Seçme ve Yerleştirme Yöntemi  

DERS II  

İŞ ANALİZİ

Yrd. Doç. Dr. Meral ELÇİ

İŞ ANALİZİ NEDİR?

• İş analizi, bir işin niteliğini, niceliğini, gereklerini ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle araştıran bir çalışmadır.

İş analizi çalışmaları sonucunda şu temel sorulara cevap aranır:

• İşin Ne olduğu• İşin Nasıl yapıldığı• İşin Ne zaman yapıldığı• İşin Nerede yapıldığı• İşin Neden yapıldığı• İşin Kim tarafından yapıldığı

– Çalışanın görevleri ve sorumlulukları– Çalışanın ne gibi bilgi, kişilik ve zihinsel/fiziksel

özelliklere sahip olması gerektiği

İş analizinin yapılmadığı işletmelerde…

• İşletmede bulunan mevcut işlerin gereklerinin bilinmediği bir örgütte, istihdam edilmek üzere ne tür vasıflara sahip elemanlara ihtiyaç duyulduğu bilinemez, dolayısıyla sağlıklı bir seçim yapılamaz.

• İş tanımlarının ve iş gereklerinin bulunmadığı işletmelerde elemanların başarılarını ölçmek, onların ne tür eğitim programlarına ihtiyaçları olduğunu saptamak, yaptıkları işleri sağlıklı bir şekilde ücretlendirmek de söz konusu değildir.

İŞ ANALİZİNE DAYALI EYLEMLER

İŞ ANALİZİ

İ.K. Planlaması Tedarik ve Seçim

Eğitim & Geliştirme

Performans Değerlendirme Ücret Sağlık ve

GüvenlikSendika ile

ilişkiler

İŞ TANIMLARI: Görevler, Sorumluluklar, İş

koşulları

İŞİN GEREKLERİBilgi, Beceri, Kişisel özellikler, Fiziksel

özellikler

İş analizi çalışmalarının kullanım alanları

• Gelecekte gereksinim duyulacak çalışan ihtiyacını saptayarak insan kaynakları planlamasına yardımcı olmada

• İşe alımdaki açık ve kesin kriterleri oluşturmada ve işle işgörenin eşleştirilmesinde

• İşgören seçme testlerinin hazırlanmasında

• İşle ilgili performans standartlarının oluşturulmasında ve işgörenlerin performans değerlemelerinde

• İşlerle ilgili sorumluluk ve yetki belirleme çalışmalarında

• İşçi-işveren arasında oluşabilecek uyuşmazlıkların çözümünde

İş analizi çalışmalarının kullanım alanları-2

• Şu anda ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmede ve eğitim programlarının geliştirilmesinde

• Olumsuz çalışma koşullarının ortadan kaldırılması ve iş güvenliği kriterlerinin belirlenmesinde

• Ücret ve maaşların belirlenmesinde, işgörenlere yönelik parasal özendirme planlarının hazırlanmasında

• Yeni işgörenlerin işe alıştırılması çalışmalarında, terfi, transfer ve iş rotasyonuna (iş değiştirme) yönelik kararların alınmasında

• İşlerin yeniden yapılandırılması ve zenginleştirilmesi çalışmalarında

İŞ ANALİSTİ OLARAK SEÇİLEN KİŞİNİN…

• Uyumlu• Anlayışlı• Sabırlı• Nazik• Kendine güvenen• Analiz ve yorum yeteneğine sahip• Kendi başına çalışabilen• İfade ve yazım yeteneğine sahip

İŞ ANALİSTİ OLARAK SEÇİLEN KİŞİNİN…

• Şirketteki mevcut işleri yakından tanıması lazımdır.

• Şirketin değişik bölümlerinin amaçları ve geleceğe yönelik planlarını anlaması amacıyla belirli sürelerde bölüm yöneticileri ile birlikte çalışması yararlı olacaktır.

• Analiste, yürütülen operasyonlara uyması ve alışması için süre tanınmalı, analistin soracağı tüm sorulara (işi tam manasıyla anlayabilmesi için) tüm amir ve yöneticilerce cevap verilmelidir.

İş analizinin 2 uzantısı vardır:

1. İş Tanımları• İşin organizasyon

içindeki yerini ve önemini belirler.

• İşi yapan kişi değil, işin kendisi tanımlanır.

2. İşin Gerekleri• Belirli bir işi yerine getirmek için

bireylerin sahip olması gereken yetenek ve becerilerdir.

İş tanımları “işin” profili iken,

iş gerekleri “işin istediği çalışan” profilidir

İş Analizi ve Temel Unsurları

İş tanımları: İş hakkında bilgiler içeren bir belgedir.

İş ünvanıGörevlerKullanılan makinelerKullanılan malzemelerDenetimİş koşullarıTehlikeler

İş gerekleri: bir işi yerine getirebilmek için gerekli insan nitelikleridir.

Eğitim İş tecrübesiFiziksel becerilerİletişim becerileriSorumluluk alma düzeyi

İŞ ANALİZİ: Bir iş hakkındaki bilgileri elde etmenin bir prosedürü

İş gerekleri çalışmasında çalışanların 3 özelliği tespit edilir:

Fiziksel Özellikler:

İşin gerçekleşmesi için gerekli olan bedensel

şartlar.

Zihinsel Özellikler: Planlama yeteneği, analitik düşünme,

hafıza, konsantre olma vs.

Duygusal ve Sosyal Özellikler:

Sosyal ilişkiye açıklık, çevresi ile iyi ilişki

kurma, kendini dinletebilme vs.

İŞ ANALİZİ VE POZİSYONLAR• Orta ölçekli bir işletmede 80

anahtar iş olabilir.

Örn: Muhasebe iş ailesinin içerisinde, mahsup, veri girişi, ön muhasebe, tahsilat, gibi birbirleri ile ilişkili işler vardır.

• İş analizi yapılırken, iş aileleri bazında yapılır. Böylelikle, iş analizi sayısı % 80’e varan ölçülerde düşer.

• Psikoteknik test bataryası anahtar işler için değil iş aileleri için oluşturulur.

• Hangi işin analizi yapılacaksa, o işi karakterize eden beş altı temel fonksiyon belirlenir.

1. TİCARİ OLARAK YAPISALLAŞTIRILMIŞ OLAN YÖNTEMLER

• Belirli iş analizi şirketleri standart iş analizi formları geliştirmişlerdir.

• Bu formların nasıl doldurulacağına, puanlanacağına ve yorumlanacağına dair kapsamlı ve sistemli paketler oluşturmuşlardır.

• Ancak, bu programlara müdahale edilmesi olanağı yoktur.

2. ARAŞTIRMACI KENDİSİ YAPACAKSA BEŞ FARKLI YÖNTEM İZLEYEBİLİR

1. Anket Yöntemi 2. Gözlem Yöntemi 3. Mülakat Yöntemi4. Çalışma jurnali5. Karma Yöntem

İŞ ANALİZİ YAPMA

YÖNTEMLERİ

1. Anket yöntemi

Çok kısa sürede bilgi toplamada başarılı bir yöntemdir.

Aynı pozisyondaki bir kaç çalışana uygulanır.

Açık uçlu anket yöntemi Kapalı uçlu anket yöntemi

Eğitim yetersizliği nedeniyle bazı iş görenlerin fikirlerini iyi ifade edememeleri, eksik ya da yoruma açık bilgiler vermeleri bu yöntemin sakıncaları arasında sayılabilir.

Bazı sorunları barındırır. • İşe henüz başlamış çalışanlar soruları sorulan şekilden farklı

olarak algılayıp görevlerinin detaylarını açık seçik anlatamayabilir.

• Çalışanların anketi doğru olarak tamamlamak için yeterli zamanı olmayabilir. O nedenle iş saati dışında doldurulması istenebilir.

• Bazı işçiler, işlerini kaybetme korkusu ile düşüncelerini kağıda dökmekten çekinebilirler.

• İşgörenin yaptığı iş çok iyi gözlemlenmeli ve ona tamamen yaptığı işe özel sorular sorulmalıdır.

• Sorular mümkün mertebe basit ve az sayıda olmalıdır.

1. Anket yöntemi

İşçi ve memurlar için hazırlanmış bir iş analiz anketi

Tarih:………………………………………….Adınız soyadınız:…………………………….Yaptığınız işin unvanı:………………………Amirinizin adı:………………………………..Çalıştığınız bölüm:…………………………..

1. Yaptığınız işin amacı nedir?

2. Yaptığınız belli başlı işlerin listesini çıkartın. Her birini ayrı ayrı yazın

3. İşinizi yaparken hangi aletleri kullanıyorsunuz?

4. İşinizi yaparken hangi makineleri kullanıyorsunuz?a. Düzenli olarak b. Arasıra

5. Sizce bu işi yapabilmek için gerekli en düşük eğitim düzeyi nedir?a. ilköğretim b. Lise c. Üniv. d. Yüksek lisans

İşçi ve memurlar için hazırlanmış bir iş analiz anketi

6. Bu işi yapabilmek için gerekli olan mesleki tecrübe nedir?a. 1 yıl b. 2-3-yıl arası c. 5 yıl d. 5 yıldan fazla

7. Yaptığınız iş ne kadar denetim gerektirmektedir?a. Sık b. arada sırada c. Nadiren d. Az veya hiç

8. İşinizi yaparken kendi kendinize bağımsız olarak aldığınız kararlar var mı? Varsa hangi konularda olduğunu belirtin.

9. Verdiğiniz kararları kim gözden geçirir ve kontrol eder?

10. İşinizi yaparken, ne tür hatalar yapabilirsiniz?

11. Hatalarınızın doğurabileceği sonuçlar nelerdir?a. Maddi sonuç doğurmaz. b. Az maddi zarar

c. Önemli maddi zarar d. İş durure. Diğerler (Açıklayınız)……..

İşçi ve memurlar için hazırlanmış bir iş analiz anketi

12. Bu iş için ne kadar görüş keskinliği gerekmektedir?a. Az b. Normal derecede c. Oldukça fazla

13. Bu iş için ne derece fizik güç gerekmektedir?

14. Yönettiğiniz kişiler varsa adlarını ve pozisyonlarını yazınız.

15. Bu iş hakkında söylemek istediğiniz şeyler varsa lütfen yazınız

Formu dolduran işgörenin imzası

Amirin düşünceleri:

Amirin imzası

http://img509.imageshack.us/img509/7690/t24xz8.gif

http://img373.imageshack.us/img373/6967/t25ov1.gif

İş Gerekleri Formu Örneği

1. Anket yöntemi

• İlk adım olarak, analistler, iş analizi yapılacak bölümün yöneticisi ile işe başlamalı, onlara çeşitli sorular yönelterek, söz konusu bölümde yapılan işi ve o işin diğer işlerle olan ilişkisini detaylıca öğrenmeye çalışılmalıdır.

– Örn. Fabrikada çalışan tornacıların yaptığı iş analiz edilirken hepsinin dolduracağı tek tip bir anket sonucunda gerekli tüm bilgi edinilmiş olur, ancak söz konusu olan çeşitli memurluk pozisyonları ise, aynı şey onlar için geçerli olmayabilir.

• Örn. Bir ankete evrak kayıt memurunun verdiği cevaplardan muhasebe servisinde çalışan bir memurun yaptığı iş çıkartılamaz. Böyle durumlarda değişik anketlere ihtiyaç duyulur.

1. Anket yöntemi

• Bu araştırmaları takiben, ortaya çıkacak anket taslakları hem çalışanların bir üst amirine, hem de bölüm yöneticisine kontrol ve onay için verilmelidir.

• Anket işçi ve memur pozisyonlarında olduğu gibi, amir ve yönetici pozisyonları için de önemli bir araçtır.

• Fakat yöneticinin yaptığı işin çok kapsamlı olması nedeniyle anketlerin çok fazla soru içermesi gerekebilir.

– Oysa, yöneticinin zamanı kısıtlıdır. O nedenle, anketler kısa tutulmalı, iş analisti, yönetici ile uygun zamanda yapacağı görüşmede, ona işiyle ilgili daha detaylı sorular yöneltmelidir.

Yöneticiler için hazırlanmış bir iş analiz anketiTarih:………………………………………….Adınız soyadınız:…………………………….Yaptığınız işin unvanı:………………………Bir üst amirinizin adı:………………………..Çalıştığınız bölüm:…………………………..

1. İşinizi tanımlayınız2. Bir üst amirinizden sonra, eğer varsa, kime bağlı olarak çalışıyorsunuz?3. Astlarınız olarak çalışanları ve onların görev ve pozisyonlarını belirtiniz. 4. Diğer departmanlarla olan ilşkilerinizden bahsediniz5. Bu görevi yerine getirirken ne tür kararlar vermeniz yetkiniz dahilindedir. 6. Bu görevi yerine getirirken hangi kararları verebilmek için üst(lerinizin) onayını

almanız gerekir.7. İşinizle ilgili günlük aktiviteleri yazınız. 8. İşinizle ilgili değişken sürelerde yapılan aktiviteleri yazınız. 9. Bu pozisyonda, ne kadar seyehat etmeniz gerekmektedir. 10. Yaptığınız işle ilgili eklemek istediğiniz şeyler varsa, yazınız.

Bir üst amirin düşündükleri:

Amirin imzası

İs Analizi anketi alternatif soru formu

A. ANALİZ BİLGİLERİiş analizi formunun gözden

geçirildiği tarih : Önceki gözden geçiriliş tarihi: Formun doldurulduğu tarih :

B. İŞİN KİMLİĞİİşin Adı: İşin Diğer Adları: Bağlı Olduğu Bölüm: Bağlı Olduğu İlk Yöneticinin Adı:

C. İŞİN ÖZETİKısaca işin amacı, neden ve nasıl

yapıldığı :

D. GÖREVLER• İşin türü:• Ana görevler ve yapılış

süresi • Diğer görevler ve

yapılış süresi • Bu görevlerin başarı

göstergelerini neler oluşturur

• Bu görevlerin gerektirdiği eğitim ihtiyacı nedir?

E. SORUMLULUK

1.İşin yüklendiği sorumluluklar ve bu sorumlulukların önem derecesi nedir?

(1 çok az, 7= oldukça çok)– Araçların kullanılması – Malzeme kullanımı – Malzemeyi koruma – Araçları koruma – Kişisel güvenlik – Diğerlerinin güvenliği – Diğerlerinin iş başarısı

2. Bu iş için deneyim– Gerekli – Gereksiz

3. Eğitim, deneyimin yerini alabilir mi?– Hayır :

Niçin? :– Evet :

Nasıl? :

F. BİREYSEL ÖZELLİKLER

1. İşin yapılması için gerekli olan fiziksel nitelikler nelerdir?

2. Aşağıdaki özelliklerin hangisine, ne kadar ihtiyaç duyulmaktadır?

Niçin?

• İşitme • Konuşma • Koklama • Dokunma • Tat alma• El-Göz Uyumu • Dayanıklılık • Sağlık

• Girişkenlik • Yaratıcılık • Karar Verme • Kalite • Dikkat • Okuma • Eğitim Düzeyi• Deneyim • Diğer

{

G. ÇALIŞMA KOŞULLARI1. İşin hangi fiziksel koşullar altında yapıldığını tek tek sıralayınız:2. Bu işle bağlantılı olarak olağan dışı psikolojik istekler var mı? H. SAĞLIK VE GÜVENLİK1. İşte karşılaşılabilecek sağlık veya güvenlikle ilgili tehlikeleri belirleyiniz:2. Güvenliği sağlamak için eğitim gerekli mi? 3. Güvenliği sağlamak için herhangi bir teçhizat gerekli mi? I. BAŞARI STANDARTLARI1.Bu işin başarı ölçüsü nedir?2.İşin daha başarılı biçimde yapılmasına hangi faktörler katkıda bulunabilir?

YORUMLARİşle ilgili söylemek istediğiniz şeyler varsa sıralayınız:

İş Analist’i imza Kayıt Tarihi

• Orijinal bir anket formu geliştirmek için zamanı olmayan araştırmacılar yapılandırılmış anket formlarından yararlanabilirler. Literatürde sık kullanılan prefabrik anket formlarının başlıcaları aşağıdaki gibidir.

1. Pozisyon Analiz Anketi (Position Analysis Questionnaire - PAQ).2. İş Ögeleri Anketi (Job Component Inventory).3. İş Profili Sistemi (Work Profiling System - WPS).4. Ortak Metrik Anketi (Common-Metric Questionnaire).5. Fleishman İş Analizi Anket Formu (Fleishman Job Analysis Survey). 6. Fonksiyonel İş Analizi Ölçekleri (Functional Job Analysis Scales). 7. Çok Amaçlı Mesleki Sistem Analizi Envanteri Anket Formu (Multipurpose Occupational Systems Analysis Inventory – MOSAIC)8. Mesleki Analiz Envanteri (Occupational Analysis Inventory – OAI)9. Kapsamlı Meslekî Veri Analiz Programı (Comprehensive Occupational Data Analysis Program – CODAP). 10. Yönetim Pozisyonlarını Tanımlama Anket Formu (Management Position Description Questionnaire – MPDQ).11. Tepe Yönetici Pozisyon Tanımlama Anket Formu) (Executive Position Description Questionnaire – EPDQ).12. Uzmanlık Gerektiren İşler ve Yönetsel Pozisyonlarla İlgili Anket Formu (Professional and Managerial Position Questionnaire – PMPQ).

1. Anket yöntemi

• Gözlem yönteminde iş yükümlüsü doğal ortamında izlenerek faaliyetleri ve davranışları kayıt altına alınır.

• Gözlem yöntemi doğrudan gözlem veya dolaylı gözlem şeklinde uygulanabilir. – Direkt gözlem yönteminde ilgili kişinin yanında bulunulur,

uzaktan gözetlenir veya video kamera aracılığıyla “izlenir”. – Dolaylı gözlem yönteminde ise video kayıtları banttan

“incelenerek” veya kişinin çıkardığı iş sonuçlarına bakılarak “değerlendirme” yapılır.

• Gözlem yöntemi bir çok ayrıntıyı ortaya çıkarma potansiyeline sahip olmakla birlikte iş rollerini belirleme konusunda yetersiz kalan bir tekniktir.

• Gözlem yöntemi özellikle fiziksel görevlerin ardışık sırasını belirleme konusunda araştırmacıya yardımcı olur.

2. Gözlem yöntemi

• Gözlem yöntemi basit ve kolay uygulanabilen bir yöntemdir.

• Gözlem yönteminin sorulacak soruların belirlenmesine fırsat sağlayacağı için mülakat tekniğinden önce uygulanması yerinde olur.

• Ancak gözlem yöntemini her koşulda uygulamak mümkün olmayabilir. Bazı işyerlerinde sendika temsilcileri böyle bir gözlem çalışmasının yapılmasına itiraz edebilirler veya iş güvenliği, meslek sırrı gibi nedenlerle gözlem yapılmasına izin verilmeyebilir.

• Gözlem yöntemi, basit ve rutin işler için uygundur.

• Ancak, bu işlemin zihinsel bilgi gerektiren işler için uygulaması zor gözükmektedir.

2. Gözlem yöntemiÇalışanların iş başındaki faaliyetleri iki şekilde gözlemlenir:

1. Uzun sayılabilecek bir zaman boyunca bir kişiyi sürekli gözleme,

2. Örneklem olarak belirlenen kişileri rasgele seçerek daha kısa zaman süreleri içinde gözleme.

Gözlem kontrol listesi Evet Hayır

1. Elinizdeki görev tanımlarını kontrol edin

2. Amirin, sizi çalışana tanıtmasını sağlayın.

3. Gözlemin amacını çalışanla tartışıp, soruları varsa cevaplandırın.

4. Rahatsız edilmeyeceğiniz, aynı zamanda çalışanın da işini yapmasını engellemeyeceğiniz bir gözlemleme pozisyonu seçin.

5. Yapılan işle ilgili olan her şeyi tüm detayıyla gözlemleyin.

6. Gözleminizi, çalışana yardımcı olduğu ve tuttuğunuz notları sizinle tartıştığı için teşekkür ederek sonlandırın.

7. Tuttuğunuz notları amirle ve gerekli durumlarda işgörenle tartışarak, değişiklikler varsa, anlaşmaya varın.

8. Bir an önce ofisinize dönerek, notlarınızı mümkün olduğunca detaylı olarak yazıya dökün.

9. Yazınızı onaylamaları için amire ve müdüre götürün. Eğer yine uzlaşamadığınız noktalar varsa, gözlemin doğru ve eksiksiz olduğuna karar vermeden önce, söz konusu değişikliklerde uzlaşın.

İşi yapan yükümlüler, amirler veya konu içeriği uzmanlarıyla görüşme yapılarak işe ilişkin görevlerin belirlenmesi sürecidir.

İş yükümlüleri işin boyutlarını genelde bilemezler veya isimlendiremezler. İşin boyutlarını daha sonra analizi yapan araştırmacı belirler.

Mülakat sırasında iş yükümlüsüne sorular sorularak işi nasıl yaptığı belirlenmeye çalışılır.

Yükümlünün cevapları hemen ya yazılı hale getirilir veya banda alınarak daha sonra yazıya dökülür.

Sübjektivitesi yüksek bir yöntemdir. Kimi çalışanlar tevazu gösterip çarpıtabilirlerken, kimileri de abartabilir.

Bu yöntem anketle birlikte kullanıldığında, daha etkin sonuçlar alınacaktır.

3. Görüşme (mülakat) yöntemi

1. Yapılandırılmış mülakat: sorulacak soruların niteliği ve sırası önceden belirlenmiştir. – her şey önceden planlanmış olduğundan veriler daha sistematik bir

biçimde toplanır.

2. Yapılandırılmamış mülakat ise serbest bir tarzda yapılır ve konuşmanın seyrine göre görevler belirli bir sistematikten yoksun olarak belirlenmeye çalışılır. • Mülakat, iş analizi sürecinin herhangi bir aşamasında yapılabilir. • Mülakat yöntemiyle kişinin kendi işini nasıl gördüğü ve algıladığı

daha net bir şekilde ortaya konur.

3. Görüşme (mülakat) yöntemi

• İşleri gereği fabrikadan veya ofisten uzun süre dışarıda kalmak zorunda olan kişilerden görevleri hakkında bilgi alınıp değerlendirilmesi açısından faydalıdır.

• Devamlı aynı işi yapmayan ve gerek fabrikada gerekse ofiste değişik mekanlarda çalışan işçilere de uygulanabilir. – Örn. İşletmenin teknik servisinde çalışan ve

görevleri müşterilerin evine giderek kimi zaman bir alet ya da makinenin montajını yapmak, kimi zaman ise bakım onarım ve parça değişimini yapmak olan elemanlar.

4. Çalışma jurnali (günlük)

• İşçi, belli bir süre için her gün yaptığı işi bir yere kaydederek, analiste görevi hakkında yaklaşık bir fikir verebilir.

• Gerekli sayıda günlük jurnaller toplandıktan sonra, analist bir takım detayları da ilave edebilmek için işçi ile kısa süre görüşme yapabilir.

• Analist daha sonra, jurnallerle mülakatı birleştirerek işçinin bir üst amirine gerekli kontrol, düzeltme veya geliştirilmesi için bir taslak rapor hazırlar.

4. Çalışma jurnali

Makinaların bakım ve onarımıyla görevli bir işçinin hazırladığı örnek bir çalışma jurnali.

Adınız soyadınız:……………………Görev ünvanınız: …………………..Amiriniz:……………………………..Bugün çalışmaya başladığınız saat:…………..

Sabah saat 8:00’de fabrikaya geldim. Bugün yapmam gereken işlerin listesini kutudan aldım. İlk iş olarak satış müdürünün ofisindeki klimanın termostatını tamir ettim. Bu işim 15 dak. sürdü.

Binanın sekizinci katındaki tüm kaloriferler hava yapmıştı, hepsinin havasını aldım. Bu işim 1,5 saat sürdü.

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Yar

ın g

el b

aşla

Bazen Diyorum Ki

Başvurusu

Bu Şartlar Altında Çalışamam

Teşekkürler....