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Manual de Políticas y Procedimientos para la Venta de Sal Industrial a Granel para exportación de Exportadora de Sal, S.A. de C.V.

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CONTENIDO

PAG. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………….….2 ANTECEDENTES………………………………………………………………………………………..2 MECANISMO DE COMERCIALIZACIÓN………………………………………………………….3 MARCO JURIDICO……………………………………………………………………………………..5 DEFINICIONES …………………………………………………………………………………………7 GLOSARIO…………………………………………………………………………………………………8 DISPOSICIONES GENERALES………………………………………………………………..12 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES……………………………………………….……14 GESTIÓN COMERCIAL…………………………………………………………………………….20 VENTAS…………………………………………………………………………………………………..21 DE LOS CRÉDITOS………………………………………………………………………………….23 DE LOS CONTRATOS………………………………………………………………………………25 DE LOS PRECIOS DE VENTA…………………………………………………………………..31 DEL TRANSPORTE DEL PRODUCTO………………………………………………………..35 DE LA COBRANZA DE VENTAS…………………………………………………………….…40 POLÍTICAS GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN DEL AGENTE-DISTRIBUIDOR……………………………………………………………………………………….46 DISPOSICIONES FINALES………………………………………………………………………48


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INTRODUCCIÓN Las políticas y lineamientos que rigen la política general de obtención de ingresos por concepto de ventas de sal a granel que se han sometido a la consideración del Órgano de Gobierno de Exportadora de Sal, S.A. de C.V., son las siguientes:

ANTECEDENTES

Exportadora de Sal, S.A. de C.V. (ESSA) es una Empresa de Participación Estatal Mayoritaria, Sectorizada en la Secretaría de Economía, con personalidad jurídica y patrimonios propios, con autonomía de gestión para el desarrollo de sus objetivos y metas, perteneciente a la Administración Pública Paraestatal, de conformidad con el artículo 3º, fracción II de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en relación con lo establecido en el artículo 46, fracción II, inciso A) del citado ordenamiento, toda vez que el Gobierno Federal, a través del Fideicomiso de Fomento Minero, es propietario del 51% del capital social de dicha empresa. Exportadora de Sal, S.A. de C.V., es una Sociedad Anónima de Capital Variable constituida conforme la Ley General de Sociedades Mercantiles, cuyo objeto social es la producción y exportación de sal marina a granel y sus subproductos, siendo un objeto netamente comercial. Cabe mencionar que ESSA, para cumplir con su operación de producción y exportación de sal, cuenta con una empresa paraestatal filial denominada Transportadora de Sal, S.A. de C.V., (TSSA) que se dedica básicamente a transportar la sal que ESSA produce, desde el puerto de “Guerrero Negro” en Guerrero Negro, Baja California Sur, hasta el Puerto de “Morro Redondo” en Isla de Cedros, Baja California. Desde 1977, Exportadora de Sal, S.A. de C.V., cuenta con un contrato de Agencia y Distribución celebrado con Mitsubishi Corporation (MC)/Mitsubishi International Corporation (MIC), para que éstas empresas sean quienes realicen las gestiones con los diversos clientes distribuidos en Asia y Norteamérica, principalmente Corea, Japón, Taiwan, China, Costa Oeste de Estados Unidos y Canadá, entre otros.


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MC y MIC cuentan con oficinas, sucursales y representantes en cada Ciudad importante del mundo, mismas que desarrollan los potenciales de mercado de una variedad de productos en dichos países. Esta información es utilizada para la venta de la sal a granel, principalmente en la cuenca del pacífico. Además, MC y MIC proporcionan información a ESSA periódicamente respecto a los mercados y los clientes en que se participa, incluyendo la situación económica de los respectivos países, asuntos regulatorios ambientales, laborales, sanitarios, entre otros. Independientemente del contrato de Agencia y Distribución celebrado con Mitsubishi Corporation(MC)/Mitsubishi International Corporation (MIC), ESSA tiene celebrado contratos de venta con MC para cada Cliente, donde se encuentran establecidas las condiciones específicas para cada cliente final. En marzo de 2007, mediante ACUERDO 13 ESSA 03/07, el Consejo de Administración de la Entidad autorizó al Director General para que elaborara un mecanismo de comercialización, que le permitiera tener margen de libertad para actuar de inmediato en situaciones de comercialización, cuando así lo requiriera, además de dar flexibilidad a la empresa para actuar sobre los precios de venta y demás situaciones relativas a la comercialización, situación que deberá informar posteriormente al propio Órgano de Gobierno. De conformidad con la autorización a que se a que se refiere el párrafo anterior, dicho mecanismo fue presentado ante el Órgano de Gobierno en la sesión llevada a cabo el de junio de 2007, quedando autorizado de la siguiente manera:


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MECANISMO DE COMERCIALIZACIÓN (en lo sucesivo EL MECANISMO) La comercialización de la empresa se basa en contratos a largo plazo, dadas las condiciones del mercado en el que participa, así como la forma y método de producción, el cual hace difícil variar el tonelaje producido sin una certeza de realizar los embarques, principalmente en lo que se refiere a sal industrial. Sin embargo, hay ocasiones en que por circunstancias ajenas a la empresa, se tienen que tomar decisiones en forma rápida acerca de la conveniencia de celebrar acuerdos de ventas o comercialización con clientes o agentes tanto actuales como nuevos, a fin de concretar negocios en beneficio de la empresa, sin contar con el tiempo para llevarlos a sesiones de consejo. A fin de hacer más ágil este proceso se autoriza al Director General la renovación de contratos de venta de sal con clientes actuales o que en el pasado lo hayan sido, así como la celebración de contratos con clientes nuevos, siempre y cuando el tonelaje con estos últimos no exceda de 500,000 toneladas por año en sal a granel o de 50,000 tpa en sal empacada, en cuyo caso, el titular de la entidad solicitará autorización para la celebración del contrato, con el requerimiento de 6 o más votos afirmativos del Presidente o su Suplente y Consejeros Propietarios o sus Suplentes de este Órgano de Gobierno. Lo anterior, informando al consejo de administración en la sesión inmediata posterior a la celebración del mismo, los elementos principales del acuerdo que se celebre.


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MARCO JURIDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Ley Federal de Competencia Económica y su Reglamento Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidades Hacendaria y su Reglamento. Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento Ley del IVA y su Reglamento Ley de Navegación y Comercio Marítimos y su Reglamento Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación vigente en cada ejercicio Fiscal Código de Comercio Código Federal Civil Código Federal de Procedimientos Civiles NOM-040-SSA1-1993. Bienes y servicios Sal Yodada y Sal Yodada Fluorurada. Especificaciones sanitarias.


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Manual General de Organización de ESSA Contrato de Agencia con Mitsubishi Corporation y sus modificaciones Contratos y acuerdos de venta de sal


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DEFINICIONES

CONTRATO DE AGENCIA.- Contrato por el que una parte, llamada Agente, se obliga frente a la otra, llamada ESSA, a promover actos u operaciones de comercio o a promoverlos y concluirlos de forma continuada, por cuenta ajena, como intermediario, sin que asuma, salvo que exista pacto en contrario, el riesgo de dichas operaciones, a cambio de una contraprestación generalmente ligada a sus resultados. CONTRATO COMERCIAL INTERNACIONAL.- Es el acuerdo de la voluntad entre dos o más partes domiciliadas (domicilio social) en diferentes países, con el objeto de establecer sus obligaciones y derechos recíprocos en determinadas cuestiones comerciales. Este acuerdo de voluntades puede ser o no escrito. Sin embargo es recomendable que se formalice por escrito, ya sea en forma manuscrita o impresa, con firmas autógrafas o a través de medios electrónicos (con firma electrónica).

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GLOSARIO

Para la aplicación de las disposiciones contenidas en este Manual se entenderá por: ESSA: Exportadora de Sal, S.A. de C.V.

Consejo de Administración: Órgano de Gobierno de ESSA.

DG: Dirección General de ESSA y/o su Titular

DA: Dirección Adjunta de ESSA, y/o su Titular

DO: Dirección de Operaciones de, y/o su Titular

DAF: Dirección de Administración y Finanzas de ESSA, y/o su Titular

GPyC: Gerencia de Presupuestos y Contabilidad de ESSA y/o su Titular

GPCO: Gerencia de Promoción Comercial

GJ: Gerencia Jurídica de ESSA y/o su Titular

GAP: Gerencia de Apoyo Productivo de ESSA y/o su Titular

Tesorería: Tesorería interna de ESSA y/o su Titular.

Encargado de la facturación de ventas: Encargado de la facturación de ventas adscrito a la Gerencia de Promoción Comercial en las oficinas de ESSA en Guerrero Negro. Encargado de la facturación de servicios de puerto: Encargado de la facturación de servicios de puerto adscrito a la Gerencia de Promoción Comercial en las oficinas de ESSA en Guerrero Negro. Agente: Mitsubishi Corporation/Mistubishi Internacional Corporation.


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El Cliente/destinatario: Persona física o moral que compra la sal, Cliente Directo y/o Agente Ventas Directas: Son las ventas realizadas sin la intervención del Agente. Producto: Sal Industrial a granel. Mermas: Producto que no cumple con las especificaciones en volumen o calidad. Pérdida del producto por el manejo debido a su naturaleza a granel. Manual: El presente Manual de Políticas y Procedimientos. Cartera Vencida: Conjunto de documentos que representan créditos a favor de ESSA, pendientes de cobro, en virtud del vencimiento del plazo acordado para su pago. TM: Toneladas métricas. LAB: Libre A Bordo (FOB). Reporte de estadía: Reporte de estado que señala el tiempo de espera para la carga del barco. Agente Consignatario de Buques: Es el representante de ESSA en el puerto de Isla de Cedros, autorizado para actuar en representación de ésta, en todos los asuntos concernientes a la carga y descarga del producto en el Puerto. Puerto de Carga: Puerto Morro Redondo en Isla de Cedros, Baja California, México. Puerto de descarga: Dependiendo del cliente de que trateitsukojima: Mitsukojima Transshipment Co., Ltd., Operador de las instalaciones de descarga y almacenamiento de sal en la Isla de Mitsukojima en Japón.


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BBC: Baja Bulk Carriers, S.A., una de las compañías navieras contratada por el Cliente o Agente Distribuidor para transportar por vía marítima la sal, desde el Puerto de Carga a los diferentes destinos solicitados por los clientes. Precio Básico: El precio básico de la sal libre a bordo en la bodega de carga del barco atracado en el Puerto de carga. El precio básico estará sujeto a ajustes.

Factura Proforma: Documento comprobatorio de carácter de provisional que contiene los datos de calidad, volumen y precio del producto, emitida por el Agente de Buques que se remite a ESSA para la elaboración de la factura fiscal. Bill of Lading: (Conocimiento de embarque) Documento comprobatorio de carácter provisional que contiene los datos de calidad, volumen y precio del producto, emitido por el Agente de Buques que es remitido a la autoridad aduanera para efectos de exportación. Factura Comercial: Documento comprobatorio con carácter de provisional que contiene los datos de calidad, volumen y precio del producto, emitida por ESSA por el 95% o 100% del valor del producto LAB en Isla de Cedros, dependiendo de las condiciones establecidas en los contratos con cada cliente destinatario, que se remite al Cliente para pago. Factura fiscal: Documento comprobatorio que contiene los datos de calidad, volumen y precio del producto, emitida por ESSA por el 100 de valor del producto LAB en Isla de Cedros, Baja California, para efectos fiscales ante el Sistema de Administración Tributaria de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Nota de Crédito: Documento que contiene saldo a favor del Cliente/destinatario emitido por ESSA resultado de los ajustes efectuados en cuanto a calidad y volumen de acuerdo con el reporte del Cliente de la sal recibida en el Puerto de descarga.


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Nota de débito: (DEBIT NOTE) Documento que contiene saldo en contra del Cliente emitido por ESSA resultado de los ajustes efectuados en cuanto a pronto despacho de acuerdo con el reporte de estadía. Direct Collection Letter: Carta de información de datos del cliente y proveedor ante el banco. El armador: El propietario o administrador de la embarcación que es contratada por la Compañía naviera para llevar a cabo el transporte de la sal desde Isla de Cedros, B.C. México hasta el Puerto de destino.

Capítulo I

Disposiciones Generales

PRIMERA.- Las disposiciones contenidas en este Manual son de observancia obligatoria para todas las áreas administrativas de ESSA que intervengan en los procesos de Venta, Crédito y Cobranza de Sal industrial a granel que produce ESSA y sus subproductos. SEGUNDA.- Todos los actos de comercio relacionados con la venta, crédito y cobranza de ventas de sal a granel deberán ser realizados a través de la DG y/o DA. TERCERA.- El Director General esta facultado para aprobar los procedimientos, políticas, formatos e instructivos que se requieran para la aplicación del presente Manual. CUARTA.- Políticas de venta:

I. Brindar al Cliente un Producto de óptima calidad, a un precio competitivo en el mercado internacional.

II. Cumplir con las condiciones comerciales pactadas en los contratos

con el agente y con el cliente/destinatario.


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III. Brindar un servicio adecuado, puntual y eficiente para que se lleven

a cabo los embarques de sal en las fechas compromiso pactadas con el cliente/destinatario.

IV. Ofrecer un sistema de premios y descuentos que logren una fuerte

penetración en el mercado internacional que permitan lograr mantener un producto competitivo.

V. Tener comunicación constante con el Cliente para conocer sus

necesidades y observaciones respecto del producto. VI. Mantener comunicación constante con navieras/armadores para

conocer las fechas de arribo de sus embarcaciones, condiciones climatológicas, para lograr eficiencia en la entrega, evitar al máximo demoras, entregas incompletas y mermas.

VII. Mantener comunicación continua con los Agentes de Venta (MIC, MC

Y MC-CANADA) para conocer la labor de venta que realizan y tramitar oportunamente el pago de sus contraprestaciones.

VIII. Mantener estricto control en los embarques de sal, verificando la

calidad del producto. IX. Incrementar el volumen de ventas mediante estrategias

comerciales, incluyendo el otorgamiento de créditos al Cliente. X. Cumplir con las garantías ofrecidas al cliente en materia de calidad y

desempeño ambiental.


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Capítulo II

Funciones y Responsabilidades QUINTA.- Las áreas administrativas de ESSA tendrán las siguientes funciones y responsabilidades: I. DE LA DG:

a) Proponer al Consejo de Administración las políticas contenidas en

el presente Manual, para su aprobación b) Firmar los contratos de venta de sal a los que se refiere el

presente Manual, sujetándose a los precios autorizados por el Consejo de Administración, a las condiciones contenidas en el MECANISMO y a las políticas establecidas en el presente Manual.

c) Custodiar y Administrar los contratos de sal.

d) Autorizar la promoción de demandas mercantiles o civiles por

incumplimiento de pago o de contrato e informarlo al Consejo de Administración, y en su caso, inclusive denuncias penales.

e) Autorizar la cancelación de cuentas incobrables, una vez hecho el

análisis y dictamen correspondiente e informarlo al Consejo de Administración.

f) Solicitar autorización del consejo en los casos no contemplados en

los supuestos establecidos en las “Normas y Bases para la cancelación de cuentas incobrables”

g) Ordenar a la DAF y a la GPyC integrar los expedientes de cuentas

incobrables sujetas a cancelación, de conformidad con los requisitos contenidos en las “Normas y Bases para la cancelación de cuentas incobrables”.


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h) Ordenar la elaboración del dictamen de incobrabilidad, especificando los argumentos que determinen a una cuenta como incobrable.

i) Informar al Consejo de Administración, sobre la cancelación de

adeudos a favor de ESSA que hayan sido dictaminados como incobrables y que en consecuencia hayan sido cancelados.

j) Negociar los créditos que se establezcan en los contratos de

conformidad a los criterios contenidos en el capitulo tres del presente Manual.

k) Elaborar el programa anual de ventas y someterlo a la autorización

del Consejo de Administración. l) Ejecutar las acciones y medidas pertinentes a fin de que se cumpla

con los indicadores de ventas de sal industrial establecidos en las metas y objetivos de ESSA.

m) Contratar el servicio de agencia de buques, garantizando las

mejores tarifas y condiciones para ESSA y para el CLIENTE. DE LA DO:

a) Producir sal industrial para cumplir con los volúmenes de los

indicadores establecidos en el programa anual de ventas.

b) Asegurarse de que se lleven a cabo oportunamente las maniobras de carga de sal en los barcos contratados por el cliente para tal efecto.

c) Atender las quejas o requerimientos de los Clientes, en cuanto a

la calidad del producto.

d) Capturar diariamente la producción de sal en el sistema JDE, y elaborar un reporte mensual de producción.


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e) Planear, coordinar, dirigir y controlar los servicios de transporte marítimo de sal, con la finalidad de establecer los programas y metas de apilamiento de sal, transporte marítimo de sal, operaciones de carga y descarga de barcazas y embarques de sal; para cumplir con los volúmenes establecidos en los contratos.

f) Gestionar los pagos por concepto de los servicios de agente de

buques.

g) Gestionar los pagos por la contraprestación del agente distribuidor por las ventas de sal, establecidos en los contratos.

DE LA GAP: a) Elaborar el programa mensual de embarques. b) Recibir la documentación y el estado de hechos que contiene los

siguientes conceptos, en lo sucesivo como los ocho puntos, para proceder al cálculo del despacho rápido, a saber:

1. Arribo (Arrived) 2. Piloto a bordo (P.O.B) 3. Primer cabo (Line Ashore) 4. Atracado (All Fast) 5. Práctico (Practique) 6. Atendido (Tendered) 7. Aceptado (Accepted) 8. Inicio de carga (Star Load)

c) Remitir el estado de cuenta y dicho calculo o demora, según el caso,

a la compañía Naviera que corresponda, para que revise, coteje y acepte, estos documentos y extienda, en su caso, la confirmación a la GAP, quien una vez recibida dicha confirmación, lo hará del conocimiento de la GPCO.


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d) Solicitará a la DO la autorización de la confirmación del estado de

cuenta enviado a la compañía Naviera que corresponda para enviarla a la GPCO, para que el encargado de facturación de ventas proceda a la elaboración de la factura comercial y fiscal.

DE LA TESORERÍA: a) Elaborar un informe mensual del estado que guardan las cuentas por

cobrar y presentárselo al DG. Dicho informe deberá contenerlas un resumen de las cuentas que presenten atraso en el pago, señalando las causas probables, las gestiones de cobro realizadas y las recomendaciones de las acciones a seguir.

b) Distribuir copia del documento bancario en el que conste el depósito

del anticipo realizado por la compañía naviera solicitado previamente por el Agente de Buques, para cubrir gastos de servicio de puerto, antes del arribo del barco a Isla de Cedros, B.C.

c) Remitir por transferencia bancaria los pagos a los agentes y/o navieras

contratadas por el armador, respecto al exceso en el cobro por los servicios de puerto y demoras.

DE LA GPyC:

a) Realizar la conciliación contable de los depósitos bancarios contra las facturas de Clientes.

b) Generar los pagos de las contraprestaciones a los Agentes.

c) Registrar las facturas de venta de sal a granel, así como los

depósitos por pronto despacho. d) Llevar un control de todos los saldos a favor de las Agencias

navieras, para que estos sean transferidos a la cuenta bancaria.


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DE LA GJ:

a) La guarda y custodia de los contratos a que se refiere el presente

Manual, en la caja fuerte que tiene ESSA/DG para tal efecto.

b) Proporcionar el apoyo jurídico que le solicite la DG relativo a la revisión, análisis de contratos y acuerdos, y en su caso, intervención en los actos jurídicos de defensa de los intereses de ESSA ante las instancias correspondientes, en lo relativo a la venta, crédito y cobranza.

c) Apoyar a la DG, cuando ésta lo solicita, en la elaboración del

dictamen de incobrabilidad, especificando los argumentos que cataloguen a una cuenta como incobrable.

DE LA GPCO:

a) Elaborar facturas de venta.

b) Generar facturas por servicios de Puerto.

c) Generar Notas de Crédito.

d) Ordenar al encargado de facturación de ventas de sal, revisar, facturar, solicitar el registro a la GPyC y gestionar el pago.

e) Ordenar al encargado de facturación de Servicios de Puerto,

facturar, solicitar a la GPyC su registro y gestionar el pago.

AGENTE CONSIGNATARIO DE BUQUES: a) Derivado del contrato de prestación de servicios que tenga ESSA

con el agente consignatario de buques, éste realizará todos los tramites de puerto derivados del arribo, carga, permanencia y despacho de las embarcaciones contratadas por el Agente y/o


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armador a través de la compañía naviera para el transporte del producto desde el Puerto de carga hasta el Puerto de destino.

b) Envía vía fax al encargado de la facturación de venta en Guerrero

Negro, B.C.S. una copia de la factura pro forma y del conocimiento de embarque para la emisión de la factura fiscal.

Capítulo III

Gestión Comercial

SEXTA.- ACCIONES DE GESTIÓN COMERCIAL El acuerdo entre ESSA y MC y/o MIC sobre las condiciones de venta para un Cliente destinatario se materializa luego de un dialogo entre las partes, encaminado a la competitividad de ESSA respecto al cliente, con las mejores condiciones posibles para la empresa. Una vez acordadas las condiciones de venta entre ESSA y MC, éstas celebran un contrato LAB para el embarque del producto y MC contrata el flete marítimo con una compañía naviera. Los contratos LAB y el de flete marítimo mencionados integran el precio CIF con el que el producto de ESSA llega a cada puerto de cada cliente. La sal no tiene un precio de referencia Internacional, cada venta es en base a competitividad, por lo que las decisiones entre ambos son básicas para éxito de la venta. Cabe señalar, que la Dirección General de la Entidad, esta facultada para realizar esta actividad con el Agente distribuidor, conforme la apertura y flexibilidad otorgada a la DG de ESSA por parte del Consejo de Administración establecida en el MECANISMO.


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Capítulo IV

Ventas

SEPTIMA.- PROCEDIMIENTO DE VENTAS DE SAL GRANEL

El procedimiento de venta entre ESSA y el Agente distribuidor se llevará a cabo conforme lo siguiente:

a) El Agente promoverá ordenes para el producto en representación y a

nombre de ESSA y cotizará las ventas bajo condiciones de LAB únicamente de conformidad con los precios y términos que ESSA disponga;

b) El Agente remitirá de forma expedita a ESSA, a la Ciudad de

Guerrero Negro, Baja California Sur en México, todas las órdenes obtenidas de esta forma para aceptación de ESSA.

c) El Agente entregará a ESSA, mediante un memorándum, la

información del resultado de la negociación inicial con el cliente potencial. A continuación ESSA entregará al Agente un memorándum autorizando a éste, en su caso, a concretar la negociación. Una vez cerrada la negociación con el cliente, el Agente entregará un memorándum a ESSA que contendrá las condiciones finales de la venta.

d) El Agente de manera diligente promoverá las ventas y estimulará el

interés en los productos. e) El Agente deberá Conducir, previo acuerdo con ESSA, las

negociaciones relativas a cualquier enmienda o modificación de los contratos de venta existentes o que lleguen a existir con futuros Clientes.


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f) El Agente llevará a cabo todos los contactos personales necesarios

con Clientes tanto existentes como futuros; g) El Agente desarrollará fuentes de información de costos y de ser

necesario negociará los términos para la transportación marítima de los productos a los Clientes localizados en la consta Oeste de los Estados Unidos y Canadá, así como en la Costa Este de los Estados Unidos;

h) El Agente cuando sea posible, negociará el costo de seguro y flete

con clientes potenciales de los productos; i) Cuando los términos de pago del Cliente no sean satisfactorios para

ESSA, el Agente podrá proporcionar financiamiento al cliente con la finalidad de que éste pueda cumplir los términos de crédito de ESSA,

Capítulo V

De los Créditos OCTAVA.- CREDITOS

I. Tipos de Créditos.- ESSA podrá otorgar los créditos a los siguientes

plazos:

a) A corto Plazo por 60 días b) A mediano Plazo por 120 días c) Mixto, de corto y largo plazo: 60 días 95% y 180 días 5%

1. A corto plazo por 60 días o a mediano plazo por 120 días el 100% del producto: La DG esta facultada para otorgar este crédito a Mitsubishi International Corporation.


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2. A corto plazo por 60 días el 95% del costo total del producto LAB Isla

de Cedros, Baja California, México, y largo plazo hasta 180 días el 5% restante del producto después de los ajustes en volumen y calidad: La DG esta facultada para otorgar este crédito a Mitsubishi International Corporation.

Los plazos para el otorgamiento de crédito podrán ser variables de acuerdo a las condiciones internacionales del mercado de la sal y las características de cada Cliente en particular, teniendo el DG amplia facultad para negociar esta condición en cada contrato e informarlo al Consejo de Administración de ESSA en la sesión inmediata posterior a la fecha de negociación, de conformidad con lo establecido en el MECANISMO. II. Políticas Generales de Crédito: Los términos y condiciones del

crédito deberán quedar establecidos en el contrato que se celebre con el Cliente, siendo El DG el único facultado para determinar los créditos que se otorgaran a cada cliente, sujetos a las siguientes políticas:

a) El crédito que se conceda al Cliente, solo se podrá utilizar a partir de

la fecha en que la DG lo autorice. b) El crédito que se otorgue no puede exceder del monto y volumen de

las compras del cliente. c) El plazo de pago del crédito que se conceda, comenzara a partir de la

fecha en que se emita el Bill of Lading y se computará por días naturales.

d) Para la ampliación del monto del crédito o del plazo de pago, se

tendrá que solicitar directamente a través de la DG y formalizarse mediante acuerdo por escrito.

e) El Cliente que se atrase en el pago de uno de sus créditos, después

de los 30 días de la fecha de vencimiento se le cobrará un interés


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moratorio, mismo que será previamente establecido en las condiciones del contrato correspondiente, hasta que cumpla por completo con sus compromisos vencidos.

f) El atraso repetitivo de un cliente en el pago de sus créditos podrá

tener como consecuencia la suspensión o cancelación del crédito, de acuerdo al criterio emitido por la DG. en estos casos se vera cada caso de manera particular evitando al máximo posible cualquiera de esta acciones, agotando siempre la conciliación entre las partes, procurando preferentemente mantener al Cliente.

Capítulo VI

De los Contratos NOVENA.- La venta de sal industrial a granel se podrá realizar por contrato mercantil

I. Contratos: La DG será responsable de que la venta de sal se formalice a través de Contratos mercantiles, sustentados en la legislación mercantil, normas internacionales, en los casos de la celebración de contratos celebrados con clientes de otros países, así como en la normatividad aplicable a las Entidades de la Administración Pública Federal; donde se establecerán claramente las obligaciones de las partes.

El Director General será el único autorizado para la firma de los contratos.

1.- CONTRATO DE COMPRAVENTA CON LOS CLIENTES

a) Reconocimiento mutuo de la personalidad jurídica: Las partes del contrato deberán reconocerse recíprocamente que cuentan con la personalidad y capacidad suficiente para obligarse en los términos que se señale en el contrato.


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b) Domicilio: Las partes deberán señalar el domicilio al que se

deberán enviar todas las comunicaciones que se generen con motivo de las obligaciones derivadas del contrato.

c) Objeto: Se debe especificar con toda claridad el objeto y alcance del

contrato, por lo que se debe determinar todas las características y especificaciones del producto en cuanto a calidad, volumen, plazos, tiempo de entrega y otras condiciones inherentes al mismo entre las partes.

d) Precio: Se deberá determinar el precio fijo base por TM.

e) Ajustes: se deberá señalar específicamente, los ajustes por volumen y calidad a los que estará sujeto el precio.

El precio básico será libre a bordo (LAB) en el momento en que el producto es depositado en la bodega de la embarcación atracada en el muelle de Morro Redondo en Isla de Cedros, Baja California, México.

f) Plazos y modalidad de pago: Deberá establecerse el mecanismo para efectuar el pago, y las fechas de cobro de las mismas, así como las condiciones para su pago.

g) Entrega de Mercancía: El producto será entregado en el Puerto de

Carga localizado en Morro Redondo, Isla de Cedros, Baja California, México, LAB, sin embargo, para efecto de determinar el monto a pagar, se tomará como definitiva, la cantidad recibida en el puerto de descarga donde se reciba la sal vendida o en el lugar que se haya indicado en las condiciones del contrato con el cliente/destinatario.

h) Obligaciones: Para garantizar la seguridad jurídica de las partes, se

debe señalar de manera clara y precisa las obligaciones de cada una de ellas, como: volumen, calidad, fecha, lugar y forma de entrega; fecha, lugar y forma de pago, etc.

i) Impuestos: Cada una de las partes pagará los gastos en que incurran

con motivo de la realización del negocio y efectuará los trámites que le correspondan, incluyendo el pago de los impuestos.


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j) Cesión de Derechos y Obligaciones: Ninguna de las partes podrá,

sin consentimiento previo y por escrito de la otra, ceder o traspasar total ni parcialmente los derechos derivados del contrato a un tercero. En su caso, el cedente continuará siendo el responsable del debido cumplimiento de todos los términos y condiciones del contrato o acuerdo, respectivo.

k) Vigencia.- Se deberá establecer los plazos en que estará vigente el

contrato. l) Cláusula Compromisoria o Arbitral: Todo litigio originado del

contrato o acuerdo será resuelto mediante un arbitraje comercial internacional privado, si no se llega a un acuerdo por la vía conciliatoria.

En esta cláusula las partes acordaran someter al arbitraje comercial internacional las controversias que hayan surgido o puedan surgir entre ellas respecto del cumplimiento e interpretación del contrato. Cualquier controversia que se suscite con motivo del contrato, será dirimida por dos árbitros, uno de los cuales deberá de ser nombrado por ESSA y el segundo por Cliente, mismos que a su vez elegirán a un a un tercero. Ningún árbitro deberá ser residente u originario de México o del país extranjero del que se trate. El arbitraje tendrá lugar en la Ciudad de México, Distrito Federal, en México, de conformidad con los Reglamentos de Arbitraje Mercantil de la Comisión Interamericana de Arbitraje Mercantil. El idioma Inglés se empleará en los trámites y las Leyes de México regirán para la interpretación del contrato. m) Idioma.- por tratarse de contratos internacionales los mismos podrán

firmarse por duplicado en idioma Inglés y deberán ser traducidos al idioma español para efectos de su conservación y custodia en la caja fuerte de la Dirección General de la Entidad.

2.-CONTRATO DE AGENCIA/DISTRIBUCION a) Reconocimiento mutuo de la personalidad jurídica: Las partes del

contrato deberán reconocerse recíprocamente que cuentan con la


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personalidad y capacidad suficiente para obligarse en los términos que se señale en el contrato.

b) Domicilio: Las partes deberán señalar el domicilio al que se deberán

enviar todas las comunicaciones que se generen de las obligaciones derivadas de la firma del contrato.

c) Objeto: Se debe especificar con toda claridad el objeto y alcance del

contrato. d) Obligaciones: Para garantizar la seguridad jurídica de las partes, se

debe señalar de manera clara y precisa las obligaciones de cada una de ellas, como:

Que el Agente debe asumir la representación comercial de ESSA, promover el producto en el mercado, controlar y gestionar la distribución, así como hacer reportes informativos sobre el comportamiento del mercado. Gestionar en forma activa con firmas y sociedades de Japón y otros países que utilizan en sus instalaciones industriales grandes cantidades de sal industrial, mismas que son clientes potenciales de los productos. Analizar el potencial de mercado que existe en Japón y otros países para la sal, de forma permanente y, rendir un informe a ESSA, según lo considere apropiado, sobre sus análisis y la competencia en el mercado japonés y otros países de los productores de sal mexicanos, australianos, chinos, de la India y demás. Investigar e informar a ESSA sobre quejas de cualquier comprador acerca de su producto, relativa a la calidad, fecha de entrega, etc. Compilar la información y reportar a ESSA trimestralmente, de las entregas de sal en los puertos de descarga, entre ellos el de Mitsukojima. Proporcionar a ESSA todo el material informativo que sea de su conocimiento relacionado con los potenciales del mercado para la venta de sal en el Japón y otros países; nuevos sistemas de entrega; información concerniente a la principal competencia relativa a los vendedores de sal e


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información relacionada a los cambios en las leyes japonesas y de otros países, así como cambios en las políticas o economía que pudieran afectar las ventas de sal. Realizar todos los contratos requeridos con clientes en todos los países del mundo. g) Impuestos: Cada una de las partes pagará los gastos en que incurran

con motivo de la realización del negocio y efectuará los trámites que le correspondan, incluyendo el pago de los impuestos.

h) Cesión de Derechos y Obligaciones: Ninguna de las partes podrá,

sin consentimiento previo y por escrito de la otra, ceder o traspasar total ni parcialmente los derechos derivados del contrato a un tercero. En su caso, el cedente continuará siendo el responsable del debido cumplimiento de todos los términos y condiciones del contrato o acuerdo, respectivo

i) Exclusividad sobre el Producto: Incluir una cláusula en que se

señale que su Agente distribuidor se obliga a realizar sus actividades única y exclusivamente con los productos de ESSA, por lo que se le prohíbe mediar con otras empresas para aceptar la representación de otros productos idénticos o similares.

j) Vigencia del contrato: La vigencia del contrato deberá pactarse por

el tiempo suficiente para determinar la conveniencia de sostener a un representante comercial en el extranjero, de acuerdo con sus resultados.

k) Cláusula Compromisoria o Arbitral: Todo litigio originado del

contrato o acuerdo será resuelto mediante un arbitraje comercial internacional privado, si no se llega a un acuerdo por la vía conciliatoria.

l) Idioma.- por tratarse de contratos internacionales los mismos podrán

firmarse por duplicado en idioma Inglés y deberán ser traducidos al idioma español para efectos de su conservación y custodia en la caja fuerte de la Dirección General de la Entidad.


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Capítulo VII

De los Precios de Venta DECIMA: De los precios de venta de los productos Autorización de los precios de venta: Con fundamento en lo establecido en el artículo 58 fracción III de la Ley Federal de Entidades Paraestatales y en los términos establecidos en el articulo 26 de su Reglamento, los precios base de venta de la Sal Industrial, deberán estar autorizadas por el Consejo de Administración de ESSA. A efecto de lo anterior, la DAF someterá a consideración del Consejo de Administración de ESSA en la primera sesión de cada ejercicio fiscal la lista de precios base de las mercancías para su autorización. Criterios para variación de precios de venta: Debido a que los precios base de venta son influenciados por aquellos que existan en el mercado y con la finalidad de poder competir con las marcas privadas en igualdad de condiciones, la GPC previa autorización de la DG podrá variarlos, así como otorgar descuentos o promociones, considerando siempre el margen de utilidad sobre los costos de producción, distribución y venta, de los productos, cualquier modificación a los términos de venta deberán constar por escrito. Factores de determinación de precios:

a) Costos de producción

b) Venta del producto

c) Demanda

d) Competencia


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e) Volumen

f) Exigencias del mercado

g) Antigüedad del Cliente

h) Calidad del producto

i) Costo de transporte y manejo

I. Ajustes de precio El ingreso neto por ventas de sal entre lo facturado LAB Isla de Cedros y lo finalmente recibido por ESSA puede verse afectado tanto a la alza como a la baja por variaciones tanto en volumen como en la calidad recibida por el cliente, según se especifique en los contratos de venta. II.- Tipos de ajustes en el precio neto pagado a ESSA:

a) Ajustes por diferencia de precio

b) Ajustes por calidad II.1 Notas de crédito. Las notas de crédito se utilizarán únicamente con clientes que hayan mostrado un historial de pago satisfactorio en un plazo no mayor a un año y que no hayan sido reportados como morosos o faltos de liquidez tanto por ESSA como por el Gobierno Federal. También se utilizarán en los casos en que ESSA recaiga en el incumplimiento de la entrega de mercancías solicitados por el cliente. Además de los anteriores supuestos, ESSA generará notas de crédito:

a) Por ajuste de precio. b) Por ajuste en volumen. c) Por producto que no cumple con las especificaciones. d) Por cancelación de pedido.


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e) Por error en cliente facturado. f) Por error en datos fiscales del cliente. g) Por diferencia de peso. h) Por incluir IVA cuando no corresponde. i) Por error en el cálculo del IVA. j) Por error en el mes de contabilización. k) Por no aplicar descuentos negociados. l) Por error en el registro contable. m) Por error en tipo de cambio. n) Y en los demás que se presenten en la comercialización y/o

operación del envío de los pedidos al cliente. III.- Clientes pequeños en Corea y China a) Parte del tonelaje de los embarques con destino a la Isla de

Mitsukojima, se destina a clientes en Corea y China, clientes cuyos puertos son pequeños y no se puede competir con un embarque directo desde la Isla de Cedros. Por ello, se utiliza la Isla de Mitsukojima como puerto de reexpedición. Estos clientes no podrían ser atendidos por ESSA de no existir dicha Isla como puerto de conveniencia para entregar sal.

b) Los embarques que salen a Mitsukojima van facturados con el precio de

los clientes de Japón, una vez que la sal se entrega a los clientes en Corea y China, que tienen un precio diferente al de los clientes en Japón, además de que el flete de la Isla también varía, se hace el cálculo por la diferencia de los precios y se elabora la nota de crédito o debito según corresponda.

IV.- Ajustes en el volumen a) El estándar internacional de ventas de sal a granel con base CIF es que

el volumen y la calidad son finales en el puerto de descarga Esta modalidad incluye la mayor parte de las ventas de ESSA/MIC a los clientes, especificándose de esta manera en los contratos de venta.


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b) Existen dos tipos de ajustes a la cantidad de sal originalmente

facturada LAB Isla de Cedros: Ajustes por variación de la sal descargada y ajustes por manejo de la sal en el recinto fiscal de la Isla de Mitsukojima.

V.- Humedad y manejo a) La sal es un producto que al embarcarse contiene cierta cantidad de

humedad. La sal va drenando agua durante el trayecto en el mar, por lo que el volumen que se embarcó regularmente puede ser diferente del volumen que llega al puerto de destino. En general, se trata de embarcar la sal lo más seca posible para que sean mínimas las diferencias de volumen entre la carga y la descarga, situación que se logra con un periodo de drene de acuerdo a lo especificado en las condiciones de calidad para el almacenamiento en Isla de Cedros.

b) Este ajuste modifica el tonelaje embarcado ya que el volumen vendido

al Cliente es aquel medido en el puerto de descarga. c) Los contratos de venta están especificados precisamente para realizar

estos ajustes en el volumen final recibido por el cliente al facturarse inicialmente un 95% del total con el remanente 5% disponible para incluir estos ajustes.

VI.-Calidad La sal solar contiene impurezas del mar. Las impurezas que normalmente se consideran en los contratos de venta de sal son el contenido de calcio, magnesio, sulfatos, material insoluble, agua. Los contratos de venta especifican claramente los contenidos máximos permitidos de estas impurezas para cada cliente, los cuales pueden ser diferentes. Para los clientes, el contenido de impurezas se traduce en la utilización de más o menos agentes limpiadores de la sal, lo cual representa un costo.


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Por ello, se tienen condiciones que pueden ser un rango o un máximo para las impurezas en la sal, de acuerdo a los parámetros establecidos para cada cliente, por lo que los ajustes en calidad en el precio también pueden ser hacia arriba, lo que se traduce en un premio, medido de acuerdo a un estándar establecido en los contratos. Este ajuste modifica el precio neto final contra aquel especificado en cada contrato. VII.- Mermas en Mitsukojima Cada año de acuerdo a las leyes del Japón se realiza un inventario físico de la sal apilada en la Isla de Mitsukojima. Esto, para determinar la merma por manejo y por condiciones meteorológicas (lluvia). Normalmente la sal se pierde principalmente debido a la disolución por la gran cantidad de lluvia en la región, así como por otros motivos como sal que se desecha por haberse ensuciado debido al movimiento de tractores, entre otros factores. Normalmente la perdida es menor al 5% de la sal que se maneja durante el periodo, es decir, de la cantidad de sal que pasó por Mitsukojima, ya que esta instalación es de descarga y reexpedición, la sal en dicha Isla se considera “in bond” y es recinto aduanal autorizado y certificado. La medición del inventario la hace un inspector especializado y contratado por el agente, con mediciones topográficas, método común para medir materiales a granel y envía el reporte a GAP. La merma se aplica sobre el 5% remanente del último embarque realizado.

Capítulo XIII

Del Transporte del Producto DECIMA PRIMERA.- Del Servicio de Transporte del producto Contratación de servicio de transporte marítimo


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a) El Cliente deberá contratar, por su cuenta, a través de una compañía

naviera todas las embarcaciones requeridas para transportar la sal que sea vendida, las cuales deberán reunir las condiciones de carga en el puerto de despacho, y deberán estar dotadas para abrir y cerrar bodegas, la tripulación deberá trabajar noches a cuenta del Cliente cuando se este cargando y proporcionar el apoyo en los movimientos de atraque. ESSA no asumirá responsabilidad por las condiciones de seguridad, higiene y limpieza de las embarcaciones o empleados del Cliente.

b) El Cliente directamente, a través de la compañía naviera, o a través del

capitán del barco, dará aviso a ESSA por fax o cualquier medio electrónico que se acuerde entre las partes, indicando el nombre, fecha y hora estimada de llegada de cada barco al puerto de embarque, según las condiciones pactadas con el armador y el cliente.

VI. Condiciones de embarque:

a) ESSA proporcionará el servicio de atraque en el puerto de carga en Isla de Cedros, B.C. para todos los barcos que transporten la sal vendida.

b) La carga de sal por parte ESSA deberá realizarse mediante despacho

eficiente y oportuno. ESSA deberá efectuar la carga diariamente, es decir, se trabajarán 24 horas consecutivas de todos los días de la semana incluyendo sábados, domingos y días festivos (con excepción de mayo 1, junio 1 y octubre 21).

c) ESSA pagará las demoras al Agente o Cliente y éstos el despacho

rápido a ESSA de conformidad con las cantidades establecidas en cada contrato o acuerdo. ESSA podrá convenir directamente con la compañía Naviera dichas demoras y despachos.

d) La estadía en Puerto se calculará según lo establecido en cada contrato

a partir de que el barco haya presentado aviso de listo.


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e) ESSA recibirá el Aviso de Listo en el puerto de carga en Isla de Cedros,

B.C. México entre 8:00 a.m. y 5:00 P.M. entre semana y entre 8:00 a.m. y 12:00pm los sábados.

f) Si cualquier barco es forzado a esperar porque el muelle de carga esta

ocupado por otro, cuya salida se retrase debido a las condiciones climáticas, dicho tiempo no contará como estadía en puerto. Además, si el Capitán de cualquier barco se rehúsa a atracar por mal clima, dicho tiempo no contará.

III.- Pagos por servicio de puertos

La compañía Naviera o el armador y/o fletador de cada barco utilizará al Agente consignatario de buques en el puerto. ESSA solicitará a la compañía Naviera o al armador y/o el fletador de cada barco, antes del arribo un anticipo, para cubrir todos los gastos de puerto. ESSA rendirá las cuentas por servicios de puerto en un término no mayor a 30 días después de la partida de cada barco, reintegrando cualquier fondo que no se haya utilizado.

Para modificar o incrementar los costos por los cargos a que se refiere el párrafo anterior ESSA deberá acordarlo previamente y por escrito con el Cliente. Procedimiento de revisión, cálculo, registro y cobro de derechos de puerto: Será responsabilidad del Encargado de facturación adscrito a la GPCO la revisión, calculo, y cobro de los servicios de puerto prestados en el Puerto de carga en Morro Redondo, Isla de Cedros, B.C. El registro contable será responsabilidad de la GPyC IV.-Servicios de Puerto: Se consideran servicios de puerto todos los servicios que el agente consignatario de buques y/o ESSA prestan a los buques que arriben al puerto en Isla de Cedros, B.C. a cargar el producto, por gestiones


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administrativas y operativas derivadas las maniobras de carga, atraque, permanencia y desatraque en el Puerto mencionado. V.- Manejo de documentación Para el cálculo del servicio de puerto se contará con un expediente que contendrá los documentos que amparen los servicios prestados, estos serán recopilados por el Agente Consignatario de buques quien a su vez los enviará al encargado de facturación de servicios de puerto en la oficinas la GPCO, de ESSA en Guerrero Negro vía valija. VI.- Procedimiento de facturación y cobro El agente consignatario de buques contactará a la compañía Naviera contratada por el Agente o El Cliente, para solicitarle los requisitos para la aceptación del barco en puerto Isla de Cedros, a saber: Nombres de la Agencia Naviera, Dirección, Anticipo, Banco, Numero de Cuenta Bancaria y Referencia (ABA) para transferencia a USA (swif code) para transferencia internacional, para que sea aceptado el barco para su carga en Isla de Cedros, B.C. A la llegada del barco a puerto de Isla de Cedros, el agente de buques lo atenderá y preparará el expediente de todos los gastos generados por los servicios al barco. La Tesorería deberá distribuir copia del documento bancario en el que conste que la compañía Naviera realizó el anticipo solicitado previamente por el Agente de Buques, para cubrir los gastos de servicio de puerto y los que procedan, tres días antes del arribo a Isla de Cedros, B.C. Inmediatamente después de zarpar el barco, el agente consignatario de buques deberá enviar vía valija, el expediente a las oficinas de ESSA en Guerrero Negro a la atención del encargado de facturación de servicios de puerto en la GPCO.


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Recibida la documentación, el encargado de la facturación de servicios de puerto deberá proceder a revisar que este completa, de acuerdo con la lista de documentos siguiente: Notificación de Arribo, Misceláneos de Servicios de Puerto, Estado de Hechos, Manifiesto de Carga, Registro del Barco en Puerto, Cláusula de Pilotaje, Pago a Capitanía de Puerto, Pago a Migración, Comprobante de Gastos Misceláneos cuando se requiera Envío de cartas, si las hubiere, Servicios Médicos Uso de Teléfono Anticipo en Efectivo. Una vez realizado lo anterior, el encargado de la facturación de servicios de puerto procederá al cálculo, y facturación, el registro lo llevará a cabo la GPyC, contando con un día para entregar el expediente completo al encargado de la facturación de ventas, quien le acusará de recibida la información, y procederá a preparar un paquete (con dirección de la compañía Naviera) para el envío vía valija a la Subgerencia de Finanzas en oficinas ESSA en Tijuana, B.C., quien finalmente deberá enviarlo a la compañía naviera a través de deposito en el correo aéreo en San Diego, California, USA. VII.- Cuantificación de los servicios de puerto Los servicios, derechos e impuestos serán cuantificados en dólares al tipo de cambio publicado de la fecha señalada en el despacho de salida del barco, esta fecha de despacho se localiza en el documento de misceláneos de puerto.


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Capítulo IX

De la Cobranza de ventas DECIMA SEGUNDA.- Procedimiento de facturación y cobranza. I.- Procedimiento de Facturación de ventas de sal

1. Factura pro forma y Bill of lading: En el Puerto de carga en Isla de Cedros, B.C., México, para el despacho de la embarcación, el Agente Consignatario de Buques emitirá una factura proforma con carácter de provisional, dirigida al Cliente, fechada igual que el conocimiento de embarque (Bill of lading) por la sal embarcada la cual será pagadera en los plazos establecidos en las condiciones de cada contrato, contados a partir de la fecha señalada en el Bill of lading.

El volumen de sal en ambos documentos será el que se obtenga de la lectura de los calados de la embarcación, calculado en base a las tablas de calado de la misma. Este método es utilizado internacionalmente para determinar el volumen de carga de sal a granel.

2. El Agente consignatario de buques deberá enviar inmediatamente después de haber zarpado el barco, vía fax, copia de la factura pro forma dirigida al encargado de la facturación de ventas en las oficinas de ESSA en Guerrero Negro, B.C., México, para la elaboración de la factura fiscal.

3. Factura fiscal: El encargado de facturación de ventas, recibirá el fax y procederá al cotejo de datos establecidos en la factura pro forma referente a TM, precio, tipo de cambio que deberá coincidir con la fecha de Bill of lading, y emitirá la factura Fiscal


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correspondiente, en un término que no podrá exceder de 72 horas contados a partir del la fecha y hora señalada en dicho Bill of lading.

4. El encargado de facturación de ventas enviará vía fax, copia de la factura fiscal a la Agencia aduanal para que ésta efectúe el trámite de exportación y obtenga el pedimento correspondiente.

5. En el caso de que el encargado de tráfico de mercancías en las oficinas de ESSA en Tijuana lo requiera también se le remitirá copia de la factura fiscal.

6. De forma paralela, el Agente de Buques deberá enviar al encargado de ventas de ESSA el paquete de la documentación completa vía valija, que contendrá los documentos de embarque, tales como: formas y recibos oficiales, documentación de control interno y la factura pro forma.

7. Una vez recibido el paquete a que se hace referencia en punto anterior, el encargado de facturación de ventas procederá a la elaboración de la factura comercial, debiendo ser los mismos datos que los contenidos en el Bill of Lading y la factura fiscal.

8. El encargado de facturación de ventas deberá remitir al encargado de la GAP el original y (4) cuatro copias de la factura comercial, acompañada de original y (3) tres copias del Direct Collection Letter, que contiene el valor del embarque y la fecha de vencimiento que normalmente es de 60 a 120 días contados a partir de la fecha del Bill of Lading.

9. Factura comercial: La facturación a MC/MIC, en su caso, se elaborará por el 95% del volumen del producto según lo acordado en las cláusulas del contrato y posteriormente una vez que se haga los ajustes de acuerdo a la calidad y volumen recibido por el Cliente, se elaborará una factura final.

10. Factura final: para la elaboración de esta factura, la DO deberá autorizar y remitir al encargado de facturación de ventas en la GPCO el resultado del reporte final de ventas elaborado por el inspector contratado por MC/MIC o en el Puerto de descarga de que se trate.

Una vez que se realicen los ajustes se elaborará Factura Final con la cantidad del pago definitivo así determinada y una vez que ESSA


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reciba el reporte de descarga procederá a elaborar la factura final correspondiente, para su pago, mismo que deberá realizarse dentro de los 180 días contados a partir de la fecha del conocimiento de embarque.

En las ventas en las que se facture el 100% del volumen embarcado de acuerdo al certificado de peso. Dicho certificado será dirigido directamente del Cliente a la DO, para su revisión y autorización y esta se la deberá remitir al encargado de facturación de ventas para que proceda a la emisión de la factura final.

II.- Las facturas comerciales por concepto de pronto despacho:

1. A la salida del Barco el agente de buques preparará la

documentación y el estado de hechos que contiene los ocho puntos y lo remitirá vía fax a la GAP.

2. Una vez recibidos los documentos señalados en el párrafo anterior, la GAP procederá al calculo del despacho rápido y realizará un memorandum acompañado del estado de cuenta del despacho rápido, y deberá trasmitir vía fax a la compañía Naviera que corresponda.

3. La compañía Naviera revisará, cotejará, aceptará y devolverá la confirmación a la GAP, quien una vez que la reciba, solicitará la autorización a la DO y enviará un memorandum a la GPCO, para que proceda a la elaboración de la factura comercial y fiscal.

4. El encargado de facturación de ventas procederá a la emisión de dichas facturas y las remitirá a la compañía Naviera que corresponda para su pago.

5. La compañía Naviera realizará el pago mediante depósito bancario a la cuenta de ESSA. Dicha compañía remitirá a la Tesorería la comprobación del depósito efectuado, quien remitirá a la GPYC para que proceda al registro contable.


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III.- Transferencias por concepto de demoras por tiempo de carga:

1. A la salida del Barco el agente de buques preparará la

documentación y el estado de hechos que contendrá los ocho puntos y lo remitirá vía fax a la GAP.

2. Una vez recibido el documento señalado en el párrafo anterior, la GAP revisará y calculará la demora y realizará un memorandum acompañado del estado de cuenta de la demora, y procederá a trasmitir vía fax esta documentación a la compañía Naviera que corresponda.

3. La compañía Naviera deberá revisar, cotejar y en su caso, aceptar el estado de cuenta enviado por la GAP y generará una factura (DEBIT NOTE) y se la enviará a la GAP, quien una vez que la reciba, solicitará la autorización a la DO y enviará un memorandum a la GPYC, para que proceda a su registro y pago correspondiente.

4. El encargado de facturación de ventas procederá a elaborar un

memorandum para solicitar el pago correspondiente dirigido a la Tesorería.

5. La Tesorería realizará el pago mediante una transferencia bancaria a la cuenta de la compañía Naviera que corresponda.

IV.- Tarifas de demora por barco:

1. ESSA pagará al armador o a la administradora del barco y/o al cliente y/o agente, la demora por tiempo de espera según las tarifas por día especificada en cada contrato. Conforme a los usos y costumbres mercantiles internacionales, el despacho rápido corresponde al 50% del importe de la demora.

2. En ciertos casos, la tarifa de demora y pronto despacho será acordada con MIC directamente para el cliente.


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3. ESSA enviará al armador y/o agente el cálculo, para su revisión y aceptación.

El DG podrá pactar las tarifas por demora o pronto despacho, según las condiciones pactadas en cada uno de los contratos, las cuales quedarán establecidas por escrito y debidamente firmadas por ambas partes.

V.- Políticas de cobro de ventas: a) El cobro será inmediato en ventas directas.

b) Por adelantado, tratándose de volúmenes pequeños

c) No mayor a la fecha de pago establecida por el Cliente en el contrato.

d) La cobranza será efectuada por El Agente. e) Para efectos de cobranza por mora u omisión, los intereses se aplicarán

a partir de la fecha de pago establecida en cada uno de los instrumentos que se han mencionado. Será responsabilidad de la Tesorería llevar a cabo las acciones necesarias para efectos de cobro cuando haya irregularidades y/o atrasos por parte del Cliente o Agente en el cumplimiento de los pagos. La tasa moratoria se establecerá en los instrumentos mencionados

VI. Cartera: a) La Tesorería deberá generar mensualmente un reporte detallado del

estado de la cartera de Clientes, informando por escrito vía electrónica o fax a los Clientes Directos y/o Agente de su situación para que se cubran inmediatamente los pagos pendientes.

b) Si después de 45 días aun no es liquidada la factura, las

contraprestaciónes pendientes de pago serán retenidas por la GPyC a solicitud de la Tesorería, hasta lograr el pago.


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c) Transcurridos 65 días de vencimiento de la factura, la Tesorería podrá acordar mediante un escrito con la Agencia el descuento del valor de esa factura, de las contraprestaciones que se encuentren pendientes de pago.

Capítulo X

Políticas generales para la Contratación del Agente-distribuidor DECIMA TERCERA.- Políticas generales para la contratación del Agente-distribuidor, porcentaje y pago de contraprestaciones. I. Políticas para la contratación del Agente distribuidor:

Las características de los lugares de venta, su número, dispersión geográfica y métodos de compra; su competencia y organización; y el sistema de distribución de las empresas competidoras, a saber:

a) Que el Agente se dedique a la promoción del producto en el mercado

internacional. b) Que el Agente cuente con sucursales y oficinas representativas en cada

ciudad de importancia del mundo, que desarrollen información relativa al potencial del mercado.

c) Que haya una relación de exclusividad entre ESSA y el Agente-

distribuidor de los productos en el país de que se trate. d) Que sea una empresa altamente calificada y confiable para prestar los

servicios mundiales para la comercialización del producto en países distintos.

e) Que sea una empresa comprometida y con amplia experiencia en el

mercado internacional del producto.

f) Que el agente cuente con una terminal para la reexpedición de sal que pueda manejar barcos tamaño CAPE para distribuir a puertos pequeños.


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II. Factores para determinar el porcentaje de la contraprestación:

a) Por Referencia: se toma como referencia los porcentajes que se

manejan en compañías que comercializan productos similares.

b) Por zona: Este factor se refiere al territorio acordado en el contrato donde se llevará a cabo la comercialización, en virtud de la variedad de los precios de venta.

c) Por plaza: Se considerará el uso de la plaza donde se preste el

servicio.

d) Por volumen: Tomando en consideración la cantidad de toneladas estimadas de venta.

Dichos porcentajes podrán variar, de conformidad con los factores establecidos, siempre y cuando sean acordados previamente con el Agente-distribuidor y autorizados por el Consejo de Administración de ESSA, de conformidad con el artículo 59 fracción III de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales III. Pago al Agente-distribuidor: El Agente distribuidor después de cada salida de cada embarque, enviará a la Tesorería su reporte de cobranza y factura o recibo fiscal original debidamente llenados y firmados por concepto del cobro de sus contraprestaciones. Este pago se hace mediante depósito o transferencia bancaria a la cuenta del Agente-distribuidor.


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Capítulo XI

Disposiciones Finales Los casos no previstos en las presentes disposiciones serán resueltos por el DG o el Consejo de Administración de ESSA, dependiendo de la importancia y complejidad del asunto de que se trate, en las esferas de las facultades que les correspondan. Las disposiciones del presente manual podrán modificarse o adecuarse en cualquier tiempo, a fin de que permitan continuar actualizando y perfeccionando su utilidad, estando sujetas a la autorización del Consejo de Administración, con el objeto de que el presente Manual sea un instrumento de apoyo para las unidades administrativas responsables de su cumplimiento.

Fecha de elaboración: 30 de noviembre de 2007

Elaboró Lic. Brenda Carrillo Gaona

Revisó Lic. J. Jesús E. Corrales Vivar

Autorizó Ing. Edmundo Elorduy Dahlhaus

Autorización del Consejo de Administración de ESSA

13 de marzo de 2008 ACUERDO 07 ESSA 03/2008


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CUADRO DE CONTROL

AUTORIZACIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACION

FECHA DE ACUERDO

AUTORIZACIÓN COMERI

FECHA DE ACUERDO

ACUERDO 21 ESSA 06/2008

25/05/2008

ACUERDO 06 ESSA 03/2010

18/03/2010

03-COMERI-ESSA-02/10

15/02/2010

secretaria de contraloria y desarrollo …20essa/pot/manual%20de%20pol%edti… · manual de...

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