fiecare din localitatile unde se solicita organizarea a cel putin 2 evenimente, in oferta se va propune asigurarea unui spatiu de depozitare a materialelor necesare organizarii evenimentelor (dupa caz, kituri de conferinta, mape participanti, materiale de pregatire, bannere, echipament IT etc). Prestatorul va fi pe deplin responsabil de pastrarea in bune conditiuni a acestor materiale si de asigurarea sigurantei si securitatii acestora. Predarea-primirea acestor materiale se va face intre reprezentantii desemnati de achizitor si coordonatorii de eveniment, conform instructiunilor achizitorului. Transportul, instalarea si/sau distribuirea materialelor la locul de derulare a evenimentelor este responsabilitatea prestatorului.

3.4. Efectuarea de fotografii ale derularii evenimentelor 3.4.a. Se vor efectua minim 5 fotografii in fiecare zi de eveniment, care sa arate modul de derulare a lucrarilor la

evenimentele respective, care sa surprinda inclusiv elementele de vizibilitate. 3.4.b. Fotografiile respective vor fi realizate in format digital sau pe hartie. In cazul fotografiilor digitale, rezolutia trebuie sa

fie de minim 1 Megapixeli. 3.4.c. Fotografiile vor trebui transmise achizitorului in termen de cel mult 5 zile de la finalizarea evenimentului respectiv.

25

3.5. Colectarea fiselor individuale ale participantilor.

3.5.a. Prestatorul va colecta, prin reprezentantii sai, si va transmite achizitorului fisele individuale ale participantilor la evenimentele pentru care se solicita aceasta

3.5.b. Modelul de fisa individuala a participantilor este pus la dispozitie de achizitor si poate fi modificat oricand pe durata derularii contractului

3.5.c. Prestatorul va fi responsabil pentru 3.5.c.1. completarea corecta a fiselor individuale, prin personalul care va efectua aceasta colectare, conform

prevederilor legale, in sensul verificarii datelor inscrise in fisele individuale cu cele inscrise in documentele de identitate ale participantilor.

3.5.c.2. completarea tuturor campurilor obligatorii ale fiselor individuale, prin personalul care va efectua aceasta colectare, conform prevederilor legale, in sensul verificarii datelor inscrise in fisele individuale cu cele inscrise in documentele de identitate ale participantilor

3.5.d. Personalul va fi instruit sa acorde asistenta participantilor in ceea ce priveste completarea fiselor individuale. 3.5.e. Fisele individuale ale participantilor vor fi colectate de personalul prestatorului si transmise in original catre achizitor.

Prestatorul nu va fi platit pentru serviciile aferente unor persoane care au participat la evenimente dar pentru care nu a prezentat fise individuale in original

3.5.f. Singurele situatii in care prestatorul nu este tinut responsabil de necompletarea fiselor individuale, de incorectitudinea datelor sau de neprezentarea unor fise individuale este atunci cand a transmis in scris catre achizitor lista cu persoanele care nu au prezentat documentele de identitate pentru validarea datelor completate sau care refuza sa furnizeze aceste date.

3.5.g. In afara de colectarea fiselor individuale, prestatorul va fi responsabil si de obtinerea de semnaturi pe listele de prezenta, in fiecare zi, de la fiecare participant. Prevederile clauzelor de mai sus, inclusiv 4.5.e, se aplica si acestor liste de prezenta.

3.6. Mape de conferinta, alte materiale si/sau echipamente si transportul acestora.

3.6.a. Multiplicarea materialelor din mapele de conferinta nu face obiectul prezentului contract, dar achizitorul poate solicita prestatorului sa asigure transportul unor astfel de materiale la locatia fiecarui eveniment unde se solicita aceste servicii.

3.6.b. Prestatorul va fi responsabil cu transportul unor echipamente necesare pentru derularea evenimentelor unde se solicita aceasta.

3.7. Servicii de suport logistic pentru organizarea seminariilor

3.7.a. Ofertantii vor desemna cate un coordonator de contract care va fi responsabil de intreaga corespondenta purtata cu achizitorul si de organizarea procedurilor prevazute in contract

3.7.b. Coordonatorul de contract va fi nominalizat in oferta si se va prezenta CV. Persoana desemnata initial va putea fi schimbata numai daca este inlocuita de o persoana cu competente, calificari si pregatire cel putin similare, numai cu aprobarea prealabila scrisa a achizitorului. Inlocuirea se considera a avea loc la data aprobarii ei de catre achizitorul.

3.7.c. Coordonatorul de contract este singurul indreptatit sa tina legatura cu achizitorul ca si reprezentant al prestatorului si va fi considerat pe deplin imputernicit in acest sens.

3.7.d. Coordonatorul de contract va fi considerat pe deplin imputernicit sa ia deciziile necesare pentru a asigura buna desfasurare a evenimentelor, cu incadrarea in cerintele caietului de sarcini, si pentru a tine legatura cu personalul achizitorului care asigura buna derulare a contractului si cu personalul de la hotelul/restaurantul unde se deruleaza evenimentul.

3.7.e. Achizitorul poate cere unui Prestator sa propuna o alta persona ca si coordonator de contract daca se constata, pe parcursul derularii contractului, ca persoana propusa initial nu are competentele necesare pentru derularea in bune conditii a contractului. Cerintele privind inlocuirea coordonatorului de contract, mentionate anterior, se aplica si in acest caz

3.7.f. Coordonatorul de contract va trebui sa se asigure ca persoanele pentru care se asigura cazare, pauze de lucru - mese si acces la servicii sunt cele de pe lista transmisa de achizitor. In caz de neclaritati se va lua legatura cu achizitorul sau cu persoana responsabila de evenimentul respectiv.

3.7.g. Pentru fiecare eveniment in parte, prestatorul va propune un coordonator de eveniment. 3.7.h. Se va asigura numarul de persoane de suport logistic (coordonatori de eveniment) solicitat pentru fiecare

eveniment, care va fi responsabil cu asistenta din partea prestatorului, cantitatea serviciilor oferite si calitatea acestora, primirea si înregistrarea participantilor, colectarea documentelor solicitate pentru participanti.

3.7.i. Prestatorul va fi responsabil de asigurarea personalului propriu prezent la evenimente cu telefon, mijloace de comunicare in scris (inclusiv fax, e-mail), facilitati de copiere, acces la internet pentru operativitate si flexibilitate pe parcursul derularii evenimentelor.

26

3.7.j. In oferta se va prezenta CV pentru cel putin 8 coordonatori de eveniment pentru cursurile de formare planificate, precum si cel putin 1 coordonator de eveniment pentru conferintele regionale. Pe parcusul derularii contractului, se permite schimbarea coordonatorilor de eveniment intre locatiile prevazute.

3.7.k. Costurile aferente deplasarilor, cazarii, meselor, diurnelor si orice alte costuri necesare pentru prezenta reprezentantilor prestatorului la locatiile evenimentelor se vor considera acoperite de preturile unitare si comisioanele prestatorului si nu vor fi platite.

3.8. Cerinte de respectat pe parcursul implementarii evenimentelor

3.8.a. Toate cerintele mentionate in prezentul caiet de sarcini, inclusiv in eventualele anexe la acesta, pentru care nu au fost fixate restrictii explicite, vor fi considerate cerinte minimale pentru indeplinirea contractului.

3.8.b. Neindeplinirea oricaror cerinte minimale din prezentul caiet de sarcini de catre oferta tehnica prezentata poate duce la respingerea acesteia.

3.8.c. Toate spatiile vor fi incalzite si aerisite corespunzator activitatilor derulate. 3.8.d. Daca pe parcursul derularii evenimentelor se constata ca apar modificari care afecteaza functionalitatea,

siguranta utilizarii sau calitatea serviciilor prestate, in sensul scaderii acestora sub nivelul prevazut in prezentul caiet de sarcini, se va considera ca, incepand cu momentul constatarii, aceste spatii nu mai indeplinesc cerintele minime prevazute.

3.8.e. Pretul pentru toate serviciile solicitate in prezentul caiet de sarcini se include in preturile unitare solicitate de achizitor.

4. Graficul estimativ de realizare a evenimentelor este urmatorul: Planificarea orientativa a evenimentelor pe perioada contractului este urmatoarea:

4.1. Calendarul estimativ al activitatilor este: 4.1.a. Conferinte regionale: 01-05.04.2013 – Timisoara 08-12.04.2013 – Drobeta Turnu Severin 18-22.03.2013 – Cluj Napoca 11-15.03.2013 – Brasov (inclusiv Poiana Brasov) 04-08.03.2013 – Constanta 11-15.03.2013 – Bucuresti 25-29.03.2013 – Pitesti 25.02-01.03.2013 – Suceava La fiecare din locatiile mentionate, cu exceptia conferintei organizate la Pitesti, in saptamana cand se organizeaza conferintele regionale se organizeaza si cursuri de formare. In aceste situatii, perioadele de derulare ale acestor cevenimente se pot suprapune, drept pentru care in oferta se vor propune solutii care sa permita astfel de suprapuneri (derularea simultan a evenimentelor) si se vor detalia aceste solutii. Perioadele si locatiile pot fi modificate de catre achizitor, cu notificarea in prealabil a prestatorului cu cel putin 2 zile ianinte de inceperea evenimentului 4.1.b. Cursuri de formare de 5 zile: 25-29.03.2013 – cate 2 cursuri simultan la fiecare din locatiile Drobeta Turnu Severin, Cluj Napoca, Brasov (inclusiv Poiana Brasov), Constanta, Suceava, 1 curs la locatia Timisoara si 3 cursuri simultan la Bucuresti Perioadele si locatiile pot fi modificate de catre achizitor, cu notificarea in prealabil a prestatorului. 4.1.c. Cursuri de formare de 4 zile (cursurile vor fi de 4 zile consecutive in fiecare din perioadele mentionate mai jos. Data inceperii si a finalizarii cursurilor – zilele saptamanii - vor fi stabilite inainte de inceperea acestora sau a fiecarui curs si vor fi notificate prestatorului): 25.02-01.03.2013 - cate doua cursuri la fiecare din locatiile Cluj Napoca, Constanta, Suceava cate trei cursuri la fiecare din locatiile Drobeta Turnu Severin, Timisoara, Brasov (inslusiv Poiana Brasov) si patru cursuri simultan la locatia Bucuresti 04-08.03.2013 - cate doua cursuri la fiecare din locatiile Cluj Napoca, cate trei cursuri la fiecare din locatiile Drobeta Turnu Severin, Timisoara, Brasov (inclusiv Poiana Brasov), Suceava, un curs la locatia Constanta si patru cursuri simultan la locatia Bucuresti 11-15.03.2013 - cate doua cursuri la fiecare din locatiile Cluj Napoca, Brasov (inclusiv Poiana Brasov),, Constanta, cate trei cursuri la fiecare din locatiile Drobeta Turnu Severin, Timisoara, Suceava si patru cursuri simultan la locatia Bucuresti

27

18-22.03.2013 - cate doua cursuri la fiecare din locatiile Constanta, Suceava, cate trei cursuri la fiecare din locatiile Drobeta Turnu Severin, Timisoara, Brasov (inclusiv Poiana Brasov),, un curs la locatia Cluj Napoca si patru cursuri simultan la locatia Bucuresti 25-29.03.2013 – un curs la locatia Timisoara 01-05.04.2013 - cate doua cursuri la fiecare din locatiile Drobeta Turnu Severin, Cluj Napoca, Brasov (inclusiv Poiana

Brasov), Constanta, Suceava, un curs la locatia Timisoara si patru cursuri simultan la locatia Bucuresti

08-12.04.2013 - cate doua cursuri la fiecare din locatiile Timisoara, Cluj Napoca, Brasov (inclusiv Poiana Brasov),, Constanta, Suceava, un curs la locatia Drobeta Turnu Severin si patru cursuri simultan la locatia Bucuresti Perioadele si locatiile pot fi modificate de catre achizitor, cu notificarea in prealabil a prestatorului.

Centralizarea orientativa a derularii evenimentelor este urmatoarea (fara a contraveni celor mentionate in alte sectiuni ale caietului de sarcini)

Locatia Perioada

Drobeta Turnu Severin

Timisoara Cluj - Napoca

Brasov (inclusiv Poiana Brasov)

Constanta Suceava Bucuresti Pitesti

25.02-01.03.2013

4 zile + 4 zile + 4 zile


4 zile + 4 zile


4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile + Conf

4 zile + 4 zile + 4 zile + 4 zile

04-08.03.2013 4 zile + 4 zile + 4 zile


4 zile + 4 zile


4 zile + Conf 4 zile + 4 zile + 4 zile


11-15.03.2013 4 zile + 4 zile + 4 zile


4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile + Conf

4 zile + 4 zile


4 zile + 4 zile + 4 zile + 4 zile + Conf

18-22.03.2013 4 zile + 4 zile + 4 zile


4 zile + Conf 4 zile + 4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile


25-29.03.2013 5 zile + 5 zile

5 zile + 4 zile

5 zile + 5 zile

5 zile + 5 zile

5 zile + 5 zile

5 zile + 5 zile


Conf

01-05.04.2013 4 zile + 4 zile

4 zile + Conf 4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile


08-12.04.2013 4 zile + Conf 4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile

4 zile + 4 zile


Legenda: 4 zile = curs de 4 zile 5 zile = curs de 5 zile Conf = conferinta regionala In cazul in care intr-o celula din tabel sunt mentionate mai multe evenimente, cerinta este de a se organiza aceste evenimente simultan in localitatea mentionata

Perioadele si locatiile pot fi modificate de catre achizitor, cu notificarea in prealabil a prestatorului.

4.2. Achizitorul poate decide reprogramarea/organizarea de cursuri suplimentare de formare de 4 sau 5 zile in perioada de implementare a contractului, in cazul in care participantii care trebuie sa urmeze aceste cursuri nu pot participa la cursurile planificate in perioadele estimate la acest moment.

4.3. In vederea garantarii disponibilitatii locatiilor mentionate, se vor prezenta documente care sa ateste rezervarea sau disponibilitatea tuturor spatiilor necesare (camere, spatii de servire a mesei si sali de conferinta echipate corespunzator) si a serviciilor aferente (servicii de restaurant, alte servicii conexe, dupa caz).

4.4. Exista posibilitatea ca achizitorul sa solicite realizarea unor evenimente chiar si dupa data de 19.04.2013, la oricare din locatiile existente, cu notificarea si acordul prealabil al prestatorului si cu prelungirea corespunzatoare a valabilitatii contractului

4.5. Cantitatile necesare pentru organizarea fiecarui eveniment sunt:

28

Perioada si tipul

activitatii

Locatia Cantitati estimative

Cazare (persoane

x nopti)

Pauze de lucru (nr.

evenimente x

persoane x mese)

Sali (nr

evenimente,

zile, capacitate,

aranjament)

Personal prestator Echipament

25.02-

18.04.2013

Conf regio

Drobeta

Turnu

Severin,

Timisoara,

Cluj Napoca,

Brasov

(inclusiv

Poiana

Brasov),

Pitesti,

Constanta,

Suceava,

Bucuresti

Camere single

7 x 33 = 231 zile

hoteliere, mic

dejun inclus

8 x 36 x 2 = 576

pauze de lucru

(pranz)

7 x 33 x 1 = 231

pauze de lucru

(cina)

8 x 36 x 4 = 1.152

pauze de lucru

(relationare)

8 x 2 = 16 zile

sala conferinta,

aranjament

teatru

Minim 1 persoana la

fiecare eveniment

(inclusiv atunci

cand se organizeza

mai multe

evenimente

simultan la o

locatie)

Dotare de baza +

sonorizare sala

(minim 4

microfoane fixe

prezidiu si 2

microfoane

mobile)

25 -29.03.2013

Curs 5 zile

Drobeta

Turnu

Severin,

Timisoara,

Cluj Napoca,

Brasov

(inclusiv

Poiana

Brasov),,

Constanta,

Suceava,

Bucuresti

Camere single

375 x 4 = 1.500

zile hoteliere, mic

dejun inclus

414 x 5 = 2.070

pauze de lucru

(pranz)

375 x 4 = 1.500

pauze de lucru

(cina)

414 x 8 = 3.312

pauze de lucru

(relationare)

14 x 5 = 70 zile

sala conferinta,

aranjament

classroom

Minim 1 persoana in

fiecare perioada in

fiecare localitate, cu

exceptia Bucuresti,

unde se solicita doi

coordonatori

(inclusiv atunci

cand se

organizeaza mai

multe sesiuni de

formare simultan la

o locatie)

Dotare de baza

25.02 –

18.04.2013

Curs 4 zile

Drobeta

Turnu

Severin,

Timisoara,

Cluj Napoca,

Brasov

(inclusiv

Poiana

Brasov),,

Constanta,

Suceava,

Bucuresti

Camere single

3.100 x 3 = 9.300

zile hoteliere, mic

dejun inclus

3.176 x 4 = 12.704

pauze de lucru

(pranz)

3.100 x 3 = 9.300

pauze de lucru

(cina)

3.176 x 6 = 19.056

pauze de lucru

(relationare)

106 x 4 = 424

zile sala

conferinta,

aranjament

classroom

Minim 1 persoana in

fiecare perioada in

fiecare localitate, cu

exceptia Bucuresti,

unde se solicita doi

coordonatori

(inclusiv atunci

cand se

organizeaza mai

multe sesiuni de

formare simultan la

o locatie)

Dotare de baza

Numarul de participanti, tipurile si cantitatile de servicii solicitate pot fi modificate de achizitor, cu notificare catre prestator. 5. CONDITII COMERCIALE

5.1. Numele participantilor va fi comunicat prestatorului cu cel putin 1 zi inainte de inceperea evenimentelor 5.2. Conditiile de rezervare si anulare a rezervarii se vor preciza explicit in oferta, inclusiv perioadele cand se pot face

anulari/modificari si penalitatile care se percep in caz de modificare/anulare; 5.3. Achizitorul va putea anula un eveniment cu cel putin 48 de ore inainte de momentul prevazut pentru inceperea acestuia,

fara costuri suplimentare sau penalitati, iar facturile se vor emite doar pentru serviciile efectiv prestate si verificate de reprezentantii acestuia. In caz de forta majora, evenimentele se pot anula oricand, conform prevederilor contractului.

29

5.4. Fara a contraveni cerintelor referitoare la desemnarea coordonatorului de contract, prestatorul va fi responsabil de asigurarea unui punct de contact cu achizitorul, dotat cu telefon, fax, copiator, e-mail si acces la internet Programul de functionare este zilnic, in zilele lucratoare, intre orele 09.00 si 17.00. Comunicarile transmise pe respectiva adresa de e-mail vor fi considerate comunicari facute coordonatorului de contract

5.5. Facturile originale emise vor fi trimise la sediul din Bucuresti al achizitorului. Platile se vor efectua prin transfer bancar in contul de lei precizat pe factura. Platile se efectueaza in conditiile mentionate in documentatia de atribuire, cu conditia ca achizitorul sa aprobe in prealabil raportul mentionat mai jos si sa se semneze procesul verbal de receptie a serviciilor.

5.6. Achizitorul va comunica cu 5 zile inainte de fiecare eveniment detaliile concrete necesare: perioada, numarul de participanti, serviciile solicitate. Prestatorul va confirma in maxim 2 zile de la primirea comunicarii rezervarea serviciilor.

5.7. Achizitorul va confirma cu 2 zile inaintea datei de desfasurare a fiecarui eveniment numarul exact de participanti, precum si numarul de persoane si perioada in care este necesara, daca este cazul, asigurarea cazarii si/sau inchirierii salii de conferinta.

5.8. In cazul in care o parte din persoanele care au confirmat prezenta la eveniment nu se prezinta, nu vor fi platite serviciile rezervate pentru acestea sau penalitati generate de neprezentare.

5.9. In cazul conferintei regionale organizate la Bucuresti, in pretul salii de conferinta se vor include si pauzele de lucru aferente acesteia (pauza de lucru de pranz si pauza de relationare si reimprospatare), conform estimarii de mai sus, iar aceste pauze de lucru nu vor fi cotate separat in oferta si nici nu vor fi mentionate distinct in factura.

5.10. Facturile vor fi intocmite in conformitate cu instructiunile achizitorului. Achizitorul va putea solicita pe perioada de derulare a contractului ca pretul pauzelor de lucru (pranz, cina, pauza de relationare si reimprospatare) ofertat pentru fiecare alt eveniment decat cele mentionate la pct.6.10 sa fie inclus la facturare in pretul inchirierii salilor de conferinta, luandu-se in calcul numai numarul de participanti care au beneficiat de pauzele de lucru respective.

6. RAPOARTE

6.1. Dupa prestarea activitatilor se va emite un raport mentionand: 6.1.a. numele participantilor, numarul de camere, regimul de cazare, perioada, tariful pe persoana/noapte, tariful total

pe persoana si pe total cazare 6.1.b. Numarul de mese servite zilnic, preturile unitare si pretul total 6.1.c. Perioadele de inchiriere a salilor de conferinta 6.1.d. Daca este cazul, tabel nominal cu participantii pentru care s-au colectat fisele individuale ale participantilor. 6.1.e. Daca este cazul, activitatile de suport prestate si detalii privind aceste activitati 6.1.f. Orice alte mentiuni relevante

6.2. Aprobarea sau respingerea rapoartelor 6.2.a. Raportul se va depune la adresa din Bucuresti indicata de achizitor in termen de maxim 5 zile de la finalizarea

activitatilor. 6.2.b. Achizitorul poate transmite cereri de clarificare, poate solicita modificarea unor parti ale raportului sau poate

respinge raportul depus in termen de maxim 5 zile de la data primirii raportului. In acest caz, prestatorul va retransmite raportul, raspunzand la toate aspectele contestate de achizitor.

6.3. Facturile se vor emite numai dupa aprobarea raportului relevant, fara a depasi valoarea aprobata de achizitor. Rapoartele aprobate vor deveni anexe la facturile emise.

Elisabeta TRIFAN

Coordonator national proiect

30

SECTIUNEA III FORMULARE

31

OFERTANTUL FORMULARUL 1 ................................................. (denumirea / numele)

FORMULAR DE OFERTA Catre ........................................................

(denumirea autoritatii contractante si adresa completa)

Domnilor, 1. Examinand documentatia de atribuire, subsemnatii, reprezentanti ai ofertantului

____________________________________________________, ne oferim ca, in conformitate cu prevederile (denumirea/numele ofertantului)

si cerintele cuprinse in documentatia de atribuire pentru contractul _______________________________________________________, sa prestam urmatoarele servicii (numele contractului, conform documentatiei de atribuire) __________________________________________________________________, si sa prestam toate serviciile

(denumirea serviciilor si cantitatile) conexe necesare, in termenele prevazute, pentru suma de _________________________ (moneda ofertei), (suma in litere si in cifre) platibila dupa receptia produselor, la care se adauga taxa pe valoarea adaugata in valoare de _________________________. (suma in litere si in cifre)

2. Ne angajam ca, in cazul in care oferta noastra este stabilita castigatoare, sa prestam serviciile in graficul de timp anexat.

3. Ne angajam sa mentinem aceasta oferta valabila pentru o durata de _____________________zile, (durata in litere si cifre) respectiv pana la data de _________________, si ea va ramane obligatorie pentru noi si poate fi acceptata oricand (ziua/luna/anul) inainte de expirarea perioadei de valabilitate.

4. Pana la incheierea si semnarea contractului de achizitie publica, aceasta oferta, impreuna cu comunicarea transmisa de dumneavoastra, prin care oferta noastra este stabilita castigatoare, vor constitui un contract angajant intre noi.

5. Precizam ca: |_| depunem oferta alternativa, ale carei detalii sunt prezentate intr-un formular de oferta separat, marcat in mod clar „alternativa”; |X| nu depunem oferta alternativa. (Se bifeaza optiunea corespunzatoare.)

6. Intelegem ca nu sunteti obligati sa acceptati oferta cu cel mai scazut pret sau orice alta oferta pe care o puteti primi.

Data _____/_____/_____

_____________, in calitate de _____________________, legal autorizat sa semnez oferta pentru si in

(semnatura) numele ____________________________________. (denumirea/numele ofertantului)

32

OFERTANTUL FORMULARUL 1a (anexa ................................................. la formular oferta) (denumirea / numele)

ANEXA LA FORMULARUL DE OFERTA

Autoritatea contractanta: ______________________________ Numele si codul (daca exista) contractului: „_______________________”

Obiectul contractului _______________________________ Perioada: _____________

Pretul total precizat in Formularul de oferta depus in cadrul procedurii mentionate mai sus este rezultatul urmatoarelor preturi unitare si cantitati de produse si/sau servicii luate in considerare, conform denumirilor de mai jos si in conformitate cu cerintele caietului de sarcini si a ofertei tehnice depuse in cadrul procedurii:

Denumirea serviciului din caietul de sarcini

Detalii privind serviciul oferit, conform ofertei

Cantitati Pret unitar

(Lei, fara TVA) per

Pret total (Lei, fara

TVA) TVA

Cazare single (inclusiv mic dejun)

11.052 Zile

hoteliere

Pauza de lucru (pranz) 15.278 Dejun

Pauza de lucru (cina) 11.088 Cina

Pauza de lucru (pauza de relationare si reimprospatare

23.376 Pauza

Sala conferinta 508 Zi sala

Sala conferinta Bucuresti (pentru conferinta regionala)

2 Zi sala

PRET TOTAL (Lei, fara TVA)

TVA (Lei)

PRET TOTAL (Lei, inclusiv TVA si toate taxele platite sau platibile)

Note:

1. Preturile unitare mentionate sunt valabile pe intreaga perioada de valabilitate a ofertei, inclusiv pentru eventualele prelungiri solicitate de autoritatea contractanta si acceptate de ofertant

2. Preturile unitare includ toate serviciile mentionate in caietul de sarcini, inclusiv taxa hoteliera 3. In cazul in care sunt oferite servicii cu preturi unitare diferite in functie de locatie, in prezentul formular se pot

introduce linii suplimentare. 4. Preturile unitare vor prima asupra totalurilor, in caz de erori aritmetice la calcularea pretului total 5. Serviciile respecta intrutotul cerintele din caietul de sarcini aferent procedurii de atribuire.

Data _____/_____/_____



33

OFERTANTUL FORMULARUL 1b (oferta tehnica) ................................................. (denumirea / numele)

Oferta tehnica (model)

<A se completa de catre ofertant>

1. Descrierea metodologiei de prestare: se vor prezenta minimum urmatoarele:

Un rezumat (prezentare sintetica) al abordarii propuse pentru implementarea contractului

Detalierea caracteristicilor tehnice ale serviciilor. Se va avea în vedere:

Modalitatile de lucru(inclusiv colectare documente, rapoarte)

………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………..

Locul organizarii evenimentelor, detalii

..................................................................................................

..................................................................................................

..................................................................................................

Aspecte comerciale (perioade de prestare, modificari, anulari, facturare etc)

…………………....…………………………………………………..

………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………..

………………………………..

Alte aspecte relevante

…………………....…………………………………………………..

………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………..

………………………………..

2. Planificarea si graficul de îndeplinire a contractului

Se vor prezenta:

a) Disponibilitatea Ofertantului de a presta serviciile cuprinse in documentatia de atribuire conform cerintelor

contractului

b) Termenul de prestare a serviciilor, de la momentul transmiterii unei comenzi de catre achizitor

Data _____/_____/_____



34

OFERTANTUL FORMULARUL 2 A ................................................. (denumirea / numele)

DECLARATIE PRIVIND ELIGIBILITATEA

Subsemnatul, _____________________________reprezentant legal/imputernicit (se pastreaza varianta corecta) al______________________________________________________, declar pe propria raspundere, sub sanctiunea excluderii din procedura de achizitie pentru atribuirea contractului de achizitie ..................., in conformitate cu anuntul/invitatia de participare nr. _______________ din data de_____________, si a prevederilor legislatiei penale aplicate faptei de fals in declaratii, ca nu ne aflam in situatia prevazuta la art. 180 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu completarile si modificarile ulterioare, respectiv in ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotarare definitiva a unei instante judecatoresti pentru participarea la activitati ale unei organizatii criminale, pentru coruptie, frauda si/ sau spalare de bani. Declar pe proprie raspundere ca:

a) Nu sunt in stare de faliment ca urmare a hotărârii pronunțate de judecatorul sindic; b) Mi-am indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor de asigurari sociale catre bugetele componente ale bugetului general consolidat, in conformitate cu prevederile legale in vigoare in Romania sau in tara in care sunt stabilit; c) In ultimii doi ani nu m-am aflat in situatia de a nu-mi indeplini obligatiile contractuale sau de a-mi fi indeplinit in mod defectuos aceste obligatii, din motive imputabile mie, fapt care sa fi produs sau sa fie de natura sa produca grave prejudicii beneficiarilor. d) Nu am fost condamnat, in ultimii 3 ani, prin hotararea definitiva a unei instante judecatoresti, pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor orice documente doveditoare de care dispunem. Inteleg ca in cazul in care aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii. Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor orice documente doveditoare. Prezenta declaratie este valabila pana la data de _____________________ .

Data _____/_____/_____

_____________, in calitate de _____________________, legal autorizat sa semnez oferta pentru si in (semnatura) numele ____________________________________. (denumirea/numele ofertantului)

35

OFERTANTUL FORMULARUL 2 B ................................................. (denumirea / numele)

DECLARATIE PRIVIND ELIGIBILITATEA

Subsemnatul, _____________________________reprezentant legal/imputernicit (se pastreaza varianta corecta) al______________________________________________________, declar pe propria raspundere, sub sanctiunea excluderii din procedura de achizitie pentru atribuirea contractului de achizitie ..................., in conformitate cu anuntul/invitatia de participare nr. _______________ din data de_____________, si a prevederilor legislatiei penale aplicate faptei de fals in declaratii, ca nu ne aflam in situatia prevazuta la art. 180 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu completarile si modificarile ulterioare, respectiv in ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotarare definitiva a unei instante judecatoresti pentru participarea la activitati ale unei organizatii criminale, pentru coruptie, frauda si/ sau spalare de bani. Declar pe proprie raspundere ca:

a) Nu sunt in stare de faliment ca urmare a hotărârii pronunțate de judecatorul sindic. b) In ultimii doi ani nu m-am aflat in situatia de a nu-mi indeplini obligatiile contractuale sau de a-mi fi indeplinit in mod defectuos aceste obligatii, din motive imputabile mie, fapt care sa fi produs sau sa fie de natura sa produca grave prejudicii beneficiarilor. c) Nu am fost condamnat , in ultimii 3 ani, prin hotararea definitiva a unei instante judecatoresti , pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor orice documente doveditoare de care dispunem. Inteleg ca in cazul in care aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii. Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor orice documente doveditoare. Prezenta declaratie este valabila pana la data de _____________________ .

Data _____/_____/_____


36


DECLARATIE PRIVIND CALITATEA DE PARTICIPANT LA PROCEDURA

1. Subsemnatul, reprezentant imputernicit al ............................................... (denumirea operatorului economic), declar pe propria raspundere, sub sanctiunile aplicate faptei de fals in acte publice, ca, la procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica pentru contractul .................. (se mentioneaza procedura), avand ca obiect achizitionarea de ........................ (denumirea produsului, serviciului sau lucrarii), organizata de ........................................... (denumirea autoritatii contractante), particip si depun oferta: [ ] in nume propriu; [ ] ca asociat in cadrul asociatiei .......................................................; [ ] ca subcontractant al ..................................................................; (Se bifeaza optiunea corespunzatoare) 2. Subsemnatul declar ca: [ ] nu sunt membru al niciunui grup sau retele de operatori economici; [ ] sunt membru in grupul sau reteaua a carei lista cu date de recunoastere o prezint in anexa. (Se bifeaza optiunea corespunzatoare) 3. Subsemnatul declar ca voi informa imediat autoritatea contractanta daca vor interveni modificari in prezenta declaratie la orice punct pe parcursul derularii procedurii de atribuire a contractului de achizitie publica sau, in cazul in care vom fi desemnati castigatori, pe parcursul derularii contractului de achizitie publica. 4. De asemenea, declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, situatiilor si documentelor care insotesc oferta, orice informatii suplimentare in scopul verificarii datelor din prezenta declaratie. 5. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice institutie, societate comerciala, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informatii reprezentantilor autorizati ai ...................... (denumirea si adresa autoritatii contractante) cu privire la orice aspect tehnic si financiar in legatura cu activitatea noastra.

Data _____/_____/_____


37


CERTIFICAT

DE PARTICIPARE LA LICITATIE CU OFERTA INDEPENDENTA

I. Subsemnatul/Subsemnatii, ..................., reprezentant/reprezentanti legali al/ai ................., intreprindere/asociere care va participa la procedura de achizitie publica organizata de ..........., in calitate de autoritate contractanta, cu nr. ............ din data de ................., pentru contractul ________ avand ca obiect achizitionarea de ______________________, certific/certificam prin prezenta ca informatiile continute sunt adevarate si complete din toate punctele de vedere. II. Certific/Certificam prin prezenta, in numele ........................, urmatoarele: 1. am citit si am inteles continutul prezentului certificat; 2. consimt/consimtim descalificarea noastra de la procedura de achizitie publica in conditiile in care cele declarate se dovedesc a fi neadevarate si/sau incomplete in orice privinta; 3. fiecare semnatura prezenta pe acest document reprezinta persoana desemnata sa inainteze oferta de participare, inclusiv in privinta termenilor continuti de oferta; 4. in sensul prezentului certificat, prin concurent se intelege oricare persoana fizica sau juridica, alta decat ofertantul in numele caruia formulam prezentul certificat, care oferteaza in cadrul aceleiasi proceduri de achizitie publica sau ar putea oferta, intrunind conditiile de participare; 5. oferta prezentata a fost conceputa si formulata in mod independent fata de oricare concurent, fara a exista consultari, comunicari, intelegeri sau aranjamente cu acestia; 6. oferta prezentata nu contine elemente care deriva din intelegeri intre concurenti in ceea ce priveste preturile/tarifele, metodele/formulele de calcul al acestora, intentia de a oferta sau nu la respectiva procedura sau intentia de a include in respectiva oferta elemente care, prin natura lor, nu au legatura cu obiectul respectivei proceduri; 7. oferta prezentata nu contine elemente care deriva din intelegeri intre concurenti in ceea ce priveste calitatea, cantitatea, specificatii particulare ale produselor sau serviciilor oferite; 8. detaliile prezentate in oferta nu au fost comunicate, direct sau indirect, niciunui concurent inainte de momentul oficial al deschiderii publice, anuntata de contractor. III. Sub rezerva sanctiunilor prevazute de legislatia in vigoare, declar/declaram ca cele consemnate in prezentul certificat sunt adevarate si intrutotul conforme cu realitatea.

Data _____/_____/_____


38


DECLARATIE PRIVIND CONFLICTUL DE INTERESE PENTRU OFERTANTI/CANDIDATI/OFERTANTI ASOCIATI/SUBCONTRACTANTI

Subsemnatul, reprezentant imputernicit al ............................................... (denumirea operatorului economic), participant la procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica pentru contractul .................. (se mentioneaza procedura), avand ca obiect achizitionarea de ........................ (denumirea produsului, serviciului sau lucrarii), organizata de ........................................... (denumirea autoritatii contractante),

declar pe propria raspundere, sub sanctiunea excluderii din procedura si sub sanctiunile aplicate faptei de fals

in acte publice, ca nu ma aflu in situatia prevazuta la art. 691 din Ordonanta de Urgenta Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si completari ulterioare Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Data _____/_____/_____


39

OFERTANTUL FORMULARUL 5a ................................................. (denumirea / numele)

DECLARATIE PRIVIND CONFLICTUL DE INTERESE

Subsemnatul, reprezentant imputernicit al ............................................... (denumirea operatorului economic), participant la procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica pentru contractul .................. (se mentioneaza procedura), avand ca obiect achizitionarea de ........................ (denumirea produsului, serviciului sau lucrarii), organizata de ........................................... (denumirea autoritatii contractante),

declar pe propria raspundere, sub sanctiunea excluderii din procedura si sub sanctiunile aplicate faptei de fals

in acte publice, ca nu ma aflu in situatia prevazuta la art. 14 din Ordonanta de Urgenta Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, orice documente doveditoare de care dispun.

Data _____/_____/_____


40


INFORMATII GENERALE 1. Denumirea/numele: 2. Codul fiscal: _____________, Numar de inregistrare la Oficiul Registrului Comertului: J __________ 3. Conturi (cod IBAN): Trezorerie __________________, deschis la __________________ titular _____ Banca _________________, deschis la ______________________ titular _____ 4. Adresa sediului central: 5. Telefon: Fax: Telex: E-mail: 6. Certificatul de inmatriculare/inregistrare ____________________________________________________

(numarul, data si locul de inmatriculare/inregistrare) 7. Obiectul de activitate, pe domenii: ________________________________________________________

(in conformitate cu prevederile din statutul propriu) 8. Principala piata a afacerilor: 9. Adresele si datele de contact ale birourilor relevante pentru aceasta procedura _____________________ 10. Persoana legal imputernicita sa angajeze raspunderea ofertantului: _____________________________ 11. Cifra de afaceri pe ultimii 3 ani: ______________________________________________________________________________________ Anul Cifra de afaceri anuala Cifra de afaceri anuala la 31 decembrie la 31 decembrie (mii lei) (echivalent euro la cursul mediu BNR pentru anul respectiv) ______________________________________________________________________________________ 2009 ______________________________________________________________________________________ 2010 ______________________________________________________________________________________ 2011 ______________________________________________________________________________________ Media anuala: ______________________________________________________________________________________

Data _____/_____/_____



41


DECLARATIE PRIVIND PARTEA/PARTILE DIN CONTRACT CARE SUNT INDEPLINITE

DE SUBCONTRACTANTI SI SPECIALIZAREA ACESTORA

Subsemnatul, reprezentant imputernicit al ............................................... (denumirea operatorului economic), declar pe propria raspundere, sub sanctiunile aplicate faptei de fals in acte publice, ca, la procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica pentru contractul .................. (se mentioneaza procedura), avand ca obiect achizitionarea de ........................ (denumirea produsului, serviciului sau lucrarii), organizata de ........................................... (denumirea autoritatii contractante), ca datele prezentate in tabelul de mai jos sunt reale. Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca autoritatea contractanta are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiilor, situatiilor si documentelor care insotesc oferta, orice informatii suplimentare in scopul verificarii datelor din prezenta declaratie. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice institutie, societate comerciala, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informatii reprezentantilor autorizati ai ............................................................................ (denumirea si adresa autoritatii contractante) cu privire la orice aspect tehnic si financiar in legatura cu activitatea noastra.

Nr. crt.

Denumire/nume subcontractant sau asociat si date de identificare

Partea/partile din contract ce urmeaza a fi subcontractate sau indeplinite de asociati

Acord subcontractor cu specimen de semnatura sau acord de asociere care a fost sau va fi incheiat

1.

2.

3.

....

Data _____/_____/_____



42


IMPUTERNICIRE

Subsemnatul, reprezentant imputernicit al ............................................... (denumirea operatorului economic), la procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica pentru contractul .................. (se mentioneaza procedura), avand ca obiect achizitionarea de ........................ (denumirea produsului, serviciului sau lucrarii), organizata de ........................................... (denumirea autoritatii contractante), imputernicesc prin prezenta pe dl/d-na (numele complet al persoanei desemnate, astfel cum apare in documentul de identitate), posesor/posesoare al/a cartii/buletinului de identitate/pasaportului nr._____________________, seria___________________, emis la data de ___________ de catre ______________________________, sa participe din partea (denumirea / numele operatorului economic ) la sedinta de deschidere a ofertelor pentru procedura de atribuire aferenta contractului sus-mentionat.

Data _____/_____/_____


43

OPERATORUL ECONOMIC FORMULARUL 9 ................................................. (denumirea / numele)

MODEL DE SOLICITARE DE CLARIFICARI

Catre: Autoritatea contractanta ____________________________ Adresa ____________________ Fax: ______________________ In atentia: _________________ Referitor la: Procedura de achizitie pentru atribuirea contractului _______________________________ Avand ca obiect _________________________________ Anunt de participare nr. __________ din _______ , publicat pe ___________ sau invitatie de participare nr. _________ din ________, publicata pe __________ cu termen limita de depunere a ofertelor la data _____ ora ______ Va rugam sa clarificati urmatoarele aspecte din documentatia de atribuire aferenta procedurii mentionate mai sus: ………………………………………….

Data _____/_____/_____

Semnatura _________________

44


DECLARATIE PRIVIND LISTA PRINCIPALELOR FURNIZARI DE PRODUSE/SERVICII/LUCRǍRI

IN ULTIMII 3 ANI CALCULATI DE LA TERMENUL LIMITA DE DEPUNERE A OFERTELOR

Subsemnatul, reprezentant imputernicit al ................................... <denumirea/numele si sediul/adresa candidatului/ofertantului>, in calitate de ofertant la

procedura de achizitie pentru atribuirea contractului „…………………………………………………………………………………………………….”, organizata de achizitorul

Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice declar pe propria raspundere, sub sanctiunile aplicate faptei de fals in acte publice, ca

datele prezentate in tabelul anexat sunt reale.

Subsemnatul declar ca informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca Achizitorul are dreptul de a solicita, in scopul

verificarii si confirmarii declaratiilor, situatiilor si documentelor care insotesc oferta, orice informatii suplimentare in scopul verificarii datelor din prezenta

declaratie.

Subsemnatul autorizez prin prezenta orice institutie, societate comerciala, banca, alte persoane juridice sa furnizeze informatii reprezentantilor autorizati ai

achizitorului cu privire la orice aspect tehnic si financiar in legatura cu activitatea noastra.

Nr.

Crt.

Denumirea/ numele

beneficiarului / clientului si

Adresa

Calitatea

prestatorului

*)

Pret total

servicii

similare

prestate

Lista servicii

similare prestate

Perioada de

derulare a

prestarii

2 3 4 5 6

1.

2.

*) Se precizeaza calitatea in care a participat la indeplinirea contractului, care poate fi de: contractant unic sau contractant conducator (lider de asociatie);

contractant asociat; subcontractant.

Data _____/_____/_____


OFERTANTUL FORMULARUL 10a ................................................. (denumirea / numele)

EXPERIENTA SIMILARA*) – DETALIEREA PRESTARILOR

INCLUSE IN FORMULARUL 10

1. Denumirea contractului:

Numarul si data contractului:

Obiectul contractului

2. Denumirea/numele beneficiarului/clientului:

Adresa beneficiarului/clientului:

Tara:

3. Calitatea in care a participat la indeplinirea contractului:

(se bifeaza optiunea corespunzatoare)

contractant unic sau contractant conducator (lider de asociatie)

contractant asociat

subcontractant

4. Valoarea serviciilor prestate

Exprimata in moneda in care s-a

incheiat contractul

Exprimata in echivalent RON

5. Procentul indeplinit de ofertant:

6. Descrierea serviciilor prestate in baza contractului / cantitatea acestora, precum si alte aspecte

relevante prin care ofertantul/ candidatul isi sustine experienta similara

7. Perioada de derulare a prestarii**)

Se va atasa recomandare din partea beneficiarului / clientului

-----------------

*) Se completeaza fise distincte pentru fiecare contract, care vor fi confirmate, prin prezentarea

certificatelor/documentelor solicitate prin documentatia de atribuire.

**) Se va preciza data de incepere a prestarii (zz/ll/aaaa) si data de finalizare a prestarii (zz/ll/aaaa).

Data _____/_____/_____


46


SCRISOARE DE INAINTARE A OFERTEI

Catre _______________________________________________

(denumirea autoritatii contractante si adresa completa)

Ca urmare a anuntului/invitatiei de participare nr. ____________ publicat in SEAP cu privire la derularea procedurii

de licitatie deschisa privind achizitionarea de ____________________________ noi,

________________________________ (denumirea si numele operatorului economic) va transmitem alaturat

urmatoarele:

1. Plicul/coletul sigilat si marcat vizibil, continand, in original si intr-un numar de ___ copii:

a) Documentele de calificare

b) Propunerea tehnica

c) Propunerea financiara.

Data _____/_____/_____


47

SECTIUNEA IV

Model de contract

Contract nr. ______ din _________________

1. Preambul

In temeiul OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de

concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, aprobata cu modificari si

completari prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare s-a incheiat prezentul

contract de servicii,

intre

Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice, cu sediul in strada Dem

I. Dobrescu nr. 2-4, Sector 1, Bucuresti, telefon/fax .............................................. numar de

inmatriculare .................................................. cod fiscal ................................... cont trezorerie

............................................................................... reprezentata prin ___________, _______________

in calitate de achizitor, pe de o parte

si

……..................................……………. nume operator economic ...............................................

adresa sediu …………………................................................................ telefon/fax

.......................................... numar de inmatriculare ..................................... cod fiscal

................................... cont (trezorerie, banca)

.............................................................................................................. reprezentat prin

................................................................................................ (numele conducatorului)

functia...............................................

in calitate de prestator, pe de alta parte.

2. Definitii

2.1. In prezentul contract urmatorii termeni vor fi interpretati astfel:

a. achizitor – este entitatea definita ca atare in preambulul contractului, sau orice

entitate juridica succesoare a acestuia, prevazuta de legea romana sau desemnata conform

prevederilor prezentului contract;

b. caiet de sarcini – documentul intitulat astfel, care a facut parte din Sectiunea III a

documentatei pentru atribuire pe baza careia s-a derulat procedura de atribuire a prezentului

contract;

c. contract – reprezinta prezentul contract, toate documentele care sunt mentionate ca

facand parte din contract si toate Anexele sale, precum si orice alte documente pe care partile

convin sa le includa in contract;

d. oferta – setul complet de documete format din propunerea tehnica, propunerea

financiara si documentle de calificare, depusa in cadrul procedurii de atribuire a prezentului

contract, intocmita pe baza cerintelor din caietul de sarcini si a instructiunilor din

documentatia de atribuire aferenta, asa cum a fost aceasta acceptata de achizitor si care face

parte din prezentul contract;

e. servicii - serviciile prevazute in contract, pe care prestatorul se obliga, prin contract,

sa le furnizeze achizitorului;

f. partile – sunt achizitorul si prestatorul, sau orice entitate juridica pe care acestia

convin sa-i desemneze uramand procedurile prevazute in prezentul contract;

48

g. prestator – este entitatea juridica definita ca atare in preambulul acestui contract,

sau orice entitate juridica succesoare a acestuia, desemnata conform prevederilor prezentului

contract;

h. pretul contractului - pretul platit prestatorului de catre achizitor, in baza

contractului, pentru indeplinirea integrala si corespunzatoare a tuturor obligatiilor asumate

prin contract;

i. proiect – este proiectul „Imbunatatirea eficacitatii organizationale a sistemului de

protectie a copilului in Romania”, cod SMIS 26554, finantat din Fondul Social European prin

Programul Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative, proiect implementat in

parteneriat de catre Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale si Persoanelor Varstnice –

Directia Protectia Copilului si Fundatia SERA Romania, in cadrul caruia se achizitioneaza

produsele.

(se adauga orice ce alti termeni pe care partile inteleg sa ii defineasca pentru contract)

3. Interpretare

3.1.In prezentul contract, cu exceptia unei prevederi explicit contrare, cuvintele la forma

singular vor include forma de plural si vice versa, acolo unde acest lucru este permis de

context.

3.2.Termenul “zi”sau “zile” sau orice referire la zile reprezinta zile calendaristice, daca nu se

specifica in mod diferit.

4. Obiectul principal al contractului

4.1.Prestatorul se obliga sa presteze, in conditiile stipulate in prezentul contract, servicii de

rezervare si cazare, mese, asigurare Sali de conferinta, precum si servicii conexe

prevazute in contract, pe durata acestuia.

4.2.Serviciile stipulate in caietul de sarcini si preturile unitare maxime din oferta prestatorului

sunt cele avute in vedere la termenul limita de depunere a ofertelor. Cantitatile de servicii

efectiv comandate vor fi cele stabilite de achizitor pe parcursul derularii contractului, in

conformitate cu procedurile stipulate in prezentul contract. Preturile unitare maxime

pentru fiecare judet nu pot fi majorate pe durata derularii prezentului contract.

4.3.Prestarea serviciilor se va face in mod succesiv, pe toata durata contractului, in cantitatile

efective solicitate de reprezentantii desemnati de achizitor, la destinatiile stabilite

conform prevederilor contractului.

4.4.Serviciile conexe prestarii includ cel putin asigurarea persoanelor de suport pentru

evenimente, a colectarii documentelor prevazute, transportul materialelor si elaborarea

rapoartelor mentionate in contract si orice alte servicii necesare indeplinirii contractului,

prevazute in contract sau care se pot deduce in mod rezonabil din acesta.

4.5.Achizitorul se obliga sa achizitioneze serviciile prestate si serviciile conexe acestora,

respectiv sa cumpere si sa plateasca pretul final al contractului, in conditiile stipulate de

prezentul contract.

5. Pretul contractului

5.1.Pretul convenit pentru indeplinirea prezentului contract, platibil prestatorului de catre

achizitor, conform propunerii financiare, este de ___________, din care ____________

lei reprezentand TVA.

5.2.Pretul final al contractului, respectiv pretul platit prestatorului de catre achizitor, este cel

stabilit pe baza cantitatilor real prestate in perioada de valabilitate a contractului, stabilit

conform prevederilor contractului si a preturilor unitare cuprinse in propunerea financiară

a prestatorului.

49

6. Durata contractului

6.1.Prezentul contract intra in vigoare la data semnarii lui de catre ultima dintre parti si este

valabil pana la data de 19.04.2013.

7. Executarea contractului

7.1.Prestarea serviciilor incepe dupa emiterea ordinului de incepere a prestarii servicilor emis

de către achizitor.

8. Documentele contractului

8.1.Documentele contractului sunt:

a. Prezentele conditii de contractare.

b. Caietul de sarcini

c. Propunerea tehnica si propunerea financiara

d. Garantia de buna executie.

e. Alte documente pentru care părţile convin că vor constitui anexe ale prezentului

contract.

8.2.In caz de neconcordante intre documentele contractului, ordinea in care vor fi interpretate

este cea prevazuta la pct. 8.1.

9. Obligatiile principale ale prestatorului

9.1.În acord cu prevederile caietului de sarcini şi ale propunerii tehnice prestatorul realizează

următoarele activităţi:

a. organizeaza conferinte regionale si cursuri de formare;

b. rezerva si contracteaza servicii de cazare, sali pentru conferinta, inclusiv

echipamentul aferent, dupa caz servicii de pauze de lucru;

c. ofera servicii de suport logistic pentru organizarea activitatilor prevazute in

contract;

d. efectueaza fotografii ale derularii evenimentelor;

e. colectarea fisele individuale ale participantilor conform modelului pus la

dispozitie de achizitor, verificarea datelor cuprinse in acestea si inmanarea acestor

fise catre achizitor

f. asigura cel putin un coordonator pentru fiecare din activitatile organizate in cadrul

evenimentele mentionate in contract, cu exceptia localitatii Bucuresti, unde se vor

asigura doi coordonatori de eveniment;

g. raportarea activitatilor efectuate;

h. alte activitati prevazute in caietul de sarcini si in propunerea tehnica si financiara.

9.2.Asigura un punct de contact cu achizitorul dotat cu telefon, fax, copiator, e-mail si acces

la internet cu program de zilnic. Comunicarile transmise pe adresa de e-mail a punctului

de contact vor fi considerate comunicari facute coordonatorului de contract.

9.3.Prestatorul se obliga sa presteze serviciile si serviciile conexe în perioada/perioadele

stabilite si la standardele si performantele prezentate in propunerea tehnica/financiara, cu

respectarea cerintelor din caietul de sarcini si a legislatiei in vigoare la data intrarii in

vigoare a contractului si a modificarilor aplicabile pe durata acestuia.

9.4.Prestatorul va asigura gratuit remedierile prevazute in caietul de sarcini, conform

prevederilor contractului, pe durata acestuia.

9.5.In cazul in care, pe durata contractului, prestatorul nu reuseste sa remedieze o problema

sesizata de achizitor, in perioada convenita prin contract, achizitorul va putea denunta

contractul si solicita despagubiri sau daune interese.

9.6.Prestatorul se obliga sa despagubeasca achizitorul impotriva oricaror:

a. Reclamatii si actiuni in justitie, ce rezulta din incalcarea unor drepturi de

proprietate intelectuala (brevete, nume, marci inregistrate etc.), legate de

50

echipamentele, materialele, instalatiile, utilajele sau software-ul folosite pentru

sau in legatura cu serviciile sau produsele achizitionate.

b. Daune-interese, costuri, taxe si cheltuieli de orice natura, aferente, cu exceptia

situatiei in care o astfel de incalcare rezulta din respectarea caietului de sarcini

intocmit de catre achizitor.

9.7.Prestarea serviciilor se va face la locatiile ofertate si indicate in fiecare comanda.

Confirmarea rezervarii se face in termen de maxim 2 zile lucratoare de la primirea

fiecarei solicitari de rezervare. Solicitarile de rezervari se vor primi in intervalul orar

09.00-19.00, cu exceptia cazurilor in care partile convin in prealabil si in mod explicit

contrariul.

9.8.In urma primirii unei solicitari de rezervare, prestatorul va verifica daca unitatea de

cazare propusa in oferta si care indeplineste standardele prevazute in caietul de sarcini,

situata in localitatea indicata, are locuri disponibile si care se incadreaza in preturile

unitare pentru judetul in care se solicita cazarea si va confirma de indata aceasta catre

achizitor.

9.9.Prestatorul va fi pe deplin responsabil pentru relatia cu unitatea de cazare unde se

realizeaza rezervarea, inclusiv platile aferente serviciilor incluse in contract. Astfel,

persoanele care se cazeaza nu vor efectua plata cazarii, micului dejun, meselor servite,

contravalorii salii de conferinta, taxei de statiune sau a oricaror alte servicii incluse in

pretul serviciilor ofertate. Aceste plati vor fi efectuate de prestator, care va emite facturi

catre achizitor conform contractului.

9.10. Preturile unitare pentru fiecare locatie nu vor fi depasite.

9.11. In cazul in care hotelul propus pentru derularea serviciilor isi inceteaza activitatea,

prestatorul poate propune o alta locatie pentru evenimente, cu respectarea cerintelor

minimale din prezentul contract. Achizitorul poate accepta o astfel de locatie sau poate

solicita o noua propunere in acest sens. Imposibilitatea de a identifica o locatie cel putin

similara si care sa fie aprobata de achizitor va constitui o incalcare majora a contractului

si da dreptul achizitorului de solicita si primi daune interese si penalitati. Prestatorul se

obligă să supravegheze prestarea serviciilor, să asigure resursele umane, materialele,

instalaţiile, echipamentele şi orice alte asemenea, fie de natura provizorie, fie definitivă

cerute de şi pentru contract, în măsura în care necesitatea asigurării acestora este

prevăzută în contract sau se poate deduce în mod rezonabil din acesta.

9.12. Prestatorul este pe deplin responsabil pentru execuţia serviciilor în conformitate

cu propunerea tehnică şi cerinţele din caietul de sarcini. Totodată, este răspunzător atât de

siguranţa tuturor operaţiunilor şi metodelor de prestare utilizate, cât şi de calificarea

personalului folosit pe toată durata contractului.

9.13. Prestatorul desemnează persoana responsabilă de îndeplinirea obligaţiilor asumate

prin prezentul contract şi comunică achizitorului, în termen de…… zile de la semnarea

prezentului contract, numele, prenumele şi datele de contact ale acesteia.

9.14. Prestatorul asigură respectarea disciplinei la locul de muncă, a metodologiilor de

lucru utilizate în mod curent în activitatea de acest tip.

9.15. Prestatorul respectă reglementările referitoare la condiţiile de muncă şi protecţia

muncii şi după caz, standardele internaţionale agreate cu privire la forţa de muncă,

convenţiile cu privire la libertatea de asociere şi negocierile colective, eliminarea muncii

forţate şi obligatorii, eliminarea discriminării în privinţa angajării şi ocupării forţei de

muncă şi abolirea muncii copiilor.

9.16. Prestatorul respectă şi se supune tuturor legilor şi reglementărilor în vigoare în

România şi se asigură că şi personalul său, salariat sau contractat de acesta, conducerea

sa, subordonaţii acestuia respectă şi se supun de asemenea aceloraşi legi şi reglementări.

Prestatorul despăgubeşte achizitorul în cazul oricăror pretenţii şi acţiuni în justiţie

rezultate din orice încălcări ale prevederilor în vigoare de către prestator, personalul său,

salariat sau contractat de acesta, inclusiv conducerea sa şi subordonaţii acestuia.

51

9.17. Prestatorul se conformează ordinelor emise de achizitor. Când prestatorul

apreciază că dispoziţiile/instrucţiunile sunt emise cu depăşirea competenţei achizitorului

ori nu corespund scopului contractului, notifică achizitorul, într-un termen de …..zile de

la data primirii. Executarea ordinului nu va fi suspendată prin această notificare.

10. Obligatiile principale ale achizitorului

10.1. Achizitorul se obliga sa plateasca pretul serviciilor prestate si receptionate,

inclusiv al serviciilor conexe acestora, conform prevederilor contractului

10.2. Achizitorul va verifica facturile si documentele care insotesc facturile si le va

aproba sau va comunica prestatorului dezacordul sau in maxim ____ zile de la primirea

acestora.

10.3. Achizitorul va receptiona serviciile prestate si serviciile conexe si va verifica daca

acestea corespund prevederilor contractului.

10.4. Achizitorul va putea anula un eveniment cu cel mult 48 de ore inainte de

momentul prevazut pentru inceperea acestuia, fara costuri suplimentare sau penalitati, iar

facturile se vor emite doar pentru serviciile efectiv prestate si verificate de reprezentantii

acestuia. In caz de forta majora, evenimentele se pot anula oricand, conform prevederilor

contractului.

10.5. Achizitorul va comunica prestatorului cu 5 zile inainte de fiecare eveniment

detaliile concrete necesare: perioada, numarul si numele participantilor, serviciile

solicitate. Prestatorul va confirma in maxim 2 zile de la primirea comunicarii rezervarea

serviciilor.

10.6. Achizitorul va confirma cu 2 zile inaintea datei de desfasurare a fiecarui

eveniment numarul exact de participanti, precum si numarul de persoane si perioada in

care este necesara, daca este cazul, asigurarea cazarii si/sau inchirierii salii de conferinta.

10.7. In cazul in care o parte din persoanele care au confirmat prezenta la eveniment nu

se prezinta, nu vor fi platite serviciile rezervate pentru acestea sau penalitati generate de

neprezentare.

10.8. Achizitorul se obligă să pună la dispoziţia prestatorului orice facilităţi şi/sau

informaţii pe care acesta le-a cerut în propunerea tehnică şi pe care le consideră necesare

îndeplinirii contractului.

11. Receptie, inspectii si teste

11.1. Achizitorul sau reprezentanţii săi verifică conformitatea serviciilor si a serviciilor

conexe prestate cu specificaţiile din propunerea tehnică şi din caietul de sarcini.

11.2. Achizitorul sau reprezentanţii săi, realizează recepţia calitativă şi cantitativă a

serviciilor si serviciilor conexe prestate pe parcursul desfăşurării evenimentelor, la finalul

fiecărui eveniment şi o recepţie finală la încetarea prezentului contract.

11.3. Achizitorul are obligaţia de a notifica în scris prestatorului identitatea

reprezentanţilor săi împuterniciţi pentru efectuarea recepţiei şi verificarea conformităţii

serviciilor si serviciilor conexe prestate.

11.4. Dacă vreunul dintre servicii nu corespunde specificaţiilor tehnice, achizitorul are

dreptul să îl respingă, iar prestatorul are obligaţia, fără a modifica preţul contractului de a

face toate modificările necesare pentru ca serviciile să corespundă specificaţiilor lor

tehnice.

11.5. Dreptul achizitorului sau a reprezentanţilor săi, de a verifica şi, dacă este necesar,

de a respinge nu va fi limitat sau amânat datorită faptului că serviciile au fost verificate

de prestator, cu sau fără participarea unui reprezentant al achizitorului, anterior realizării

acestora.

11.6. La realizarea receptiei calitative si cantitative nu se accepta neconcordante intre

serviciile prestate si specificatiile din propunerea tehnica. Existenta unor asemenea

52

neconcordante atrage dreptul achizitorului de a nu onora facturile emise de Prestator si

care au legatura cu serviciile mai sus mentionate sau de a rezilia contractul si de a

pretinde plata de daune - interese.

11.7. Recepţia provizorie şi finală se finalizează cu încheierea unui proces-verbal

semnat de comisia de recepţie, care confirmă că serviciile au fost prestate conform

clauzelor prezentului contract.

12. Facturile si alte documente similare

12.1. Plata serviciilor si a serviciilor conexe se realizează pe baza de factură emisă de

prestator după realizarea fiecărui eveniment. Plata facturii se realizează în functie de

numărul de participanti confirmaţi efectiv la eveniment.

12.2. TVA - ul aferent fiecarei prestari se va calcula conform prevederilor legale,

folosind cotele de TVA aferente fiecarui serviciu inclus in factura. Pe factura se va

mentiona pretul fara TVA, dar care include taxa hoteliera, micul dejun si parcarea pazita

sau alte servicii care sunt incluse in pretul unitar, conform contractului, precum si TVA

aferent facturii. Prestatorul este singurul responsabil pentru calcularea TVA aferent

fiecarei facturi, dar achizitorul va putea solicita detalii privind modul de calcul si nu va

efectua plati care sa depaseasca valoarea TVA calculata conform dispozitiilor legale

12.3. Facturile se vor intocmi pentru serviciile prestate in perioadele convenite intre

parti si care pot fi modificate pe parcursul contractului.

12.4. Facturile se comunica achizitorului conform prevederilor contractului si vor fi

insotite de documentele mentionate in contract.

12.5. Factura este însotită de procesul verbal de receptie a serviciilor, listele de

participanti la eveniment semnate în original de către persoanele participante, precum si

baza de date / centralizatorul (în format pe hârtie si format electronic).

12.6. Plata facturii finale este conditionata de îndeplinirea de către prestator a tuturor

obligaţiilor sale în legatură cu executarea tuturor clauzelor prevăzute de prezentul

contract.

12.7. Contractul nu va fi considerat terminat până când procesul-verbal de recepţie

finală nu va fi semnat de comisia de recepţie, care confirmă că serviciile au fost prestate

conform prezentului contract.

13. Garantia de buna executie a contractului

13.1. Prestatorul se obliga sa constituie garantia de buna executie a contractului in

cuantum de ……., pentru perioada …… si în termen de cel mult 10 zile de la semnarea

contractului.

13.2. Achizitorul se obliga sa elibereze garantia pentru participare numai dupa ce

prestatorul a facut dovada constituirii garantiei de buna executie.

13.3. Achizitorul are dreptul de a emite pretentii asupra garantiei de buna executie, in

limita prejudiciului creat, daca prestatorul nu isi indeplineste, nu isi executa, executa cu

intarziere sau executa necorespunzator obligatiile asumate prin prezentul contract..

Anterior emiterii unei pretentii asupra garantiei de buna executie, achizitorul are obligatia

de a notifica acest lucru prestatorului, precizand totodata obligatiile care nu au fost

respectate.

13.4. Garantia de buna executie se poate retine, total sau partial, cel putin in

urmatoarele situatii (dar fara a se limita la acestea):

a. Prestatorul nu confirma rezervarile solicitate in termenul prevazut, nu poate

mentine preturile unitare maxime mentionate in contract, nu asigura cel putin

cerintele din caietul de sarcini sau nu poate realiza, in mod repetat, rezervari la

unitatea hoteliera propusa din localitatile indicate in caietul de sarcini

53

b. Unitatile de cazare hoteliera unde au fost efectuate rezervari nu onoreaza aceste

rezervari, iar prestatorul nu identifica in timp rezonabil o solutie, la standardul

mentionat in contract

c. Unitatile de cazare hoteliera solicita plata serviciilor de cazare sau a altor servicii

incluse in contract de catre persoanele pentru care a fost realizata rezervarea

d. Clasificarea hotelului unde se face cazarea este diferite de cea solicitata (3 stele),

ceea ce face ca serviciile sa nu fie eligibile

e. Preturile unitare de cazare depasesc pretul unitar pentru judetul respectiv

f. TVA sau alte taxe sunt calculate eronat, ceea ce duce la efectuarea unor plati mai

mari decat cele stabilite prin lege pentru astfel de taxe

13.5. Achizitorul se obliga sa restituie garantia de buna executie …… in termen de …..

de la indeplinirea obligatiilor asumate.

14. Platile aferente contractului

14.1. Platile facturilor se vor face in lei, in termen de cel mult 30 de zile de la data

primirii facturii, cu conditia ca rapoartele sau anexele aferente facturilor sa fie aprobate in

prealabil de achizitor, in conformitate cu prevederile contractului.

14.2. Platile aferente contravalorii serviciilor prestate in mod succesiv, pe durata

contractului, catre reprezentantii desemnati ai achizitorului, se vor face de catre prestator,

persoanele desemnate de achizitor nefiind obligate sa plateasca la hotel serviciile incluse

in contract.

14.3. In cazul in care persoanele desemnate de achizitor solicita prestarea unor servicii

suplimentare celor prevazute in contract sau creaza pagube, contravaloarea acestora nu va

fi facturata de prestator catre achizitor, ci direct de hotel catre persoana respectiva.

Prestatorul va instrui in acest sens unitatile de cazare hoteliera unde se efectueaza

rezervari.

14.4. Achizitorul nu are responsabilitate pentru plata unor servicii suplimentare fata de

cele prevazute in contract sau pentru plata unor stricaciuni provocate de reprezentantii sai

desemnati, iar astfel de eventuale situatii vor fi tratate de hotel conform procedurilor

uzuale de lucru cu clientii.

15. Penalitati

15.1. În cazul în care, din vina sa exclusivă, prestatorul nu reuşeşte să-şi execute obligaţiile

asumate prin prezentul contract, atunci achizitorul are dreptul de a deduce din preţul

contractului, ca penalităţi, o sumă echivalentă cu 0,1 % din preţul contractului pentru fiecare

săptămână de întârziere.

15.2. În cazul în care achizitorul nu onorează facturile în termen de ____ zile lucrătoare de la

expirarea perioadei convenite, atunci acesta are obligaţia de a plăti, ca penalităţi, o sumă

echivalentă cu 0,1 % din plata neefectuată pentru fiecare săptămână de întârziere.

16. Conflictul de interese

16.1. Prestatorul nu are dreptul de a angaja, în scopul îndeplinirii prezentului contract,

persoane fizice sau juridice care au fost implicate în procesul de verificare/evaluare a

candidaturilor/ofertelor depuse în cadrul aplicării procedurii de atribuire aferentă

acestuia, pe parcursul unei perioade de cel puţin 12 luni de la încheierea contractului, sub

sancţiunea nulităţii contractului respectiv pentru cauza imorală.

16.2. Prestatorul trebuie să evite orice contact care ar putea să-i compromită

independenţa ori pe cea a personalului său. În cazul în care prestatorul nu-şi menţine

independenţa, achizitorul, fără afectarea dreptului acesteia de a obţine repararea

prejudiciului ce i-a fost cauzat ca urmare a situaţiei de conflict de interese, va putea

decide încetarea de plin drept şi cu efect imediat a prezentului contract.

54

17. Amendamente la contract

17.1. Partile contractante au dreptul, pe durata indeplinirii contractului, de a conveni

modificarea clauzelor contractului, prin act aditional mai putin clauza prevazuta la pct. 5.

17.2. Nu pot face obiectul unor acte aditionale modificari care duc la incalcari ale

legislatiei in vigoare.

18. Cesiunea

18.1. Este permisa doar cesiunea creantelor nascute din acest contract, obligatiile

ramanand in sarcina partilor contractante.

19. Informarea

19.1. Prestatorul prezintă achizitorului, Oficiului European şi/sau Român Antifraudă,

Comisiei Europene sau Curţii Europene sau Române de Auditori, orice informaţie în

legătură cu serviciile prestate şi cu Proiectul, astfel cum managerul de proiect poate

oricând solicita.

20. Arhiva

20.1. Prestatorul organizează în mod sistematic şi exact arhive şi înregistrări cu privire

la serviciile prestate, într-o formă suficientă pentru a stabili cu acurateţe serviciile

prestate, identificate în facturile prestatorului.

20.2. Prestatorul permite managerului de proiect sau oricărei persoane autorizate de

către achizitor sau chiar achizitorului, Comisiei Europeane sau Curţii Europene a

Auditorilor, reprezentanţilor instituţiilor româneşti abilitate de lege, să inspecteze sau să

auditeze întregistrările şi conturile privind serviciile prestate şi să facă copii ale

documentelor, atât în timpul, cât şi după prestarea/asigurarea serviciilor respective.

21. Sanctiuni pentru neindeplinirea culpabila a obligatiilor

21.1. Nerespectarea obligatiilor asumate prin prezentul contract de catre una dintre

parti, in mod culpabil si repetat, da dreptul partii lezate de a considera contractul de drept

reziliat si de a pretinde plata de daune-interese.

21.2. Achizitorul isi rezerva dreptul de a renunta la contract, printr-o notificare scrisa

adresata prestatorului, fara nici o compensatie, daca acesta din urma este declarat in stare

de faliment sau intra in lichidare, cu conditia ca aceasta anulare sa nu prejudicieze sau sa

afecteze dreptul la actiune sau despagubire pentru furnizor. In acest caz, prestatorul are

dreptul de a pretinde numai plata corespunzatoare pentru partea din contract indeplinita

pana la data denuntarii unilaterale a contractului.

21.3. Achizitorul poate renunta la partea din contract care nu a fost inca executata,

transmitand o notificare prealabila catre prestator, la orice moment din perioada de

derulare a contractului, in conformitate cu prevederile contractului. Prestatorul va fi

indreptatit sa primeasca plata pentru intreaga parte din contract deja executata si orice alte

eventuale sume sau compensatii prevazute in contract pentru astfel de situatii.

22. Rezilierea contractului

22.1. Achizitorul are dreptul de a rezilia contractul în caz de incapacitate fizică clară şi

durabilă a prestatorului, situaţie care poate compromite buna executare a prestaţiilor ce

fac obiectul prezentului contract de servicii. Rezilierea nu crează prestatorului, dreptul la

o compensaţie.

22.2. În cazul în care prestatorul face obiectul unei proceduri de recuperare pe cale

judiciară a creanţelor, achizitorul poate rezilia contractul dacă după notificarea de către

administratorul judiciar, în condiţiile prevăzute de lege, acesta transmite că nu preia

obligaţiile prestatorului.

55

22.3. În cazul deschiderii procedurii insolvenţei (lichidare judiciara) împotriva

prestatorului, achizitorul îşi rezervă dreptul de a notifica administratorul

judiciar/lichidatorul cu privire la intenţia de denunţare a prezentului contract; la data

expirării unui termen de _____ de zile de la recepţionarea solicitării achizitorului de

denunţare a contractului şi dacş administratorul judiciar/lichidatorul nu răspunde,

contractul se considera denunţat fără nicio altă formalitate şi fără nici o altă procedură

judiciară sau extrajudiciară. În acest caz, executantul are dreptul de a pretinde numai plata

corespunzătoare pentru partea din contract îndeplinită până la data denunţării unilaterale a

contractului în condiţiile prezentului articol sau până la data exprimării acordului de către

administratorul judiciar/lichidatorul cu privire la încetarea acestuia.

22.4. Pentru neândeplinirea obligaţiilor prevăzute la pct. 9.1.g., 9.2., 9.4., 9.7., 9.9.,

9.11., 9.15., si 11.4. Achizitorul poate rezilia prezentul contract cu efecte depline (de jure)

după acordarea unui preaviz de 5 zile calendaristice prestatorului, fără necesitatea unei

alte formalităţi şi fără intervenţia vreunei autorităţi sau instanţe de judecată, în oricare

dintre situaţiile următoare, dar nelimitându-se la acestea:

a. prestatorul nu realizează serviciile prevăzute în prezentul contract cu respectarea

reglementărilor referitoare la condiţiile de muncă si de protecţie a mediului

înconjurător;

b. prestatorul nu îşi îndeplineşte obligaţiile în condiţiile şi perioadele stabilite în

prezentul contract;

c. prestatorul nu se conformează într-o perioadă de timp rezonabilă notificării emise

de către coordonatorul de proiect care îi solicită remedierea executării

corespunzătoare sau neexecutării obligaţiilor care afectează în mod grav

executarea corespunzatoare şi la timp a serviciilor din prezentul contract;

d. prestatorul refuză sau omite să aducă la îndeplinire dispoziţii sau instrucţiuni

emise de către coordonatorul de proiect;

e. după semnarea contractului, prestatorul cesionează drepturile sale din prezentul

contract sau subcontractează fără a avea acordul prealabil al achizitorului;

f. prestatorul declară, independent de cazurile prevăzute la pct. 19.1.1, că nu-şi

poate îndeplini obligaţiile contractuale;

g. după semnarea contractului, prestatorul a fost condamnat pentru o infracţiune în

legatură cu exercitarea profesiei printr-o hotarare judecatorească definitivă;

h. după semnarea contractului, se constată că documentele prestatorului depuse în

cadrul procedurii de atribuire a contractului, se dovedesc a nu fi conforme cu

realitatea

i. împotriva prestatorului a fost pronunţată o hotărâre având autoritate de lucru

judecat cu privire la fraudă, corupţie, implicarea într-o organizaţie criminală sau

orice altă activitate ilegală în dauna intereselor financiare ale CE;

j. prestatorul nu transmite achizitorului modificările care au avut loc în structura

organizaţională care implică o schimbare cu privire la personalitatea juridică,

natura sau controlul prestatorului, cu excepţia situaţiei în care asemenea

modificări sunt înregistrate într-un act adiţional la prezentul contract;

k. prestatorul nu furnizează garanţiile sau asigurările solicitate, sau persoana care

furnizează garanţia, asigurarea sau prestează serviciile enumerate anterior nu este

în măsură să îşi îndeplinească angajamentele.

l. valorificarea de către achizitor a rezultatelor prezentului contract este grav

compromisă ca urmare a întârzierii prestaţiilor din vina prestatorului;

22.5. Cu exceptia situatiilor prevazute la pct. 22.4.h., 22.4.i., 22.4.j., achizitorul va

înştiinţa prestatorul în legătură cu motivul rezilierii şi va comunica acestuia sancţiunile

prevăzute. Prestatorul este invitat să prezinte observaţiile sale cu privire la sancţiunile

notificate.

56

22.6. Dacă achizitorul reziliază prezentul contract, va fi îndreptăţit să recupereze de la

prestator fără a renunţa la celelalte acţiuni la care este îndreptăţit în baza prezentului

contract, orice pierdere sau prejudiciu suferit.

22.7. Rezilierea contractului nu constituie un obstacol în exercitarea dreptului

achizitorului de a acţiona prestatorul, civil sau penal

22.8. În termen de 10 zile lucrătoare după momentul rezilierii, achizitorul certifică

valoarea serviciilor prestate şi toate sumele cuvenite prestatorului la data rezilierii.

22.9. În urma unui preaviz de ___ zile acordat achizitorului, prestatorul poate rezilia

prezentul contract dacă achizitorul:

a. nu îşi îndeplineşte obligaţia de plată către prestator a sumelor datorate acestuia în

baza oricărei certificări din partea achizitorului, după expirarea termenului limită

prevăzut în prezentul contract;

b. suspendă derularea obligaţiilor asumate prin prezentul contract sau a oricărei părţi

a acestora pentru mai mult de __ zile lucrătoare pentru motive nespecificate în

prezentul contract sau independente de culpa prestatorului;

c. Rezilierea efectuata in conditiile prevazute la pct. 22.10. nu va afecta niciun alt

drept al achizitorului sau al prestatorului dobândit anterior acesteia în temeiul

prezentului contract.

22.10. În eventualitatea unei in conditiile prevazute la pct. 22.9., achizitorul

despăgubeşte prestatorul pentru orice pierdere sau prejudiciu suferit. Această plată nu va

putea avea un cuantum care să conducă la depăşirea, prin însumarea tuturor plăţilor

efectuate în baza prezentului contract, a preţului contractului specificat în art. 5 din

prezentul contract.

23. Încetarea contractului

23.1. În afara cauzelor manţionate la pct. 22, prezentul contract încetează în

următoarele cazuri:

a. prin acordul părţilor;

b. la expirarea perioadei pentru care a fost încheiat;

c. în cazul dizolvării, lichidării, falimentului, retragerii autorizaţiei de funcţionare a

prestatorului;

d. prin imposibilitate de executare, caz în care prestatorul are dreptul de a pretinde

numai plata corespunzătoare pentru partea din contract îndeplinit până la data

apariţiei cauzei care a dus la imposibilitatea de executare;

e. prin denunţare unilaterală de către achizitor a prezentului contract, în cel mult ___

de zile de la apariţia unor circumstanţe care nu au putut fi prevăzute la data

încheierii contractului şi care conduc la modificarea clauzelor contractuale astfel

încât îndeplinirea contractului ar fi imposibilă sau în cazul rezilierii din orice

motiv de către finanţator a contractului de finanţare a proiectului. În acest caz

prestatorul are dreptul de a pretinde numai plata corespunzatoare pentru partea din

contract indeplinit până la data denunţării unilaterale a contractului.

f. prin reziliere în condiţiile prevăzute de lege şi prezentul contract.

24. Solutionarea litigiilor

24.1. Achizitorul si prestatorul vor face toate eforturile pentru a rezolva pe cale

amiabila, prin tratative directe, orice neintelegere sau disputa care se poate ivi intre ei in

cadrul sau in legatura cu indeplinirea contractului.

24.2. Daca solutionarea amiabila nu este posibila, partile pot conveni solutionarea

neintelegerilor sau disputelor in conformitate cu procedurile de arbitraj ale Camerei de

Comert si Industrie a Romaniei, daca contractul nu prevede altfel.

57

25. Forta majora

25.1. Forta majora este cea definita de legislatia romana si inseamna orice eveniment

imprevizibil sau inevitabil care impiedica, in parte sau in totalitate, indeplinirea

obligatiilor prevazute in contract.

25.2. Forta majora exonereaza partile contractante de indeplinirea obligatiilor asumate

prin prezentul contract, pe toata perioada in care aceasta actioneaza.

25.3. Indeplinirea contractului va fi suspendata in perioada de actiune a fortei majore,

dar fara a prejudicia drepturile ce li se cuveneau partilor pana la aparitia acesteia.

25.4. Partea contractanta care invoca forta majora are obligatia de a notifica celeilalte

parti, imediat si in mod complet, producerea acesteia si sa ia orice masuri care ii stau la

dispozitie in vederea limitarii consecintelor. Notificarea trebui facuta in termen de maxim

5 zile calendaristice de la data cand se constata producerea unui eveniment care constituie

forta majora

25.5. Daca forta majora actioneaza sau se estimeaza ca va actiona o perioada mai mare

de 1 luna, fiecare parte va avea dreptul sa notifice celeilalte parti incetarea de plin drept a

prezentului contract, fara ca vreuna din parti sa-i poata pretinde celeilalte daune-interese

26. Limba care guverneaza contractul

26.1. Limba care guverneaza contractul este limba romana.

27. Comunicari intre parti in legatura cu contractul

27.1. În accepţiunea părţilor contractante, orice notificare adresată de una dintre acestea

celeilalte este valabil îndeplinită dacă va fi transmisă la adresa/sediul prevăzut în partea

introductivă a prezentului contract.

27.2. În cazul în care notificarea se face pe cale poştală, ea va fi transmisă, prin

scrisoare recomandată, cu confirmare de primire şi se consideră primită de destinatar la

data menţionată de oficiul poştal primitor pe această confirmare.

27.3. Dacă notificarea se trimite prin telex, telefax sau e-mail ea se consideră primită în

prima zi lucrătoare după cea în care a fost expediată.

27.4. Notificările verbale nu se iau în considerare de nici una dintre părţi, dacă nu sunt

confirmate, prin intermediul uneia din modalităţile prevăzute la punctele precedente.

28. Alte clauze

28.1. Orice modificare a clauzelor prezentului contract se realizează în baza unei

notificări care se comunică părţii în cel mult ___ zile de la data apariţiei care impune

modificarea.

28.2. Nici o solicitare de prelungire a perioadei de execuţie nu poate fi transmisă după

expirarea perioadei de execuţie a prestaţiilor.

28.3. Nu sunt acceptate modificări ale clauzelor care duc la scăderea calităţii prestării

serviciilor astfel cum au fost prevăzute în propunerea tehnică şi caietul de sarcini.

28.4. Titlurile şi subtitlurile prezentului contract nu vor afecta în nici un fel

interpretarea prezentului contract.

29. Legea aplicabila contractului si instantele competente

29.1. Contractul va fi interpretat conform legilor din Romania.

29.2. Instantele competente pentru solutionarea litigiilor derivate din contract sunt

instantele din Romania.

58

Partile au inteles sa incheie prezentul contract in doua exemplare, cate unul pentru fiecare parte.

Pentru achizitor Pentru prestator

_______________________ __________________________

(semnatura autorizata) (semnatura autorizata)

Numele _____________ Numele _____________

Functia _____________ Functia _____________

Data: ______________ Data: _______________

LS LS

sectiunea i - fisa de date a achizitiei - mmuncii.ro · 3 sectiunea i fisa de date a achizitiei...

Documents