sección 12 proyectos, su gestión

©José Andrés Ocaña 237

Sección 12 Proyectos, su Gestión


Gestión de Proyectos

No hay que empezar siempre por la noción primera de las cosas que se estudian, sino por aquello que puede facilitar el aprendizaje. Aristóteles (384 AC-322 AC) Filósofo griego.

Prepare su Plan de Proyecto con el software de los Mapas Mentales

¿Por qué utilizar Mapas Mentales para la planificación del proyecto?

¿Qué pasa con los antiguos paquetes estándar de gestión de proyectos como MS Project y Merlin?

Bueno, ciertamente le dan buenas herramientas para gestionar sus proyectos, pero que en realidad tienen una fuerte tendencia para que la gente se centre en los niveles tarea/minuto de proyectos demasiado pronto en la fase inicial de un proyecto.

Esto significa que usted puede fácilmente perder de vista los objetivos principales del proyecto, o llegar a estar atrapado en los detalles que se olvide de algunas tareas importantes y objetivos.

Utilizando técnicas de lluvia de ideas, se puede armar un Mapa Mental del proyecto que muestra a todos cuál es su lugar, y por qué cada parte del proyecto es importante, y cómo se relaciona con las metas y objetivos generales.

Esto hace que sea fácil asegurarse de que no hay nada olvidado en la planificación inicial y ejercicios de alcance, además de ser una gran herramienta para presentar a los interesados en el proyecto. Si usted está tratando de obtener fondos para un proyecto, se hace mucho más fácil cuando el plan de proyecto se ha tomado como un mapa mental. Todo el mundo puede ver cuáles son los objetivos para el proyecto, cómo se va a lograr, las tareas que se requieren para cumplir las tareas, así como los recursos que se requieren.


Los Mapas Mentales también pueden ser útiles cuando se incorporan nuevos miembros al proyecto. Cuando un nuevo miembro del equipo se le asigna al proyecto, los Mapas Mentales le dan muy rápidamente una imagen de los objetivos generales del proyecto, la actualización de ellos. Los mapas también describen los problemas que se afrontaron durante la planificación del proyecto y cómo se han resuelto, así como un resumen gráfico de las tareas, cómo se relacionan entre sí y su importancia e impacto en el gran esquema de las cosas.

El nuevo miembro del equipo puede ser introducido a su papel individual en el proyecto y será capaz de ver rápidamente cuáles son sus responsabilidades y cómo estas responsabilidades se refieren a la totalidad del proyecto, dándole una mejor comprensión de qué y cómo va a contribuir al equipo y al proyecto.

El método de los Mapas Mentales puede ser fácilmente extendido para diseñar o conceptualizar cualquier metodología de gestión de proyectos actual en una manera gráfica.


La guía internacionalmente conocida para la gestión de proyectos PMBOK

Contiene cinco procesos básicos y nueve áreas de conocimiento que viene siendo típico en la mayoría de los proyectos. Los cinco procesos básicos son:

1. Inicio.

2. Planificación.

3. Ejecución.

4. Control y seguimiento.

5. Cierre.


Los procesos se solapan e interactúan a través del proyecto o fases. Estos procesos se describen en términos de:

Entradas (documentos, planes, diseños, etc.)

Herramientas Y Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas)

Salidas (documentos, productos, etc.)

La guía cubre las siguientes áreas de conocimiento:

Gestión de la Integración del Proyecto, Gestión de Alcance del Proyecto, Gestión del Tiempo del Proyecto, Gestión de Costes del Proyecto, Gestión de la Calidad del Proyecto, Gestión de Recursos Humanos del Proyecto, Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, Gestión de Riesgos del Proyecto y Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.


Utilizar el Mapa Mental para el Plan de Proyecto

Los programas de Mapas Mentales permiten el enlace o exportación a programas como el MS Project y similares, del contenido en las ramas del mapa.

Las ramas pueden contener enlaces a objetivos y tareas.


Usando Mapas Mentales para planificar un proyecto

Puede utilizar las técnicas descritas en el artículo de planificación para elaborar un Mapa Mental con los requisitos del proyecto. Así que en el caso específico de un plan de proyecto, comenzaría con el nombre o el objetivo general del proyecto en el centro, a continuación, los objetivos principales del proyecto en el primer nivel, y luego sub-objetivos, si es necesario. Por último, podría terminar con las tareas

Entonces usted puede bajar a un nivel inferior y poner un poco de información de gestión de proyectos específicos en las ramas -detalles tales como las prioridades, el porcentaje completado, la asignación de recursos, fechas de inicio y duración.


Una de las cosas que puede hacer es crear hipervínculos en sus ramas a otros recursos que estén relacionados con los diferentes objetivos y tareas, así tendrá todo a su alcance.


Gestión del Alcance

Puede trabajar con el ámbito de un proyecto representado en un mapa mental. Si usted necesita reducir el costo de un proyecto o reducir el tiempo, entonces se puede quitar una de las ramas objetivo o sub-objetivos, y saber exactamente cuál será el impacto en lo que se entrega. En lugar de que esto sea una operación complicada con el software de gestión de proyectos, es una cosa simple que se puede hacer en conjunto con las partes interesadas. Ellos serán capaces de ver cómo afecta a sus objetivos y a la visión del proyecto. A menudo, encontrará que cuando se presenta de esta manera, es probable que mantenga los objetivos intactos, ya que estamos hablando su idioma y que quieran poner en práctica su visión, aunque cueste un poco más de lo inicialmente previsto.


Carta del Proyecto

La carta del proyecto es algo que se inicia por primera vez en la planificación del proyecto, y se desarrolla en las etapas de inicialización del proyecto junto con el mapa del plan del proyecto.

Una carta del proyecto es una declaración del alcance, los objetivos y los principales participantes en un proyecto. En él se documenta lo que el proyecto pretende, los resultados deseados e indicadores de éxito, los supuestos y las restricciones bajo las cuales se ejecutará el proyecto, las autoridades de la gerencia del proyecto y la participación de los interesados en el proyecto. También sirve como una referencia para el futuro del proyecto. Normalmente es un breve documento que remite a documentos más detallados, por lo que es un candidato ideal para Mapas Mentales.

Empiece por crear un mapa mental, titulado "Carta del Proyecto”. Crear ramas desde el centro, con los títulos "Alcance", "Objetivos”, “Medidas", "Supuestos y restricciones", "Autoridad Responsable del proyecto" y "los principales participantes". Estas ramas deben ser llenadas con la información apropiada para asegurarse de que todas las funciones y responsabilidades están claramente definidas.

Hitos del Proyecto

Tener un mapa con la fecha de los hitos del proyecto que figuran en él le ayudará a mantenerse en el camino.

Dé a cada hito de una sucursal una rama en el mapa y escriba la fecha de vencimiento en la rama secundaria. Puede crear un hipervínculo por cada hito con más información sobre los requisitos para alcanzar ese hito. Como alternativa, podría a su vez especificar estos requisitos en pequeñas frases y colocarlas en las ramas secundarias en el mapa, junto con sus fechas de vencimiento, para ser tachados cuando se hayan completado.


Integración con software de Gestión de Proyectos


Existen programas informáticos de Mapas Mentales que pueden importar y exportar archivos de MS Project, que es el formato de intercambio común que casi cualquier software de gestión de proyectos será capaz de leer y escribir.

Esto significa que toda la información relacionada con el proyecto y la estructura que ha puesto en el Mapa Mental se transfiere fácilmente a su software de gestión de proyectos, donde se puede gestionar la aplicación detallada del proyecto.

Puede utilizar el Mapa Mental para visualizar el progreso del proyecto, generar soluciones a los problemas que surgen durante la implementación, y también en el proyecto de recapitulación, por lo que hay una gran cantidad de valor agregado a la gestión de proyectos en todas las fases de ejecución del mismo.

Mapa PMBOOK

http://www.mindmeister.com/es/16998373/nine-knowledge-areas-processes-five-management-process-groups


Usando Mapas Mentales para sus listas de tareas Si la planificación de un día, una semana, un mes, un año o su vida, un Mapa Mental asignado a su lista de tareas es una forma dinámica, interesante y eficaz para poner el uso de su tiempo en orden.


Planificando una Reunión con Mapas Mentales


¿Sobrevirá su negocio?

Si ocurriese un terremoto en este momento y afectando a su negocio, eliminando todas las líneas de alta tensión, ruptura de todas las líneas de gas, y su lugar de trabajo fuese destruido, ¿Qué pasaría?¿Qué tan pronto usted sería capaz de ponerlo en marcha otra vez?

La mayoría de nosotros tendemos a ser optimistas y creer que estas cosas nunca nos van a pasar, pero más pequeñas catástrofes, como el agua y las inundaciones, requieren de una planificación para poder hacer frente con rapidez y eficacia y conseguir el funcionamiento de los servicios a sus clientes con el mínimo de interrupción.

Por qué necesita un plan de continuidad

Dado el impacto de los desastres, incluso un suceso de menor importancia, hay una conciencia creciente de que las empresas necesitan con urgencia desarrollar planes que minimicen el impacto de los desastres que puedan producirse.

Por qué usar un Mapa Mental

Las empresas mejor administradas tienen planes de negocios, con sus declaraciones de visión y / o declaraciones de la misión. Por lo que tienen una definición de su negocio. Esto implica la definición de cosas como los valores de la empresa, mercado objetivo, el nivel de servicio, etc.

Este nivel de planificación de negocios es esencial para crear empresas de éxito, y tiene el beneficio adicional de identificar en su planificación de la continuidad del negocio lo que es más importante proteger.

Cualquiera que esté buscando en un resumen visual será capaz de determinar de inmediato qué es lo que hace que la empresa sea única, y cuáles son las cosas más importantes que han de seguir funcionando en caso de un desastre.

Es lo que tiene el beneficio de la claridad de los Mapas Mentales para ayudar al personal, clientes e inversionistas de entender y aceptar la visión de la empresa, y como un efecto secundario, es el punto de partida para los esfuerzos de planificación de recuperación de desastres.


Su Mapa Mental de Respuesta y Recuperación


Resumen del Uso en Negocios


Proyecto Personal

¿Por qué utilizar Mapas Mentales para la planificación de la carrera?

Muy a menudo, la "planificación de la carrera" es algo que requiere un poco de atención en algún momento durante su educación.

La planificación de la carrera en realidad debería recibir una atención mucho más amplia en su educación para asegurarse de que está aprendiendo las cosas que hay que aprender para tener éxito en su carrera elegida.

La estructura de los Mapas Mentales ayuda a construir un plan que mantiene el foco en los objetivos y resultados, y la definición de las acciones que se deben tomar para lograr esos resultados.


Pensar un modelo de currículo personal

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